Intro till projektarbete - Institutionen för Informatik

download report

Transcript Intro till projektarbete - Institutionen för Informatik

Introduktion till projektarbete
Mikael Söderström
Institutionen för informatik
Umeå universitet
[email protected]
Dagens agenda
•
•
•
•
•
Några praktiska saker
Modeller, metoder, tekniker & verktyg
Projektplan, lägesrapport & slutrapport
Praktiskt projektarbete; kommunikation & konflikt
Praktiskt projektarbete; personlighetstyper
Mikael Söderström
Institutionen för informatik
Umeå universitet
1
Några praktiska saker
• Glöm inte att logga in i Redmine
- https://redmine.informatik.umu.se/stud/
• Några schemaändringar
Mikael Söderström
Institutionen för informatik
Umeå universitet
2
Modeller, metoder, tekniker &
verktyg
• Projektmodell
- Ofta ett slags ramverk för hur org. hanterar projekt
- Typexempel (Lööw); Projektinitiering (idé + förstudie) ->
Projektplan -> Genomförande -> Avslut
- Ger lite vägledning i hur ett projekt faktiskt ska/kan
genomföras
- Visar främst vilka dokument som ska produceras
- Viktig för att skapa enhetlighet i en organisation
• Metod
- Ofta mer konkret orienterad än modellen
- En noggrannare beskrivning av hur ett projekt ska
genomföras
- Exempelvis Scrum (som utan större problem kan användas
inom ramen för Lööws modell)
Mikael Söderström
Institutionen för informatik
Umeå universitet
3
Modeller, metoder, tekniker &
verktyg
• Teknik
- Används vanligtvis för att utföra en konkret uppgift i ett
projekt
- Exempel: Ganttschema (tidsplanering), milstolpeplan
(delleveranser), pertdiagram (tidsplanering), olika typer av
kalkyler (t.ex. Pengmodellen)
- Tekniker är ofta planeringsverktyg som täcker en väldigt
specifik del av projektarbetet
• Verktyg
- Används oftast för att beteckna olika typer av IT-baserade
hjälpmedel
- Exempel: Redmine (versionshantering) Microsoft Project
(Projektledning), Projectplace.se (projektplanering,
dokumenthantering, onlinemöten, etc.), Google docs
- Till verktyg räknas även olika typer av kommunikationshjälpmedel (e-post, videokonferens, Skype, etc.)
Mikael Söderström
Institutionen för informatik
Umeå universitet
4
Modeller, metoder, tekniker &
verktyg
• Modeller, metoder, tekniker och verktyg är mest
en hjälp för att planera och dokumentera ett
projekt
• De hjälper inte speciellt mycket när det gäller att
komma fram till ett resultat, att generera idéer!
Mikael Söderström
Institutionen för informatik
Umeå universitet
5
Modeller, metoder, tekniker
& verktyg
• Idégenerering görs ibland i form av så kallad
brainstorming
• Utgångspunkter för brainstorming
–
–
–
–
–
Lägg bedömning och utvärdering åt sidan
Släpp loss fantasin och bjud på dig själv
Tänk på så många idéer som möjligt
Leta efter (oväntade) kombinationer och förbättringar
Utveckla alla idéer så långt som möjligt
Modeller, metoder, tekniker
& verktyg
• Brainstormingtekniker
• Öppen brainstorming
–
–
–
–
–
Säg det (stimulera varandra)
Skriv ned det (för senare utvärdering)
Kategorisera idéerna
Klassificera idéerna
Prioritera
• Tyst brainstorming (NGT Nominal Group
Technique)
– Verbal B kan hämma andra som tystnar och lyssnar istället
•
•
•
•
•
Arbeta individuellt med idéer
Rapportera sedan en i taget till gruppen
Gruppdiskussion
Ranka förslagen individuellt
Gruppdiskussion
Projektplan, lägesrapport och
slutrapport
• Den dokumentation ni ska framställa i ert
projektarbete är
- Projektplan – Visar hur projektet ursprungligen planerades.
Projektets gemensamma utgångspunkt!!!
- Lägesrapport – Utgör statusrapporter under arbetets gång.
Görs ofta för uppdragsgivaren!
- Slutrapport – Visar hur projektet förbrukat sina resurser och
vad som levererats. Innebär normalt att resultatet överlämnas
till linjeorganisationen
• Ni gör era lägesrapporter i samband med
handledningsträffarna. Normalt görs de för
projektets styrgrupp eller uppdragsgivaren
Mikael Söderström
Institutionen för informatik
Umeå universitet
8
Projektplan, lägesrapport och
slutrapport
Inte tillämpbart i ert projektarbete
Projektinitiering
Projektide
Förstudie
ProjektPlan
Genomförande
Avslut
Beslutspunkter
Förslag
till
projektdirektiv
Mikael Söderström
Förstudierapport
investeringsbeslut
Direktiv
fastställt
Projektplan
godkänd
Institutionen för informatik
Umeå universitet
Slutrapport
klar
9
Praktiskt projektarbete;
kommunikation & konflikt
• Transactional processes
• Hur vi inom gruppen ”kommunicerar med
varandra”
• Kommunikation; förmedlar budskap om arbete,
vår syn på medarbetare och projektgruppen
• Kommunikationen består av
– Verbala uttryck
– Icke-verbala uttryck
Praktiskt projektarbete;
kommunikation & konflikt
• Verbala Uttryck
–
–
–
–
–
–
Uttal
Tonläge
Volym/styrka
Hastighet och flöde
Kvalitet (sluddrigt/tydligt uttal)
Dialektala uttryck
Praktiskt projektarbete;
kommunikation & konflikt
• Verbala Uttryck
• Språkbeteenden
– Bypassing
• Personer som pratar bredvid varandra
– Inference making
• Att vi drar egna slutsatser
– Polarisation
• Att vi går till ytterligheter i diskussioner
– Signal reactions
• Killer och igniter phrases
Praktiskt projektarbete;
kommunikation & konflikt
• Killer phrases
– That’s ridiculous, We tried that before, that’s crazy, it’s not
practical, it’s impossible, let’s get back to reality, you’re
absolute wrong
• Igniter phrases
– I agree, that’s good, I made a mistake I’m sorry, that’s a
great idea, I know it will work, I never thought of that, I
like that...
Praktiskt projektarbete;
kommunikation & konflikt
• Icke-verbala uttryck
• Grupper spenderar mer tid på icke-verbal
kommunikation än på verbal kommunikation
• Människor ”går” ofta på icke-verbala signaler
(cues), och tror gärna på dem
• Studier visar att ungefär 93% av våra känslor
förmedlas av icke-verbala signaler
• Icke-verbala signaler är i allmänhet mer tvetydiga
än verbala signaler
Praktiskt projektarbete;
kommunikation & konflikt
• Icke-verbala uttryck
• Kroppsrörelser och gester
– Emblems
• Rörelser/gester som ersätter tal
– Illustrators
• Beteenden som kompletterar/förstärker verbalt uttryck
– Affect displays
• Känslouttryck (leenden, grimaser)
– Regulators
• Beteende som kontrollerar flödet av interaktion mellan
människor t ex räcka upp handen, ögonkontakt
– Adaptors
• Rörelser som tillfredsställer personliga behov
• Exempelvis gäspningar, klia sig, justera glasögon
Praktiskt projektarbete;
kommunikation & konflikt
• Icke-verbala uttryck
• Ögonkontakt
– 30-60% av tiden tittar medarbetarna på varandra.
Ögonkontaktens funktion är bland annat
– Cognitive function
• Hur ögonen opererar i samband med tankeprocessen
– Monitoring function
• Det sätt du söker feedback från andra när du talar till dem
– Regularity function
• Hur ögonkontakt styr turtagning
– Expressive function
• Området kring ögat förmedlar känslouttryck
Praktiskt projektarbete;
kommunikation & konflikt
• Icke-verbala uttryck
• Ansiktsuttryck
– Avger åtminstone sex typer av känslor
•
•
•
•
•
•
Lycka
Sorg
Ilska
Överraskning
Avsky
Rädsla
Praktiskt projektarbete;
kommunikation & konflikt
• Icke-verbala uttryck
”Group members nonverbal behaviour changes
from one group meeting to the next. Groups do
not develop a static way of behaving nonverbally.”
Praktiskt projektarbete;
kommunikation & konflikt
• Konflikter och konflikthantering
• Myter
– I grupparbete ska konflikter undvikas till alla kostnader
– Alla konflikter uppstår för att människor inte förstår
varandra
– Alla konflikter kan lösas
• Typer av konflikter
– Pseudo konflikter (ofta missförstånd)
– Enkla konflikter (kommer inte överens)
– Ego Konflikter (olika personlighetstyper)
Praktiskt projektarbete;
kommunikation & konflikt
• Exempel på metod för konflikthantering
– Principled Negotiation (Fisher/Ertel-95)
•
•
•
•
Separera människorna från problemet
Fokusera på delade intressen, inte på olika positioner
Skapa möjligheter till situationer som alla tjänar på
Försök hitta kriterier alla är överens om som kan lösa
problemet (t.ex. om två personer har varsitt lösningsförslag)
Praktiskt projektarbete;
Personlighetstyper
• Myers-Briggs Type Indicator (MBTI)
• En utveckling av Jungs teorier om psykologiska
typer
• Det mest spridda av de instrument som används
för att förstå normala personlighetsskillnader
• Används bland annat för:
–
–
–
–
–
–
Självutveckling
Karriärutveckling
Organisationsutveckling
Utformning av arbetsgrupper
Kurser i management och ledarskap
Familjeterapi
Praktiskt projektarbete;
Personlighetstyper
• Vad är personlighetstyper?
• En personlighetsteori som utvecklades av Jung
• Förklarar normala skillnader mellan friska
människor
• Grundidé; beteendeskillnader är ett resultat av
olika individers medfödda tendenser att använda
sina mentala resurser på olika sätt
• De fyra grundläggande mentala processerna
– Perception: sinnesförnimmelse – intuition
– Bedömning: tanke – känsla
Energiriktningar
– Extraversion; energi hämtas från den yttre världen
– Introversion; energi hämtas från den inre världen
Praktiskt projektarbete;
Personlighetstyper
• MBTI typerna
• En vidareutveckling av Jungs teorier till att
omfatta 16 personlighetstyper; ISTJ, ISFJ, ESTP,
ESFP, INTJ, INFJ, ENTP, ENFP, ISTP, INTP, ESTJ,
ENTJ, ISFP, INFP, ESFJ, ENFJ
• Vad fokuserar du din uppmärksamhet på? E-I
– I (introversion); fokuserar sin inre värld av idéer och
upplevelser
– E (extraversion); fokuserar på den yttre världen av
människor och aktiviteter
• Hur föredrar du att ta in information? S-N
– S (sensing); tar in information som är verklig och går att
ta på, observanta och uppfattar detaljer
– N (intuition); tar in information genom att se till helheten,
vill hitta mönster och är bra på att se nya möjligheter
Praktiskt projektarbete;
Personlighetstyper
• MBTI typerna
• Hur fattar du beslut? T-F
F (feeling); vill helst ta hänsyn till vad som är viktig för dem
själva och andra inblandade
T (thinking); fokuserar helst på de logiska konsekvenserna av
ett val eller en handling
• Hur förhåller du dig till den yttre världen? J-P
– P (perceiving); använder perceptionsprocesser, tycker om
att leva flexibelt och spontant
– J (judging); använder bedömningsprocesser, tycker om att
leva på ett planerat och ordnat sätt
Praktiskt projektarbete;
Personlighetstyper
• Ett MBTI test resulterar i ett resultat i form av en
personlighetstyp (en fyrbokstavskombination)
• Inget psykologisk instrument är felfritt, se ditt
resultat som en kvalificerad gissning om din
psykologiska typ
• Psykologiska typer förklarar inte allt om en
person!
• MBTI baseras dessutom på Jungs teorier vilka inte
på något sätt är oomstridda
• En förenklad version av MBTI-testet finns på:
http://kisa.ca/personality/
• När du kommer till sidan med ditt resultat, klicka
på länken för din personlighetstyp