Transcript e-handel på Arbetsförmedlingen ESV:s e-handelsdag, 2010-06-16

e-handel på Arbetsförmedlingen
ESV:s e-handelsdag, 2010-06-16
Information om Arbetsförmedlingen
Inköpsstrategi
Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen, INKA-projektet
Erfarenheter
Kontaktpersoner:
Erik Ryrlind
[email protected]
Jan Åbjörnsson
[email protected]
Ekonomi
Det totala anslaget 2009 var 62 mdkr
• 40 mdkr gick till försörjning av arbetslösa i form av a-kassa och
aktivitetsstöd
• 7 mdkr gick till köp av tjänster för arbetslösa, varav 1,4 mdkr
fakturerades
• 10 mdkr gick till lönebidrag och andra särskilda insatser för
funktionshindrade
• 4 mdkr gick till löner och lönebikostnader
• 1,4 mdkr gick till inköp av varor och tjänster för den egna
verksamheten.
Alltså sammanlagt 2,8 mdkr som är aktuellt för e-handel
Inköpsstrategi
•
•
•
•
•
•
Analys
Syfte
Mål
Processer
Organisation
Verktyg
Inköpsvärden, leverantörer och fakturor
Inköpskategori enligt
kontoplanen
Värde ex moms
Miljoner kr
2009
Antal leverantörer
2007
2009
2007
Antal fakturor
2009
2007
IT
226
175
202
480
2 222
2 700
Telecom
127
35
36
90
773
2 100
97
166
3 540
6 910
39 695
60 550
Lokaler ex hyror
105
99
1 017
1 470
16 476
15 600
Hyror
424
406
580
440
3 847
1 100
Posttjänster
62
56
32
210
645
8 050
Kompetensutveckling
o övr. personalkostn.
90
150
3 310
5 460
11 410
19 800
Resor, logi o repr.
108
112
3 748
5 860
27 230
24 700
Övriga varor o tjänster
158
257
2 003
3 720
13 852
23 050
1
1,5
309
420
1 013
1 600
1 399
1 457
10 390
25 060
117 163
159 250
Kontorsvaror och
maskiner
Finansiella tjänster
Summa
Inköpsstrategi
Syfte och mål
Inköpsstrategi för
Arbetsförmedlingen
Syfte
 att skapa en effektiv och miljömedveten inköpshantering avseende

kostnadseffektivitet,

produktsortiment och

relationer med leverantörer.
 att understödja Arbetsförmedlingens uppdrag att arbetsgivare får
arbetskraft och att arbetssökande får arbete.
Inköpsstrategi för
Arbetsförmedlingen
Förslag till strategiska mål:
 Få ökad säkerhet, kontroll, och uppföljning av alla inköp
 Styra inköp mot ramavtal och upphandla ramavtal om sådana saknas
 Samordna inköp, där detta är befogat, för att effektivisera
inköpsarbetet, öka kvaliteten på den inköpta varan/tjänsten och
minska antalet fakturor
 Effektivisera fakturahantering och därmed få lägre administrativa
kostnader
 Få ökad kvalitet i den ekonomiska redovisningen
 Sträva efter att alla inköp skall ha ett miljöperspektiv
Inköpsstrategi för
Arbetsförmedlingen
Exempel på operativa mål:
 Antalet fakturor som hanteras manuellt skall minska med 50 % under
2011, eller uppgå till högst 50 000.
 Av fakturorna skall 50 % vara e-fakturor 2011 och 70 % 2013.
 2012 skall det finnas e-beställningsrutiner för 30 % av alla inköp,
och 70 % 2020.
Nyckeltal
 Avvakta gemensamma nyckeltal för staten
Inköpsstrategi
Processer
Gemensam begreppsapparat
Illustration över inköpsverksamhetens processer – det är viktigt att
förstå vad som döljs under skalet för att kunna organisera arbetet!
1. Övergripande styrning, ramverk och policies
2. Kategoristyrning
3. Upphandla
och
kontraktera
leverantörer
4. Hantera
beställningar
och orderläggning
5. Hantera
leverantörsutbetalningar
6. Hantera leverantörer och leverantörsutveckling
10
Inköpsstrategi
Inköpsorganisation
Gemensam begreppsapparat
Illustration över grundläggande ansvarsfördelning för
inköpsverksamhet utifrån organisatoriska nivåer och komplexitet
Koncernnivå /
myndighetsgemensam
►
►
►
►
►
►
►
►
Division/affärsområde
/avdelning
►
►
►
►
►
►
Affärsenhet
►
►
►
Lokalt
inköp
►
►
►
►
12
Övergripande vision, strategier, mätetal och målsättningar för inköpsarbete
“Code of conduct” – Uppförandekod för leverantörer
Samarbeten och koordinering med andra aktörer (branschorgan, myndigheter etc.)
Ledning av kategorier där koncernövergripande hänsyn och koordinering är av vikt (såsom
stora volymer, gemensam specifikation, affärskritiskt)
Hantering av utvalda leverantörer
Definition av koncerngemensamma processer och verktyg
Utveckling och förvaltning av systemstöd för inköp
Koncerngemensamt ramverk för-, och uppföljning av intern kontroll
Avdelningsgemensam nedbrytning av övergripande strategier och målsättningar
Utvalda nyckelkategorier där avdelningsgemensam koordinering och kravställning är
av vikt
Hantering av utvalda leverantörer
Definiering av avdelningsgemensamma processer och verktyg
Utveckling och förvaltning av avdelningsunika system och verktyg för inköp
Enhets unika inköp och kategorier
Avrop och nyttjande av avtal från avdelnings- och koncernkategorier
Enhetens hantering av enhetsunika leverantörer
Utveckling och förvaltning av avdelningsunika system och verktyg för inköp
Hantering av unika lokala inköp
Avrop och nyttjande av avtal från enhets-, avdelnings- och koncernkategorier
Hantering av lokala leverantörer
Lokalt inköpsarbete (förrådshållning, godsmottag etc.)
Not: Detta är exempel på ansvarsfördelning. Detaljerad ansvarsfördelning behöver etableras i
samspel med de ingående rollerna för inköp och för ”rätt” nivåer av enhetsvisa/övergripande
arbete.
Exempel på inköpsorganisation med produktgruppsteam
Leverantörer
Strategiska/taktiska
leverantörskontakter
Strategisk
inköpsfunktion
Ekonom
Användare
•Inköpsstrategi
•Nyckeltal, mål, uppföljning
•Regler, riktlinjer, rutiner
•Standardisering
•Produktgruppsorganisation
Sakkunnig
Produktgruppsteam
•Produktgruppsstrategi
•Sortimentsstyrning
Annan
•Produktgruppsprofil
intressent •Kravspecificering
•Leverantörsuppföljning
•Marknadsbevakning
•Stöd till lokal organisation
•Lokal kännedom
(vissa med
samordningsansvar) •Kravställande
Inköpare
Operativa
leverantörskontakter
Användare
•Upptäcker behov
•Initierar inköp
INKA-projektet
Inköpsstöd för
Arbetsförmedlingen
Kort bakgrund till projektet
 Start våren 2007 med ursprunglig projektidé ” bidra till
effektiva upphandlingar och inköp genom att införa
elektronisk upphandling och elektronisk handel ”
 Förändrad inriktning (avgränsat bort upphandlingsstöd)
 En myndighet 2008 (med förändrad organisation samt
förändrad budgetmodell)
 POC (proof of concept) i juni 2008 för att testa hypotes
utvärdering och avrop av anskaffningsportal
 Pilot november 2008 - februari 2009
 Införande – påbörjat 2009, lösning av GLN-koder,
behörighetsadministration
 Beslut om fortsatt införande inom ramen för projektet
under 2010
Utvärdering PoC (proof of concept)
• Fyller Raindance anskaffningsportal våra
krav
• Processkartläggning
• Användningsfall
• Testfall
• Testplan
• Utvärdering och lösningsförslag
• Beslut om avrop
Lösningsförslag INKA-projektet
Elektronisk
faktura
hantering
Ev. Artikellista
Leverantör med
EDI avtal SFTI 9.x
Abonnemangsfaktura
Leverantör
Leverantörsansanslutning och
avslut
partsinformation
Leverantör med
EDI avtal SFTI 6.x
Pappersfaktura
Svefaktura
Prislista (PRICAT)
Leverantörsansanslutning för
Svefaktura
Avrop (inköpsorder)
Avropserkännande
Avropsbekräftelse
Leverantörsfaktura
Data-växel
(BTS)
Data-växel (Itella)
Upplägg, grunddata
för varje abonnemang
Raindance
Manuell hantering
Vid förändring
Kontinuerligt
Leverantör
Nya/ändrade leveransadresser och GLN-kod
Felisia
Användaruppgifter
Behörighetsgrupp
IdM
Attesträttigheter
Åtgärd Attest
Pilotverksamhet
• Scenario 6 Avrop mot ramavatal
– Kontorsvaruhuset (en av sex
leverantörer)
• Scenario 9 abonnemangsfakturor
– Vattenfall
• Pilot från oktober 2008 – mars 2009
• Utvärdering och lösningsförslag
• Beslut att fortsätta införande
Nuläge
• Status anslutning leverantörer scenario 6:
– Anslutna
•
•
•
•
•
•
•
•
Kontorsvaruhuset
Kontore
Kontorab
Kontorsspecialisten
Herman Andersson
Skövde kontorsservice
KP Karlskrona
Auralight
– Anslutning pågår
• Staples
Nuläge
• Status anslutning leverantörer scenario 9:
– Anslutna
•
•
•
•
•
•
•
Vattenfall
OK/Q8
EON
Kontorsvaruhuset (skåpservice)
Fortum
Mälarenergi
Berendsen
– Anslutning pågår
• Övriga RKV-gruppen skåpservice
Planering INKA 2010
• Varukorg
- Kartläggning av ansvariga inköpsorganisation
- En ingång för alla inköp, enkelt att beställa
• Leverantörsanslutning
– Effektivisera metod
– Utvärdera EDIonet (systemstöd för anslutning)
– Ansluta leverantörer
• Testa ytterligare scenario 6.5, Sveorder, fulltextorder
• Inloggning och signering via tjänstekort
• Lösningsförslag förvaltning av anskaffningsportalen
• ESV:s referensgrupp
Produktgruppsanalys - varukorgar
 Arkiv och dokumenthantering
 Inredning och lösa inventarier
 Kontorsmöbler mm
 Maskiner
 Lokaler och fasta inventarier
 Lokaler
 Fasta inventarier
 El
 Larm och bevakning
 Lokalvårdstjänster
 Resor
 Resebyråtjänster
 Bilar
 Vaktmästeri och kontorsmaterial
 Posttjänster
 Flyttning/Transporter/Bud
 Kontorsvaror mm
 Af-relaterade tjänster som skall belasta
förvaltningsanslaget
 Analys, utredning och utveckling
 Ekonomitjänster
 Informationstjänster
 Trycksaker mm
 Medieanalys och omvärldsbevakning
 Information
 Publikationer
 IT
 Förvaltningsobjekt och program
 Telefoner och datorer
 Drift, underhåll och kommunikation
 Personaltjänster
 Rekrytering
 Kompetensutveckling
 Företagshälsovård och friskvård
 Representation
Erfarenheter
Erfarenheter
 Inköpsstrategier
 Förankra från början
 Inköpsprocesser
 Den strategiska processen är viktig
 Ta med de interna processerna – och vem som äger dessa
 Organisation av inköpsarbetet
 Koppla processer och organisation
 Leverantörsanslutning
 Börja med en leverantör som kan!
 Abonnemang enklare
 Administration av pricat mm är omfattande – räkna med detta!
 Avsätt tillräckliga resurser – rationaliseringsvinsterna kommer på
sikt!