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Evaluación del Plan de Iniciativa Notarias en Línea
Diciembre 27 de 2011
Contenido
%
1. Antecedentes
2. Objetivos
3. Ficha técnica
4. Aspectos metodológicos
5. Resultados
5.1. Conocimiento de la iniciativa de Notarias en línea
5.2. Sitio Web del Notaria
5.3 Portal Notarial Colombiano
5.4 Ventanilla Única de Trámites Notariales
5.6 Limitaciones y restricciones de la iniciativa
6. Conclusiones
7. Recomendaciones
2
Antecedentes
El Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC) y la Unión Colegiada del
Notariado Colombiano se suscribieron en el año 2009 al Pacto Notaría Digital para la Comunidad, que tiene
%como objetivo adoptar, impulsar, implementar y ejecutar las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones – TIC a la función y el servicio notarial para que de este modo redunde en beneficios para la
comunidad.
Para el cumplimiento de los objetivos mencionados se plantearon las siguientes acciones: promover el uso y
la apropiación de las TIC en la actividad del servicio notarial, facilitar el intercambio o comunicación
electrónica de documentos, ofrecer los servicios notariales al ciudadano por medios virtuales, digitales,
electrónicos y cibernéticos y por último poner a disposición del notariado medios digitales para la interacción
con entidades públicas y privadas.
De acuerdo con lo anterior, en el marco del Plan Vive Digital, se crea la iniciativa de Notarías en Línea, la cual
es liderada por el Programa Gobierno en línea a partir del año 2011 y se compone de tres hitos
fundamentalmente: información notarial en línea, Portal Notarial Colombiano, y la Ventanilla Única de
Trámites Notariales.
Con el propósito de identificar las percepciones, oportunidades de mejora y las restricciones de la iniciativa,
se realizó un sondeo que permitiera al Programa Gobierno en línea obtener información que oriente el
cumplimiento del objetivo final de la iniciativa y transformar la forma de operar de las notarias en su relación
con los ciudadanos.
A continuación se presentan los resultados del estudio desarrollado entre el 28 de noviembre al 26 de
diciembre.
3
Objetivos
%
GENERAL
Identificar entre los notarios y notarios suplentes, sus opiniones, expectativas, recomendaciones y
experiencias sobre la viabilidad y oportunidades de mejora del Plan de Iniciativa Notarias en Línea.
ESPECIFICOS






Identificar el nivel de conocimiento por parte de notarios de la Iniciativa de Notarias en Línea.
Determinar el nivel de avance de las notarias en la publicación de información básica a través de sus
sitios Web.
Determinar el nivel de conocimiento y uso del Portal Notarial Colombiano.
Establecer entre los notarios y/o suplentes su percepción del Portal Notarial Colombiano como
espacio de encuentro entre ciudadanos y notarías.
Identificar entre los notarios y/o suplentes su percepción sobre la viabilidad de Ventanilla Única de
Trámites Notariales y las ventajas y desventajas que encontrarían en su implementación.
Identificar las restricciones y dificultades que las notarías perciben para la implementación de la
Iniciativa de Notarias en Línea.
4
Ficha Técnica (1)
%Empresa contratante
Programa Gobierno en línea
Empresa ejecutora
Centro Nacional de Consultoría S.A.
Naturaleza de la Investigación
Cuantitativa y Cualitativa
Técnica de recolección
Entrevista presencial en el Primer Congreso del Notariado Colombiano
realizado en Cartagena y entrevista telefónica con aplicación de
cuestionario semi-estructurado
Entrevistas en profundidad
Grupo Objetivo
Notarios y notarios suplentes
Cubrimiento
Bogotá, Facatativá, Barranquilla, ( Soledad Atlántico ) Cali, Medellín,
Antioquia ( Copacabana) y Bucaramanga
Muestra Efectiva
-Cuantitativo: 375 Notarias (Subsidiadas / No subsidiadas )
-Cualitativo:12 entrevistas en profundidad
Fecha de campo
-Cuantitativo: 28 de noviembre – 13 diciembre
-Cualitativo: 5 al 13 de diciembre
Método de muestreo
Estratificado, por tipo de notarias subsidiado o no subsidiado,
controlando el error muestral en cada grupo.
5
Ficha Técnica (2)
%
Tipo de incentivos
Bono de Bigpass por un valor de $40.000 – entregado por el Centro
Nacional de Consultoría
Número de encuestadores
14
Método de supervisión
Revisión en campo.
Instrumentos
-Cuantitativo: Cuestionario estructurado (Anexo:1)
-Cualitativo: Guía de entrevistas en profundidad (Anexo: 1)
Procedimientos de ponderación
N/A
Marco Muestral
Universo de notarias en Colombia
Error Muestral
Se calculó un tamaño de muestra de 375 encuestas, alcanzando un
error muestral total de 3.82, para la el estrato de notarias subsidiadas
del 4,67% para notarias no subsidiadas 6.59%.
6
Aspectos metodológicos
%
•
La metodología para la realización de Campo de dividió en dos etapas.
En una primera etapa y en el marco de la realización del Primer Congreso del Notariado
Colombiano en Cartagena, se aplicaron 242 encuestas presenciales con los notarios asistentes al
evento ( subsidiadas: 197 / No subsidiadas: 45).
En la segunda etapa del sondeo se realizaron 133 encuestas telefónicas a notarios o suplentes
(subsidiadas:90/ No subsidiadas: 43), entre las notarías que no asistieron al Primer Congreso del
Notariado Colombiano. La cuota que se propuso para la segunda etapa del trabajo de campo
permite obtener representatividad de las notarias del país. Los resultados obtenidos en la etapa
cuantitativa del sondeo se pueden extrapolar o inferir al universo de notarias subsidiadas y no
subsidiadas.
•
De esta forma se tendría como marco muestral el universo de notarías de Colombia, garantizando a
cada notaria una probabilidad mayor que cero de ser seleccionada.
•
En el informe cualitativo los hallazgos se soportan en verbatims, que son frases textuales que
expresan los entrevistados ante una pregunta. En el informe se anotan en cursiva y entre comillas y se
anotan tal como los expresó el informante.
7
Conocimiento de la Iniciativa Notarias en Línea
Tipo de la Notaria
%
2011
Notaria no
subsidiada
40%
Notaria
Subsidiada
60%
Base: Total Encuestados
375
Base: [Expandida]
872
9
Caracterización de la muestra – Entrevistas en Profundidad
%
NÚMERO DE
NOTARÍA
NOMBRE DEL ENTREVISTADO
CIUDAD
Notaría 32
Abelardo de la Espriella
Notaría 2
Javier Alejandro Castro
Notaría
Luis Eduardo Calderón González
Notaría 6
Juan Fernando Sierra
Notaría 18
Héctor Ivan Tobón Ramirez
Notaría
Erika Martínez
Notaría 6
Adolfo León Oliveros
Notaría 18
Bernardo Vallejo Restrepo
Notaría 12
Álvaro de Jesús Ariza Fontalvo
Barranquilla
Notaria 2
Juan Bernardo Altamar Santodomingo
Soledad
Notaría 2
Silvia Estela Rugeles de Rugeles
Notaría 3
Carlos Arturo Padilla Ortiz
Bogotá
Facatativá
Medellín
Copacabana
Cali
Bucaramanga
10
HALLAZGOS CUALITATIVOS
Consideraciones Importantes
Debido a la importancia que le asigna la mayoría de notarios a la Iniciativa de Notarías en
% Línea, se hace referencia a los siguientes aspectos que permitirán dimensionar el alcance de
un cambio en la gestión habitual del ejercicio notarial
Rol tradicional
del Notario
Idiosincracia
del
Colombiano
Dos de los aspectos más relevantes se suscriben al
ámbito jurídico y como factor central se destaca el
tema cultural que podría ser un factor que requiere
mayor esfuerzo para lograr un cambio.
“Si, ahí tocaría revisar los temas legales de la competencia de los
notarios, porque actúan legalmente dentro de determinado
circulo….sería entonces derogar esas normas..”
“Lo que pasa es que ese es un tema legal complicado por el titulo y
temas jurídicos complejos, pero en últimas esa función va a quedar en
nosotros, y que va a requerir muchas reformas legislativas”
” Cada negocio puede tener una variable, si no entonces no habría
jueces no habría notarios y todo seria digital “
Naturaleza de las
actuaciones
jurídicas
“Estamos acostumbrados a lo antiguo la gente no usa muchas cosas
en línea, siente inseguridad”
12
Consideraciones Importantes
%
Frente a cada uno de los aspectos se menciona:
Considerando que pueden haber amenazas a la seguridad jurídica
especialmente en los medios virtuales ( donde se es consciente de
que no es un medio totalmente blindado) los notarios enfatizan en
la importancia de neutralizar este tipo de acciones mediante
controles electrónicos muy estrictos
Idiosincracia
del
Colombiano
Para los entrevistados, en nuestra cultura se ha demostrado que
los vacíos en temas de seguridad son aprovechados por ciertas
personas que prefieren al «camino más fácil » lo cual amerita
prever aún más mecanismos de protección
“El sistema como tal es muy vulnerable, nosotros siempre vamos a encontrar los hackers, la
persona que de pronto haga un mal uso del sistema, así no haga un mal uso, o un virus, puede
estar trasmitiendo información que no es, entonces esas son las falencias que pueden darse.”
13
Consideraciones Importantes
% Rol
tradicional
del Notario
La intermediación es darle la “dimensión humana” a ciertas transacciones que requieren el
conciente asentimiento de las partes. El notario al estar presente verifica que ese acuerdo se
hace de manera conciente y transparente.
En general hay concordancia en que la
INTERMEDIACIÓN del notario es fundamental para la
realización de los trámites dado que:
La naturaleza del trabajo está sujeta a temas legales que son mandatorios dentro del
marco jurídico del ejercicio.
Verifica mediante conocimiento directo
ciertos trámites
Valida las facultades mentales de las
personas intervinientes
Es depositario de la “Fé pública”
Confirma la presencia de testigos
“La intermediación es un acto de fe que lo ve lo oye y se da cuenta de su capacidad mental etc. no creo que
desaparezca el notario, se desnaturalizaría totalmente el derecho notarial de la función “
14
Consideraciones Importantes
%
Rol tradicional
del Notario
Adicionalmente :
Aunque la mayoría manifiesta no tener
suficientemente claro cómo se adaptará el papel del
notario con el uso de las TIC para los trámites
notariales, se considera que la tecnología proveerá
mejores prácticas en el ejercicio jurídico lo cual no
excluye la posibilidad de que su presencia sea por
medios virtuales:
No se concibe viable prescindir radicalmente de
la figura del notario con el uso de las TIC
“Veo difícil que se acabe con el papel del notario, es difícil, me parece más del registrador,
porque cuando uno saca la escritura de aquí, el registrador qué hace? , solo tiene que mirar por
la Web, y mirar que coordinen los datos e inscribir … pero el notario no, porque quién va hacer
los testamentos? quién va hacer los matrimonios? las ventas, quién va hacer las donaciones, las
hipotecas, quién va a dar fe de esos actos… así sea por la vida virtual, tendría que estar” .
15
Consideraciones Importantes
%
Naturaleza
de
las actuaciones
jurídicas
Bajo este contexto se hace referencia al marco legal bajo el que
opera el sistema notarial actualmente
Los notarios mencionan aquellos trámites que en principio no tendrían
viabilidad a través de medios virtuales
Juramentos y declaraciones
extra-juicio
Fe de vida
Reconocimiento de contenido y
firma de documento privado
Escrituración
Registro Civil
Autenticaciones
Sucesiones
Elaboración de Testamentos
Notas de presentación personal
“….por ejemplo, un registro civil con notas no se le puede entregar sino al interesado o a la familia del interesado, entonces si un tipo
me escribe por la página, cómo hago yo para saber quién es, en este momento no tengo ningún trámite montado, no he pensado en
esa posibilidad porque es que no se puede, lo único que tú puedes hacer es informar, que tú tengas un asunto aquí y quieras saber en
qué estado está, no más, igual hace lo mismo la rama judicial, nadie puede mandar un memorial a un juez por la línea, tiene que irlo
a llevar y hacerle presentación personal, no es que sea complicado, sino que la ley lo exige.”
16
ACTITUD FRENTE A LA TECNOLOGÍA
Percepción de la Tecnología por parte de los notarios
La receptividad de los notarios frente al uso de las TIC para la solicitud de servicios y trámites por
parte de los ciudadanos es alta, constituyéndose en un importante elemento de acogida frente a
%
la Iniciativa de Notarías en Línea
Los notarios en su mayoría
admiten que los medios
electrónicos hacen más eficiente la
gestión de las empresas y las
personas ante las entidades.
Muchos afirman que aportan al
ejercicio notarial MEJOR SERVICIO
Y MAYOR SEGURIDAD
Cámara de vídeo / chat / correo
electrónico / Teléfonos móviles /
Son recursos que permitirán
migrar del papel, las filas, la
tramitología hacia la agilidad,
practicidad, y mayor seguridad.
Verbatims:
“Todo en línea espectacular, es más, nosotros tenemos un arraigo al papel..; estamos desperdiciando mucho tiempo en eso;
..creo que debemos hacer provecho de estas tecnologías, del mundo moderno”
“Todo es una evolución..la persona en un futuro en vez de tener una escritura pública, va a tener un chip, una USB, y que uno lleve
ahí toda la información de su predio y el día que lo quiera vender, simplemente lo va a certificar con un software y ahí va a estar
todo mi registro”
”..es como con los estacionamientos que uno le da la plata a una máquina, y le da las vueltas, ya no es una persona de carne y
hueso, entonces es una constante evolución, en donde esa tecnología hay que desarrollarla y explotarla al máximo”.
18
Percepción de la Tecnología por parte de los notarios
De otra parte como se anotó en un principio, los notarios admiten que los medios virtuales no
están completamente blindados contra la acción delincuencial situación que representa una
%
desventaja para la Iniciativa.
Debilidades en este sentido pueden
representar serios inconvenientes
dentro de la implementación de la
Iniciativa.
La confianza y su gradual adopción
depende de los mecanismos para
neutralizar ataques al sistema
Claves y Contraseñas
Algunos notarios opinan que se
podrían adoptar modelos de seguridad
para la implementación de la iniciativa
al estilo del sector bancario, en donde
los códigos de seguridad, claves y
contraseñas, son las herramientas de
control.
“El tema seria... la suplantación es un riesgo, si hoy en día roban virtualmente en los bancos, yo creo que van a existir los pequeños
hackers, tratando de suplantar algún trámite notarial, ..deben implementarse, las mayores medidas contra eso”.
” No faltará el pirata, delincuente informático que quiere meterse a las páginas, entonces la posibilidad de falsificación no la
descartaría del todo… tienen que tomarse la medidas de seguridad, de tal forma que se pudiese confiar “
“ Tendría esa limitante no se como considerarlas desde el punto de vista tecnológico para que solo pudiera entrar el inscrito o el
apoderado del inscrito como de pronto darle una clave al inscrito para que sea esa sola persona que saque el registro , los bancos lo
hacen así y aunque siguen los robos no hay otra mejor forma”
19
Actitud frente a la Tecnología : el usuario
El usuario final es actor importante de este proceso, por lo cual para los notarios es preciso
encaminar mayores esfuerzos en educación y sensibilización en el uso de las TIC con el fin de
%
lograr el objetivo y facilitarle la oferta de servicios notariales en línea.
Personas Mayores
Aunque se puede presentar a nivel
nacional, hay menos familiaridad
con los medios tecnológicos y
eventualmente menor acceso a
éstos , en ciertos grupos
Municipio de Copacabana
Antioquia
Municipio de
Soledad
Atlántico
Niveles socioeconómicos
y educativos más bajos
Pequeños Municipios
“La gente que viene acá es en su gran mayoría humilde de bajos recursos de pronto ya
muy adultos gente que no utilizaría este servicio”
“Tú le puedes decir a la gente vea tenga este modelo de esta minuta de una tutela ...
Pero es como si te hubiera entregado un documento en chino, entonces eso es como
para ilustrar un poco a la gente sobre sus derechos, pero para que la gente haga ella
misma las cosas es muy difícil”
“Se les facilita y más a las personas jóvenes como usted que ya no hablan sino que se
meten en el aparatico ese “
“Como está establecida la información actualmente, no más que se informa la gente
que visita la notaria porque allí está mirando la cartelera, ya esta cartelera no tiene
razón de ser estamos en el mundo”
20
De qué manera se imaginan la mecánica de utilización de la tecnología?
Los notarios plantean diferentes propuestas para que Notarías en Línea sea una Iniciativa
accionable, haciendo uso de diferentes medios.
%
Como recurso complementario para agilizar o adelantar el trámite:
Scanner
Mencionado con frecuencia, dado que resulta un medio ágil e ideal de
comunicación especialmente en caso de que los documentos no puedan ser
entregados físicamente
“Tienen que tener el original .. a través de la página ustedes piden la documentación , igual tienen que venir
a sacarla a la notaria primero pero bueno se puede decir le agilizamos el tramite si mando escaneado a
través de la página Web”
“ Me imagino, de pronto erradicar la minuta directamente por esa vía, para que el usuario diga, mire, ahí
envió escaneado tales cosas, denme una fecha y yo en esa fecha llevo los documentos y voy a firmar la
escritura”.
Puede ser una alternativa para algunos trámites . Ejm. Escrituración
Cámara de Vídeo
Para tal efecto previamente se debe:



Haber enviado los documentos con anterioridad
Constatado la identidad a través de la firma digital
Que diferentes Entidades certifiquen que el usuario está a paz y salvo
(impuestos)
“..llegará un momento que las escrituras no tendrán que hacerse ante un notario, sino que la persona
elabore una minuta, presente la debida documentación fiscal, y el notario desde una pantalla leyendo lo
que le están mandando, asignándoles unos códigos a esos documentos.. escánear el documento, le certifico
la firma y le envía a su correo con la firma digitalizada del notario, y eso se guarda en un disco duro, yo creo
que por ahí apunta la cosa.”
21
Conocimiento e Impacto de la Iniciativa Notarias en Línea
1. ¿Conoce usted de la INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA, liderada por el Programa Gobierno en línea del Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC)?
Si
No
%
100%
18
17
19
82
83
81
Total
Subsidiada
No subsidiada
80%
60%
40%
20%
0%
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
23
2. ¿Qué conoce usted de la INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA ?
%
Total
Subsidiada
No subsidiada
Permite la integración del sistema de notarias /
integración del servicio
Posibilita la disponibilidad de información en línea para el
ciudadano
23
20
27
Facilita el acceso a los servicios notariales al ciudadano
22
18
27
30
38
17
Posibilita a las notarias ofrecer un mejor servicio al
ciudadano mediante el uso de las TIC
Permite estar en línea con la oficina de Registro y
Superintendencia de Notarías
14
18
7
12
16
7
Agiliza los trámites
11
Facilita la realización de trámites notariales
11
Facilita el relacionamiento entre notarías y con otras
entidades
10
Permite utilizar la firma digital
11
12
15
5
9
6
13
2
Garantiza la seguridad / transparencia 1
12
1
No responde 2
1
4
1
Base: Encuestados que conocen la
308
INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA
198
110
Base: [Expandida] 716
429
287
24
3. ¿Usted considera que la iniciativa de NOTARIAS EN LINEA traería para la interacción de los ciudadanos
con las notarias... ?
%
100%
1
2
1
21
19
22
19
19
18
80%
Muy buenos beneficios
Buenos beneficios
60%
Regulares beneficios
Malos beneficios
No responde
TTB: 79%
TTB: 78%
40%
TTB: 76%
59
60
58
Total
Subsidiada
No subsidiada
20%
0%
Base: Encuestados que conocen la
INICIATIVA DE NOTARIAS EN LINEA
308
198
110
Base: [Expandida]
716
429
287
25
Conocimiento e impacto
%
NOTARÍAS EN LÍNEA
CONOCIMIENTO DE
LA INICIATIVA
Se reporta amplio conocimiento por parte
del segmento de notarios de la iniciativa
Aunque no todos tiene el mismo nivel de
información, en general todos los
notarios contactados saben de qué se
trata y los objetivos que persigue este
proyecto .
“He estado inclusive formando parte de unas reuniones que se
han hecho en Bogotá con los representantes del Ministerio de
las TIC y lo fundamental es poder tener en vía electrónica la
comunicación con la mayoría de entidades del Estado y poder
hacer todos los trámites en forma ágil eficiente y segura a
través de las notarias”
IMPACTO
Hay homogeneidad en las opiniones
respecto a que es una propuesta ambiciosa
que transformaría sustancialmente la
forma en que hasta el momento se han
concebido los trámites notariales.
Redundará en un servicio más ágil, práctico,
eficiente y más seguro.
“Tiene una aceptación muy buena porque consideran que le
economiza tiempo, o sea dicen que se demoran muy poco dentro de la
notaria, o sea nosotros tenemos aquí todo digitalizado y como tu
puedes ver la cantidad de personas que circulan muy rápido .. Es un
cambio importantísimo”
“Primero que todo la afectación es positiva, porque primero obliga a la
notaria a revisar sus diversos trámites de manera interna….ese es el
primer impacto positivo, y el segundo es que en últimas ha favorecido
al ciudadano”
26
Aspectos Positivos Iniciativa de Notarías en línea
%
Se hace referencia a beneficios importantes de esta alternativa
Es una puerta de entrada fácil a la notaría que permite acercar la
entidad al usuario
Reduce la carga operativa: Mediante la publicación de la
información de diversa índole, los usuarios no recurren al
funcionario directamente sino se contactan sin intermediario.
El servicio se hace extensivo a los ciudadanos en el exterior
No solo informa, sino permite “educar” en el lenguaje jurídico,
además de ofrecer información de actualidad :
Algunas páginas más desarrolladas dan valores agregados :
traductor, noticias, fotografías , mapas, etc..
“Es una excelente manera de que el usuario consulte, no haga tanta vuelta ”
“Para nosotros es menos desgaste, no estamos pendientes de contestar y atender todo el tiempo al público”
27
Aspectos Positivos Iniciativa de Notarías en línea
Aspectos
Positivos / recursos utilizados
%
Las páginas más evolucionadas, que no son muchas dentro de la muestra, cuentan con :
Chat
Para contactarse con el notario y otros funcionarios y poder
hacer consultas interactivas
“Hoy en día, en mi página de la Notaría Sexta, tengo la forma de que la gente
pueda acceder a documentos, chat, que pueda conversar con el Notario”
Enlace con periódicos
nacionales e
internacionales
Permite que los usuarios obtengan un enlace con otros
medios informativos del mundo, lo cual representa un “valor
agregado”
“En el momento yo me siento contento con mi página porque tiene todo lo que yo
necesito, tiene traductor, tiene todos los servicios, estoy conectado con varios
periódicos, inclusive internacionales, el New York Times, el Diario Le Monde, está todo,
no le veo la necesidad de hacerle mejoras”
Mapas de ubicación
Visualización más precisa del lugar donde se encuentra
ubicada la notaría con mayores puntos de referencia
28
Aspectos Positivos Iniciativa de Notarías en línea
Aspectos
Positivos / recursos utilizados
A manera de ilustración, la siguiente es un ejemplo de una notaría en la costa Atlantica que tiene en
funcionamiento su página Web.
%
Mapa: Ubicación geográfica de
la notaría
Foto del notario
Menú de Servicios varios
Información introductoria amigable : Se
desea prestar un servicio amigable y de
forma cercana
Evidencia el desarrollo y acogida que tiene esta alternativa,
especialmente la funcionalidad que representa y el compromiso de los
notarios con la ciudadanía .
29
Aspectos menos favorables
En cuanto a los aspectos que se reportan como posibles inhibidores
%
Disponibilidad de equipos: especialmente en
pequeños municipios
Conectividad: estabilidad de la conexión
Idoneidad- Disponibilidad de los técnicos e
ingenieros que dan soporte
Perfil del usuario: poco familiarizado con este
tipo de herramientas
“Por una pagina Web, la gente prefiere hablar con un funcionario y que el funcionario le de el informe y le explique , por eso
la verdad no me he afanado, nosotros vamos a tratar de tener acceso a la pagina Web de la unión colegiada si y a través de
ellos me ofrecieran publicar gratis..., me ofreció la pagina Web por tener la publicación en el directorio telefónico,”
Aunque no es una queja generalizada
Cabe mencionar el limitado apoyo que reciben algunas notarías por parte de las Entidades
que promueven la iniciativa .
Al no tener soporte técnico adecuado, los funcionarios se muestran desmotivados hacia la
utilización y se ven obligados a buscar sus propios recursos
Municipio
de Soledad
Atlántico
“la unión de notarios nos instaló un portal y ese correo se llena con una facilidad tremenda que hay que estar
corriendo para desocuparlo, ante esas dificultades yo tengo un correo particular que no es grande, que es con
Metrotel y es más estable y está identificado, en esa forma no tengo inconveniente pero el de la Superintendencia
que es el oficial que tiene las TIC no funciona no tiene soporte técnico inclusive uno llama a Bogotá y no hay quien le
diga nada no, no eso no funciona”
30
Aspectos menos favorables
Barreras
o dificultades para alimentar información en el sistema
En relación con las dificultades que más se presentan para la publicación de la información se
mencionan:
%
Cuando se trabaja con un servidor de otra ciudad se hacen
más lentos los procesos
Inconvenientes de tipo técnico: caída del sistema,
inestabilidad.
Cuando el manejo es por parte de un tercero, y no se tiene la
suficiente autonomía para decidir qué tipo de información se
alimenta
Desconocimiento , falta de asesoría
“la persona que me hizo el diseño de la página me ha incumplido y eso me ha tenido en dificultad con el
portal, me ha retrasado las cosas, tengo que retomar el tema y de pronto me tocará cambiar la persona y ver
cómo mejoro en ese campo”.
31
Comentarios
%

La Iniciativa de Notarias en Linea es ampliamente conocida. A nivel global el 82% de los notarios dice
conocerla. No hay diferencias importantes entre los porcentajes obtenidos en las notarias subsidiadas y
en las no subsidiadas. Este hallazgo es soportado en los resultados de las entrevistas en profundidad, en
las cuales se reporta un amplio conocimiento de la iniciativa y aunque no todos los entrevistados
manejan el mismo nivel de información entienden sus objetivos y alcance.

El 30% de los notarios consultados considera que el aspecto mas conocido de la iniciativa Notarias en
Línea” es que permite la integración del sistema de notarias y del servicio. Los notarios entrevistados en
la etapa cualitativa de la investigación consideran que la propuesta va a transformar sustancialmente la
manera como se conciben los trámites notariales.

Visto por segmento, en las notarias subsidiadas el aspecto de integración del sistema de notarias y del
servicio, es el mas relevante con una aceptación del 38%. En las notarias no subsidiadas los aspectos mas
relevantes son la disponibilidad de información en línea para el ciudadano la facilidad para el acceso a
los servicios notariales al ciudadano, con un 27% respectivamente.

Se considera que esta iniciativa trae excelentes y muy buenos beneficios para la interacción de los
ciudadanos con las notarías. A nivel de top two boxes (sumatoria de los rangos de respuesta excelentes y
muy buenos) se obtienen porcentajes cercanos al 80% tanto para el total como para los dos segmentos.
32
Sitio Web de la Notaria
Desarrollo del sitio WEB de las notarías
%
Solo algunas notarías no tienen una página activa (con base en información reportada en
la encuesta el 67% tiene sitio Web), lo que evidencia que esta herramienta tiene
aceptación dado que complementa el servicio social al ciudadano
Se pudo evidenciar que el nivel de desarrollo de las mismas difiere según la notaría,
especialmente en términos de actitud hacia el cambio y soporte técnico más limitado
Con más frecuencia
Se identifican notarias
que:
√Han invertido de sus propios
recursos para el desarrollo de las
páginas
√Tienen expectativa de incorporar
gradualmente mayor cantidad de
información
√Desean tener mayor interacción
con las entidades centralizadas
“Hemos verificado a las personas les gusta consultar la página;
estamos llegando ya casi a las tres mil consultas..eso nos tiene en
el ejercicio del 100% porque cada día las consultas van
aumentando.”
“Alimento con mucha información, noticias, de todo, se hizo una
inversión contraté a gente que sabe”
En menor medida
No han recibido asesoría técnica
idónea para evolucionar en el
desarrollo de la página
Algunos opinan que no tendrá total
acogida por el perfil de los ciudadanos
en los municipios
El proceso ha sido más lento
“Está pagina está limitada simplemente a dar una información de
la notaria: su ubicación, el horario de atención, servicios hasta
ahí… está hecha la base, pero no está llena”
“Estoy como relajado con el tema, uno se mete en el cuento y no
mira otras páginas que le den ideas”
34
Desarrollo del sitio WEB de las notarías
Particularmente tres de las notarías contactadas, pertenecen al grupo de las más
involucradas y con claras expectativas de desarrollo de esta herramienta
%
Cali
Notaría Sexta
Barranquilla
Notaría 12
Facatativá
Notaría Segunda
Permanentemente se incorporan artículos de interés e
información administrativa, jurídica, para optimizar el servicio
Reportan un gran avance, con miras a desarrollar aún más
servicios para la comunidad , y brindar más orientación
Muestran una actitud proactiva para mejorar el servicio ;
adicionalmente disponen de un sistema que se alimenta cuando se
factura el registro civil o las escrituras lo cual permite tener control
de los ingresos.
“Le muestra los servicios, el personal, los horarios, adicionalmente yo le alimento la página diariamente con artículos, temas
que yo mismo voy preparando y es visitada bastante, tiene buena acogida. …pero la nueva página además tiene traducciones, la
que la quiera ver en varios idiomas es muy buena es para la gente del común y también a mucho abogado, .. yo les hago
modelitos ..la idea es esa, brindar información, educar, asesorar, ayudarle a la gente “
35
Desarrollo del sitio WEB de las notarías
Algunas notarías tienen mayor interacción con otras Entidades, lo cual promueve una gestión más versátil
en términos de comunicación tanto con entidades nacionales así como entre notarías
%
Quienes están más familiarizados con los sistemas en línea,
valoran que se siga desarrollando, hasta llegar a que todas
las notarías tengan una conexión con la REGISTRADURIA
Agiliza notablemente los trámites
tanto al interior de la notaría
como para el ciudadano
para intercambiar información en tiempo real
Comparativamente con las demás,
Cali y Bucaramanga muestran cierta
ventaja en este sentido
Así mismo se sugiere en algunos casos la posibilidad de
tener una Intranet para facilitar la comunicación entre
notarías.
“aquí nosotros estamos expidiendo certificados de libertad y tradición tenemos conexión en línea con la oficina de
registros de Bucaramanga y debería ser a nivel nacional”
“
“ …estamos conectados en línea con la casa del libro que es la entidad que vigila y recauda el impuesto de registro
entonces desde aquí nosotros escaneamos la escritura , llega vía electrónica a la casa del libro , ellos también nos
escanea el recibo de el impuesto del registro y nosotros tenemos los dineros de los depósitos en la cuenta única notarial
y también con solo una cuenta que mandamos a la entidad bancaria la entidad bancaria gira directamente a la
gobernación y a la oficina de registro y pues esto le da al cliente agilidad y le evita cantidad de procesos”
36
4. ¿Tiene su notaria sitio Web?
Si
No
%
100%
80%
33
34
31
67
66
69
Total
Subsidiada
No subsidiada
60%
40%
20%
0%
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
37
5. ¿Qué información está publicada en el sitio Web de la notaria?
Total
%
Subsidiada
No subsidiada
94
Dirección de la notaria
94
94
Teléfono de la notaria
89
87
91
Nombre del notario
87
86
87
Horario de atención de la notaria
86
83
90
Servicios-Tramites que se pueden realizar
79
Correo electrónico del notario
78
74
86
78
78
Dirección Web de la superintendencia de notariado y registro
49
Procedimiento de los tramites
47
44
51
Requisitos de cada tramite
46
42
53
Tarifas notariales
46
44
52
44
48
Régimen legal de las notarias
31
31
32
Noticias relacionadas
31
30
32
Marco legal de cada tramite
29
27
31
Pagos en línea
16
16
Consultas generales 3
17
6
Información sobre trámites 2
No responde 2
1
4
3
2
Base: Encuestados que mencionaron
si tienen sitio Web
252
159
93
Base: [Expandida]
587
344
242
38
6. ¿Cuál es la información del sitio Web de la notaria más consultada por los ciudadanos?
Total
%
Subsidiada
22
Servicios-Trámites que se pueden realizar
27
18
11
Horario de atención de la notaria
No subsidiada
4
16
Dirección de la notaria
8
8
9
Requisitos de cada trámite
6
4
9
Procedimiento de los trmites
5
5
6
Teléfono de la notaria
4
2
6
Tarifas notariales
4
5
2
Nombre del notario 1
1
Noticias relacionadas 1
1
Dirección Web de la superintendencia de notariado y registro 1
2
1
Marco legal de cada trámite 1
1
Información sobre trámites 1
2
Correo electrónico del notario
1
No responde
35
33
37
Base: Encuestados que mencionaron
si tienen sitio Web y mencionaron
que información esta publicada
246
155
91
Base: [Expandida]
573
336
237
39
7. En una escala de 1 a 10 donde 1 es muy bajo y 10 es muy alto. ¿Cuál es el nivel de avance de su notaria en la
publicación de información básica a través del sitio Web?
%
1
1
2
2
100%
3
3
6
3
4
80%
20
4
5
5
60%
6
6
7
13
40%
17
7
8
17
8
20%
9
9
0%
10
8
8
2
6
TTB: 9%
1
3
17
6
11
19
25
14
14
17
10
10
8
17
3 8
TTB: 4%
7
4
4
TTB: 17%
2
Subsidiada
No subsidiada
Base: Encuestados que mencionaron
si tienen sitio Web
252
159
93
Base: [Expandida]
587
344
242
10
Total
40
8. ¿Usted considera que el Programa Gobierno en línea del Ministerio de TIC le ha dado la orientación necesaria para
cumplir la meta de publicación de información en el sitio Web de su propia notaria?
Si
No
%
No Responde
100%
1
80%
1
57
53
42
47
Total
Subsidiada
62
60%
40%
20%
37
0%
No subsidiada
Base: Encuestados que mencionaron
si tienen sitio Web
252
159
93
Base: [Expandida]
587
344
242
41
9. ¿Se pueden realizar trámites en línea a través del sitio Web de la notaria?
Si
No
%
No Responde
100%
80%
60%
68
56
77
40%
20%
32
44
23
0%
Total
Subsidiada
No subsidiada
Base: Encuestados que mencionaron
si tienen sitio Web
252
159
93
Base: [Expandida]
587
344
242
42
[9A] ¿Cuáles?
%
Total
67
Solicitud de documentos / certificados
No subsidiada
53
27
Solicitud registros
Pago de impuestos
Subsidiada
78
31
24
10
17
Otro
5
11
No informa
5
8
2
Base: Encuestados que realizan
trámites en el sitio Web
77
36
41
Base: [Expandida]
185
78
107
43
10. ¿Planea en un futuro próximo ofrecer trámites en línea en sitio Web de la notaria?
Si
No
%
100%
5
4
7
95
96
93
Total
Subsidiada
No subsidiada
80%
60%
40%
20%
0%
Base: Encuestados que no realizan
trámites en el sitio Web
298
204
94
Base: [Expandida]
687
442
245
44
11. ¿Por qué razones NO Planea en un futuro próximo ofrecer tramites en línea en sitio Web de la
notaria?
%
Total
Falta de capitación para el desarrollo de trámites en línea
24
Falta acceso a Internet a través de banda ancha
23
Restricciones de la normatividad
21
Falta de recursos económicos
18
Subsidiada
33
La demanda de servicios notariales es muy baja
6
No responde
7
14
44
43
22
13
Falta de interés
No subsidiada
15
11
14
11
14
Base: Encuestados que no planean
ofrecer trámites en línea
16
9
7
Base: [Expandida]
38
20
18
45
Comentarios
%

El 67% de las notarias tiene sitio Web. El resultado es muy similar en los dos segmentos.

Tres grupos o niveles de información claramente definidos se publican en los sitios Web de las notarias:
El primero con porcentajes muy altos, cercanos al 90%, son los datos generales (dirección,
teléfono, nombre del notario y horario).
El segundo con porcentajes de alrededor del 80% es la información general relacionada con los
servicios / trámites que se pueden realizar y el correo electrónico.
Y el tercer grupo con porcentajes de entre el 50% y el 30% tiene que ver con información más
especifica: dirección Web de la superintendencia de notariado y registro (49%), procedimiento
de los trámites (47%), requisitos de cada tramite (46%), tarifas notariales (46%), régimen legal
de las notarias (31%), noticias relacionadas (31%) y marco legal de cada tramite (29%).

El 35% de los encuestados no respondió la pregunta referida, la siguiente respuesta con el porcentaje más
alto es “Servicios / Trámites que se pueden realizar”. Todas las demás obtienen bajos porcentajes.
46
Comentarios
%

Con relación al nivel de avance de la notaria en la publicación de información básica a través del sitio Web,
en una escala de 1 a 10 donde 1 es muy bajo y 10 es muy alto, las notarias subsidiadas estiman un 5.9 y las,
no subsidiadas 6.5.

La respuesta mayoritaria es que el Programa Gobierno en línea no le ha dado la orientación necesaria para
cumplir la meta de publicación de información en el sitio Web de la notaria. A nivel total el porcentaje
obtenido es del 57%, en el segmento subsidiada 53% y entre las no subsidiadas 62%.

Se observa que en el 68% de las notarías no se pueden realizar trámites en línea. Entre las subsidiadas el
porcentaje para esta respuesta es más alto (77%), mientras que entre las no subsidiadas es del 56%.

Los trámites que más se realizan son solicitudes de documentos / certificados (67%) y solicitud de registros
(27%).

El 95% de las notarias que no realizan trámites en su sitio Web planean en el futuro ofrecerlos.
47
Portal Notarial Colombiano
Portal del Notariado Colombiano
%
La penetración de este servicio es cada vez más alta
PORTAL NOTARIAL
COLOMBIANO
Aunque existen niveles de
consulta diferentes, en general
los notarios acceden con un
cierta frecuencia, motivados
especialmente por la posibilidad
de actualizarse en diferentes
temas
Actualización de Jurisprudencia
Consulta de resoluciones
Normatividad
Información sobre circulares
Información general
Instrucciones administrativas
para participar en concursos
Desarrollo de noticias locales,
nacionales, internacionales
Horarios
Tarifas
“Allí hay mucho concepto, mucha resolución, una persona que quiera aprender alguna cosa, allí también hay mucha
cultura sobre notariado, es una página que además de brindar información, es educativa en el sentido de que allí hay
conceptos de la Superintendencia; el abogado que quiera conocer un tema “x”, puede acceder ”
“Me parece valiosa …porque si los funcionarios utilizaran el portal pues evitaríamos de pronto esa pérdida de tiempo y esa
congestión porque ellos mismos accederían a una fuente fidedigna, verían los procesos notariales , las tarifas la forma de
liquidarlos… además para los ciudadanos en las consultas porque nosotros vivimos congestionados y los funcionarios
muchas veces no tienen tiempo”
49
49
PNC – Portal del Notariado Colombiano
%
Los requerimientos de la información que desearían encontrar sugieren dos perspectivas que
definen el interés del usuario
PORTAL NOTARIAL
COLOMBIANO
ORIENTACIÓN
Orientación sobre:
•Cómo realizar una tutela
•Elaboración de minutas antes de que
sea firmada
*En general de todo los procesos
jurídicos que ameriten la asesoría de
un especialista
CONSULTA
Disponibilidad de:
•Paz y salvo del
impuesto predial
•Certificado de
Tradición
Estado de trámites
Requisitos para
tramitar
•Matrimonio
•Compra-venta de
inmuebles
•Sucesión
•Registro civil
•Protocolo
Novedades
“Como te decía la información de normatividad, tener actualizada a la
gente, que tal o cual trámite tiene una base normativa diferente, poderla
conocer por parte del usuario, y decir, ah bueno, es que yo me basaba en el
decreto X, pero hoy este decreto agrego tal cosa; entonces información
para tener al tanto a la gente, que se debe hacer, es una gran ventaja”
Tarifas
50
50
PORTAL NOTARIAL COLOMBIANO - Expectativas
Los comentarios con relación al Portal Notarial Colombiano no apuntan en una sola dirección. Hay
%
sugerencias de quienes lo consultan permanentemente y consideran que es muy completo porque
contiene información básica y de aquellos que no lo consultan frecuentemente
Qué debe dejar de hacer?
Qué debe mantener ?
Aisladamente se comenta
Filtrar más la información para que
no se “sature” de datos, dado que
para un par de notarios se quiere
mostrar tantas cosas y datos que no
llega a ser tan amigable visualmente
Mantener para el ciudadano
la opción de quejas y reclamos
“Que no se llene tanto la veo como llena y de pronto le empiezan a poner cosas que no
vienen al caso ”
“Lo de quejas y reclamos es un buen sistema, aunque de verdad deben mejorarlo pues uno
puede escribir y no pasar nada, pero es importante mantener eso”
Qué debe hacer en el futuro?
Otras sugerencias
Particularmente se menciona que no se
ha recibido orientación para alimentar la
información en la página.
Incluso otra notaría sugiere que la
Superintendencia publique directamente
las actualizaciones y la información, de
manera que las notarías no tengan que
alimentar esa información
Que se publiquen edictos de
matrimonios , sucesiones, avisos de
remates
Instalar un chat para realizar consultas
51
12. ¿Conoce el Portal Notarial Colombiano http://www.notariadocolombiano.com.co/portal/?
Si
No
%
100%
80%
28
22
72
78
Total
Subsidiada
37
60%
40%
63
20%
0%
No subsidiada
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
52
13. ¿Ha visitado el Portal Notarial Colombiano http://www.notariadocolombiano.com.co/portal/?
Si
No
%
100%
12
10
15
88
90
85
Total
Subsidiada
No subsidiada
80%
60%
40%
20%
0%
Base: Encuestados que conocen el
Portal Notarial Colombiano
272
187
85
Base: [Expandida]
627
405
222
53
16. ¿Qué tipo de información ha consultado en el Portal?
%
Total
Subsidiada
48
Normatividad (estatuto notarial y normas a nivel nacional)
No subsidiada
46
Directorio de Notarias
34
Servicios (notariales en línea, tramites notariales, consultas)
32
32
Información acerca del Portal Notarial Colombiano
29
30
53
37
29
32
26
Calendario de eventos
10
12
7
Preguntas Frecuentes
9
12
4
Noticias (internacionales, económicas y políticas)
8
7
4
4
Circulares
11
4
1
Perfiles de notarios
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
54
15. ¿ Por qué razones usted no ha consultado el Portal Notarial Colombiano?
%
Total
Subsidiada
30
Falta de tiempo
16
24
Falta de interés
No subsidiada
46
32
15
Dificultades para ingresar
18
21
Me siento muy lejano a la tecnología
15
21
8
No he tenido la necesidad de hacerlo
15
21
8
Falta de conocimiento sobre su existencia
15
7
15
Base: Encuestados que no han
visitado el Portal Notarial
Colombiano
32
19
13
Base: [Expandida]
75
41
34
55
14. ¿Cómo califica el Portal Notarial Colombiano, http://www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
%
La disponibilidad de la información de las notarias
100%
1
6
2
6
58
51
6
80%
[5] Excelente
[4] Muy Buena
60%
72
[3] Buena
[2] Regular
40%
[1] Mala
20%
16
16
TTB: 35%
TTB: 41%
19
25
Total
Subsidiada
14
8
0%
TTB: 22%
No subsidiada
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
56
14. ¿Cómo califica el Portal Notarial Colombiano, http://www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
El volumen de información
%
100%
11
11
58
52
11
80%
[5] Excelente
[4] Muy Buena
60%
69
[3] Buena
[2] Regular
40%
[1] Mala
20%
0%
18
17
TTB: 31%
TTB: 37%
14
19
16
4
Total
Subsidiada
No subsidiada
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
TTB: 20%
57
14. ¿Cómo califica el Portal Notarial Colombiano, http://www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
La veracidad de la información del portal
%
100%
4
3
53
52
15
15
6
80%
[5] Excelente
[4] Muy Buena
55
60%
[3] Buena
[2] Regular
40%
[1] Mala
20%
TTB: 45%
TTB: 43%
16
TTB: 39%
28
30
23
Total
Subsidiada
No subsidiada
0%
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
58
14. ¿Cómo califica el Portal Notarial Colombiano, http://www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
%
El nivel de actualización de información
100%
1
12
1
12
54
50
3
13
80%
[5] Excelente
[4] Muy Buena
60%
61
[3] Buena
[2] Regular
40%
[1] Mala
20%
16
17
16
TTB: 33%
TTB: 37%
21
TTB: 23%
4
0%
Total
19
Subsidiada
No subsidiada
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
59
14. ¿Cómo califica el Portal Notarial Colombiano, http://www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
%
La utilidad de los contenidos
100%
1
6
1
6
56
52
6
80%
[5] Excelente
[4] Muy Buena
60%
65
[3] Buena
[2] Regular
40%
[1] Mala
20%
20
19
TTB: 41%
TTB: 37%
17
22
Total
Subsidiada
22
TTB: 29%
7
0%
No subsidiada
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
60
14. ¿Cómo califica el Portal Notarial Colombiano, http://www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
%
La facilidad de navegación
100%
80%
5
6
19
18
51
45
1
21
[5] Excelente
[4] Muy Buena
60%
[3] Buena
[2] Regular
63
40%
[1] Mala
20%
0%
14
12
13
Total
TTB: 25%
17
Subsidiada
TTB: 31%
9
6
TTB: 15%
No subsidiada
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
61
14. ¿Cómo califica el Portal Notarial Colombiano, http://www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
El diseño (Tamaño, letra, colores, organización)
%
100%
1
13
5
8
80%
[5] Excelente
[4] Muy Buena
60%
53
56
61
[3] Buena
[2] Regular
40%
17
17
[1] Mala
20%
TTB: 42%
TTB: 36%
19
25
Total
Subsidiada
16
9
0%
TTB: 25%
No subsidiada
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
62
14. ¿Cómo califica el Portal Notarial Colombiano, http://www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
%
El funcionamiento de los Enlaces a otras notarias
100%
4
16
4
18
4
14
53
48
62
13
12
80%
[5] Excelente
[4] Muy Buena
60%
[3] Buena
[2] Regular
40%
[1] Mala
20%
0%
14
Total
TTB: 27%
18
Subsidiada
TTB: 30%
16
4
TTB: 20%
No subsidiada
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
63
14. ¿Cómo califica el Portal Notarial Colombiano, http://www.notariadocolombiano.com.co, en cuanto a
%
Lenguaje
100%
3
5
7
80%
[5] Excelente
[4] Muy Buena
60%
59
63
71
[3] Buena
[2] Regular
40%
[1] Mala
20%
17
16
16
TTB: 32%
TTB: 38%
21
0%
Total
Subsidiada
15
TTB: 22%
7
No subsidiada
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
64
17. En una escala de 1 a 5 donde 1 es completamente en desacuerdo, 2 es en desacuerdo 3 es ni de acuerdo
ni en desacuerdo 4 es De acuerdo y 5 es completamente de acuerdo, Por favor dígame para cada una de las
siguientes afirmaciones según su grado de acuerdo o desacuerdo.
%
Es una herramienta valiosa para los notarios
100%
80%
3
1
42
3
2
4
42
43
[5] Totalmente de acuerdo
60%
[4] De acuerdo
TTB: 96%
TTB: 97%
TTB: 94%
[3] Ni de acuerdo ni en desacuerdo
40%
[2] En desacuerdo
[1] Totalmente en desacuerdo
20%
54
55
51
Total
Subsidiada
No subsidiada
0%
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
65
17. En una escala de 1 a 5 donde 1 es completamente en desacuerdo, 2 es en desacuerdo 3 es ni de acuerdo
ni en desacuerdo 4 es De acuerdo y 5 es completamente de acuerdo, Por favor dígame para cada una de las
siguientes afirmaciones según su grado de acuerdo o desacuerdo.
Es una herramienta valiosa para los ciudadanos y empresas porque agrega
la información de las notarías de todo el país
%
100%
80%
[5] Totalmente de acuerdo
3
1
3 1
42
44
TTB: 96%
60%
[4] De acuerdo
21
49
TTB: 96%
TTB: 96%
[3] Ni de acuerdo ni en desacuerdo
40%
[2] En desacuerdo
[1] Totalmente en desacuerdo
52
55
Total
Subsidiada
No subsidiada
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
20%
47
0%
66
17. En una escala de 1 a 5 donde 1 es completamente en desacuerdo, 2 es en desacuerdo 3 es ni de
acuerdo ni en desacuerdo 4 es De acuerdo y 5 es completamente de acuerdo, Por favor dígame para
cada una de las siguientes afirmaciones según su grado de acuerdo o desacuerdo.
%
Es un espacio que genera comunidad al interior de los notarios
100%
42
5
5
2
10
8
80%
[5] Totalmente de acuerdo
60%
[4] De acuerdo
47
45
TTB: 94%
TTB: 89%
40
TTB: 81%
[3] Ni de acuerdo ni en desacuerdo
40%
[2] En desacuerdo
[1] Totalmente en desacuerdo
20%
45
47
40
Total
Subsidiada
No subsidiada
0%
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
67
17. En una escala de 1 a 5 donde 1 es completamente en desacuerdo, 2 es en desacuerdo 3 es ni de acuerdo
ni en desacuerdo 4 es De acuerdo y 5 es completamente de acuerdo, Por favor dígame para cada una de las
siguientes afirmaciones según su grado de acuerdo o desacuerdo.
%
Es una herramienta que impacta la calidad de vida de los ciudadanos
100%
1
6
3
6
5
7
6
44
45
11
80%
[5] Totalmente de acuerdo
60%
[4] De acuerdo
TTB: 89%
TTB: 86%
[3] Ni de acuerdo ni en desacuerdo
43
TTB: 80%
40%
[2] En desacuerdo
[1] Totalmente en desacuerdo
20%
42
44
37
Total
Subsidiada
No subsidiada
0%
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
68
18. ¿ Usted que le agregaría o mejoraría al Portal Notarial Colombiano?
%
Total
Subsidiada
No subsidiada
Mantener actualizada la información
14
15
13
Facilidad de uso / amigable
11
9
Publicar información de temas puntuales
7
6
8
Un portal más interactivo
5
3
10
Darle mayor difusión / darlo a conocer
5
5
4
Ofrecer capacitación a los notarios 5
Un Chat directo para consultar información que no figure en el 2
portal
5
4
3
1
Mayor cobertura / vincule todas las notarías 2
1
3
Poder acceder a través de tecnología móvil 1
2
Mejorar el diseño / presentación 1
1
Otro 2
2
45
Nada
No sabe
9
15
48
39
8
11
Base: Encuestados que han visitado
el Portal Notarial Colombiano
240
168
72
Base: [Expandida]
552
364
188
69
Comentarios
%

En un porcentaje cercano al 70% el portal es conocido. Este porcentaje es más alto entre las notarias
subsidiadas que entre las no subsidiadas (78% y 63% respectivamente). Entre quienes lo conocen lo ha
visitado el 88%.

Entre quienes han visitado el Portal Notarial Colombiano se observa que el promedio más alto en la
calificación lo obtiene “La veracidad de la información” (3.7) y el más bajo “La facilidad de navegación”
(3.1), resultados que revelan la necesidad de hacer ajustes en todos los atributos evaluados. Las
calificaciones obtenidas en promedio son en su orden:
La veracidad de la información del portal 3.7
La utilidad de los contenidos 3.5
El diseño 3.5
Lenguaje 3.4
El nivel de actualización de información 3.3
El funcionamiento de los enlaces a otras notarias 3.2
La facilidad de navegación 3.1

La información que más se consulta en el Portal es en su orden: Normatividad - Estatuto notarial y
normas a nivel nacional (48%), Directorio de Notarias (34%), Servicios notariales en línea, tramites
notariales, consultas (32%) e Información acerca del Portal Notarial Colombiano (29%).
70
Comentarios

%
A nivel de top two boxes (sumatoria de los rangos de respuesta totalmente de acuerdo y de acuerdo) se
observa que El Portal Notarial Colombiano genera importantes niveles de acuerdo en cuatro temas claves
de su misión:
Es una herramienta valiosa para los notarios (96%)
Es una herramienta valiosa para los ciudadanos y empresas porque agrega la información de las
notarías de todo el país (96%)
Es un espacio que genera comunidad al interior de los notarios (89%)
Es una herramienta que impacta la calidad de vida de los ciudadanos (86%)

El anterior hallazgo significa que los atributos de la herramienta relacionados con su utilidad para mejorar la
relación de los notarios con sus pares y con los ciudadanos e impactar la calidad de vida de los usuarios de
las notarias, tienen una evaluación muy favorable. Sin embargo con relación a las características de la
herramienta, los notarios sí perciben áreas de mejora en aspectos como la facilidad de navegación, el
funcionamiento de los enlaces con otras notarías, el volumen y disponibilidad y nivel de actualización de la
información, la utilidad de los contenidos y el diseño de la página. Si éstos temas se optimizan tendrán
probablemente un impacto muy positivo sobre el nivel de uso y apropiación de la herramienta entre los
notarios.

El 45% de los consultados no dio sugerencias para agregar o mejorar el Portal. Aquellas con las menciones
más altas son mantener actualizada la información (14%) y facilitar de uso, que sea amigable (11%).
71
Ventanilla única de tramites notariales (VUT)
Ventanilla Única de Trámites Notariales
%
Aunque no se tiene pleno conocimiento, los notarios expresan tener una noción de su
funcionamiento, incluso porque señalan que ya está operando en ciudades como Bogotá
Opera bajo la premisa de la
“centralización de trámites y
procesos”, que en efecto ya se
viene implementando
Actualmente en algunas ciudades como Cali,
Bucaramanga y Barranquilla el manejo centralizado
da muestras de que ésta es una herramienta que
conlleva grandes beneficios.
El futuro apunta hacia la consolidación de este
sistema mediante el enlace con la Registraduría
Nacional de la Nación
Para los notarios en general,
esta propuesta no tiene
desventajas pues lo que
pretende es disminuir la
tramitología
UNA GRAN VENTAJA DE ESTA PROPUESTA SE
RELACIONA CON LA POSIBILIDAD DE
ARTICULAR LA GESTIÓN DE VARIAS ENTIDADES
“hoy en día el Estado tiene que estar en línea con todo para saber qué está pasando; nosotros estamos en línea con la Alcaldía
de Cali, para darnos cuenta cuando hay un pago de un predial, si el paz y salvo es o no verdadero, eso es importante y con la
Registraduría tenemos línea pero aquí a nivel del Valle, pero se está implementando una línea a nivel nacional, tú por ejemplo
vives en Riohacha y vienes a Cali y necesitas un registro civil, yo te lo puedo expedir desde aquí, entonces no tienes que ir a
Riohacha, eso se está implementando, entonces qué pasa, con el tiempo todas las entidades van a estar en línea”
73
Servicios equiparables
%
Otros servicios que operan bajo el mismo concepto en línea , sirven como referente para
proyectar cómo sería funcionamiento en temas notariales .
Este servicio de hecho facilita provisionalmente el registro de las escrituras
Se tiene
acceso a los comprobantes fiscales relacionado con este registro provisional
Facilita que la notaría comunique directamente a la oficina de registro el acto o contrato, se
inscriba, mientras se hace el trámite interno en la notaria de sacar las copias
Expide
el paz y salvo del impuesto predial, los estados de cuenta del impuesto predial,
Estados de cuenta con el IDU.
“La ventalla única de tramites notariales en si no la conozco, conozco la ventanilla única de registro, que sé que los notarios en
Bogotá, Cartagena y en Barranquilla, la implementaron y es que busca la seguridad del ciudadano al hacer un trámite notarial,
que quede en suspenso, un folio de matricula hasta que no se registre el trámite que en línea, se hace con registro, esa es la que yo
conozco”
“Con los trámites de los inmuebles y los registros civiles se está garantizando seguridad jurídica, porque tiene que ver
con que la situación del inmueble que se dice, sea verdad, si por ejemplo alguien dice que el inmueble no está
hipotecado, que no esté hipotecado, entonces cómo se comprueba en línea, en tiempo real se consulta con el número
de matrícula inmobiliaria y se verifica directamente desde la misma Notaría”
74
19. ¿Conoce o ha oído mencionar la “Ventanilla Única de Tramites Notariales” (VUT)?
Si
No
%
No Responde
100%
80%
1
26
22
74
78
Total
Subsidiada
32
60%
40%
67
20%
0%
No subsidiada
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
75
20. La “Ventanilla Única de Trámites Notariales”, es una iniciativa del ministerio de las TIC y el programa
Gobierno en Línea, que busca se ofrezcan servicios notariales en línea.
¿Qué impacto tendría la puesta en marcha de La “Ventanilla Única de Trámites Notariales” en la gestión de
su notaria?
%
Total
Subsidiada
43
Agilizaría los trámites notariales
44
22
El servicio al usuario sería más eficiente
No subsidiada
41
29
El acceso a los servicios notariales sería mas fácil
13
10
Ahorraría tiempo a los usuarios
13
13
13
19
13
Ahorraría costos a los usuarios
7
8
6
Mejoraría la cobertura del servicio notarial
5
5
7
Aumentaría la confianza / seguridad de los usuarios
5
4
7
Incentivaría el uso de las TIC 2
2
2
Contribuiría a la transparencia 1
1
Aumentaría los costos para las notarías 1
1
1
Otro
Ninguno
9
No sabe
11
8
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
13
4
15
76
21. De los tramites que ofrece la notaria ¿ Cuáles serian los tres que usted considera se deberían
ofrecerse en línea a través de la Ventanilla Única de Trámites Notariales?
Total
%
Subsidiada
33
Nacimientos
Compraventa
20
Escrituras (pagos, certificados, solicitudes)
20
Corrección en el registro civil
20
No subsidiada
42
26
28
10
39
8
28
8
19
Certificados (tradición y libertad, supervivencia)
12
Cancelación de Hipoteca
11
13
8
Matrimonios
11
13
8
Autorización permanente para salida del país de un menor de edad
10
13
6
Hipoteca
10
10
Cambio de nombre
9
12
4
Actualización de nomenclatura
9
10
7
Defunciones
8
8
7
Declaraciones Extra Juicio
8
7
9
Autenticaciones
8
8
7
Reconocimiento de hijos
8
Afectación a vivienda familiar
6
6
Inventario solemne de bienes
5
8
Cancelación a la afectación de vivienda familiar
4
4
4
Reglamento de propiedad horizontal
4
4
4
6
12
10
1
4
1
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
Continúa… 77
21. De los tramites que ofrece la notaria ¿ Cuales serian los tres que usted considera se deberían
ofrecerse en línea a través de la Ventanilla Única de Trámites Notariales?
Total
%
Subsidiada
No subsidiada
Poder general
4
4
3
Divorcios
4
4
3
Disolución y liquidación de la sociedad conyugal
4
5
1
Constitución de patrimonio de familia
4
5
1
Transformación de sociedad comercial 3
3
3
Pagos (impuestos, ...) 3
1
5
Cancelación patrimonio de familia 3
3
3
Reforma de Estatutos 3
3
1
Solicitud paz y salvos 3
1
4
Testamento 2
3
2
Constitución de Sociedad 2
4
Liquidación de sociedad comercial 2
3
1
Reforma al reglamento de propiedad horizontal 1
1
1
Disolución de sociedad comercial 1
1
1
Remates 1
1
1
Cesión de cuotas
1
Sucesiones
1
Otro
No sabe
1
4
3
7
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
78
Comentarios
%

La Ventanilla Única la conoce a nivel total el 74% de los notarios consultados. Se observa, que el
porcentaje de conocimiento es más elevado entre las notarias subsidiadas que entre las no
subsidiadas (78% y 67% respectivamente).

Con relación al impacto que tendría la puesta en marcha de La Ventanilla Única de Trámites
Notariales en la gestión de su notaria todas las respuestas se relacionan principalmente con dos
temas claves en la prestación de los servicios notariales: agilidad y eficiencia en los trámites.

Entre los trámites que los notarios consideran se deberían ofrecer en línea a través de la Ventanilla
Única de Trámites Notariales cuatro tienen los porcentajes más altos: nacimientos (33%),
compraventas (20%), escrituras (20%) y corrección en el registro civil (20%). Sin embargo, visto por
segmentos, se observan diferencias importantes. Nacimientos en las notarias subsidiadas obtiene
26% y en las no subsidiadas 42%. Compraventa en las notarias subsidiadas obtiene 28% y en las no
subsidiadas 10%. Escrituras en las notarias subsidiadas obtiene 8% y en las no subsidiadas 39%.
Corrección en el registro civil en las notarias subsidiadas obtiene 28% y en las no subsidiadas 8%.
79
Limitaciones y restricciones de la Iniciativa Notarías en Línea
Tecnologías de la Información y los dispositivos Móviles
%
Considerando que se exploró la viabilidad de hacer extensivos los
servicios notariales en línea a dispositivos móviles, así como a la
utilización de la firma digital, a continuación se presentan las opiniones
de los notarios al respecto
81
Aspectos Favorables
Firma Digital – Aspectos Positivos
FIRMA DIGITAL O IDENTIFICACIÓN BIOMÉTRICA
%
Notario
Promueve una relación directa entre estos dos
actores
Es un aval para el despacho y para usuario de que pertenece a la
persona y está autorizada para hacer los trámites
Facilitaría notablemente los trámites cuando los interesados se
encuentran en otra ciudad o país
Evita fraudes
Facilitará y modernizará el trámite de registro de nacimiento
defunción , para matrimonio
“La firma digital es un avance, eso trabajan pues obviamente con una gran seguridad, personas que con unos hologramas, etc.,
logran establecer ese tipo de firma y el Notario con unos códigos acá también de seguridad la puede confirmar, la firma digital
para mí es buena”
82
Aspectos menos Favorables
Aspectos menos favorables
%
Los notarios perciben que los beneficios de la iniciativa no son tan visibles y manifiestan
sentirse insatisfechos por expectativas no cumplidas de proyectos adelantados en el pasado
Al no tener un enlace directo con la Registraduría, se minimiza el impacto de
su alcance, dado que solo permite validación parcial de aspectos que reporta
el ciudadano.
“La identificación biométrica o huella digital, yo la tengo implantada aquí pero no la tengo en comunicación
con la Registraduría Nacional , entonces esa es una cuestión que sirve internamente, pero si yo tengo la
comunicación en línea, esa sí es una gran ventaja porque yo sé que ese señor sí es”
La implementación no ha podido ser un hecho completamente real , lo cual
reduce las expectativas de que en efecto pueda llegar a ser un recurso
funcional y que preste un servicio en tiempo.
“ Por lo que hemos leído y hemos oído, eso no pasa de ser un cántico a la bandera, eso no tiene ninguna utilidad
práctica, yo tengo, yo compré la clave de certi-cámara y todas esas cosas, no ha venido la primera persona a decirme
nada , llevo dos años con esa vaina”
“Aquí hay una figura que se llama la firma digital que existe hace más de 10 años en el país, una norma, una ley, pero
es difícil implementarla porque es que una de las características del servicio notarial es la identificación del cliente”
83
Teléfonos Móviles
%
Aunque lo ven viable, algunos opinan que no se podrían realizar
con procesos complejos, su funcionalidad apuntaría más a temas
de consulta y requerimientos .
Sin embargo, en general afirman que el beneficio es notable en la
medida que hace asequible el servicio al usuario en todo
momento y lugar, permitiendo mayores beneficios.
“Yo no estoy de acuerdo, porque esos trámites de celulares son más que todo para
operaciones bancarias, el quitar y poner, pero es que para un negocio jurídico eso no funciona,
el negocio jurídico requiere por ejemplo presentación de la persona, verificación, necesitamos
consenso, acuerdo y esa vaina por celular, eso no”
“ información si puedes conseguir, tú coges tu BlackBerry te metes a Internet e igual entraste a
la página y sacas información, solamente información, pero no para trámites.
84
22. En términos generales ¿Que ventajas percibe de la Iniciativa Notarias en Línea?
Ventajas
%
Total
Mejoraría los tiempos de atención (rapidez y agilidad)
Subsidiada
46
Permitiría ofrecer un mejor servicio a los usuarios
47
18
Ahorraría tiempo a los usuarios
Proporcionaría comodidad a los usuarios para solicitar
servicios / hacer trámites
Aumentaría la confianza y seguridad de los usuarios /
disminuiría el fraude
La información estaría disponible todo el tiempo
No subsidiada
45
23
12
14
18
7
13
15
11
10
10
10
10
9
12
La información estaría unificada
6
5
7
Ahorraría costos a los usuarios / economía
5
3
8
Mejoraría la comunicación con los ciudadanos
5
4
7
Ahorraría tiempo a los funcionarios de la notarìa1 2
2
3
Ninguna 2
3
1
4
2
No responde
7
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
85
22. En términos generales ¿Que desventajas percibe de La Iniciativa Notarias en Línea?
%
Desventajas
Total
Inseguridad para el manejo de documentos e información
Implicaría tener una infraestructura de TIC robusta a las
notarías
Trato impersonal / se pierde relacionamiento con los usuarios
Subsidiada
16
15
12
16
4
0
3
3
Ocasionaría problemas en el servicio cuando se caiga el
sistema 3
No subsidiada
16
7
10
4
3
1
Falta de transparencia / legalidad 2
2
3
Implicaría capacitar al personal de la notaría 2
2
3
Costos de inversión muy altos para las notarias 1
1
Generaría desempleo / disminuiría el número de notarías 1
0
52
Otro
Ninguna
6
1
55
49
4
8
No responde
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
86
23. ¿Que aspectos o servicios le agregaría a la Iniciativa Notarias en Línea?
%
Total
Subsidiada
No subsidiada
Publicaría información de procesos notariales (pasos, requisitos,
documentos)
6
6
7
Aumentaría la cobertura / vincular a todos los municipios
5
3
7
Posibilitaría enlace con otras entidades del Estado
4
4
5
Mejoraría la plataforma / tecnología de punta
3
4
Limitaría el acceso indiscriminado al archivo notarial / seguridad
2
2
Le daría mayor difusión
2
3
1
Pondría a disposición un directorio de notarias
1
2
1
Posibilitaría a los usuarios de interactuar con los notarios
1
1
1
Dispondría de una biblioteca jurídica con motor de búsqueda
1
0
1
Daria opción de trabajar con huella digital
0
1
Otro
1
3
No responde
4
61
Ninguno
1
55
65
13
18
9
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
87
Comentarios
%

El 46% de los notarios manifiesta que la principal ventaja que se percibe de la iniciativa Notarías en
Línea es el impacto en los tiempos de atención que redundaría en rapidez y agilidad en la atención al
usuario.

El 52% de los notarios consultados no percibe desventajas de la iniciativa. Sin embargo el 16% señala
el tema de la inseguridad para el manejo de documentos y el 12% que implicaría disponer de
infraestructura tecnológica robusta en las notarias para alinearse con los principales objetivos de la
iniciativa.

El 61% de los encuestados responde que no le agregaría servicios a la iniciativa Notarías en Línea. Y el
87% no le quitaría servicios.
88
Firma Digital
24. ¿Tiene usted firma digital?
Si
No
%
100%
80%
37
40
33
63
60
67
Total
Subsidiada
No subsidiada
60%
40%
20%
0%
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
90
25. ¿Utiliza frecuentemente su firma digital?
%
100%
80%
50
50
51
10
8
12
21
22
Muy frecuente
Poco frecuente
60%
Casi nunca
Nunca
40%
TTB: 42%
TTB: 40%
20%
20
TTB: 37%
19
20
18
Total
Subsidiada
No subsidiada
0%
Base: Encuestados que tienen usted
firma digital
236
145
91
Base: [Expandida]
551
314
237
91
26. ¿Para qué tipo de trámites usa su firma digital?
Total
%
Trámites ante la DIAN / pagos
Subsidiada
59
Impuestos / la parte tributaria / informes
11
Escrituras públicas
11
Cámara de Comercio
No subsidiada
66
49
15
7
7
9
16
1
20
IVA
4
7
Declaración de renta
3
5
Para enviar escrituras a otros departamentos del país y otros países
2
4
Solicitar información sobre inmuebles a través del VUR
2
4
Pago/envío de escrituras firmadas digitalmente a través de la plataforma VUR
2
4
Pagos a entidades bancarias
1
2
Trámite de sociedades 1
2
1
2
Documento de tesorería impuesto de anotaciones
Compraventa 1
1
Pago de seguridad social 1
1
Otro
3
3
2
No responde
3
1
4
Base: Encuestados que utilizan su
firma digital
118
73
45
Base: [Expandida]
276
158
117
92
27. ¿Considera que es útil contar con firma digital?
Si
No
%
No Responde
100%
8
5
1
11
92
95
88
Total
Subsidiada
No subsidiada
80%
60%
40%
20%
0%
Base: Total Encuestados
375
240
135
Base: [Expandida]
872
520
352
93
Comentarios
%

El 63% de los notarios tiene firma digital el 37% restante no.

El uso de la firma digital no es habitual, solamente el 19% de los notarios la utiliza muy frecuentemente,
el 21% poco, el 10% casi nunca y el 50% nunca.

Entre quienes utilizan la firma digital su principal uso es en trámites ante la DIAN.

Y por último el 92% de los encuestados considera que es útil contar con la firma digital.
94
%
Finalmente los notarios expresan los prosy los contras de llevar a cabo el proyecto
95
Finalmente cómo se percibe entonces el servicio en línea en las notarías?
Aspectos Favorables
%
Las menciones más frecuentes se refieren a:
Proporciona mayor seguridad Jurídica
Reduce el nivel de engaños ej : Intermediarios que falsifican
documentos; hacerlo en línea permite identificar la procedencia
Cambia la imagen de las Entidades estatales al proyectarse más
eficientes y especialmente transparentes
Las menciones menos frecuentes se refieren a:
Fomenta el control financiero como los recaudos de diversa índole
ej. Impuestos
Mejora la calidad de vida del funcionario estatal: Realiza procesos en
menor tiempo,
Disminuye costos: En papelería, en personal.
96
Aspectos menos favorables
Aspectos
menos Favorables
%
A pesar de los motivadores identificados, los elementos que surgen como posibles
barreras son:
La exigencia de una gran inversión podría ser una
barrera en la medida que no haya suficiente
compromiso estatal para hacer ejecutable en un
corto-mediano plazo, un proyecto tan ambicioso
En algunos casos genera
escepticismo
Se puede reducir su alcance en caso de que no haya un alto
compromiso de cada notario a nivel personal y un actitud de
receptividad a los cambios
Exige personal idóneo y más capacitado, lo cual puede incrementar
costos de contratación
Las limitantes de conectividad e infraestructura en el territorio nacional
especialmente en pequeños pueblos y municipios, podría dilatar la
implementación
“Nada es difícil en cuestión tecnológica si existen los elementos y si existen los recursos.. lo que pasa es que yo creo que cuando uno
pretende abarcar tanto, no alcanza nada….fijémonos un propósito, vamos a hacer este año esto, saquemos eso adelante entre
todos… yo pregunto: Muéstrame qué tenemos en este momento concreto y ahí empezamos a charlar, mientras tanto estamos
hablando carreta”
97
Qué trámites pueden realizarse mediante la iniciativa ?
%
Los trámites que se consideran viables por no requerir de intermediación son
Copias de documentos
Conceptos Jurídicos
Los notarios concuerdan en que éstas son opciones que
permiten seguimiento en línea, aspecto que representaría hacer
la gestión de la notaría mucho más eficiente y por ende con
grandes beneficios para el ciudadano
Expedición de paz y salvo
de impuesto predial
Valorizaciones- Paz y salvo
Certificado de cámara y
comercio
Certificado de Registro
Verificación de la vigencia
de poderes
En qué va mi
trámite?
Se aclara que en el caso de algunos
trámites, acudir a la notaría es un paso que
debe realizarse en una etapa inicial, sin
embargo, posteriormente el contacto se
haría a través de medios electrónicos lo que
representa ahorro de tiempo y dinero
“Esto ayudaría mucho .. obviamente para el ciudadano una colaboración muy grande
porque no tiene que volver a llevar escrituras , disminuye costos y agiliza trámites”
98
Trámites que más se realizan actualmente o se consultan en línea
%
Existen variedad de consultas sin embargo están focalizadas especialmente en los siguientes
aspectos
Si están revisadas
Si están aprobadas
Escrituras
Si se debe devolver
•Requisitos para Matrimonio
•Compra-venta de inmuebles
•Sucesión
Tarifas: Autenticaciones
Ubicación
Registro Civil
Horarios
Ubicación geográfica
“La verdad yo creo que el alma de la notaria siempre va hacer el tema de escritura, el registro civil “
” Consultan mucho horarios, qué cuanto vale la autenticación, dónde quedan las oficinas eso es lo que más se
consulta”
“Pues escrituras, registro, requisitos para casarse, para vender una casa, un traspaso , no quieren perder el tiempo
entonces pueden mirar, cómo es el estado “
99
Perspectiva de los trámites en línea en el futuro.
Para muchos, aunque Colombia ha avanzado en la sistematización, aunque la iniciativa es bien recibida ,
%representa un gran desafío , que requiere de más desarrollo para verse implementada adecuadamente.
Algunos de los factores que más inciden para ver un futuro más promisorio en el
corto plazo son:
La disponibilidad de los recursos económicos necesarios para implementar el proyecto a nivel
nacional puede no ser suficiente para un proyecto tan grande, también requiere del robustecimiento
de recurso humano especializado que se encargue de mantener la información actualizada, clara y
oportuna.
Lograr enfrentar la barrera cultural : Se cree que un proceso de
asimilación de un lenguaje electrónico debe estar soportado por un
robusto plan de capacitación
La capacidad de respuesta frente a la acción delincuencial podría
limitar la aceptación de la propuesta
“Yo creo que o estamos preparados, no, en un futuro cercano un término próximo no, porque si nos ponemos a ver, se ha
intentado de implementar esos sistemas de más de 30 años y seguimos viendo las filas en las notarias, las filas en registro,
entonces yo no creo que lo vaya a ver, tal vez mis nietos”
“Puntos críticos, hablábamos de la seguridad, de la misma implementación de la estructura como tal, del rechazo a nivel
empleados y social “
“Nada es difícil en cuestión tecnológica si existen los elementos y si existen los recursos y si existen las cosas, lo que pasa es
que yo creo que cuando uno pretende abarcar tanto, no alcanza nada, entonces a mí me parece que lo primero que tenemos
que hacer es gatear, luego aprendamos a caminar y luego si salgamos a correr”
100
CONSIDERACIONES FINALES
Posterior a la revisión de la información, estos son algunos aspectos a tener en cuenta dado que sintetizan las
percepciones, opiniones y sugerencias de los notarios que participaron en el estudio
%
Qué aspectos se deben considerar en el momento de implementar esta iniciativa ?
En una primera gran instancia
Apoyo del Gobierno mediante:
Inversión
Capacitación
Socialización
Como una labor específica de las notarías además de
un trabajo conjunto en estás áreas
Organización logística
Infraestructura
102
Aspectos relevantes para la Implementación de la Iniciativa
Particularizando estos aspectos se encuentra :
%
Inversión
Articula la colaboración del gobierno, así como de las notarías, en un
compromiso claro para establecer la procedencia de los recursos.
La infraestructura, el personal capacitado, la adquisición de software ,
equipos, asesores técnicos, son entre otros, aspectos que para el segmento
ameritan un esfuerzo económico importante que debe ser considerado
seriamente para que no se estanque el desarrollo del proyecto.
“la inversion es muy grande eso cuesta mucho dinero, de lo que estamos hablando de tecnología eso
cuesta mucho dinero y este es un compromiso que tiene que tener el gobierno las entidades
descentralizadas la superintendencia de notarias y registros y la voluntad individual de cada notario ,
….algo que tiene que ser un compromiso de gobierno de los ciudadanos y las entidades del estado es un
conjunto es un equipo.”
Particularmente este es un
tema que afectaría más a
las Notarías subsidiadas
que tienen menos recursos
y por ende requieren de
más apoyo
Disponen de menos recursos, y en términos de infraestructura familiaridad
con el lenguaje tecnológico y por ende supone un esfuerzo económico
importante
“La misma Superintendencia o en últimas el gobierno les facilitará los medios para implementar
el sistema, claro, ellos van a tener una barrera grandísima y es la falta de recursos
103
Aspectos relevantes para la Implementación de la Iniciativa
Otros aspectos mencionados
%
Capacitación
Definitiva para garantizar el éxito de la Iniciativa.
En opinión de los notarios, se debe trabajar necesariamente
en el entrenamiento del personal notarial para que
incorpore las competencias que le permitirán adaptarse al
nuevo sistema de trabajo
“Es que todos esos avances tecnológicos tiene su temor..para mi por lo menos fue difícil pasarme al
computador le sacaba las miles de excusas … hay que generar confianza, explicar de manera muy
sencilla al usuario general y también a los notarios, al funcionario en general , porque la verdad hoy
tenemos una reunión de notarios, y no sabemos cómo es que funciona esa vaina llega el usuario?
llama por teléfono? no sabemos !
Socialización
Gran parte del buen aprovechamiento de las herramientas
virtuales consiste en implementar un programa consistente de
comunicación a la comunidad para sensibilizar en este tema
“Me parece un buen proyecto que hay que hacerlo más público, socializarlo más, tanto para el
notariado como el ciudadano, que se conozco más .. porque no es suficiente hacer una página
en Internet, ofrecer unos servicios y limitarnos a ellos, sino ir más allá”
“De pronto falta de conocimiento a nivel del usuario raso, y de pronto falta de ofrecimiento por
parte de las notarias, porque si yo como notarios, tengo esas herramientas y no le digo: mire
señor usuario podemos hacer esto, pues obviamente el usuario nunca se va a enterar”
104
Aspectos relevantes para la Implementación de la Iniciativa
%
Adicionalmente se menciona que por parte de las notarías el trabajo también es retador
Organización logística
Algunos entrevistados reportan que el cambio del sistema tradicional
al sistema en línea exige un gran esfuerzo especialmente en las
notarías grandes, para recabar toda la información y adaptarla a los
medios digitales
“ Como punto crítico veo que las notarias que son grandes, de muchos años, que tienen una
historia muy larga, entonces tienen que hacer todo el tema de archivos, toda la base de
datos, y de actualizarse, es crítico desde el punto de vista logístico y económico”
La adecuación física de las locaciones igualmente es un factor a
considerar, pues se debe contemplar la disponibilidad de redes de
conexión, la disponibilidad de espacio para la instalación de
equipos, etc..
Infraestructura
“La adecuación del local claro, eso implica obviamente instalar la red como tal interna, que permita
implementar el proyecto, el sistema, entonces el cambio a nivel locativo también tiene que darse.. si
una casa de estas no está con la suficiente capacidad de energía eléctrica para alimentar maquinaria,
computadores, eso implica modificaciones locativas importantes”
“Todas esas cosas del estado que empiezan a flaquear por falta de equipos, el personal , los notarios
en los pueblos no tienen ni secretaria y la maquina todavía sigue siendo la de moler como dicen “
105
CONCLUSIONES
Conclusiones
%

La falta de recurso humano y el temor por la seguridad de la información en los procesos, podrían
convertirse en obstáculos para que las notarías subsidiadas se alineen con la iniciativa de notarias en
línea.

Los notarios perciben que las notarias y en especial el ROL DEL NOTARIO actúan bajo el principio de
intermediación, eje de la filosofía del notariado especialmente en algunos trámites donde una de sus
funciones es dar Fe pública. En consecuencia su labor (a menos que se hagan cambios legales de
fondo ) no se vería afectada con el desarrollo de la iniciativa.

Si se explica bien el papel que seguirían teniendo los notarios en su condición de testigos
presenciales, el concepto de la notaria en línea sería bien recibido por los notarios, es decir éstos
seguirían en su proceso de intermediación para procesos y trámites claves.
107
Conclusiones
%

Hay receptividad frente a la Iniciativa, actitud fomentada gracias al lenguaje tecnológico cada vez más
evidente en todos los contextos, y particularmente en el entorno notarial, en donde se ha sentido
claramente la necesidad de “reinventar” las prácticas habituales en aras de la competitividad y la
eficiencia para la oferta de trámites y servicios a los ciudadanos y empresarios.

Aunque no se presenta de forma evidente en todas las notarías, el desarrollo digital y modernización
de los procesos en la operación en algunas (que han servido como piloto) ha sido un importante
modelo para que aquellas que no van en la misma línea, perciban las ventajas de las comunicaciones
tecnológicas y tengan mayor apertura a la Iniciativa.

Es cada vez mas evidente la necesidad de los notarios de hacer uso de otros canales y medios para
relacionarse con sus usuarios y otras entidades del Estado, específicamente los canales electrónicos.

Con la Iniciativa, claramente se detectan importantes beneficios para el funcionamiento de las
notarías, que redundan en la optimización de los tiempos de ejecución y respuesta al usuario y por
ende en un menor desgaste de los funcionarios. Esto de alguna manera incrementaría la eficiencia y
distribución de las funciones al interior de las notarías.
108
Conclusiones
%
Entre algunas de las barreras que enfrentan las notarías para la implementación de la Iniciativa Notarías
en Línea se destacan:

Cultura del papel: especialmente en los segmentos de personas mayores, el soporte que da el papel tiene
aún alta vigencia. Las firmas en los documentos aún son valoradas por asociarse a la seguridad y
tranquilidad que genera la tenencia de los documentos físicos; el cambio cultural en este sentido,
representa una prioridad y un desafío.

Cultura del Trámite: la presencia física del ciudadano y la seguridad que le proporciona lo «conocido»
sigue vigente, pues esta manera de relacionarse con el sistema notarial es habitual y los ciudadanos
descartan otras opciones de relacionamiento con estas entidades para solicitar servicios y trámites. Esta
situación amerita un trabajo de cambio cultural de los dos actores.

Desconfianza frente a las medidas de seguridad: es ampliamente comentado el hecho de que aún los
sistemas virtuales son vulnerables y que generan desconfianza especialmente en los adultos mayores y en
personas de menor nivel socioeducativo. Estas barreras que se pueden superar a partir de la
comunicación de experiencias positivas del uso de canales electrónicos entre estos grupos de población
para la solicitud de servicios y trámites.
109
Conclusiones
%

Se requiere de una implementación gradual y consistente de los procesos en línea, de manera que
tanto funcionarios como usuarios perciban que realmente la Iniciativa ofrece mayor funcionalidad al
ejercicio notarial.

Socialización, divulgación, promoción y asesoría, son conceptos claves para sensibilizar a los usuarios
del servicio en relación con las bondades del uso de las TIC para el mejoramiento de la calidad de
vida y competitividad de las empresas.

Los notarios manifiestan que no siempre cuentan con el soporte y orientación permanente que les
permita estar familiarizados con las tecnologías. Por esta razón se sugiere crear conciencia de que el
alcance, aceptación, y demanda de los servicios notariales están asociados con un plan o proyecto
robusto, estructurado y de permanente promoción y capacitación en el manejo y aprovechamiento
de las TIC.
110
MUCHAS GRACIAS