Transcript Projet fiabilisation des comptes des EPS - ARS Champagne

Fiabilisation des comptes des
établissements publics de santé
22 mars 2012 - NANCY
Journée d’information des directions d’EPS et des
comptables de la DGFiP
Lorraine, Alsace, Champagne-Ardennes,
Franche-Comté
Direction générale de l'offre de soins
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Intervention des directeurs
M. Jean-François BENEVISE
M. Jacques PERREAULT
Directeur général de l ’Agence Régionale
de Santé Lorraine
Directeur régional des finances publiques
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Présentation des équipes en administration
centrale
DGOS
DGFIP
Sous-direction du pilotage de la
performance des acteurs de l’offre de
soins (bureau PF1)
Sous-direction de la gestion financière des
collectivités locales (bureau CL1B) et Mission
Doctrine comptable et contrôle interne
• Yann LHOMME
• Valérie JARLAUD-VIALLE
• Arnaud BILLON
• Alain LASKAWIEC
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Objectifs de la journée
 Présenter les informations de base sur le
projet et en particulier les objectifs fixés
pour 2012 .
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Ordre du jour
 Interventions : directeur général de l ’ARS, directeur régional des
finances publiques
 Cadre général du projet
 Dispositif général d’accompagnement du projet
 Le rôle des référents ARS et correspondants DRFIP
 Objectifs 2012
 Rappel des recommandations et axes de travail exposés dans le guide
de fiabilisation des comptes
 Le volet comptable
 Les expérimentations
 Pause déjeuner
 Échange sur le contenu de la matinée
 Le contrôle interne comptable et financier
 Présentation de l ’offre de formation
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CADRE GÉNÉRAL DU PROJET
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Les textes
 Article 17 de la loi 2009-879 du 21 juillet 2009 portant réforme
de l’hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires :
I – L’article L. 6145-16 du code de la santé publique est ainsi rédigé :
« ART. L.6145-16 – Les comptes des établissements publics de santé définis par décret sont
certifiés. Les modalités de certification, par un commissaire aux comptes ou par la Cour des
comptes, sont fixées par voie réglementaire. »
II – Le I s’applique au plus tard aux comptes du premier exercice qui commence quatre ans à
compter de la publication de la présente loi.
 Les établissements concernés seront définis par décret ;
 Un texte précisera la répartition entre Cour des comptes et commissaires aux
comptes ;
 Mise en œuvre sur les comptes de l’exercice 2014 au plus tard.
 Circulaire interministérielle DGOS/DGFIP/2011/391 du 10
octobre 2011 relative au lancement du projet de fiabilisation des
comptes de l’ensemble des établissements publics de santé
 Concerne tous les établissements publics de santé
 Applicable depuis sa diffusion
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Un cadre juridique appelé à évoluer
 Adaptation du code des juridictions financières (loi et décret en CE) :
modalités de certification par la Cour des comptes ;
 Adaptation du code de la santé publique (décret en CE) : états
financiers soumis à certification, calendrier de clôture des comptes,
modalités d’approbation des comptes par le conseil de surveillance ;
 Décret (simple) définissant les établissements soumis à certification
des comptes ;
 Des arrêtés modificatifs : compte financier, M21.
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Un cadre progressif :
la fiabilisation de tous les comptes, puis la certification des
comptes de certains EPS non définis à ce jour
1ères
avancées dès
2012
Fiabilisation des
comptes : tous les
EPS
Certification
par un
commissaire
aux comptes
Certification par
la Cour des
comptes
Sur les comptes de
2014
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Des échéances
 Fiabilisation des comptes : en cours, durée indéterminée, des
résultats tangibles au terme de 2 à 3 années
 Pour 2012, des objectifs réalistes s’inscrivant dans une
démarche pragmatique et progressive d’amélioration de la
qualité des comptes
 Certification des comptes : dans le cadre législatif actuel, sur
les comptes de 2014, résultat de l’audit de certification à la fin
du 1er semestre 2015
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Gouvernance du projet groupes de travail
• Un Comité de pilotage
DGOS, DGFIP, Cour des comptes, associant en formation élargie la FHF, les
conférences de directeurs, un délégué du directeur général des finances
publiques.
• Des groupes de travail nationaux pluridisciplinaires, pilotés par la
DGOS, la DGFIP et la Cour des comptes, auxquels ont participé des
experts
 Représentants des établissements : directeurs financiers, médecins DIM,
directeurs des systèmes d’information ;
 Comptables hospitaliers ;
 Enseignant de l’institut du management – EHESP ;
 Représentants des ARS ;
 Magistrats financiers ;
 Compagnie nationale des commissaires aux comptes et commissaires aux
comptes représentant 7 cabinets différents
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Un intérêt pour le management et la performance
de l’établissement
 Démarche de maîtrise des risques
 Sécurisation et amélioration de la gestion
 Comparable aux démarches qualité connues dans le domaine médical
(accréditation, recherche des évènements indésirables, …)
 Dispositif proportionné aux enjeux et aux moyens
 Arbitrage
 Fiabilité de l’information comptable
 Pilotage et fonctionnement interne
 Confiance des interlocuteurs internes et externes (tutelle, prêteurs,
juridictions)
 Projet managérial
 Communication interne
 Diagnostic de l’organisation
 Valorisation de l’existant et des savoirs faire
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DISPOSITIF GÉNÉRAL
D’ACCOMPAGNEMENT DU PROJET
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L’organisation générale
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Des mesures d’accompagnement générales
La poursuite de l’élaboration et de la diffusion de la
documentation sur le site Internet
 Une offre de service de la DGFIP pour accompagner le
renforcement du contrôle interne comptable et
financier dans les établissements les plus importants.
 La FHF et ses délégations régionales ainsi que les deux
conférences de directeurs de CHRU et de CH
accompagnent également le projet selon des
modalités qui leurs sont propres
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Des offres de formation
 Un projet d’offre de formation conjointe EHESP/ENFIP sur la
comptabilité et le contrôle interne, disponible à partir du 2ème
semestre 2012
Formations conjointes ouvertes à tous les publics :
personnels des hôpitaux, ARS, réseau de la DGFIP
Dispensées au niveau régional, au plus près des acteurs
Modules de 2 jours
 Une offre de formation de l’ANFH sur la sensibilisation à la
démarche à mettre en œuvre et à ses contraintes
documentaires, disponible au 1er trimestre 2012
Pour les personnels hospitaliers;
Stage de 2 jours
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Le rôle du référent ARS et du
correspondant DRFiP
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Les référents ARS et correspondants en DRFIP
qui sont ils ?
Alsace : Joseph EICHENLAUB (ARS) /
Patricia GOELLER (DRFiP)
Champagne-Ardennes : Fanny MANET
(ARS) / Cyril PROUDHON (DRFiP)
Franche Comté : Agnès HOCHART (ARS) /
Géraldine BRAUN (DRFiP)
Lorraine : Brice MARGRAITTE (ARS) /
Barbara HITTINGER (DRFiP)
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Les référents ARS et correspondants en DRFIP
vous accompagnent
 Animent conjointement le projet
 Assurent le secrétariat du comité de pilotage régional mis en
place à l’initiative de l’ARS et des DRFiP et qui associe les
représentants des EPS et des services de l’Etat
 Apportent aux établissements une assistance de 1er niveau pour
résoudre les difficultés dans la démarche ou dans ses
conséquences, par exemple comptables
 Relaient vers les administrations centrales les informations sur
l’avancement du projet
 Favorisent la création d’un réseau d’experts volontaires qui
viennent en appui de leur action
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Les objectifs 2012 pour les EPS et
les comptables de la DGFiP
Intégrer dans la démarche de
production et d’arrêté des comptes
l’objectif d’image fidèle en ciblant en
priorité les problématiques à enjeux ; se
placer dans une trajectoire de progrès
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L'objectif de qualité comptable
1. Fiabiliser la qualité des comptes publics :
Répondre à un impératif démocratique, en justifiant de l’emploi des fonds publics
(articles 13, 14 et 15 de la Déclaration des droits de l'homme et du citoyen). L’article
47-2 de la Constitution dispose que « les comptes des administrations publiques sont
réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur
patrimoine et de leur situation financière ».
En tant qu’administrations publiques, les établissements publics de santé
sont soumis à ces dispositions constitutionnelles.
Certains d'entre eux seront en outre soumis à une certification des comptes (article L.
6145-16 du code de la santé publique) qui ne constitue pas en soi un objectif, mais un
moyen complémentaire pour atteindre l'objectif de qualité comptable.
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L'objectif de qualité comptable
Pourquoi fiabiliser la qualité des comptes publics ?
• Disposer d'une information sur la situation patrimoniale et financière de
l'établissement.
• Accroître l’utilisation des comptes dans la gestion pour plus d'efficacité
(contrôle de gestion, comptabilité analytique, analyse financière
prospective…).
• Aider dans la gestion des finances publiques : une transparence sur la
situation financière (qualité des prévisions budgétaires par une meilleure
connaissance de l'obsolescence à venir des actifs, des provisions et
engagements…).
• Mieux connaître les charges actuelles et futures (charges à payer, provisions
pour risques et charges…)
22
L'objectif de qualité comptable
2. Participer à la gouvernance de l'établissement public de santé
en améliorant la gestion des risques
Les travaux sur la qualité comptable, qui passent par le levier du contrôle
interne, impliquent une démarche qualité qui a des conséquences positives
sur l'ensemble de l'organisme. Il s'agit d'une méthode de maîtrise des risques
pour atteindre les objectifs et se confond avec cette démarche qualité.
 pour sécuriser les procédures financières, par l'identification et la
maîtrise des risques comptables et financiers, y compris sur le plan
informatique
 et répondre aux besoins opérationnels des établissements publics en
matière :
 de performance des processus de gestion ;
 de réduction des coûts de non qualité ;
 d’amélioration de la sécurité juridique et financière.
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7 objectifs cibles pour les hôpitaux en 2012
1. Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable) de la qualité des
comptes
2. Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable) du contrôle
interne comptable
3. Initier la mise à jour de l’inventaire (ouverture de travaux sur le
recensement physique des immobilisations)
4. Initier le recensement et la comptabilisation des dépréciations et
provisions dans le cadre d’un plan d’action global de mise à
niveau de la comptabilité de l’établissement
5. Analyse des créances irrécouvrables et plan d’action
6. Préparer l’annexe du compte financier 2012 (cf. évolution du
format réglementaire)
7. Développer les compétences nécessaires (cf. la directive
nationale d’orientation
pour le personnel hospitalier)
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Diagnostic conjoint (ordonnateur / comptable)
de la qualité des comptes
1.
2.
3.
A partir des éléments et outils déjà disponibles : rapport des juridictions
financières (CRC…), outils de qualité comptable mis en place par la DGFiP…;
En complétant par un examen «critique» des comptes (contenu,
justification, évaluation,…) afin de renforcer la sincérité du bilan
d ’ouverture 2014;
Cela passe par une analyse des postes du bilan présentant des soldes aux
montants significatifs et constituant des enjeux de sincérité des états
financiers: comptes de racines 10, 13, 14, 15, 203, 21, 238 et bien
évidemment les comptes de classe 4
 Ce diagnostic va déboucher sur l’identification d’anomalies comptables qui
seront corrigées selon la procédure définie en application de l’avis 2011-04 du
conseil de normalisation des comptes publics (C.No.C.P) du 27 mai 2011 sans
impact sur le résultat de l’exercice.
 Cet avis est explicité dans une fiche mise en ligne sur le site du ministère de la
Santé spécifiquement concerné par la fiabilisation des comptes.
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Diagnostic conjoint du contrôle interne comptable
1. Diagnostic conjoint du contrôle interne comptable
 Travail à partir des cartographies des risques comptables établies
conjointement par la DGOS, la DGFiP et les praticiens dans le cadre des
groupes de travail
 Définir un plan d’action pour mettre en place les mesures
complémentaires permettant de renforcer le dispositif de contrôle interne
existant
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Initier la mise à jour de l’inventaire
1. Initier la mise à jour de l’inventaire en commençant à brève
échéance par des travaux nécessaires pour disposer d ’un
recensement physique des immobilisations conforme;
2. Se concentrer en priorité sur les éléments les plus
significatifs : terrains, immeubles, plateaux techniques,
véhicules…;
3. Cette démarche est détaillée par la fiche ad hoc mise en ligne
sur le site du ministère de la Santé.
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Initier le recensement et la comptabilisation des
dépréciations et provisions
1. Les provisions et dépréciations sont une des thématiques
essentielles dans le cadre de la fiabilité des comptes;
2. Il peut être relativement aisé de progresser de façon significative sur
ce secteur (travaux de gestion plus limités que pour l’inventaire);
3. A cette fin, il conviendrait idéalement de mener un travail conjoint
(ordonnateur / comptable) permettant que le comptable dispose
d ’éléments explicitant les soldes présents dans ses comptes afin de
s ’assurer que les opérations comptabilisées répondent bien aux
conditions de constitution de provisions selon le référentiel M 21 et
en application du PCG;
4. Faire apparaître les opérations imparfaites et procéder aux
régularisations par « corrections d ’erreur »
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Analyse des créances irrécouvrables et plan d’action
1.
2.
La présence dans les comptes de créances dont l’irrecouvrabilité est
avérée nuit à l’image fidèle ; dès lors le certificateur a la possibilité de
demander leur apurement immédiat, à défaut leur maintien dans les
comptes justifierait une réserve.
Une fiche spécifique traite de cette problématique ; elle rappelle :
 La constatation de dépréciations (contestation, difficultés de
recouvrement) y compris par des méthodes dites « statistiques »
décrites dans l’annexe ;
 La révision annuelle des dépréciations ;
 L ’admission en non valeur dès l’irrecouvrabilité
 La possibilité de plans d ’apurement pluriannuel pour le stock actuel
de créances irrécouvrables et pour la «montée en charge» des
dépréciations
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Préparer l’annexe du compte financier 2012
1.
Un compte financier est remanié pour mieux distinguer :
1. la partie soumise à certification (états financiers : bilan, résultat, annexe ;
2. la partie non soumise à certification : exécution de l ’EPRD);
2.
Une annexe rénovée est « créée » pour mieux rendre compte de la
situation comptable, financière et patrimoniale de l ’établissement
notamment afin de rendre transparents les éléments propices à une
exacte justifications des soldes et des montants (méthodes comptables,
évènements postérieurs à la clôture….)
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Un compte financier remanié en 2012
Compte financier
Etats financiers soumis à certification
Eléments
non
certifiés
.Exécution
Bilan (E1)
Compte
de
résultat
Annexe
(enrichie)
Rapport
de gestion
(nouveau)
EPRD (A, B)
.Résultats (C)
.Affectation
résultats (D)
.Gestion
patrimoniale
(E sauf E1)
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Une annexe enrichie
Faits caractéristiques
de l’exercice,
principes et méthodes
comptables
-Principes et
méthodes comptables
- Faits caractéristiques
de l’exercice
- Circonstances qui
empêchent de
comparer d’un
exercice sur l’autre
certains postes
-Méthode utilisée
pour la
reconnaissance des
produits de l’activité
hospitalière
Annexe
Note relative aux postes de bilan
Note relative au compte de
résultat
- Tableau des provisions et des
dépréciations (Etat F0)
- Tableau des subventions
d’équipement transférables (Etat F1)
- Tableau retraçant les méthodes de
calcul des amortissements (Etat F2)
- Etat de la dette financière (Etat F3)
- Etat des participations au 31/12/N
(Etat F5)
- Tableau des restes à recouvrer (Etat
F8)
- Tableau des restes à recouvrer au
31/12 sur hospitalisés et consultants
(Etat F9)
- Principes et méthodes d’évaluation
- Mouvements ayant affecté les
différents postes de l’actif immobilisé
- Variation des capitaux propres et des
provisions réglementées
- Evaluation et comptabilisation des
stocks
- Détail et évaluation des valeurs
mobilières de placement
- Etat des subventions
d’exploitation accordées
par l’établissement (Etat
F6)
- Etat des charges sur
exercices antérieurs (Etat
F7)
- Détail des recettes
- Tout élément significatif
explicitant les comptes
Autres informations
- Etat des engagements
hors bilan (Etat F4)
- Tableau synthétique des
effectifs
- Evénements significatifs
postérieurs à la clôture
- Information sur les
aspects environnementaux
- Honoraires du
commissaire aux comptes
Remarque : les éléments en gras existent dans la version actuelle du compte financier, les éléments en rouge seraient automatisés, les éléments en bleu en « rédaction
libre » (trame à préciser ultérieurement)
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Développer les compétences nécessaires
1.
Développer les compétences nécessaires (cf. la directive nationale
d’orientation pour le personnel hospitalier)
2.
Utiliser les modules des écoles :
 comptabilité et contrôle interne (2012);
 1 module expertise accessible après test : comptabilité (2013);
 Ouverte à tous les publics : établissements, comptables;
 Dispensée par les 2 écoles au plus près des bénéficiaires;
 Les référents ARS et correspondants DRFIP recueilleront les besoins et
planifieront les formations en liaison avec les 2 écoles
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Les objectifs 2012 pour les
administrations centrales
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Objectifs de l’administration centrale en 2012





Poursuivre l’élaboration du cadre général de la fiabilisation
et de la certification des comptes (cadre juridique
notamment ou dossier permanent de clôture)
Poursuivre la mise à disposition des outils pour les
établissements
Assister et soutenir l’entrée dans la phase opérationnelle du
projet
Développer une offre de formation conjointe avec un
partenariat officialisé entre l’ENFiP et l’EHESP
Suivre l’avancement de la fiabilisation des comptes
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Rappel des recommandations et des
axes de travail exposés dans le guide de
fiabilisation des comptes
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Les recommandations
Projet piloté par le chef
d’établissement et partagé
avec le comptable associé au
diagnostic, à l’élaboration du
plan d’action et à sa mise en
œuvre
Implication personnelle du
chef d’établissement : c’est
un projet managérial avant
tout
Progressivité, adéquation
des objectifs aux moyens
disponibles, prise en compte
de l’ensemble des projets
pesant sur les services des 2
réseaux
Une démarche échelonnée
dans le temps, prenant en
compte les améliorations
apportées par les autres
projets
Lisser les travaux et leurs
impacts organisationnels et
financiers dans le temps
Intégrer l’objectif de
certification des comptes
surtout pour les plus gros
établissements
Traiter en priorité les
anomalies les plus
importantes et les risques
majeurs
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Les axes de travail identifiés
Renforcement
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La problématique du système d’information
1. Des systèmes d’information nécessairement imbriqués mais intégrant
d’autres acteurs que l ’ordonnateur et le comptable :
 les éditeurs hospitaliers;
 le programme Hélios
2. Un protocole qui doit dès à présent être optimisé :
 le protocole H permet la transmission des informations budgétaires et
comptables mais ses fonctionnalités ne sont pas toujours bien utilisées;
 l ’identification de marge de progression :
la problématique des opérations semi budgétaires;
la problématique des opérations de rattachement;
la problématique des amortissements.
3. Le protocole PESV2 : une obligation réglementaire au 1/01/2015 - arrêté
du 3 août 2011:
 Pour assurer un meilleur passage au PESV2 et à sa précision, transmettre
les opérations correctement, il convient d’ores et déjà de mieux utiliser
le protocole H.
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Un macroplanning intégré au guide de fiabilisation
Avec pour 2012 les actions suivantes :
 Renforcement du CICF sur les processus à forts enjeux
 Documentation des procédures
 Travaux sur les immobilisations
 Autres opérations de fiabilisation du bilan et
présentation du compte financier selon la nouvelle
procédure
 Adaptation si nécessaire et documentation des
systèmes d ’information
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Le volet comptable
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La M21 est un référentiel dont la qualité est reconnue mais
qui nécessitera quelques adaptations au regard de la
démarche engagée
Des évolutions
CORRECTIONS D’ÉCRITURES,
CHANGEMENT DE
MÉTHODES ET
D’ÉVALUATION
PROVISIONS
RÉGLEMENTÉES : CET
Des
clarifications
AMORTISSEMENT PRORATA
TEMPORIS PRIVILÉGIÉ,
SUPPRESSION AMORTISSEMENT
PROGRESSIF
PROVISIONS RÉGLEMENTÉES :
CET, PROPRE ASSUREUR,
RENOUVELLEMENT DES
IMMOBILISATIONS
COMPLÉMENT DE DOTATION
/SUBVENTION
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Des sujets comptables sensibles appelant
une évolution des pratiques
 Corrections d’erreurs et omissions
 Inventaire (immobilisations incorporelles, immeubles,
autres immobilisations corporelles)
 Dépréciations (à relier à la qualité des titres de recette)
et provisions
 Amortissements
 Distinction charges / immobilisations ; dette financière
 Reports de charges (constats récurrents des juridictions
financières)
 => des fiches thématiques sur Internet
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Focus : les corrections d’erreurs
 Avis du CNoCP sur les corrections d’erreurs (+ changements de
méthode et d ’évaluation)
 Correction par situation nette (haut de bilan) sans impact sur le
résultat de l ’exercice
 Une fiche pratique en ligne
 Le stock au 1er janvier de l ’exercice de correction est reconstitué
conformément à l ’avis ; le flux de l ’exercice est comptabilisé au
compte de résultat conformément à la règle de droit commun
 Une distinction entre
 les opérations terminées (exemple : intégration d ’une immobilisation non
antérieurement comptabilisée) : régularisation par le compte 10682 ;
 les opérations en cours (exemple : provision ou dépréciation) :
régularisation par le compte 11.
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Les expérimentations
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Des expérimentations DGFiP en cours
 Une expérimentation en cours avec 3
directions locales (Finistère - Ille et Vilaine
- Loire) et 6 comptables hospitaliers
depuis 2011.
 Extension en 2012 : DRFiP Rhône Alpes
(recette HCL) et Alsace (recette HUS)
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DGFiP : nouvelles pratiques comptables nécessaires à la
fiabilisation /certification des comptes des EPS
Objectif 1 : recenser les pratiques à encourager/abandonner pour fiabiliser les comptes
des EPS en intégrant la dimension précocité de l’arrêté des comptes afin d’anticiper la
nécessaire réduction du temps qui sera imparti du fait des étapes supplémentaires avant
l’approbation des comptes, en cas de certification.
D’où, une réflexion sur :
 organisation du centre des finances publiques ;
 utilisation outils de fiabilisation comptable existant (CCAH/IASQCL puis IQCL-Delphes) ;
 passation et justification des écritures à forts enjeux en terme de qualité des états
financiers, vu le champ de la certification.
Objectif 2 : initier une démarche de formalisation du contrôle interne via notamment
l’utilisation du logiciel AGIR dont les objectifs intégreront les items du contrôle interne
comptable des EPS.
 AGIR a été mise à jour afin de permettre aux comptables expérimentateurs de
formaliser les contrôles effectuées sur les écritures à fort enjeux (TOP
ECRITURES).
 Le bureau CL1B accompagne ces unités afin de s ’assurer de la correcte
réalisation de ces contrôles de supervision a posteriori ainsi que leur
formalisation dans AGIR.
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DGFiP : nouvelles pratiques comptables nécessaires à la
fiabilisation/certification des comptes des EPS
Thèmes et opérations abordés :
• organisation de l ’arrêté annuel des comptes et la qualité des opérations comptables
de fin d’exercice ;
• tenue de l ’inventaire (entrée, sortie, amortissements, échanges de données…) et
justifications ;
• provisions réglementées (compte 14) et de droit commun (compte 15)
justifications ;
et
• dépréciations (notamment celles concernant les créances dont le risque
d’irrécouvrabilité apparaît) et justifications
• opérations relatives à la taxe sur la valeur ajoutée et autres impôts commerciaux et
leurs justification ;
• gestion des fonds des personnes hébergées (de la prise en charge d ’un dossier à la
comptabilisation des décaissements) et justifications.
Ces travaux permettent d’aboutir à des bilans « coût / avantage » sur les
processus observés.
D’autres thèmes pourront être abordés dans le cadre de l ’année 2012
48
(produits divers, stocks).
Premiers enseignements en matière d’arrêté des
comptes annuels
A écarter



Absence d’organisation partagée avec
l ’ordonnateur. Cette organisation doit
être formalisée entre les parties
Absence de suivi de la «campagne
budgétaire» ce qui peut retarder la
détention exhaustive des éléments
budgétaires (EPRD initial et autres
décisions de régulation budgétaire
infra-annuelles)
Opérations
de
cessions
des
immobilisations amortissables non
enregistrées exhaustivement lors de
l ’émission du titre au compte 775
A encourager
 Formalisation des calendriers de clôture
intégrant l ’ensemble des services de
l ’ établissement ; un traitement
différencié pouvant être admis du fait
des opérations initiées par ces services
(mandatement,
titre,
opérations
d’ordre par exemple)
 Justifier le titre concernant l ’activité
de la fin de l’année (T2A de décembre)
via les éléments issus de l ’e-PMSI
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Premiers enseignements en matière d’arrêté
des comptes
 Dans l’idéal
 Point de vigilance
 Viser un compte financier • En cas de refus express de l ’EPRD
provisoire
pour
le : suivre de près les suites de cette
31/1/N+1 pour procéder à décision. En effet, cela peut poser
l ’ ensemble des derniers des difficultés d’ajustement des
données budgétaires
ajustements.
50
Le contrôle interne comptable et
financier
• Enjeu et principes
• Offre de service de la DGFiP
Direction générale de l'offre de soins Direction générale
des finances publiques
51
51
L'Enjeu : l'objectif de qualité comptable
Fiabiliser la qualité des comptes publics :
 L’article 47-2 de la Constitution dispose que « les comptes des administrations
publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur
gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière ».
 disposer d'une information fiable sur la situation patrimoniale et financière de
l'établissement
 Accroître l’utilisation des comptes dans la gestion pour plus d'efficacité (contrôle de
gestion, comptabilité analytique, analyse financière prospective…).
 une transparence sur la situation financière (qualité des prévisions budgétaires par
une meilleure connaissance de l'obsolescence à venir des actifs, des provisions et
engagements…).
 Mieux connaître les charges actuelles et futures (charges à payer, provisions pour
risques et charges…).
52
L'Enjeu : l'objectif de qualité comptable
 La démarche de contrôle interne comptable et financier s’inscrit dans le
dispositif global de contrôle interne. À ce titre, elle participe pleinement de
la gouvernance de l'établissement.
 Il s'agit d'une méthode de maîtrise des risques pour atteindre les objectifs et
se confond avec une démarche qualité. Elle répond ainsi aux besoins
opérationnels des établissements publics en matière :
 de performance des processus de gestion ;
 de réduction des coûts de non qualité ;
 d’amélioration de la sécurité juridique et financière.
53
Le levier : la démarche de contrôle interne
comptable et financier
Qu'est-ce que le contrôle interne ?
Le contrôle interne comptable et financier (ou maîtrise des risques comptables et
financiers) est l’ensemble des dispositifs formalisés et permanents, choisis par le
directeur et le comptable, mis en œuvre par les responsables de tous les niveaux, qui
visent à maîtriser les risques liés à la réalisation de l’objectif de qualité comptable et
financière de chaque établissement public de santé.
Le CICF est donc un dispositif permettant de couvrir les
risques comptables et financiers.
Il couvre les activités de l’ensemble des services de l'établissement public de santé,
ainsi que celles du comptable public au sein de la DGFiP.
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Le contrôle interne : un changement ?
Toute structure a, par définition, un contrôle interne, c’est-à-dire
une démarche lui permettant d'atteindre ses objectifs en maîtrisant
ses risques.
1. Il s'agit tout d'abord d'introduire, dans un cadre "normé et
formalisé« , un pilotage de l'approche par les risques et par les
enjeux : la gouvernance
• Avec la mise en place d'une structure faisant appel à la collégialité ;
 Ce point est d'autant plus important que certains acteurs (logistique,
informatique, acteurs du "cœur" d'activité de l'entité) ne sont pas
nécessairement sensibilisés au fait qu'ils initient à leur niveau les
opérations comptables et financières.
• Avec la structuration de l'auto-évaluation :
 soit par l'encadrement (diagnostic)
 soit par une structure dédiée et nettement distincte des opérationnels
: l'audit interne
55
Le contrôle interne : un changement ?
2. Le second point est de sortir d'une conception de pure régularité
pour hiérarchiser les enjeux et les risques :
• Prendre en compte l'incertitude liée à la conformité, notamment des états
financiers.
Des états financiers ne seront jamais exacts au centimes prêts. On parle d'abord
d'image fidèle et les commissaires aux comptes travaillent en fonction de seuils
de signification. De même, il y aura toujours des erreurs dans les opérations
financières.
• Cette logique d'approche en fonction des enjeux, et des risques qui leur sont
associés, implique de faire des choix matérialisés dans une cartographie des risques
et/ou un plan d'action et/ou un plan de contrôle (par exemple, le contrôle
hiérarchisé de la dépense pour le comptable).
• L'approche par les enjeux et les risques induit :
une progressivité, une pluri - annualité de la démarche de contrôle interne ;
la nécessité d'assumer des risques pour lesquels on admet que les mesures de
couverture (les mesures de contrôle interne) seront réduites => logique
d’arbitrage coûts/avantages
56
Le contrôle interne : un changement ?
3. L'approche par les enjeux et les risques suppose une veille
permanente
•Il s'agit d'abord d'une veille externe : veille juridique, informatique, etc.
•Plus profondément, la ré-ingénierie ou la réflexion périodique sur les procédures mises
en œuvre (ou simplifications, ou comité d'utilisateurs…) constitue un point essentiel de la
démarche de contrôle interne.
Elle passe en particulier par le diagnostic ou l'audit, mais également par toute
autre démarche similaire, et se traduit par l'enrichissement du plan d'action.
4. Cette approche par les risques et les enjeux suppose une traçabilité
de l'activité financière et comptable
• Cette traçabilité (piste d'audit…) permet, tout d'abord, l'auditabilité des comptes.
• Elle est surtout indispensable pour pouvoir asseoir la démarche de contrôle interne :
il est particulièrement difficile d'évaluer, de diagnostiquer…sans disposer d'une
information traçable, qualitative ou quantitative sur laquelle travailler.
Il s'agit de l'activité des acteurs, des résultats des contrôles et des anomalies
détectées (automatiquement ou non), mais également de l'ensemble des
appréciations qualitatives faites sur le fonctionnement financier et comptable.
57
Une méthode pragmatique
Des outils à disposition des comptables pour réaliser un
diagnostic global partagé, sous l ’angle :
– de la qualité des comptes à partir du résultat :
des Contrôles comptables automatisés (CCA) du poste
de l’analyse de l’IQCL permettant de mettre en évidence
les anomalies
– de la qualité des procédures à partir du résultat :
CCA-IQCL
restitutions CHD
Restitutions des anomalies de pré-visa
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Les cartographies des risques : un simple outil
 Des cartographies type proposées sur le site Internet résultant des
travaux menés avec les experts métiers : DAF, comptables, magistrats
des CRC, CAC
 Une cartographie des risques pour chaque cycle : recettes, immobilisations,
personnel, achats, emprunts/trésorerie, fonds déposés
 Elles servent à :
 Faciliter la démarche et le diagnostic
 Permettre de visualiser l’ensemble d’un processus
 Repérer les points à fort enjeu et/ou fort risque
 La cartographie type :
 Reflète une situation appréciée, à dire d’experts, de manière générale et
théorique
 Identifie les risques les plus fréquemment rencontrés
 Propose des exemples de mesures des risques
 La cartographie type proposée à l’appui du guide de fiabilisation n’est pas un
modèle d’organisation à reproduire dans les établissements
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des finances publiques
59
59
Les outils du contrôle interne
La cartographie des processus
• L’identification des opérations entrant dans le cadre du
contrôle interne
– Toutes les opérations ayant un impact sur la qualité des comptes des EPS,
depuis celles initiées par l’ordonnateur jusqu’à celles réalisées par le
comptable, entrent dans le cadre du dispositif de contrôle interne comptable
– La démarche consistera à identifier toutes les opérations financières et
patrimoniales des EPS concernées puis à les regrouper par cycles, processus,
procédure, taches et risques associés :
PROCESSUS
Procédure A
Tache 1
opération 1
risque 1
risque 2
risque 3
Procédure B
Tache 2
Tache 3
Opération 2
Opération 3
Opération 4
risque 4
risque 5
rique 6
Opération 5
risque 7
risque 8
Procédure C
Tache 4
Opération 6
Opération 7
risque 9
risque 10
tache 5
Opération 8
risque 11
risque 12
60
Les outils du contrôle interne
La cartographie des processus
La cartographie des risques comptables est structurée en
6 composantes
Cycles d’activité / Processus / Procédures /Tâches
Acteurs : décrit la tâche identifiée : chez l’ordonnateur ou le
comptable
Risques : définit le risques les plus courants constatés par les
professionnels ayant participé à l’élaboration de la cartographie
Objectifs de qualité comptable, définis par les normes : régularité,
sincérité, exactitude, exhaustivité, imputation, rattachement…
Les impacts : définissent le niveau estimé des risques .
Exemples de maîtrise des risques : exemples de bonnes pratiques
d’outil ou d’organisation, proposées par les membres du GT 61
Un exemple : les immobilisations
Cycles /
Processus et
observations
Principaux
comptes
Haut Bas Résu
bilan bilan ltat
Procédures
Général
1.32 - Mises au
rebut
d'immobilisation
s
20
21
280
281
Taches
Risques
Objectifs de
qualité
comptable
Impact
Exemples de mesure de maîtrise du
Probabilité
financier
risque
Ensemble
Absence de règles et
de procédures
ORD/ formalisées
CL Non respect des
règles et des
procédures
Détermination de règles et
de procédures formalisées
et communication de cellesci à tous les acteurs
concernés (DG, Service des
domaines…)
Recensement des
mises au rebut
d'immobilisations
Recensement non
exhaustif des mises Régularité
ORD
Faible
Exhaustivité
au rebut
d'immobilisations
Le service utilisateur qui
constate qu'un bien n'est
plus utilisable ou a disparu
doit proposer sa mise au
rebut du patrimoine (doc :
proposition de réforme)
675
Identification
et
autorisation
des mises au
rebut
d'immobilisat
ions
Acteur
s
Décision de mise au
rebut
d'immobilisations
(décision de mise
hors service ou de
destruction ou de
démolition;
événement
entrainant une mise
à la réforme
(incendie, vol, …)
Fort
ORD
Détournement
d'actif
Réalité
Faible
Moyen
ORD
Absence de décision
de mise au rebut
Réalité
Faible
Fort
Utilisation systématique de
documents standards
comme support de réforme
du bien
Contrôle de l'autorisation de
la mise au rebut par l'organe
et/ou le service compétent
62
Un exemple : les immobilisations
A partir de la cartographie « vide », chaque établissement
peut réaliser in situ, son propre diagnostic des risques
Cycles /
Processus et
observations
Principaux
comptes
Haut Bas Résu
bilan bilan ltat
Procédures
Général
1.32 - Mises au 20
21
rebut
d'immobilisation 280
281
s
Taches
Risques
Objectifs de
Impact
qualité
Probabilité
financier
comptable
Ensemble
Absence de règles et
de procédures
ORD/ formalisées
CL Non respect des
règles et des
procédures
Recensement des
mises au rebut
d'immobilisations
Recensement non
exhaustif des mises
ORD
au rebut
d'immobilisations
Régularité
Exhaustivit
é
ORD
Détournement
d'actif
Réalité
ORD
Absence de décision
de mise au rebut
Réalité
675
Identification
et
autorisation
des mises au
rebut
d'immobilisat
ions
Acteur
s
Décision de mise au
rebut
d'immobilisations
(décision de mise
hors service ou de
destruction ou de
démolition;
événement
entrainant une mise
à la réforme
(incendie, vol, …)
Exemples de mesure de
maîtrise du risque
63
63
Les cartographies des risques : un simple outil

La cartographie des risques d’un établissement donné tiendra compte de son
organisation, de ses propres risques et des mesures de maîtrise des risques qu’il met
en place : des modèles non remplis sont mis à disposition sur Internet (cf. le guide de
fiabilisation des comptes qui explique clairement l’utilité de cet outil)

La réalisation d’une cartographie ne constitue pas un objectif en soi, mais elle
facilite l’identification des risques et l’élaboration d’un plan d’action


Pas d’obligation pour les établissements de réaliser une cartographie des risques par
cycle aussi complète que celles proposées
 Mais il est probable que leurs travaux de développement du contrôle interne
comptable les conduisent naturellement à élaborer de tels documents, au
moment et sous la forme qu’ils jugeront opportuns
Intérêt du management et des certificateurs pour ces cartographies
 Elles facilitent leur prise de connaissance de l’activité comptable et financière de
l’établissement et l’identification des risques qui sont très circonscrits:
 Elles réduisent la marge d’incertitude des certificateurs face à une nouvelle
structure
 La réingéniérie éventuelle des processus peut entraîner une réduction des coûts
de fonctionnement
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des finances publiques
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64
Priorités pour 2012 / 2013
• Prise de connaissance et analyse de l’existant :
 Informer et former l’équipe et les collaborateurs à la démarche.
 Diagnostiquer chaque processus mis en œuvre au sein de l’établissement pour
évaluer les risques comptables et financiers (Cartographie des risques)
 Évaluer les outils informatiques et les mesures d’évolutions nécessaires
(comparaison avec d’autres établissements, revoir les besoins au regard de l’objectif
de fiabilisation des comptes…)
 Définir les mesures à mettre en œuvre pour maîtriser ces risques en tenant compte
notamment des chantiers déjà existant permettant de se situer dans une
« trajectoire » de fiabilisation et de sécurisation de la procédure
• Définir le plan d’action à mettre en œuvre pour renforcer le
dispositif de contrôle interne :
 Évaluer le coût de chacune de ces mesures à rapprocher de l’impact
financier du risque considéré (raisonner par enjeux prioritairement)
 Arbitrer sur les mesures de couverture des risques à appliquer.
 Centrer sur les processus à fort impact : Haut de bilan (Parc immobilier,
provisions, dette, subventions d’investissement…) Opérations de fin
d’exercice….
 Intégrer la problématique des contrôles internes dans les évolutions
informatiques commandées aux éditeurs;
65
L'offre de service ciblée de la DGFiP au profit
des CHR
Il s'agit d'appuyer et d'accompagner les établissements publics de
santé les plus importants dans le renforcement de leur démarche de
contrôle interne.
Cette offre de service :
– repose sur le volontariat des établissements publics de santé ;
– est complémentaire par rapport à l'ensemble des travaux entrepris et de la
documentation élaborée ;
– est fondée sur l'expertise que peut apporter la DGFiP en matière de contrôle
interne comptable et financier ;
– s'inscrit dans une démarche progressive, pluriannuelle, adaptée et mesurée
aux risques propre à chaque établissement dans le cadre de son renforcement
du contrôle interne : s'appuyer sur l'existant pour l'améliorer ;
– se limite au périmètre de la qualité comptable.
66
Formation
L’enquête exprime le besoin général de mise à niveau en comptabilité
M21 et de formation en contrôle interne comptable, et dans certains cas
moins fréquents de formation en conduite de projet
Recueil d’avis sur le projet de formation ENFIP/EHESP :





2 modules initiation de 2 jours : comptabilité et contrôle interne (2012)
1 module expertise accessible après test : comptabilité (2013)
Ouverte à tous les publics : ARS, DRFIP, établissements, comptables
Dispensée par les 2 écoles au plus près des services : en région
Concours requis des référents ARS et correspondants DRFIP pour recueillir les
besoins et planifier les formations en liaison avec les 2 écoles
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67
Les éléments essentiels
Direction générale de l'offre de soins
Direction générale des finances publiques
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68
Un intérêt pour le management et la performance
de l’établissement
 Démarche de maîtrise des risques
 Sécurisation et amélioration de la gestion
 Comparable aux démarches qualité connues dans le domaine médical
(accréditation, recherche des évènements indésirables, …)
 Dispositif proportionné aux enjeux et aux moyens
 Arbitrage
 Fiabilité de l’information comptable
 Pilotage et fonctionnement interne
 Confiance des interlocuteurs internes et externes (tutelle, prêteurs,
juridictions)
 Projet managérial
 Communication interne
 Diagnostic de l’organisation
 Valorisation de l’existant et des savoirs faire
Direction générale de l‘ffre de soins
Direction générale des finances publiques
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69
Réalité
Des critères de
qualité comptable…
Fiabiliser,
certifier les
comptes…
pourquoi ?
Régularité
Exactitude / Sincérité
Exhaustivité
Séparation des
exercices
Réalité des actes
facturés,
connaissance du
patrimoine
Facturer toute
l’activité,
connaissance des
charges futures
Imputer les charges
et les produits sur la
bonne période
Ne payer que ce qui
est dû en application
des textes – respect
des procédures
Juste évaluation
ex : provisions,
amortissements
…à la performance :
maîtrise, pilotage
sécurité, confiance
effet de levier, économies
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Direction générale des finances publiques
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70
Le projet de fiabilisation des comptes est complémentaire des
nombreux projets en cours dans les hôpitaux, mobilisant les mêmes
équipes et concourrant à la qualité des comptes et à la performance
de la gestion
PERFORMANCE
FIABILISATION CERTIFICATION
DES COMPTES
COOPÉRATIONS
FUSIONS
SIH
FIDES
COMPTABILITE
ANALYTIQUE
CONTRATS DE
PÔLE
CREF
ACHATS
PATRIMOINE
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Une mise en œuvre progressive :
fiabilisation de tous les comptes, puis certification des
comptes de certains EPS non définis à ce jour
1ères avancées
dès 2012
Fiabilisation des
comptes : tous les
EPS
Certification
par un
commissaire
aux comptes
Certification par
la Cour des
comptes
Sur les comptes de
2014
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72
Des échéances
 Fiabilisation des comptes : en cours, durée
indéterminée, des résultats tangibles au terme de 2 à
3 années
 Pour 2012, des objectifs réalistes s’inscrivant dans
une démarche pragmatique et progressive
d’amélioration de la qualité des comptes
 Certification des comptes : dans le cadre législatif
actuel, sur les comptes de 2014, résultat de l’audit de
certification à la fin du 1er semestre 2015
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Une documentation disponible sur Internet
 Le guide de fiabilisation des comptes des hôpitaux du 10 octobre 2011
 Des fiches comptables :
 Traitement du risque d’irrecouvrabilité, comptabilisation des dépréciations de
créances et des admissions en non valeur
 Provision réglementée pour propre assureur
 Ajustement de l’inventaire et de l’actif
 Traitement des corrections d’erreur
 Contrat de partenariat et BEH
 TVA (en cours)
 Comptes 102 et 13 : compléments de dotation et subventions d’équipement (en
cours)
 Des cartographies des risques balayant les principaux cycles :







Immobilisations
Achats
Provisions (en cours)
Endettement – trésorerie (en cours)
Recettes (en cours)
Personnel (en cours)
Fonds déposés (en cours)
 La réglementation budgétaire et comptable
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74
Site Internet
 Adresse du site
http://www.sante.gouv.fr/la-fiabilisation-et-la-certification-des-comptesdes-etablissements-publics-de-sante.html
• Ou http://www.sante.gouv.fr, dossiers lettre C, Certification et fiabilisation
des comptes
 2 BAL
– DGOS : [email protected]
– DGFIP : [email protected]
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