Transcript Titel der Präsentation

Arbeitshilfen für
die Verwalterpraxis
Mehr Zeit für das Wesentliche
Peter Gerhardt, März 2011
Hatten Sie Zeit für die wichtigen Dinge?
Oh, eigentlich wollte ich ….
… mich mehr um meine Beiräte kümmern
… Akquise betreiben, neue WEG´s gewinnen
… mich und meine Mitarbeiter schulen
… Honorarerhöhungen gezielt durchsetzen
… Versammlungen besser vorbereiten
… die Arbeitsabläufe verbessern
… wieder mal einen alten Freund treffen
…
… aber habe im klein-klein des Tagesgeschäfts einfach nicht
die Zeit gefunden.
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Datentausch 2011
Zeitdiebe
Störfaktoren und Zeitdiebe:
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Datentausch 2011
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Chef, Vorgesetzter
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Mitarbeiter/Kollegen
•
Nörgelnde Eigentümer
•
Unkoordinierte Meetings
•
Fehlende Ziele
•
„Nein“-Blockade
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Arbeitsweise/-abläufe
•
Organisation/Ablagesysteme
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Veralterte IT
•
Internet/Email/twitter/Multitasking
•
Perfektionismus
Wichtigkeit
Eisenhower - Prinzip
A/B - Aufgaben
A - Aufgaben
Später selbst /
Sofort selbst
Wiedervorlage
B/C – Aufgaben
Routineaufgaben
Delegieren
Dringlichkeit
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Datentausch 2011
Jeden Vorgang nur
einmal „anfassen“
und sofort
über die weitere Bearbeitung
entscheiden.
Dwight D. Eisenhower
Wichtigkeit
Was machen Erfolgreiche anders?
Fokussieren
Sofort erledigen
Ignorieren
Delegieren &
Automatisieren
Dringlichkeit
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Datentausch 2011
Das haben wir immer so gemacht …
Prozesserleichterung
Prozessveränderung
Prozessverschönerung
Hoher
Zeit- und Ressourceneinsatz
… anstatt Prozess-Eliminierung
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Datentausch 2011
Bei uns ist alles anders …
Eine Weisheit der Dakota-Indianer:
„Wenn du entdeckst, dass du ein totes Pferd reitest, steig ab.“
Doch wir Manager versuchen oft andere Strategien:
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Datentausch 2011
Wir besorgen uns eine stärkere Peitsche.
Wir wechseln die Reiter.
Wir sagen: "So haben wir das Pferd doch immer geritten."
Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren.
Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet.
Wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde.
Wir bilden eine Task Force, um das tote Pferd wiederzubeleben.
Wir schieben eine Trainingseinheit ein, um besser reiten zu lernen.
Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an.
Wir ändern die Kriterien, die besagen, ob ein Pferd tot ist.
Wir kaufen Leute von außerhalb ein, um das tote Pferd zu reiten.
Wir schirren mehrere tote Pferde zusammen an, damit sie schneller werden.
Wir machen zusätzliche Mittel locker, um die Leistung des Pferdes zu erhöhen.
Wir entwickeln ein Motivationsprogramm für tote Pferde.
Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist.
Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden.
Wir richten eine unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein.
Wir strukturieren um, damit ein anderer Bereich das tote Pferd bekommt.
Abläufe konventionell
Heizkostenabrechnung
zuordnen
Heizkostenabrechnung
kopieren
Heizkostenabrechnung
archivieren
Heizkostenabrechnung
verbuchen
Abrechnung versenden
Arbeitsprozesse
beim Verwalter
Abrechnung erstellen
Ablesung durchführen
Nutzer- und Kostenlisten
ausfüllen
Nachzügler
koordinieren
Zwischenablesung
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Datentausch 2011
Listen versenden
Rechnungen der
Messdienste
verbuchen
Betriebskostenabrechnung
erstellen
Versenden der
Mietnebenkostenabrechnung
Wege der Abstimmung
Übersicht der möglichen Wege um Abrechnungsdaten zu tauschen
Komplettangebote
Effizienz der
Prozesse
Integrierte BK-Lösungen
OnlineLösungen
Elektronischer Datentausch
Datentausch von Daten mittels Papier
Datenmengen / Wohneinheiten
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Dienstleister
übernimmt
Aufgaben
im Kundensystem
Datentausch 2011
Automatisierte
Dateneinspielung
in Techem- und
Kunden-EDV
Datentausch – effizient, schnell und sicher
Der elektronische Transfer der
Daten spart Zeit, Papier und Geld:
• Sie übermitteln alle erforderlichen Daten
direkt aus Ihrer Verwaltungssoftware
an Techem.
• Einzige Voraussetzung: Ihre wohnungswirtschaftliche Verwaltungssoftware
unterstützt den Datentausch.
• Ausführliche Analyse aller Anbieter liegt vor
• Hohe Datensicherheit - Daten werden verschlüsselt
übertragen
• Der Datentausch funktioniert nach den Standards der
ARGE (Arbeitsgemeinschaft
Heiz- und
Wasserkostenverteilung e.V.).
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Datentausch 2011
Einmalige Vorbereitung
In der Software des Kunden werden alle Objekte und deren Wohnungen
bzw. Mieter in den Stammdaten geführt. In Abhängigkeit von der
verwendeten Software werden numerische oder alphanumerische
Bezeichnungen benutzt.
Auch in der Techem Software werden alle Objekte und deren Wohnungen
unter einer numerischen Bezeichnung geführt.
Beispiel Ordnungsbegriff:
0001155550010
Techem Niederlassung
Liegenschaftsnummer
Nutzernummer
(Begehungsreihenfolge von Techem)
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Datentausch 2011
A-Satz Abstimmung (periodisch)
1. Nutzerlisten aus
ERP-System des
Kunden an Techem
senden
• Nutzernummer
• Nutzername
• Anschrift
• Geschoss
• Nutzfläche
2. Die Nutzernummern werden
anhand der Listen
manuell in die Techem
Stamm-daten
übernommen
3. Techem erstellt
einen A-Satz
4. A-Satz in ERPSystem einlesen
• Satzart
• Fehlerprüfung
durchführen
• Kundennummer
• Ordnungsbegriff
• Nutzernummer
• Abrechnungsart
• Fehlermeldungen mit
Techem besprechen
• ggf. erneute Übergabe
der Nutzerliste und
berichtigten A-Satz
einlesen
Damit alle relevanten Informationen zwischen beiden Systemen ausgetauscht
werden können, muss jeder Nutzernummer Ihrer Software die entsprechende
Techem Nutzernummer zugeordnet werden.
Bei Bestandsveränderungen ist immer ein A-Satz Austausch erforderlich!
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Datentausch 2011
Techem.Portal
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Datentausch 2011
Datentausch – so funktioniert es
Nach einem einmaligen Datenabgleich folgt jährlich:
Ihre Verwaltungssoftware
Übermitteln
Prüfung & Plausibilitätskontrolle, Zusammen-führung
mit Ablesewerten
Erstellen &
Einspielen
Einspielen & Verbuchen der
Abrechnungsergebnisse
Erstellung der Heizkostenabrechnung, elektronische
Übermittlung der Ergebnisse
Drucken
Druck Mietnebenkostenabrech-nung
mit Ergebnissen aus der
Heizkostenabrechnung
Druck der Heizkostenabrechnung und Versand an Sie
Versenden
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Datenübermittlung
in elektronischer Form
Techem
Datentausch 2011
Zusortieren der Heizkostenabrechnung, Versand der
kompletten Mietnebenkostenabrechnung an die Bewohner
Datentausch – im Softwaretool
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Datentausch 2011
Zeit sparen mit dem Datentausch
Das Kundenbeispiel: Ein Kunde verwaltet
30 Liegenschaften mit insgesamt 450 Wohnungen.
Zeitersparnis
bei der Datenübermittlung:
Zeitersparnis
beim Einspielen in die
Verwaltungssoftware:
1 Min. x 450 Wohnungen
30 Min. x 30 Liegenschaften
1 Min. x 450 Wohnungen
2 Min. x 30 Liegenschaften
1.350 Min. = 22,5 Std.
510 Min. = 8,5 Std.
Unterm Strich spart der Kunde in unserem
Beispiel über 30 wertvolle Arbeitsstunden.
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Datentausch 2011
Vorteile Komfortlösung Datentausch
Mehrarbeiten vermeiden
• Manuelles Übertragen der Daten entfällt
• Mieterschreiben per Knopfdruck vervollständigen
ausdrucken
Abläufe optimieren
• Fehlerquellen vermeiden
• Rückfragen der Bewohner schnell beantworten (Archiv)
Weitere Vorteile
• Spezialisierte Systemberater stehen zur Verfügung
• Der Datentausch ist für Sie kostenlos
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Datentausch 2011
und
Beratung und Unterstützung
Serviceangebot umfasst
•
Bewertung aktuelle Software
•
Unterstützung Software Auswahl bei
Umstellung
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•
Analyse Datenmodell
•
Vorbereitung Datenmigration
•
Übernahme der Daten
•
Schulung der Mitarbeiter
•
Nachbetreuung und Anwenderhilfe
Datentausch 2011
Datentausch
Abläufe HKA mit Datentausch
Heizkostenabrechnung
zuordnen
Heizkostenabrechnung
kopieren
Heizkostenabrechnung
archivieren
Heizkostenabrechnung
verbuchen
Abrechnung versenden
Arbeitsprozesse
beim Verwalter
Abrechnung erstellen
Ablesung durchführen
Nutzer- und Kostenlisten
ausfüllen
Nachzügler
koordinieren
Zwischenablesung
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Datentausch 2011
Listen versenden
Rechnungen der
Messdienste
verbuchen
Betriebskostenabrechnung
erstellen
Versenden der
Mietnebenkostenabrechnung
Datentausch
Abläufe HKA mit Datentausch und Funk
Heizkostenabrechnung
zuordnen
Heizkostenabrechnung
kopieren
Heizkostenabrechnung
archivieren
Heizkostenabrechnung
verbuchen
Abrechnung versenden
Arbeitsprozesse
beim Verwalter
Abrechnung erstellen
Ablesung durchführen
Nutzer- und Kostenlisten
ausfüllen
Nachzügler
koordinieren
Zwischenablesung
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Datentausch 2011
Listen versenden
Rechnungen der
Messdienste
verbuchen
Betriebskostenabrechnung
erstellen
Versenden der
Mietnebenkostenabrechnung
Es ist nicht wenig Zeit , die wir zur Verfügung haben,
sondern es ist die viele Zeit, die wir nicht (richtig) nutzen.
Seneca, römischer Philosoph
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Datentausch 2011
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Datentausch 2011