Transcript ERP 1

ERP (enterprise resource planning)
BAG I
Fahmi Yusuf, S.Kom, MMSI
Roles of IS in Business
Support
Strategies
for Competitive
Advantage
Support
Business Decision
Making
Support
Business Processes and Operations
2
Roles of e-Business in Business
The Internet
Suppliers and Other
Business Partners
Extranets
Company
Boundary
Supply chain management:
Procurement, Distribution, and Logistics
Intranets
Engineering and
Research
Manufacturing
and Production
Accounting and
Finance
Intranets
Customer relationship management:
Marketing
Sales
Customer Service
Extranets
Consumers and
Business Customers
3
Trends in Information Systems
Expanding Roles of IS in Business and Management
Internet-Based E-Business and ECommerce systems
Strategic and End User Support:
1980s – 1990s
End User Computing Systems
Executive Information Systems
Expert Systems
Strategic Information Systems
Decision Support:
1970s – 1980s
Decision Support Systems
Management Reporting:
1960s – 1970s
Management Information Systems
Data Processing:
1950s – 1960s
Electronic Data Processing Systems
4
Expanding Participation of End Users and Managers in IS
Electronic Business & Commerce:
1990s – 2000s
Types of Information Systems
Information
Systems
Operations
Support
Systems
Transaction
Processing
Systems
Process
Control
Systems
Management
Support
Systems
Enterprise
Collaboration
Systems
Management
Information
Systems
Decision
Support
Systems
Control
Processing
Team and
Prespecified Interactive
Business of Industrial Workgroup
Reporting
Decision
Transactions Processes Collaboration for Managers Support
5
Executive
Information
Systems
Information
Tailored for
Executives
PERENCANAAN
Perencanaan adalah fungsi pertama dan salah
satu fungsi dari manajemen.
fungsi manajemen ada lima yaitu perencanaan
(planning), penyusunan organisasi
(organizing), pengisian sumber daya manusia
(staffing), penggerakan organisasi (actuating),
dan pengawasan (controlling).
TAHAPAN PERENCANAAN
Ada lima tahapan dalam evolusi pemikiran
perencanaan dilihat dari sudut pandang ini,
yaitu :
•
•
•
•
•
Penganggaran dan pengawasan keuangan.
Perencanaan jangka panjang.
Perencanaan strategi bisnis.
Perencanaan strategi korporat.
Manajemen strategi.
TAHAPAN PERENCANAAN
Perkembangan pemikiran perencanaan dapat
juga dilihat dari sudut lain, yaitu
integritasnya dalam keseluruhan perencanaan
perusahaan. Dari sudut pandang ini, terjadi
juga 5 tahap evolusi. Tahapan pertama dan kedua
hanya terjadi dalam perencanaan kebutuhan
barang untuk perusahaan. Tahap-tahap
selanjutnya sudah menyangkut kebutuhan
produksi, manufaktur, keuangan, marketing, dan
sebagainya. Ke lima tahapan tersebut adalah
sebagai dalam Gambar 1
Perkembangan perencanaan
TAHAPAN PERENCANAAN
Tahap 1 : EOQ (Economic Order Quantity) dan perangkatnya.
Perangkat yang dimaksud ialah Persediaan Pengaman, BOM (Bill of
Materials), Perintah Kerja dan sebagainya. Sebetulnya masih ada lagi
beberapa formula perencanaan material yang hampir sama seperti formula
Persediaan Minimum dan Maksimum, persediaan atas dasar perhitungan
berkala. Tahap ini mulai berkembang sekitar tahun 1950an.
Perencanaan pengadaan barang secara tepat waktu atau just-in-time
inventory control
juga merupakan pengembangan perencanaan
kebutuhan material, namun baru dikembangkan tahun 1980an, sebagai
pendukung MRP dan MRP II.
Tahap 2 : MRP (Materials Requirement Planning)
Tahap kedua ini berkembang untuk memenuhi keperluan material
yang tergantung dari keperluan material lain. Formula EOQ dan sebagainya
kurang mendukung
keperluan ini, yang terutama diperlukan
untuk perencanaan keperluan bahan mentah dan pendukung untuk
manufaktur produk. MRP mulai dikembangkan sekitar tahun 1965.
TAHAPAN PERENCANAAN
Tahap 3 : MRP II (Manufacturing Resource Planning)
Tahap ini diberi singkatan MRP II untuk membedakan dengan MRP, karena nama
tersebut apabila disingkat, akan sama. Tahap ini adalah tahap pengintegrasian
perencanaan kebutuhan material dengan kebutuhan perusahaan yang lain, seperti
perencanaan bisnis, perencanaan produksi dan sebagainya. Tahap ini mulai
dikembangkan sekitar tahun 1975.
Tahap 4 : ERP (Enterprise Resource Planning)
Ini adalah penyempurnaan lagi dari MRP II, di mana digunakan pengembangan
teknologi terakhir, termasuk teknologi informasi dan cakupan perencanaan lebih
luas lagi. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1990.
Tahap 5 : ERM (Enterprise Resource Management)
Ini adalah pengembangan lebih lanjut dari ERP. Dalam ERP, cakupannya adalah hanya
perencanaan, sedangkan dalam ERM, cakupannya menyangkut fungsi- fungsi
manajemen yang lain. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 2000.
Sistem informasi perusahaan
Diagram umum sistem informasi perusahaan
Dari gambar diatas, dapat dilihat sistem informasi internal perusahaan terdiri dalam
3 kelompok besar:
SCM
: adalah suatu sistem informasi untuk memudahkan pengendalian atas
supplier.
ERP
: adalah sistem inti perusahaan yang mengendalikan semua aspek
internal perusahaan.
CRM
: adalah sistem informasi untuk melakukan pengendalian atas
konsumen perusahaan.
SCM (SUPPLY CHAIN MANAGEMENT)
SCM – Supply Chain Management.
Supply chain management adalah suatu sistem yang ditujukan untuk mengendalikan
suplier. Pengendalian ini bertujuan utama untuk memastikan ketersediaan bahan baku
atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain:
-Manajemen Stok bahan baku
-Manajemen Utang dan Aging Utang
-Manajemen Reorder Point
-Penilaian Persediaan (dengan metode real time average)
Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data Interchange
(EDI) yang memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara realtime
sehingga resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. Secara global, ruang
lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan
sebagai berikut :
SCM
CRM (CUSTOMER RELATIONSHIP
MANAGEMENT)
CRM adalah singkatan dari “Customer
Relationship Management”.
Software CRM mensupport proses bisnis anda
untuk mencari, mendapatkan, dan
mempertahankan konsumen.
Aplikasi CRM biasanya terdiri atas modul- modul
seperti Sales Force Automation, Call anagement,
dan Self Service.
Ruang lingkup CRM adalah :
1.Melakukan evaluasi atas marketing scheme3 yang dijalankan
perusahaan. Dengan sistem ini, dapat dilakukan evaluasi efektivitas
dari skema pemasaran yang dilakukan perusahaan dalam melakukan
promosi atas suatu produk.
1.Melakukan profiling atas konsumen. Dengan membagi konsumen
kedalam kelompok-kelompok, diharapkan perusahaan dapat dengan
mudah menemukan sasaran pemasaran produk- produknya.
1.Melakukan analisis lead time untuk pemenuhan kebutuhan
konsumen. Konsumen dapat melakukan tracing atas produk
pesanannya.
ERP
Enterprise Resource Planning (ERP)
ERP adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk dapat
mengendalikan seluruh aspek dalam perusahaan. Secara garis besar, sistem
ini dibagi dalam kelompok sebagai berikut :
Sistem informasi akuntansi memiliki
dua karakteristik utama :
- Pengendalian atas transaksi
keuangan
- Konversi data keuangan menjadi
laporan keuangan
Sistem informasi manajemen
adalah semua hal yang bertujuan
untuk melakukan pengukuran kinerja
atas perusahaan. Sistem ini mencakup
manajemen seluruh aspek perusahaan
dalam pekerjaan seharihari
ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang
untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan
aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. Sistem
ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan
perangkat lunak modular. ERP merupakan software yang
mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke
dalam satu system ystemr yang dapat melayani semua kebutuhan
perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau
keuangan.
ERP
Enterprise Resource Planning (ERP):
• An expanded effort to integrate marketing, financial,
manufacturing and human resources in a single information
system.
• Standardized record-keeping permits information sharing
throughout the organization.
• A computer-based system designed to process an
organization’s transactions and facilitate integrated and realtime planning, production, and customer response.
ERP Definition
’ERP is a complete enterprise wide business software solution. The ERP
system consists of software support modules such as : marketing
and sales, field service, product design and development,
production and inventory control, procurement, distribution,
industrial facilities management, process design and
development, manufacturing, quality, human resources, finance and
accounting, and information services’
Daniel E.O’Leary memberikan definisi mengenai ERP seperti kutipan
berikut ini.
’ERP systems are computer based systems designed to process an
organization’s transactions and facilitate integrated and real-time
planning, production, and customer response. In particular ERP
systems will be assumed to have certain characteristics’
Karakteristik ERP
Karakteristik tertentu dari ERP yang dimaksud dalam definisi ERP oleh Daniel E.
O’Leary di atas meliputi hal-hal sebagai berikut ini.
1.Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan
pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
2.Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
3.Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
4.Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan
setiap data sekali saja.
5.Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
6.Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan
kegiatan perencanaan.
7.Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat
diperlukan oleh perusahaan multinasional.
8.Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan
9.tanpa melakukan pemrograman kembali.
Sistem ERP (gambaran)
Syarat utama ERP : INtegrasi
1. Integrasi yang dimaksud adalah menggabungkan berbagai
kebutuhan pada satu software dalam satu logical
database, sehingga memudahkan semua departemen
berbagi informasi dan berkomunikasi.
2. Database yang ada dapat mengijinkan setiap departemen
dalam perusahaan untuk menyimpan dan mengambil
informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat
dipercaya, dapat diakses dan mudah disebarluaskan.
3. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa
sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang
diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan dari vendor
yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru
untuk meningkatkan unjuk kerja bisnis.
TUJUAN DAN PERANANNYA DALAM
ORGANISASI
Tujuan ystem ERP adalah untuk mengkoordinasikan
bisnis organisasi secara keseluruhan.
ERP merupakan software yang ada dalam
organisasi/perusahaan untuk:
1.Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
2.Membagi database yang umum dan praktek bisnis
melalui enterprise
3.Menghasilkan informasi yang real-time
4.Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan
kegiatan perencanaan
ERP – The Evolution
Extra-prize
Collaboration
i.e.“The Networked
Economy”
High
Degree of Collaboration/ Networking
eMarkets
Enterprise
Integration
Computer
Integrated
Manufacturing
Islands of
Automation
(extended ERP)
ERP
MRP II
MRP
Low
1970
1980
M0254 Enterprise Resources Planning
©2004
1990
2000
EVOLUSI ERP
TAHAPAN EVOLUSI ERP
1.Tahap I : Material Requirement Planning (MRP), Merupakan cikal bakal dari
ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material
2.Tahap II: Close-Loop MRP, Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya
terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan
adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan
3.Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II), Merupakan
pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:
perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi
analisis dari kebutuhan yang diperlukan
4.Tahap IV: Enterprise Resource Planning, Merupakan perluasan dari MRP II
yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan,
rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan
dengan dilakukan secara mudah
5.Tahap V: Extended ERP (ERP II), Merupakan perkembangan dari ERP yang
diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.
Why Implement ERP?
• Business Reasons
• Technological Reasons
M0254 Enterprise Resources Planning
©2004
Common Business Reasons for Implementing ERP
poor performance
27
high costs
not responsive
to customers
24
21
complex processes
20
unable to support
strategies
globalization
inconsistent
business processes
15
15
10
M0254 Enterprise Resources Planning
Technology Reasons for Implementing ERP
42
Y2K
disparate systems
37
poor quality of
information
26
systems not integrated
19
difficulty integrating
acquisitions
obsolete systems
unable to support
growth
12
11
6
M0254 Enterprise Resources Planning
©2004
Profitability
Profit
3,000
2,500
2,000
1,500
1,000
500
0
2000
2001
2002
2003
2004
2005
You have Two Choices :
Increase in Sales - Say 30%
OR
Reduce Cost
- Say by 5-10 %
M0254 Enterprise Resources Planning
Time
Integrasi erp
Integrasi alasan penggunaan ERP, khususnya integrasi perencanaan dalam ERP meliputi
informasi keuangan, informasi pesanan pelanggan, standarisasi dan percepatan proses manufaktur, mengurangi persediaan, dan standarisasi informasi
karyawan.
1. Integrasi Informasi Keuangan.
Sebelum penggunaan ERP masing-masing bagian memberikan laporan mengenai informasi keuangan berdasarkan
database, dan versinya sendiri-sendiri yang menggunakan sistem komputer sendiri-sendiri misalnya angka penjualan, angka
pendapatan, dan sebagainya. ERP menawarkan satu kebenaran dalam satu versi karena masing-masing menggunakan
database dan sistem yang sama.
2. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan.
Dengan ERP, status dan perkembangan pesanan pelanggan dapat dilacak secara akurat oleh siapa saja sejak dari penerimaan
oleh bagian penjualan sampai barang yang dipesan siap dikirimkan. Dengan ini perusahaan dapat dengan mudah
melacak pesanan, melakukan koordinasi antar bagian manufaktur, pergudangan, dan pengiriman.
3. Standarisasi dan Percepatan Proses Manufaktur.
ERP mengganti proses manufaktur yang tadinya tidak standar menjadi proses manufaktur yang standar, termasuk proses
otomatisasi. Standarisasi proses dengan menggunakan sistem komputer yang terintegrasi dapat menghemat waktu,
meningkatkan produktivitas, dan mengurangi jumlah tenaga kerja.
4. Mengurangi Persediaan.
Dengan ERP, perencanaan kebutuhan barang untuk manufaktur yaitu bahan mentah dan bahan penolong akan lebih akurat dan
tepat waktu sehingga ini akan mengurangi tertumpuknya barang di gudang penyimpanan. Pengurangan persediaan ini juga
berlaku untuk barang setengah jadi dan produk jadi, karena arus produk jadi ke pelanggan dapat direncanakan dengan lebih
baik.
5. Standarisasi Informasi Karyawan.
Ini khususnya berlaku untuk perusahaan yang mempunyai berbagai unit bisnis, yang mungkin tidak mempunyai data mengenai
karyawan yang standar dan seragam sehingga pemanfaatan karyawan dalam seluruh grup perusahaan tidak dapat
dilakukan secara optimal. Dengan adanya standarisasi informasi, kelebihan jam karyawan di suatu unit bisnis mungkin
dapat dimanfaatkan di unit bisnis lain yang mengalami kekurangan tenaga.
IMPLEMENTASI ERP
Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup
dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan
jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung.
Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan
kesuksesan dari implementasi ERP. Sayangnya, Migrasi data
merupakan aktifitas terakhir sebelum fase produksi. Langkah strategi
migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP:
1.Mengidentifikasi data yang akan di migrasi
2.Menentukan waktu dari migrasi data
3.Membuat template data
4.Menentukan alat untuk migrasi data
5.Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
6.Menentukan pengarsipan data
KEUNTUNGAN ERP
1. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk
meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi
yang tepat.
2. Rancangan Perekayasaan
3. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai
fulfillment
4. Mengatur saling ketergantungan dari proses
penagihan material yang kompleks
5. Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan
pembelian, penerimaan inventori, dan pembiayaan
6. Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak
pemasukan, biaya dan keuntungan pada level inti
Keterbatasan implementasi ERP
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP
Sistem ERP sangat mahal
Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan
standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat
menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur
kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan
kebutuhan dari pelanggan
Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya :
pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko
kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem
keamanan