Transcript Le Manuel de Procédures

Manuels de Procédures
KPMG AUDIT
C PIRAM
Atelier de démarrage
© 2010 KPMG S.A., société anonyme d’expertise comptable et de commissariat aux comptes, membre français du réseau KPMG constitué de
cabinets indépendants adhérents de KPMG International Cooperative, une entité de droit suisse.
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1 Objectif d’un manuel de procédures
 Description et définition des outils et méthodes de
gestion devant permettre l’exécution d’une entité.
 Clarifier toutes les relations fonctionnelles du cadre
d’évolution d’une entité.
 Document de référence pour tous les opérateurs
(institutions gouvernementales, ONG, bailleur de
fonds, unité de gestion, etc.)
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2 Définitions : 1/4
Concept
Accord de
prêt
Année fiscale
Définition
Document contractuel signé entre le représentant
de l’Emprunteur (République de la RDC) et le FIDA
et définissant le montant et les conditions
d’utilisation du prêt accordé par le FIDA à
l’emprunteur, les modalités d’exécution du
programme, objet du prêt, et les devoirs et
obligations de chacune des parties, et diverses
dispositions relatives au prêt.
L’année fiscale du PIRAM correspond à l’année
calendaire (1er janvier au 31 décembre).Le 1er
exercice fiscal démarre à la date de mise en vigueur
du prêt.
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Définition : 2/4
Codification
comptable
Compte de prêt
Imputation des transactions financières et comptables
effectuées par le programme dans les comptes
analytiques, budgétaires et comptables appropriés selon
les modalités et règles définies dans le présent manuel. La
codification comptable contient en outre les codes de
composante, sous composante, activité, et zone du
programme , catégorie de dépenses et source de
financement.
Compte ouvert par le FIDA au nom de l’Emprunteur et
dans lequel est versé le montant du principal du prêt. De
la date d’entrée en vigueur jusqu’à la date de clôture du
prêt, l’Emprunteur peut solliciter auprès du FIDA des
retraits du compte de prêt pour les dépenses autorisées
conformément aux dispositions de l’accord de prêt.
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Définition : 3/4
Compte de
Projet
Compte
Spécial
Compte courant libellé en USD ouvert par le
Ministère de l’Agriculture auprès d’un
établissement bancaire de la RDC dans le but d’y
déposer les fonds représentant la contribution de
l’Emprunteur au programme .
Compte libellé en dollars US ouvert par
l’Emprunteur auprès d’un établissement bancaire
commercial en RDC et servant au financement du
programme . Les retraits de fonds effectués sur le
Compte de Prêt sont versés sur le Compte Spécial,
qui sert à alimenter le Compte d’Opérations à
partir duquel sont effectuées les dépenses.
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Définition : 4/4
COSTAB
Logiciel informatique utilisé par le FIDA pour
l’estimation des coûts du programme et
l’établissement des projections financières lors de
l’évaluation du programme.
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Chapitre 1. Cadre organisationnel
Structure du programme
Description et modalités d’exécution du programme
Supervision et suivi du programme
Cadre juridique, règles et procédures
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Annexes au Chapitre 1
1 Financement du programme
2 Fiche synthétique du programme
3 Partenaires au programme
4 Structure organisationnelle
5 Documents de référence et autres informations
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Chapitre 2. Administration
Unité de Coordination du programme(UCP)
Règles et fonctionnement du bureau
Gestion du courrier
Systèmes d’information et de communication
Archivage des documents
Déplacements officiels
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Annexes au Chapitre 2
1 Organigramme du programme
2 Descriptions des postes
3 Planning annuel du personnel
4 Classification des documents
5 Système de classement
6 Plan annuel de voyage
7 Demande d’ordre de mission
8 Estimation des coûts de mission
9 Demande de remboursement des frais de mission
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Chapitre 3. Gestion du Personnel
Types de contrats
Sélection du personnel de programme
Rémunération et avantages du personnel du programme
Recrutement du personnel du programme
Administration du personnel du programme
Obligations du personnel et mesures disciplinaires
Fin de contrat
Personnel temporaire
Consultants individuels
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Annexes au Chapitre 3
1 Plan annuel des ressources
humaines
2 Avis de vacance de poste
3 Grille d’évaluation des
candidatures
4 Grille de sélection du
personnel
5 Catégories salariales et
grille de rémunération
6 Modèle de contrat –
personnel du programme
7 Fiche de renseignements
8 Dossiers individuels
9 Demande de congés
10 Fiche de suivi des congés
11 Fiche d’évaluation des
performances
12 Fiche de fin de contrat
13 Requête pour assistance
temporaire
14 Modèle de contrat – personnel
temporaire
15 Fiche de paiement d’honoraires –
consultants et personnel temporaire
16 Modèle de contrat – consultant
individuel
17 Fiche d’évaluation – consultant
et personnel temporaire
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Chapitre 4. Gestion des biens
1 Définitions
2 Suivi des immobilisations
3 Maintenance et sécurité
4 Véhicules du programme
5 Cession d’immobilisations
6 Gestion des stocks
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Annexes au Chapitre 4
4.1 Registre des immobilisations
4.2 Système de codification des immobilisations
4.3 Liste de biens par affectation
4.4 Fiche de prêt de matériel
4.5 Liste d’inventaire
4.6 Durée d’amortissement des biens
4.7 Autorisation de sortie de matériel
4.8 Carnet de bord des véhicules du projet
4.9 Fiche de suivi des véhicules du programme
4.10 Fiche de cession
4.11 Fiche de suivi et état récapitulatif des stocks
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Chapitre 5. Passation de Marchés
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
Généralités
Programmation des acquisitions
Demande d’achat
Spécifications techniques et termes de référence
Consultation des fournisseurs
Sélection des fournisseurs
Attribution des marchés et élaboration des
contrats
5.8 Suivi des contrats
5.9 Livraison des biens, travaux et services
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Annexes au Chapitre 5
5.1 Modalités de passation de marchés
5.2 Matrice de responsabilités pour les passations de marché
5.3 Plan d’acquisition des biens et services
5.4 Demande d’achat
5.5 Critères génériques d’évaluation des propositions techniques
5.6 Modèle de grille d’évaluation des propositions techniques
5.7 Modèle de contrat de fourniture de biens
5.8 Modèle de contrat de travaux
5.9 Modèle de contrat de services
5.10 Bon de commande
5.11 Registre des contrats
5.12 Rapport d’inspection et de réception
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Chapitre 6. Gestion financière
6.1 Généralités
6.2 Processus budgétaire
6.3 Engagement de dépenses
6.4 Décaissements
6.5 Mobilisation des fonds (FIDA et
contrepartie)
6.6 Rapports financiers
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Annexes au Chapitre 6
6.1 Codification des opérations financières
6.2 Planning d’élaboration du PTBA
6.3 Format de budget
6.4 Affectation des fonds du prêt par catégorie de dépenses
6.5 Etat de suivi budgétaire mensuel
6.6 Registre des chèques distribués
6.7 Demande de retrait de caisse
6.8 Fiche d’inventaire physique de caisse
6.9 Suivi des décaissements
6.10 Check-list pour la préparation des DRF et DPD
6.11 Etat de reconstitution du compte spécial
6.12 Check-list pour le contrôle des DRF et DPD
6.13 Suivi des DRF et remboursements du FIDA
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Chapitre 7. Procédures comptables
1 Règles et principes comptables
2 Système d’information et organisation de la fonction comptable
3 Procédures de comptabilisation des opérations
4 Schémas comptables pour les différentes catégories de dépenses
5 Clôture des comptes (mensuelle et annuelle)
6 États financiers et Audit des comptes
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Annexes au Chapitre 7
1 Plan comptable général
2 Modèle de fiche d’imputation
3 Schémas d’écritures comptables
4 Check-list pour la clôture des comptes
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