Transcript correo electrónico - Sede Electrónica de la Intranet de la Diputacion

Portal DPT y Herramientas Colaborativas
Administración Electrónica
F/. 13-abr-15
Formación Portal DPT y Herramientas Colaborativas
Administración Electrónica
INDICE
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Introducción
Correo
Agenda
Libreta de direcciones
Lotus Notes Sametime
Lotus Notes Traveler
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Administración Electrónica
Introducción. El Portal de Diputación Provincial de Teruel
Acceso: https://236ws.dpteruel.es/wps/portal
1
A través de un buscador.
2
Resultado de la
búsqueda
(aparece el 1º)
Teclear “Portal DP Teruel” en
el buscador
3
Hacer clic sobre
el link que
aparece en
pantalla
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Administración Electrónica
Introducción. El Portal de Diputación Provincial de Teruel
Sedes electrónicas de las
Comarcas y Ayuntamientos
de la Provincia
Acceso
Acceso a
a las
las Herramientas
Herramientas
Colaborativas
Colaborativas yy Aplicaciones
Aplicaciones
Portal de Ayuda
Acceso a los trámites y
servicios (Sede Electrónica
DPT)
Plataforma
Tele-Formación
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Administración Electrónica
Introducción. Sede Electrónica. Ciudadanos
https://236ws.dpteruel.es/tramitar/dpteruel/ciudadanos
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Introducción. Sede Electrónica. Profesionales y Empresas
https://236ws.dpteruel.es/tramitar/dpteruel/profesionalesyempresas
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Introducción. Sede Electrónica. Entidades Locales
https://236ws.dpteruel.es/tramitar/dpteruel/entidadeslocales
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Administración Electrónica
Introducción. Relación de las Sedes Electrónicas de la Provincia
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Administración Electrónica
Introducción. Relación de las Sedes Electrónicas de la Provincia
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Introducción. Portal con material de ayuda
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Introducción. Portal con material de ayuda http://moodle.dpteruel.es/
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Administración Electrónica
Introducción. Acceso al Portal de DPT
1
HACIENDO CLIC
SOBRE
EL
BOTÓN INICIAR
2
Tecleando el ID de usuario y contraseña,
haciendo clic en el botón “iniciar sesión”
3
Haciendo clic en “Iniciar
sesión” se abrirá una
sesión
nueva
que
solicitará ID de usuario
y contraseña
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Administración Electrónica
Introducción. Acceso al Portal de DPT
2
3
1
1 Logueado como Demo Pruebas, dentro del PORTAL
2 Para ver esta pantalla del portal se debe hacer clic
en el botón Iniciar o Bienvenido
3 Activado botones en cabecera del Portal con los
servicios disponibles al usuario logueado
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Introducción. Acceso al Portal de DPT
Dentro del botón Iniciar (con un clic), se despliega el presente menú de selección que no permitirá
acceder a:
•
Correo y agenda: Correo, Agenda, Libreta Direcciones y
•
Aplicaciones: (Lotus Sametime de mensajería instantanea)
•
Aplicaciones Admtvas: SICAL, Registro, P.M.H., Inventario y patrimonio, Genoma,
Multimunicipio y Administración Electrónica
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INDICE
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Introducción
Correo
Agenda
Libreta de direcciones
Lotus Notes Sametime
Lotus Notes Traveler
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Correo
Dentro del botón Iniciar (con
un clic), se despliega el
presente menú de selección.
Seleccionar Correo y agenda (clic de
ratón) y cargará la pantalla que se
muestra a continuación
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Correo. Pantalla principal.
Atención a esta pestaña lateral, porque despliega la barra
lateral todas la opciones de correo.
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Correo. Pantalla principal.
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Correo. Crear y enviar un mensaje .
1.
Pulsar el botón Crear de la barra superior.
2.
Emerge una venta como la que se muestra en la parte inferior.
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Correo. Crear y enviar un mensaje .
Para:
Destinatario de correo, si está en la “agenda de direcciones” pulsar en el link [para] para acceder a la
lista de direcciones de correo
Cc:
Con copia a otros destinatarios del correo, pulsar el link [cc] para acceder a la lista de direcciones
Cco:
Mismo que anterior pero oculta a los demás el destinatario del mensaje
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Correo. Crear y enviar un mensaje .
Busca al destinatario de correo en la libreta de direcciones. (comprobar nombres)
El correo está preparado para enviarse, pulsar “Enviar”
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Correo. Recibir mensajes.
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Correo. Gestión de mensajes. Responder
Responder a todos: mismas opciones que en
Responder pero enviando la respuesta al
remitente del mensaje, y al resto de los
interesados
Responder
• Sólo con historial. Responde al remitente y adjunta todo el historial del mensaje
• Con historial y anexos, mismo que el anterior, pero incluye los archivos anexos al mensaje de respuesta
• Responder, envía el mensaje de respuesta sin historia ni anexos.
• Con historial al estilo de internet. Antepone a cada línea el símbolo “>” que es el modo de respuesta
convencional cuando se adjunta el mensaje escrito por el remitente
Crear
• un nuevo mensaje e-mail
• Un nuevo mensaje de aviso de llamada
• Una carpeta nueva, para organizar la bandeja de entrada de correo
Actualizar
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Correo. Gestión de mensajes. Responder y Organizar
Remitir. Funciona igual que Responder
pero con la característica que borra al
remitente del mensaje y todos los
interesados (si los hubiera) permitiendo
enviar el mensaje a otro destinatario o
destinatarios.
Carpeta. Reorganiza el correo
en un árbol de carpetas similar
a la estructura de directorios y
archivos del explorador de
windows.
Archivar. Dependiendo de la
configuración
guarda
los
elementos de correo en un
servidor o en un ordenador
personal, de tal forma que
quedan salvaguardados en otro
fichero distinto al de trabajo.
Marca Rápida. Pone una “bandera
verde” en el correo (prioridad normal)
Agregar o editar marca. Permite elegir
la prioridad o cambiar la marca rápida.
Incluso admite avisos emergentes como
recordatorio de tareas a realizar.
Eliminar marca borra la marca de
prioridad.
Nuevo mensaje de seguimiento.
Genera un aviso con recordatorio visible
en la vista de seguimiento.
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Correo. Seguimiento. Organizar mensajes
Seguimiento.
•
Tipo de prioridad (urgente/normal/baja)
•
Mensaje de seguimiento o asunto
•
Fecha, hora y activar alarma
Alarma.
Mensaje emergente que lanza
la alarma de seguimiento
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Correo. Vista de seguimiento. Organizar mensajes
Marcar como.
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Correo. Otras opciones.
Preferencias. Va a permitir configurar el comportamiento del Correo y
Agenda.
Ausente de la oficina… formulario especial que avisa de ausencias en la
oficina.
Reglas de mensaje. Ayudan a organizar los mensaje de correo electrónico
(entrantes) de forma automática.
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Correo. Otras opciones. Preferencias y configuración
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Administración Electrónica
Correo. Otras opciones. Preferencias y configurazión
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Administración Electrónica
Correo. Otras opciones. Preferencias y configuración
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Administración Electrónica
Correo. Otras opciones. Preferencias y Configuración
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Administración Electrónica
Correo. Otras opciones. Preferencias
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Administración Electrónica
Correo. Otras opciones. Preferencias y Configuración
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Correo. Otras opciones. Ausente de la oficina
Fechas.
Se indica la fecha de
salida y regreso de la
oficina.
Activar el agente de
ausencia.
Activar
disponibilidad
para estar en reuniones
o no.
Asunto que se mostrará
en la agenda
Lleva desde el correo
asuntos a la agenda.
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Correo. Otras opciones. Ausente de la oficina
Notificación estándar.
Se
especifica
contenido
de
notificación:
el
la
•
Incluir o no la
fecha de regreso
en el asunto
•
Incluir un texto
adicional en la
notificación
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Correo. Otras opciones. Ausente de la oficina
Notificación
alternativa.
Enviar notificación a las
personas especificadas
a independencia de la
estándar
•
Destinatario
mensaje
•
Asunto.
•
Texto adicional
del
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Correo. Otras opciones. Ausente de la oficina
Exclusiones.
No
respuesta
automática a mensajes
procedentes
de
direcciones
email
(activar)
•
Indicar
procedencia del
mensaje.
•
Asunto contiene
cualquiera
de
estas frases.
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Correo
Agenda
Libreta de direcciones
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Agenda. Crear un cita
TIPOS DE CITA:
•
Reunión. Esta tarea permite programar citas, describiendo el asunto, fecha de inicio, hora,
duración, aviso, ubicación / localización, sala recurso, asistentes. Tiene la posibilidad de marcar la
agenda de los asistentes o mostrar si estos están libre o no. También permite configurar la cita
periódicamente si esta se repite en el tiempo.
•
Cita. Con menos información que la anterior ya que no tiene la posibilidad de reservar salas ni
recursos su utilización es para reuniones fuera del centro de trabajo / oficina
•
Actividad para días completos. Con menos campos que las anteriores, sólo permite el asunto,
día, aviso antes del comienzo de la actividad y ubicación.
•
Aniversario. Misma información que la anterior pero queda marcada en la agenda como
aniversario y no como actividad
•
Recordatorio. Misma que el anterior, activa un recordatorio en la agenda.
Cuando se inicia una Reunión (Cita) los asistentes reciben la convocatoria de la misma y permitirá
aceptarla o no.
Dentro de la Reunión podremos ver la relación de personas que hayan aceptado, rechazado la
convocatoria o estén pendientes de respuesta.
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Agenda. Crear un cita. Reunión
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Agenda. Crear un cita. Reunión
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Agenda. Crear un cita. Reunión
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Agenda. Crear un cita. Cita.
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Agenda. Crear un cita. Actividad para días completos.
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Agenda. Crear un cita. Aniversario y recordatorio
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Agenda. Gestión de tareas
RECEPCION DE AVISOS.
Se reciben avisos dentro de la vista todos los documentos que se encuentra dentro de CORREO
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Agenda. Gestión de tareas
Envío de aviso de reunión
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Agenda. Tareas pendientes
Avisos de reuniones pendientes.
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Agenda. Gestión de reuniones
Admite convocatorias desde fuera del entorno de la oficina. Por ejemplo: desde outlook de microsoft,
interpreta la convocatoria de tarea y pide confirmación igual que si hubiera sido mandada desde dentro del
sistema Lotus. Por lo tanto es un sistema abierto
Para gestionar un reunión accederemos a la Agenda, seleccionamos la reunión que queremos revisar y
desde la “pestaña” planificación veremos el estado de lo invitados
El invitado
está
en
conflicto
con
otra
reunión
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Agenda. Configuración
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Administración Electrónica
Agenda. Configuración
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Agenda. Configuración
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Administración Electrónica
Agenda. Configuración
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Administración Electrónica
Agenda. Configuración
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Administración Electrónica
Agenda. Configuración
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Correo y Agenda. Relación de iconos
Mensaje no leído
Mensaje al que se ha respondido
Mensaje que se ha remitido
Mensaje que se ha respondido y remitido
Mensaje cuyo único destinatario es usted
Mensaje enviado a usted y a pocas personas más
Mensaje enviado a usted y a muchas personas más
Mensaje que el remitente considera de mucha importancia
Mensaje que ha marcado para su seguimiento con mucha prioridad
Mensaje que ha marcado para su seguimiento con prioridad normal
Mensaje que ha marcado para su seguimiento con prioridad baja
Mensaje que incluye uno o varios anexos
Mensaje que ha enviado
Mensaje o invitación a una reunión que ha guardado como borrador
El estado de conexión de la persona es Disponible
El estado de conexión de la persona es Ausente
El estado de conexión de la persona es En una reunión
El estado de conexión de la persona es No molestar
Nueva invitación a una reunión o asignación de tarea
Invitación a una reunión que ha aceptado
Invitación a una reunión que ha aceptado provisionalmente
Aviso de replanificación de reunión o tarea
Aviso de actualización de información de reunión o tarea
Mensaje de recordatorio o aviso de confirmación de reunión o tarea
Aviso de cancelación de reunión o tarea
La invitación a reunión o asignación de tarea que envió ha sido aceptada o aceptada
provisionalmente.
La invitación a reunión o asignación de tarea que envió ha sido declinada
La invitación a reunión o asignación de tarea que envió ha sido contrapropuesta
Aviso de comentarios para una invitación a una reunión o asignación de tarea que envió
Entrada de agenda de tipo cita
Entrada de agenda de tipo actividad para días completos
Entrada de agenda de tipo aniversario
Entrada de agenda de tipo recordatorio
Entrada de agenda privada
Asignación de tarea de grupo
Tarea de mucha prioridad
Tarea de prioridad normal
Tarea de prioridad baja
Tarea finalizada
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Correo
Agenda
Libreta de direcciones
Lotus Notes Sametime
Lotus Notes Traveler
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Libreta de direcciones
En la libreta de direcciones almacenaremos la relación de contactos más usados de tal forma que no
tengamos que volver a teclearlos cada vez que enviemos un correo electrónico
Botón de Crear. Desde aquí creamos los contactos nuevos y los grupos
de contactos
Nos muestra la relación de contactos por nombres pero podemos
cambiar la vista para organizarlos por:
•
•
Correo electrónico
Empresa (es un campo más en el contacto)
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Libreta de direcciones
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Libreta de direcciones
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Libreta de direcciones
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Libreta de direcciones
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Libreta de direcciones. Grupos
Creación de
GRUPO
contactos
un
de
Pulsando el botón
miembros
se
muestra una lista
de contactos para
añadir al grupo
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INDICE
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Introducción
Correo
Agenda
Libreta de direcciones
Lotus Notes Sametime
Lotus Notes Traveler
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Administración Electrónica
Lotus Sametime. Reuniones electrónicas
Acceso a la herramienta
http://sametime.dpteruel.es
Con IBM(R) Lotus(R) Sametime(R), va a permitir reuniones electrónicas sin desplazamiento alguno. Se podrán
hacer las siguientes operaciones:
•
Editar archivos compartidos, presentar demostraciones y compartir la pantalla del ordenador con otros
•
Agregar archivos archivos durante una reunión, para que cualquiera pueda acceder a ellos.
•
Utilizar herramientas de anotaciones para dibujar en la pizarra para sesiones de recogida de ideas en
grupo y para resaltar puntos importantes durante la presentación de diapositivas
•
Enviar páginas Web y preguntas de sondeo a los participantes en las reuniones
•
Comunicación con audio, vídeo y servicios de teléfono integrados del equipo, de forma que pueda
saber con quién está hablando
•
Grabar la reunión para que puedan verla después otras personas.
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Administración Electrónica
Lotus Sametime. Reuniones electrónicas
Hay que “loguearse” con el
usuario y contraseña que nos
proporciana DPT
Asistir a una reunión. Unirse a una reunión ya en
curso o crear un nueva al instante.
Planificar una reunión. Se deja programada la
reunión para unirnos a ella en el perñiodo de tiempo
planificado.
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Administración Electrónica
Lotus Sametime. Asistir a una Reunión
Reunión de Prueba:
Haciendo clic en el botón “Asistir a una reunión”
mostrará una nueva ventana con un menú para
gestionar las reuniónes.
Seleccionaremos Reunión de prueba para ver
las funcionalidades de Lotus Sametime.
Debemos pulsar el botón “Probar mi navegador”
para entrar en la reunión.
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Administración Electrónica
Lotus Sametime. Asistir a una Reunión
Está realizando comprobaciones para unirnos a
la reunión. Esta operación puede durar unos
minutos.
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Administración Electrónica
Lotus Sametime.
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Administración Electrónica
Lotus Sametime.
El presentador de la reunión ve 4 pestañas
Bienvenido.
reunión.
Muestra
información
sobre
la
Diapositivas - Para cambiar la navegación de
diapositivas y trabajar con herramientas de
anotaciones.
Pantalla compartida - Inicia las herramientas de
compartición.
Pizarra – Todos los presentadores pueden
dibujar,
utilizando
sus
herramientas
de
anotaciones.
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Administración Electrónica
Lotus Sametime.
1
2
Compartir Pantalla.
Toda la pantalla, sólo
un marco o una
aplicación que está
corriendo en el
ordenador
Dejar de compartir
Cambiar a compartir otro elemento
Permitir a otros controlar la pantalla
Reclamar el control de la pantalla
3
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Administración Electrónica
Lotus Sametime.
Cualquier presentador puede utilizar la pizarra para
dibujar con las herramientas de anotaciones.
Haga clic en la ficha Pizarra para utilizarla, cuando:
•
Quiera dibujar una ilustración separada u otra
representación
gráfica
mediante
las
herramientas de anotaciones.
•
Quiera permitir a todos los presentadores que
realicen anotaciones, por ejemplo, en una
sesión de recogida de ideas.
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Administración Electrónica
Lotus Sametime.
Ventana de participantes:
En ella se muestran todos los asistentes a la reunión.
•
Ajustar volumen
•
Silenciar el micrófono
•
Desactivar silencio del micrófono
•
Controles de audio
•
El combo mostrar filtra
conectados a la reunión.
•
Invitar a una reunión
•
Manos Levantadas. La 1ª es para levantar la
mano y la otra para bajarla
•
Mensaje de estado del asistente
los
asistentes
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Administración Electrónica
Lotus Sametime.
Invitar asistentes a una reunión:
Los asistentes tienen que estar
dentro del directorio de contactos
y estar dentro del sistema Lotus
Notes.
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Administración Electrónica
Lotus Sametime.
Conversación en Grupo
Se realiza una comunicación “chat” entre todos
los asistentes a la reunión.
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Administración Electrónica
Lotus Sametime.
Sondeo de preguntas
Se realiza una comunicación “chat” entre todos
los asistentes a la reunión.
•
Nuevo sondeo
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Administración Electrónica
Lotus Sametime.
Respuestas individuales del sondeo
Gráfica de barras con la estadística del sondeo.
Respuestas de cada uno de los encuestados
El primer icono mostrará la respuesta de esta
pregunta a todos los participantes de la reunión.
El segundo muestra todas las respuestas.
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Lotus Sametime.
Páginas Web.
Teclear la dirección URL dentro de Nueva página Web.
El primer botón, hace una vista previa de la página Web.
El segundo botón envía la dirección url a cada uno de los
asistentes.
El tercer y último botón cierra la página Web enviada a los
asistentes.
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Correo
Agenda
Libreta de direcciones
Lotus Notes Sametime
Lotus Notes Traveler
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Administración Electrónica
Lotus Notes Traveler
El software Lotus Notes Traveler de IBM proporciona asistencia móvil a los usuarios de Lotus Notes de IBM
y Lotus iNotes de IBM. Provee un duplicado automático y en tiempo real del correo electrónico (incluyendo
archivos adjuntos), calendario, directorio telefónico, diario y lista de tareas del servidor Lotus Domino®.
•
El correo electrónico nuevo se sincroniza automáticamente con Windows Mobile® de un
smartphone y las actualizaciones realizadas al teléfono, como cambios en entradas del calendario,
se sincronizan con el servidor tan pronto como haya una conexión de red disponible. El cliente Lotus
Notes Traveler brinda una interfaz simple y fácil de usar, con una mínima cantidad de
configuraciones. Se puede personalizar la cantidad de datos que deseas sincronizar con el aparato
para optimizar el uso de su memoria.
•
Crea, envía, responde y reenvía correo electrónico desde el dispositivo.
•
Envía elementos adjuntos, como archivos e imágenes y organiza mensajes en carpetas.
•
Guarda información de personas de la lista de contactos.
•
Usa el calendario para programar y hacer un seguimiento de reuniones, citas, eventos del día,
recordatorios y anuncios de eventos.
•
Usa la lista de tareas para organizar y programar asuntos de negocios y personales.
•
Escribe y guarda información o ideas en tu computadora portátil, redacta documentos antes de
enviarlos.
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