Transcript plan action UPEC

UN PLAN D’ACTION POUR
LE CONTRÔLE INTERNE
Philippe VERSCHEURE – Agent comptable
07/06/2012
1
LES CHIFFRES CLES
L’UPEC est souvent présenté comme une des plus importantes
universités d’Ile-de-France:
-
Effectif : 27 000 étudiants et 2 500 personnels permanents
-
Nombre de composantes: 12
-
Budget de fonctionnement: 235 millions d’euros, dont 169 millions
d’euros de charges de personnel (72% des dépenses de
fonctionnement)
-
Patrimoine immobilier: 267 millions d’euros
-
L’UPEC est passé aux compétences élargies le 01 janvier 2010 et à
migré sur le logiciel SIFAC le 01 janvier 2011.
Des données qui ont permis de prioriser les enjeux
2
DES PRE-REQUIS
Un portage politique fort
- un projet piloté au plus haut niveau de l’établissement
A l’UPEC, le Directeur général des services adjoint aux affaires
financières anime le projet au niveau de la Direction.
Un agent comptable pleinement investi
- Un rôle déterminant à jouer liée à sa formation et sa mission
Une démarche partenariale traduite par la signature d’un
protocole de modernisation
Il n’y a pas de dispositif de CICF parfaitement déployer sans
l’implication active de ces deux partenaires.
3
DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS
Des moyens
Le recrutement d’un référent placé sous l’autorité du DGS
adjoint aux affaires financières
Il coordonne les différents chantiers mis en œuvre depuis le mois
de juin 2010.
Le recrutement d’un responsable du contrôle interne comptable
et financier à l’agence comptable
Des structures
Le comité de pilotage
Son rôle est essentiel: Définir les axes prioritaires à traiter et
valider les travaux réalisés sur le CICF
4
DES MOYENS, DES STRUCTURES ET DES OUTILS (5)
Des outils
Guide du CICF : outil qui permet de définir l’organisation et les méthodes mises en place pour
assurer le fonctionnement de l’UPEC.
-
Fiche des Procédures et logigramme :
-
Organigrammes Fonctionnels nominatifs:
-
Cartographie des risques: outil qui permet de recenser les risques.
-
Plan d’actions : outil qui planifie les actions déterminées pour maîtriser les risques identifiés.
-
Plan de contrôles :document qui recense le planning des contrôles à réaliser.
document formalisant les activités et les tâches à
accomplir pour mettre en œuvre les processus. C’est l’analyse de l’existant.
C’est la décomposition des individus. C’est
un document qui retrace qui fait quoi, comment et quand dans un processus.
5
LE PLAN D’ACTION
Définition du périmètre
Sur la base des constats issus de la cartographie des risques, des
actions ont été définies et mises en œuvre afin de corriger les zones
d’ombre et d’anticiper les risques futurs.
Les actions programmées sont suivies à partir d’un plan d’action
régulièrement actualisé.
6
UN MODELE DE CARTOGRAPHIE DES RISQUES
7
N° de
risque
Critère
qualité
compt
able
Cotation
Libellés
Facteurs
Plan d'actions
P
I
C
Rémunération à tord d'un agent
Un agent n’est plus pris en
charge par l’établissement
mais continue d’être
rémunéré (retraite,
changement d’affectation ou
demission).
UPEC GP
011
Contrôle
imparfait
5
2
2
20
Organisation
4
2
2
16
Traçabilité : toute cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) doit faire
l’objet d’un document archivé. (réalisé)
Organisation : mise en place d’un recensement des cessation ou suspension d’activité (ou
changement d’affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers
de rémunérations.
Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour
les contractuels).
Un agent est rémunéré audelà de l'âge limite de
maintien en activité.
Discordances entre les
dossiers des personnels et
les montants de
rémunérations.
UPEC GP
012
L'établissement n'a en réalité pas de dette
UPEC GP
019
Réalité
La créance n’existe pas
(service non fait) ou est
prescrite.
Contrôle
imparfait
5
3
5
75
UPEC GP
020
Réalité
La dépense n’est pas
prévue par la
réglementation.
Contrôle
imparfait
5
3
5
75
Documentation : Mise à disposition de la réglementation sur la paye.
Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13
RGCP) dans le cadre du plan de contrôle.
Compétence juridique du donneur d'ordre
UPEC GP
021
Réalité
L’agent comptable prend en
charge un mandat émis par
un ordonnateur non habilité.
Contrôle
imparfait
5
3
4
60
Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la
dépense (article 12 du RGCP) .
Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations
de signature.
8
UN MODELE DE PLAN D’ACTION
9
N°
act
ion
N°
risqu
e
Origin
e plan
d'actio
n
Critèr
es de
qualit
é
compt
able
Outils
structu
rants
Action
Resp
onsa
bles
Origine
et date
recom
mandati
on
Calen
drier
Calendri
er
développ
é
Modific
ation
Action
s
Anné
e
Origi
ne
actio
n
Réalisati
on
Observations /
Commentaires
Suivi
L'établissement n'a en réalité pas de dette
3
19/20
2010
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
certification du
service fait et de
l’absence de
prescription
(article 13 RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
sept-10
sept-10
Compétence juridique du donneur d'ordre
5
6
21
21
2010
2010
Réalité
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
qualité du
donneur d’ordre
et de la correcte
assignation de la
dépense (article
12 du RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
GIRAF
E/SIFA
C
Traçabilité :
dossiers
d'accréditationconservation des
actes de
nomination et des
délégations de
signature.
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
oct-10
oct-10
Fait dans le cadre du plan de
contrôle
En cours de constitution
Email de la DRH aux
composantes le 13 janvier 2011
2010
oct-10
2010
Absence de modèle de
signature.
Necessité de mettre en place
un referentiel de signature.
Absence de déleguation de
signature.
10
LE PLAN D’ACTION
Définition du périmètre
- Le plan d’action: support essentiel du pilotage des risques
- la note du ministre du Budget, des Comptes publique et de la
Réforme de l’Etat du 01juin 2011 confirme cette optique.
- Identifier les processus prioritaires pour orienter les choix des
actions à envisager
Le périmètre des actions doit être en cohérence avec la cotation des
risques figurant dans la cartographie : elles constituent en effet
une réponse, un « plan de bataille » face aux zones de défaillance
observées.
11
N° de
risque
Critère
qualité
compt
able
Cotation
Libellés
Facteurs
Plan d'actions
P
I
C
Rémunération à tord d'un agent
Un agent n’est plus pris en
charge par l’établissement
mais continue d’être
rémunéré (retraite,
changement d’affectation ou
demission).
UPEC GP
011
Contrôle
imparfait
5
2
2
20
Organisation
4
2
2
16
Traçabilité : toute cessation ou suspension d’activité (ou changement d’affectation) doit faire
l’objet d’un document archivé. (réalisé)
Organisation : mise en place d’un recensement des cessation ou suspension d’activité (ou
changement d’affectation) et centralisation du recensement au service gestionnaire des dossiers
de rémunérations.
Rappel aux composantes, services de l'UPEC pour la transmission de l'information (surtout pour
les contractuels).
Un agent est rémunéré audelà de l'âge limite de
maintien en activité.
Discordances entre les
dossiers des personnels et
les montants de
rémunérations.
UPEC GP
012
L'établissement n'a en réalité pas de dette
UPEC GP
019
Réalité
La créance n’existe pas
(service non fait) ou est
prescrite.
Contrôle
imparfait
5
3
5
75
UPEC GP
020
Réalité
La dépense n’est pas
prévue par la
réglementation.
Contrôle
imparfait
5
3
5
75
Documentation : Mise à disposition de la réglementation sur la paye.
Organisation : contrôle de la certification du service fait et de l’absence de prescription (article 13
RGCP) dans le cadre du plan de contrôle.
Compétence juridique du donneur d'ordre
UPEC GP
021
Réalité
L’agent comptable prend en
charge un mandat émis par
un ordonnateur non habilité.
Contrôle
imparfait
5
3
4
60
Organisation : contrôle de la qualité du donneur d’ordre et de la correcte assignation de la
dépense (article 12 du RGCP) .
Traçabilité : dossiers d'accréditation-conservation des actes de nomination et des délégations
de signature.
12
N°
act
ion
N°
risqu
e
Origin
e plan
d'actio
n
Critèr
es de
qualit
é
compt
able
Outils
structu
rants
Action
Resp
onsa
bles
Origine
et date
recom
mandati
on
Calen
drier
Calendri
er
développ
é
Modific
ation
Action
s
Anné
e
Origi
ne
actio
n
Réalisati
on
Observations /
Commentaires
Suivi
L'établissement n'a en réalité pas de dette
3
19/20
2010
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
certification du
service fait et de
l’absence de
prescription
(article 13 RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
sept-10
sept-10
Compétence juridique du donneur d'ordre
5
6
21
21
2010
2010
Réalité
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
qualité du
donneur d’ordre
et de la correcte
assignation de la
dépense (article
12 du RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
GIRAF
E/SIFA
C
Traçabilité :
dossiers
d'accréditationconservation des
actes de
nomination et des
délégations de
signature.
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
oct-10
oct-10
Fait dans le cadre du plan de
contrôle
En cours de constitution
Email de la DRH aux
composantes le 13 janvier 2011
2010
oct-10
2010
Absence de modèle de
signature.
Necessité de mettre en place
un referentiel de signature.
Absence de déleguation de
signature.
13
LE PLAN D’ACTION
Les enjeux
Faire émerger un pilotage de la démarche de maîtrise des
risques:
– Valoriser les acquis et mesurer le chemin à parcourir par un suivi
régulier du plan d’action (commentaires);
– Garantir la logique pérenne, progressive et pragmatique de la
démarche (fixer les priorités);
– Maîtriser les risques des processus clefs, en adaptant les
exigences aux enjeux et aux risques;
– Disposer d'un « plan de travail » adapté, personnalisé selon ses
missions, ses contraintes et son niveau d'avancement en terme de
maîtrise des risques.
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N°
act
ion
N°
risqu
e
Origin
e plan
d'actio
n
Critèr
es de
qualit
é
compt
able
Outils
structu
rants
Action
Resp
onsa
bles
Origine
et date
recom
mandati
on
Calen
drier
Calendri
er
développ
é
Modific
ation
Action
s
Anné
e
Origi
ne
actio
n
Réalisati
on
Observations /
Commentaires
Suivi
L'établissement n'a en réalité pas de dette
3
19/20
2010
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
certification du
service fait et de
l’absence de
prescription
(article 13 RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
sept-10
sept-10
Compétence juridique du donneur d'ordre
5
6
21
21
2010
2010
Réalité
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
qualité du
donneur d’ordre
et de la correcte
assignation de la
dépense (article
12 du RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
GIRAF
E/SIFA
C
Traçabilité :
dossiers
d'accréditationconservation des
actes de
nomination et des
délégations de
signature.
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
oct-10
oct-10
Fait dans le cadre du plan de
contrôle
En cours de constitution
Email de la DRH aux
composantes le 13 janvier 2011
2010
oct-10
2010
Absence de modèle de
signature.
Necessité de mettre en place
un referentiel de signature.
Absence de déleguation de
signature.
15
LE PLAN D’ACTION
Les enjeux (2)
- Fixer des objectifs clairs permettant à chacun de comprendre la
logique, la finalité et l'intérêt de la démarche de maîtrise des
risques.
Diffusion de l’information aux personnels.
- Associer les personnels concernés dans la définition des
processus.
16
LE PLAN D’ACTION
Identifier les responsables des actions
- Le pilotage de l'action doit être assuré par une personne (référent,
chef de services), voire par un service dédié.
L'échéance indiquée est généralement annuelle, sachant qu'un plan
d'action peut prévoir des actions à n+1, voire n+2. Il n'est pas
conseillé de faire une programmation à plus long terme. L'échéance
peut être précisée afin d'affiner l'objectif (ex : trimestre1, 2,3...).
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N°
act
ion
N°
risqu
e
Origin
e plan
d'actio
n
Critèr
es de
qualit
é
compt
able
Outils
structu
rants
Action
Resp
onsa
bles
Origine
et date
recom
mandati
on
Calen
drier
Calendri
er
développ
é
Modific
ation
Action
s
Anné
e
Origi
ne
actio
n
Réalisati
on
Observations /
Commentaires
Suivi
L'établissement n'a en réalité pas de dette
3
19/20
2010
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
certification du
service fait et de
l’absence de
prescription
(article 13 RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
sept-10
sept-10
Compétence juridique du donneur d'ordre
5
6
21
21
2010
2010
Réalité
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
qualité du
donneur d’ordre
et de la correcte
assignation de la
dépense (article
12 du RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
GIRAF
E/SIFA
C
Traçabilité :
dossiers
d'accréditationconservation des
actes de
nomination et des
délégations de
signature.
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
oct-10
oct-10
Fait dans le cadre du plan de
contrôle
En cours de constitution
Email de la DRH aux
composantes le 13 janvier 2011
2010
oct-10
2010
Absence de modèle de
signature.
Necessité de mettre en place
un referentiel de signature.
Absence de déleguation de
signature.
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LE PLAN D’ACTION
L’appropriation par les services
Le plan d'action porte sur tous les services concernés par les
processus à enjeux identifiés. Chaque service concerné (l’agence
comptable et la DRH) dispose de son propre plan d'action, reprenant :
• les éléments et consignes « obligatoires » à décliner,
• les actions à réaliser suite à des constats effectués au sein du
service
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UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE LA DRH
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N°
act
ion
N°
risqu
e
Origin
e plan
d'actio
n
Critèr
es de
qualit
é
compt
able
Outils
structu
rants
Action
Resp
onsa
bles
Origine
et date
recom
mandati
on
Calen
drier
Calendri
er
développ
é
Modific
ation
Action
s
Anné
e
Origi
ne
actio
n
Réalisati
on
Observations /
Commentaires
Suivi
Compétence juridique du donneur d'ordre
1
1
2010
Séparat
ion de
fonctio
ns
GIRAF
E/HAR
PEGE
Organisation :
Création d’un
poste de
contrôleur paie.
CL
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
Dec-10
2010
fév-11
Risque 1 Mme
Sylvain (contrôleur
paye) a pris ses
fonctions et
effectue les
missions qui lui ont
été attribuées. A ce
jour l'organisation
est encore à
approfondir
réalisé
.
2
2
2010
Rattach
ement
à la
bonne
périod
e
Organisation : La
GIRAF
E/HAR
PEGE
coordinatrice paye
est chargée de
veiller à la
réception des
documents dans
les délais par la
TG.
NS
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
oct-10
2010
Oct-10
le suivi est réalisé par la
DRH, mais le problème
perdure la TG ne nous
transmets pas les
.
documents en tant voulu
Risque 2
envoi
d'un courrier à la
trésorerie le
10/02/2011
21
UN MODELE DE PLAN D’ACTION DE L’AGENCE COMPTABLE
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N°
act
ion
N°
risqu
e
Origin
e plan
d'actio
n
Critèr
es de
qualit
é
compt
able
Outils
structu
rants
Action
Resp
onsa
bles
Origine
et date
recom
mandati
on
Calen
drier
Calendri
er
développ
é
Modific
ation
Action
s
Anné
e
Origi
ne
actio
n
Réalisati
on
Observations /
Commentaires
Suivi
L'établissement n'a en réalité pas de dette
3
19/20
2010
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
certification du
service fait et de
l’absence de
prescription
(article 13 RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
sept-10
sept-10
Compétence juridique du donneur d'ordre
5
6
21
21
2010
2010
Réalité
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
qualité du
donneur d’ordre
et de la correcte
assignation de la
dépense (article
12 du RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
GIRAF
E/SIFA
C
Traçabilité :
dossiers
d'accréditationconservation des
actes de
nomination et des
délégations de
signature.
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
oct-10
oct-10
Fait dans le cadre du plan de
contrôle
En cours de constitution
Email de la DRH aux
composantes le 13 janvier 2011
2010
oct-10
2010
Absence de modèle de
signature.
Necessité de mettre en place
un referentiel de signature.
Absence de déleguation de
signature.
23
LE PLAN D’ACTION
Le suivi
– Périodicité: le référent est chargé de s'assurer du niveau
d'avancement de chaque action à échéance régulière (mensuelle,
trimestrielle, semestrielle). Par ailleurs, une actualisation annuelle
du plan d’action est réalisée.
– Informations et données utilisées pour le suivi: échanges réguliers
entre le référent et les différents responsables d'actions et
consultation des plans d'actions par service
– Evaluation du niveau d’avancement: l'évaluation du niveau (oui /
non / en cours) de réalisation est fait de manière objective et
sincère.
24
N°
act
ion
N°
risqu
e
Origin
e plan
d'actio
n
Critèr
es de
qualit
é
compt
able
Outils
structu
rants
Action
Resp
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bles
Origine
et date
recom
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on
Calen
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Calendri
er
développ
é
Modific
ation
Action
s
Anné
e
Origi
ne
actio
n
Réalisati
on
Observations /
Commentaires
Suivi
Compétence juridique du donneur d'ordre
1
1
2010
SEPARA
TION
FONCT
IONS
GIRAF
E/HAR
PEGE
Organisation :
Création d’un
poste de
contrôleur paie.
CL
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
Dec-10
2010
fév-11
Risque 1 Mme
Sylvain (contrôleur
paye) a pris ses
fonctions et
effectue les
missions qui lui ont
été attribuées. A ce
jour l'organisation
est encore à
approfondir
réalisé
.
2
2
2010
RATTA
CHEME
NT A
LA
BONNE
PERIOD
E
Organisation : La
GIRAF
E/HAR
PEGE
coordinatrice paye
est chargée de
veiller à la
réception des
documents dans
les délais par la
TG.
NS
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
oct-10
2010
Oct-10
le suivi est réalisé par la
DRH, mais le problème
perdure la TG ne nous
transmets pas les
.
documents en tant voulu
Risque 2
envoi
d'un courrier à la
trésorerie le
10/02/2011
25
N°
act
ion
N°
risqu
e
Origin
e plan
d'actio
n
Critèr
es de
qualit
é
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Outils
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Resp
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Origine
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mandati
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Calen
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Calendri
er
développ
é
Modific
ation
Action
s
Anné
e
Origi
ne
actio
n
Réalisati
on
Observations /
Commentaires
Suivi
L'établissement n'a en réalité pas de dette
3
19/20
2010
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
certification du
service fait et de
l’absence de
prescription
(article 13 RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
sept-10
sept-10
Compétence juridique du donneur d'ordre
5
6
21
21
2010
2010
Réalité
Réalité
GIRAF
E/SIFA
C
Organisation :
contrôle de la
qualité du
donneur d’ordre
et de la correcte
assignation de la
dépense (article
12 du RGCP)
dans le cadre du
plan de contrôle.
GIRAF
E/SIFA
C
Traçabilité :
dossiers
d'accréditationconservation des
actes de
nomination et des
délégations de
signature.
PV
PV
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
process
us
rémuné
ration
DGFIP /
décemb
re 2009
2010
oct-10
oct-10
Fait dans le cadre du plan de
contrôle
En cours de constitution
Email de la DRH aux
composantes le 13 janvier 2011
2010
oct-10
2010
Absence de modèle de
signature.
Necessité de mettre en place
un referentiel de signature.
Absence de déleguation de
signature.
Action poursuivie
sur 2011
Action renouvelée
en mai 2012 à la
suite de la
nomination
nouvelle Direction.
Les actes prévoient
un spécimen de
signature
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LE PLAN D’ACTION
Ce qu’il reste à faire
- Associer pleinement les composantes: jusqu’à présent, dans un souci
de pragmatisme, pour vraiment donner l’impulsion nécessaire, la
formalisation du CICF a été restreinte aux services centraux.
- Présenter le dispositif au Conseil d’administration en insistant sur
l’intérêt du CICF qui n’est pas générateur de travail supplémentaire.
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LE PLAN D’ACTION
Les écueils
- La difficulté d’organiser un suivi continu (mise à jour des processus,
réunir régulièrement le comité de pilotage, respect du plan de
contrôle…) dans des structures où la démarche du contrôle interne
est très nouvelle et peu familière. Les acteurs principaux du contrôle
interne doivent de ce fait rester très vigilants afin que la démarche
demeure une priorité. .
- Convaincre les personnels de l’intérêt du dispositif (invoquent le
manque de temps, la lourdeur, le manque d’intérêt du dispositif…).
Or, si le personnel n’adhère pas, le dispositif ne fonctionnera pas
efficacement.
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www.u-pec.fr
Philippe VERSCHEURE
[email protected]
Tél. +33 (0)1 45 17 10 70
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