Transcript DMS: Van Livelink naar SharePoint

DMS: Van Livelink naar SharePoint
Een lopend traject binnen de AFM
Andrea van Zoest
Albert Hoitingh
Wie zijn wij?
Andrea van Zoest
Functioneel Beheerder DMS
Autoriteit Financiële Markten
Albert Hoitingh
Adviseur/consultant SharePoint
Sogeti Nederland
Pagina 2
13 april 2015 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Waar gaan we het over hebben?
Het huidige Livelink
De toekomstige situatie
Aandachtspunten
Geleerde lessen tot nu toe
Pagina 3
13 april 2015 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Het bestaande Livelink
•Sinds 2000 in gebruik als DMS bij de AFM
•Bevat nu bijna 4 miljoen documenten (objecten)
•Werkomgeving en digitaal archief (maar nog geen RM)
•Iedere AFMer heeft toegang tot Livelink
•‘Open tenzij’-principe wel veel afschermingen ivm functiescheiding
(Chinese walls)
Pagina 4
13 april 2015 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Het bestaande Livelink
Pagina 5
13 april 2015 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Het bestaande Livelink
•Mappenstructuur: per afdeling, per gebruiker (personal workspace)
en zgn. toezichtdossiers per instelling
•Gebruik van metadata o.a. voor categorieën inkomende post,
uitgaande post en interne documenten
•Livelink is ontwikkelplatform: d.w.z .veel toepassingen in gebouwd
o.a. postverwerkingstools, kenniscentra, signalenmanagement
Pagina 6
13 april 2015 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Waarom de overgang naar SharePoint 2010
•Ontevredenheid over Livelink
•Keuze volledig herontwerp Livelink of nieuw DMS
•AFM beleid: Microsoft tenzij…
•SharePoint is al in gebruik voor o.a. intranet
•DMS functionaliteit in SharePoint 2010 volwassen
•Goede RM mogelijkheden
Pagina 7
13 april 2015 | Presentatie algemene PowerPoint
Microsoft SharePoint 2010
Pagina 8
13 april 2015 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Het toekomstige landschap
Pagina 9
13 april 2015 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Onze route
Inventarisatie van bestaande document type & metadata
Interviews
Workshops en demonstratie sessies
(Impact)Analyse van van bestaande koppelvlakken en
toepassingen
Onderzoek naar migratie scenario’s
Opstellen van gebruikscenario’s
Communicatie en vervolgworkshops
Pagina 10
13 april 2015 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Aandachtspunten
Ontwerp
Metadata, taxonomie en de informatieplattegrond
Classificatie en autorisaties
Document types
Bestaande applicaties
Implementatie – technisch en organisatorisch
Van folders naar metadata
Bestaande werkwijzen
Opleiding en begeleiding
Migratie
Pagina 11
13 april 2015 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Migratie – een project apart..
Aandachtspunten
Rommel in = rommel uit (opschonen!)
Ondersteuning van de medewerker
Van folder naar andere structuur
Metadata
Versies
Rechten
Pagina 12
Organisatie
Tooling
13 april 2015 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Geleerde lessen, tot nu al
Scope creep
Onderschatting
Onbekendheid
Blijven focussen op huidig platform
Betrek de organisatie (business, IT en DIV)!
Communicatie
Pagina 13
13 april 2015 DMS: Van Livelink naar SharePoint
Dank voor uw aandacht
Vragen?
14