Transcript Team DIV vertelt - digitalespin.nl

Team DIV vertelt
Informatievoorziening bij de AFM
Presentatie Heterdaadsessie
5 juni 2012
Edwin Driessen en Lianne van der Laan
Autoriteit Financiële Markten (in a nutshell)
Wie zijn wij?
‘De onafhankelijke gedragstoezichthouder op de markten van sparen, lenen, beleggen en
verzekeren. De AFM bevordert zorgvuldige financiële dienstverlening aan consumenten en
ziet toe op een eerlijke en efficiënte werking van kapitaalmarkten.’
• Kerntaken:
– Het bevorderen van de toegang tot de financiële markten;
– Het bevorderen van de goede werking van de financiële markten;
– Het bevorderen van het vertrouwen in de financiële markten.
2
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Organisatiestructuur AFM
Organogram
(versie januari 2012)
Raad van Toezicht
Bestuur
Managementgroep:
Bestuurders & Directeuren
Ondernemingsraad
Communicatie
Juridische Zaken
Strategie, Beleid en Internationale
Zaken
Boete-, Last-, en
Publicatiefunctionaris
Interne Audit Dienst
General Counsel
Compliance & Integriteit
Toezichtgroepen Financiële
Ondernemingen
Transparantietoezicht Financiële
Producten
(incl. Gedragstoezicht Pensioenen)
Toezicht Service Centrum
Toezicht Accountantsorganisaties
Facilitair Bedrijf
Toezicht Effectenmarkten en
Financiële Infrastructuur
Informatisering
Toezicht Emissies en Openbare
Biedingen
Personeel en Organisatie
Toezicht Financiële Verslaggeving
Planning, Control en Financiën
Integriteitstoezicht
3
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Voorgeschiedenis
•
In 2002 oprichting AFM, opvolger STE (Stichting Toezicht Effectenverkeer)
•
Tot 2007 2 locaties in Amsterdam (Singel en Geelvink)
•
Vanaf september 2007 op 1 locatie aan de Vijzelgracht
•
2008 Team DIV overgang van Informatisering naar Facilitair Bedrijf
•
2009 Start AFM breed project Dossiervorming
•
2010 Overgang Functioneel Beheer Livelink
•
2011 Overgang Externe Bronnen (Informatiespecialist)
•
2011 Start Project Orde in Zaken
•
2012 Samenvoegen servicedesk en DIV support
4
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Team DIV: karakteristieken (1)
Ons team
Omvang: 13 personen
5 medewerkers, 3 senioren, 2 functioneel beheerders, 2 informatiespecialisten en 1 manager
Ondersteuning aan:
Circa 500 AFM’ers (FTE)
Onze kernmerken
Verschillende leeftijden
Mix van ervaring en kennis
Samenwerking
Betrokkenheid
Loyaal
5
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Team DIV: karakteristieken (2)
Ons takenpakket
• Verwerken inkomende en uitgaande post;
– Reguliere post (TNT/koerier/ balie)
- E-mail
- Faxen
• Scanverzoeken;
• Dossiervorming (opbergen na scanning);
• Bodedienst;;
• Beantwoorden interne klantvragen (o.a. via Topdesk);
• Selectie, waardering en vernietiging;
• Verantwoordelijk voor opstellen algemene (archief)voorschriften en –regelingen;
• Functioneel beheer: Livelink, Kofax en andere DIV-applicaties
• Advisering en gebruikersondersteuning
• Externe informatiebronnen: beantwoorden van informatievragen, raadplegen van online
databases
6
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Behandelproces inkomende post
Digitaal werken is leidend
• Fysieke documenten worden
na het scannen direct
gearchiveerd.
• Via workflow wordt het
document digitaal
afgehandeld.
• Medewerker AFM mede
verantwoordelijk voor
plaatsing van digitale
documenten
(ook e-mail) in het dossier.
• Proceseigenaar
eindverantwoordelijk voor
compleetheid dossier.
7
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Van welke hulpmiddelen maken we gebruik
•
Scansoftware: Kofax
•
DMS: Livelink
 Web-based
Inkomende, uitgaande en interne post wordt gescand met scanapparatuur van Kodak,
gedigitaliseerd met software van Kofax (PDF, full-text indexering) en vervolgens gereleased in
Livelink.
•
Automatische plaatsing is mogelijk, maar niet voor alle documenten.
8
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Kofax I
9
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Kofax II
10
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
11
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Programma Orde in Zaken
Doel:
Het bevorderen en faciliteren van een zodanige dossiervorming binnen de AFM dat het de
effectiviteit, efficiëntie en de transparantie van het handelen van de AFM garandeert.
Het doel is het verbeteren van het werken met documenten en informatie, het terugvinden en
het beheer van documenten en informatie door het op orde brengen van de structuur,
rechten en metadata, de inzet van een nieuwe Documentgenerator, een Records
Management Applicatie (RMA) en een meer gebruikersvriendelijk Document Management
Systeem (DMS).
12
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Programma Orde in Zaken
Verschillende (deel)projecten:
•
•
•
Project Informatieplattegrond
Basisprojecten:
• Documentgenerator
• Livelink uitfaseren
• SharePoint DMS/RMA
• Beheerorganisatie
Implementatieprojecten:
• Definieren Zaakgericht Werken (ZGW)
• Pilot ZGW bij Prospectustoetsingen (TEOB)
• Pilot ZGW bij Vergunningaanvragen (TSC, team specials TGFO, TA)
• Plan van Aanpak invoering ZGW bij resterende AFM werkprocessen
Pagina 13
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Gewenste eindsituatie
14
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Project Informatieplattegrond
Informatieblauwdruk: vooraf informatie organiseren:
• Structuur
• Toegankelijkheid
• Integriteit
• Behandeling
• Verwerking
Toekomstvast
Bron voor AFM-brede toepassing metadata
Combinatie gegevens uit:
•
Proceshuis AFM
•
Selectielijst
•
DSP
•
ZTC
Voorbeelden toepassing:
•
Verbeteren zoeken van informatie
•
Creatie views in SharePoint
•
Ondersteuning beheer en selectie: Bestandsoverzicht
15
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Documentgenerator
1.
Vervanging WhiteOffice/ondersteuning alle bedrijfsprocessen (scope 1 – fase 1).
•
Communiceren met ATOM bouwstenen, bijv. relatiedatabase CRM.
•
Mogelijkheid om metadata bij creatie van een document vast te houden ook na opslag in het DMS.
•
Gegevens vanuit interne AFM-bronnen, zoals Microsoft Office applicaties en Profit, kunnen worden
overgenomen.
•
Mogelijkheid voor het opnemen van standaard AFM sjablonen en afdelingsspecifieke sjablonen.
2.
Ondersteuning van zaakgericht en contextgericht werken (scope 2 – fase 1)
•
Automatisch ophalen en toekennen van metadata uit een applicatie waarin een informatieplattegrond
wordt beheerd
•
O.b.v. metadata automatisch opslaan van documenten op vooraf gedefinieerde locaties.
•
Mogelijkheid om in de werkprocessen zaakgericht werken te ondersteunen.
•
Toepassen van een elektronische handtekening (mede in het kader van “Het Nieuwe Werken”).
Afhankelijk van de tests wordt besloten of de documentgenerator in fase 1 in één keer of in twee keer wordt
geïmplementeerd (eerst scope 1 in Livelink en dan scope 2 in Sharepoint; of scope 1 en scope 2
tegelijk en direct in Sharepoint).
16
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Livelink uitfaseren
•
Uitfasering zal 2-3 jaar duren
•
Opschonen documenten in Livelink (achterstallig onderhoud i.v.m. ontbreken RMA)
•
Migratie documenten van Livelink naar Sharepoint in 3 fasen:
1. Lopende dossiers naar DMS omgeving van Sharepoint (beschikbaar op moment Live gaan
van DMS SharePoint)
2. Rest (archief) na opschonen migreren naar speciaal archief stuk in Sharepoint
3. Mogelijkheid om gereguleerd content uit dit archief naar actieve omgeving te verplaatsen
•
Migratietool selecteren op basis van eisen bijv. metadata en audit informatie moet
meegenomen worden, (geen verlies van informatie), verrijking moet mogelijk zijn (toevoegen
extra metadata)
•
Omzetten van alle koppelvlakken/toepassingen die nu met Livelink werken zoals Kofax,
Signalenbak, workflows, kenniscentra etc.
17
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Livelink uitfaseren
18
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Sharepoint DMS/RMA
SharePoint 2010 als DMS en RMA
Daarnaast ook platform: intranet,
samenwerkingsmogelijkheden,
uitgebreide zoekfunctionaliteit. Dit
is buiten scope project Orde in
Zaken.
Doel DMS/RMA:
Ondersteuning documentlevensloop
AFM en ondersteuning zaakgericht
werken
19
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Beheerorganisatie
•
Nieuwe manier van met informatie omgaan vraagt nieuwe taken en rollen
•
Doel van dit deelproject is inzicht krijgen wat de taken en rollen zijn en waar ze in
de AFM belegd moeten worden, welke gevolgen heeft dat voor team DIV en de
organisatie
•
Eindproducten: visiedocument, opleidings- en ontwikkelplan
20
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Implementatie zaakgericht en contextgericht werken
Implementatieprojecten:
• Definieren Zaakgericht Werken (ZGW)
• Pilot ZGW bij Prospectustoetsingen (TEOB)
• Pilot ZGW bij Vergunningaanvragen (TSC, team specials TGFO, TA)
• Plan van Aanpak invoering ZGW bij resterende AFM werkprocessen
21
5 juni 2012 Team DIV Vertelt
Bedankt voor uw aandacht!
Pagina 22
5 juni 2012 Team DIV Vertelt