REUSSIR LA MUTUALISATION DES SERVICES ENTRE COMMUNES ET COMMUNAUTES Une formation proposée et organisée par l’association des Maires de la Meurthe et Moselle Gérard IMBEAUX 7 octobre 2014 Animation: Gérard IMBEAUX [email protected]

2014

LA MUTUALISATION DES SERVICES

Nous verrons

: -

Pourquoi et comment les communes sont incitées à mutualiser leurs services?

-

Quelles sont les différentes formes de mutualisation ?

-

Comment aborder le processus de mutualisation et la rédaction des documents?

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Ce que font les autres Gérard IMBEAUX 2014

Pourquoi les communes sont incitées à mutualiser leurs services

Les alertes de la cour des comptes sur les dépenses locales (dépenses de personnel: + 3 % par an de 2009 à 2012) Réduire la dépense publique (50 mds) Baisse des dotations de l’Etat: - 1,5 md en 2014, - 3 mds en 2015 Renforcer les intercos Rationaliser les organisations Pallier le désengagement de l’Etat Une réglementation européenne plus souple

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Pourquoi les communes sont incitées à mutualiser leurs services

« La mutualisation des services pourrait permettre de progresser vers de nouveaux modes de gestion plus efficients et plus simples au sein des ensembles intercommunaux tout en permettant une économie de moyens »

(Cour des comptes rapport sur la situation et les perspectives des finances publiques – juin 2013)

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Comment les communes sont incitées à mutualiser leurs services

Les collectivités territoriales s’administrent librement par des conseils élus

(art 72 de la Constitution)

Les moyens de l’incitation:

-

Le rapport et le schéma de mutualisation L’incitation financière via la DGF Gérard IMBEAUX 2014

Le rapport et le schéma de mutualisation (L 5211-39-1)

« afin d’assurer une meilleure organisation des services »

Le Pdt de l’EPCI doit établir un

rapport relatif aux mutualisations des services

dans l’année qui suit les élections Le rapport comporte un

schéma de mutualisation

à mettre en œuvre pendant la durée du mandat. Ce projet de schéma prévoit les impacts sur les effectifs (communes et EPCI) et sur leur dépenses de fonctionnement.

Rapport transmis pour avis à chaque CM (3 mois pour se prononcer, à défaut réputé favorable) Le projet de schéma est approuvé par le conseil communautaire et adressé à chaque commune Le Pdt fait une communication de son avancement chaque année lors du DOB (ou du vote du budget) -

Sanction en cas de défaut ?

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La modulation de la DGF par le coefficient de mutualisation

(L 5211-4-1. V)

La DGF des communes et des intercos sera modulée en tenant compte d’un coefficient de mutualisation

(Envisagé: 25 % dotation base, 65 % péréquation, 10 % coef mutualisation)

-

Le coefficient est le rapport entre

Les rémunérations, toutes charges comprises de l’ensemble des personnels affectés au sein des services fonctionnels employés par l’EPCI Et les rémunérations de l’ensemble des personnels de ces services employés par l’EPCI et l’ensemble des communes -

En attente d’un décret Un rapport d’évaluation de l’impact sur la DGF devait être fait avant le 27 juillet 2014

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Les différentes formes de mutualisation:

La boite à outils

-

La mutualisation des services entre communes et communauté:

La gestion des compétences par des services mutualisés La mutualisation des services en dehors des compétences: les services communs -

Autres formes de « mutualisation »

La mise en commun de biens Les groupements de commande Les conventions de prestation de services entre EPCI Les conventions de prestations de services entre EPCI et communes La mise à disposition de services entre EPCI et syndicat mixte La mise à disposition d’agents Les ententes

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La gestion des compétences par des services mutualisés

(L 5211-4-1)

La gestion des compétences de l’EPCI Le principe: transfert de compétence => transfert du service à l’EPCI

Si les agents travaillent en totalité pour l’EPCI: transférés

(même conditions de statut, titulaire ou non, et d’emploi)

Si les agents ne travaillent qu’en partie pour l’EPCI: le transfert peut leur être proposé

(s’ils refusent ils sont mis de plein droit à disposition de l’EPCI)

L’exception:

si transfert partiel, la commune peut conserver le service

(Il est mis à disposition de l’EPCI)

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La gestion des compétences par des services mutualisés

(L 5211-4-1)

La gestion des compétences de la commune par des services de l’EPCI

: Les services de l’EPCI peuvent être mis à disposition de la commune pour gérer des compétences communales

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La gestion des compétences par des services mutualisés

(L 5211-4-1)

Les conventions de mise à disposition

-Consultation des CT Mises à disposition de plein droit, sans limitation de durée Les agents transférés conservent s’ils y ont intérêt leur régime indemnitaire (+les avantages art 111) Les conventions prévoient « notamment » les conditions de remboursement

(voir décret)

et les modalités de mise à disposition Le maire ou le président adresse directement ses instructions aux chefs de service, il peut déléguer sa signature

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La gestion des compétences par des services mutualisés

(L 5211-4-1)

Les conventions de mise à disposition: les modalités de remboursement

(art D 5211-16)

-

Un coût unitaire de fonctionnement x nbe d’unités de fonctionnement

Pas de définition juridique de l’unité de fonctionnement C’est une notion comptable qui intègre: les charges de personnel, les fournitures, le coût de renouvellement des biens, les contrats de service rattachés Calculé à partir du dernier CA, actualisé des modifications prévisibles Périodicité facturation: convention (maxi 1 an)

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Les services mutualisés en dehors des compétences: les services communs

(L 5211-4-2)

Entre un EPCI à fiscalité propre et une ou des communes, un ou des EP dont il est membre ou CIAS -

Gérés par l’EPCI, pour assurer:

-

Des missions fonctionnelles:

Précisées par la loi:

gestion de personnel (sauf compétences cdeg), gestion administrative et financière, informatique, expertise juridique, expertise fonctionnelle, instruction des décisions prises par le maire (au nom de l’Etat ou pas) -

Des missions opérationnelles:

Non précisées par la loi (ex DGCL: communication, cabinet, entretien des bâtiments…)

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Les services mutualisés en dehors des compétences les services communs

(L 5211-4-2)

Les modalités: Une convention + une fiche d’impact annexée

(+ éventuellement des annexes sur les accords conclus)

(décrit les effets sur l’organisation, les conditions de travail, la rémunération et les droits acquis des agents)

-Avis du CT et des CAP Les agents transférés de plein droit (la convention indique le nombre: source de lourdeur !) Conservent leur régime indemnitaire (si intérêt) + art 111 S’ils ne travaillent qu’en partie dans le service commun ? Loi muette (réponse DGCL 9 avril 2014: mise à disposition de droit commun !) Modalités de remboursement: loi muette. Peut être imputé sur l’AC (impact CIF).

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La situation des agents des services mutualisés

(L 5111-7)

Quand les agents changent d’employeur en cas de réorganisation, ils conservent s’ils y ont intérêt le bénéfice de leur régime indemnitaire ainsi que à titre individuel les avantages acquis (art 111 al 3) La collectivité ou l’établissement d’accueil peuvent verser une indemnité de mobilité (attente décret) Consultation des CT et des CAP Ils sont sous l’autorité fonctionnelle du Maire ou du Président selon les missions réalisées. Maire ou Président adresse toute instruction au chef de service et peut lui déléguer signature.

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Les autres formes de « mutualisation »:

La boite à outils

La mise en commun de biens Les groupements de commande Les conventions de prestation de services entre EPCI Les conventions de prestations de services entre EPCI et communes La mise à disposition de services entre EPCI et syndicat mixte La mise à disposition d’agents Les ententes

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Les biens mis en communs

« afin de permettre une mise en commun de moyens »(L 5211-4-3)

L’EPCI peut acquérir des biens pour les mettre à disposition, même en dehors de ses compétences Un règlement de mise à disposition

Le conseil:

Une analyse commune des besoins de chacun et la mise en place d’un calendrier précis

40 % des communautés le font (matériel de voirie, espaces verts, festif…) (source Mairie Conseils 2014) Ex: CA Castres Mazamet: mise en commun de terrains de sport et de matériels d’entretien

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Les groupements de commande Avantages:

Sécurité des procédures -Clause sociale et insertion -Prix gros volumes

Inconvénients:

Risque d’écarter les fournisseurs locaux Harmonisation nécessaire des besoins Procédure administrative

83 % des communautés en font (source Mairie Conseils)

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Les conventions de prestations de services entre EPCI

(L 5111-1 et L 5111-1-1)

Pour l’exercice commun d’une compétence:

(ne permet pas de partager les services fonctionnels)

-

Soit par la mise à disposition d’un service ou d’un équipement

de l’un au profit de l’autre Une convention

(modalités de remboursement des frais de fonctionnement)

-

Soit par un groupement de services ou d’équipement dans un service unifié

relevant de l’un des cocontractants Une convention

(modalités de remboursement et effets sur le personnel)

Mais la loi ne prévoit pas de transfert des agents (=> mutation ou màd droit commun)

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Les conventions de prestations de services entre EPCI et communes

(L 5214-16-1 et L 5216-7-1)

Convention par laquelle l’un confie à l’autre la création ou la gestion d’un équipement ou d’un service relevant de ses attributions

Budget annexe (L 5211-56)

Attention

Risque de soumission au code des marchés publics (publicité et mise en concurrence) pour les conventions de prestations de services entre EPCI ou entre EPCI et communes qui entreraient dans domaine concurrentiel.

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Mise à disposition de services entre EPCI (ou commune) et syndicat mixte

(L 5721-9)

Syndicat mixte associant exclusivement des CT ou des CT et des EPCI Convention de mise à disposition des services d’un EPCI ou d’une commune auprès d’un syndicat mixte (ou l’inverse)

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La mise à disposition d’agents (droit commun)

(Art 61 loi 84-53 du 26 janvier 1984)

Possible pour quelques heures par semaines, pour un temps limité… -Mais uniquement des agents titulaires ou en CDI (pas stagiaires ni CDD) -Accord des agents -Convention 3 ans maxi renouvelables

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Les ententes

(L 5221-1 et L 5221-2 du CGCT)

• • • Ce sont des ententes entre les organes délibérants des communes, EPCI ou syndicat mixte pour des « objets » entrant dans leurs attributions 3 membres de chaque conseil dans une conférence pour débattre des questions Pas de personnalité juridique • Possibilité de passer des conventions pour «entreprendre ou conserver à frais communs des ouvrages ou des institutions d’utilité commune »

(ex: création et gestion d’une zone d’activité économique) Ex: Entente entre la CC de Mont

e

squieu et une commune extérieure pour gérer un cours d’eau (Mairie Conseils 2014)

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Les conditions de réussite d’un processus de mutualisation

Nous verrons:

Des freins au changement, mais des opportunités Les conditions de réussite L’élaboration du rapport, du schéma, des conventions de mise à disposition

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Les craintes des élus

-

Juridiques

: incertitudes et complexité de certains dispositifs -

Financières

: des surcoûts à court terme, une inflation des demandes de services, une incertitude sur les recettes à venir… -

Politiques, organisationnelles et psychologiques

: . Crainte d’une hégémonie de la ville centre . Les difficultés d’organisation et de partage des ressources . La crainte de perte de pouvoir (risque de démobilisation), de proximité, de réactivité, d’identité…

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Les craintes des agents

-

Conditions de travail

: lieu de travail et déplacements, horaires, changement de hiérarchie, perte d’autonomie, parcellisation des tâches, double hiérarchie, éloignement des collègues… -

Rétributions:

maintien des avantages, inégalités entre agents… -

Carrière

: changements d’échelon, de grade, accès à la formation, possibilités d’évolutions… -

Psychologiques

: perte du lien avec la commune, reconnaissance de la population et des élus, incertitudes sur l’avenir de la communauté…

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Mais des espoirs et des opportunités

-

Pour les élus

: Bénéficier d’expertises, de soutien, de ressources Sécuriser le fonctionnement de la commune Renforcer le projet communautaire et les modes de coopération Améliorer le service rendu Faire des économies à terme (ou développer les services) -

Pour les agents:

Accroitre leur temps de travail Elargir leurs perspectives d’évolution (formation, carrière…) Améliorer leurs conditions de travail (matériel, horaires…)

A condition de…

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Les conditions de réussite d’un processus de mutualisation

-

Identifier les freins au changement Afficher une ambition plus que des objectifs d’économie

(cohérence avec le projet de territoire, partage des compétences, qualité du service à la population…)

Un pilotage politique et un pilotage managérial du processus Communiquer, écouter, expliquer… Anticiper les problèmes organisationnels (locaux, informatique…) Prévoir des étapes, saisir les opportunités Gérard IMBEAUX 2014

Le rapport et le schéma de mutualisation Quelques suggestions de contenu → Aucune prescription légale sur le contenu du rapport et du schéma Le contenu du rapport: un état des lieux de la mutualisation

-

Rappel des dispositions légales sur le rapport et le schéma Rappel historique du contexte local de la coopération intercommunale (évolution historique, évolution des compétences, évolution des organisations…) Présentation de la situation actuelle (statuts, organigrammes…) Mention des conventions de mutualisation existantes Structure de pilotage de la mutualisation Évaluation des résultats (avantages, difficultés…) Gérard IMBEAUX 2014

Le schéma de mutualisation: le cadre d’action pour les années à venir Quelques suggestions de contenu

-

Mention de l’objectif: « assurer une meilleure organisation des services »

(économies d’échelle, amélioration du service rendu, adaptation à l’évolution envisagée de l’EPCI ou de ses compétences…) -

Indication des impacts sur les effectifs et les dépenses de fonctionnement

-

Rappeler les contraintes

(financières, humaines, techniques…)

et indiquer les opportunités

(évolution des compétences, départs en retraite, changements de locaux, informatique…) -

Travailler plus sur des fonctions que sur des organisations

-

Indiquer les étapes envisagées Gérard IMBEAUX 2014

LES CONVENTIONS DE MISE A DISPOSITION (ascendante ou descendante) Convention entre l’EPCI et chaque commune concernée Liberté des clauses:

La convention prévoit les modalités de mise à disposition et « notamment » les conditions de remboursement par le bénéficiaire des frais de fonctionnement des services. les modalités de mise à disposition du personnel

La fiche d’impact annexée pour les services communs:

Effets sur l’organisation, les conditions de travail, les rémunérations et les droits acquis

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LES CONVENTIONS DE MISE A DISPOSITION Quelques conseils

Créer une

commission mixte d’élaboration et de suivi

mutualisation de la convention de

Distinguer les dispositifs

(gestion des compétences ou services fonctionnels) Etre suffisamment précis sur le

périmètre et les modalités

en restant souple (définition des missions, des moyens matériels et humains, du temps estimé)

Clauses financières

réalistes : modalités de calcul des coûts (directs et indirects), d’actualisation, de paiement. Des modalités de calcul pérennes, simples mais Des conventions d’un an renouvelable, avec clauses de régularisation, d’actualisation et de règlement amiable des conflits

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Que font les autres communautés ?

50 % mettent leurs services à disposition des communes (47 % bénéficient de la mise à disposition des services communaux) 75 % ont mutualisé au moins un service fonctionnel avec au moins une commune (22 % avec toutes les communes) Les services les plus mutualisés: informatique (58 %), marchés publics (40 %) Les DGS sont mutualisés dans 32 % des CA (12 % des CC) 15 % qui ont mutualisé avec la ville centre développent des plateformes de service pour les autres communes 31 % ont mutualisé certains services avec d’autres collectivités

(source: Mairie Conseils 2014)

Des exemples…

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La mutualisation des services Ville centre Communauté Réalisé ou en cours: Nice, Nantes, Toulouse, Angers, Mulhouse, Reims… Les points communs du processus:

Souvent commencé par le haut (une DG commune) et par les services experts: informatique, juridique, commande publique et DRH Qui prend souvent plusieurs années, avec des étapes Une communication attentive avec les agents et qui ne s’arrête pas avec les transferts:

«Si les rapprochements statutaires et techniques ont été réalisés, la mutualisation culturelle entre les 2 entités demandera encore beaucoup de temps » (DGA de Nice)

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La mutualisation des services Ville centre Communauté

-

Les difficultés rencontrées:

L’harmonisation des primes et des politiques de RH L’harmonisation des process de travail et des systèmes d’information Les locaux inadaptés aux extensions de service Une évaluation axée plus sur les économies que sur la qualité

Comment étendre la mutualisation aux autres communes ?

« C’est à la fois compliqué car il faut respecter leur culture et simple car la mutualisation peut être ponctuelle ou à la carte » (Angers)

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Expériences de mutualisation: Nice (ville – CU - CCAS) Une démarche progressive depuis 2010 pour mutualiser les services supports.

Objectifs:

rationaliser l’organisation administrative, mise en commun des meilleures pratiques (culture commune), utiliser des outils communs (procédures, informatique…), rechercher des économies (maîtrise des effectifs) -

Les précautions:

Alignement des primes par le haut (moyennant 2 j de travail supplémentaires) Des problèmes de locaux et de déplacements, abandon de regroupements prévus mais mal acceptés Mise en place d’une instance de contrôle et d’un comité de validation, un rapport annuel sur la mutualisation soumis aux conseils

« Si les rapprochements statutaires et techniques ont été réalisés, la mutualisation culturelle entre les 2 entités demandera encore beaucoup de temps »

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L’expérience de Mulhouse: Mutualisation des services à la cté d’agglo ►

3000 agents, un seul organigramme (3 sortes de services: municipaux, ctaires et mutualisés, une seule direction gle) -

► Une convention ville / CA depuis 2004:

Charges (frais de personnel, frais d’administration générale, frais d’utilisation des bureaux) réparties selon un critère unique: 60 % en fonction du nombre d’agents travaillant respectivement pour la ville et la communauté 40 % en fonction du poids des budgets (fct + inv) des 2 collectivités

► Une commission mixte paritaire

(3 élus municipaux, 3 communautaires) se réunit chaque année pour actualiser la convention

(source: la lettre de l’interco – fev 2011)

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L’expérience de Pouancé-Combrée (14 communes 10600 hab dont Pouancé 3200) : Un schéma construit en 6 mois

Il s’appuie sur le

projet de territoire

(validé en 2010)

Des réunions d’information

(élus et agents), un questionnaire à chacun… Qui aboutissent à

une charte:

Les enjeux de la mutualisation, les intentions, les résultats attendus (amélioration du service rendu aux habitants), conditions de mise en œuvre

Un comité de pilotage

(élus),

des groupes de travail

(agents) -

Le contenu du schéma:

Des groupements de commande

(assurances, sécurité, entretien des EV…)

La mise à disposition des agents ou matériels des communes les mieux dotées au profit des autres

(convention de remboursement sur la base d’un coût horaire)

Une réflexion sur l’évolution: mutualisation des ressources humaines, expertises en urbanisme et travaux… Gérard IMBEAUX 2014

L’expérience de la comcom du Pays de Saint-Seine (21): ► Comcom: 3300 hab, 20 communes, ► 26 agents ctaires: la secrétaire gle, 5 secrétaires de mairie, agents administratifs et techniques (environnement, assainissement…), culturels et périscolaires… mis à disposition des communes

(source: Maires de France – fev 2010)

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D’autres expériences de mutualisation de services en communautés de communes ►

Comcom de Chalaronne (01) (12 communes): service de remplacement d’agents en maladie dans les communes ► Comcom du Pays de Neufchateau (88): un bureau technique pour prendre le relais de la DDE, mis au service des communes ► Nuits-Saint-Georges: mise en commun des locaux techniques ► Comcom des lacs médocains: mutualisation de la surveillance des plages ► Comcom de Charny (89): gère les agents de voirie, écoles, équipements sportifs et les met à disposition des communes

(source: Maires de France – fev 2010 et mairie conseils 2014)

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Expériences de mutualisation de services entre EPCI ► Mutualisation collecte et gestion des déchets entre 7 comcom région de Sarrebourg ► Mise en commun service d’accessibilité entre une CA et une comcom (Agen) ► Les 7 communautés du Pays de Brest mutualisent leur SIG ► 2 comcom (midi Pyrénées) gèrent en commun leurs aires d’accueil des gens du voyage

(source: Maires de France – fev 2010)

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Merci de votre attention…

« L’avenir, c’est du passé en préparation » Pierre Dac « Il vaut mieux penser le changement que changer le pansement » F. Blanche

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