Transcript Mentor

PELAN PEMBELAJARAN
PERHUBUNGAN PEMENTORAN
Disampaikan oleh:
WAN FADZIL BIN WAN ALI
BAHAGIAN PENGURUSAN DAN SUMBER MANUSIA
JABATAN PERANGKAAN MALAYSIA
PROSEDUR AWAL
DILAKSANAKAN OLEH PENYELARAS PEMENTORAN
• TETAPKAN OBJEKTIF PROGRAM
PEGAWAI BARU ATAU KENAIKAN
PANGKAT
• KENALPASTI MENTOR-MENTEE
BERDASARKAN INDIKATOR TERTENTU
• TAKLIMAT PENGURUSAN
• TUBUHKAN
JAWATANKUASA/URUSETIA/PANEL
• MAJLIS PELANCARAN
• STANDARDKAN MANUAL PELAPORAN
• KAJIAN KEBERKESANAN
PRINSIP PLAN
PEMBELAJARAN
• Pementoran merupakan terjemahan bagaimana
dunia pembelajaran orang dewasa daripada bilik
darjah ke organisasi.
• Aktiviti pembelajaran dalam pementoran perlu
disusun dan disesuaikan mengikut kehendak
bersama antara mentor dan menti.
• Persetujuan mentor dan menti penting supaya
aktiviti pembelajaran tidak membosankan dan
membebankan.
• Menekankan pembelajaran secara tingkahlaku
peniruan (role model).
SKOP PEMENTORAN
MEMINDAHKAN PENGETAHUAN
DAN PENGALAMAN
PERSONALITI
KEMAHIRAN
KERJA
KEMAHIRAN
PERIBADI
PRESTASI
DISIPLIN
MENYESUAIKAN DIRI DENGAN TUGAS DAN
TANGGUNG JAWAB KEPADA PEGAWAI BARU
Isu-isu sampingan dalam
Pementoran
• Tidak dapat menyesuaikan diri dengan beban
tugas.
• Baru naik pangkat
• Hubungan dengan rakan sekerja
• Penyesuaian tugas dan bos baru
• Kurang keyakinan dan penampilan diri
• Komunikasi dengan penyelia dan rakan sekerja.
• Merancang kerjaya
• Kerap bertugas di luar pejabat
• Bertukar keluar/unit/jabatan baru
INTEGRASI KEMAHIRAN MENTOR
DAN COACHING DALAM PLAN
PEMBELAJARAN
Role model
Membuat Penilaian
Bertanya
maklumbalas
rumusan
Menetapkan
matlamat
Kompetensi
profesional/
kemahiran kerja
mendengar
nilai-nilai/
tonggak 12
motivasi
cabaran
empati
Pemerhatian
Penghargaan
Memberi
maklumat
MATLAMAT PERHUBUNGAN
PEMENTORAN
• Menjadi asas aktiviti perhubungan selama
12 kali pertemuan mentor-menti
• Menti mempunyai matlamat jangka
pendek (Coaching) dan jangka panjang
(pementoran).
• Integrasi kedua-dua matlamat dalam
pelan pembelajaran perhubungan
• Matlamat ini boleh diukur dan dikesan
pencapaiannya.
TACIT KNOWLEDGE
• The concept of tacit knowledge draws our
attention to the fact that people know
more than they realize. (Davidson and
Voss 2002)
• For Polanyi (1958), tacit knowledge is
that part of what we know that we
cannot tell, because it is inaccessible to
our consciousness. (Wilson 2005)
Gaining Tacit Knowledge
•Tacit
knowledge is a hidden type of
knowledge that is normally gained through
socialization and interaction with the
environment.
•Tacit knowledge can be transferred from
one person to another without verbal or
written documentation, for example via a
shared experienceand storytelling.
•Tacit knowledge can also be gained through
observation, on-the-job training, mentoring,
meetings,and teaming up.
Source
BIMBINGAN (Coaching)
PEMENTORAN
Rochman Natawidjaya (1969) memberikan
definisi bimbingan sebagai satu proses memberi
bantuan kepada individu yang dilakukan terus
menerus, supaya individu tersebut dapat
memahami dirinya, sehingga individu sanggup
mengarahkan dirinya dan dapat bertindak
wajar, sesuai dengan tuntutan dan keadaan di
tempat kerja, keluarga dan masyarakat.
Dengan demikian individu dapat memberikan
sumbangan yang bererti kepada kehidupan dan
organisasinya.
BAHAGIAN PENGURUSAN PSIKOLOGI
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
AMALAN PEMENTORAN
Goldstein, et. Al 1981 menerangkan amalan
pementoran merujuk kepada keupayaan
psikomotor yang melibatkan kebolehan dan
tingkah laku yang memudahkan pelaksanaan kerja
harian dan memenuhi standard prestasi yang
ditetapkan. Kebolehan juga diertikan sebagai
kecekapan kognitif yang dapat meningkatkan
kualiti kerja.
BAHAGIAN PENGURUSAN PSIKOLOGI
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
KEBERKESANAN PEMENTORAN
Berkesannya (sesuatu tindakan,
perubahan, dsb) sesuatu tindakan itu
dapat dilihat daripada hasil yg
diperoleh sesudahnya. (Dewan
Bahasa Edisi Ketiga). Dalam konsep
ini, keberkesanan di lihat dari aspek
peningkatan kemahiran kerja menti.
BAHAGIAN PENGURUSAN PSIKOLOGI
JABATAN PERKHIDMATAN AWAM MALAYSIA
AKTIVITI PEMBELAJARAN
•
•
•
•
•
•
•
•
Bercerita
Tunjukkan/demonstrasi
Penyelesaian masalah
Simulasi
Lawatan/Temuramah
Modul
Perbincangan/Kuiz
Ulasan Buku
JANGKA MASA
PEMBELAJARAN
• Sesi Perhubungan Mentor dan Menti
• Mentor perlu melaksanakan sesi
pertemuan dengan menti dua (2) kali
sebulan. Setiap sesi boleh dilaksanakan
selama 40-60 minit.
• Bilangan pertemuan 12 hingga 14 kali
pertemuan
SUMBER TAMBAHAN KEPADA PLAN
PEMBELAJARAN
• Manual Prosedur kerja mengikut
skim perkhidmatan masing-masing.
• Plan Strategik Jabatan
• Plan Perancangan Kerjaya (Road
Map)
• Fail Meja Pegawai
• Buku Panduan Pementoran JPA
• PKPA terkini
FORMAT/KANDUNGAN PLAN
PEMBELAJARAN
• Bilangan Perjumpaan
• Masa
• Objektif Pembelajaran
• Aktiviti Pembelajaran (Huraian
secara ringkas)
• Nilai-nilai murni yang perlu
diterapkan kepada mentee.
KEMAHIRAN MENTOR YANG
DIGUNAKAN DALAM SESI PEMENTORAN
Mendengar
Bertanya
Memerhati
Kemahiran
Mentor
Maklum balas
Menentukan Fokus
Berfikir
Membuat Penilaian
KENALPASTI KOMPETENSI
4 DIMENSI
PERIBADI
ORGANISASI
KOMPETENSI
PERSONAL
KOMPETENSI
SOSIAL
KOMPETENSI
BUDAYA
KOMPETENSI
PROFESIONAL
• Sikap
Perhubungan
• Amalan
• Pengetahuan
• Motivasi
Ketua
• Nilai
• Kemahiran
• Disiplin
Rakan sekerja
• Norma
• Teknik-teknik
• Keyakinan
Pelanggan
• Budaya
• Kepakaran
FOKUS PEMENTORAN 60 % KOMPETENSI PROFESIONAL /
BUDAYA DAN 40 % PERSONAL DAN SOSIAL
PENYERAPAN KOMPETENSI KERJA 60 %
DAN 40 % NILAI-NILAI MURNI.
• KOMPETENSI PROFESIONAL –
Kemahiran khusus sesuatu bidang kerja
• KOMPETENSI BUDAYA Kecekapan pengamalan budaya kerja kelas pertama
(PERDANA)
• KOMPETENSI PERIBADI Kecekapan mengurus pemikiran,emosi dan tingkah laku
(sikap, disiplin, role model)
• KOMPETENSI SOSIAL –
Kecekapan dalam mengendalikan aspek perhubungan
pelanggan luar dan dalam, ketua
CONTOH BIDANG KEMAHIRAN KERJA
(PENGURUSAN PEJABAT)
•
•
•
•
•
•
•
•
PENGURUSAN AM PEJABAT
PENTADBIRAN SUMBER MANUSIA
KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN
PENGURUSAN PERHUBUNGAN PELANGGAN
SISTEM PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
URUSAN SURAT KERAJAAN
PENGURUSAN FAIL
PENYELENGGARAAN, PEMELIHARAAN DAN PELUPUSAN
REKOD AWAM
• PENGURUSAN KOMUNIKASI DAN TEKNOLOGI MAKLUMAT
• INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT
•
PROSES PEMENTORAN:
6 BULAN
FASA I
: MEMBINA KEPERCAYAAN
FASA II
: MENGENALPASTI KOMPETENSI
FASA III : STRATEGI MEMBINA
KOMPETENSI
FASA IV : MEMBINA KOMPETENSI BARU
FASA V
: PENILAIAN
Jadual Sesi Pertemuan Pementoran
Fasa
PERTAMA
Sesi
Membina
Kepercayaan
(Kompetensi
Personal, Sosial)
KEDUA
Mengenalpasti
Kompetensi
(Kompetensi
Profesional)
KETIGA
Strategi Membina
Kompetensi
(Kompetensi
Profesional)
KEEMPAT
Membina
Kompetensi Baru
(Kompetensi
Profesional dan
Budaya)
KELIMA
Penilaian
Pelaporan
( Kompetensi Budaya
dan Profesional)
1
2
Ta’aruf dan penyesuaian
Penampilan Diri
Kompetensi Peribadi
Motivasi dan keseronokan
bekerja
Caragaya Perhubungan
3
4
Kompetensi dan pekerjaan
Kompetensi Utama
5
6
Kaedah dan cara kerja
unggul
9
10
Mengamalkan cara kerja
unggul
Penilaian, Pelaporan dan
Penamatan Perhubungan
Pementoran
Membina Plan
Pembelajaran/Latihan
7
8
Kaedah dan Cara Kerja
Unggul
11
Maklum balas/refleksi dan
Penilaian Kompetensi
Fasa 1 : Membina Kepercayaan
Sesi Pertama
Masa
1 jam
Objektif
a. Membantu menti mengeratkan hubungan, saling faham memahami,
kemesraan hubungan dengan rakan sekerja dan pegawai atasan.
b. Menjelaskan kepada menti tentang skop dan
peranan kedua-dua belah pihak dalam pementoran
Aktiviti
a.Mentor menjalankan sesi taa’ruf (berkenal-kenalan) (Lihat Lampiran 1a)
b.Menanda tangani borang persetujuan menjalani program pementoran jabatan.
(Lihat lampiran 1b)
c.Perbincangan skop peranan mentor dan menti . (Lihat lampiran 1c)
d.Mentor membuat penilaian dan pemerhatian awal terhadap menti. Pemerhatian
dicatat dengan berpandukan lampiran yang disediakan (Lampiran 1d).
Nilai
Hormat menghormati
FASA I : MEMBINA KEPERCAYAAN
• Sesi taaruf (berkenal-kenalan) isu
profesional dan personal
• Menerangkan skop peranan mentor
kepada menti
• Membuat penilaian awal dan maklumbalas
daripada penyelia juga berguna
• Kenalpasti kekuatan dan kelemahan
mentee dalam kompetensi
Lampiran 1a
PERSETUJUAN MELAKSANAKAN PROGRAM PEMENTORAN
Saya ___________________________ (K/P) ____________________________ bersetuju untuk melaksanakan
Program Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam ini dalam masa ____ bulan untuk membantu organisasi saya menuju
ke arah yang lebih cemerlang. Saya juga bersetuju untuk membantu rakan kerja saya supaya dapat menjadi seorang
warga organisasi yang berprestasi tinggi, berimej positif serta berketrampilan dalam melaksanakan tugas.
Saya berbangga terpilih sebagai seorang mentor dan berjanji untuk memberikan komitmen terhadap tugas saya dan
mampu menjadi contoh teladan yang baik. Saya sesungguhnya dengan sedaya upaya saya akan mematuhi segala
peraturan yang ditetapkan dalam program ini.
Bagi saya, penglibatan saya di dalam Program Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam ini adalah:
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Apa yang ingin saya capai sebagai seorang mentor ialah:
_______________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Ikhlas membantu;
Fasilitator;
..........................................
.........................................
(
(
)
Mentor
)
Pegawai Psikologi
Lampiran 1b
PERSETUJUAN MENTOR MENTI
Mentor : _________________________________
Menti : _________________________________
Perjumpaan : 1 jam seminggu
Tempat : _________________________________
Saya, _____________________________ (K/P) ________________________ mentee kepada
____________________________, akan mengadakan perbincangan berterusan sepanjang Pementoran
Dalam Perkhidmatan Awam ini dilaksanakan.
Saya akan memberikan komitmen terhadap mentor saya serta akan bersama-sama membantu organisasi
ke arah lebih cemerlang. Saya tahu bahawa program ini adalah untuk kebaikan saya, mentor saya juga
semua pegawai/kakitangan dalam mempertingkatkan kecemerlangan kerjaya.
Semoga penglibatan saya ini dapat membantu saya dan organisasi saya lebih berprestij dan berprestasi
tinggi.
Mentee:
...........................................
(
)
Tarikh:
Mentor:
...........................................
(
)
Tarikh:
PERBINCANGAN PERANAN DAN SKOP MENTOR DAN MENTI
(Panduan Untuk Mentor)
(Lampiran 1C)
Pementoran ialah proses memberi bimbingan, sokongan dan bantuan secara profesional (terlatih dan beretika,
berkemahiran dan bersistematik) dalam menghadapi krisis hidup dan pembangunan diri individu.
Mentor pula bermaksud seorang individu yang dilantik untuk membimbing dalam perkembangan kerjaya
seseorang pegawai. Biasanya mentor adalah seorang yang lebih kanan atau berpengalaman yang boleh
dijadikan contoh teladan atau role model kepada rakan sekerja yang lain.
Menti membawa erti individu yang dibantu oleh mentor dalam proses pementoran dan biasanya merupakan
seseorang yang memerlukan bantuan dalam perkembangan diri, kerjaya dan penyesuaian dalam kehidupan.
Pementoran memberi fokus kepada dua aspek :
Kemajuan Kerjaya;
Memberi bantuan dan sokongan untuk perkembangan kerjaya;
Memberi pendedahan dan menggalakkan individu berpandangan jauh;
Membantu pencapaian tinggi dalam kerja;
Memberi perlindungan; dan
Memenuhi cabaran kepada tanggung jawab dan tugas.
Kemajuan Psikososial
Menjadi contoh teladan atau role model;
Memberi dan menerima sokongan peribadi;
Menjadikan elemen kaunseling sebagai sokongan untuk berhadapan dengan cabaran atau masalah
peribadi sama ada yang berkaitan dengan kerjaya atau sebaliknya; dan
Menjadikan persahabatan sebagai landasan dan tujuan membangunkan dimensi personel dalam organisasi.
Mentor:
“Apa yang anda telah lakukan untuk
mencapai matlamat tersebut.”
“Apakah yang anda telah lakukan
sebelum ini?”
Situasi menti sekarang
FASA 2
MENGENAL PASTI KOMPETENSI
Sesi Kedua
Masa
1 jam
Objektif
a.Mendapatkan isu-isu kemahiran dan pengetahuan kerja menti dalam jabatan.
b.Menggalakkan perhubungan kerjasama.
Aktiviti
a.Berbincang dengan menti berkenaan isu-isu peribadi dan kerjaya bagi tujuan
perkembangan potensi diri menti.
b.Mentee melukis graf kehidupan dan senarai semak perkembangan menti
dengan bimbingan mentor.
c.Mentor dan mentee membuat ulasan perbincangan dan maklumbalas positif
untuk menggalakkan menti terus aktif dalam program ini.
(Lampiran 2a & 2b).
Nilai
Mentor dan menti menghargai pengalaman lampau yang membolehkan mentee
lebih cekal dalam menghadapai sebarang perubahan.
FASA II
: MENGENALPASTI
KOMPETENSI
• Melihat skop isu dengan lebih menyeluruh
dan mengenalpasti isu pokok
• Memfokus isu utama
pengembangan(kompetensi) diri
• Membentuk objektif pementoran secara
bersama
• Memberikan input berkaitan dengan isuisu pokok
Lampiran 2a
GRAF KEHIDUPAN
Tandakan insiden penting dalam kehidupan/kerjaya anda
Gembira
Sedih
I
I
I
I
Tahun dalam jangkauan 5
I
I
Lampiran 2c
SENARAI SEMAK KEKUATAN DAN KEKURANGAN POTENSI DIRI PEMENTORAN
Nyatakan kekuatan dan kelemahan mengikut kemahiran khusus dan generik ;
Bil.
Kekuatan
1
Personaliti
personaliti)
2
Kemahiran Khusus
( senarai tugas seperti dalam
Fail Meja)
3
Kemahiran Generik
(mengikut
ujian
Kelemahan
Contoh aktiviti pertemuan
• Pegawai baru dilantik dalam skim psikologi
• Kekuatan yang ada pada menti pelajar UM
dalam Psikologi kaunseling.
• Kelemahan dan kurang keyakinan memberikan
ceramah dalam program input psikologi.
• Bina objektif pementoran menambahkan skill
memberikan ceramah.
• Rancang kaedah pembelajaran bersama
FASA 3
STRATEGI MEMBINA KOMPETENSI
Sesi Kelima
Masa
1 jam
Objektif
a. Mentor dan menti melihat apakah aktiviti-aktiviti atau alternatif-alternatif
yang boleh dilakukan untuk mencapai skop isu yang perlu dicapai dalam
program ini mengikut keperluan menti.
Aktiviti
a. Perbincangan cara-cara mencapai matlamat contohnya membentuk
strategi meningkatkan prestasi kerja cemerlang. (Lampiran 3a).
Nilai
Kecemerlangan dalam tugas
PERBINCANGAN MENTOR-MENTI TENTANG PRESTASI KERJA CEMERLANG
Berdasarkan faktor-faktor di atas, peluang untuk saya tingkatkan prestasi saya ialah..........................................
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________
Faktor Tempat Kerja
Faktor Individu
Cth: Hubungan penyelia dan
kakitangan yang positif.
________________________________________________
Cth: Menerima perbezaan personaliti
Individu.
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
________________________________________________
______________________________________________
________________________________________________
FASA III
: STRATEGI
MEMBINA
KOMPETENSI MENTI
• Rancang pelan pembelajaran bersama
dan dipersetujui bersama
• Membincangkan aktiviti-aktiviti atau
alternatif yang boleh dilakukan mengikut
keperluan mentee
• Membuat jangkaan terhadap kemampuan
mentor dan mentee dalam mencapai
objektif.
FASA 4
MEMBINA KOMPETENSI DAN PENGUKUHAN
Sesi Ketujuh
Masa
1 jam
Objektif
a.Mentor dan menti sama-sama melaksanakan tindakan ke atas
aktiviti atau alternatif yang diambil untuk diimplementasikan.
Aktiviti
a.Menghadiri sesi demo oleh menti tentang kemahiran kerja.
b.Perbincangan berhubung pengurusan prestasi dalam organisasi
seperti pengendalian mesyuarat, pengurusan kewangan,
penyediaan kertas kerja dan lain-lain.
c.Penilaian atas pengurusan prestasi
organisasi. (Lampiran 4a).
Nilai
a. Kegigihan dan ketekunan
FASA IV : MEMBINA DAN
MEMPERKUKUHKAN
KOMPETENSI BARU
• Mentor dan mentee sama-sama
melaksanakan tindakan atau alternatif
yang diambil
• Pembelajaran secara role model dan main
peranan dilakukan di peringkat ini
• Mentor memantau perkembangan
pelaksanaan aktiviti alternatif
Contoh aktiviti pertemuan
• Mempertingkatkan kemahiran menyampaikan
input psikologi – 2 kali sesi mentee melihat dan
mencerap mentor memberikan ceramah kepada
hakim malaya dan mengendalikan mesyuarat
pengurusan.
• Membuat refleksi setiap sesi pembelajaran
tentang kekuatan dan kekurangan mentor dan
mentee
• Mentor menangani halangan-halangan yang
dikenalpasti
Contoh aktiviti pertemuan
• Mentee mengaplikasi pembelajaran baru
dalam lapangan yang sebenar.
• Mentor mencerap aktiviti memberikan
ceramah yang dilaksanakan oleh mentee
• Sesi refleksi diadakan untuk memberikan
penghargaan kepada mentee di atas
kesungguhan yang ditunjukkan.
• * Format refleksi adalah bebas.
Lampiran 4b
BORANG TINJAUAN MENTEE
Bulatkan tahap kejelasan mengikut nombor yang telah disediakan.
Bil
Pernyataan
Tidak Jelas
Sangat Jelas
1
Komitmen terhadap tugas.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
2
Komitmen terhadap organisasi.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
3
Bertolak ansur dengan orang lain.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
4
Bekerjasama.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
5
Memulakan sesuatu tugas.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
6
Keinginan untuk berjaya.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
7
Keinginan untuk belajar.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
8
Menerima kritikan.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
9
Keterbukaan dengan tugas-tugas baru.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Jumlahkan kesemua skor
yang telah ditanda :
_________________
SKOR INTERPRETASI
Skor 27 dan kurang
Skor 53 dan kurang
Skor 63 keatas
Anda memerlukan bimbingan dan sesi
kaunseling dalam sesetengan bidang.
Bimbingan dalam pencapaian sesuatu
bidang.
Satu petunjuk yang baik untuk menglibatkan
diri dalam program pementoran.
FASA 5
PENILAIAN
Sesi Kesepuluh
Masa
1 jam
Objektif
a.
Mentor membuat penilaian terhadap pelaksanaan aktiviti dan alternatif
yang dilaksanakan.
b. Penilaian hendaklah dilihat dari sudut pencapaian pelaksanaan aktiviti
atau alternatif sama ada perkembangan tersebut memberi impak yang
positif atau negatif kepada menti.
Aktiviti
a.
Perbincangan mentor mengenal pasti apakah kekuatan dan refleksi
sewaktu melaksanakan aktiviti atau alternatif yang dilaksanakan.
(lampiran 5a).
Nilai
a.
Menghargai, dedikasi dan komitmen yang ditunjukkan oleh mentor dan
menti.
FASA V : MEMBUAT PENILAIAN
• Penilaian bertujuan melihat
keberkesanan program dan tindakan
penambahbaikan yang boleh dilakukan.
• Mentor membuat penamatan sesi
• Dipantau menggunakan Borang
Penilaian Perkembangan
(Ruj. Lampiran C3 – PP 18/2005)
BORANG PENILAIAN
• Borang penilaian A
Tujuan membuat penilaian bagi mentee
sebelum dan selepas program.
• Borang penilaian B
Untuk membuat pelaporan prestasi 2
bulan sekali oleh mentor kepada
jawatankuasa/panel.
Rumusan:
Aktiviti-aktiviti bagi setiap sesi yang dinyatakan di
atas adalah sebagai panduan sahaja. Mentor boleh
merancang aktiviti-aktiviti yang bersesuaian yang
difikirkan sesuai asalkan tidak terkeluar daripada
skop pementoran perkhidmatan awam. Selain itu,
mentor juga boleh merancang keperluan aktiviti
berdasarkan kepada permintaan menti.
SELAMAT BERBENGKEL