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pplication de

estion des

bsences et des

mps

Support de formation Gestionnaire

V4 avril 2013

 P. 4

Présentation contexte Déploiement, planning et versions

Le CNRS a acquis l’outil « OS-Congés » de la société OS –Concept, en s’appuyant sur les fonctionnalités proposées en standard par l’outil, déjà utilisé dans la fonction publique (INRIA, SNCF,)  Adaptations de l’outil aux spécificités du CNRS  Déploiement progressif sur les unités du CNRS en 2 ans :  2013 : 500 -600 unités (80% des effectifs CNRS) + les unités le souhaitant  2014 : les unités restantes  Planning et versions :  Première version (depuis janvier 2013) : gestion des congés annuels, des absences et des RTT Pour les unités avec badgeuses : 3 options dans l’ordre de priorité suivant : 1.Abandon des badgeuses et passage à Agate  2.Utilisation en parallèle des deux outils non intégrés (double saisie mais import possible) 3.Report du démarrage à 2014 avec une offre intégrée Agate-badgeuses (à l’étude par la DSI) Seconde version : gestion du CET (novembre 2013)

Présentation contexte

 P. 5

AGATE est interfacé avec Sirhus et Labintel

:

 pour disposer dans AGATE des effectifs des unités  pour disposer dans Sirhus des congés  Pour disposer dans AGATE des absences Sirhus ayant un impact sur le droit à RTT et/ou CA. Ces absences entrant en compte dans le calcul des droits, leur suppression est interdite dans Agate. L’absence Sirhus prime sur l’absence Agate. 

Les agents présents dans AGATE

 • •

sont les personnels présents dans les unités du CNRS

Les agents payés par le CNRS issus de Sirhus (à l’exception des élèves stagiaires et des vacataires) Des agents non CNRS issus de Labintel 

sont rattachés à une implantation d’unité

Présentation informations pratiques

 P. 6

Pré-requis techniques pour le déploiement dans votre labo



AGATE est accessible via :

navigateur web (Firefox , IE, safari) :

https://agate.cnrs.fr

smartphone (navigateur web)  

La connexion se fait via janus par mail+mot de passe, ou via votre certificat CNRS Les horaires d’ouverture d’AGATE (au démarrage): de 7H à 20H , 7jours/7



Versions minimales des navigateurs :

 

Firefox 5 IE 7



Mise à jour de l’agenda : Outlook (messagerie centralisée CNRS)



Présentation informations pratiques formation

P. 7 La formation se fait sur une base de formation AGATE : https://agate-form.cnrs.fr

 La connexion se fait via janus : Adresse mèl , Mot de passe janus (via sésame) ou via le mot de passe de votre certificat  Le calendrier de la messagerie Outlook est mis à jour •  Connexion Agate: L’identifiant est le matricule Sirhus (pour les agents CNRS ) ou le matricule LABINTEL ( pour les agents non CNRS) suivi du mot de passe XXXXXX. Le matricule Labintel est consultable sur « Labintel Consultation » (à partir de la page Annuaire CNRS), et peut être extrait dans AGATE menu « Exploitation » du profil «Gestionnaire »  La base de formation est pérenne sur 2013. Sa mise à jour par les livraisons de corrections et d’évolution est décalée par rapport à la base de production compte tenu des contraintes d’exploitation.

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Présentation principes de navigation

Zone menus Le champ « E-Mail » est issu de l’interface Labintel ANDRE Henri Zone sous-menus Zone résultats

Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013

Présentation principes de navigation

P. 9 

A chaque profil, correspondent des droits et des options de menu

spécifiques.



Agent

L’agent dépose ses demandes de congés et suit ses compteurs.

  

Valideur (inclut les droits du profil Agent)

Le valideur valide les congés des agents dont il est le valideur. Il peut appartenir à une autre unité, et être un agent Non CNRS.

Gestionnaire (inclut les droits des profils Valideur et Agent)

Le gestionnaire gère les agents de son portefeuille de gestion (périmètre) : par défaut l’implantation pour le gestionnaire labo, toutes les unités de la DR pour le gestionnaire SRH.

Administrateur

L’administration est assurée par la DSI et le SSTI/DRH



Présentation Périmètre de gestion selon les profils

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Le périmètre de gestion selon les profils

Le profil est défini dans le dossier de l’agent dans l’onglet Général. Les droits définis par ce profil s’appliquent sur un périmètre défini en termes d’équipes dans l’onglet Planning par les équipes apparaissant dans la liste de droite.

En principe, un gestionnaire ne gère pas son propre compte 

Principe de diffusion des droits

   L’administrateur donne le profil Gestionnaire au premier gestionnaire Agate du SRH d’une DR. Il le coche « SRH », ce qui lui donne un périmètre composé de toutes les équipes des implantations de sa DR.

Ce gestionnaire octroie le profil Gestionnaire à des gestionnaires du SRH de son choix sur tout son périmètre, ou un périmètre réduit, Les gestionnaires ainsi définis au SRH peuvent donner le profil Gestionnaire aux gestionnaires de laboratoires, qui ont par défaut leur implantation comme périmètre. Ces gestionnaires de laboratoires ainsi définis peuvent à leur tour donner le profil Gestionnaire à d’autres gestionnaires de l’implantation, en définissant le(s) équipe(s) )composant leur périmètre d’agents à gérer.

Didacticiel : Comment affecter le droit gestionnaire à un agent ? (56 secondes) Didacticiel : Comment affecter le périmètre d’accès au planning pour un agent ? (44 secondes)

Accompagnement et documentation

 P. 11

Assistance

Profil

Agent / Valideur

Bouton Assistance

Mail au gestionnaire AGATE de l’unité Gestionnaire Unité Mail aux formateurs internes SRH de la DR Formateur interne Formulaire Assistance Utilisateurs DSI S’il n’y a pas de gestionnaire désigné dans le labo, le mail de l’agent ou du valideur est envoyé aux formateurs internes DRH de la Délégation 

Documentation

 A partir d’AGATE Menu FAQ : accès aux questions/réponses des fonctionnalités standards de l’outil Menu Dictacticiel : accès aux vidéos de prise en main de l’outil pour les gestionnaires Site de la DRH : accès aux

Mémo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire,

à la page réglementaire du site DRH ( http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/vos-droits.htm

) et au site web dédié AGATE : ( http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf

)

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pplication de

estion des

bsences et des

mps

Support de formation Profil Agent

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Profils Agent menus

Le profil Agent

v L’agent accède aux détails de ses droits et suit ses demandes de congés Indication du profil L’agent peut déposer ses demandes de congés à partir du menu « calendrier » par sélection directe sur le calendrier, ou à partir du menu « dépôt » avec saisie classique des jours de début et de fin.

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Profils Agent menus

v L’agent accède au planning collectif de présence de son équipe, et des équipes qui lui auront été autorisées en visualisation par son gestionnaire. L’agent consulte son dossier général AGATE : matricule Sirhus, matricule Labintel, adresse mèl, affectation, équipe, valideur(s).

Dans le « Mon compte » / « Informations générales », l'adresse mail n'est plus modifiable par l'agent lui même. La mise à jour est réalisée par le gestionnaire ou l’interface Labintel.

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Profils Agent écran d’accueil

L’écran d’accueil, identique quelque soit le profil : Jean Dupont Tableau des crédits et des soldes Agent Tableau des demandes de congé (en cours et historique)

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Profils Agent dépôt de demande

Préalable :

Pour déposer une demande, la personne validant habituellement vos congés et/ou absences doit être déclarée dans AGATE en tant que valideur par votre gestionnaire. Vous pouvez déposer des congés si vous avez un « solde » suffisant.

Le dépôt d’une demande

de congé peut se faire de

2 façons possibles

:  À partir du menu « Dépôt »    1- Dans « Type de congés », Choisissez le compteur à décompter 2-Sélectionner la période de congés Facultatif 3 –Cliquer sur «Déposer »  Les AEA sont saisies uniquement par le gestionnaire

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Profils Agent dépôt de demande

  À partir du menu « calendrier » Facultatif   1- Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates.

2- Dans la fenêtre «Demande d’absence », les champs des dates indiquent la période sélectionnée. Sélectionner le compteur à utiliser dans la liste du champ « Type d ’absence » 3- Cliquer sur « Déposer » pour confirmer votre demande de congés ou sur «Annuler » pour annuler votre saisie Dans les cas de régularisation, une demande peut être déposée rétroactivement jusqu’à 14 jours dans le passé.

Profils Agent dépôt de demande

P. 18  Une fenêtre de confirmation apparaît :    Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demande Votre valideur est informé par courriel de votre demande Le compteur sélectionné est mis à jour   Validation de la demande Vous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideur  L’agenda de votre messagerie Outlook sera synchronisé (si vous acceptez l’invitation Outlook).

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statut

déposée

Profils Agent statuts des demandes

signification

L’agent a déposé sa demande et le valideur ne l’a pas encore visualisée

Actions possibles

L’agent peut encore annuler sa demande ouverte refusée validée demande d’annulation demande de modification Le valideur a visualisé la demande, mais il ne l’a pas encore traitée Le valideur a refusé la demande Le valideur a accepté la demande L’agent a demandé à annuler sa demande validée L’agent ne peut plus l’annuler L’agent peut saisir une nouvelle demande L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification Attente de l’action du valideur. L’agent a demandé à modifier sa demande validée Attente de l’action du valideur

Profils Agent annulation/modification des demandes

P. 20 Possibilités d’annulation ou de modification d’une demande Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés  déposée :  Votre demande est toujours au statut Vous pouvez l’annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez l’annulation.

  Votre demande est consultée par le valideur. Dans le tableau, elle est au statut Ouverte. Vous ne pouvez plus la modifier ni supprimer. Seul le valideur ou le gestionnaire ont la main. Ils peuvent la

refuser ou l’accepter.

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Profils Agent annulation/modification des demandes

Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés  Votre demande est refusée.  Vous pouvez saisir une nouvelle demande avec les modifications souhaitées  Votre demande est validée.

 L’absence n’a pas commencé. L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification. A la validation, le compteur et l’agenda seront mis à jour.

 L’absence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut régulariser l’absence si elle ne correspond pas à la réalité.

L’agent est informé par mail de l’annulation de sa demande de congés même s’il est à l’initiative de la demande

Profils Agent crédits et soldes

P. 22 Ecran d’accueil > Tableau des crédits et soldes  Compteur « CA 2013 » et définition des colonnes : Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont gérés dans un compteur unique et global nommé « CA 2013 en jours » pour la période calendaire du 01/01/2013 au 28/02/2014 Dans la colonne « Crédit », s’affiche le nombre de jours que vous avez acquis. C’est le droit, calculé par AGATE (ou saisi, selon le compteur) La fraction « Congés payé » = 32J X (Nombre de jours travaillés par semaine / 5J) La fraction « jours RTT » varie en fonction de la durée hebdomadaire de travail de l’unité et de la quotité. => 13J pour une durée hebdomadaire de travail de 38H30 à 100% Le crédit CA n’est pas modifiable Dans la colonne «Régul» du compteur « CA », nombre de jours en positif ou en négatif impactant le crédit, saisi par le gestionnaire au vu d’une situation réglementaire particulière. Ces jours (Crédit et Régul) sont éligibles au CET.

Profils Agent crédits et soldes

P. 23 Ecran d’accueil > Tableau des crédits et soldes La colonne « Validés » correspond au nombre de jours congés validés pour ce compteur.

La colonne « En attente » correspond au nombre de jours de congés en attente de validation pour ce compteur. La colonne « Solde » correspond à «Crédit » + « Régul » - « Validé » « Attente» Les jours de congés sont décomptés sur la base des obligations hebdomadaires réelles de service de l’agent renseignées dans AGATE au moyen du cycle de travail

Profils Agent planning

P. 24 Affiche le planning de l’équipe à laquelle vous êtes affecté. Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de l’équipe Votre gestionnaire peut vous affecter d’autres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran.

Profils Agent en bref

P. 25  Dépôt des congés annuels par l’agent.

 AGATE récupération, etc.). L’application applique les règles en vigueurs au CNRS.

 gère les absences de l’agent au sens réglementaire RH (congés, AEA, jours de Les absences impactant la paie, faisant l’objet d’une décision, restent saisies dans Sirhus par le SRH. Elles sont importées dans AGATE par le flux nocturne et apparaissent le surlendemain dans le calendrier de l'agent et le planning de l’équipe (sans indiquer le type d’absence)  Dans une ou aux unité gérant des jours de récupération, AGATE ne se substitue pas au système procédures déjà en place. Un compteur « récupération » peut être activé, alimenté, et la demande d'absence est à saisir par l'agent (soumise à validation du valideur)  Modification et annulation des demandes Tant qu'une demande n'est pas consultée par son valideur, il est possible de l'annuler .

Profils Agent en bref

P. 26  Suivi des compteurs  Visualisation du planning de son Dans AGATE, équipe.

l’agent multi-affecté apparaît uniquement dans l’implantation à laquelle il est administrativement affecté dans Sirhus. Pour consulter le planning de l’autre équipe où il travaille également, le gestionnaire SRH AGATE doit l’indiquer dans le dossier de l’agent.

 Suite au changement d’affectation dans Sirhus, l’agent apparaît dans une nouvelle implantation dans AGATE. Le gestionnaire de la nouvelle affectation en est averti par mèl.

Comme un nouvel arrivant, le gestionnaire attente de traitement, vérifie son cycle de travail et les demandes en l’affecte dans une équipe et lui assigne un valideur.

 Pour les agents non CNRS, l’unité a deux options : gérer les congés à minima : Le gestionnaire initialise le compteur et calcule le droit de l’agent conformément à la règlementation appliquée dans son établissement.

ou saisie par l’agent de ses absences. : dans le menu « Calendrier », l’agent indique la période et sélectionne « Absence non CNRS » dans la liste déroulante « Type d’absence.

=> Dans les deux cas, les congés sont soumis à validation  Bientôt Afin que le responsable puisse voir sur le planning de l’équipe qui est en formation ou en mission, les agents pourront bientôt saisir ces informations dans AGATE.

Accompagnement et documentation

 P. 27

Assistance

Profil

Agent / Valideur

Bouton Assistance

Documentation

Mémo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire,

à la page réglementaire du site DRH ( http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/vos-droits.htm

) et au site web dédié AGATE : ( http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf

)

Annexes Glossaire

P. 28 Sigle Agent Cycle de travail Gestionnaire d’unité Validant Crédit Compteur Implantation Equipe Description Agent dont l’employeur est le CNRS ou agent présent dans une unité CNRS, mais dont l’employeur n’est pas le CNRS Planning hebdomadaire sur 5 jours et sur 1 ou plusieurs semaines permettant d’identifier les journées travaillées par un agent. Le cycle de travail permet de gérer le décompte des congés. Gestionnaire RH de laboratoire, utilise toutes les fonctionnalités du profil « gestionnaire » d’Agate dans l’exécution de ses tâches quotidiennes liées à la problématique congés. Son périmètre peut être composé des implantations de son unité ou seulement de certaines équipes. Agent validant les congés pour X agents sous son autorité. Nombre de jours total d’un type d’absence donné attribué à un agent donné pour une période donnée. Type d’absence auquel est associée une enveloppe de jours (crédit) pouvant varier d’un agent à un autre. L'objet sert à caractériser la localisation géographique de la structure. Une structure dispose d'au moins une implantation. Les multiples implantations d'une structure sont ordonnées. Une unité peut avoir plusieurs implantations, chacune gérée par une délégation. L’agent est toujours affecté à une implantation. L’équipe est un sous-niveau de l’implantation. Elle regroupe des personnels et permet de restreindre la visibilité des plannings à l’équipe.

P. 29

Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

Connexion et déconnexion



Se connecter

A partir de l’URL suivante https://agate.cnrs.fr



Saisir son mot de passe

JANUS vous demande de renseigner votre adresse mail et votre mot de passe JANUS, ou le mot de passe de votre certificat.



Demander / changer son mot de passe JANUS

en cliquant sur le lien « Mot de passe » de la fenêtre Janus /sésame

P. 30

Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

Touches de fonction et icônes

P. 31

Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

Touches de fonction et icônes

P. 32

pplication de

estion des

bsences et des

mps

Support de formation Profil Valideur

V4 avril 2013

Processus de validation valideur

P. 33  Un agent ne peut déposer de congés tant que son valideur n’a pas été désigné par son gestionnaire : Le valideur est averti par mèl des demandes de congés des agents dont il est le valideur. Il les accepte (ou les refuse) dans AGATE dans son écran d’accueil : Jean DURAND Sylvie PIERRE DURAND Jean DETROIE Alain PIERRE Sylvie

P. 34

Processus de validation schémas

 Par délégation : Le congé est validé dès que l’un des valideurs l’a accepté  si l'un d'eux valide la demande, les autres n’en sont pas avertis

P. 35

Processus de validation schémas

 Si le gestionnaire désigne deux valideurs, chaque demande devra être validée successivement par ces deux personnes  Par X niveau: Si un des valideurs refuse la demande, le congé est refusé.

P. 36

Profils Valideur menus

Le profil Valideur

Le valideur peut consulter ses droits à congés et celui de ses agents. Il accède aussi aux tableaux des demandes de congés : les siennes et celles de ses agents (validées ou à valider ) Le valideur peut consulter son calendrier et celui de ses agents.

A partir de ce menu, il peut aussi saisir les congés de ses agents et les siens .

Le valideur peut poser ses congés et ceux de ses agents. Il dispose aussi de l’outil « Edition des zones » permettant d'indiquer à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés ou périodes de forte ou de faible activité.

Il visualise le planning de son équipe, des équipes pour lesquelles il a un rôle de valideur pour au moins une personne de ces équipes, et des équipes pour lesquelles le gestionnaire lui a Il peut aussi donné un droit de visualisation.

créer une « Liste personnalisée ».

Profils Valideur écran d’accueil

P. 37 L’écran d’accueil du valideur : Tableau des crédits et des soldes Accès aux crédits et soldes des agents dont il est valideur Jean Dupont DUPONT JEAN DURAND Anne DURAND Anne Tableau des demandes de congé

P. 38

Profils Valideur traiter une demande



Dans Agate, vous avez été identifié comme valideur

Vous avez été désigné par le gestionnaire de votre laboratoire Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congé   DURAND Anne

Le point rouge clignotant vous indique qu’une (des) demande(s) sont en attente de validation

- Cocher la(les) demande(s) que vous souhaitez traiter .

P. 39

Profils Valideur traiter une demande

 3- Votre action provoque l’ouverture du détail de la demande. L’agent est informé que vous avez pris connaissance de sa demande, il ne pourra plus la modifier.

Pour vous aider dans le traitement de la demande, vous pouvez consulter les droits de l’agent et le planning de l’équipe

4- Cliquer sur « Traitement de la demande » DURAND Anne DURAND Anne 

P. 40

Profils Valideur traiter une demande

5- Acceptez, refusez ou transférez la demande    6- Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter un commentaire 7- Après avoir effectué votre choix, cliquer sur « Suivant » 8- Enregistrez avec ou sans commentaire (obligatoire en cas de refus)  Un courriel d’information est automatiquement envoyé à l’agent demandeur

P. 41

Profils Valideur dépôt de demande

Gestion

permet de déposer des congés pour ses agents (ou pour lui-même par défaut) DURAND Anne MARTIN Jean CHEMIN Pierre PIERRE Anne DURAND Sophie Liste des agents du valideur

Profils Valideur dépôt de demande

P. 42 Menu

Gestion

> Dépôt de demande permet de

déposer en masse

des congés pour ses agents Sélectionner les agents concernés

P. 43

Profils Valideur dépôt de demande

Calendrier

Le valideur peut également déposer les demandes directement sur le calendrier en sélectionnant l’agent ou lui-même. DURAND Anne MARTIN Jean (en tant que valideur) CHEMIN Pierre (en tant que valideur) PIERRE Anne (en tant que valideur) BULLE Sophie (en tant que valideur)

P. 44

Profils Valideur périodes d’activité

Pour informer l’équipe des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires : Menu

Gestion

> Edition des zones A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez.

Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents de l’équipe

Profils Valideur planning

P. 45 Menu

Planning

Affiche le planning de l’équipe à laquelle vous êtes affecté.

Affiche également les plannings des équipes comprenant

au moins un agent

dont vous validez les congés.

Permet de consulter les obligations de service et les absences des agents de l’équipe Votre gestionnaire peut vous affecter d’autres équipes en visualisation : elles apparaitront aussi dans cet écran. Pour un agent CNRS travaillant dans plusieurs implantations, seule l’affectation issue de Sirhus est prise en compte.

Autre exemple : Si l’agent travaille dans deux unités et si les congés doivent être validés par les responsables des deux unités, le gestionnaire peut indiquer : les deux responsables comme valideurs (avec un ordre de priorité) dans le dossier de l’agent. Les deux valideurs ont une vue sur le planning de l’équipe de l’agent. Dans ce cas, les congés de l’agent sont validés si les deux valideurs les acceptent. Ou un unique valideur (ex. : le responsable de l’équipe à laquelle l’agent n’est pas affecté). Le planning de l’équipe de l’agent s’ajoute à la liste « Planning des équipes » à laquelle le valideur a déjà droit. Pour l’autre responsable, dans son dossier agent, le gestionnaire ajoute l’équipe à laquelle l’agent est affecté afin de lui permettre de consulter le planning.

P. 46

Profils Valideur Mon compte

Ce menu permet au valideur de visualiser la liste des agents qu’il valide, et de déléguer son rôle de valideur

« Nom » « Prénom » Matricule Sirhus (agent CNRS) ou N ° Labintel (Agent non CNRS Courriel renseigné dans Labintel Matricule du référentiel des agents CNRS Numéro du référentiels des personnels unités

Affectat ion administrative de l’agent issue de Sirhus (pour les CNRS) ou fiche agent de Labintel (pour les non CNRS).

Dans le cas d’un agent CNRS travaillant sur plusieurs implantations c’est l’affectation administrative issue de Sirhus qui est seule prise en compte Dans AGATE, tout agent est rattaché à une équipe (code unité _ N ° de l’implantation _ nom d el’équipe) Adresse de l’Unité Dans le « Mon compte » / « Informations générales », l'adresse mail n'est pas modifiable par l'agent lui même. La mise à jour est réalisée par l’interface agent ou le gestionnaire.

Profils Valideur Délégation

P. 47 Permet de déléguer son rôle de valideur

Pour supprimer la délégation, cliquer sur de la ligne

La délégation permet d’attribuer temporairement ou durablement la totalité de son rôle de valideur à un autre agent, tout en le conservant. Dès sa désignation, l’agent délégué a dans l’onglet « Nouvelles demandes » toutes les demandes à traiter. Il reçoit aussi par mèl les nouvelles demandes à traiter et peut les traiter. Si le délégué les traite, celles-ci n’apparaissent plus dans l’onglet «Nouvelle demande » de l’écran d’accueil du valideur. L’agent demandeur reçoit le mèl de validation.

Exemple : avant de partir en vacances

P. 48

Focus Valideur Etats

P. 49

Profils Valideur Exploitation Etats et Extractions

Le valideur visualise les compteurs des personnes dont il doit valider les congés.

En un seul coup d'œil, le valideur consulte les compteurs des personnes dont il doit valider les congés.

« Prénom » « Nom » du valideur

Il peut aussi traiter les demandes de congés à valider (également accessibles dans l’onglet « Nouvelles demandes » de l’écran « Accueil »)

Profils Valideur Demande en attente de validation

P. 50 Menu

Exploitation

> Visualisation Permet de voir les demandes en attente de validation des agents affectés aux unités gérées par le gestionnaire. La liste peut être sauvegarder Après avoir sélectionné l’un des formats (Excel ou .pdf), vous pouvez l’ouvrir immédiatement ou l’enregistrer sous le répertoire de votre choix.

Résultat de l’export

Profils Valideur Demande en attente de validation

P. 51 Menu > Visualisation Le gestionnaire peut valider des demandes en attente Click DURAND Jean Affiche les demandes de congés en attente de traitement par le valideur sélectionné Jean DURAND DURAND Anne DURAND Anne

P. 52

Profils Valideur Exploitation Extraction

Il peut aussi

obtenir et exporter des états

 Pour l’’état « Export des agents » : avec un choix de champs : Sélections possibles  Dans le tableau de gauche « Choix des champs » Dans la liste déroulante du critère « Equipe », sont proposées : -Les équipes saisies par votre gestionnaire Agate dans votre dossier -et l’équipe de l’agent dont vous êtes le valideur. L’extraction donne les agents dont vous êtes valideur.

P. 53

Profils Valideur Exploitation Extraction C R I T E R E S C H O I X C H A M P S Dans le tableau de gauche, les champs sélectionnables Dans le tableau de droite, les champs que vous avez sélectionnés

Transfert des champs sélectionnés en cliquant sur les double flèches - Le double-click sur Sélection de tous les champs (tableau de gauche) Désélection de tous les champs (tableau de droite)

Profils Valideur exploitation

P. 54 => Permet d’effectuer des requêtes sur les demandes de congés en fonction de critères.

Sélections Choix format Choix des champs à exporter dans le rapport Rq : cet export permet d’obtenir les matricules labintel des agents Export du résultat Sauvegarde de la requête pour réutilisation par le valideur

P. 55

Profils Valideur Exploitation Extraction C R I T E R E S C H O I X I N F O

Déposée, ouverte, en Cours, validée, refusée, demande d’annulation, annulée, demande modification La liste déroulante du champ « Equipe » propose celle(s) définie(s) dans l’onglet «Planning » et celles des agents s’affichant dans l’onglet «Dépendance » du dossier agent du « Valideur » .

Le matchcode de « Type absence » propose CA2012, CA2013, Ajustement des congés 2012 et 2013, jour de fermeture, Autorisation Exceptionnelle d’Absence (AEA); récupération, AEA Enf. Malade, Absence Non CNRS.



Les absences Sirhus s’affichent si aucun type d’absence sélectionné

L’extraction peut être enregistrée ou exportée

P. 56

Profils Valideur Exploitation Extraction

L’extraction peut être exporté ou enregistré

C R I T E R E S C H O I X C H A M P S

Le bouton «Ouvrir » exécute immédiatement le résultat de l’extraction au format choisi. Le bouton « Enregistrer » permet de sauvegarder l’extraction sous le répertoire de son choix sans passer par l’affichage du résultat de la demande Pour conserver la mise en forme et permettre la réutilisation de l’export, il est possible de l’enregistrer dans Agate après l’avoir nommé. La zone « Liste d’export » apparaît seulement si l’utilisateur sauvegarde les extractions dans l’application.

P. 57

Profils Valideur Exploitation Extraction Pour le solde ou la période, il est également possible de sélectionner : C R I T E R E S C H O I X C H A M P S

Profils Valideur en bref

P. 58           Tous les agents dans la base AGATE, CNRS et non CNRS, fonctionnaires ou CDD, peuvent être désignés valideur.

Le valideur de l'agent peut être dans une autre équipe ou même dans une autre unité. Il valide ou refuse les congés des agents dont il est le valideur.

Il visualise les compteurs de ces mêmes agents.

Il gère ses demandes de congés, et a lui-même un valideur.

Il ne peut pas être son propre valideur.

Le valideur peut également déposer une absence pour un agent dont il est le valideur, ou collectivement pour l'ensemble de ses agents. Les demandes saisies par le Valideur passent automatiquement au statut «Validé ».

Il peut paramétrer des périodes de forte ou de faible activité afin de signaler à son équipe les périodes propices ou non à la prise de congés.

Tous les agents peuvent se faire déléguer ce rôle par un valideur.

Le valideur délégué reçoit les mêmes demandes que le valideur délégant.

Profils Valideur en bref

P. 59  Pour l’agent valideur changeant d’affectation : → il reste le valideur des agents de l’unité d’origine tant qu’aucun remplaçant n’a pas été désigné par le gestionnaire de l’unité cédante. Pendant une période de transition, une organisation temporaire peut être mise en place par les gestionnaires de unités concernées pour la gestion des congés des agents de l’unité cédante. → Le nouveau valideur, reçoit les demandes de congés saisies après sa désignation par le gestionnaire.

Accompagnement et documentation

 P. 60

Assistance

Profil

Agent / Valideur

Bouton Assistance

Documentation

Mémo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire,

à la page réglementaire du site DRH ( http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/vos-droits.htm

) et au site web dédié AGATE : ( http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf

)

Annexes Glossaire

P. 61 Sigle Agent Cycle de travail Gestionnaire d’unité Validant Crédit Compteur Implantation Equipe Description Agent dont l’employeur est le CNRS ou agent présent dans une unité CNRS, mais dont l’employeur n’est pas le CNRS Planning hebdomadaire sur 5 jours et sur 1 ou plusieurs semaines permettant d’identifier les journées travaillées par un agent. Le cycle de travail permet de gérer le décompte des congés. Gestionnaire RH de laboratoire, utilise toutes les fonctionnalités du profil « gestionnaire » d’Agate dans l’exécution de ses tâches quotidiennes liées à la problématique congés. Son périmètre peut être composé des implantations de son unité ou seulement de certaines équipes. Agent validant les congés pour X agents sous son autorité. Nombre de jours total d’un type d’absence donné attribué à un agent donné pour une période donnée. Type d’absence auquel est associée une enveloppe de jours (crédit) pouvant varier d’un agent à un autre. L'objet sert à caractériser la localisation géographique de la structure. Une structure dispose d'au moins une implantation. Les multiples implantations d'une structure sont ordonnées. Une unité peut avoir plusieurs implantations, chacune gérée par une délégation. L’agent est toujours affecté à une implantation. L’équipe est un sous-niveau de l’implantation. Elle regroupe des personnels et permet de restreindre la visibilité des plannings à l’équipe.

P. 62

Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

Connexion et déconnexion



Se connecter

A partir de l’URL suivante https://agate.cnrs.fr



Saisir son mot de passe

JANUS vous demande de renseigner votre adresse mail et votre mot de passe JANUS, ou le mot de passe de votre certificat.



Demander / changer son mot de passe JANUS

en cliquant sur le lien « Mot de passe » de la fenêtre Janus /sésame

P. 63

Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

Touches de fonction et icônes

P. 64

Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

Touches de fonction et icônes

P. 65

pplication de

estion des

bsences et des

mps

Support de formation Profil Gestionnaire

V4 avril 2013

P. 66

Profils Gestionnaire

Le profil Gestionnaire

Les fonctionnalités du profil gestionnaire permettent :   d e préparer l’unité au démarrage d’effectuer les actions quotidiennes de gestion Cette partie décrit les menus et écrans du profil Gestionnaire.

P. 67

Profils Gestionnaire menus

Le gestionnaire (non valideur) accède à l’espace de gestion de ses congés : Tableaux du solde de ses compteurs et de ses demandes Le gestionnaire (non valideur) peut déposer ses demandes de congés à partir du menu « calendrier » par sélection directe sur le calendrier. Permet de déposer ses congés (pour soi ou pour le compte des agents de son unité), de visualiser le planning de son implantation, et les calendriers Prénom, Nom, Matricules, Implantation, Equipe Unité, DR et adresse de l’unité Vos valideurs Agents dont vous êtes le valideur Liste de vos délégués Cas d’un gestionnaire valideur

P. 68

Profils Gestionnaire menus

Permet de visualiser les demandes en attente de traitement par les valideurs appartenant à votre périmètre de gestion. Sont disponibles des requêtes prédéfinies (absences déposées après la date de fin, congés pris sans accord préalable, volume par type et temps moyen de validation) et des extractions selon certains critères Mise à disposition d’outils permettant d’importer les congés saisis dans un outil de gestion des temps (ex. : GLOP ou PHP congés) et de renseigner les valideurs de chaque agent. Permet la gestion des équipes et l’affectation en masse des agents aux équipes, le planning des fermetures, la gestion des agents et de leurs compteurs et d’ajouter des cycles de travail inexistants.

Le menu paramétrage est le plus utilisé par le gestionnaire AGATE

P. 69

Profils Gestionnaire écran d’accueil

L’écran d’accueil du gestionnaire (non valideur) : Tableau des crédits et des soldes Jean Dupont Tableau des demandes de congé Si le gestionnaire est aussi valideur, son écran d’accueil est semblable à celui du profil « valideur »

P. 70

Focus Gestionnaire Gestion des dossiers agents

Profils Gestionnaire paramétrage

P. 71 Menu

Paramétrage > Général

Permet la gestion des équipes, des jours de fermeture, des agents et de leurs compteurs.

Par défaut, s’affiche l’écran gestion des agents, qui donne accès à la fiche agent sélections CNRS ou non-CNRS Agents sélectionnés Cliquer sur l’agent recherché Jean Pierre Lucien Anne

Profils Gestionnaire paramétrage Agent

P. 72 Menu

Paramétrage >

sous-menu

Jean MARTIN Gestion des agents

Onglets du dossier agent

La fiche Agent

MARTIN Jean [email protected]

Informations modifiables Le gestionnaire est le seul profil utilisateur, autorisé à modifier l’adresse mèl d’un agent. Elle n’est plus modifiable par l’agent lui-même dans l'onglet "Mon compte"

Profils Gestionnaire paramétrage agent

P. 73

Un gestionnaire peut donner le profil gestionnaire pour désigner un nouveau gestionnaire

Modifier le profil utilisateur : utilisateur > gestionnaire dans la liste déroulante puis « MODIFIER » DUPONT Jean [email protected]

- Le mail est modifié par le gestionnaire, par exemple pour saisir une adresse générique.

 Décocher pour empêcher la mise à jour par l’interface labintel

Profils Gestionnaire paramétrage agent

P. 74

Autres éléments paramétrables dans l’onglet général

DUPONT Jean [email protected]

Si coché, ne décompte pas la journée de solidarité Permet de sélectionner un autre calendrier des jours fériés Permet de modifier l’affectation à une équipe

Profils Gestionnaire paramétrage agent

P. 75

Cas des directeurs d’unité :

Les DU (identifiés dans Labintel) sont repérés dans AGATE. Par défaut, leurs absences ne sont pas soumises à validation. CHEMIN Jean [email protected]

Pour cet agent, ses demandes de congés seront automatiquement validée UMR1234_direction La gestion de la coche « Pas de workflow » est assurée par l’administrateur central (SSTI-DRH )

Profils Gestionnaire paramétrage agent

P. 76

Cas des gestionnaires SRH des Délégations :

Les SRH sont identifiés dans AGATE. Dans l’onglet « Planning » du dossier agent, le tableau de gauche indique automatiquement toutes les équipes gérées par la Délégation.

P. 77

Focus Gestionnaire La gestion des équipes et l’affectation des agents aux équipes

P. 78

Equipes

Institut 1 N par l’interface « structure » Equipe par défaut Agent nouvellement crée 1 Unité CNRS N Implantation 1 1 1 Équipe 1 Agent N 1 Délégation Régionale 1 Équipe 2 Piloté localement par les gestionnaires d’unités Agent  Rq : dans le cas d’un agent CNRS travaillant sur plusieurs implantations c’est l’affectation administrative issue de Sirhus qui est seule prise en compte

Equipes gestion

P. 79 Au démarrage une « équipe par défaut » est créée et tous les agents de l’implantation y sont automatiquement affectés. Le gestionnaire peut créer les équipes reflétant l’organisation de l’unité. Les équipes sont créées pour une implantation.

Paramétrage > Gestion des équipes

Permet de créer, modifier et supprimer les équipes pour une implantation sélectionnée Création d’une nouvelle équipe Enregistrer

Equipes gestion

P. 80 Modifier et supprimer des équipes pour une implantation sélectionnée Supprimer une équipe Modification du nom d’une équipe Enregistrer

Equipes affectation

P. 81 Menu

Paramétrage > Affectation des équipes

Permet d’affecter tous les agents du laboratoire à leur équipe sur un seul écran Sélection de l’implantation Une fois tous les agents affectés, enregistrer Sélection de l’équipe par liste déroulante pour chaque agent Rq : l’équipe de l’agent peut aussi être modifiée individuellement dans l’onglet Général de la fiche agent

Equipes multi-affectation

P. 82 Cas des agents travaillant dans plusieurs implantations d’unité AGATE permet de désigner un valideur dans une autre unité

Unité 2

Responsable B

Unité 1 Affectation administrative

délègue

valideur

(Agent X) Travaille aussi Responsable A valideur Agent X Les responsables d’un même agent peuvent s’organiser au moyen de la délégation de droit

Equipes Agent en stage dans une unité EXT

P. 83 Certains agents affectés dans Sirhus en EXT, sont placés provisoirement en stage dans un laboratoire et, à ce titre, leurs congés doivent être gérés au sein de cette unité.  Comment permettre la gestion des congés de ces agents aux gestionnaires AGATE des unités où ils effectuent leur service ?

=> Le gestionnaire SRH peut créer une équipe nommée par exemple EXT200_UMR1234, et y affecter l’agent en stage. => Puis le gestionnaire SRH donne un droit de visualisation à la gestionnaire du laboratoire sur cette équipe, dans l’onglet planning de la fiche agent de la gestionnaire.

De cette manière, la gestionnaire du laboratoire gère l’agent dans AGATE, et l'agent peut bien déposer ses congés.

Equipes exercice

P. 84

Exercice 4 Pour votre implantation, créer tout d’abord vos équipes, puis affecter vos agents à celle(s)-ci

Didacticiel : Comment gérer les équipes de mon implantation ? Didacticiel : Comment affecter en masse les agents dans mes équipes ?

Equipes autorisation de visualisation

P. 85 Menu

Paramétrage > Gestion des agents >

Onglet

Planning

Équipes disponibles (périmètre gestionnaire) Équipes autorisées L’équipe passe à droite 1 click : sélection équipe enregistrer Le périmètre de visualisation des plannings ne dépend pas du profil de l'utilisateur, mais des équipes affectées à l’agent dans cet onglet. A ces équipes s'ajoutent automatiquement, pour un valideur, les équipes contenant des agents dont il est le valideur.

Equipes autorisation de visualisation

P. 86 Menu

Paramétrage > Gestion des agents >

Onglet

Planning

Coche Accès au filtrage du planning Consultation du planning x Consultation du planning

Equipes exercice

P. 87

Exercice 5 : Pour un des valideurs de votre implantation ou d’une autre implantation de votre unité, permettre la visualisation du planning d’une équipe de votre choix

P. 88

Focus Gestionnaire Les cycles de travail

P. 89

Paramétrage Gestion des agents Cycles de travail

Le cycle de travail décrit l’obligation de service de l’agent



Le gestionnaire doit :



S’assurer de la durée hebdomadaire de travail dans l’unité :

 

38h30, 37h30, 37h , 36h11 (Cf. règlement intérieur de l’unité) Créer dans la base AGATE des cycles de travail, les cycles utilisés par les agents de son unité, s’ils n’existent pas déjà

Ex. : 100% 38h30 , 100% 36h11, 80% 38h30 et ne travaille pas le mercredi , 80% 37h30 et ne travaille pas le vendredi

Affecter les cycles aux agents du laboratoire

Un cycle de travail a une périodicité de 1 ou 2 semaines

Cycles de travail création

P. 90 

Ajout d’un nouveau cycle de travail : Paramétrage > Gestion des cycles



Quotité – horaire hebdomadaire – ½ j non travaillés

Recherche : saisir le début du nom ½ journée travaillée Mercredi non travaillé

P. 91

Cycles de travail création Nomenclature des cycles de travail

Le nom du cycle est déterminé automatiquement par AGATE en fonction des caractéristiques saisies Quotité Horaire hebdomadaire

80%-1L-1M-0M-1J-0.5Vpm-38h30

Jour de la semaine : 0 : journée non travaillée 1 : journée travaillée 0.5 demi journée travaillée :   am : matin pm : après-midi Exemple sur 2 semaines :

Cycles de travail création exercice

P. 92

Exercice 2 – Création d’un nouveau cycle dans la base

Créer un nouveau cycle Modifier le cycle d’un agent avec ce nouveau cycle

Cycles de travail affectation

P. 93

Affectation du cycle de travail à l’agent

 A la création d’un agent CNRS dans Sirhus ou à la modification de la quotité de travail d’un agent CNRS existant, par l’interface, il sera affecté automatiquement à l’agent le cycle de travail par défaut lié à sa quotité de travail, avec un horaire hebdomadaire 38h30.



Un mèl est envoyé au gestionnaire.

 Le gestionnaire doit alors vérifier que le cycle affecté est correct (horaire hebdomadaire, jours travaillés) et sinon, le modifier  L a modification du cycle de travail d’un agent déclenche le calcul ou le recalcul des droits CA et RTT  Pour les agents NON CNRS, le cycle de travail par défaut 100% à 38h30 sera systématiquement affecté

P. 94

Cycles de travail affectation

Exemple de représentation d’un cycle de travail sur le calendrier : un cycle à 80% mercredi non travaillé les jours non travaillés sont grisés (ici le mercredi)

Cycles de travail modification

P. 95 Menu

Paramétrage > Gestion des agents >

Onglet

Cycle de travail

permet de modifier le cycle de travail d’un agent Sélectionner le nouveau cycle Modifier le cycle Enregistrer

Cycles de travail modification

P. 96 Les droits recalculés s’affichent : Nombre de jours impactants (ex. : abs Sirhus) le calcul des droits RTT et CA Calcul selon le nouveau cycle Présente l’effet de la modification Validation du changement, ou annulation

Cycles de travail simulation

P. 97 Simuler l’effet d’un changement de cycle de travail sur les droits à congé Ajouter un cycle Saisir la date de début Sélectionner le nouveau cycle Enregistrer

Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 P. 98

Changement de quotité : 80% à 100% le 1

mars 2013

Les droits recalculés s’affichent : Calcul sur la 1 ère période Calcul sur la 2 ème période Présente l’effet de la modification Annulation (si simulation)

Cycles de travail affectation exercice

P. 99

Exercice 3 – Modifier le cycle de travail de l’agent et consulter le recalcul

Didacticiel :

Comment affecter un cycle de travail à un agent ? Permet d'affecter un cycle de travail à un agent et de lancer le recalcul des droits CA/RTT.

P. 100

Focus Gestionnaire Le processus de validation des congés

P. 101

Processus de validation schémas

 Par délégation : Le congé est validé dès que l’un des valideurs l’a accepté  si l'un d'eux valide la demande, les autres n’en sont pas avertis

P. 102

Processus de validation schémas

P. 103

Processus de validation Ecran d’accueil du valideur

 Un agent ne peut déposer de congés tant que son valideur n’a pas été désigné par son gestionnaire : Le valideur est averti par mèl des demandes de congés des agents dont il est le valideur. Il les accepte (ou les refuse) dans AGATE dans son écran d’accueil : Jean DURAND Sylvie PIERRE DURAND Jean DETROIE Alain PIERRE Sylvie

P. 104

Processus de validation Désignation du valideur de l’agent

Désignation du valideur d’un agent par le gestionnaire Menu

Paramétrage > Gestion des agents >

Onglet

Valideur

Exemple : un seul niveau de validation <<< DETROIE Alain Saisir les 1ères lettres du nom et attendre la complétion automatique… ..puis ajouter PIERRE Sylvie >>> Sylvie PIERRE est maintenant valideur de Alain DETROIE

P. 105

Processus de validation Modifier le valideur de l’agent

Modification des valideurs d’un agent par le gestionnaire Menu

Paramétrage > Gestion des agents >

Onglet

Validants

Supprimer le valideur PIERRE Sylvie DURAND Jean Ou alors… Modifier l’ordre de validation

P. 106

Processus de validation Valideur (vue de l’agent)

Vue de l’agent :

Mon compte > Mes valideurs

permet à l’agent de visualiser son valideur ou ses valideurs PIERRE Sylvie DURAND Jean Exemple : Ici l’agent a deux valideurs , donc deux niveaux de validation successifs >>> Sylvie PIERRE et Jean DURAND sont valideurs de l’agent, dans cet ordre

P. 107

Processus de validation Affectation de valideurs (en masse)

Affectation en masse des valideurs depuis un fichier au format .csv menu

Interfaces > Import des validants

DURAND Jean Ce fichier doit comporter 2 colonnes : le matricule labintel de l’agent et le matricule labintel du validant

P. 108

Processus de validation exercice



Exercice 7 :

Sélectionner un valideur parmi les participants et affecter le à un de vos agents L’agent saisit des congés Le valideur traite les demandes Didacticiel : Comment attribuer ou modifier le valideur d’un agent ?

P. 109

Focus Gestionnaire Règles de gestion des congés dans AGATE agents CNRS

P. 110

Règles congés agents CNRS



Les congés annuels, les RTT et les jours de fractionnement sont cumulés et gérés dans un compteur unique et global nommé « Congés annuels » (CA)



Tout agent en position d’activité, employé par le CNRS, bénéficie de 32 jours de congés annuels pour une année de service accompli du 1er janvier au 31 décembre (cas d’une obligation de service sur 5 jours) et de 13 jours de RTT (cas d’un horaire hebdomadaire de 38h30)



Le crédit CA ne peut pas être modifié par un gestionnaire RH

: il est piloté et calculé uniquement par AGATE. Le gestionnaire ne peut agir que sur la notion de « régul » afin de corriger certaines situations prévues réglementairement.

CA = congés annuels + RTT + fractionnement – 1j solidarité

P. 111

Règles congés agents CNRS



Explication du calcul des droits à congés :



Le nombre de jours de congés annuels dépend de l’obligation de service de l’agent. Ex:



Le nombre de jours de RTT dépend de l’horaire hebdomadaire fixé dans le R.I de l’unité de l’agent. Ex :



…. et est proratisé par la quotité de l’agent. Ex :

Les résultats des calculs de congés annuels/RTT sont arrondis à la demi-journée la plus proche

Règles congés agents CNRS CDD

 P. 112

Les CDD :

     Le calcul des droits est fait sur le contrat en cours, et est donc réinitialisé en cas de nouveau contrat, Règle :

l’agent en CDD doit consommer tous ses congés avant la fin de son contrat

En cas de prolongation de contrat, la date de fin du contrat en cours est mise à jour et les droits à congé annuel sont recalculés.

A la fin du contrat, les soldes du contrat précédent sont envoyés au gestionnaire RH par E-mail, dans le rapport émis par l’interface « agents », Ce solde, normalement perdu, pourra éventuellement être réaffecté à l’agent dans des cas exceptionnels autorisés par le DU, par le gestionnaire RH en agissant sur le compteur

« Ajustement ».

Attention : le report de congés sur le contrat suivant n’est pas réglementaire, et peut aussi pénaliser le financeur de celui-ci.

Règles congés agents CNRS fractionnement

 P. 113

Les « jours de fractionnement » sont accordés aux agents sous certaines conditions :

 

1 jour de congé supplémentaire est attribué à l’agent dont le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est de 5, 6 ou 7 jours 1 deuxième jour de congés supplémentaires est accordé à l’agent lorsque le nombre de jours de congés pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est au moins égal à 8 jours.

 

Les jours de fractionnement ne sont pas proratisés (ni en fonction de la quotité, ni en fonction de l’obligation de service de l’agent) Ils sont calculés après un traitement de nuit



Les jours de fractionnement des CDD sont calculés par contrat. Ils ne peuvent excéder 2 jours sur l’année.

Règles congés agents CNRS journée solidarité

 P. 114

La journée de solidarité est déduite automatiquement du compteur CA



Pour les agents à temps partiels, la récupération en heures de la différence avec la journée de solidarité due est à gérer au sein de l’unité.



Si l’agent intègre le CNRS et a déjà effectué sa journée de solidarité de l’année, ou s’il n’est pas présent toute l’année au CNRS :

Cocher x

Règles congés agents CNRS proratisation

 P. 115

Il y a proratisation de la fraction « Congés annuels » du compteur CA :



En fonction du nombre de jours travaillés par l’agent par semaine (obligation de service)

 

En fonction de la durée de présence sur l’année dans l’établissement En fonction des absences impactant la fraction « Congés annuels »



Il y a proratisation de la fraction « RTT » du compteur CA :



En fonction de la durée de présence sur l’année dans l’établissement

 

En fonction de la quotité du temps de travail de l’agent En fonction des absences impactant la fraction « RTT »



La proratisation est automatiquement calculée par Agate

P. 116

Focus Gestionnaire Gestion des compteurs de congés

Gestion des compteurs compteur CA

P. 117 Sur l’écran d’accueil :  Le crédit du compteur CA Année N comprend les droits CA + RTT + JF - JS  Les droits CA année N sont ouverts jusqu’au 28/02/année N+1  Les droits CA année N+1 sont ouverts à partir du 1/11/année N, pour prise sur l’année N+1  Pour les agents CNRS, le crédit CA n’est pas modifiable  La colonne « Régul » affiche les corrections effectuées sur le droit Solde = Crédit + Régul – Validés – En attente Jean DURAND

Gestion des compteurs compteur CA

P. 118 

Les jours saisis dans le champ congés éligibles au CET

« régul »

sont exclusivement des jours de



Régul est à utiliser pour des cas prévus dans le réglementaire :



Reprise de jours de congés acquis dans un autre établissement, cas des détachements « entrants » ou les accueillis par exemple



Report au-delà du 28 février de congés non pris en raison d’absences maladie.

Gestion des compteurs de l’agent

P. 119 Menu

Paramétrage

Gestion des agents

> onglet

Infos RH

<<< Jean DURAND c PIERRE Sylvie PIERRE Sylvie DURAND Jean DURAND Jean DURAND Jean Traçabilité : quoi, qui, quand, pourquoi Dates de contrat issues de Sirhus

Gestion des compteurs de l’agent

P. 120 Menu

Paramétrage

Gestion des agents

> onglet

Infos RH

<<< Jean DURAND c 1 ligne par compteur activé PIERRE Sylvie PIERRE Sylvie DURAND Jean DURAND Jean DURAND Jean Compteurs activés et non-activés

Gestion des compteurs de l’agent

P. 121 Menu

Paramétrage

Gestion des agents

> onglet

Etat des compteurs

<<< Jean DURAND Régul Ajustement : activé et alimenté par le gestionnaire  La loupe de la colonne « crédit » permet de voir le détail du calcul

P. 122

Gestion des compteurs de l’agent

<<< Jean DURAND La loupe de la colonne solde permet de voir le détail du calcul du solde

P. 123

Gestion des compteurs de l’agent exercices

Exercice 8 : consulter les compteurs d’un agent à temps partiel de votre unité

Gestion des compteurs Compteur Ajustement

P. 124 

Compteur Ajustement

Le compteur Ajustement permet aux gestionnaires RH, localement dans les unités, de régler des situations particulières nécessitant de réattribuer des jours de congés NON ELIGIBLES AU TITRE DU CET Chaque modification de la valeur « crédit » du « compteur ajustement » par le gestionnaire RH fait l’objet d’un commentaire obligatoire Activation du compteur <<< Jean DURAND Saisie du nb de jours et commentaire obligatoire PIERRE Sylvie PIERRE Sylvie DURAND Jean DURAND Jean DURAND Jean Enregistrer

P. 125

Gestion des compteurs Compteur Ajustement

Résultat : Jean DURAND 

Détail par la loupe

L’agent peut saisir des demandes de congé de type « Ajustement » pour consommer ces jours

P. 126

Gestion des compteurs de l’agent Compteur récupération

Un compteur récupération est créé pour la gestion des jours de récupération donnés à l’agent par son responsable au titre d’heures supplémentaires, d’astreintes effectuées, etc..

 Si l’unité pratique le système de la récupération, le gestionnaire doit activer ce compteur pour ses agents et saisir un droit.

<<< Jean DURAND

P. 127

Gestion des compteurs de l’agent Compteur récupération

 Le compteur étant activé, l’agent voit apparaître l’absence « récup. » dans la liste des absences à déposer.

 Cette absence est soumise à validation.

Exemple : si droit insuffisant

P. 128

Gestion des compteurs cas particuliers



Comment "simuler" le droit à congé d'un agent dans le cas d’un départ ?

1 Indiquer la date de fin prévue à simuler dans le dossier agent : Dans le menu "Paramétrage" > Onglet "Info RH" > Modifier la zoner "Fin de contrat" par la date prévue de fin du contrat ou la date du dernier jour travaillé de l'agent > Enregistrer en cliquant sur "Modifier". 2- Lancer le recalcul du droit à congé de l'agent : A partir de l'onglet "Etat des compteurs« , cliquer sur la loupe de la colonne "Crédit" afin de consulter le détail du calcul des fractions CA. Puis annuler la modification de la date de fin du contrat 

Comment gérer un mi-temps thérapeutique

La gestion est identique à un temps partiel.

P. 129

Gestion des compteurs cas particuliers



Comment gérer un Temps Partiel Annualisé ?

(Temps partiel dont les journées chômées ne sont pas fixes) Si l’agent a obtenu un temps partiel annualisé auprès de son SRH, il est possible de le gérer dans AGATE.

Affecter à l’agent un cycle de travail sur 5 jours, avec sa quotité 2.

Corriger ses congés annuels (32j) par

Régul

, pour les ramener au droit CA d’un cycle sur le minimum de jours (ex. pour 90% : cycle sur 4,5j donne 29j de CA , donc Regul à saisir : -3j ) 3. Activer le compteur TPA, et saisir en

Droit

le nombre de jours non travaillés à répartir sur toute l’année (ex: pour 90%, 0,5j x 52 = 26j) 4.

Poser les absences TPA de l’agent sur toute l’année jusqu’à épuisement du crédit conformément au document validé par le SRH.

Les absences TPA sont automatiquement validées

Gestion des compteurs cas particuliers

P. 130 

Comment faire quand un agent à temps partiel déplace son jour non travaillé ?

A moins qu'il ne soit en TPA (Temps Partiel Annualisé), les jours non travaillés sont fixes, et définis sur un cycle de 1 ou 2 semaines. La demande de cet agent n'est pas réglementaire.

Ce cas peut être géré dans l’unité par une autorisation de présence pour le jour travaillé « hors cycle », et saisir dans AGATE une absence « récupération » sur le jour non travaillé.



Les agents à temps partiel dont le cycle de travail n’est pas basé sur une journée de 7H42 (pour les unités à 38H30)

L’agent travaille à 50% sur 4 jours. Lorsque l’agent pose une semaine de congés, il utilise plus de jours de CA+RTT qu’un agent à 50% sur 2,5 jours. Le plus grand nombre de jours CA dont il dispose, ne suffit pas. La DRH admet qu’une compensation lui soit accordée, égale à la différence entre leur droit RTT calculé et le droit RTT théorique d’un agent travaillant le même nombre de jours mais sur un horaire plein (7H42). Exemple : Un agent sur 4 jours à horaire de base 7h42 - Quotité 80% aurait 10,5J de RTT. L’agent à 50%, son droit RTT est 6,5J (13J X 0,5). Il faut compenser 4J (10,5 – 6,5) dans la zone « REGUL » du compteur CA 2013

P. 131

Gestion des compteurs cas particuliers



Cas particulier des congés bonifiés

 Le congé bonifié fait l’objet d’une décision et est saisi dans Sirhus.

 Il apparaît dans AGATE comme « absence Sirhus »  Sa durée maximale est 65 jours calendaires.  L’année où le congé bonifié est pris, l’agent n’a pas de droit Congé annuel.

 Il faut donc corriger son solde CA, en saisissant une « régul » négative, égale à la totalité de sa fraction CA (exemple : -32j pour un temps plein)

Gestion des compteurs cas particuliers

P. 132 

Cas du démarrage d’AGATE en 2013

Le compteur « CA 2012 » va disparaître le 1

2012 auront été consommés.

mars. Théoriquement tous les jours du CA Néanmoins s’il restait des jours non consommés, et que le responsable de l’unité permet exceptionnellement leur utilisation au-delà du 28 février, le gestionnaire peut activer le compteur « Ajustement 2013 » et saisir le nombre de jours restant dans le champ Droit.

L’agent pourra utiliser ces jours en sélectionnant le type d’absence « Ajustement 2013 ».



Remarque : le champ « Régul Ajust» du compteur ajustement ne doit pas être utilisé.

Rappel : le report des jours du CA de l’année N au-delà du 28 février N+1 n’est pas réglementaire

Gestion des compteurs exercice

P. 133

Exercice 9 : Consulter le solde du compteur « crédit CA » d’un agent et analyser le détail du Modifier ce compteur par saisie d’une Régul

Didacticiel : Comment ré-attribuer des jours de congés réglementaires à un agent ?

Didacticiel : Comment ré-attribuer des jours de congés non réglementaires à un agent ?

P. 134

Focus Gestionnaire Gestion des crédits en masse

Gestion des crédits en masse

P. 135 menu

Paramétrage > Gestion des crédits

Sélection des agents à gérer en masse Sélectionner le type de crédit (compteur) à gérer Sélectionner l’équipe et le groupe (CNRS / non CNRS)

P. 136

Gestion des crédits en masse

Aussi utile pour activer un compteur en masse Cliquer sur + et – pour fixer le nombre de jours à ajouter  Cet écran permet d’ajouter un même nombre de jours sur un compteur selon une sélection d’agents Valider

P. 137

Gestion des crédits en masse exercice

Exercice 11 - Saisir en masse une régul « CA 2013 » pour les agents de votre unité, sauf certains.

P. 138

Focus Gestionnaire Jours de fermeture

P. 139

Jours de fermeture ajout

Paramétrage > Planning des fermetures

sélection implantation DURAND Jean DETROIE Alain DURAND Jean ajout DURAND Jean La journée de fermeture est une absence particulière, il n'est pas possible de la déposer sur une période. Il faut procéder jour par jour.

Les journées de fermeture sont réglementairement des absences. Elles sont

automatiquement décomptées du compteur CA de l'agent

, dès qu‘elles sont saisies. Leur impact sur le calcul des jours de fractionnement n'intervient qu'au calcul de nuit, ou en forçant le recalcul des droits, comme les autres absences.

P. 140

Jours de fermeture ajout

Affichage du rapport d’ajout du jour de fermeture pour l’implantation DURAND Jean DETROIE Alain DURAND Jean PIERRE Sylvie PIERRE Sylvie Le jour de fermeture apparaît dans la colonne « Validé » du tableau des crédits et soldes Si des congés avaient été déposés sur le jour de fermeture avant que celui-ci ne soit fixé , alors il sera nécessaire d’annuler les congés concernés de l’agent

P. 141

Jours de fermeture suppression

Un jour de fermeture peut être supprimé : DURAND Jean DETROIE Alain DURAND Jean PIERRE Sylvie PIERRE Sylvie La suppression d'un jour de fermeture supprime automatiquement ce jour des calendriers des agents et recalcule le solde des congés.

Il est également possible de supprimer une fermeture dans le Menu

Gestion > Absences agents

: lancer la recherche sur le type "fermeture", préciser la date de la journée à supprimer, cliquer sur "Lancer la rechercher" et cocher les absences à supprimer.

P. 142

Jours de fermeture exercice

Exercice 6 : Saisie des journées de fermeture du laboratoire

Ajouter un jour de fermeture dans votre implantation Consulter cette journée dans le planning de l’équipe et le calendrier d’un agent Supprimer le jour de fermeture pour un agent

Version 2 – Janvier 2013 – MàJ 7/01/2013 P. 143

Focus Gestionnaire Autorisations Exceptionnelles d’Absence (AEA)

     

AEA

P. 144 Les AEA sont saisies dans AGATE

par le gestionnaire d’unité au vu des justificatifs fournis par l’agent

. Elles sont réglementées par la circulaire DRH du 18 juin 2012.

Un type d’absence AEA est créé. La saisie du motif est obligatoire. Une liste d’aide pour la saisie du motif est présentée.

Les AEA sont accordées en 1/2 journées ou journées Les AEA ne sont pas soumises à un compteur

Les gestionnaires posent une AEA et cette AEA est validée par le valideur

(cf. circuit de validation mis en place pour une demande de congés du gestionnaire). Les gestionnaires peuvent maintenant déposer des AEA pour eux-mêmes. Cette AEA suite le circuit de validation des congés.

Cas particulier de l’AEA Enfant malade

Un compteur « AEA enfant malade » est créé pour faciliter la gestion des absences enfants malades. Ce compteur est annuel et valable du 01/01 au 31/12.

A la réception de la 1 l’agent (ex: 6j).

ère demande d’AEA Enfant malade, le gestionnaire active le compteur pour l’agent, et saisit le Droit pour l’année, compte tenue de la situation de Ce droit est ensuite décompté à chaque saisie d’une absence AEA Enfant malade

AEA

P. 145 Via le Calendrier - Le commentaire est obligatoire Il doit indiquer le type d’AEA

P. 146

AEA exercice

Exercice 10 - Déposer une « AEA » pour un agent

P. 147

Focus Gestionnaire Gestion des congés et des absences

P. 148

Profils Gestionnaire Gestion Absences

Menu > absences agents Permet de visualiser des absences, sous forme de liste ou de calendrier, et déposer des congés pour le compte des agents.

Affiche le calendrier de l’agent sélectionné, et permet le dépôt Visualisation de demandes Les congés déposés par un gestionnaire ne sont pas soumis à validation

P. 149

Profils Gestionnaire Dépôt de congés en masse

Gestion

> Dépôt de demande permet au gestionnaire de déposer en masse un congé identique pour une sélection d’agents (par exemple, pour une équipe)    Sélectionner les agents concernés Jean Pierre Lucien Anne Alain Sylvie  Les congés saisis par le gestionnaires sont auto validés 

Profils Gestionnaire calendrier

P. 150 Menu Le gestionnaire dépose ses propres demandes et gère ses congés à partir de ce menu 1 Sélectionner la période par une « cliqué glissé » de la souris 2- Choisir le type d’absence à partir de la liste déroulante.

3- Cliquer sur « Déposer ».

Si vous souhaitez déposer d’autres congés ou modifier votre demande Si vous voulez consulter le tableau de vos compteurs

P. 151

Profils Dépôt de congés du gestionnaire

  À partir du menu « calendrier » Facultatif   1- Pour indiquer la période de congés, faire glisser sa souris sur les carrés gris clairs face aux dates.

Profils Dépôt de congés du gestionnaire

P. 152  Une fenêtre de confirmation apparaît :    Vous recevez un courriel de confirmation de dépôt de votre demande Votre valideur est informé par courriel de votre demande Le compteur sélectionné est mis à jour   Validation de la demande Vous recevrez un courriel lorsque votre congé sera validé par votre valideur  L’agenda de votre messagerie Outlook sera synchronisé (si vous acceptez l’invitation Outlook).

Annulation/modification des demandes par l’agent

P. 153 Possibilités d’annulation ou de modification d’une demande Ecran d’accueil > Tableau des demandes de congés  déposée :  Votre demande est toujours au statut Vous pouvez l’annuler. Après avoir cliqué sur la ligne correspondante, vous confirmez l’annulation.

refuser ou l’accepter.

P. 154

Profils Agent annulation/modification des demandes

 L’absence n’a pas commencé. L’agent peut faire une demande d’annulation ou de modification. A la validation, le compteur et l’agenda seront mis à jour.

 L’absence a débuté ou est terminée. Seul le gestionnaire peut régulariser l’absence si elle ne correspond pas à la réalité.

L’agent est informé par mail de l’annulation de sa demande de congés même s’il est à l’initiative de la demande

P. 155

Statuts des demandes

statut

déposée

signification

L’agent a déposé sa demande et le valideur ne l’a pas encore visualisée

Actions possibles

I Interface Liste des interfaces Import historique des congés

P. 156 Dans le cadre du démarrage d’une unité sous AGATE, le but de cette fonctionnalité est de disposer dans AGATE au moyen d’une reprise de données, de toutes les absences impactant les compteurs de l’année en cours afin de continuer le décompte avec des valeurs exactes. Cette transaction est uniquement disponible dans le profil Gestionnaire.

Modèle du fichier d’import (fichier excel au format .csv): l’ordre et le contenu des colonnes

La ligne d'en tête n'est pas obligatoire 1- Matricule Labintel; 2 Date de début congé (format JJ/MM/AAAA); 3 Indicateur début (0 : l’absence commence le matin ou 1: l’absence commence l’après-midi); 4 Date de fin congé (format JJ/MM/AAAA); 5 Indicateur fin (0 : retour l’après midi ou 1: retour le lendemain); 6 Type d’absence (sauf les ajustements 2013 et enfant malade); Les types d'absences doivent être écrits impérativement de cette façon : CA 2013 Fermeture Recup.

AEA Absence Le type d'absence indique le compteur qui va être décompté par l'absence Ex. : les congés pris sur le contingent CA 2013 doivent indiquer « type d'absence » CA 2013

I Interface Liste des interfaces Import historique des congés

P. 157 Les champs doivent être séparés par un point-virgule (ficher .csv) sous cette forme : Exemple : matricule_labintel_agent;date_debut;indicateur_debut;date_fin;indicateur_fin;type_conges 1094713;21/12/2013;0;21/12/2013;1;CA 2013 1099347;24/12/2013;1;26/12/2013;0;CA 2013 Rq : la ligne d’en-tête est facultative.

Principe de fonctionnement de l’import des données

Absences importées sont automatiquement validées Décompte du nombre de jours et recalcul du droit s’effectuent dès l’import pour les absences associées à un compteur Sur la même période, l’absence importée est ajoutée si aucune autre absence présente dans AGATE, Impossible de poser des congés en dehors de la période autorisée Ex. : impossibilité d’importer des congés CA2012 au-delà du 28/02/2013 (même s’il commence avant et finit après) Dans le cas de données importées concernant un compteur à 0 ou insuffisant, le compteur passe en négatif. L'absence importée peut être à cheval sur deux mois ou plus Pour les agents non CNRS sans compteur, le type d’absence est «Absence » -

Rappel

Vérifier avant l’import les compteurs des agents du fichier d’import (compteurs actifs, solde des compteurs, …) Pour obtenir le matricule Labintel, il est possible d’utiliser l’extraction «Export des agents »

Remarque

La reprise des absences prises sur les reliquats de l’année n-1 n’est pas obligatoire : en effet, elles n’impactent pas les compteurs de l’année en cours

Profils Gestionnaire Demande en attente de validation

P. 158 Menu

Exploitation

Résultat de l’export

Profils Gestionnaire Demande en attente de validation

P. 159 Menu > Visualisation Click Jean DURAND Affiche les demandes de congés en attente de traitement par le valideur sélectionné Le gestionnaire peut valider des demandes en attente Jean DURAND RITO Anne RITO Anne

P. 160

Profils Gestionnaire périodes d’activité

Pour informer les agents de l’unité des périodes de forte activité, ou pour signaler les périodes de vacances scolaires : Menu

Gestion

> Edition des zones A partir du calendrier, cliquez sur la date de début, puis dans la fenêtre « Nouvelle zone » sélectionnez la date de fin, saisissez un commentaire et enregistrez.

Ces périodes apparaîtront hachurées dans le calendrier des agents

Profils Gestionnaire règles de dépôt

 P. 161 Deux absences ne peuvent se superposer. C’est structurant.

  L’

agent, le valideur et le gestionnaire

déposent leurs congés pour leur propre compte.

valideur

peut déposer des congés pour tous les agents dont il est le valideur. Ces congés sont auto-validés.   Un

gestionnaire

peut déposer des congés pour tous les agents dans son portefeuille de gestion. Ces congés sont auto-validés.

Ajout d’un contrôle pour interdire un solde négatif des compteurs lors de la saisie d’une demande par le gestionnaire.

 

L’agent

et le

valideur

ne peuvent déposer des congés que si le solde des compteurs est suffisant.

Saisie rétroactive

: les profils « agent » et « valideur» peuvent déposer, faire une demande de modification ou une demande d’annulation jusqu’à 14 jours dans le passé. Les gestionnaires n’ont pas cette limitation.

NB : cette limitation est désactivée pour 2013, pour permettre la saisie des congés pris avant le démarrage d’AGATE dans l’unité.

Didacticiel : Comment déposer, modifier ou supprimer un congé pour un agent ?

Profils Exercices

P. 162

Exercice 1 – Naviguer dans le bandeau du menu 1- Si vous êtes un gestionnaire… 2- Si vous êtes un valideur… 3- Si vous êtes un agent…

P. 163

Focus Gestionnaire Agents à l’étranger

P. 164

Agents à l’étranger

 Les agents en poste à l’étranger peuvent bénéficier de droits supplémentaires de congés selon le barème du MAE. Ces droits sont à ajouter manuellement par les gestionnaires d’unité via le champ « régul »  Le gestionnaire d’unité affectera sur le dossier de l’agent la base de jours fériés du pays d’affectation (également utilisable pour les régions de France ayant un calendrier de jours fériés particulier).

 Une évolution ultérieure Agate et Sirhus génèrera automatiquement une décision Sirhus pour chaque congé validé.

P. 165

Agents à l’étranger

Paramétrage > gestion des agents

> onglet

général

Modifier le pays de base des jours fériés Jean DURAND DUPONT Jean Donnera les jours fériés de Hong-Kong

P. 166

Focus Gestionnaire Gestion des congés agents non CNRS

P. 167

Agents non CNRS

      Lors de la création d’un agent non CNRS :  Le cycle de travail 100% du lundi au vendredi à 38h30 est affecté par défaut,   Aucun compteur n’est activé, ni alimenté, Seul le type congés « absence non CNRS » est accessible Le gestionnaire d’unité peut activer le compteur « CA » de l’année en cours manuellement et y saisir un droit.

Ce droit n’est pas calculé automatiquement par Agate

pour les agents non CNRS Aucun autre compteur ne peut être activé Le gestionnaire d’unité doit modifier le cycle de travail si l’agent est à temps partiel Le gestionnaire d’unité devra gérer manuellement la perte de droits liée aux absences maladie et autres proratisations.

Les congés des agents non CNRS sont aussi soumis à validation

P. 168

Agents non CNRS

 Rappel des 2 options possibles :  Si le souhait du labo est uniquement d’avoir une visibilité du planning : l’agent saisit uniquement ses absences ( visible sur le planning) – pas de décompte  Si le souhait du labo est de gérer le compteur CA : le gestionnaire active le compteur « CA » et initialise un droit (crédit de jours) qui sera décompté à chaque saisie d’absence.

Le droit CA n’étant pas calculé, aucun fractionnement n’est généré.

Rq: pour se connecter à AGATE, l’agent Non CNRS doit être déclaré dans Labintel avec une adresse mèl . Il doit se connecter avec son adresse mèl et demander un mot de passe via Sésame / janus .  Si l'agent n'a pas d'adresse mèl saisie dans Labintel, il faut en saisir une. Le lendemain, la connexion sera possible dans Agate.

P. 169

Agents non CNRS sans compteur

Paramétrage > Gestion des agents >

Onglet

infos RH

Jean DURAND Jean DURAND

Agents non CNRS sans compteur

P. 170 Menu

Calendrier Jean DURAND

Dépôt

P. 171

Agents non CNRS avec compteur

Gestion du compteur CA pour les agents non-CNRS Jean DURAND Activer le compteur CA Jean DURAND 1 - cocher CA 2013 2 - cliquer sur Modifier 3 - indiquer le nombre de jours 4 - cliquer sur Modifier (deux fois)

P. 172

Agents non CNRS avec compteur

Calendrier

Jean DURAND Menu

Dépôt

Agents non CNRS avec compteur

P. 173 L’activation et l’alimentation peuvent aussi se faire en masse Cliquer sur + pour alimenter Sélection Non CNRS Activation

Agents non CNRS avec compteur exercice

P. 174

Exercice 12 Le gestionnaire Agate active le compteur CA 2013 d’un agent non CNRS et saisit le crédit - Vous êtes un agent non CNRS :

-

Saisir une absence

Didacticiel : Comment activer un compteur CA pour un agent Non CNRS ?

P. 175

Focus Gestionnaire Etats

P. 176

Profils Gestionnaire Exploitation Extraction

Il peut aussi

obtenir et exporter des états

 Pour l’’état « Export des agents » : avec un choix de champs : Sélections possibles  Dans le tableau de gauche « Choix des champs » Dans la liste déroulante du critère « Equipe », sont proposées celles saisies par votre gestionnaire et celles des agents pour lesquels vous êtes également désignés comme « Valideur ».

L’extraction donne les agents dont vous êtes valideur.

P. 177

Profils Gestionnaire Exploitation Extraction C R I T E R E S C H O I X C H A M P S Dans le tableau de gauche, les champs sélectionnables Dans le tableau de droite, les champs que vous avez sélectionnés

Transfert des champs sélectionnés en cliquant sur les double flèches - Le double-click sur Sélection de tous les champs (tableau de gauche) Désélection de tous les champs (tableau de droite) - La colonne "Nombre de valideurs" indique le nombre de valideurs de l’agent (une valeur entre 0 et plus). Cette information permet également de connaître le nombre de niveaux de validation de l'agent.

- Pour chaque agent, le gestionnaire peut pointer le cycles de travail affecté à l’agent. Le cycle de travail est celui en cours.

Profils Gestionnaire exploitation Extraction

P. 178 Permet d’effectuer des requêtes sur les demandes de congés en fonction de critères Sélections Choix format Choix des champs à exporter dans le rapport Sauvegarde de la requête pour réutilisation par le valideur Export du résultat

P. 179

Profils Gestionnaire Exploitation Extraction C R T I E R E S

Le matchcode  de « Type absence » propose CA2012, CA2013, Ajustement des congés 2012 et 2013, jour de fermeture, Autorisation Exceptionnelle d’Absence (AEA); récupération, AEA Enf. Malade, Absence Non CNRS.

Les absences Sirhus s’affichent si aucun type d’absence sélectionné

C H O I X I N F O L’extraction peut être enregistrée ou exportée

P. 180

Profils Gestionnaire Exploitation Extraction

L’extraction peut être exporté ou enregistré

C R I T E R E S C H O I X C H A M P S

P. 181

Profils Gestionnaire Exploitation Extraction Pour le solde ou la période, il est également possible de sélectionner : C R I T E R E S C H O I X C H A M P S

P. 182

Profils Gestionnaire exploitation Extractions

Exploitation

> Extraction > Export des compteurs effectuer des requêtes sur les compteurs en fonction de critères sélections Export du résultat Rq : cet export permet d’obtenir les matricules labintel des agents

P. 183

Feuille de route du gestionnaire

P. 184

Feuille de route du gestionnaire

 Au niveau de l’unité 1.

Vérification des gestionnaires de l’unité, désignation éventuelle d’autres gestionnaires 2.

Définition sur papier de l’organisation en équipes (si nécessaire) et création des équipes Définition sur papier de la hiérarchie de validation Saisie des jours de fermeture de l’implantation

P. 185

Feuille de route du gestionnaire

 Pour tous les agents (CNRS et non CNRS) : 1.

Modification si nécessaire du cycle de travail de l’agent 2.

Saisie du valideur de l’agent Affectation des agents à une équipe (si nécessaire) 4.

Saisie ou import des reliquats de congés année N-1 (si nécessaire) Saisie des congés déjà pris par l’agent depuis janvier année N jusqu’au démarrage (par le gestionnaire ou par l’agent)

Date démarrage

1 er janvier 1 er mars

Reprise des reliquats

À faire

Reprise des congés

À faire

P. 186

Feuille de route du gestionnaire

 Si l’unité comporte des agents non CNRS :  Si le souhait est de gérer à minima les congés 1.

Saisie des crédits CA année N Saisie des congés pris par l’agent depuis janvier année N jusqu’au démarrage (

par le gestionnaire ou par l’agentviua )

 Si le souhait est uniquement d’avoir une visibilité du planning Le gestionnaire n’a rien à faire

Accompagnement et documentation

 P. 187

Assistance

Profil

Agent / Valideur

Bouton Assistance

Documentation

Mémo par profil profils Agent / Valideur / Gestionnaire,

à la page réglementaire du site DRH ( http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/vos-droits.htm

) et au site web dédié AGATE : ( http://www.dgdr.cnrs.fr/drh/conges/Presentation-AGATE.pdf

Bientôt… Une page d’info gestionnaire

Annexes Liste des AEA

P. 188 Participation à un jury d'assise Candidature à une fonction publique élective Exercice d'un mandat local Motif syndical pour participation aux organismes paritaires Congé pour naissance ou adoption Examens médicaux obligatoires pour surveillance médicale agents Examens médicaux prénatal et postnatal obligatoires Décharge pour bénéficier d'une action de préparation aux examens, concours et autres procédures de sélection Mariage ou PACS Décès/maladie très grave proche Préparation à l'accouchement Soin/garde enfant malade Charge d'une personne handicapée Concours et examens professionnels : préparation ou jour des épreuves Motif syndical pour participation aux congrés syndicaux Exercice d'un mandat d'élu représentant des parents d'élève Fêtes religieuses Mission ou formation pompier volontaire Déménagement Autres AEA laissées à l'appréciation du chef de service

Annexes Glossaire

P. 189 Sigle Description Agent Cycle de travail Gestionnaire d’unité Validant Crédit Compteur Implantation Equipe Agent dont l’employeur est le CNRS ou agent présent dans une unité CNRS, mais dont l’employeur n’est pas le CNRS Planning hebdomadaire sur 5 jours et sur 1 ou plusieurs semaines permettant d’identifier les journées travaillées par un agent. Le cycle de travail permet de gérer le décompte des congés. Gestionnaire RH de laboratoire, utilise toutes les fonctionnalités du profil « gestionnaire » d’Agate dans l’exécution de ses tâches quotidiennes liées à la problématique congés. Son périmètre peut être composé des implantations de son unité ou seulement de certaines équipes. Agent validant les congés pour X agents sous son autorité. Nombre de jours total d’un type d’absence donné attribué à un agent donné pour une période donnée. Type d’absence auquel est associée une enveloppe de jours (crédit) pouvant varier d’un agent à un autre. L'objet sert à caractériser la localisation géographique de la structure. Une structure dispose d'au moins une implantation. Les multiples implantations d'une structure sont ordonnées. Une unité peut avoir plusieurs implantations, chacune gérée par une délégation. L’agent est toujours affecté à une implantation. L’équipe est un sous-niveau de l’implantation. Elle regroupe des personnels et permet de restreindre la visibilité des plannings à l’équipe.

P. 190

code

10 20 30 31 44 70 80 90 110 111 120 130 140 150 160 170 171 172 180 200 202 203 210 211 212 220 230 240 250 260 261 262 263 270 280 281 290 291 300 301 302 310 311 312 320

libellé

Congé cadre jeunesse Créa/reprise d'entreprise Stagiaire conv. perso Non tit conv. perso Enfant de moins de 8 ans Absence stagiaire Congé pour donner soins Congé suivre son conjoint Accomp.service national Serv. militaire étrangers Abs. pour fait de grève Absence de service fait Congé accomp. fin de vie Congé annuel sce étranger Congé administratif TOM Congé CET (Ancien) Congé au titre du CET Congé CET Historique Congé bonifié Congé formation prof. (J) Congé form. syndicale Congé formation 1/2 J Congé réserve opération Instruction militaire réserve sécurité civile Congé raison de famille Mandat public électif Congé entrep innov recher Raison santé fin de droit Exclusion fonction 15j mx Exclusion fonction>3 mois Non tit exclusion tempo Stagiaire exclusion temp Congé paternité Congé en vue d'adoption Congé d'adoption Congé parental Congé présence parentale Congé longue durée n°1 Congé longue durée n°2 Congé longue durée n°3 CLD professionnel n°1 CLD professionnel n°2 CLD professionnel n°3 Congé longue maladie

Impact CA

Pas d'impact x x x x Pas d'impact x x x x Pas d'impact X Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact x Pas d'impact x x x x x x x x Pas d'impact x Pas d'impact x Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact

Impact RTT

Pas d'impact x x x x Pas d'impact x x x x Pas d'impact X Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact x x x Pas d'impact x x x x x x x x x x x x x x Pas d'impact x Pas d'impact x x x x x x x x x 301 302 310 311 312 320 203 210 211 212 220 230 240 250 260 261 262 263 270 280 281 290 291 300

code

10 20 30 31 44 70 80 90 110 111 120 130 140 150 160 170 171 172 180 200

libellé

Impact CA

Impact RTT

Pas d'impact x x x x Pas d'impact x x x x Pas d'impact X Pas d'impact Pas d'impact Pas d'impact x x x x x x x x x x x x Pas d'impact x x x x x x x x x x x x x x Pas d'impact x Pas d'impact

P. 191

Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

Connexion et déconnexion



Se connecter

A partir de l’URL suivante https://agate.cnrs.fr



Saisir son mot de passe

JANUS vous demande de renseigner votre adresse mail et votre mot de passe JANUS, ou le mot de passe de votre certificat.



Demander / changer son mot de passe JANUS

en cliquant sur le lien « Mot de passe » de la fenêtre Janus /sésame

P. 192

Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

Touches de fonction et icônes

P. 193

Annexes Passeport pour la navigation dans AGATE

Touches de fonction et icônes