Transcript Organisation_dpreuves_FFE_Mode_demploi

Cadets – Juniors – Seniors – Vétérans
 Destiner à Qui?
 Ce mode d’emploi est destiné à tout organisme souhaitant organiser une épreuve
fédérale,
 Pourquoi?
 Ce mode d’emploi permet d’accompagner et d’aider à chaque étape d’une organisation
 Comment?
 Ce document reprend chaque point, chaque étape d’une organisation,
 Ce document oriente l’organisateur dans l’élaboration et la gestion de l’évènement,
 Le club ou la ligue organisateur doit présenter un dossier de candidature étudié et
validé par la FFE.
 Le club ou la ligue organisateur doit se rapprocher de toutes les instances et les
personnes les aidant dans l’élaboration et la réussite de cet évènement.
 Cette organisation implique une délégation de pouvoir attribué par la FFE au club
ou à la ligue organisant la compétition.
 L’organisation d’une épreuve fédérale implique les objectifs:
• D’accueillir un évènement sportif,
• De respecter le cadre imposé par la FFE,
• De communiquer sur cet évènement,
• De préparer son organisation,
 L’organisation d’une épreuve fédérale doit répondre à un cahier des charges
précis.
 Suivant le calendrier fédéral établit, cet événement s’inscrit dans un programme
global élaboré conjointement avec la commission d’armes concernée.
Dépôt de Candidature
Le plateau technique
Le calendrier
Les pistes
Programmation
de l’évènement
Les responsables de pistes
La visite de contrôle
Avant l’épreuve
Pendant l’épreuve
Après l’épreuve
Les engagements
L’espace compétition
La préparation informatique
La formule de l’épreuve
La gestion horaire
de l’épreuve
La gestion horaire (suite)
L’espace technique
La gestion horaire
Championnats de France
L’affichage
Le protocole
La sonorisation de l’épreuve
L’arbitrage
Exemple de plans des pistes
Exemple de plans horaires
La buvette
DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE:
Pour les circuits nationaux:
Un dossier de candidature doit être présenter à la FFE par l’intermédiaire de
la Ligue, de la Zone et de la commission d’armes.
L’organisation est attribuée pour une olympiade.
Pour les championnats de France:
Un dossier de candidature doit être présenter, par
Ligue, à la FFE.
L’organisation est attribuée pour une saison.
l’intermédiaire de la
CALENDRIER FEDERAL:
Pour les circuits nationaux:
suivant la catégorie et l’arme, les effectifs impliquent une organisation sur
1 journée ou sur 1 journée et demie (en séniors ou épreuves « Open » en cadet
et juniors)
Pour les championnats de France:( 2 jours de compétitions)
 1 jour consacré aux épreuves individuelles, le samedi :
1 tour de poule + tableau
Les poules seront annoncées le vendredi soir, il en sera de même pour
les horaires, les numéros de pistes, et les arbitres désignés par poules.
 1 jour consacré aux épreuves par équipes, le dimanche:
Selon la formule éditée par la F.F.E. (voir commission d’arme)
Le soir des épreuves individuelles, les clubs connaîtront leur adversaire,
la piste et l’heure à laquelle ils tirent et l’arbitre désigné pour leur
match.
PROGRAMMER L’EVENEMENT, C’EST:
Planifier l’évènement,
S’informer auprès des instances fédérales sur l’évènement:
Renseignements techniques: [email protected]
Renseignements communication/ Promotion: [email protected]
Prévoir des réunions d’information régulière avec les bénévoles,
Contacter les partenaires institutionnels et privés accompagnant le projet,
Collectivités territoriales et locales,
Entreprises privées,
Commerçants et hôteliers,
Organiser une projection:
De la compétition,
De la circulation des sportifs
(pour se rendre à l’épreuve, et sur le lieu de l’épreuve)
De l’organisation intrinsèque de l’épreuve,
Réserver les installations auprès des partenaires public,
LA VISITE DE CONTRÔLE PREALABLE A L’EPREUVE:
Cette visite se fait en complément des visites de sécurités (pompier et municipalité) et
favorise les derniers réglages spécifiques à la discipline.
 Cette visite permet de contrôler ,
L’accessibilité du lieu,
L’organisation du plateau technique ,
L’espace technique,
L’appareillage utilisé,
 Elle est effectuée par un collège d’experts tels que:
Le représentant fédéral,
Un technicien,
(pour valider les normes des appareils)
Le CTS ou son représentant,
Etc.…
AVANT L’EPREUVE:
Constituer des équipes de bénévoles,
– Utiliser les compétences et les qualités des membres du club,
– Solliciter des bénévoles de la ligue,
Désigner des responsables suivant les postes déclinés:
– Pointage,
– PC,
– Plateaux Techniques,
– Protocole,
– Buvette,
– Navettes,
– Médical,
– Communication et Presse,
– Point « informations »,
Elaborer la Feuille de route, l’affiche et toute la documentation utile à
communiquer autour de l’évènement,
Effectuer le plan des installations et la signalétique: pistes, infirmerie, DT,
buvette, navette,…
Elaborer le fléchage de l’épreuve en accord avec les pouvoirs publics,
Réaliser un site internet de l’épreuve,
Photographier chaque poste pour archives,
Contacter la presse,
 PENDANT L’EPREUVE:
Assurer l’accompagnement des partenaires,
– Savoir orienter les personnalités présentes sur le lieu de l’épreuve,
– Savoir les informer sur la discipline,
Assurer les résultats en ligne de l’épreuve,
– Avoir un ordinateur dédié à la gestion du site internet,
– Actualiser le site à chaque tour de l’épreuve,
Veiller au confort du public et des tireurs,
– Répondre et orienter les personnes fréquentant le lieu de l’épreuve,
Réaliser un reportage sur l’ensemble de l’épreuve,
– Élaborer une base de données photographique de l ’évènement,
– Suivre les résultats étape par étape jusqu’au classement final.
 APRES L’EPREUVE:
Envoyer les résultats à la FFE: [email protected]
– Envoyer les fichiers permettant l’actualisation des classements nationaux,
Effectuer une réunion avec les bénévoles:
– Points positifs/points négatifs,
– Améliorations souhaitées,
Envoyer un compte-rendu de l’épreuve à la ligue et à la FFE,
– Présenter un bilan de l’organisation,
– Présenter les résultats sportifs,
– Présenter le bilan financier de l’épreuve,
Envoyer une lettre de remerciement à tous les partenaires,
– Remercier l’ensemble des partenaires pour leur soutien,
Réserver les installations pour la saison suivante
– Préparer le prochain évènement,
 NOMBRES DE PARTICIPANTS : Selon la catégorie.
Du nombre de participants engagés à l’épreuve en découle le nombre de poules,
de pistes et d’arbitres à prévoir.
Les organisateurs pourront solliciter la commission d’armes concernée et la
commission nationale d’arbitrage pour les accompagner dans cette organisation:
LES ENGAGEMENTS:
Ils se feront avec le logiciel des « Engagements en ligne » disponible sur le site internet
de la F.F.E (rubrique « compétition »),
Lors de la compétition, une à deux tables de pointage sont à prévoir; elles seront
réparties par lettre alphabétique (exemple: de A à K et de L à Z)
dès la clôture des engagements en ligne, l’organisateur aura à télécharger les
fichiers lui permettant de créer et de gérer son épreuves.
L’ESPACE DE COMPETITION :
Le plateau technique doit être:
clairement identifié, délimité et sécurisé:
•numérotation des pistes,
• appareillages,
•zone colorisée,
•barrière, …
réservé aux tireurs, aux arbitres et à un accompagnateur par tireur.
Le plateau technique doit permettre la réalisation du 1e tour de poule en une seule
vague. (tenir compte des effectifs, du nombre d’arbitres …)
Une piste centrale ou un podium (hauteur 0,50 m maximum) pour les phases finales.
Un minimum de 4 pistes équipées de systèmes chronométriques et d’indications des
scores est demandé, afin de pouvoir effectuer, à partir des quarts de finales,
l’ensemble des assauts simultanément
Il doit être prévu des responsables de pistes équipés de radio afin de gérer chaque
espace technique (Cf. point responsable de piste)…
LE PLATEAU TECHNIQUE:
L’organisation de cet espace doit être délimité, fonctionnel et accessible.
 Il doit envisager:
 Une circulation adaptée du public,
 Des groupes de pistes identifiées, numérotées et sécurisées,
 Une signalétique claire et lisible de tous,
Cet espace sera réservé aux compétiteurs, aux arbitres, à un accompagnateur par
tireur et au corps médical de l’épreuve,
 Il peut comporter également:
 Un emplacement réservé à la diffusion et au retour des feuilles de matchs ,
 Un emplacement dédié au stockage des appareils,
Un emplacement voué à l’affichage des résultats,
Un espace dédié aux arbitres de la compétition,
LES PISTES:
Des dimensions aux normes,
Un espacement de 2,50 mètres pour la sécurité des arbitres,
Leur fixation doit être sécurisée et vérifiée régulièrement lors de l’épreuve,
Un espace arrière, pour la circulation des tireurs, de 2 mètres minimum,
Un raccordement électrique en conformité avec les installations
électriques du gymnase, si un seul doute subsiste, l’installation de
disjoncteurs différentiels de 10 milliampères sur toutes les sources
électriques sera impératif. Toute installation électrique doit être protégée
et sécurisée,
Une sonorisation, à disposition du Directoire Technique, de l’arbitre des
finales et d’un animateur,
Un affichage, à deux ou trois endroits (prévoir 2 ou 3 tableaux) sera
nécessaire pour informer tant les tireurs que le public et les
accompagnateurs de l’évolution de l’épreuve
Un espace « podium » visible sera organisé pour
proclamation des résultats et la remise des récompenses
effectuer
la
LE RESPONSABLE DE PISTES:
cette personne fait le lien avec l’organisation de la compétition et le directoire
technique.
cette personne est responsable d’un espace technique et doit gérer:
 Tous problèmes techniques ou électriques survenant sur son espace,
•Il fait appel, par radio, au technicien,
 Toutes absences de tireurs ou d’arbitres,
•Il précise, par radio, le numéro de piste, le noms du tireur, le N° de
poule ou le match au DT,
 Toutes demandes d’intervention du médecin,
•Il précise, par radio, le numéro de piste: « médecin piste N°…)
 Toutes demandes de DT,
•Il précise, par radio, le numéro de piste
L’ESPACE TECHNIQUE:
1 local informatique équipé de:
 Deux ordinateurs (PC) gérant chacun une catégorie,
•Deux personnes par PC: une pour annoncer les résultats, l’autre pour les saisir,
 D’une ou plusieurs imprimantes,
 D’une ou plusieurs photocopieuses destinées à la diffusion des documents,
1 local réservé aux arbitres:
 Un vestiaire fermant à clef,
 Une salle sonorisée et dédiée aux arbitres (salle de repos) avec eaux, café,
viennoiserie; un buffet, régulièrement alimenté, devra être prévilégié …
1 local réservé aux services médicaux identifiée et fléchée: (infirmerie,…)
L’AFFICHAGE
L’affichage doit se faire à plusieurs endroits névralgiques de la compétition
permettant de réguler le flux du publics.
Les points d’affichage doivent être accessibles à tous, en toute sécurité et sans
gêne pour la circulation des personnes dans l’enceinte sportive
L’organisateur devra impérativement procéder à l’affichage :
De la composition du Directoire Technique oeuvrant pour l’intégralité de
l’épreuve,
Du plan du plateau technique:
•Du plateau technique: pistes,
•Du poste médicale,
•Des sorties de secours,
•Du lieu du DT,
•De la salle et du vestiaire réservés aux arbitres,
•Les horaires et lieux des navettes,
De la formule et des horaires de l’épreuve ainsi que du programme
protocolaire, (remise de récompense, buffet…)
De la composition des poules et de leurs résultats
Il est conseillé d’utiliser des feuilles de couleurs pour dissocier Hommes et
Dames.
Du tableau d’élimination directe actualisé après chaque tour,
LA SONORISATION DE L’EPREUVE
La sonorisation de l’épreuve permet de diffuser les appels et les informations relatifs
à l’organisation de l’épreuve.
Il doit être prévu:
•Un microphone général avec batterie de secours,
•Un micro-banane pour les arbitres de la finale,
LA COMMUNICATION INTRA-ORGANISATIONNELLE DE L’EPREUVE
Cette communication se fait à l’aide de radios portables réglées sur des canaux
dédiés
Il doit être prévu:
•Une radio pour l’organisation générale,
•Une radio pour le médecin,
•Une radio par plateau technique (responsable de piste),
•Une radio pour le technicien,
 L’ARBITRAGE:
Pour les circuits nationaux:
•le club organisateur doit veiller à convoquer de 4 à 8 arbitres de niveau national
selon la réglementation de l’arbitrage en vigueur.
Pour les championnats de France:
•Sous l’autorité de la Commission Nationale d’Arbitrage:
Un référent à l’arbitrage est superviser les arbitres,
•Les arbitres sont à la charge de la F.F.E. ( à l’exception des repas du jour de
l’épreuve laissés à l’organisateur)
•Prévoir une salle de repos ,avec un vestiaire
•Prévoir, pour la restauration, un buffet continuellement alimenté de boissons, de
café, de viennoiseries, de sandwichs ect…
 LA BUVETTE:
 Le club organisateur doit veiller à demander, préalablement, une ouverture de
buvette auprès de sa mairie,
 Cette buvette doit être placée à un endroit stratégique permettant d’accueillir le
publics, les compétiteurs,…
 Les tarifs doivent être lisibles et clairement affichés ,
 Un panneau d’information peut être mis à proximité,
 LA PREPARATION INFORMATIQUE DE L’EPREUVE: (création de la compétition)
L’organisateur doit télécharger:
•Le fichier des engagés et des arbitres (disponible sur « les engagements en
lignes »)
•Le classement national actualisé de l’arme et de la catégorie (sous format TXT)
en utilisant le logiciel fédéral (à télécharger sur le site FFE), l’organisateur importe les
fichiers nécessaires à la création de sa compétition.
 LA FORMULE DE L’EPREUVE:
La formule est sous l’autorité de la Direction Technique Nationale et des commissions
d’armes.
La formule de l’épreuve est établit pour la saison sportive et consigné dans le
règlement sportif fédéral (fiches techniques).
L’organisateur enverra, sous les formats adaptés (Cf. Cahier des charges) les résultats
des épreuves à [email protected]
 LA GESTION HORAIRE DE L’EPREUVE:
Les tireurs se rendront directement sur les pistes
L’organisateur doit respecter:
 un début et une fin d’épreuve permettant aux tireurs de prévoir leur
déplacement,
 Un horaire pour chaque étape de la compétition,
Le pointage:
 Prévoir 2 tables pour réguler le flux des compétiteurs,
 La saisie des personnes présentes,
 La création des poules,
Le tour de Poule: (prévoir 2h pour une poule de 7 tireurs)
 Prévoir l’affectation des arbitres,
l’affectation automatique par le logiciel « en garde » est conseillé
en paramétrant la liste des arbitres et en y indiquant leur
appartenance de club,
 Prévoir l’affectation manuelle des pistes,
 Prévoir la saisie du résultat des poules,
 Prévoir l’affichage des résultats et des classements à l’issue des poules,
 LA GESTION HORAIRE DE L’EPREUVE (SUITE)
Le Tableau d’Elimination Directe (TED): prévoir 25 minutes par match,
prévoir la saisie des résultats,
prévoir l’affichage des différentes phases du TED, ,
prévoir l’affectation de l’arbitre,
’horaire du protocole:
prévoir l’installation du podium,
prévoir le regroupement des lauréats,
prévoir les discours des personnalités,
La gestion horaire des étapes de la compétition reste une gestion prévisionnelle
adaptable suivant les circonstances rencontrées.
Pour les championnats de France, il est conseillé de débuter par :
1. le niveau de « Nationale 3 » ou de « Nationale 2 »
2. puis de proposer un début décalé pour les épreuves de « Nationale 2 »
et/ou de « Nationale 1 ».
3. Prévoir une projection horaire.
Projection théorique Epreuve individuelle
Tour de poule
Poule de 6 = 1h30
Match de TED
20 minutes (sabre)
25 minutes (épée, Fleuret)
Epreuve par équipes
45minutes (Sabre)/ 1h15
(Fleuret, Epée)
Cette projection est une base de travail pour l’organisateur afin de prévoir,
selon le plateau technique et les effectifs, un déroulé horaire prévisionnel
 LE PROTOCOLE :
au préalable, l’organisateur aura établi la liste des personnalités remettant les
récompenses aux lauréats.
A la fin des épreuves, le présentateur ou l’animateur fera l’annonce de la cérémonie
protocolaire et donnera les résultats au public.(les 8 premiers)
Les finalistes des épreuves individuelles ou par équipes seront rassemblés dans une
«chambre d’appel » afin de procéder à la cérémonie protocolaire.
La remise des récompenses aura lieu face à la tribune officielle.
Dans les épreuves individuelles et par équipes, les tireurs classés premier, deuxième et
troisième prennent place en survêtement de club derrière les marches du podium qui
correspondent à leur place. A l’annonce de leur nom, les médaillés montent sur le
podium et reçoivent leurs récompenses.
 Pour les championnats de France, les médailles sont fournies par la F.F.E.
EXEMPLE DE PLATEAU TECHNIQUE :
EXEMPLE D’UN PLAN HORAIRE PREVISIONNEL:
• Championnats de France seniors 2010 NANTES
•Championnats de France cadets et Juniors 2010
• Simulation théorique championnats de France épée vétérans
• Projection théorique championnats de France cadets/ juniors 2009