gdg

Proces razvoja i pisanja projekta April 2011

1

gdg

Odluka da se konkuriše Proveriti:

 Da li je vaša organizacija kvalifikovana;  Da li su misija i praksa u skladu s prioritetima programa;  Da li ima dovoljno resursa i kapaciteta;  Da li postoji stvarna potreba za projektom.

2

gdg

Izbor partnera

 Proceniti dobre strane, slabosti i ugled potencijalnih partnera;  Proceniti resurse i stručnost potencijalnih partnera;  Proceniti potencijalni doprinos partner â;  Pripremiti i zaključiti ugovor o partnerstvu.

3

gdg

Blagovremen početak

 Pisanje projekta – 3 nedelje  Prevod, ukoliko je potreban – 4-5 dana  Kopiranje - 1 dan  Nalaženje stručnjaka – 5 dana  Podnošenje projekta – 1 dan 4

gdg

Opravdati projekat

 Prikupiti raspoložive informacije, obaviti intervjue/ fokus grupe/ istraživanje;  Analizirati problem;  Odrediti ciljeve / odabrati strategiju;  Pripremiti radni plan;  Isplanirati resurse.

5

gdg

Deo A Sažetak predloga projekta

1. Uputstva za izradu Sažetka; 1.1 Kratak pregled aktivnosti 1.2 Primenljivost aktivnosti 1.2.1 Povezanost ciljeva sa Pozivom; 1.2.2 Povezanost s potrebama ciljnih grupa; 1.2.3 Definisati ciljne grupe, krajnje korisnike, njihove potrebe i ograničenja; 1.2.4 Posebne dodatne koristi; 1.3 Opis aktivnosti.

6

gdg

Deo B Prijavni obrazac

2. PROJEKAT; 2.1 Koštanje projekta 2.1.1 Opis projekta i njegova delotvornost ; 2.1.2 Metodologija 2.1.3 Trajanje i akcioni plan (

netačan naslov)

; 2.1.4 Održivost projekta; 2.1.5 Logički okvir; 2.2. Budžet projekta; 2.3 Očekivani izvori finansiranja; 2.4 Iskustvo podnosilaca u sličnim projektima.

7

gdg

Deo B Prijavni obrazac 3

PODNOSILAC

3.1 Identitet 3.2 profil 3.2.1 kategorija 3.2.2 sektori 3.2.3 ciljne grupe 3.3 Kapacitet za upravljanje i sprovođenje projekata 4.0 PARTNERI PODNOSIOCA 5.0 SARADNICI KOJI UČESTVUJU U PROJEKTU.

8

gdg

Deo B Prijavni obrazac

6.0 KONTROLNA LISTA ZA PRIJAVNI OBRAZAC 7.0 IZJAVA PODNOSIOCA 8.0 EVALUACIJA KOMPLETNOG PRIJAVNOG OBRASCA 9

gdg Rezultati evaluacije

Odeljci

1.Finansijski i operativni kapacitet 2. Primenljivost projekta (bodovi preneti iz evaluacije Sažetka projekta) 3. Uspešnost i izvodljivost projekta

Max

20 30 20 4. Održivost projekta 5. Budžet i isplatljivost projekta 15 15

Maksimalni rezultat

100

Min

12 10

gdg Rezultati evaluacije Evaluacija - Finansijski i operativni kapacitet 1.1 Da li podnosilac i partneri imaju dovoljno

iskustva u olasti upravljanja projektom

?

1.2 Da li podnosilac i partneri imaju dovoljno

tehničke stručnosti

? ( znanja o pitanjima koja treba obraditi) 1.3 Da li podnosilac i partneri imaju dovoljno

upravljačkih kapaciteta

? ( službenici, oprema, sposobnost za rukovanje budžetom) 1.4 Da li podnosilac ima dovoljno stabilne finansijske izvore?

Total ( Odbor za evaluaciju će odbaciti predlog ukoliko je postignuto manje od 12 bodova)

Max 5 5 5 5 20

11

gdg Evaluaciono bodovanje/Sažetak predloga projekta

2.0 Relevantnost projekta 2.1

za Koliko je predlog usklađen s ciljevima i prioritetima Poziva podnošenje projekata?

*

2.2

Koliko je predlog usklađen s posebnim potrebama i ograničenjima ciljne zemlje(zemalja) ili oblasti? (uključujući i saradnju s drugim inicijativama EU i nastojanje da se izbegne dupliranje) 2.3 Koliko jasno su određeni i strateški odabrani svi koji su uključeni (krajnji korisnici, ciljne grupe?) Da li su njihove potrebe jasno definisane i da li se predlog njima bavi na odgovarajući način? 2.4

Da li predlog projekta sadrži posebne elemente dodate vrednosti, kao što su pitanja životne sredine, promovisanje rodne ravnopravnost i jednakih mogućnosti, potrebe lica sa invaliditetom, prava manjina i lokalnih ljudi, uvođenje novina i najboljih vrednosti Total

5x2 5x2 5 5

30

12

gdg Evaluaciono bodovanje 3.0 Uspešnost i izvodljivost Projekta 3.1 Da li su predložene aktivnosti odgovarajuće, praktične i usklađene s ciljevima i očekivanim rezultatima?

3.2 Da li je akcioni plan jasan i izvodljiv?

3.3 Da li predlog sadrži pokazatelje uspeha projekta koji se objektivno mogu proveriti? Da li je predviđena evaluacija? 5 5 5 3.4

Da li je zadovoljavajući?

*

Total

stepen uključenosti i učešća partnera 5

20

13

gdg 4.0 Održivost projekta Evaluaciono bodovanje 4.1 Može li projekat da ima značajan uticaj na ciljne grupe?

4.2 Može li projekat da ima višestruke efekte? (Uključujući domašaje za repliciranje, produžetak krajnjeg rezultata projekta i diseminaciju informacija).

4.3 Da li su očekivani rezultati predloženog projekta održivi : -finansijski

( kako će se aktivnosti finansirati kad prestane priliv sredstava?)

-institucionalno

( da li će strukture koje omogućavaju nastavljanje aktivnosti postojati po završetku projekta? Da li će “vlasništvo” rezultata projekta biti lokalnog karaktera?)

Total 5 5 5 15 14

gdg Evaluaciono bodovanje 5.0 Budžet i isplativost Projekta 5.1 Da li su aktivnosti na odgovarajući način prikazane u budžetu? 5.2 Da li je razmera između procenjenih troškova i očekivanih rezultata zadovoljavajuća? 5x2 5 Total 15 15

gdg

Konačna provera

 Proveriti da li su ispunjeni svi zahtevi koji su izloženi u Vodiču za podnosioce?  Proveriti da li su sva tražena dokumenta pripremljena u traženoj formi / s potpisom/ s pečatom i da li su priložena;  Upotrebiti kontrolnu listu koja je sadržana u Vodiču za podnosioce.

16

gdg

Prijavni obrazac

17

gdg

Sažetak projekta 1.1 Kratak pregled Projekta



Kratak pregled trebalo bi da spreči da procenjivač zaključi:

     

Ideja nije originalna Problem nije važan Osnovno načelo je slabo Rezultati su neodređeni Nema relevantnog iskustva Predlog nema fokus

18

gdg

Naslov



Kratak, nedvosmislen i jasan;



Zanimljiv i odnosi se na projekat;



Originalan

(

ali ne previše korišćen, npr. “Prilika za...”, “Zajedno...”

); 

Napravite sliku projekta.

19

gdg

Ciljevi Projekta Opšti ciljevi

To je opšti i dugoročni cilj u kontekstu šire politike. Pruža odgovor na pitanje “zbog čega je projekat važan”. Ustanovljuje doprinos projekta ciljevima programa Savet !

Opšti cilj bi trebalo da bude vrlo povezan i usklađen s ciljevima Programa Ciljeve Programa nikako nemojte ponovo pisati kao ciljeve svog projekta!

20

gdg

Posebni ciljevi

 Defenišu zašto je projekat potreban ciljnim grupama;  Defenišu šta bi trebalo da se postigne na kraju projekta projekat – 1 cilj projekta) ; ( 1  Možete formulisati i podciljeve, ali njih ne bi trebalo da bude više od 3 ;  Opšti i posebni ciljevi projekta moraju biti međusobno povezani i konkretni; 21

gdg

Primer

Opšti cilj projekta je da doprinese da se žene niškog regiona, koje su dugo nezaposlene, integrušu u tržište rada.

Poseban cilj projekta je da unapredi stručne veštine i pomogne da 60 nezaposlenih žena niskog nivoa obrazovanja ponovo nađu zaposlenje.

Dobar poseban cilj obično daje odgovor na pitanje:

 Šta želite da postignete ( rezultati );  Kako to želite da postignete ( sredstva );  Ko će biti krajnji korisnici.

22

Izbegnite ove greške

 gdg Opšti cilj projekta nije usklađen s ciljem Poziva;  Poseban cilj Projekta je nejasan, što onoga koji procenjuje onemogućava da proveri usklađenost ciljeva predložnog projekta s ciljevima Poziva;  Nepovezanost ciljeva projekta s ustanovljenim potrebama i problemima;  Poseban cilj projekta je nerealan i neostvariv u vremenu trajanja projekta;  Posebni ciljevi projekta formulisani su kao aktivnosti (veoma uobičajena greška prilikom formulisanja posebnih ciljeva).

23

gdg

Ciljne grupe / Krajnji korisnici



Ciljna grupa

– grupa ili entitet na koje će projekat direktno i pozitivno uticati; to je uvek jasno definisano u “Vodiču za aplikante” 

Krajnji korisnici

– oni koji će direktno imati koristi od projekta, na nivou društva ili sektora.

 Sledi da u projektu, koji ima za cilj unapređenje kapaciteta i prostora ustanova za obuku (ciljne grupe), direktni korisnici jesu nezaposlene osobe, koje dobijaju kvalitetniju obuku, usavršavaju svoje kvalifikacije i povećavaju izglede za zaposlenje.

24

1.2

gdg

1.2.3 Opisati ciljne grupe i njihove potrebe i kako će se projekat usmeriti ka njihovim potrebama;

 Koristiti brojeve i osnovne statističke podatke;  Ciljna grupa ne bi trebalo da bude velika i homogena;  Pružiti jasno objašnjenje problema i način na koji će se projekat njime baviti;  Objasniti kako će se projekat baviti potrebama ciljne grupe;  Objasniti kakav ste imali kontakt / konsultacije s ciljnom grupom i kako ćete obezbediti njeno učešće.

25

1.3 Opis projekta

gdg  Objašnjenje pripreme projekta;  Ciljevi projekta;  Stavovi zainteresovanoh strana i konsultacije s njima;  Aktivnosti, produktivnost i rezultati;  Vremenski okvir projekta.

26

gdg

2.1.3 Trajanje i Akcioni plan

 Definiše redosled i međusobnu povezanost aktivnosti;  Planira početak i celokupno trajanje;  Definiše ključne prekretnice/događaje  Ustanovljuje potrebne ljudske resurse i stručnost;  Zasniva se na tabeli aktivnosti.

27

gdg

Tabela aktivnosti

 Horizontalan stubac grafikona  Gant grafikon za aktivnosti  Horizontalna skala je kalendarsko vreme  Svaki stubac pokazuje :  najraniji mogući početak do najkasnijeg dopuštenog završetka,  planiran početak do planiranog završetka 28

gdg 1.

Navesti sve aktivnosti Raspodela zadataka Trajanje, početak i završetak Grupe aktivnosti Rezultat 1.11 Primenjene obuke 1.11.1

Razvoj plana obuke za rukovodioce SMP u svakoj oblasti А. Analiza potreba za obukom А Stru;njak 1 Razvoj plana i programa А В. Obuka trenera

1.11.2

Sprovođenje obuke А 2 3 4 Mesec 5 6 7 8 9

1 2 3

2.

Odrediti podaktivnosti

3. Odrediti redosled 4.

Definisati prekretnice

29

gdg  Pažljivo procenite vreme potrebno za svaku aktivnost;  Uzmite u obzir praznike;  Napravite odredbe za upravljanje projektom;  Upotrebite model iz prijavnog obrasca;  Postarajte se da ne propustite nijednu aktivnost;  Ne planirajte previše aktivnosti u jednom mesecu;  Ne planirajte nabavku opreme za veoma skupe aktivnosti u prvim mesecima.

30

gdg

Uobičajene greške

 Radni plan ne sadrži sve navedene aktivnosti;  Nije jasno definisano trajanje aktivnosti;  Neusklađenost ( tehnološka, sezonska ) aktivnosti; predloženog redosleda  Dodeljeni resursi su nedovoljni;  Planirane aktivnosti mogu se primeniti u kraćem vremenskom periodu;  Partneri nisu uključeni na odgovarajući način.

31

gdg

Logički okvir

32

Matrica logičkog okvira

Opšti ciljevi Posebni ciljevi Očekivani rezultati Aktivnosti Log ika intervencije

Koji su opšti širi ciljevi kojima će projekat da doprinese?

Koji posebni ciljevi treba da se postignu projektom da bi doprineli opštim ciljevima?

Pokazatelji uspeha koji se objektivno mogu proveriti

Koji su ključni pokazatelji koji se odnose na opšte ciljeve?

Koji pokazatelji jasno pokazuju da je ostvaren cilj projekta?

Rezultati su ishodi predviđeni za postizanje posebnih ciljeva. Koji su očekivani rezultati? (nabrojte ih) Koje ključne aktivnosti i po kom redosledu treba preduzeti da bi se dobili očekivani rezultati? (grupišite aktivnosti prema rezultatima) Koji su pokazatelji za merenje da li i do kog stepena projekat ostvaruje očekivane rezultate?

Sredstva

: Koja su sredstva potrebna da bi se sprovele te aktivnosti, npr. osoblje, oprema, obuka, novac, operativni prostor, itd

Izvori i sredstva provere

Koji su izvori informacija za te pokazatelje?

Koji su izvori informacija koje postoje ili se mogu prikupiti? Koji su metodi potrebni da bi se dobile te informacije?

Koji su izvori informacija za te pokazatelje?

Pretpostavke

Koji su činioci i uslovi, van okvira odgovornosti Korisnika, neophodni da bi se dostigli ti ciljevi? (eksterni uslovi) Koji rizici treba da se uzmu u razmatranje?

Koji eksterni uslovi moraju biti zadovoljeni da bi se očekivani rezultati dobili na vreme?

Koji su izvori informacija o napretku projekta?

Troškovi

Koji su troškovi projekta? Kako su oni svrstani? (Analiza u Budžetu za projekat) Koji su preduslovi potrebni pre nego što projekat počne? Koji uslovi, koji su izvan direktne kontrole korisnika, treba da budu ispunjeni da bi se sprovele planirane aktivnosti?

Elementi Opšti

Ciljevi

(1)

Posebni Ciljevi

R

ezultati

A

ktivnosti

gdg -

Širi nacionalni/sektorski ciljevi zašto je važno

-

Posebna korist za ciljnu grupu zašto je potrebno Promena uzrokovana projektom Šta projekat radi

;

usluge i komponente projekta

34

Element i (2) Pokazatelji Resursi Pretpostavke Pre duslovi

gdg

I nformacije potrebne za merenje uspeha u odnosu na kvantitet, kvalitet i vreme Novac, osoblje, informacije Činioci koji su izvan kontrole projekta, a koji mogu da utiču na projekat Uslovi koji bi trebalo da preovladavaju kako bi se ostvarili ciljevi projekta

35

1 2 Opšti ciljevi 3 Posebni ciljevi Očekivani rezultati Aktivnosti Pokazatelji uspeha Pokazatelji uspeha Pokazatelji uspeha Izvori i sredstva provere Izvori i sredstva provere Izvori i sredstva provere Sredstva : Troškovi : Pretpostavke Pretpostavke Pretpostavke Preduslovi

36

gdg

Pitanja za proveru

 Da li ste uključili sve ključne komponente projekta?

 Da li je stepen detaljnosti dovoljan?

 Da li su odnosi jasno predstavljeni?

 Da li ste jasno predstavili neočekivane efekte?

 Da li ste prikladno opisali sve pretpostavke i preduslove?

37

gdg

Budžet

38

gdg  Povezuje aktivnosti i izdatke;

Budžet

 Pruža informacije o količinama i vrednosti svih potrebnih ulaganja;  Troškovi su grupisani po vrsti izdataka (osoblje, putovanja, itd).

39

gdg 

Proces

Napraviti detaljan opis aktivnosti;  Odrediti količine svih ulaganja;  Odrediti cene po jedinici na osnovu istraživanja tržišta;  Pripremiti budžet; Proveriti :  Da li su sva ulaganja za sprovođenje projekta uključena u budžet;  Da li su ispunjeni svi zahtevi programa 40

gdg

Uslovi programa

 Kvalifikovani troškovi;  Maksimum/minimum projektnih/dostupnih sredstava;  Norma budžetskog zaglavlja;  Sufinansiranje ;  Format budžeta .

41

gdg

Kvalifikovani troškovi Troškovi koji su :

 Neophodni za sprovođenje projekta;  Usklađeni s načelima ispravnog upravljanja finansijama – vrednost za uložen novac i troškovna efikasnost;  Napravljeni od strane korisnika ili njihovih partnera tokom perioda sprovođenja projekta (troškovi pripreme projekta nisu kvalifikovani) ;  Potkrepljeni originalima pratećih dokumenata;  Ne smeju prelaziti troškove koje obično snosi Korisnik ili njegovi partneri.

42

gdg Kvalifikovani direktni troškovi  Troškovi osoblja , koji odgovaraju iznosu plus troškovi soc i jalnih doprinosa i ostali stvarnih zarada troškovi vezani za isplatu zarada;  Putni troškovi i prateći troškovi s tim u vezi;  Troškovi kupovine opreme, i usluge;  Troškovi potrošnog materijala i ostalog pribora;  Troškovi vezani za angažovanje podizvođača.

43

gdg  Kvalifikovani direktni troškovi Troškovi koji direktno slede iz uslova ugovora :  diseminacija informacija,       evaluacija projekta, revizija prevod, , štampanje, osiguranje, itd finansijske usluge troškovi transfera i finansijskih  garancija; Rezerva za nepredviđene okolnosti direktnih kvalifikovanih troškova.

koja ne prelazi 5% 44

gdg

Kvalifikovani indirektni troškovi

 Administrativni opšti troškovi - paušalni iznos koji ne prelazi 7% direktnih kvalifikovanih troškova (ukoliko ne uključuju troškove dodel jene drugo m zaglavlju ugovornog budžet a);  Kada se ugovorom dogovor i, nisu dokument a.

potrebna prateća 45

gdg 

Nekvalifikovani troškovi

Dugovi i nadoknade za dugove ili buduće obaveze;  Kamata ;  Stavke koje se već finansiraju drugim okvirom;  Kupovina zemljišta ili zgrada, osim onih neophodnih za direktno sprovođenje projekta, a u tom slučaju vlasništvo mora da se prenese na krajnje korisnike do kraja projekta;  Gubici na kursnoj razlici;  Porezi, uključujući PDV.

46

gdg

Nefinansijsko učešće u troškovima (u naturi)

 Nefinansijsko učešće nisu kvalifikovani troškovi;  Korisnik ne treba da ih smatra kao sufinansiranje ;  Ako su uključeni u budžet trebalo bi da budu navedeni zasebno i korisnik mora da ih napravi; 47

Izdaci 1. Osoblje 2. Putovanje 3. Oprema i ostali pribor 4. Lokalna kancelarija/Troškovi projektnih aktivnosti 5. Ostali troškovi, usluge 6. Ostalo 7.

Subtotal direktnih troškova projekta

8 . Nepredviđene okolnosti (Max 5% od 7) 9.

T otal direktnih kvalifikovanih troškova (7 + 8)

10 .

Administrativni troškovi (Max 7% od 9) gdg

Jedinica Br. jedinice Cena po jedinici Troško vi

48

gdg

Osnovna pravila

(1)

 Budžet mora da pokrije sve kvalifikovane troškove Projekta, a ne samo učešće ugovorne strane;  Evropska zajednica finansira određen postotak ukupnih kvalifikovanih troškova, a ne samo poseban deo projekta. Nema potrebe deliti svako zaglavlje budžeta prema izvoru finansiranja.

49

gdg

Osnovna pravila

(2)

 Sve stavke treba raščlaniti na zasebne komponente. Mora se naznačiti broj jedinica za svaku komponentu.

 Ako osoblje ne radi na Projektu sve vreme, pored opisa stavke treba navesti procenat i to naznačiti u broju jedinica (ne u ceni za jedinicu).

50

Izdaci gdg

Primer

(1) Jedinica Br.

jedinica Cena po jedinici i Troškov 1. Osoblje

1.1 Plate ( bruto iznos, lokalno osoblje) 1.1.1 Stručnjaci Viši stručnjak za marketing (5 dana mesečno) Mlađi stručnjak za marketing (7 dana mesečno) Stručnjak na terenu 1.1.2 Administrativno / pomoćno oseoblje Tehnička pomoć – puno radno vreme Dnevno Dnevno Dnevno Mesečn o 20 21 8 8 90 65 7 500 1800 1365 56 4000 51

gdg

Osnovna pravila (3)

 Dnevnice ne smeju da premaše skalu koju je odobrila Evropska Komisija;  Dnevnice pokrivaju smeštaj, hranu, lokalni prevoz u mestu misije i troškove pod razno;  Dnevnice se obračunavaju prema broju noći;  Za putne troškove treba navesti mesto polaska i odredište.

52

gdg

Primer (2)

Izdaci

Jedini ca Br.jedi

nica Cena po jedini ci Tro ško vi

1.3 Dnevnice za delegate/putovanje 1.3.1 Inostranstvo ( službenici koji rade na Projektu) Studijsko putovanje (5 osoba x 3 noći ) Dnevni ce 15 100 1500 53

gdg

Osnovna pravila (4)

 Budžetsko zaglavlje “ Oprema i ostali pribor” pokriva troškove kupovine ili iznajmljivanja opreme;  Dopuštena je samo oprema koja je neophodna za sprovođenje aktivnosti projekta;  Polovna oprema uglavnom se smatra nekvalifikovanom.

54

gdg

Osnovna pravila (5)

 Budžetsko zglavlje 4 “ Lokalna kancelarija/Troškovi projektnih aktivnosti ” uključuje troškove samo ukoliko su prostorije iznajmljene posebno za Projekat. Uobičajeni troškovi najma i usluga ugovornih tela su administrativni troškovi u zaglavlju 10 - Administrativni troškovi.

 U budžetskom zaglavlju 5. “ Ostali troškovi, usluge kompletne stavke iz podugovora (npr. troškovi studijskog putovanja partnera moraju da se pojave u “Osoblje” ); ” date su samo  U budžetskom zaglavlju 5 “Ostali troškovi, usluge” nisu dozvoljeni paušalni iznosi.

55

Izdaci 5. Ostali troškovi, usluge

5.1 Publikacije Turistički vodič 5.2 Studije, istraživanja Ispitivanje na terenu gdg

Jedinica Br. jedinica Cena po jedinici Trošk ovi

Po primerku 500 Po intervjuu 100 2 100 10 1000 56

gdg 

Saveti

Pridržavajte se formata budžeta!

 Uključite sve aktivnosti!

 Nikad ne uključujte stavke koje nisu opisane u delu o aktivnostima!

 Budite realni troškova!

– ne precenjujte/podcenjujte proračun  Obratite pažnju na greške !

57

gdg

Glavne greške (1)

 Presek troškova nije dovoljno detaljno predstavljen – nema podataka o količinama, cena po jedinici;  Opravdanost troškova nije data ili je nekompletna (npr. nema podataka o trajanju aktivnosti, br. učesnika, itd);  Pojedine aktivnosti su opisane a nisu u budžetu/ili obratno.

58

gdg

Glavne greške (2)

 Preterane količine;  Nerealan obračun troškova ;  Troškovi stavljeni u pogrešno zaglavlje budžeta;  Budžet uključuje nekvalifikovane troškove;  Ne poštuje se budžetska norma;  Neujednačenost između troškova datih u preseku troškova i izjava partnera.

59

gdg

Partnerstvo – vođa / glavni partner

 Treba da ima veliko iskustvo;  Misija organizacije mora biti usklađena s ciljevima programa;  Treba dati jasan opis uloge i doprinosa svakog partnera;  Svi partneri treba da budu aktivno uključeni;  Ne treba da bude nemih posmatrača već svi treba da imaju odgovarajuću ulogu u primeni projekta.

60