Transcript Controlling eszközök az értékelés szolgálatában

Barcelona • Berlin • Bucharest • Budapest •
Düsseldorf • Dubai • Frankfurt • Munich •
Stuttgart • Vienna • Zurich
www.ifua.hu
Dr. Bodnár Viktória
Budapest, 2010. május 6-7.
Értékelési konferencia 2010.
Controlling eszközök az értékelés szolgálatában
© IFUA Horváth & Partners Kft.
Az „értékelés” és a „controlling” látszatra távol állnak egymástól …
Értékelés

1960-as évek, USA államigazgatása (Kennedy,
Johnson adminisztráció)

Interdiszciplináris megközelítés

Forrásallokáció vizsgálat, hatásvizsgálat,
fenntarthatóság vizsgálat, prognózis-készítés

Ex ante, mid-term (ongoing), ex post

Szakpolitikai stratégiák (policy), programok,
beavatkozások, projektek, végrehajtás
Információgyűjtés, értelmezés, (eltérés) elemzés,
megállapítás-tétel, javaslattétel


Közgazdasági (ökonometriai, statisztikai),
társadalomtudományi (szociológiai, politológiai stb.)
Indokoltság, megfelelőség, konzisztencia, koherencia,
hatékonyság, eredményesség, hatásosság,
fenntarthatóság
Controlling
Kezdete


X. század, francia államigazgatás („contre-role”)
1931. Controller’s Institute of America alapítása
Tudományterülete

Közgazdaságtudomány / Vezetéstudomány
Főbb feladata
Típusai
Vonatkozási köre
Vezetői számvitel, tervezés, beszámolás, előrejelzés
(prognózis-készítés)


Operatív, stratégiai
Szervezeti működés (folyamatok, felelősségi rendszer,
informatika, projektek stb.)

Tevékenység jellege
Információgyűjtés, értelmezés, (eltérés) elemzés,
megállapítás-tétel, javaslattétel, összehangolás,
konszolidálás
Szükséges ismeretek

Alapvetően közgazdasági
Hangsúlyok

Hatékonyság, eredményesség


2
… ugyanakkor funkcióját tekintve, mindkettőnek kiemelt szerepe van a PDCA
ciklusban
ÉRTÉKELÉS
CONTROLLING
Visszacsatolás
(„act”)
Értékelés
(„check”)
Végrehajtás
(„do”)
Mérés
(„check”)
3
Célkijelölés
(„plan”)
Az operatív és stratégiai controlling folyamatában, illetve eszköztárában
számos „értékelés-típusú” elem is található
STRATÉGIAI KONTROLL CIKLUS
Stratégia aktualizálása
Stratégiai
controlling
eszköztár
Céllebontás,
üzleti tervezés,
akciótervezés
Szimuláció
Stratégiaalkotás
Értékelés
Visszacsatolás
Szcenáriók, modellek
Elvárások, előrejelzések
Operatív
controlling
eszköztár
MENEDZSMENT KONTROLL CIKLUS
Teljesítményriportok
Keretek, intézkedések
Kiigazítás, beavatkozás
Forrás: Beyond Budgeting Round Table, 2002
4
Tapasztalataink szerint a controlling eszközök hatékonyan alkalmazhatók az
értékelésekben, különös tekintettel a szervezeti működés és végrehajtás
vonatkozásában (az alábbi ábra kizárólag a végrehajtás értékelésének eszközeit tartalmazza)
1
2
3
Adatgyűjtés
Előkészítés
4
Elemzés
Javaslattétel

Opciós tábla

Intézkedési terv készítés

Hatásvizsgálat

Szakértői panel /
csoportmunka

Többszempontú-elemzés
Szakmai egyeztetések,
műhelyviták lebonyolítása

Benchmarking

Konferencia szervezés

Hatásvizsgálat

SWOT elemzés

Kiadvány készítés
Fókuszcsoport

Többszempontú-elemzés


Internetes publikáció
Esettanulmány

Ok-okozati térkép
Folyamataudit,
folyamatszervezés

Sajtómegjelenés
Folyamatköltségszámítás

Internetes fórum
lebonyolítása

Tudományos előadás
tartása
Dokumentum elemzés

Dokumentum elemzés

Megfigyelés

Monitoring adatok
feldolgozása

Monitoring adatok
feldolgozása

Fókuszcsoport

Esettanulmány

Interjú

Interjú

Szakértői panel /
csoportmunka

Kérdőíves felmérés

Megfigyelés

Fókuszcsoport


Ok-okozati térkép


Stakeholder elemzés

Benchmarking
Benchmarking



Benchmarking


Folyamataudit,
folyamatszervezés

Szervezeti audit
Folyamatköltségszámítás

Önértékelés (CAF)

Informatikai audit

Szervezeti audit

Controlling audit

Önértékelés (CAF)

Stratégiai térkép

Informatikai audit

Balanced Scorecard

Controlling audit

Kockázatelemzés

Stratégiai térkép

Balanced Scorecard

Kockázatelemzés

Megjegyzés: Dőlt betűvel a hagyományos controlling eszközöket jelöltük.
5
Megállapítás-tétel
Szakértői panel /
csoportmunka


5
A hagyományos controlling eszközöket különböző mértékben lehet használni
az értékelés tárgyának*, illetve részletezettségének megfelelően
Értékelés tárgya
Folyamathatékonyság
vizsgálat
Megfelelőség
vizsgálat
Elégedettség
vizsgálat
átfogó
részletes
átfogó
részletes
átfogó
részletes
Benchmarking
++
++
++
++
+
+
Ok-okozati térkép
++
+
++
+
+
Stakeholder elemzés
+
+
+
SWOT
+
+
+
Folyamataudit
++
++
Folyamatköltségszámítás
+
++
Szervezeti audit
++
++
Önértékelés
++
++
Informatikai audit
++
++
Stratégiai térkép
+
+
Balanced Scorecard
+
+
Kockázatelemzés
+
Értékelési eszköz
+
+
+
+ részben használható ++ jól használható
Megjegyzés: Az értékelés tárgyát a „Keretmegállapodások értékelési feladatok ellátására” tárgyú , TED 2008/S 231-307340 számon lefolytatásra kerülő közösségi
közbeszerzési eljárás, 4. rész Operatív értékelések (beleértve: intézményrendszer fejlesztés) fejezete határozta meg.
6
1. példa: Mekkora kapacitásokat fordítanak az egyes folyamatokra, éves szinten
a KSz-ek és az IH-ok? – Erre adhat választ a folyamatköltség-számítás.
A „pályázatértékelés” folyamatára fordított összes kapacitás OP szerint
(2004-2005, emberév, FTE)
283
164
2004
141
2005
119
92
Összesen
20
22
5
GVOP
63
48
43
8
4
KIOP
19
29
26
37
10
HEFOP
AVOP
ROP
KTK
2005fordított
Összesen
A „pályázatértékelés”2004
folyamatára
fajlagos kapacitás OP szerint
(2004-2005, embernap)
8,0
6,8
5,1
2,1
1,7
0,5
GVOP
7
KIOP
HEFOP
AVOP
ROP
KTK
Megjegyzés: Részlet az „Operatív Programok intézményrendszerében lekötött kapacitások és költségek vizsgálata”
c. projekt eredményeiből (2006)
Minta
2. példa: Van-e összefüggés a közreműködő szervezetek szervezeti felépítése és
munkaszervezési gyakorlata, valamint az adott szervezet hatékonysága között?
– Erre adhat választ a (szervezeti) benchmarking.
VÁTI
ESZA
Pályázatkezelési
egység
KvVM FI
KIKSZ
Pályázatkezelési
főosztály
MAG
SA pályázatok
főosztály
Projekt megvalósítási egység
Programmegvalósítási
osztály
Uniós programigazgató
/ tématerületek /
programcsoportok
Nagyprojektek /
Kisprojektek főosztály
Projekt-előkészítési és
lebonyolítási főosztály
Pénzügyi egység
Pénzügyi osztály
Pályázati pénzügyi
iroda
Projektek pénzügyi
osztálya
Pénzügyi főosztály
SA pénzügyek
főosztály
OP ellenőrzési és
szab. kezelési iroda
Ellenőrzési iroda
Műszaki menedzsment
önálló osztály
Központi helyszíni
ellenőrzési főosztály
Monitoring főosztály
Monitoring főosztályok
Ellenőrzési egység
Monitoring egység
Decentralizált egység
Területi irodák
Uniós programigazgató
/ regionális irodák
Koordinációs egység
Szabályozás és
monitoring osztály*
Uniós programigazgató
/ törzskar
Képviseletek
Monitoring önálló
osztály*
Igazgatói törzskar
Megjegyzés: Részlet az „ÚMFT folyamatok felülvizsgálata és optimalizálása” c. projekt eredményeiből (2008. évi állapot szerint!)
8
Stratégiai főosztály
3. példa: Milyen információk állnak rendelkezésre az operatív és stratégiai
döntések meghozatalához, valamint a programvégrehajtás nyomon
követéséhez? – Erre adhat választ a controlling audit.
Nyilvántartás, adatbázis
megnevezése (pl. EMIR)
EMIR projektlista
Nyilvántartás célja
projektekkel kapcsolatos
törzsadatok nyilvántartása, a
projekt törzsadatok és a kifizetési
adatok összerendelése céljából
Mutató / egyéb adat megnevezése
Pályázói alapadatok:
- pályázat száma
- pályázó neve
- konzorcium
- adószám
- gazdasági forma
- minősítési kód
- TEÁOR kód
- székhely információk
- képviselő elérhetőségei
- kapcsolattartó elérhetőségei
Projekt alapadatok:
- projekt címe, neve
- projekt helye
- projekt kezdete/befejezése
- kötváll lejárta
- kifizetési ütem
- akt státusz
- projekt tervezett időtartama
- kötváll tervezett időtartama
- lezárt projekt
Projekt döntési alapadatok:
- IH döntés
- megítélt támogatás
- elfogadott projekt összköltség
- saját forrás
- támogatási döntés visszavonása
Projekt szerződéses alapadatok:
- szerződés száma
- hatályba lépés
- szerződésmódosítás
- szerződéses összeg
- elszámolható költségek
- EU és hazai támogatás mértéke
- finanszírozó alap
- jelzálog értéke
- bankgarancia összege
- szerződés lezárás dátuma
- szerződés lezárás összege
Projekt kifizetési alapadatok:
- kifizetett előleg
- számlákkal elszámolt előleg
- kifizetett összeg
Dimenzionalitás / felbontás
Folyamat
Adattípus
Előállító
Felhasználás módja
Irányítási
Minta/
operatív jelleg
- projektenként
- napi gyakoriság
- tényadat
Pályázó
szöveges
KSz
feldolgozás nélkül kerül
felhasználásra
operatív
- projektenként
- napi gyakoriság
- tényadat (néhol tervadat is)
Projekt
általános
szöveges
KSz
feldolgozás nélkül kerül
felhasználásra
operatív
- projektenként
- napi gyakoriság
- tényadat
Projekt kiválasztás
Döntés
számszaki
KSz
feldolgozás után kerül
felhasználásra
operatív
- projektenként
- napi gyakoriság
- tényadat (néhol tervadat is)
Szerződéskezelés
Szerződés
számszaki és KSz
szöveges
feldolgozás után kerül
felhasználásra
operatív
- projektenként
- napi gyakoriság
- tényadat
Finanszírozás
Kifizetés
számszaki
feldolgozás után kerül
felhasználásra
operatív
Megjegyzés: Részlet a „ROP IH beszámolási rendszerének kialakítása” c. projekt eredményeiből (2008)
9
Adatkör
KSz
4. példa: Mennyire felkészültek a közreműködő szervezetek a feladataik
ellátása tekintetében? – Erre adhat választ az önértékelés.
Minta
Megjegyzés: Részlet az „ÚMFT közreműködő szervezeteinek értékelése” c. projekt eredményeiből (2006)
10
5. példa: Léteznek-e a végrehajtás (intézményrendszer) kapcsán
megfogalmazott stratégiai célok? – Erre adhat választ a Balanced Scorecard.
Gazdálkodás
Ügyfelek
Alapfeladat
CÉLOK
Fejlesztéspolitikai célok
megvalósítása
Folyamatok
Tanulás
Minta
Az operatív programok tartalmazzák
Intézkedésszinten
rendelkezésre álló keretek
lehívása
Rugalmas keretátcsoportosítás a piaci
„kereslet” alapján
Előrejelzésekre épülő
keret-gazdálkodás
Hatékony intézkedés- és
programmonitoring
Jól kialakított pályázati
konstrukció
Általános ügyfélelégedettség
Ügyfél számára is átlátható
ügymenet
Aktuálisan előírt határidők
betartása
Kényelmes, egyszerű
ügyintézés
Folyamatos tájékoztatás és
kommunikáció
Átlátható gazdálkodás
Nyomon követhető
működési költségek
Kereszt-finanszírozás
megszüntetése
Szabályozott számviteli
eljárások
Hatékony belső ellenőrzés
Hatékony gazdálkodás
Feladat-finanszírozás
Kiegyensúlyozott, stabil
gazdálkodás
Belső erőforrások ésszerű
felhasználása
Folyamati költséghatékonyság
Folyamatba épített
kontrollpontok
Jól felépített jelentési
rendszer
Hatékony
belső ellenőrzés
Szervezeti feltételek
biztosítása
Jogi szempontból
szabályozott működés
Működési folyamatok
szabályozása
Tartalmilag megfelelő
szabályozás
Eljárásrendeknek
megfelelő működés
Hatékony folyamatok
Egyszerű pályázati kiírás,
egyértelmű kritériumok
Gyors értékelési és
döntéshozatal
Egyszerű és gyors
pénzügyi elszámolás
Kérdések gyors
megválaszolása, egyszerű
elérhetőség
Magas felderítési
hatékonyság az
ellenőrzések során
Szakmai tudás, hozzáértés
Kapacitások és
kompetenciák biztosítása
Feladatok „házon belüli”
megoldása
Csúcsidőszakok kezelése
Pályázó-központú
szemlelét, kultúra
Naprakész,
feladatspecifikus szakértői
tudás
Források felhasználása
(abszorpció)
Ügyfélközpontúság
Átláthatóműködés
11
RÉSZCÉLOK
Szabályozott működés