Verwaltung der Studiengänge
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Transcript Verwaltung der Studiengänge
Arbeitsgruppe
Verwaltung der Programme
Bremen, 06. Juni 2013
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1. Teil:
Antragstellung und Evaluation
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Ausschreibungen
Ausschreibung zur Einführung und Weiterentwicklung
deutsch-französischer integrierter bi- und trinationaler
Studiengänge für:
Bachelor-Studiengänge (180 ECTS)
Postgraduale Studiengänge (Master / 120 ECTS)
Grundständige Studiengänge mit folgenden Abschlüssen
auf französischer Seite: eine Maîtrise in Jura oder ein Diplôme de
Grande École / École oder ein Diplôme d’IEP
auf deutscher Seite: ein Bachelor oder ein Staatsexamen
Ausschreibung zur Einführung eines deutsch-französischen
PhD-Track-Programms
Ausschreibung zur Veranstaltung wissenschaftlicher
Begegnungen
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Die Evaluation der Studiengänge durch die
DFH
Die Evaluation bereits geförderter Studiengänge erfolgt
im Rahmen der Maßnahmen zur Qualitätssicherung entsprechend
dem Evaluationsrhythmus der DFH:
Evaluation nach einem etwaigen Einführungsjahr
Evaluation alle 4 Jahren
nach einer inhaltlichen Umgestaltung des Studiengangs oder der
Ausweitung auf einen neuen Partner
bei einer erneuten Antragstellung nach einer negativen
Evaluation oder einer (mit der DFH abgesprochenen) Ruhephase
Grundsätzlich gilt, dass nur gefördert werden kann,
was auch evaluiert wurde!
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Ein mehrstufiges Evaluationsverfahren
Die Evaluation der Anträge folgt dem Grundsatz der Exzellenz.
Sie erfolgt entsprechend den in der Evaluationscharta aufgeführten
DFH-Grundsätzen der Antragsbewertung.
Die Qualität des vorgeschlagenen Projektes ist maßgeblich.
Formale
Evaluation
Vollständigkeit,
formale
Förderfähigkeit
Administrative
Evaluation
allgemeine
Bestandsaufnahme,
Studierendenflüsse,
Identifikation
mit der DFH,
Nutzung der Mittel…
Wissenschaftliche
Evaluation
Entscheidung
des
Hochschulrates
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Die administrative Evaluation
wird vom Sekretariat der DFH durchgeführt :
•
Prüfung der Antragsunterlagen auf ihre formale Vollständigkeit
•
Stellungnahme des Sekretariates pro Studiengang zu folgenden Punkten:
Sachberichte der Verwendungsnachweise
Studierendenberichte
Angaben zu den Studierenden- und Absolventenzahlen
Öffentlichkeitsarbeit der Kooperationen im Hinblick auf die
Zusammenarbeit und die Identifikation mit der DFH, einschließlich
des Studienführers online
ggf. Ergebnisse der Ortsbegehungen
Gesamteindruck der verwaltungstechnischen Zusammenarbeit mit der
Kooperation
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Die wissenschaftliche Evaluation
Diese obliegt dem wissenschaftlichen Beirat und den in seinem Auftrag
arbeitenden unabhängigen Gutachter/innen:
Begutachtung des Antrags durch ein deutsch-französisches
Gutachtertandem.
Diskussion der Ergebnisse und Erstellung eines Rankings
in den fachlich differenzierten Evaluationsgruppen.
Diskussion der Ergebnisse jeder Evaluationsgruppe im
wissenschaftlichen Beirat (v.a. Diskussion von Zweifelsfällen)
und Formulierung von Empfehlungen an den Hochschulrat.
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Die Entscheidung des Hochschulrates
Auf Basis der Empfehlungen des Wissenschaftlichen Beirates
trifft der Hochschulrat die Förderentscheidung.
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Evaluationsergebnis
Wird den Hochschulen unmittelbar nach dem Hochschulrat mitgeteilt.
Positives Evaluationsergebnis
Förderung entsprechend den geltenden Finanzierungsrichtlinien
der Studiengang wird von der DFH beworben
(Achtung: Für den Studienführer online muss vorher ein
entsprechendes Formular von der Kooperation ausgefüllt werden!)
die Kooperation darf/sollte das Logo der DFH nutzen
die Kooperation ist Teil des DFH-Netzwerks: zunächst als
Partnerhochschule, später auf Antrag als Mitgliedshochschule
(Ansprechpartner: Simon Martin / Referat 1)
Negatives Evaluationsergebnis
& bei auslaufenden oder ruhenden Studiengängen:
Zum Schutz der Studierenden tritt bei Weiterförderungsanträgen
die Vertrauensschutzregelung der DFH in Kraft.
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Antragstellung konkret: Fristen
2.5.13: Veröffentlichung der Ausschreibung
im Mai: E-Mail an alle Kooperationen, die einen Antrag auf Weiterförderung
stellen müssen oder können
Signalisierung bis zum 30.6.13 anhand des Formulars
„Antragsankündigung“ (per E-Mail an [email protected])
Erstellung eines personalisierten Online-Antragsformulars durch die DFH;
Versand eines Links an die Kooperation
31.10.13: Frist für die Validierung des Online-Antrags
für eine Weiterförderung ab 2014-15
die Entscheidung wird Anfang April 2014 mitgeteilt
Jedes Jahr gelten die gleichen Fristen!
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Antragstellung konkret: Bestandteile des
Antrags (Antrag auf Weiterförderung)
Personalisiertes Online-Antragsformular
Ein Muster finden Sie unter Hochschulen „Ausschreibungen“
Anlagen
1: studiengangsspezifische Kooperationsvereinbarung
(Zulassungsverfahren, Studierendenzahlen, Immatrikulationsmodalitäten,
Studiengebühren, Abschlüsse, Diploma Supplement, Öffentlichkeitsarbeit)
2: gemeinsamer Studienplan & schematische Darstellung des Studienverlaufs
Alle Dokumente müssen in deutscher und französischer Sprache vorliegen!
weitere Anlagen
- eine Unterschriftsseite pro Hochschule
- anonymisiertes Muster des Zeugnisses & Diploma Supplements (wenn
verfügbar)
- Zusammenfassung des Werdegangs der Studierenden
- ggf. Empfehlungen aus der Berufspraxis
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Antragstellung konkret:
Das Online-Antragsformular
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Antragstellung konkret:
Das Online-Antragsformular
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Antragstellung konkret:
Wissenswertes & Tipps zur Antragstellung
Die Antragsunterlagen sind die „Visitenkarte“ des Studiengangs
für die Gutachter/innen!
Qualitätskriterien der DFH im Kopf behalten:
Aufgabe der Gutachter: Prüfen, in welchem Maße diese erfüllt werden.
Der Gutachter kann nur das bewerten, was explizit im Antrag steht.
→ Eine mangelnde / unpräzise Darstellung kann zu Punktabzügen führen
Es muss für den Gutachter unmittelbar ersichtlich sein, was Studierende
belegen müssen, um den doppelten Abschluss zu erlangen.
→ Bitte erstellen Sie übersichtliche Studienpläne
Empfehlung: Keine Felder leer lassen!
Besser: Kurzer Hinweis, warum die Frage nicht beantwortet wird bzw. „/“.
Wenn eine Frage im Online-Formular in einer Anlage beantwortet wird:
Verweis auf die entsprechende Anlage (mit konkreter Seitenangabe!).
Kooperationsvereinbarung bitte erneut beifügen, auch wenn sie der DFH
vorliegt.
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Tipps zur Antragstellung: Studiengänge, die
mehrheitlich Vorlesungen auf Englisch anbieten
Die DFH wird immer öfter mit Förderanträgen für deutsch-französische
Studiengänge konfrontiert, deren Vorlesungen mehrheitlich auf Englisch
gehalten werden.
Keine systematische Ablehnung solcher Anträge, aber es klar daraus
hervorgehen:
warum die Vorlesungen so gewählt wurden,
der Mehrwert, den die Studierenden dadurch haben,
wie der Erwerb der deutschen und französischen Sprachkompetenz
gesichert werden kann.
Die Doppeldiplomierten müssen in der Lage sein, auf dem deutschen und
französischen Arbeitsmarkt zu bestehen.
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Antragstellung konkret:
Nicht vergessen
Im Dokument „Allgemeine Informationen für Antragsteller &
Hinweise zum Ausfüllen des Antragsformulars“
gibt es noch weitere Hinweise zur Antragstellung.
Sie können sich jederzeit eine Druckversion des Antrags als PDF erstellen.
Unterschriften erst leisten, wenn der Antrag vollständig vorliegt.
Originalunterschriften der Hochschulleitungen und Programmbeauftragten
auf der Unterschriftenseite (an der Hochschule zu verwahren)
WICHTIG: Eine einmal erfolgte Validierung ist definitiv!
Anträge, die bis zum 31.10.13 um 23h59 nicht validiert werden, gelten als
nicht gestellt.
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Informationen
zur Antragstellung und Evaluation:
auf unserer Homepage www.dfh-ufa.org
unter „Hochschulen“ „Evaluation“:
Zeitplan und Ablauf der Evaluation
Förderstruktur und Evaluationsrhythmus
Entwicklungsstand der Studiengänge
„DFH-Grundsätze der Antragsbewertung und Qualitätssicherung für
Studienprogramme“
unter „Hochschulen“ „Ausschreibungen“:
Allgemeine Informationen für Antragsteller
Ausschreibung
Antragsankündigung
Muster des auszufüllenden Online-Formulars
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Die Ausschreibung PhD-Tracks
eine einzige Ausschreibung pro Jahr
gleiche Fristen wie für die Ausschreibung der integrierten Studiengänge:
• Veröffentlichung der Ausschreibung: 2. Mai 2013
• Antragsankündigung bis zum 30. Juni 2013
• Versand der Anfrage bis zum 31. Oktober 2013
• Evaluation zwischen November und März Mitteilung der Ergebnisse
im April (für eine Förderung ab dem darauffolgenden Studienjahr)
Formular:
• auszufüllen von beiden Partnern (auf deutsch & französisch)
• zu unterschreiben von den Direktoren der Hochschulen
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Ausschreibung Wissenschaftliche
Begegnungen
permanente Ausschreibung
Finanzielle Unterstützung bei der Begegnung der beiden antragsstellenden
Partner
• Erstellung eines deutsch-französischen integrierten Studiengangs oder
Forschungsprogramms
• erst später auf eine von der DFH veröffentlichte Ausschreibung
antworten
Vergabe von maximal 2.500 € pro Begegnung, beschränkt auf eine
Anfrage jährlich und geplante Kooperation
Anfrage ist auf deutsch oder französisch von einem der Partner an die
DFH zu richten; spätestens einen Monat vor der Begegnung
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2.Teil:
Mittelvergabe
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Einschreibung und Rückmeldung der
Studierenden
obligatorische Einschreibung und Rückmeldung für ALLE
Studierenden
bis zum Erhalt des Doppeldiploms
bei nicht erfolgter Einschreibung: keine nachträgliche Einschreibung /
keine Mobilitätsbeihilfe / Verfälschung der Studierendenzahlen / im
Falle einer negativen Evaluation keine Neueinschreibung im
folgenden Jahr möglich
Einschreibung ausschließlich online: www.dfh-ufa.org
vom 2. Mai bis spätestens zum 30. September 2013
2. Einschreibungsphase zwischen dem 15.01 und dem 31.03.2014:
nur für Studierende, die nach dem 30.09.2013 ausgewählt werden
und ihr Studium im Sommersemester 2014 beginnen
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Studierendenbericht
nach jedem Aufenthalt im Partner- bzw. Drittland auszufüllen
der Studienrende kann sich bei der DFH erst dann rückmelden,
wenn er den Studierendenbericht ausgefüllt hat
er ist Teil der Evaluation des Studienganges
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Studienabbruch
Studienabbrüche und Studienunterbrechungen müssen der DFH
unverzüglich gemeldet werden
bitte das Formular „Studienabbruch“ oder „Studienunterbrechung“
verwenden (dort finden Sie auch weitere Informationen)
Rückzahlung der Mobilitätsbeihilfe erfolgt durch die Hochschule
innerhalb von 4 Wochen nach der Meldung des Abbruches
Ausnahmen: Abbruch wegen Krankheit, Verlust des
Prüfungsanspruches, bei schriftlicher Beantragung eines Erlasses
der Rückzahlungspflicht beim Präsidenten der DFH
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DFH - Zertifikat
für die Studierenden, die während ihres gesamten DFH – Studiums
bei der DFH eingeschrieben waren und alle Abschlüsse erhalten
haben
jeder Programmbeauftragte meldet die Absolventen seines
Studienganges im Rahmen des alljährlich zu erstellenden
Verwendungsnachweises
Erstellung der Zertifikate auf Antrag des Programmbeauftragten bei
der DFH
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Zuschuss 2013-2014 - Vorfinanzierung
betrifft die Mobilitätsbeihilfe
Antrag zwischen Juni und August anhand eines Formulars, das den
Programmbeauftragten Mitte Juni per E-Mail zugeschickt wird
es ist ausreichend, das ausgefüllte Antragsformular unterschrieben
zurückzusenden
Vorschuss wird ohne großen bürokratischen Aufwand an Ihre
Hochschule ausbezahlt
Prüfen Sie, ob Ihre Studierende bei der DFH korrekt eingeschrieben
sind, bevor Sie ihnen die Mobilitätsbeihilfe überweisen!
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Zuschuss 2013-2014 - Namensliste der
Studierenden und Zahlen
Einschreibungen und Rückmeldungen der Studierenden werden unter
„Infos online“ auf unserer Internetseite www.dfh-ufa.org angezeigt
Zugang erfolgt anhand der von der DFH vergebenen
Identifikationsnummer und des Passworts
1. Juni: Namensliste und Zahlen sind online verfügbar
Frist für die Validierung der Namensliste und der Zahlen:
4. Oktober 2013
Je früher jedoch die Formulare der DFH vorliegen, desto früher können der
Zuwendungsvertrag erstellt und die Mittel überwiesen werden
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Namensliste der Studierenden und
Zahlen
1. Etappe: die Namensliste der Studierenden ausfüllen und speichern
Bestätigung der Teilnahme der Studierenden am Studiengang
Informationen über die Studierenden (Datum der Einschreibung,
Matrikelnummer, Name, Vorname, etc.) werden automatisch erstellt
Informationen über die Inlands-, Partnerlands- oder Drittlandsphase
werden automatisch vorab ausgefüllt
Beantragung der Mobilitätsbeihilfe muss vom
Programmbeauftragten ergänzt werden
Im Falle einer Kofinanzierung von einer oder mehreren
Mobilitätsbeihilfen: bitte die Spalte „Kofinanzierung“ ausfüllen
sobald sich alle Studierenden eingeschrieben haben, können die
endgültigen Informationen eingegeben und gespeichert werden
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Namensliste der Studierenden und
Zahlen
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Namensliste der Studierenden und
Zahlen
2. Etappe: die Zahlen prüfen und validieren
die Zahlen werden automatisch berechnet – aber bitte prüfen und
validieren Sie diese
wenn Sie einen Fehler feststellen, gehen Sie zurück zur Namensliste
diese Zahlen dienen als Grundlage für die Erstellung des
Zuwendungsvertrags und für die Berechnung der bewilligten Mittel
sobald der Programmbeauftragte die Zahlen validiert hat, wird die
DFH durch eine automatische E-Mail darüber informiert
sobald alle Partner einer Kooperation das Formular validiert haben,
kann der Zuwendungsvertrag erstellt werden
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Namensliste der Studierenden und
Zahlen
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Zuwendungsvertrag und Auszahlung der
Zuwendungen
der Zuwendungsvertrag wird dem Programmbeauftragten zugesandt
zwecks:
Prüfung der Angaben
Angabe der Aufteilung der bewilligten Mittel sowie der
Bankverbindungen
Unterschrift durch die Hochschulleitung und durch den
Programmbeauftragten selbst
Rücksendung eines Exemplars an die DFH bis spätestens
15. Dezember 2013
Auszahlung der Zuwendungen:
wenn die Hochschule bereits den zahlmäßigen Nachweis des
Verwendungsnachweises sowie die Tabelle der
Studierenden für das vergangene Jahr bei der DFH
eingereicht hat
abzüglich eventuell nicht verausgabter Infrastrukturmittel
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Finanzierungsrichtlinien 2013-2014
1. Infrastrukturmittel (Summe pro Kooperation)
Studiengänge im Einführungsjahr: Pauschalbetrag i.H.v.10.000 €*
Studiengänge: Pauschalbetrag i.H.v. 3.000 €* / 5.000 €* / 8.000 €*
entsprechend der Zahl der Studierenden in der Auslandsphase
Langfristige Studienaufenthalte: Pauschalbetrag i.H.v. 2.000 €*
Weitere Mittel i.H.v 500 € oder 1.000 € für jede kofinanzierte
Mobilitätsbeihilfe
keine Infrastrukturmittel für negativ evaluierte, ruhende und
auslaufende Studiengänge
* gültig für 2013/14
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Finanzierungsrichtlinien 2013-2014
2.
Mobilitätsbeihilfen (abgesehen von Studiengängen im
Einführungsjahr)
für die bei der DFH eingeschriebenen Studierenden in der Partneroder Drittlandsphase
270 € pro Monat*
Deckelung: 80* Mobilitätsbeihilfen pro Kooperation (max. 216.000 €*)
Förderung während des Praktikums, wenn dies obligatorisch gemäß
der geltenden Studienordnung ist und im Partnerland stattfindet
Vertrauensschutzregelung: im Falle einer negativen Evaluation oder
nach der Deklaration als Auslaufmodell, können die schon bei der
DFH eingeschriebenen Studierenden von der Mobilitätsbeihilfe
profitieren (je nach Fall ein Jahr oder bis Ende des Studiums)
* gültig für 2013/14
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Finanzierungsrichtlinien 2013-2014
Kostenlose Online-Sprachkurse
für die Studierenden, die bei der DFH eingeschrieben sind und die
zum ersten Mal ins Partnerland gehen
Zusammenarbeit seit 2006-2007 mit Deutsch-Uni Online (DUO) für
Online-Deutschkurse
Zusammenarbeit seit 2012-2013 mit Deutsch-Uni Online (DUO) für
Online-Französischkurse
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Bewilligte Förderungsmittel für PhD-Tracks
anzufragen über das Mittelabrufformular
Zuschüsse zu den Betriebskosten
- Pauschalbetrag von 15.000 € pro Jahr und Programm
- + 200 € pro Student, der sich in der Auslandsphase befindet
Mobilitätsbeihilfe
- für die ersten 2 Jahre des Programms: 270 € pro Monat für einen
Studenten in der Auslandsphase für eine maximale Dauer von 10
Monaten pro Studienjahr
- für die 3 letzten Jahre des Programms: 600 € pro Monat für einen
Studenten in der Auslandsphase für eine maximale Dauer von 18
Monaten pro Studienjahr
Auslandsstipendien können bis zu 1.300 € pro Monat für 2 Doktoranden
bewilligt werden
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3. Teil:
Nachweis über die Verwendung
der DFH-Zuwendungen
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Allgemeines
Verwendung der DFH-Zuwendungen gemäß den Richtlinien für die
Verwendung der Zuwendungen
Wahrung der Grundsätze einer gewissenhaften Verwendung
öffentlicher Gelder
Zu beachten:
Prinzip der Wirtschaftlichkeit und der sparsamen Verwendung
Prinzip der Zweckbestimmung der Mittel
Richtlinien werden mit den Zuwendungsverträgen verschickt und
können zusätzlich noch auf unserer Internetseite heruntergeladen
werden
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Allgemeines
Infrastrukturmittel
Zeitraum für die Ausgaben 01.09.2012 - 31.08.2013
Ausgaben, die vor dem 31.08.2013 verpflichtend eingegangen
wurden, können bis zum 31.10.2013 bezahlt werden
Mobilitätsbeihilfen
Auszahlung an die Studierenden: spätestens 3 Wochen nach Erhalt
Nicht ausgezahlte Mobilitätsbeihilfen müssen bis spätestens
31.12.2013 an die DFH zurückgezahlt werden
Auszahlung gemäß der im Zuwendungsvertrag festgelegten
Aufteilung
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Verwendungsnachweis 2012-13
größtenteils online auf der DFH-Internetseite unter "Infos online"
zahlenmäßiger Nachweis
Übersichtstabelle der Studierenden
Übersichtstabelle der Doppeldiplomierten
Ansprechpartner
Fristen:
bis 31.10.2013:
o
o
zahlenmäßiger Nachweis
Übersichtstabelle der Studierenden
bis 31.12.2013:
o
o
o
o
Sachbericht
von Hochschulleitung und Finanzkontrollstelle unterschriebener Nachweis
(pdf-Dokument)
Übersichtstabelle der Doppeldiplomierten
Rückzahlung der nicht-ausgezahlten Mobilitätsbeihilfen
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Verwendungsnachweis 2012-13
erst nach Validierung der Rubriken "zahlenmäßiger Nachweis" und
"Übersichtstabelle der Studierenden" können die Zuwendungen für
2013/14 an die Hochschule ausgezahlt werden
die nicht verbrauchten Mittel in 2012/13 werden mit den bewilligten
Zuwendungen für 2013/14 verrechnet
Vorteil: Gelder müssen nicht angefordert bzw. zurückgezahlt
werden
weniger administrativer Aufwand für die Hochschulen
gilt nicht für Mobilitätsbeihilfen
nicht verrechenbare Restmittel oder nicht ausgezahlte
Mobilitätsbeihilfen müssen bis zum 31.12. an die DFH
zurückgezahlt werden
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Zahlenmäßiger Nachweis
Aufstellung der Ausgaben im Bereich der Infrastrukturmittel
Verschiedene Rubriken:
Personalkosten
Reise- und Aufenthaltskosten
Verwaltungskosten
Empfangs- und Bewirtungskosten
Kosten für Kommunikation und Werbung im Rahmen des
Studiengangs
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Übersichtstabelle der Studierenden
Liste der im akademischen Jahr 2012/13 eingeschriebenen
Studierenden
Angabe:
der Phase (Partnerlands-, Drittlands- oder Inlandsphase) pro
Semester, in der sich die Studierenden befanden
der an die Studierenden ausgezahlten Mobilitätsbeihilfe
ob die Studierenden die Prüfungen bestanden haben
der Höhe des zurückzuzahlenden Betrags im Falle eines
Studienabbruchs
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Übersichtstabelle der Doppeldiplomierten
Liste über die Absolventen des Studiengangs, die bereits beide
(oder bei Drittlandkooperationen alle drei) Abschlüsse erhalten
haben
Auswahl aus einer Liste der bei der DFH eingeschriebenen
Studierenden
Heimatuniversität ist vorab ausgefüllt
Bezeichnung des Abschlusses ist vorab ausgefüllt, kann aber
geändert bzw. ergänzt werden
Angabe des Datums, wann die Abschlüsse erlangt wurden
Achtung
Erstellung der Zertifikate auf Grundlage dieser Angaben
Mitteilung des Termins mindestens 1 Monat im Voraus
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Sachbericht
Fragen zum Studiengang, zu den Studierenden und zum Verlauf
des Studiengangs
kann per Post, per Fax oder per Mail an die DFH geschickt werden
wird für die Evaluation des Studiengangs den Evaluatoren zur
Verfügung gestellt
Vergleich der Antworten im Sachbericht mit denen im
Studierendenbericht
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Nachweis mit Unterschriften
pdf-Dokument
zur Vorlage und Unterschrift bei der Hochschulleitung und der
Finanzkontrollstelle
bescheinigt die Richtigkeit und die Rechtskraft der online
gegebenen Informationen
muss per Post an die DFH gesandt werden
spätestens bis zum 31.12.
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Prüfung durch die DFH
•
•
•
Nachweis über die Verwendung der Zuwendungen durch die
Hochschulen
Einhaltung der Richtlinien
Einhaltung der Fristen
Sanktionen: Rückforderung / Verrechnung der Zuwendungen bei
fehlendem Nachweis der Verwendung der in dem/den vorherigen
akademischen Jahr/en geleisteten Zuwendungen,
nicht-förderfähigen Ausgaben in Anwendung der Richtlinien für die
Verwendung der DFH-Zuwendungen,
bestehenden Forderungen aus den vorherigen akademischen
Jahren.
Ortsbegehungen: Forderung der Rechnungsprüfer, bei Irregularität
im Verwendungsnachweis oder auf Wunsch der Evaluatoren
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Für alle weiteren Fragen
Evaluation: Carole Reimeringer / Sabine Kletzke / Danielle Weislinger /
Nadia Huppert
Studierendensekretariat: Dominique Boeglen / Hélène Dinter
Namensliste der Studierenden / Zahlen: Dominique Boeglen / Hélène
Dinter
Finanzierungsrichtlinien: Carole Reimeringer / Hélène Dinter
Verwendungsnachweise: Nicole Schmidt
Zertifikate: Caroline Heigenhauser
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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