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Proyecto de Modernización de
Secretarías de Educación 2013
Proyecto de Modernización de Secretarías de Educación
Sistema de Gestión y Control Financiero - SGCF
Capacitación consultores de CRECE
Bogotá, Agosto 16 de 2011
Temas
Estatus de implementación del SGCF
Concepto del SGCF, que hace y sus ventajas
Como se ejecuta actualmente el Macroproceso Financiero en las SE
Macroproceso Financiero J y el SGCF en la Cadena de Valor
Fundamento legal del proceso financiero
Componentes, objetivos y roles de la SE en cada proceso
Articulación de cada proceso Vs. El SGCF
3
Estrategia
de Implementación
Firma Implementadora: UT- INTEROSP2 - CONTRATO No. 1219 DE 2009: con el objeto de
ejecutar las actividades relacionadas con el proceso de implementación, asistencia técnica
y soporte del SGCF.
FASES
ALISTAMIENTO 77 SE
 Visitas- Diagnóstico
77
SE
2010
• Realizar
Todo el
proceso
 Presentación ejecutiva
del SGCF
 Homologación
 Definir el plan de trabajo
10 SE 2009
ASISTENCIA TECNICA
CARGUE DE DATOS Y
CAPACITACION
 Construcción de archivos
 Cargue de datos
Análisis de Información
 Capacitación
SOPORTE
Estatus del proyecto
Implementación
anual
2009
10 SE (Piloto)
2010
10 + 76 SE
Avance
2011
Resultado
Descripción
6 SE, 60% = 100%
4 SE, 40% =Rezagadas
Caquetá, Vichada, Córdoba, Soacha,
Turbo, Montería, Pasto, Armenia,
Tuluá y Manizales
79 SE = 92% a diciembre
7 SE = 8% rezagadas
Rezagadas: Ipiales, Cartagena, Caldas,
Santander, Sogamoso,
Barrancabermeja y Boyacá
Envigado- No implementará
Implementación Fase I:
Diagnóstico = 100%
Visita de sensibilización =
100%
Amazonas, Buga y Jamundí
Actividad
Asistencia Técnica
( 284 Visitas Programadas )
Descripción
Acumulado
Indicador
238/284
84%
2010 = 194/194
2011 = 44/90
2010 = 262
 193 SE
 63 SH
 6 Otras áreas
Capacitaciones
Secretarios Entrenados
2011= 90
 58 Refuerzos
 63 Nuevos SE
 22 SH
 5 Otras Áreas
2010 = 21
2011 = 20
352
41/90
100%
46%
Concepto de IN
La Inteligencia de Negocios (BI), es una herramienta de alta gerencia
que consiste en el proceso de consolidar los datos en la organización
para apoyar a los tomadores de decisión.
Es un concepto que hace referencia a las técnicas de análisis de datos
destinados a encontrar información útil para la toma de decisiones.
Inteligencia de Negocios
La Inteligencia de Negocios
permite ver su negocio desde
todos los ángulos
Concepto del SGCF
Solución de inteligencia de negocios que apoya el proceso de análisis para la
toma de decisiones en los procesos de planeación y ejecución de los recursos,
facilitando el seguimiento a los resultados a través de indicadores de gestión y
reportes explicativos, en concordancia con los ejes de Cobertura, Eficiencia y
Calidad Educativa.
MACROPROCESO ESTRATEGICO FINANCIERO
Presupuesto
Tesorería
Contabilidad
MACROPROCESO DE APOYO FINANCIERO
Qué hace
Presupuesto
Tesorería
Contabilidad
Disponibilidad
Ejecución
Pagos
Conciliaciones
MEN
DNP
CGR
FUT - Desarrollo
Anexo 30
Ingresos – Gastos
Ingresos – Gastos SGP
Proyecciones y
Simulaciones
Presupuestal
Inversiones
Variables
Fijas
Programación
Del PAC
-Anual Mensualizado
-DOFA
Indicadores
Reportes
INDICA
DORES
Reportes
Especiales
Informes Detallados de
Información Analítica
Presupuesto
Tesorería
Contabilidad
Fortalezas
Amenazas
Debilidades
Oportunidades
Informe de Ejecución
Informe de Pagos
Reportes especiales
RESUMEN SGCF –INDICADORES Y REPORTES
INDICADORES SGCF VS. MACROPROCESO J/
GESTION FINANCIERA
Presupuesto
23
Tesorería
5
Contabilidad
3
TOTAL
31
REPORTES EXPLICATIVOS SGCF VS.
MACROPROCESO J/ GESTION FINANCIERA
ESPECIALES VS. MACROPROCESO J/
GESTION FINANCIERA
MEN
9
53%
CGR
6
35 %
DNP
2
12 %
TOTAL
17
100%
Presupuesto
6
32%
Tesorería
10
53%
Contabilidad
3
16%
TOTAL
19
100%
Ventajas
• Adopción de una herramienta tecnológica de alta gerencia financiera,
para apoyo a la labor de planeación, control y seguimiento a los recursos.
Antes no contaban con ninguna.
• Visualizar la información de manera gerencial, es decir, por medio de
indicadores llevándolos a nueva cultura de análisis de información.
• Garantizar la Disponibilidad de la información de la SE que se registra en
los procesos presupuestales, contables y de tesorería por parte del Ente
Territorial.
• Contar una información organizada para análisis y seguimiento para la
toma de decisiones para la correcta utilización de los recursos.
Ventajas
• Contar con un Plan Único de Cuentas para la Estructura Presupuestal
para el manejo del presupuesto del sector.
• Mejorar la oportunidad en la generación de informes solicitados por los
internados en la información.
• Mejorar la calidad en los informes.
• Conocer la totalidad de recursos asignados, tanto del SGP como de
otras fuentes con que cuentan las SE para la financiación de todos los
servicios educativos.
•
Medir el desempeño de la gestión financiera de la SE
Hoy cómo
es el Proceso
FUENTES DE
INFORMACIÓN
Ausencia de
SI
ESTRUCTURAS
INFORMACIÓN
PGCP
REVISIÓN DE
FUENTES
(EXTRACCIÓN)
Excel,
SI integrado
Archivos y/o
reportes
…
HOMOLOGACIÓN
DIFERENTES
ESTRUCTURAS
PRESUPUESTALES
ANÁLISIS Y
PREPARACIÓN
DE
INFORMACIÓN
(SGCF)
GASTOS
Diferentes SI
SERVICIO A
LA DEUDA
DEUDA
INTERNA
Archivos y/o
reportes
AMORTIZAC
IONES
ENTIDADES
FINANCIER
AS
E.T.
ELABORACIÓN
DE
EQUIVALENCIAS
O
R
I
E
N
T
A
C
I
Ó
N
PREPARACIÓN
ARCHIVOS
ANALISIS
INDICADORES
CONSTRUCCIÓN
16 ARCHIVOS
(75%
PRESUPUESTAL
25%
CONTABILIDAD
Y TESORERIA)
CARGUE DE
ARCHIVOS
(SGCF)
REPORTES
Bodega de Datos
SGCF
Reproceso de información
MACROCPROCESO
J: GESTION FINANCIERA
Cadena de Valor
MACROPROCESOS DE APOYO
MACROPROCESOS
MISIONALES
MACROPROCESOS
DIRECCIONAMIENTO
A. Gestión estratégica de la secretaría de educación – Gestión y Control Financiero
B. Gestión de
programas y
proyectos
C. Gestión
de la cobertura
del servicio
educativo
D. Gestión de la
calidad del servicio
educativo en
educación
pre-escolar,
básica y media
E. Atención
al ciudadano
F. Gestión administrativa de establecimientos educativos (oficiales y privados
G. Gestión del sistema de información
H. Gestión del talento humano
I. Gestión administrativa de bienes y servicios
J. Gestión Financiera – Transaccional
K. Control interno
L. Gestión de tecnología informática
M. Asuntos legales y públicos
N. Administración del Sistema de Gestión de Calidad
Macroproceso J : Gestión financiera
“Concepto”
Es la descripción de los procesos y procedimientos del componente
financiero en los Entes Territoriales, el cual Contiene los siguiente aspectos:

Define las áreas, roles y responsables de cada uno de los proceso

Define los objetivos y alcance de acuerdo a las políticas y normas
que rigen cada proceso

Define los subprocesos que conforman cada proceso a través de los
cuales se ejecutan las diferentes actividades y tareas para su cabal
cumplimento
Macroproceso J : Gestión financiera
“Estructura”
Niveles de Procesos
Identificación en
Los documentos
Macroproceso J
<PROCESO>
Proceso 1
Subproceso 2
Subproceso 1
<PROCEDIMIENTO>
Actividad 1
Actividad 2
Tarea 1
Actividad 3
Tarea 2
Tarea 3
Macroproceso J : Gestión financiera
“Componentes”
Procesos
J01. Presupuesto
J02. Tesorería
J03. Contabilidad
Subproceso
J01.01. Elaborar presupuesto
J01.02. Ejecutar presupuesto
J01.03. Realizar seguimiento al presupuesto
J02.01 Elaborar y realizar seguimiento al plan anualizado y Mensualizado de
caja PAC
J02.02. Elaborar flujo de caja
J02.03. Efectuar pagos
J02.04. Administrar inversiones
J03.01. Realizar procesos contables
J03.02. Efectuar cierre contable
J03.03. Realizar conciliaciones
J03.04. Generar informes y estados financieros
J03.05. Verificar y consolidar información de las instituciones educativas
(Fondos de Servicios Educativos)
12 SUBPROCESOS
FUNDAMENTO LEGAL DEL MACROPROCESO
SECTOR EDUCATIVO
Fundamento Legal
CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA 1991
Artículos: 356 y 357
Modificados:
Acto Legislativo 01 de 1993, 1995 y
2001
Acto Legislativo 04 de Julio/07
Ley 1176 de diciembre/07
LEY 715 DE 2001
Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y competencias y se dictan otras
disposiciones para organizar la prestación de los servicios de educación y salud, entre otros
Arts.2 y 4:
Distribución
sectorial de los
recursos
Arts. 5 al 8:
Competencias
de Nación, Dptos,
distritos y Mcpios.
Art. 16:
Criterios de
distribución de
los recursos
Arts.18 al 41 y 76:
•Admón. de recursos
•Contratación servicio
•Restaurantes escolares
Distribución Sectorial
SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES
Art. 2 y 4
ASIGNACIONES
ESPECIALES
4%
DISTRIBUCION
SECTORIAL
96%
Alimentación Escolar
0.5%
Educación
58,5%
Puntos
adicionales
Ribereños Río Magdalena
0,08%
Salud 24,5%
Primera
Infancia
Resguardos Indígenas
0,52%
Agua Potable y Saneamiento
Básico 5,4%
Fondo de Pensiones
Territoriales 2,9%
Propósito General
11,6%
MODIFICACION /2011
Decreto 4580/2010
•Decreto 017/011
Salud , 25%
Propósito General, 11,
1%
Definición
¿Qué es el Sistema General de Participaciones?
El SGP corresponde a los recursos que la Nación debe transferir a las
entidades territoriales (Departamentos, Distritos y Municipios) en
cumplimiento de los artículos 356 y 357 de la Constitución Política,
reformados por los Acto Legislativo 01 de 1993,1995 y 2001 y Acto
legislativo 04 de 2007, para la financiación de los servicios a su cargo en
EDUCACIÓN, salud, agua potable y saneamiento básico y los definidos en
el Articulo 76 de la Ley 715 de 2001.
Definición
Criterios de distribución – Participación para Educación (artículo 16 Ley 715 de 2001)
Población atendida: Definición de tipologías por parte del MEN atendiendo
características en la prestación del servicio según niveles, zonas y modalidades,
estableciendo la asignación por alumno.
Asignaciones por alumno x matrícula correspondiente = Participación por población atendida
Se incluyen los Recursos destinados a Calidad de la Educación, principalmente a
dotaciones escolares, mantenimiento y adecuación de infraestructura , entre otros.
Población por Atender (Ampliación de Cobertura): Pago de incremento real de la
cobertura sobre una asignación por niño, calculada como un porcentaje de la
asignación por alumno atendido.
Equidad: Suma residual que se distribuye de acuerdo con el indicador de pobreza
certificado por el DANE:
Definición
Prohibición de la Unidad de Caja (artículo 91 Ley 715 de 2001)
Los Recursos del SGP no harán unidad de caja con los demás recursos del
presupuesto y su administración deberá realizarse en cuentas separada de
los recursos de la entidad y por sectores. Igualmente por la destinación
social constitucional, estos recursos no pueden ser sujetos de embargos,
titularización u otras clase de disposición financieraLos recursos del SGP del que se generen una vez entregados los recursos a
la entidad territorial, se invertirán en el mismo sector para el cual fueron
transferidos. En el caso de la participación para educación se invertirán en el
mejoramiento de la calidad.
Definición
Transferencias de los recursos (Artículo 17 Ley 715 de 2001)
Distritos y Municipios
Certificados
Departamentos
Municipios NO
certificados
•
•
•
•
Recursos prestación de servicios
Recursos para calidad Educativa
Recursos para alimentación escolar
Recursos PAIPI
• Recursos prestación de servicios
• Cancelaciones
• Recursos PAIPI
• Recursos de Calidad Educativa
• Alimentación Escolar
• Recursos Prestación de Servicios a
los DPTOS
Recursos
Primera Infancia
ANTECEDENTES LEGALES
Ley 1176 de 2007 Art. 14 y
28
Recursos
adicionales SGP
crecimiento real
de la economía
superior al 4%
Parágrafo
Transitorio 2º Art. 4ºActo
Legislativo 04 de 2007
Destinados a la financiación de las acciones de primera infancia, para la ATENCION INTEGRAL PARA LA
PRIMERA INFANCIA EN EDUACACION INICIAL, NUTRICION Y CUIDADO, a población de 0 a 6 años, como
prioritarias determinadas por el Consejo Nacional de Política Social – Art 206 de la ley 1098/06 –
Código de la Infancia y la Adolescencia.
Recursos
Primera Infancia
ALCANCE DEL ACTO LEGISLATIVO 04 DE 2007
Tiene aplicación a partir del 1° de enero de 2008
Mantiene un Crecimiento sostenido hasta
(hacen base)



2008 y 2009…………..Inflación + 4 %
2010…………………..
Inflación + 3.5 %
2011 – 2016………….
Inflación + 3.0 %
Asigna recursos adicionales para educación - sobre el total de la bolsa
(no hacen base)



2008 y 2009……………1.3 %
2010……………………....1.6 %
2011 – 2016……………1.8 %
Otorga recursos adicionales si la economía crece por encima del 4%
Para Primera Infancia - PAIPI
Utilización
Recursos PAIPI
1. PROYECTOS PRIORITARIOS
Programa de atención Integral de primera Infancia –(entorno familiar, comunitario e
institucional)
Fortalecimiento de la Red del Frio del Programa ampliado de Inmunizaciones (cuartos
fríos para el almacenamiento de vacunas)
2. PROYECTOS CON SALDOS DISPONIBLES
Construcción de Infraestructuras adecuadas para atención integral de primera
infancia: Saldos superiores a 50 millones
Adecuación de la infraestructura de hogares infantiles y/o hogares agrupados
pertenecientes a los programas del ICBF o agrupación de infraestructuras
municipales de programas de atención a la primera infancia: saldo entre 20 y 50
millones
Dotación de material pedagógico: Saldos inferiores a 20 millones
Definición
Manejo de los recursos
Ley 812 de 2003, art.82. – Giro de transferencias. El giro de las transferencias
establecido en el último inciso del artículo 17 de la Ley 715 del 21 de
diciembre/01, que fue modificado el Art. 29 del Decreto 1176 de 2007: Dice
que: deberá efectuarse en los diez (10) últimos días del mes al que corresponde
la transferencia, y las entidades territoriales pagarán dentro de los dos (2) días
siguientes a la transferencia de la Nación.
Ley 715 de 2001, art.18. – Administración de los recursos: Los entes territoriales
administraran los recursos del SGP en cuentas especiales independientes de los
demás ingresos de las ET. Estos dineros no harán unidad de caja con las demás
rentas y recursos de la ET. Los recursos del sector educativo NO podrán ser
objeto de embargos, pignoración, titularización o cualquier otra calase de
disposición financiera.
Definición
Procedimiento de programación y distribución de los recursos del S.G.P.
(Artículo 85 de la Ley 715/01)
La programación : El Ministerio de Hacienda y Crédito Público calculará los montos
totales correspondientes a la vigencia siguiente
La Distribución : El Departamento Nacional de Planeación realizará la distribución
inicial del S.G.P de acuerdo con los criterios previstos en esta Ley, la cual deberá
ser aprobada por el Conpes para la Política Social.
La notificación se hace por medio del Documento Conpes Social y la distribución
por criterios y valor mediante anexo.
CONFORMACIÓN Y UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS
DEL SECTOR EDUCATIVO
Definición
Presupuesto de Ingresos: Fuentes y usos del Sector Educativo
Para la financiación del sector educativo, cada entidad territorial deberá tener claro cuáles
son las diferentes fuentes de ingreso existentes a nivel territorial con el fin de mejorar la
gestión para la consecución de recursos en beneficio de la población estudiantil y proyectar
su utilización para la siguiente vigencia.
La principal fuente de recursos en todas las entidades territoriales corresponde ala
participación para educación del Sistema General de Participaciones, SGP, que representa
alrededor del 90% de los recursos disponibles para el sector. No obstante, existen otras
fuentes de menor magnitud que permiten apalancar el mejoramiento de la calidad y la
cobertura del servicio educativo, entre las cuales se encuentran: recursos del SGP asignados
para calidad, recursos del SGP para alimentación escolar, recursos de Ley 21de1982, recursos
de programas nacionales orientados al mejoramiento del sector educativo, recursos propios
de las entidades territoriales, recursos de capital, recursos de crédito externo o de
cooperación internacional y recursos aportados por entidades u organismos del sector
privado
Fuente de
Financiación SE
Conformación/Distribución/Asignación Recursos SE
RECURSOS SISTEMA GENERAL DE PARTICIPACIONES- SGP
Población atendida

Población por atender

Ascensos en el escalafón

Primera Infancia

Cuota de administración

Cancelación (pensiones)

Alimentación Escolar

Calidad Educativa
RECURSOS PROPIOS

Rentas del Ente Territorial

Monopolios
REGALIAS:

Fondo nacional de Regalías

Regalías Directas
OTROS RECURSOS

Excedentes Financieros- Recursos de capital

Rendimientos Financieros – Recursos de capital

Recursos de Propósito General – de libre destinación

Recursos Nación (Ley 21de 1982 y Ley 99/93)

Donaciones /nacionales y extranjeras

Convenios
Uso de Recursos
Inversión
Funcionamiento
Gastos de personal
Cobertura
Nóminas de Sector
Contratación de la
Prestación del Servicio
Gastos Generales
FOSE
Transferencias
Eficiencia
Divulgación Técnica y
capacitación
Construcción,
Adquisición, Dotación y
Mantenimiento
Infraestructura
Modernización de
secretarías de
Educación
Atención a población
Etnia, Afro e indígena
PAIPI
Internadnos
Gratuidad R P
Servicio de la Deuda
Calidad
NEE
Dotación material
Didáctico, Textos
Equipos, Audiovisuales
E.E
Gratuidad
Pago S. Públicos
Otros Proyectos de
Eficiencia
Procedimiento cálculo
de las Tipología
Asignación de Matrícula 2011
Matrícula - asignación población atendida
Línea Base:
Reporte de
matrícula
certificado por
los Entes
Territoriales.
Se realiza
seguimiento
mensual para
identificar casos
particulares.
Ajustes
resultantes del
proceso de
auditorias de
matrícula.
Cinco énfasis de la Política Educativa
Distribución Tipología
Distribución de
matrícula para
asignación de
recursos del SGP.
Presupuesto de Gastos
o Ley de Apropiaciones
El Presupuesto de Gastos esta conformado por :
FUNCIONAMIENTO
Dirigidos a atender las
necesidades de las entidades
para cumplir a cabalidad con
las funciones asignadas en la
Constitución y la Ley
SERVICIO DE LA DEUDA
Destinados al cumplimiento de las
obligaciones correspondientes al pago de
amortizaciones, intereses, comisiones e
imprevistos, originados por operaciones de
crédito público. (Créditos externos
e
internos)
GASTOS
INVERSION
Erogaciones que permiten incrementar la
capacidad de producción y la productividad en
el campo de la infraestructura física, económica
y social
MARCO LEGAL PARA EL MANEJO PRESUPUESTAL
Marco Jurídico
Normas Generales del Presupuesto Público Colombiano
Constitución Política de Colombia:
Ley 38 de 1989
Ley 225/ de 1995
Decreto 2260 de 1996
Ley 819 de 2003
Decreto 1957 de 2007
Arts. 345 al 360
Ley 179 de 1994
Decreto Reg. 568 de 1996
Ley 344 de 1996
Decreto 4730 de 2005
Decreto 111 Enero/96
Estatuto Orgánico del
Presupuesto
Marco Jurídico
Normas adicionales para el Presupuesto del sector Educativo
– Ley 152 de 1994 -Orgánica del Plan Desarrollo – en concordancia con art. 342 de CPC.
– Ley 715 de 2001 (Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de recursos y otras
disposiciones para la prestación de servicios de Educación)
– Ley 21 de 1982, asigna recursos para infraestructura física
– Ley 99 de 1993, recursos de FONAM, para programas de medio ambiente
– Decreto 2355/09 (art.27 contracción de Servicios)
– Decreto 1171/04 – Estímulos docentes art. 24
– Decreto 1176 Dic. 07 – Reglamenta asignación de recursos del SGP
– Decreto 4791/08 - Fondo de Servicios Educativos – FOSE
Articulación del SGCF Vs. Proceso
Estratégico
SGCF
Ente Territorial / SE: Parte operativa (Transaccional)
Tesorería
SE: Parte operativa (Transaccional)
Contabilidad
Presupuesto
Requerimientos
Diseño
PGCP
Gestión Estratégica de la Secretaría de Educación
ESTRUCTURA
PRESUPUESTAL DEL SGCF
Gestión y Control
Financiero
Diseño
indicadores
reportes
Macroproceso
Direccionamiento
•
A. Gestión estratégica de la secretaría de educación – Gestión y Control Financiero
PROCESOS
JJJJ0
JO1
1JJJJ
J
JJJJ0
JO2
1JJJJ
J
JO3
JJJJ
PRESUPUESTO
TESORERIA
CONTABILIDAD
Macroproceso de apoyo
J
“Gestión Financiera “
DETALLE DE ACTIVIDADES POR SUBPROCESO
Presupuesto
Objetivo
Elaborar, ejecutar y controlar el presupuesto de ingresos y gastos de la Secretaría de
Educación con el fin de garantizar la eficiente utilización de los recursos para una
vigencia fiscal y el desarrollo del sector educativo.
PRESUPUESTO J01
ELABORAR
PRESUPUESTO
J01-01
Actividades y
Roles
EJECUTAR
PRESUPUESTO
J01-02
Actividades y
Roles
REALIZAR
SEGUIMIENTO AL
PRESUPUESTO
J01-03
Actividades y
Roles
J:01.01
Elaborar el Presupuesto
Vs. SGCF
INDICADORES:
1.
2.
3.
4.
5.
RF 26: Gasto asignado ET vs. Educación
RF 27: Inversión asignada ET vs. Educación
RF19: Composición del Gastos Educación
RF10G: Modificaciones Presupuestales
RF10 A -RF10B: Tiempo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto
INFORMES EXPLICATIVOS:
1. Informe de Ejecución Presupuestal
2. Informe histórico de ejecución presupuestal
3. Informe para análisis del comportamiento basado en datos históricos
Resultados 2013
I PARTE - GASTO ASIGNADO SE VS. ET
RF 26
RF26 - Este Indicador muestra, al inicio de una vigencia dada, el porcentaje de
recursos asignados del Presupuesto de Gastos para el sector Educativo,
respecto del total del Presupuesto asignado por el Ente Territorial.
Resultados 2013
II PARTE - GASTO ASIGNADO SE VS. ET
RF 26
RF26 - Este Indicador muestra, al inicio de una vigencia dada, el porcentaje de
recursos del total del Presupuesto asignado por el Ente Territorial. asignados
del Presupuesto de Gastos para el sector Educativo, respecto
Resultados 2013
II PARTE - GASTO ASIGNADO SE VS. ET
RF 26
RF26 - Este Indicador muestra, al inicio de una vigencia dada, el porcentaje de
recursos del total del Presupuesto asignado por el Ente Territorial. asignados
del Presupuesto de Gastos para el sector Educativo, respecto
J:01.01
Elaborar el Presupuesto
Vs. SGCF
Elaborar el presupuesto de la Secretaría de Educación para la vigencia fiscal, es
el subproceso que realiza la SE con el fin de planear los recursos financieros que
permitan garantizar el logro de los objetivos, planes de desarrollo, programas,
subprogramas y proyectos, y obtener la aprobación del presupuesto por parte del
Ente Territorial y el Órgano legislativo.
1. Solicitar y recibir información
Consultas y reportes de la Solución SGCF
Presupuesto
Informe Histórico de Ejecución Presupuestal
Informe para análisis del Comportamiento Financiero basado en datos Históricos
J:01.01
Elaborar el Presupuesto
Vs. SGCF
4. Elaborar proyecto de presupuesto
Proyecciones y Simulaciones
Programación
Presupuesto
J.01.01
Elaborar presupuesto
9. Presentar proyecto de presupuesto ante la Asamblea o
el Concejo Municipal
Indicador “Tiempo de elaboración del Presupuesto”
J:01
Elaborar el Presupuesto
Vs. SGCF
14. Verificar publicación del presupuesto
Consultas y Reportes del SGCF
Consultas y Reportes de la Solución SGCF
Informe de ejecución Presupuestal
J:01.02
Ejecutar el Presupuesto
Vs. SGCF
INDICADORES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
RF 26A: Gasto ejecutado del ET vs. Educación
RF 27A:Gastos ejecutado den Inversión ET vs. Educación
RF28: Inversión por alumno
RF 29 A: Financiación de la Calidad
RF30-RF 61: Destino de la recursos SGP
RF 29: Incorporación de los Recursos CONPES al presupuesto
RF 17: Disponibilidad Presupuestal
FR 19: Ejecución Presupuestal
RF 19 A: Composición del Gasto
RF 24:Rezago de Pago Prestaciones Sociales y otros pagos
inherentes a la Nómina
RF 10 C: % apropiación mayor a 30 días
RF 22: Eficiencia de registros presupuestales (RP)
RF 50: Eficiencia de los valores presupuestados vs. Los contabilizados
RF 10D RF 10E: Eficiencia en la expedición de CDPs
Tiempo promedio en la expedición de RP
J:01.02
Ejecutar el Presupuesto
Vs. SGCF
INFORMES EXPLICATIVOS:
1.
2.
3.
4.
Informe de Ejecución Presupuestal
Informe de los estados presupuestales
Informe histórico de ejecución presupuestal
Informe para análisis del comportamiento basado en datos
históricos
Resultados 2013
I PARTE - EJECUCIÓN PRESUPUESTAL SE
RF 19 -23
www.gestionsecretariasdeeducacion.gov.co
RF19 - RF23 Muestra, para un período de tiempo y rubro presupuestal dados, los
recursos que se han ejecutado respecto de la apropiación definitiva. Señala la
eficiencia de contratación de los recursos de una Entidad, cuando exista la
legalización de la misma, mediante la expedición de los Certificados de Registros
Presupuéstales (CRP).
Resultados 2013
I PARTE - EJECUCIÓN PRESUPUESTAL SE
RF 19 -23
RF19 - RF23 Muestra, para un período de tiempo y rubro presupuestal dados, los
recursos que se han ejecutado respecto de la apropiación definitiva. Señala la eficiencia
de contratación de los recursos de una Entidad, cuando exista la legalización de la
misma, mediante la expedición de los Certificados de Registros Presupuéstales (CRP).
Resultados 2013
I PARTE - EJECUCIÓN PRESUPUESTAL SE
RF 19 -23
RF19 - RF23 Muestra, para un período de tiempo y rubro presupuestal dados, los
recursos que se han ejecutado respecto de la apropiación definitiva. Señala la eficiencia
de contratación de los recursos de una Entidad, cuando exista la legalización de la
misma, mediante la expedición de los Certificados de Registros Presupuéstales (CRP).
Resultados 2013
II PARTE - EJECUCIÓN PRESUPUESTAL SE
RF 19 -23
Resultados 2013
III PARTE - EJECUCIÓN PRESUPUESTAL SE
RF 19 -23
J:01.02
Ejecutar el Presupuesto
Vs. SGCF
1. Registrar el presupuesto en el sistema:
J:01.02
Ejecutar presupuesto
6. Registrar CDP
J:01.02
Ejecutar presupuesto
9. Registrar RP
J:01.02
Ejecutar presupuesto
10. Recibir solicitudes de compromiso de pago
J.01.03
Seguimiento Presupuesto
INDICADORES:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
RF 17: Disponibilidad Presupuestal
FR 19: Ejecución Presupuestal
RF 18: Suspensión de Presupuesto
RF 21: Meses del gasto
RF10H: Eficiencia en la entrega de informes
RF24: Rezago de Pago Prestaciones Sociales y otros pagos inherentes
a la Nómina
INFORMES EXPLICATIVOS:
1.
2.
3.
4.
Informe comparativo de valores presupuestados vs. Contabilizados
Informe de los estados presupuestales
Informe detallado de los estados presupuestales
informe histórico de ejecución presupuestal
Resultados 2013
I PARTE - REZAGO PAGO PRESTACIONES SOCIALES
RF -24
RF 24 _ Este Indicador muestra, para una vigencia fiscal dada y rubros presupuestal de
prestaciones sociales y otros pagos inherentes a la nomina, los recursos que se adeudan (rezagos)
de la respectiva vigencia para ser pagados en la siguiente vigencia fiscal. Muestra la insuficiencia de
los recursos asignados al PAC para cubrir estas obligaciones en la vigencia correspondiente, cuya
consecuencia es generar pagos en la siguiente vigencia.
Resultados 2013
II PARTE - REZAGO PAGO PRESTACIONES SOCIALES
RF - 24
RF 24 _ Este Indicador muestra, para una vigencia fiscal dada y rubros presupuestal de
prestaciones sociales y otros pagos inherentes a la nomina, los recursos que se adeudan (rezagos)
de la respectiva vigencia para ser pagados en la siguiente vigencia fiscal. Muestra la insuficiencia de
los recursos asignados al PAC para cubrir estas obligaciones en la vigencia correspondiente, cuya
consecuencia es generar pagos en la siguiente vigencia.
Resultados 2013
III PARTE - REZAGO PAGO PRESTACIONES SOCIALES
RF 19 -23
RF24 - Este Indicador muestra, para una vigencia fiscal dada y rubros presupuestal de prestaciones
sociales y otros pagos inherentes a la nomina, los recursos que se adeudan (rezagos) de la
respectiva vigencia para ser pagados en la siguiente vigencia fiscal. Muestra la insuficiencia de los
recursos asignados al PAC para cubrir estas obligaciones en la vigencia correspondiente, cuya
consecuencia es generar pagos en la siguiente vigencia.
Resultados 2013
III PARTE - REZAGO PAGO PRESTACIONES SOCIALES
RF 24
RF 24 _ Este Indicador muestra, para una vigencia fiscal dada y rubros presupuestal de
prestaciones sociales y otros pagos inherentes a la nomina, los recursos que se adeudan (rezagos)
de la respectiva vigencia para ser pagados en la siguiente vigencia fiscal. Muestra la insuficiencia de
los recursos asignados al PAC para cubrir estas obligaciones en la vigencia correspondiente, cuya
consecuencia es generar pagos en la siguiente vigencia.
Tesorería
Objetivo
Es el proceso que realizar la SE para optimizar el manejo de los ingresos para
la vigencia fiscal de la SE proporcionando la liquidez necesaria en todo
momento, con el fin de garantizar el pago de los compromisos de manera
transparente y oportuna para lograr un manejo eficiente de los recursos de
acuerdo con la normatividad vigente proporcionando un soporte de apoyo a
todas las áreas.
TESORERÍA
J02
Elaborar PAC
Actividades y
Roles
Elaborar flujo de caja
Actividades y
Roles
Efectuar pagos
Administrar inversiones
Actividades y
Roles
Actividades y
Roles
Tesorería
INDICADORES:
1. RF10I: Cumplimiento al PAC (Flujo De Caja)
2. RF10J: % Inversión
3. RF10K: Tiempo de Entrega de Títulos Valores en Custodia
4. RF60: Oportunidad en los Pagos
5. RF25: Rendimientos Financieros Incorporados Para Calidad
INFORMES EXPLICATIVOS:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
RF100: Informe Comparativo de los Recursos Disponibles en Bancos
RF105: Informe De Comportamiento de Viáticos Y Gastos De Viaje
RF103 - RF104: Informe de Disponibilidad de Recursos Financieros
RF86: Reporte Informe de Inversiones Financieras
RF51 - RF52 - RF98: Informe de Pagos Efectuados
RF94: Informe De Reservas Presupuéstales
RF78: Informe Del Movimiento de las Cuentas Bancarias
RF99: Informe Presupuestal de Cuentas Por Pagar
Resultados 2013
III PARTE - CUMPLIMIENTO AL PAC
RF 10I - Verificar el cumplimiento del PAC aprobado.
RF-10I
J03
Contabilidad
Objetivo
Es el proceso que realiza la SE para mantener el registro contable con base el PGCP
de manera oportuno, objetivo, consistente, relevante, comprensible y verificable de
las operaciones financieras de la Secretaría, que permita realizar un continuo y
adecuado control y seguimiento de la información para así obtener los estados
económico-financieros considerando dentro de las cifras la de los Fondos de
Servicios Educativos. Garantizando de esta forma herramientas para la planeación y
toma de decisiones para la vigencia.
Realizar procesos contables
Efectuar cierre contable
CONTABILIDAD J03
Realizar conciliaciones
Actividades y Roles
Actividades y Roles
Actividades y Roles
Generar informes y estados financieros
Actividades y Roles
Verificar y consolidar información de
las IE (Fondos de servicios educativos)
Actividades y Roles
Contabilidad
INDICADORES:
1. RF10M: Inconsistencias detectadas
2. RF10N-RF100: Saldo por Conciliar
3. RF50: Eficiencia de los valores presupuestados vs. Los contabilizados
4. RF10P: Oportunidad en la Entrega de Estados Financieros
INFORMES EXPLICATIVOS:
1. RF75 - RF77: Informe de Estados Financieros de las Secretarias de
Educación
2. RF80: Informe De Estados Financieros de los Establecimientos Educativos
3. RF87-RF88: Informe de Movimiento de Pago de Anticipos
Qué esperamos
Compromiso y liderazgo de directivas y líderes finacnieros frente al
proceso de financiero.
Que los funcionarios se apoyen en el SGCF para la gestión financiera
de la SE.
La ADOPCIÓN del Plan Único de Cuentas de la estructura
Presupuestal del Sector Educativo en el Presupuesto del E.T.
Participar conjuntamente con la SH, en la ejecución de las
actividades de cada proceso para garantizar la entrega oportuna de
la información financiera a las SE
Taller
Conformación :
3 GRUPOS :
Objetivo:
Dar a conocer en forma practica a los participantes el apoyo que brinda el SGCF al
Macroproceso de Gestión Financiera en las Secretarías de Educción
Explorar el SGCF y elaborar matriz con 4 indicadores presupuesto y 4 reportes y
articularlos con cada proceso y subproceso del Macroproceso J – Gestión Financiera.
Actividades:
Identificar el apoyo y articulación con el SGCF
1) Rol de la Secretaria/responsabilidad
2) Identificar los beneficios para SE
Tiempo : 1 horas
Presentación de Resultados
Elegir al gerente financiero para presentar los beneficios del SGCF como apoyo en
cada proceso del Macroproceso
Tiempo: 30 minutos