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Journée d ’études des agents
comptables des établissements
publics locaux d ’enseignement
17 décembre 2012
Bilan de la campagne de mise en état
d ’examen des comptes financiers de
l ’exercice 2011
Seine et Marne
Seine Saint Denis
SOMMAIRE
1- Le bilan de la mise en état d ’examen
1.1 - Le bilan : Réglementations et dispositifs propres aux
départements de Seine Saint Denis et Seine et Marne
1.2 - Le bilan chiffré : présentation des résultats de Seine
et Marne et de Seine Saint Denis.
1.3 - Synthèse des réserves et jugements reçus
2- Rappels et Consignes de bonnes pratiques
2.1 - Rappels des règles de présentation et des pièces à
produire à l ’appui du compte financier
2.2 - Rappels en matière comptable
1.2- Réglementation et dispositifs spécifiques
Le bilan de la mise en état d ’examen
• Aspects réglementaires :
Article 55 du décret du 30 août 1985 modifié par l ’article 10 du décret n°2004-885 du
29 août 2004 :
« L'agent comptable adresse le compte financier susmentionné et les pièces
annexes nécessaires, avant l'expiration du sixième mois suivant la clôture de l'exercice, au
comptable supérieur du Trésor territorialement compétent qui, après l'avoir mis en état
d'examen, le transmet à la chambre régionale des comptes avant l'expiration du dixième
mois suivant la clôture de l'exercice ».
!
Production obligatoire du compte financier au 30 juin N+1 sauf
demande de délai motivée
Transmission des comptes financiers à la CRC au 31 octobre N+1
sous réserve des contraintes logistiques ou d ’un accord avec la CRC
liés à l ’absence ou au retard de dépôt des comptes
financiers :
 Risques
Risque d ’amendes pour retard : article L231-10, L131-7 et D131-38 du Code des juridictions
financières. Max : 60 € par comptes et mois de retard avec limite précisée à l ’article L131-7
 Nomination d ’un commis d ’office : Disposition non reprise à l ’article R421-77 du Code de
l ’Éducation suite au décret modificatif n°2009-553 du 15 mai 2009 mais toujours en vigueur.
Dans l ’attente d ’une régularisation, se référer à l ’Instruction DGCP 07-041 V1 du 05/10/2007.
Le bilan de la mise en état d ’examen
• Le dispositif mis en place à la DDFIP 93
Dépôt des comptes au pôle EPLE de la DDFIP avant le 30/06
En l ’absence de réception d ’un compte au 30/06, envoi d ’un courriel de relance aux agents
comptables avec demande d ’une date de dépôt prévisionnelle. Relances régulières à compter
de la mi-septembre.
A réception des comptes, le pôle EPLE émarge SAM et délivre un accusé de réception par
établissement à l ’agent comptable
Mise en état d ’examen :
 si pas d ’observation, envoi d ’un courrier à l ’agent comptable indiquant que le compte est visé
sans observation.
 Si observations, envoi d ’un bordereau d ’observation assorti d ’un délai de réponse de 8 jours
(sauf en période estivale où le terme est le 31 août). Traitement immédiat à réception des
réponses pour envoi rapide et régulier à la CRC.
Toutes les étapes sont recensées dans l ’application de suivi des comptes financiers SAM Web
Si absence de réponse de l ’agent comptable, le compte est transmis en l ’état à la CRC, l ’agent
comptable en est informé par courrier.
Le bilan de la mise en état d ’examen
• Le dispositif mis en place à la DDFIP 77 :
Compétence départementale de la Recette des Finances de Meaux pour la mise en état
d ’examen des comptes des EPLE :
Dépôt des comptes à la DDFIP de Melun pour les groupements comptables du sud 77 qui
émarge et assure le suivi dans un tableau Excel puis transmission des comptes à la RF
accompagné des dates de dépôt pour mise en état d ’examen et alimentation de SAM Web. Les
groupements comptables du nord du département déposent directement leurs comptes à la RF,
un accusé réception est donné le jour même du dépôt.
En l ’absence de réception d ’un compte au 30/06, envoi d ’un courriel de relance aux agents
comptables avec demande d ’une date de dépôt prévisionnelle et de tout élément justifiant un
report du dépôt. L ’ensemble des agents comptables est invité à adresser une demande écrite
de délai pour déposer les comptes lorsqu ’ils estiment ne pouvoir respecter le terme du 30/06.
Mise en état d ’examen :
 si pas d ’observation, envoi d ’un courrier à l ’agent comptable indiquant que le compte est visé
sans observation et qu ’il va être transmis à la CRC.
 Si observations, envoi d ’un bordereau d ’observation. La réponse est attendue dans les meilleurs
délais avec rappel de la date réglementaire de dépôt des comptes à la CRC.
Procédure au cas par cas si absence de réponse de l ’agent comptable et si aucun délai n ’a été
demandé.
Contraintes de dépôt des comptes financiers à la CRC : autorisation les 1er et 3ème Mardi de
chaque mois. La possibilité d ’étaler les dépôts à la CRC au delà du 31/10 doit en tout état de
cause rester exceptionnelle et ne remet pas en question la date de dépôt réglementaire à la RF
1-2 Le Bilan chiffré
Le bilan chiffré de la mise en état
d ’examen en Seine et Marne
En 2011, 186 établissements répartis en 58 agences comptables
8 agences comptables ne comptent qu ’un établissement et les deux
groupements comptable les plus importants regroupaient 8
établissements.
Comptes 2011 : Une amélioration générale du respect des dates
de dépôt des comptes et des délais de réponse aux observations.
79,57 % des agences comptables ont déposé leurs comptes à la date
réglementaire du 30/06/2012 et 97,31 % au 30/09/2012 (78,38 % des
comptes déposés à la date réglementaire du 30/06/2011 et 95,14 % au
30/09/2011)
Au 30/09/2012 : 75,14 % des comptes ont fait l ’objet d ’observations
(84,66 % sur les comptes 2010 au 30/09/2011)
Le Bilan de la mise en état d ’examen
en Seine et Marne
Au 30/09/2012 : 105 comptes visés soit 58,01 % des comptes
reçus (87 comptes de l ’exercice 2010 visés soit 49,43 % des
comptes reçus). Au 31/10/2012, date réglementaire de dépôt des
comptes à la Chambre régionale des comptes, 92,90 % des
comptes reçus sont visés.
Au 31/10/2012, 99 comptes ont été déposés à la CRC. Le
décalage entre le nombre de comptes visés au 31/10/2012 (170) et
le nombre déposé à la CRC s ’explique par les contraintes
logistiques des dépôts des comptes à la Chambre. La Seine-etMarne n ’est autorisée à déposer les comptes que les 1er et 3ème
Mardi de chaque mois
Le bilan de la mise en état d ’examen en
Seine et Marne
 Les observations formelles se concentrent sur :
 l ’absence ou la non lisibilité des numéros INSEE et des numéros de liasse
 le caractère incomplet ou désordonné du compte sur chiffres.
 Les observations sur le fond laissent apparaître :
 l ’insuffisance des pièces des remises de service
 les comptes de subventions affectées non apurés
 le sens des soldes des comptes non respecté
dans une moindre mesure, l ’équilibre des masses entre les comptes de
liaison n ’est pas respecté.
Le bilan de la mise en état d ’examen en Seine et Marne
Répartition des observations sur la présentation
matérielle des comptes financiers 2011
7
5
3
1
0,00
10,00
20,00
30,00
40,00
50,00
60,00
Légende :
1) Nombre d ’inventaire des liasses insuffisant (quatre au minimum)
2) N°INSEE pas assez lisible, inexistant ou incomplet sur le haut de l’étiquette
3) Nombre d ’exemplaires du compte financier insuffisant (deux au minimum)
4) Compte financier incomplet ou mélangé avec les pièces 9 (rapport de gestion) à 22 (pièce
à produire en cas de vote avec réserves du conseil d ’administration)
5) Compte financier non agrafé ou relié ou en désordre
6) N° de liasse pas assez lisible sur l’étiquette ou inexistant
Le bilan de la mise en état d ’examen en Seine et Marne
Répartition des anomalies constatées sur le fond (en
% des comptes reçus)
9
7
5
3
1
0,00
10,00
20,00
30,00
40,00
50,00
Légende :
1) Justification de la production du budget et/ou DM aux autorités compétentes non fournie
2) Pièces ou pages manquantes
3) Compte 513 et 45 : masses débitrices et créditrices discordantes
4) Sens anormal du solde des comptes
5) Documents manquants pour le cas d ’une remise de service
6) Discordances lors de la reprise des balances d’entrée
7) Pièces non signées par l ’ordonnateur ou l’agent comptable
8) Compte 441 non régularisé
9) Discordances entre les pièces justificatives produites et la balance définitive
10) Pièce n°17 : état de concordance du compte de dépôt de fonds non signé par la DDFIP.
60,00
Le bilan de la mise en état
d ’examen en Seine Saint Denis
• En 2011, 187 établissements répartis en 49 agences comptables
• Le plus petit groupement contient un établissement unique et le
groupement le plus important regroupe 11 établissements.
• Au 10/12/2012, 70 % des comptes reçus ont donné lieu à
observations et 100 % des comptes reçus ont été mis en examen
(185).
Pour mémoire, au 30/09/2011, 179 comptes financiers de l ’exercice
2010 étaient produits soit 89,5 % et environ 25 % n ’avaient donné
lieu à aucune observation.
140 comptes financiers ont été déposés à la CRC au 10/12/2012.
Comme en Seine et Marne, la DDFIP 93 dépose ses comptes
deux fois par mois à la CRC d ’où la différence entre le nombre de
comptes mis en état d ’examen et le nombre déposé à la CRC.
Le bilan de la mise en état
d ’examen en Seine Saint Denis
 Les observations relatives à la présentation des comptes financiers
se concentrent sur :
 Absence de certaines pièces générales (pièce 20 : état des valeurs inactives)
 Signatures manquantes sur certaines pièces (pièces générales, DBM, pièce 17)
 Critères de présentation des liasses non respectés (liasses trop volumineuses et étiquettes insuffisamment
lisibles ou incomplètes)
 Les observations sur le fond laissent apparaître :
 Reprise en balance d’entrée des soldes de l ’exercice N-1 erronée
 Présence de sommes anciennes non apurées (bourses, reliquat de de subventions affectées)
 le sens des soldes des comptes non respecté
Accusés de réception manquants pour le budget et/ou les DBM et non production de l ’ensemble des
DBM
États de développement des soldes non justifiés en détail
Déclaration du comptable entrant en fonction (P615A) absente.
1.3 - Synthèse des réserves et jugements rendus en 2011 et 2012
Synthèse des réserves et jugements reçus en 2012
• En Seine et Marne :
9 remises de services en 2011 (dont une résultant de la création d ’un nouvel
établissement) concernant 19 établissements.
Des réserves ont été émises sur 14 établissements. 5 agents comptables ont
demandé une prorogation de délai pour émettre des réserves
Les réserves portent essentiellement sur l ’absence de régularisation des comptes
441, des créances anciennes en souffrance, des avances non régularisées et des
actifs-inventaires discordants.
En 2011, la CRC a notifié 10 jugements ou ordonnances portant sur 9
établissements : 5 condamnent des agents comptables à amende pour retard dans
le dépôt des comptes, 4 prononcent des décharges de gestion. Parmi les 10 se
trouve un arrêt de la cour des comptes de Paris constituant débiteur un agent
comptable pour les exercices 2001 et 2002 (manquement aux obligations en
matière de recouvrement et prescription des recettes)
En 2012, 5 ordonnances de décharge de gestion pour 3 établissements ont été
notifiées.
Synthèse des réserves et jugements reçus en
2012
 En Seine Saint Denis :
Données 2011 : 12 remises de service concernant 24 établissements. 4 agents
comptables n ’ont pas formulé de réserves. Des demandes de prorogation de
délai pour émettre les réserves ont été effectués pour 10 établissements.
Les réserves portent essentiellement sur les comptes des classes 4 et 5:
libellé des restes trop imprécis, discordance entre balance de sortie et
balance d ’entrée, absence de pièces et insuffisance d ’informations pour
apurer les créances, diligences non effectuées…
Dans une moindre mesure, les réserves concernent le haut de bilan avec
l ’absence d ’inventaire et des discordances avec l ’inventaire papier.
En 2011, la CRC a notifié 26 jugements concernant 12 établissements. Aucune
amende n ’a été prononcée en 2011, la chambre a accordé 4 quitus définitifs
et un jugement de débet pour les exercices 2000 et 2001 a été rendu.
2.RAPPELS ET CONSIGNES DE
BONNES PRATIQUES
2.1 - Rappels des pièces à produire et des règles de
présentation des comptes financiers
Rappels de présentation formelle et des pièces à produire
• Dans l ’attente de nouvelles consignes propres aux comptes
financiers de l ’exercice 2013 soumis à apurement administratif ou
juridictionnel, quelques éléments d ’amélioration de la qualité des
comptes sont rappelés :
 En cas de remise de service : joindre obligatoirement au compte financier
l ’ensemble des documents (copie de l ’acte de nomination, copie de l ’acte de
prestation de serment, copie du certificat de cautionnement, PV de remise de
service, attestation administrative de l ’ordonnateur, PV de caisse, compte
d ’emploi des VI, états de développement des soldes, balance, procuration entre
l ’agent comptable entrant et sortant et le cas échéant les réserves)
Ne pas oublier de transmettre les réserves au comptable centralisateur
(déclaration de l ’agent comptable entrant en fonction + réserves commentées le
cas échéant) dans les 6 mois ou un an en cas de prorogation des délais suivants
la remise de service.
Rappels de présentation formelle et des pièces à produire
 En cas de retard prévisible dans le dépôt des comptes : Informer
la RF le plus en amont possible et transmettre obligatoirement une
demande de délai motivée.
 Respect des règles de présentation formelles :
 Étiquette conforme aux règles : présence d ’un N° INSEE suffisamment lisible, d ’un
nombre de liasse cohérent (n°liasse/nombre total de liasses), de la référence de
l ’établissement et de l ’exercice et d ’un trait jaune pour identification par la CRC.
 Pièces générales : étiquette verte; Autres pièces : étiquettes blanches
 Veiller à respecter le poids maximum des liasses qui ne doivent pas dépasser 3kg, la
CRC peut refuser le compte dans le cas contraire.
 Pour des raisons pratiques, la balance doit être présentée avec page de gauche, la BE et
les débits et page de droite les crédits et la BS (proscription des recto/verso)
2.2 - Rappels en matière comptable
Rappels en matière comptable
 Justifier par tous moyens à votre convenance les raisons de l ’absence
d ’apurement des comptes de subventions non soldés et des créances
anciennes de manière à éviter une observation.
 Apporter toutes justifications en cas de discordances sur les masses
créditrices et débitrices ainsi que les soldes des comptes 513 et 45 ainsi
que les comptes dont le solde est anormalement débiteur ou créditeur.
 Indiquer les raisons des discordances entre balance d ’entrée et balance
de sortie : les modifications de nomenclature comptable peuvent être un
élément justificatif, en revanche, toute modification en cours d’exercice
sur balance d’entrée est en principe proscrite : principe d ’intangibilité des
balances d’entrée.
 Justifier de manière détaillée le contenu des états de développement des
soldes des classes 4 et 5.