Transcript bab 3-perancangan

BAB 3
PERANCANGAN
Kolej Matrikulasi Negeri Sembilan
SUB TOPIK
3.1
3.2
3.3
3.4
Pengenalan Perancangan
Kaitan Tingkat Pengurusan dengan
Perancangan
Objektif Organisasi
Alat-alat Perancangan
OBJEKTIF
a) Memahami Definisi Perancangan, Jenis-jenis
Perancangan dan Kepentingan Perancangan.
b) Mengaplikasi Hubungkait Antara Peringkat
Pengurusan dan Perancangan.
c) Memahami Visi, Misi dan Objektif, Jenis-jenis
Objektif dan Kepentingan Objektif.
d) Memahami Definisi dan Kegunaan Alat-alat
Perancangan .
3.1
PENGENALAN
PERANCANGAN
DEFINISI PERANCANGAN
• Proses
di mana pengurus menentukan matlamat yang
ingin dicapai dan menentukan tindakan yang paling
sesuai untuk diambil di semua peringkat organisasi
untuk mencapai matlamat organisasi.
• “Aktiviti yang berorientasikan masa depan, iaitu apa
yang hendak diperolehi pada masa hadapan dengan
mula melaksanakan programnya sekarang.”
JENIS-JENIS PERANCANGAN
1.
2.
3.
Perancangan Jangka Panjang
(Strategik)
Perancangan
Jangka
Sederhana (Taktikal)
Perancangan Jangka Pendek
(Operasian)
1. Perancangan Jangka Panjang (Strategik)
• Perancangan menyeluruh bagi mencapai matlamat
organisasi.
• Melibatkan proses pembuatan keputusan berkenaan
matlamat jangka panjang organisasi.
• Tempoh masa melebihi tiga tahun.
• Dilakukan oleh pengurus peringkat atasan.
• Risiko yang tinggi kerana melibatkan perancangan
keseluruhan.
• Memerlukan kemahiran konseptual yang tinggi.
2. Perancangan Jangka Sederhana (Taktikal)
• Perancangan yang direkabentuk bagi
melaksanakan
perancangan strategik.
• Diterjemahkan daripada perancangan jangka panjang oleh
pengurus peringkat pertengahan.
• Tempoh lebih singkat berbanding perancangan strategik
iaitu antara satu hingga tiga tahun.
• Juga dikenali sebagai rancangan fungsian yang meliputi
perancangan sesuatu jabatan seperti perancangan
pemasaran, perancangan kewangan, perancangan sumber
manusia dll.
3. Perancangan Jangka Pendek (Operasian)
• Perancangan terperinci yang dilakukan oleh pengurus
peringkat bawahan.
• Jangka masa paling pendek kurang daripada satu tahun.
• Penekanan pada tugas-tugas rutin.
• Dilakukan secara berulang-ulang contohnya kerja
harian, mingguan, bulanan.
• Berkaitan aktiviti pengeluaran.
KEPENTINGAN
PERANCANGAN
1. Menyediakan Hala Tuju Organisasi
• Membantu pengurus menentukan matlamat, kumpulan
kerja dan membangunkan strategi yang menyeluruh bagi
mencapai matlamat.
• Pengurus juga dapat mengagih dan mengguna sumber
dengan lebih efektif dan efisien.
• Membantu mengenalpasti operasi yang diperlukan serta
bagaimana ia mempengaruhi organisasi.
• Contoh: Perancangan 5 tahun – menyatakan visi, misi,
objektif, rancangan operasi, keperluan kewangan,
keperluan sumber manusia bagi mencapai matlamat
organisasi.
2. Tanda aras untuk mencapai objektif
• Perancangan membolehkan penetapan tanda aras yang
hendak dicapai.
• Tanda aras adalah satu proses mencari ciri-ciri produk,
perkhidmatan atau proses yang terbaik berbanding
pesaing sebagai satu standard atau piawai untuk
meningkatkan prestasi organisasi.
3. Bertindak kepada persekitaran yang dinamik
• Pengurus
dapat
mengenalpasti
peluang
dan
masalah/ancaman yang dihadapi oleh perniagaan pada
masa sekarang dan masa depan
• Penyesuaian boleh dilakukan dengan segera - memastikan
operasi organisasi berjalan lancar – menjimatkan kos,
mengurangkan pembaziran dan risiko.
4.
Sebagai Alat Kawalan Pengurus
• Dengan perancangan satu sistem kawalan dapat
diwujudkan.
• Pengurus dapat memastikan pencapaian organisasi
selaras dengan perancangan.
• Tindakan pembetulan dapat dilakukan dari semasa ke
semasa.
3.2
KAITAN PERINGKAT PENGURUSAN
DENGAN PERANCANGAN
• Perancangan strategik, operasi dan taktikal masingmasing dilaksanakan oleh pengurus peringkat atasan,
pertengahan dan bawahan.
Pengurus
Atasan
Pengurus
Pertengahan
Pengurus
Bawahan
Perancangan Strategik
Perancangan Taktikal
Perancangan Operasian
Rajah: Tingkat Pengurusan Dan Jenis Perancangan.
1. Pengurusan Atasan – Perancangan Strategik
• Pengurusan atasan melakukan perancangan strategik
(jangka panjang).
• Merujuk kepada rancangan keseluruhan organisasi.
• Pengurus perlu mempunyai kemahiran konseptual yang
tinggi berbanding pengurus peringkat lain.
• Pengurus perlu memantau persekitaran dalaman dan
luaran seperti ekonomi, teknologi, kebudayaan,
pelanggan, pekerja, pesaing dan sebagainya.
2. Pengurusan Pertengahan – Perancangan
Taktikal
• Pengurus pertengahan menyediakan perancangan
taktikal (jangka sederhana).
• Menyokong perancangan jangka panjang yang dibuat
oleh pengurus atasan.
• Pengurus akan menentukan bagaimana syarikat akan
menggunakan sumber-sumber yang ada bagi mencapai
matlamat yang ditetapkan.
3. Pengurusan Bawahan – Perancangan
Operasian
• Pengurus bawahan akan menyediakan perancangan
operasian (jangka pendek)
• Perancangan yang dibuat perlu selaras dengan
perancangan yang dibuat oleh pengurus peringkat
atasan dan pertengahan.
• Mengawal operasi harian.
3.3
VISI
OBJEKTIF
ORGANISASI
MISI
OBJEKTIF
Visi
•Satu pernyataan yang menyeluruh tentang penubuhan
sesebuah organisasi.
•Merupakan sesuatu yang ideal dan unik untuk dicapai.
•Merupakan matlamat jangka panjang sesebuah organisasi.
•Ciri-Ciri Visi:
Ringkas, padat dan jelas (tidak melebihi 25 p.p.)
Realistik dan menimbulkan semangat
Menjawab persoalan apa, untuk siapa dan bila
Misi
• Tujuan utama sesebuah organisasi ditubuhkan.
• Biasanya misi dinyatakan dalam bentuk yang umum,
luas dan memperlihatkan nilai-nilai kepercayaan,
keluaran utama, pasaran utama, sifat orang yang
memegang kepentingan dalam firma dan masyarakat
dan falsafah pengurusan.
• Membentuk identiti dan imej organisasi.
• Misi penting sebagai panduan dan motivasi ahli
organisasi – hala tuju yang dikongsi bersama – dapat
memfokus usaha.
• Kepada pengurus, ia menjadi ukuran bagi menilai
kejayaan organisasi – sejauh mana pengurus berjaya
memenuhi misi tersebut melalui usaha pekerja
bawahannya.
Objektif
• Merupakan sasaran atau hasil akhir yang cuba/dijangka
dapat dicapai oleh sesebuah organisasi – terbentuk
daripada misi.
• Biasanya dinyatakan dalam bentuk yang lebih khusus
berbanding misi organisasi – dimensi masa lebih jelas.
• Setiap bahagian atau unit akan menetapkan objektif
masing-masing selari dengan misi organisasi.
• Ciri objektif – Spesifik, Boleh diukur, Boleh dicapai,
Dikaitkan dengan Ganjaran, Mempunyai tempoh masa.
’’’SMART”’
1. Spesifik
•
•
•
•
Objektif yang ditetapkan mestilah khusus (mendalam)
dan jelas.
Pengurus perlulah mengenalpasti bidang-bidang
utama dan aktiviti-aktiviti yang boleh menyumbang
kepada
prestasi
syarikat.(prestasi
kewangan,
perkhidmatan dan kepuasan pelanggan dan inovasi)
Selalunya berlandaskan kepada visi dan misi syarikat
Cth: Objektif Kolej Matrikulasi Labuan spesifik kepada
melahirkan pelajar cemerlang.
2. Boleh Diukur
• Objektif perlu dinyatakan dalam bentuk kuantitatif .
• Kejayaan atau kegagalannya mudah diukur.
• Cth: Sasaran jualan 150,000 unit dalam tempoh satu
tahun.
• Objektif yang tidak boleh diukur misalnya sasaran jualan
yang tinggi dalam tempoh satu tahun.
3. Boleh Dicapai
• Matlamat mestilah mencabar tetapi boleh dicapai
(Realistik).
• Sesuatu objektif mestilah mampu dicapai.
• Tidak terlalu tinggi atau mustahil untuk dicapai.
• Objektif ditetapkan berdasarkan keupayaan organisasi.
• Cth: Objektif jabatan pengeluaran perlu mengambilkira
keupayaan menghasilkan barangan melalui sumbersumber yang dimiliki oleh organisasi.
4. Dikaitkan Dengan Ganjaran
• Matlamat atau objektif perlu dikaitkan dengan ganjaran
• Sebagai faktor pendorong kepada pelaksana.
• Tujuannya supaya matlamat yang ditetapkan akan cuba
dicapai dengan sebaik mungkin bagi mendapatkan
ganjaran yang dijanjikan.
• Cth: Bonus, pakej percutian, wang tunai dan lain-lain.
5. Mempunyai Tempoh Masa
• Objektif yang ditetapkan mesti mempunyai had masa
bila ia perlu dicapai.
• Tempoh masa diperlukan bagi mengukur pencapaian
organisasi semasa proses kawalan – membolehkan
penilaian dilakukan.
• Sekiranya tempoh tidak dinyatakan, maka akan terdapat
pelbagai definisi tentang tempoh masa yang sepatutnya
– akan menjejaskan pencapaian organisasi.
•
Cth: Organisasi menetapkan untuk mencapai
peningkatan keuntungan sebanyak 20% dalam tempoh 3
tahun.
JENIS-JENIS OBJEKTIF
ORGANISASI
UNIT
JABATAN
1. Objektif Organisasi
• Objektif keseluruhan firma.
• Dipertanggungjawabkan kepada pengurusan atasan.
• Tergolong dalam perancangan jangka panjang.
2. Objektif Jabatan
• Objektif sesuatu jabatan.
• Ditetapkan berdasarkan objektif organisasi
3. Objektif Unit
• Objektif bagi unit-unit kecil di dalam jabatan.
• Penting untuk menyokong objektif jabatan dan
seterusnya objektif organisasi.
Kepentingan Objektif
1.
•
•
•
•
Motivasi/Komitmen
Perancangan akan menjelaskan tugas pekerja dalam
mencapai matlamat sesebuah organisasi.
Pekerja akan lebih komited apabila mengetahui tugas
yang perlu dilakukan.
Pekerja akan bermotivasi untuk mencapai matlamat
yang telah ditetapkan.
Motivasi juga dapat dicapai apabila mereka sedar
sumbangan mereka penting untuk memastikan
pencapaian matlamat organisasi.
2. Piawaian
•
•
Sebagai tanda aras/kayu ukur bagi menilai kemajuan
kerja agar tindakan pembetulan dapat diambil jika
perlu.
Ia berfungsi sebagai piawai penilaian.
3. Rasional
• Melalui perancangan, pengurus mengetahui apa
tindakan yang perlu diambil oleh organisasi mengikut
kesesuaian tanpa dipengaruhi oleh emosi
• Segala keputusan dibuat untuk memastikan polisi
dalaman, peranan, struktur dan juga perbelanjaan dan
sebagainya dibuat menjurus kepada hasil yang hendak
dicapai.
• Keputusan
organisasi
mestilah
selari
dengan
perancangan.
4. Keberkesanan kos
• Memastikan sumber-sumber digunakan dengan cekap
bagi mengurangkan kos dan mengelakkan pembaziran
dalam organisasi.
• Sebarang pembaziran kos yang dikesan dapat
diperbetulkan.
4. Keformalan
• Akan memberitahu pekerja secara rasmi apa yang perlu
dilakukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.
• Pekerja akan dapat menyusun aktiviti mereka dan
bekerja sama secara berkumpulan.
• Memastikan struktur yang bersistematik untuk mencapai
matlamat organisasi.
3.4
ALAT-ALAT PERANCANGAN
Belanjawan
Carta PERT
TPM
Carta
Gantt
1. Belanjawan
• Satu bentuk perancangan yang memperuntukkan sumber
kewangan untuk pelaksanaan sesuatu aktiviti, projek atau
program.
• Merupakan alat pengurusan yang penting bagi tujuan
pengagihan sumber kewangan yang terhad untuk pelbagai
kegunaan.
• Membantu mengenalpasti aktiviti yang perlu diberi
keutamaan serta mengawal tindakan dan keputusan.
2. Titik Pulang Modal (TPM)
• Kuantiti produk yang perlu dijual sebelum penjual dapat
melepasi kos berubah dan kos tetap dan membuat
keuntungan
(Ricky W. Griffin, Business 4th. Edition)
• Membantu pengurus memahami hubungkait antara
volum jualan, kos dan keuntungan dalam organisasi.
• Analisis boleh dilakukan secara grafik atau matematik.
• Membolehkan pengurus menentukan titik pulang modal
iaitu tahap volum jualan di mana jumlah hasil menyamai
jumlah kos [TR = TC].
• Pada titik pulang modal, organisasi tidak rugi atau
untung tetapi hanya mendapat pulangan modal
[TR – TC = 0].
• TPM penting bagi membolehkan organisasi mengetahui
tahap keuntungan pada volum jualan tertentu.
• TPM boleh ditunjukkan dalam nilai wang (ringgit) atau
volum jualan mengikut formula berikut:
TPM (unit)
=
KT
H - KB
TPM (ringgit) = TPM (unit) x H
• Analisis TPM boleh juga ditunjukkan dengan grafik
(lakaran graf) - merupakan titik persilangan di antara
garis jumlah hasil (JH) dengan garis jumlah kos (JK).
Contoh…
•
•
Syarikat Azza dan Nadjmi menjual satu jenis barang pada harga RM10
seunit. Kos berubah seunit barangan tersebut ialah RM7. Bagi pengeluaran
antara 700 unit hingga 1,500 unit, kos tetap ialah RM3,000 seminggu.
Hitungkan titik pulang modal (TPM) dalam sebutan unit dan RM dalam
masa seminggu
Jawapan:
TPM (unit) = KT
H – KB
» RM3000
RM10-RM7
=1000 unit
TPM (ringgit) = TPM (unit) x H
= 1000 x RM10
= RM10 000
Titik Pulang Modal
Hasil, Kos
Jumlah Hasil
Jumlah Kos
B
TPM
p
Kos Tetap
A
q
Volum jualan
3. Carta Gantt
• Memberi gambaran tentang perancangan tahap
kemajuan setiap aktiviti yang harus disiapkan di dalam
sesuatu projek berdasarkan tarikh/masa penyempurnaan
yang telah ditetapkan.
• Alat perancangan yang paling awal diperkenalkan dan
paling anjal.
• Diperkenalkan oleh Henry L. Gantt.
Carta Gantt : Aktiviti Menyiapkan 50 helai pakaian
MINGGU/
AKTIVITI
Melakar
Menggunting
Menjahit
Membungkus
Minggu
1
Minggu 2
Minggu 3
Minggu 4
4. Carta PERT
• Rajah yang menggunakan garisan bagi mewakili turutan aktivitiaktiviti dan masa yang diperuntukkan di dalam menyiapkan sesuatu
projek di mana melaluinya masa terpanjang (laluan genting) projek
dapat disiapkan boleh diketahui.
• Analisis PERT adalah teknik yang digunakan oleh pengurus bagi
melicinkan pengurusan projek.
• Projek biasanya merujuk kepada tugas pengeluaran yang
melibatkan satu tindakan yang rumit yang mesti dilaksanakan
mengikut urutan tertentu.
• Analisis PERT membantu mengenalpasti dan mengawal pelbagai
tindakan yang berasingan yang perlu dilaksanakan bagi
menyempurnakan sesuatu projek.
• PERT digunakan dalam projek-projek industri bagi membolehkan
masa aktiviti diketahui dengan tepat.
• PERT digunakan untuk membantu pengurus mengenalpasti aktivitiaktiviti penting/kritikal yang telah dijadualkan dalam sesuatu projek.
Lakaran Carta PERT/CPM
Aktiviti
Aktiviti Terdahulu
Masa
A
Tiada
4
B
Tiada
8
C
A
6
D
B,C
3
E
D
4
Lakaran Carta PERT/CPM
3
D3
B8
C6
1
A4
Mula
2
4
E4
5
Tamat
TAMAT