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DT-ULYSSE
Déplacement Temporaire
Guide de saisie
Personnels Itinérants
Présentation de DT-Ulysse
• Objectif de DT-Ulysse:
Application Ministérielle Métier (AMM) dédiée à la gestion des
déplacements temporaires (personnels itinérants, service partagés,
déplacements ponctuels).
• Fonctionnement de DT-Ulysse:
DT va estimer le montant des états et les transmettre à la plateforme
financière CHORUS qui les validera et les transmettra au comptable.
Une fois validé, le remboursement du déplacement se matérialise sur
le compte bancaire ou postal (compte de la paye) de l’agent sous un
intitulé qui commence par « RECCHOR021……….. ».
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Présentation de DT-Ulysse
Dans DT-Ulysse, on distingue :
Ordre de mission:
•
il s’agit de la demande d’engager la dépense et de
l’autorisation de se déplacer.
Etat de Frais:
•
il s’agit de l’état qui permet le remboursement en fin de
mission/ d’une période définie par le missionné.
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Les principaux acteurs
Agent missionné (Agent qui se déplace) ou Délégué de
Saisie
–
Création de l’ordre de mission / état de frais
VH1 (Valideur Hiérarchique de niveau 1), voire de
niveau 2
–
Validation ou refus de l’ordre de mission / état de frais du
missionné
SG (Service Gestionnaire) (DIBAPP1)
–
Validation ou refus de l’ordre de mission / état de frais du
missionné
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Les missions itinérantes
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La procédure à suivre pour les
personnels itinérants
Les 4 étapes:
•
La fiche profil (coordonnées et véhicule) :
– à vérifier et à compléter (SIRH)
•
L’ordre de mission permanent:
– la demande autorisation d’utilisation d’un véhicule personnel (les pièces
justificatives)
– l’autorisation d’utilisation
•
L’ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
– remboursement sur le taux de véhicule
– choix du véhicule
– pour « n » missions ou une mission
•
L’état de frais
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La fiche profil
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La fiche profil
La fiche profil reprend les données de la base SIRH.
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La fiche profil
Ces coordonnées déterminent la résidence
administrative et familiale
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La fiche profil
Enregistrer à la fin
de la saisie
Ne pas remplir de date
(uniquement si la
personne ne possède plus
le véhicule)
Autorisation d’utilisation du véhicule personnel:
-Saisie dans la fiche profil du véhicule possédé
-Vérification des informations et les compléter si nécessaire.
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L’ordre de mission permanent
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Définition
Ordre de mission permanent:
•
Un ordre de mission permanent est l’ouverture juridique d’un
droit , qui garantit la couverture du « missionné » dans un
cadre défini.
•
Les missions s’effectuant hors de l’ordre de mission
permanent sont liées à une convocation (autre académie,
autre département pour les IEN, administration centrale,
examens et concours, formation…)
.
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Ordre de mission permanent
Choisir OM
permanent
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Ordre de mission permanent
Numéro de
l’OM
Identification du statut de
l’OM permanent
OM permanent ( à compléter), il autorise le
déplacement en véhicule personnel, et permet un
remboursement sur la base du tarif VP
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Ordre de mission permanent
Dates à
sélectionner
OM Permanent à faire valider
(Missionné -> VH1 -> SG)
(année scolaire
puis à partir de
2011 année
civile)
Précision
du cadre
de la
demande
Sélectionner le
véhicule
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L’ordre de mission ponctuel rattaché à un
OM permanent
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
Choisir OM
ponctuel à partir
d’un OM
permanent
Choisir l’OM permanent qui correspond au véhicule utilisé
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
Possibilité d’enregistrer
et de reprendre la saisie
plus tard
Numéro
de l’OM
Calcul des
frais
prévisionnels
engagés
Choisir le lieu de départ et le lieu de retour.
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
saisie possible:
-par semaine
-par mois
Lorsque la destination n’existe pas (semaine du --- au --- ,ou semaine
26, ou mois de janvier 2010), utiliser la touche de tabulation pour
inscrire le pays « France » et ensuite « faire entrée »
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
DT-Ulysse
sélectionne les pavés
nécessaires à la
saisie d’un OM pour
les personnels
itinérants.
Choisir personnels
itinérants
Cochez OK pour les
3 écrans qui
s’affichent
successivement
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
Saisie possible à
l’aide du calendrier
ou saisie manuelle
Les dates de l’OM permanent sont rappelées par défaut: il faut les
modifier.
Saisie des horaires de départ et de retour de la mission:saisie par
période soit par exemple: horaires 08H00- 18H00
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
Numéro de l’OM
permanent de
rattachement
Possibilité de
modifier ou non
l’objet de la
mission (ex:
mission itinérante
RASED Janvier
2010)
OBJET DE LA MISSION:
L’objet de la mission est automatiquement repris à partir de l’OM permanent.
COMMENTAIRE:
Possibilité d’apporter des précisions sur la (les) mission(s).
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
Le libellé de l’enveloppe
budgétaire et celui du centre de
coût seront remplis par défaut
pour les missions itinérantes
par la DIBAPP1.
Frais prévisionnels et indemnités kilométriques à
remplir par le missionné
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
Frais prévisionnels (exemple REPAS):
Données
reprises
de la
saisie de
l’OM
Enregistrer à la fin
de votre saisie
Indiquez le nombre de repas payant
Précisez les dates et lieu des
repas pris
Repas
comptabilisés
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
Indemnités kilométriques:
Cliquez sur CREER
Cliquez sur Mappy
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
Se Positionner sur
ITINERAIRE
Puis inscrire les lieux du
déplacements,
Dans options,
sélectionner l’itinéraire
LE PLUS COURT
Validez
pour le
calcul de
l’itinéraire
Km calculé à partir de
l’itinéraire demandé
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Km à reporter sur la saisie des
indemnités
kilométriques
Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
VOITURE:
BAREME KILOMETRIQUE:
Sélectionner le
véhicule utilisé
Choisir Barème
IK Standard
Valider la saisie
en cliquant sur
ENREGISTRER
Inscrire les dates
et lieux des
déplacements
Inscrire le nombre de
trajets, mais attention:
1 aller + 1 retour = 2
trajets)
Reporter les km
calculés sur
Mappy
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
Une fois la saisie terminée, le montant des frais prévisionnels
engagés pour la mission s’affichent.
Pour faire valider l’OM ponctuel par le Valideur hiérarchique
(VH1) désigné, deux possibilités sont offertes:
• le faire avancer en cliquant sur avancer
• ou en cliquant sur la flèche verte.
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Ordre de mission ponctuel rattaché à un OM permanent
Transmettre l’ OM au VH1:
Pour faire valider l’ OM, le faire passer
au statut 2
Une fenêtre s’ouvre
avec les noms des VH1
Choisir le
VH1
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Ordre de mission permanent rattaché à un OM
permanent
Une fois l’OM transmis au
VH1, il se trouve au statut 2.
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Les différents statuts d’un OM
•
•
•
•
•
•
•
•
En cours de création,
Attente de validation hiérarchique,
Attente de validation hiérarchique n+1 (missions à l’étranger, montant
supérieur à 3000 €)
Attente de traitement service gestionnaire,
Validé,
Refusé
Annulé
Traité
Remarques:
– Régulariser un OM: le passer du statut V au statut RM
(régularisation de mission)
– Un OM sans remboursement: pas de création d’EF, passer l’OM du
statut V (validé) au statut SF (mission sans EF)
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Régularisation d’une mission
Un état de frais doit correspondre exactement à l’ordre de mission saisi.
Si tel n’est pas le cas, l’ordre de mission doit être régularisé.
Pour cela, il suffit de reprendre l’OM ponctuel concerné (qui est déjà validé) et de
le faire passer au statut « Régularisation Mission » (RM).
1
2
Afin de passer au statut RM Régularisation
Mission, il faut cliquer sur « REVENIR » ou
la flèche rouge.
L’ordre de mission peut ainsi correspondre à la réalité du déplacement. La
régularisation reprendra le même circuit de validation que l’OM.
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Mission sans frais
Dans le cas où une mission n’engage pas de frais prévisionnels, il
convient de modifié le statut de la mission et de le faire passer de
validé au statut « mission sans frais ».
Afin de passer au statut SF Mission sans frais, il faut cliquer sur AVANCER ou sur la flèche
verte.
Puis confirmer
le choix
La mission n’engendrera alors pas d’état de frais.
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L’état de frais
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Les états de frais
La création de l’état de frais
– Le principe
Un état de frais est nécessairement rattaché à un ordre de mission
• L’état de frais est construit par DT à partir de l’ordre de mission auquel il est
rattaché
• Les informations de l’ordre de mission reprises dans l’état de frais ne sont
pas modifiables
– Conséquence : la régularisation de l’ordre de mission
• En cas de divergence majeure entre la réalité de la mission et l’ordre de
mission initialement validé, l’ordre de mission doit être modifié avant la
création de l’état de frais (cf diapositive 33).
• Un ordre de mission n’est plus modifiable une fois qu’un état de frais y est
rattaché. Il est donc indispensable qu’il soit mis en cohérence avec la
réalité avant la création de l’état de frais.
La régularisation de l’ordre de mission est soumise au même
cheminement de validation que n’importe quel autre ordre de mission.
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Création d’un état de frais par le missionné
Choisir l’OM à transformer en EF
L’état de frais se crée obligatoirement à partir d’un ordre de mission.
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Création d’un état de frais par le missionné
Faire avancer l’état
L’état contient les éléments
saisis par le missionné dans
l’OM.
Après avoir vérifié les éléments saisis, le missionné fait
avancer son état de frais dans le circuit de validation. (même
caractéristiques que pour l’OM).
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Édition de l’état de frais
Se positionner sur l’état de frais
après l’avoir crée,
choisir l’onglet État de frais, Imprimer État de
frais Synthèse.
Dans le cas ou le missionné doit fournir des pièces justificatives
(billets de train, nuits d’hôtel…), il doit les joindre à son état de frais et
les transmettre à la DIBAPP1.
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Les différents statuts d’un EF
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Création,
Attente de validation du VH1
Attente validation gestionnaire
Attente de traitement CHORUS,
En cours de traitement CHORUS,
Rejeté CHORUS,
Rejet budget CHORUS
Traitement hors CHORUS,
Payé par CHORUS,
Refusé
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Le suivi et les restitutions
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Le suivi d’un document dans le circuit de validation
Après connexion à DT, la liste des OM et des EF apparaît
ce qui permet de suivre leur avancement dans la chaîne de
traitement.
Visibilité sur le statut de votre
OM
En cours
de
création
En attente de validation
Hiérarchique VH1
OM validé par le Service
Gestionnaire (DIBAPP)
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Missions itinérantes : les restitutions
( pour le Missionné ou le Valideur hiérarchique) :
Cliquez sur
reporting
Choix des données à
restituer (pour un IEN,
restituer les OM par
collaborateur, objet de la
mission, nombre de
jours…)
Une fois les critères
sélectionnés, il est
possible de lancer le
reporting
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Restitution des ordres de mission / Etats de frais
Résultat d’une requête qui peut s’exporter sous excel
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Suivi de l’enveloppe budgétaire
Le suivi d’une enveloppe peut être réalisé en effectuant un « reporting des
moyens ».
Sélectionner SP BUDREP ou Reporting Budgétaire (au choix)
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Suivi de l’enveloppe budgétaire
Une fois l’enveloppe
sélectionnée, lancer le
reporting
Sélectionner l’enveloppe avec la loupe.
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Suivi de l’enveloppe budgétaire
Enveloppe
budgétaire
Correspond à votre enveloppe individuelle
Dotations
Budget attribué à l’enveloppe
Réservé
Budget réservé dans la création de l’OM
Engagé
Budget engagé dans la validation de l’OM
Liquidé
Budget remboursé dans la validation de la TG
Disponible sur
réservé
Solde de l’enveloppe individuelle par rapport à ce qui est
réservé
Disponible sur
engagé
Solde de l’enveloppe individuelle par rapport à ce qui est
engagé
Disponible sur
liquidé
Solde de l’enveloppe individuelle par rapport à ce qui est payé
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Suivi de l’enveloppe budgétaire
Résultat de la restitution
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Accéder à DT-ULYSSE:
https://si1d.ac-dijon.fr/arenb
saisir son identifiant puis son mot de passe de sa messagerie électronique académique
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Les contacts
•
Pour tous renseignements complémentaires, s’adresser :
IA 89
Bernard BUIGUES
03.80.44.85.22
IA 21
[email protected]
IA 58
Eve-Marie BOUSSAERT
03.80.44.84.73
IA 71
[email protected]
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