Transcript Forprev dédié aux organismes de formation - Entreprises

L’outil de gestion des formations
de l’Assurance Maladie –
Risques Professionnels / INRS
30/11/2012 v1
Quelles sont ses caractéristiques ?

Site web référencé par les moteurs de recherche

Données sécurisées, garantie de confidentialité

Gratuit

Matériel requis : 1 ordinateur connecté à Internet et 1 imprimante
Quels sont les bénéfices liés à son utilisation ? (1)
Habilitation



Enregistrement en ligne d’une demande d’habilitation
Modification simple d’une demande existante
Demande de renouvellement facilitée
Sessions de formation



Enregistrement en ligne des ouvertures de stages et procès verbaux
Souplesse pour le changement des participants ou du formateur
Autonomie dans l’édition des certificats
Formateurs
 Mise à jour de l’équipe pédagogique facilitée
 Transparence des informations le concernant
Quels sont les bénéfices liés à son utilisation ? (2)
Listes des organismes de formation habilités
•
•
•
Meilleur référencement et visibilité des organismes
Possibilité pour chaque organisme de mettre à jour instantanément ses
informations
Possibilité de tri par région, par thématique…
Possibilité de statistiques à la demande
Quelle est son architecture ?
Offre de formation
Assurance Maladie
– Risques Pro / INRS
www.forprev.fr
Accès public
Accès réservé
Listes
Organismes de
formation habilités
Demande d’un
compte provisoire
Organismes de
formation
Formateurs
Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Cet onglet présente :
 la démultiplication
Le réseau prévention
Les mentions légales
Ce menu décrit le
processus d’habilitation
et permet aux OF de se
connecter à leur espace
Chaque dispositif proposé à
la démultiplication est décrit
ainsi que le pré requis
« bases en prévention »
Cet onglet permet
de rechercher une
formation
C’est par ce menu que
les formateurs
peuvent se connecter
à leur espace
Chaque thématique dispose
d’une foire aux questions
spécifique
Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Que trouve-t-on dans l’espace public de forprev ?
Les données : quelle accessibilité ? quelle confidentialité ?
Les données individu* sont des données communes et accessibles en recherche
à tous les membres.
Les qualifications obtenues sont visibles par la personne qualifiée, l’OF l’ayant
formé et le réseau prévention.
(qualification, n° certificat forprev, date de validité)
Les qualifications déclaratives sont visibles par la personne qualifiée, l’OF
l’ayant déclaré et le réseau prévention.
Individu* : personne physique (défini par son nom, son prénom, sa
date de naissance) pouvant avoir plusieurs facettes :
• utilisateur
• stagiaire
• formateur
Les organismes habilités :
quelles informations ?
Accès réservé
www. forprev.fr
Login - Mot de passe
Mes outils
Mes alertes
Informations
personnelles
Mes référentiels
Formateurs
Entités
Administration
Utilisateurs
DEM
Mes
habilitations
Contacts
habilitation
Habilitations et
entités associées
Modification
habilitation
Mes sessions
Ouverture à
J – x jours
Clôture
Editions
(certificats…)
Recherche et
statistiques
Export CSV
Les organismes habilités :
quelles informations ?
CEH
Formation prévention
Les organismes habilités : quelles fonctionnalités ?
Gérer des individus forprev

Rattacher/détacher un individu à son entité

Déclarer une qualification sur l’honneur pour qu’un formateur puisse être
reconnu et puisse animer des sessions de formation

Enregistrer la participation d’un individu dans une session afin qu’il ait le
statut de stagiaire

Gérer les utilisateurs de l ’application dans chaque établissement
(correspondant établissement, assistantes, formateurs) et leurs droits
Les organismes habilités : quelles fonctionnalités ?
Gérer ses formateurs

Accéder à la liste des formateurs

Rattacher/détacher un formateur à une entité associée

Déclarer une qualification sur l’honneur
Gérer ses stagiaires
 Accéder à la liste des stagiaires

Créer un stagiaire lors de l’inscription à une session de formation

Modifier/ supprimer un stagiaire

Générer les certificats des stagiaires
Les structures multi-établissements : quelle organisation ?
3
é
c
h
e
l
o
n
s
m
a
x
i
Organisme de formation
Entité associée
SST
Sous-entité
associée
Sous-entité
associée
SST
PRAP IBC
Entité associée
SST - PRAP IBC
Entité associée
PRAP IBC
Sous-entité
associée
Sous-entité
associée
Entité associée
SST - PRAP IBC
Sous-entité
associée
Sous-entité
associée
 Chaque entité ou sous-entité associée peut-être rattachée à une ou
plusieurs habilitations (passage en CNH)
 Les formateurs sont rattachés à une ou plusieurs entités ou sousentités (libre)
Les organismes habilités : quelles fonctionnalités ?
Gérer ses entités associées (cas des OF multi-sites)

Accéder à sa liste d’entités associées

Associer une nouvelle entité

Modifier une entité associée

Supprimer une entité associée

Gérer la hiérarchie des entités associées

Rattacher des entités associées à un habilitation

Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des formateurs

Paramétrer les droits des entités associées à déclarer des sessions, à les
clôturer et à éditer les certificats.

Définir quelles sont les entités publiées sur la liste nationale
Les structures multi-établissements : quelle organisation ?
 1 seul n° d’existence par organisme de formation et ses entités
associées
 Possibilité d’1 correspondant habilitation par entité sur chacun des
3 échelons
 Des assistants (es)
 Des formateurs (1 référent par dispositif)
L’organisme de formation peut décider :
•
De gérer les formations de toutes les entités lui-même
•
De déléguer à chaque entité la gestion de ses formations
•
D’autoriser l’entité de l’échelon 2 à gérer ses sous-entités
Le correspondant habilitation : quelles informations ?
Il a accès :

à toutes les informations concernant le périmètre de l’habilitation

à toutes les informations concernant l’entité
Il n’a pas accès :

aux données individuelles des formateurs
Le correspondant habilitation : quelles fonctionnalités ?

Mettre à jour les données relatives à l’habilitation de son entité

Enregistrer la structure de son entité

Attribuer le cas échéant des droits aux formateurs et aux assistantes de son
entité

Les mêmes droits peuvent être accordés au correspondant habilitation de
chaque entité associée dans la limite du périmètre de l’entité concernée

Editer des données statistiques.
Les formateurs : qui sont-ils ?

Les formateurs sont des « individus » forprev

Un individu devient un formateur quand on le qualifie en tant que
formateur :
•
Qualification obtenue par un stage de niveau 2 ou 3 ou un MAC
(Maintien ou Actualisation des Compétences)
•
Qualification déclarative sur l’honneur (1er enregistrement dans
forprev) :
1. Le formateur présente un certificat sans référence forprev
2. Le partenaire, au vue de ce certificat, saisie le formateur et sa
qualification,
3. Le formateur recevra un N° Forprev lui permettant de vérifier ses
informations personnelles, d’éditer un certificat forprev
4. Ce certificat lui permettra d’être référencé éventuellement par un
autre partenaire
Les formateurs : quelles informations ?
Ils ont accès :

à leurs données personnelles

à leurs qualifications

aux entités les ayant déclaré puis rattaché

aux formations auxquelles ils ont été affectés
Ils peuvent ainsi vérifier qu’ils n’ont pas été affectés à une formation qu’ils
n’auraient pas assurée.
Les formateurs, les assistantes : quelles fonctionnalités ?
En fonction des droits qui leur sont octroyés :

Déclarer des sessions

Enregistrer les évaluations (ou résultats)

Clôturer des sessions

Editer des certificats
Présentation de l’outil de gestion FORPREV – 13 juin 2013
 Architecture générale du site
Informations / Offre de
formation
Assurance Maladie – Risques
Pro / INRS
www.forprev.fr
Accès public
Listes
Organismes de formation
habilités
Demande d’un compte
provisoire
Accès réservé
Organismes de
formation
Entreprises
Formateurs
Les nouveaux organismes : quelle démarche ?
Accès public
Demande d’un compte provisoire
Demande d’habilitation
 Dossier administratif : tronc commun
 Dossier technico-pédagogique
Transmission à la CARSAT + envoi des pièces justificatives par courrier







Engagement du responsable juridique de l’entité
Document de présentation de l’organisme
Noti 2 ou attestations de paiement des cotisations
Bilan pédagogique et financier
Déroulé pédagogique et programme
Copies des certificats des formateurs ou attestations de formation
Modèle de fiche d’évaluation de fin de stage
Les organismes déjà habilités avant forprev : quelle
démarche ?
Login
Mot de passe
Réception par mail
au correspondant
habilitation déclaré
Login = N° Forprev (3 lettres + 5 chiffres)
A partir des données intégrées dans forprev, l’OF devra :
1. Créer ses formateurs,
2. Définir ses utilisateurs et leurs droits d’accès,
3. créer sa structure (pour les multi- établissements),
4. Créer ses sessions de formation.
a) Créer ses
formateurs
Définir la qualification du formateur :
 Individu (nom, prénom, civilité,
date de naissance)
 Domaine/niveau de certification
 Date de délivrance du certificat
 Date de fin de validité
Référencer le formateur :
 N° forprev
 Qualification,
 N° certificat
 Date de délivrance du certificat
 Date de fin de validité
Rattacher le formateur
Définir la qualification du formateur :
Permet de qualifier un individu en tant
que formateur dans forprev et ainsi de
lui attribuer un N° de certificat.
Qualification reconnue quelque soit le
partenaire sur présentation du
certificat édité.
Référencer le formateur :
Permet à un partenaire d’associer à
un formateur existant dans forprev ses
qualifications (N° certificats et dates
de validité)
Rattacher le formateur :
Permet à un partenaire d’indiquer
pour quelles entités ce formateur
pourra animer des sessions.
1. Créer ses formateurs
a) Formateur inconnu de forprev
1) Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce
formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur)
1. Créer ses formateurs
a) Formateur inconnu de forprev
1) Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce
formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur)
1. Créer ses formateurs
a) Formateur inconnu de forprev
1) Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce
formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur)
Ancien modèle de certificat
1. Créer ses formateurs
a) Formateur inconnu de forprev
1) Déclarer la qualification (Nécessité de déclarer la qualification de ce
formateur à partir d’un ancienne carte (qualification sur l’honneur)
1. Créer ses formateurs
b) Formateur connu de forprev
Planche certificats
1. Créer ses formateurs
b) Formateur connu de forprev
1) Référencer le formateur
1. Créer ses formateurs
b) Formateur connu de forprev
1) Référencer le formateur
1. Créer ses formateurs
b) Formateur connu de forprev
1) Référencer le formateur
1. Créer ses formateurs
b) Formateur connu de forprev
1) Référencer le formateur
1. Créer ses formateurs
b) Formateur connu de forprev
1) Référencer le formateur
1. Créer ses formateurs
a) Formateur connu de forprev
1) Référencer le formateur
1. Créer ses formateurs
b) Formateur connu de forprev
2) Rattacher le formateur
1. Créer ses formateurs
b) Formateur connu de forprev
2) Rattacher le formateur
Formation
prévention 1
Formation
prévention 2
2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)
2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)
2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)
2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)
2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)
2. Créer ses utilisateurs (assistantes, correspondants entité)
2. Créer ses utilisateurs – liste des utilisateurs
3. Créer ses entités associées
a) Ajout des entités associées
b) Rattacher les entités associées aux habilitations
c) Paramétrer les droits des entités associées
3. Créer ses entités associées
a) Ajout des entités associées
3. Créer ses entités associées
a) Ajout des entités associées
3. Créer ses entités associées
a) Ajout des entités associées
3. Créer ses entités associées
(pour les multi-établissements)
b) Obligation de passer par une modification de l’habilitation (passage en CNH)
3. Créer ses entités associées
b) Modification du tronc commun
3. Créer ses entités associées
b) Modification du tronc commun
3. Créer ses entités associées
c)
Rattacher les entités associées à une habilitation
3. Créer ses entités associées
c)
Rattacher les entités associées à une habilitation
0 élément (s) trouvé (s)
3. Créer ses entités associées
c)
Rattacher les entités associées à une habilitation
12345678900013
12345678900012
Formation
prévention
3. Créer ses entités associées
d) Paramétrer les droits pour les entités rattachées à une habilitation
3. Créer ses entités associées
d) Paramétrer les droits pour les entités rattachées à une habilitation
L’entité ne pourra
pas créer de
session pour cette
habilitation
L’entité pourra créer
des sessions pour
cette habilitation
L’entité pourra définir
les droits pour les
entités qui lui sont
associées (échelon 3)
3. Créer ses entités associées
d) Paramétrer les droits pour les entités rattachées à une habilitation
L’entité ne pourra
pas rattacher des
formateurs pour
cette habilitation
L’entité pourra
rattacher des
formateurs pour cette
habilitation
L’entité pourra définir
les droits pour les
entités qui lui sont
associées (échelon 3)
3. Demander la publication des entités associées
Formation prévention
Formation prévention 1
Formation prévention 2
4. Créer ses sessions de formation,
4. Créer ses sessions de formation,
4. Créer ses sessions de formation,
4. Créer ses sessions de formation,
4. Créer ses sessions de formation, inscription des participants
4. Créer ses sessions de formation, inscription des participants
4. Créer ses sessions de formation, inscription des participants
4. Créer ses sessions de formation, inscription des participants
4. Créer ses sessions de formation, inscription des participants
4. Clôture d’une sessions de
formation par le formateur,
4. Clôture d’une session de
formation par le formateur,
4. Clôture d’une session de
formation par le formateur,
N’a pas satisfait à l’évaluation
4. Clôture d’une sessions de
formation par le formateur,
4. Clôture d’une session de
formation par le formateur,
4. Clôture d’une session de
formation par le formateur,
Des questions ?
Mise en production
► Juin 2013 – information des organismes de formation
nationaux par l’INRS et mise à disposition de forprev pour
saisir à nouveau leur demande d’habilitation,
► 22 octobre 2013 :
► Intégration des organismes de formation régionaux
habilités sans saisie de la demande d’habilitation,
► Mise à disposition pour les entreprises pour la saisie des
demandes d’habilitation (SST, PRAP, CPS).
► Janvier 2014 – obligation d’utiliser forprev (plus de papier, ni
certificat papier ni procès verbal)
Accompagnement
► Une présentation dans chaque région (entreprises / OF
régionaux) et par l’INRS (entreprises nationales / OF de
dimension nationale)
► Des infos-bulles sur les principales fonctionnalités
► Une aide en ligne à chaque page
► Un formulaire de contact
► Une hotline pendant les premiers mois suivant le lancement
de l’outil
► Une documentation sur les principales fonctionnalités
nécessaires au démarrage.