Transcript 事務事項説明 - 乙訓青年会議所

Junior Chamber International Otokuni
公益社団法人乙訓青年会議所
事務事項説明会
２０１４年度
公益社団法人乙訓青年会議所
総務財政委員会
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公益社団法人乙訓青年会議所
事務事項説明の流れ
１.議案上程スケジュール
２.各種書類の説明
３.事業費の支払いについて
４.事務局の運営について
５.委員会について
６.質疑応答
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議案の重要性
・どんな事業も委員会の独断で行うことは出来ない
・会員の会費を使い事業を行うためには、
理事会に議案を提出し、その承認を頂く必要がある
・理事会において議決権を持った理事に事業内容を
理解してもらう資料が議案書である
・理事会の限られた時間の中で理事の方々に
納得して頂けるように、フォーマットに基づき作成
しなければならない
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１．議案上程スケジュール
委
員
会
で
議
案
書
の
作
成
協
（
開
催
４
ヶ
月
前
）
総
務
財
政
員
会
（
開
催
３
ヶ
月
前
）
議
協
審議
事
業
の
開
催
（ 理
開 事
催 会
２
ヶ
月
前
）
（ 理
開 事
催 会
３
ヶ
月
前
）
正
副
理
事
長
会
議
（
開
催
２
ヶ
月
前
）
正
副
理
事
長
会
議
議
（
開
催
３
ヶ
月
前
）
総
務
財
政
委
員
会
委
員
会
で
協
議
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協 議
事
業
の
実
施
決
算事
書業 委
等報 員
の告 会
作
成書
総
務
財
政
委
員
会
審議
正
副
理
事
長
会
議
理
事
会
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２.各種書類の説明
ＨＴＭＬファイルの編集方法
その１
①右クリック
②プログラムを開く
③ワードを選択しクリック
その２
①ダブルクリック
②ファイルを左クリック
③Microsoft Office Word で編集を左クリック
※ブラウザ・ＷＯＲＤともに開いた状態となります。
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ファイルの保存方法
その１で開いた場合
ＷＯＲＤを名前を付けて保存→ＷＥＢページで保存
その２で開いた場合
①ＷＯＲＤを名前を付けて保存→ＷＥＢページで保存
②同時に開いている、ブラウザの更新ボタンを押す
と最新の状態になり、編集した箇所が確認できます。
更新ボタン
添付資料・その他のファイル・配布資料（当日配布資料等）は
添付資料・その他のファイル・配付資料（当日配布資料等）は
WORD・EXEL・PDFのままで結構です。
ＷＯＲＤ・ＥＸＥＬ・ＰＤＦのままで結構です。
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公益社団法人乙訓青年会議所
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公益社団法人乙訓青年会議所
事業計画書編
フォントは、ＭＳＰゴシック
サイズは、１０で統一（議案名のみ１３．５）
英数字は、全て全角
赤色の各項目説明文は全て削除
不要な項目は削除
※ 赤で囲っている部分は触らない
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対外対象者がいる場合ここに記載。 該当がない場合は 無 と記入
特別会員や、現役メンバー以外の方。該当がない場合は 無 と記入。
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ＪＣ会員は例会などにおいては
総務財政委員会開催日における正会員数の
８５％（小数点以下繰り上げ）
予算なしの場合は、０円 と記入
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引用著作物（写真、映像、画像等）がな
いときは「無」と記入
公益性がない事業は「無」と記入
※参考資料の３つの公益事業分類
から項目をそれぞれ選んでください
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例えば
２０１３年度乙訓水辺フェスティバルの場合
公益目的事業分類 ３項目では
公２のまちづくり事業
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19 公
の益
地目
域的
社事
会業
の種
健別
全 23
な項
発目
展で
をは
目、
的
と
す
る
事
業
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フ９公
ェの益
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ル動業
に等区
あの分
た 中 17
りに項
まあ目
するで
は
、
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※ セレモニー以外の内容を記載。
※ 対応をしっかり書き、漢字ひらがなの統一をお願いします。
（引継ぎの文章に対しては問いません）
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新５ヶ年行動指針に該当
する項目と理由を記載する
該当無い場合は無と記入
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ハイパーリンクをはり、必ず確認してください。
リンク先資料のファイル名は項番と合わせる。
（例）
1_予定タイムスケジュール
2_例会サーキューラー等
ある場合には、配布・回覧のいず
れかを削除し。無い場合は 無 と
記載する
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意見は、
言われた意見をキチンとわかり
やすく記載する。
対応は、簡潔にわかりやすく
記載する。
※ ここの部分で、いかに事業がより良いものになって
いるかがわかるところです。
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ここに添付する参考資料名を記入し、
ハイパーリンクを「新しいウィンドウで開く」に設定して貼る。
※写真や画像は200KB程度に縮小し、画質を落とし、
議案書の容量を軽くし3MB以内に収めてください。
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審議対象資料・参考資料に関して
審議対象資料
本計画書および予算書で説明が不足すると思われる項目に関しての詳細説明書等。
ポスター・ちらし・記念品などに関しては、協力団体の関係上などの理由で多少の決定できない
若しくは変更が伴う際には、イメージとし、最終的に専務理事の判断を仰ぐこと。
実施組織図
講師プロフィール
講師選定理由
事業内容補足説明
予定タイムスケジュール
会場配置図
会場選定理由
会場詳細データ
加入保険内容
損益分岐点資料
各種書類（案内状・趣意書等）
各種理由書
外部協力者リスト
外部出席者リスト
ポスター・ちらし・記念品
書類・案内状配布先リスト
審議対象資料は事業を行う上で、変更があってはならないもの
参考資料
本計画書および予算書で説明が不足すると思われる項目に関しての詳細説明書等。
会場までのアクセス（長岡京市産業文化会館、長岡京市中央公民館、向日市民会館等のよく利用
する会場は不要）
当日資料（費用が不要）
過去のデータ
ＪＣ歴
過去のデータ
記入例
年間フローチャート
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タイムスケジュールに関して
委員会メンバーを記載
委員会メンバー以
外を記載
事業計画書の終了時間は２１：００
文字が多くなった時には、「縮小して全体を表示する」等
にせず→次の行に記入してください。
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各種承諾書（講師・セミナー依頼事前確認書）
提出は２回目の総務財政員会時に添付してください。
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各種承諾書（講師・セミナー依頼事前確認書）
記名捺印」
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各種承諾書（講師・セミナー依頼承諾書）
総務
記載方法は事前確認書とほぼ同じですが、印紙の貼付けが必要です。
総務財政委員会が印紙を貼付けます。
提出は決算時にお願いします。
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コンプライアンスのチェック
コンプライアンスとは？
法令遵守のことで、活動の中で利用する画像や音楽、知的財産
権や肖像権の保護に厳重に取り組むこと。
具体的に何に使う？
・卒業式や、新春交歓会での映像の作成
・水辺フェスティバルでのBGMの利用
・講師を紹介するポスターやチラシの作成
・ホームページや新聞に掲載する言葉や写真の利用
上記のような活動を行うにあたり、コンプライアンスの
チェックが必要になります。
主にチェックが必要になるのは、
写真の利用・音楽の利用・文章の引用です。
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写真の利用に関する注意点
講師写真など、特定の人物を掲載する場合
ご本人に事前に写真の使用承諾書を頂きます。
その中に、ポスター・チラシ・ホームページ・新聞など
掲載する可能性のあるもの全てを記載し、承諾していた
だく必要があります。
水辺フェスティバルなど、不特定多数の人物を掲載する場合
例えば水辺フェスティバルなど大勢が集う会場の写真を
新聞やホームページなどに使用する場合、メンバー以外
の人物が特定できると使用できません。
後姿や、人物が特定できないくらいの全体写真のみ使用
できます。
また、ホールなどでイベントを行う場合は、参加申込書
や入場時に承諾書に記載してもらえれば使用可能になり
ます。
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音楽の利用に関する注意点
音楽を利用する場合、使用する団体が営利団体であるか、そ
の利用目的が営利目的であるのか、によって申請内容がこと
なります。
今回は、営利目的ではないこと、入場料も取らないという前
提でご説明いたします。
映像を作成するために、音楽CDの楽曲を利用する場合
条件：営利目的ではないこと・流す楽曲を聴くことが目
的ではないこと
上記の条件に当てはまる場合でも、CDから別の媒体に楽
曲を録音するには、出版したレコード会社などの許可が
必要です。
また、それ以外に使用する楽曲の長さに対して、著作権
に対する使用料が発生します。
各委員会で映像を自主制作する場合は絵コンテを事前に総務財政委員会
に提出していただきます。
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映像作成時、音楽の利用の使用料について
楽曲利用をするにあたり、使用するための費用が発生します。
（１）基本使用料：製造枚数に関わらず
１曲あたり 800円 × 収録時間（1分未満切り上げ）
（２）複製使用料：製造数が50個以下の場合
１曲あたり 500円 × 収録時間（1分未満切り上げ）
※ただし、外国曲で指値の場合は指定金額によります。
作成例
80,400円 ＋ 消費税4,020円 ＝ 合計84,420円が必要
映像利用の場合利用申請が受理されると、許諾番号が発行されます。
※営利目的ではないため、上映に関しての使用料は必要ありません。
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BGMとしての楽曲利用の使用料について
利用する楽曲を聴くことを目的とするのではなく、BGMとして利
用する場合でも、著作権に関する費用が発生します。
利用費
上記費用
＋ 消費税
＝
BGM利用に必要な費用
BGMで楽曲を利用する場合で、例会など、メンバーのみであれば申請
は必要ありません。申請が必要な場合は、水辺フェスティバルなど
一般参加がある場合に限ります。
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文章の利用に関する注意点
公表された著作物は、「引用」して利用することができます。
この引用は、著作権法第32条に則し、他人の著作物の一部を
紹介、参照、評論、その他の目的で使用することであり、著
作権者に許諾を取らずに行うことができます。
注：公表された著作物を引用する場合、次の条件を満たさなけ
ればいけない。
１．引用される資料等な既に公表されていること。
２．「公正な慣行」（公平かつ偏りのない一般社会で守られて
いる規則的な作業あるいは行事を意味します。
３．報道、批評、研究などのための「正当な範囲内」である。
４．引用部分とそれ以外の部分の「主従関係」が明確である。
５．カギ括弧などにより「引用部分」を明確にすること。
６．引用を行う必然性があること。
７．出所の表記を行うこと。
※このほかに転載についての質問は総務財政委員会までお願いします。
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予算書の書き方
フォントは、ＭＳＰゴシック
サイズは、１１で統一
第１次収支予算書
承認後より
記載してください
月日は理事会審議前の
総務財政委員会開催日
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予算書に関して（収入明細書・経費明細書）
金額は消費税・サービス料込みでお願いします。
科目は（１）から順に上
から。必要のないセル
は削除する。
単価及び単位の英数
字は半角
スペースは半角
文字数が増えた場合は、折り返して全
体を表示。収まらない際には、フォント
サイズを下げる。
見積企業一覧表の
Ｎｏと数字を合わせる。
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予算書に関して（見積企業一覧表）
項目区分（科目・細目）が追加
費用明細書【様式１３】に合わせて記入
原則、細目が１０万円を超えるものあるいは１社へ１０万円以上の支払いを要す
る場合は、２社以上の相見積もりを必要とする。
３万円以上は振込での支払いとなります。
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予算書に関して（事業費仮払支出依頼書兼承認書）
2013年10月3日
理事会審議の翌日になります。
足立 雅也
予備費・源泉徴収額を
含んだ金額
理事会審議の７日後になります。
2013年10月９日
理事会承認後、提出を頂いてから原則７日以内に委員会通帳へ入金
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予算書に関して（預り金明細書）
支出予定日・用途を記入
預かり予定日を記入
１名ごとに預かり予定金額を記入
決算時には、１行ごとに個人名の記載が必要になります。
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各種承諾書に関して
（映像ポスター等作成依頼承諾書）
印紙については、総務
財政委員会が貼付を
行います。
作成業者のサイン及び押印をお願いします。
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１.事業計画・予算書の注意点について
②収支予算書
◆源泉所得税預り金報酬明細書／振込先一覧表【様式１９】
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源泉徴収に関して
総務
領収書と源泉徴収税額
を渡して下さい。（納付期日は報酬支払月の翌月１０日です）
源泉徴収税額＝講演料など支払金額×１０．２１％
３，０６３円
２６，９３７円
個人事業者への支払いは源泉徴収対象となりますので、ご注意ください。
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１.事業計画・予算書の注意点について
②収支予算書
◆土産・記念品関係費用明細書【様式２３】
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２.事業報告・決算書の注意点について
①審議対象資料一覧
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決算書に関して
差異の発生した項目のみ記載。明細のＮｏと合わせて下さい。
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２.事業報告・決算書の注意点について
②収支決算書
◆正味財産集約シート（収益）【様式１１－２】
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２.事業報告・決算書の注意点について
②収支決算書
◆正味財産集約シート（費用）【様式１１－３】
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２.事業報告・決算書の注意点について
②収支決算書
◆収益・費用明細書【様式１７・１８】
正味財産増減計算書科目
勘定科目表を確認して記入
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勘定科目に関して
注１：諸謝金と重複しないでください。
注２：現金渡しは源泉徴収必要、クーポンは源泉徴収不要です。
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２.事業報告・決算書の注意点について
②収支決算書
◆現金出納帳【様式３４】
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２.事業報告・決算書の注意点について
②収支決算書
◆口座出納帳【様式３５】
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サーキュラーなど関して
着色面がある際に
は、事前に長岡京商
工会に５０％未満か
以上か確認してくだ
さい。
サーキュラー用紙代、ＬＯＭ封筒、録画用ＤＶＤは事務局費
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FAX代金、振込み手数料に関して
見積金額３万円以上は振込みによる処理を徹底して下さい。
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○見積書
最初の総務財政委員会時までに提出下さい。
○事業予算支出依頼書・決算支出依頼書
事業計画書が不要な事業の場合
例：ホームページ、おとくに新聞など
○講演・セミナー依頼事前確認書・承諾書
講師例会などを行う場合
○交通費明細書
講師の交通費を事業費より負担する場合
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議案送信前の注意事項
・誤字脱字やリンクが張れているか、赤字の説明文が削除で
きているか確認してください。
・インターネット閲覧ソフトで仕上がりを確認してください。
・総務送信前には、必ず担当室長・副理事長の確認を得てか
ら送信してください。
・画像は出来る限り容量を小さくしてください。
・総務送信期限を厳守してください。やむを得ず、再送
が必要な際にも、期限内で送信してください。
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３.事業費の支払いについて
○事業費仮払支出依頼書兼承認書
○事業費支出依頼書兼承認書
承認後速やかに提出下さい。
提出いただいてから７日以内に各委員会へ事業費を支出
委員会の銀行口座へ
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４.事務局の運営
○定例委員会日以外で事務局の使用をする場合は、事務局長の承諾を得て予約す
ること。
○使用後、後始末等を完全にすること。特に、戸締まり・電気・空調機器等には注意
すること。
○鍵は、理事会出席メンバー・事務局員が各自保管し、委員が借りた場合すみやか
に返却のこと。
○事務局員への依頼は、事務局長を通じて行うこと。特に作業を伴う用務等の依頼は、
事務局員に直接行わないこと。事務局員は、平日は９時から１７時までが勤務時間で
ある。また、土曜・日曜・祭日は休みである。休憩時間は、12時から13時であることを
常に念頭に置くこと。
○ＬＯＭの備品を借用する際には、必ず記載し、借用期間は一週間とする。万一返却
が遅れる際には、必ず連絡をすること（みんなの物です）。
○例会（事業）終了後には備品を整理整頓し返却すること。また、1週間以内に録画用
ＤＶＤに保存し、確認の上削除すること。
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５.委員会について
○委員会は、毎月１回は必ず開催する。
○委員長は、必ず理事会報告を委員会メンバーに伝える。
○必要な協議事項に対し、周到なる準備を行い委員会運営に臨み、
効率の高い委員会運営を行う。
○委員会全員の意見が平等に出るよう配慮すると共に、それら出さ
れた意見をよく勘案し、委員会が混乱に陥らな いように運営するこ
と。
○委員会議事録及び出席表は、委員会終了後速やかに総務財政
委員会副委員長へ電子メールにて提出すること。
○委員会費を委員会の口座には入れないで下さい。
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委員会用書類
○委員会アジェンダ
定例委員会日の数日前には、前回議事録・資料等を
委員会メンバーに案内する。
○委員会議事録
欠席されたメンバーにとっては大変重要です。
○委員会の出欠表 （例会・定例委員会）
委員会幹事がチェックし毎月、総務財政委員会に
提出して下さい。
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メーリングリストについて
● 正会員用メーリングリストを使用する場合
担当室長又は担当副理事長の確認が必要
もし誤って送信した場合、お詫びのメールは、送らな
くてもよいが、誤送信しないよう委員会メンバーに徹底
して下さい。
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６.質疑応答