Transcript lezing Tijl Vereenooghe, over digitalisering van erfgoedcollecties

Digitaliseer en ®egistreer je erfgoed
Tijl Vereenooghe (Heemkunde Vlaanderen)
Overzicht
1.
2.
3.
4.
Digitaliseren
Naar een digitaal archief
Een woordje over auteursrecht
Ontsluiting op het internet
1. DIGITALISEREN
‘Digitalisering is (...) een uitdaging die voor collectiebeherende
erfgoedinstellingen bovenop de problematiek komt van het behoud
en beheer van kwetsbare of bedreigde collecties, zoals verzurende
en schimmelende boeken, versnipperende kranten, vervagende
analoge audiovisuele media, enz. Om de erfgoedcollecties
toegankelijk te houden en duurzaam te bewaren, is digitalisering
trouwens in een aantal gevallen een onmisbaar onderdeel – en
soms de enige oplossing – van preserveringsstrategieën.’
•
(De Nil & Walterus, 2009, p. 14)
Uitdagingen
• Explosieve groei in digitale informatie
• Hoe de grote hoeveelheid digitale informatie
ordenen en bewaren?
• Complexiteit digitale archivering cfr. klassieke
archivering
• Probleem van de digitale duurzaamheid
– Ook digitale informatiedragers zijn aan fysiek
verval onderhevig
– Snelle veroudering door nieuwe technologische
ontwikkelingen
Verschillende vormen
digitaal erfgoed
Enkele cijfers
Ook voor lokale
erfgoedverenigingen?
Voorbeeld: HK Opwijk
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
transcriberen van teksten vanaf digitale foto's, met het programma Transcript
het omvormen van een tekst op beeld naar een bewerkbare tekst (OCR, dat staat voor Optical
Character Recognition, of in het Nederlands: optische tekenherkenning), met het programma
ABBYY FineReader
het bewerken van digitale foto's, digitalisering van beeldarchieven,…, onder meer met het
programma Jasc Paint Shop Pro.
het aanmaken van multimediapresentaties, met het programma PowerPoint van Microsoft Office
het omzetten van diverse bestandformaten naar PDF (Portable Document Format), met het
programma PDFcreator of Bullzip PDF Printer
het digitaliseren van video-opnamen (VCR), met het MediaCenter van Pinnacle
het verwerken van filmmateriaal, o.m. met het programma Studio van Pinnacle
het beheer van onze digitale foto's, onder meer met het programma Picasa van Google of met
Picture Manager van Microsoft Office
uitwisseling en delen van gegevens en computerbestanden met e-mail, met CD-Rom, met USB
geheugensticks,… maar de laatste tijd ook door middel van externe toegang op afstand en
besturing van een centrale PC (server) via internet met het programma LogMeIn
…
Ook voor lokale
erfgoedverenigingen?
Waarom digitaliseren?
•
•
•
•
Conservatie van het oorspronkelijk materiaal
Vervanging van het oorspronkelijk materiaal
Beter toegankelijk maken van de collectie
Probleem: weinig kennis over gebruikers
• Digitale Feiten (NL):
–
–
–
–
–
–
Toegankelijkheid voor het publiek (26 %)
Conservering (23%)
Wetenschappelijk onderzoek (18%)
Educatie (16%)
Communicatie (14%)
Andere (3%)
Waarom digitaliseren?
Vb: Historische Bronnen Brugge
•
Behoud en beheer
www.historischebronnenbrugge.be stelt documenten ter beschikking
waarvan het originele exemplaar nauwelijks nog manuele raadpleging
verdraagt. Vaak werden deze documenten op een vroeger tijdstip op
microfilm geplaatst. De beheerders gaan ervan uit dat de raadpleging
voortaan via de digitale kopie gebeurt. Het digitaal beschikbaar stellen laat
toe om het document zelf verder optimaal te conserveren.
•
Ontsluiten
Het publiceren van een bron in op www.historischebronnenbrugge.be is
telkens opnieuw een uitdaging om het document wetenschappelijk te
onderzoeken. Dit kan verschillende vormen aannemen: een inleiding waarin
inhoudelijke en vormelijke/codicologische aspecten worden uitgediept, een
zorgvuldige teksteditie en/of vertaling, een gedetailleerd register. Publiceren
op het internet maakt het daarenboven mogelijk een breed publiek te laten
kennismaken met belangrijke bronnen.
Hoe digitaliseren?
Geen eenduidig antwoord:
‘A digitisation project has many dimensions and no two
digitisation projects are identical. Each project varies
according to the type of materials being digitised, the
timescale, budget, staff skills and other factors.’
•
(Technical Guidelines for Digital Cultural Content
• Creation Programmes)
Maak een werkplan!
Voorbeeld van een eenvoudig werkplan:
• Voorbereiding: maak een planning, verdeel het werk, informeer
de betrokken medewerkers…
• Klaarmaken van het materiaal (uitpakken, reinigen…)
• Digitaliseren
• Controle van de kwaliteit van het digitale resultaat
• Beschrijven
• Opslag en veilige bewaring van het digitale resultaat
Delegeer, evalueer en communiceer!
Selectieprocedure
‘Alles digitaliseren’ is meestal niet realistisch
Drie grote vragen:
– Moet bepaald materiaal gedigitaliseerd worden?
– Mag het gedigitaliseerd worden?
– En kan het gedigitaliseerd worden?
Deze vragen verwijzen respectievelijk naar de inhoudelijke waarde
van materiaal, naar de juridische ruimte, en naar de technische
mogelijkheden
(Gertz, 2007)
Selectieprocedure
Voorbeeld: Westhoek Verbeeldt
http://www.westhoekverbeeldt.be/images/downloads/selectiecriteria.pdf
Selectieprocedure
Voorbeeld: Rijksarchief
• Frequentie van raadpleging
• Parochieregisters
• Registers burgerlijke stand
• Kostbaarheid en kwetsbaarheid
• Glasnegatieven
• ‘Unieke’ archiefbestanden
• Zegelafgietsels
(L. Verachten, in Science Connection, maart 2010)
Hardware
De digitaliseringsfase zelf omvat het converteren
van analoog naar digitaal materiaal (creatie van
de digitale master), de creatie van metadata en
de kwaliteitscontrole.
> Nood aan hardware en software
Hardware
•
•
•
•
Kwaliteit heeft zijn prijs
Vergelijk prijzen en voorwaarden
Informeer je op gespecialiseerde websites
Ga op zoek naar mensen met concrete ervaring
Hardware
Computers
• Prestaties computer zijn afhankelijk van:
• Processor: centrale rekeneenheid (Intel / AMD –
dual core)
• Geheugen: vb. 2 gigabyte RAM
• Opslagruimte: ingebouwde harde schijf, mogelijk
uitbreidbaar met externe harde schijven (vb. 250
gigabyte)
• Beeldscherm: belangrijk bij digitaliseren van
visueel materiaal
• Videokaarten (ATI / Nvidia)
• Communicatie / poorten
• Desktop / laptop?
Hardware
Scanners
• Keuze
•
•
Omvang documenten: A4, A3?
Soort documenten: reflectief, transparant?
• Bijgeleverde software stuurt scanner
• Optical Character Recognition
• Alternatief = fotograferen(?)
Hardware
Scanners
• Flatbed
•
•
•
Document per document
Niet gezond voor boeken
Epson, HP
• Boekscanner
•
•
•
•
Document per document
Vrij snel
Duur
Konica, Minolta, Zeutschel, Bookeye…
• Diascanner
•
•
•
Per dia of meerdere tegelijk
Duur
Nikon
Resolutie
• Eenheid: dots per inch
• 300 dpi – standaard
• 1200 dpi – dia’s, negatieven
• Hoe hoger de resolutie, hoe groter het bestand
Bitdiepte
• Kleurdiepte
• Aantal bits per pixel om kleur weer te geven
• 1 bit = zwart-wit
• 8 bit = grijswaarden
• 24 bit = kleur (‘true colors’)
• Transparante documenten: 16 bit (grijswaarden) en 48 bit (kleur)
Scans bewerken
• Roteren, ‘croppen’, evt. inversie…
• Raadpleegkopie maken
• OCR – Optical Character Recognition
•
•
•
•
•
Niet te veel verschillende lettertypes
Resolutie hoog genoeg: 300 dpi, minstens 200 dpi
Idealiter: onderdeel van de scansoftware
Los aankopen, bv: ABBYY FineReader
Nooit feilloos
OCR - voorbeeld
Bestandsformaten
Afbeeldingen
• Moederkopie
• Geen compressie / ‘lossless’ compressie
• TIFF / JPEG2000
• Ontsluiting
• Compressie
• JPEG, GIF…
Geluid
• Afspeelapparatuur
• Platenspeler met USB-poort (vanaf 60 €)
• Cassettespeler met USB-poort (vanaf 60 €)
• Geluidskaart (bv: Creative)
• Speakerset of koptelefoon
• Opnamesoftware, bv: Audacity,
http://audacity.sourceforge.net/
Bestandsformaten
Audio
• Moederkopie
• Geen compressie of ‘lossless’ compressie
• WAV
• Ontsluiting
• Compressie
• MP3
• NB: digitale geluidsopnamen vereisen heel wat opslagruimte:
•
80 min. = 700 megabyte
Video
• Zonder PC
• Met een hdd- of dvd-recorder: videorecorder aansluiten op
dvd-recorder
• Video afspelen via het externe kanaal.
• Er zijn ook dvd-recorders met VHS
• Met PC
• Sommige PC’s hebben een analoge video-ingang
• Indien niet: converter analoog-digitaal (vanaf ca. 40 €)
• Opnemen met videobewerkingsprogramma met capturemogelijkheden (bv: Nero)
Archiveringsformaten
Overzicht
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tekstbestand:
Afbeeldingen:
Geluid:
Video:
E-mail:
Rekenblad:
Databank:
Websites:
Presentaties:
ODF, PDF (PDF/A), XML
TIFF (raster)
WAV
AVI, MOV
XML
ODF, PDF(/A), XML
XML
XML
TIFF, PDF(/A)
Beschrijven - metadata
• “Informatie over informatie”
• Voorbeeld: Dublin Core (15 velden)
http://dublincore.org/documents/usageguide/
•
•
•
•
•
•
•
Auteur/maker
Onderwerp/trefwoord
Omschrijving
Uitgever
Andere medewerkers
Datum
Titel
•
•
•
•
•
•
•
Bestandsformaat
Bestandsidentificatie
Bron
Taal
Relatie
Dekking
Rechten
• beschrijft object, niet wat object voorstelt!
Uitbesteden?
• Kleine hoeveelheden
• Moeilijk zelf te digitaliseren
• Bv.: geen afspeelapparatuur, zeer groot formaat,…
• Voorbeelden van firma’s:
www.digidat.be, www.video-naar-dvd.be,
www.digiscan.be, www.pictura.nl
Opslagmedia
• Digitale informatie kan op verschillende manieren, op
verschillende dragers, worden opgeslagen. Bekende
opslagmedia zijn:
• USB sticks (solid state)
• Portable hard drives (magnetisch)
• CD-ROMs & DVD-ROMs (optisch)
• Floppy's & ZIP schijven (magnetisch)
• Voor archieven zijn zogenaamde solid state opslag media
(USB sticks en andere FLASH-geheugen systemen) een
relatief nieuw fenomeen. Zelfs draagbare harde schijven
worden nog niet vaak aangetroffen.
Opslagmedia
• Problematisch:nog weinig ervaring met
lange bewaring
• Leesbaarheid lijkt groter probleem
• Meest geschikt:
• Harde schijf (fail ratio: 5 %)
• Cd’s (weinig opslag)
• Minder geschikt:
• DVD, nog niet gestandaardiseerd(?)
• Minder gebruikte dragers: ZIP-schijven,…
• Mini-Disc, beschermd door patenten
Opslagmedia
Enkele tips
•
•
•
•
Gebruik niet uitsluitend één type drager
Kies courante opslagmedia
Kies voor opslagmedia die niet snel degraderen
Voer regelmatig controles uit op de dragers en de data
aanwezig op de dragers
• Maak af en toe veiligheidskopieën van data
• Bewaar opslagmedia en kopieën op verschillende
plaatsen in ideale omstandigheden
• Digitale foto’s: een afdruk op fotopapier van lange
houdbaarheid kan ook een aan te bevelen
archiveringsvorm zijn naast de digitale archivering
Digitale duurzaamheid
•
•
Producenten lijken garanties te geven voor lange termijn <> in de
praktijk horen we vaak onheilsberichten over de duurzaamheid van
CD’s, onleesbare DVD’s, gecrashte harde schijven, gesprongen tapes
en andere calamiteiten
Uitgangspunt: de levensduur van de vereiste afspeeltechnologie is
korter dan de levensduur van een duurzame gegevensdrager
=> In die zin maakt het weinig uit of een CD een levensduur van 30 jaar dan
wel van 100 jaar heeft. De vraag is eerder hoe lang we over de
vereiste technologie zullen beschikken om een CD te lezen
Samengevat
“There is no easy way to insure your digital
files will last” (Library of Congress)
•
•
•
•
Identify what you want to save
Decide what is important to you
Organize the content
Save copies in different places
2. NAAR EEN DIGITAAL
ARCHIEF
We besteden zo’n tien procent van onze
werktijd aan zoeken: dat is bijna een heel uur
per dag!
=> Het is nuttig om een goed archiefsysteem
op te zetten
Naar een digitaal archief
• Grote hoeveelheid
• Je maakt veel sneller een digitaal document aan, dan een
archiefstuk op papier
• Vb.: een e-mail versturen vs. een brief per post versturen
• Hoe dit alles selecteren?
• Grote verscheidenheid
• Diverse types digitale bestanden (tekstverwerking, e-mail,
rekenblad, audiovisueel, afbeeldingen,…)
• Diverse configuraties (.doc, .tiff, .pdf, .xls, .jpg, .msg,…)
• Diverse besturingssystemen
• Diverse programma’s
Naar een digitaal archief
• Digitale documenten moeten snel opspoorbaar zijn
• Noodzaak van een logische en overzichtelijke
structuur
• Heel vaak niet geval, bvb. alles onder ‘Mijn
documenten’ bewaard, onduidelijke titels,…
• In feite dezelfde problematiek als bij papieren
documenten
Registratie
• Denk op voorhand na over wat en hoe je wil beschrijven,
zeker als dit door verschillende medewerkers wordt gedaan
• Ontwerp een formulier en evalueer de bruikbaarheid
• Verzamel voldoende informatie over je collectie (inhoudelijk +
technisch)
• Uniek identificatienummer voor elke digitale kopie
• Bijv. da210001.tif
• Vermeld dit id-nummer ook in de registratie van het analoge
origineel
• Word, Excel, Access
Registratie
Mappenstructuur
• Noodzakelijk voor de toegankelijkheid
• Gebruik een boomstructuur voor de mappen die de
werking van de archiefvormer weerspiegelt
• Zie het archiefschema van een papieren archief
• Maak een overzicht van de digitale mappenstructuur
• Druk deze af, de gebruiker kan die gebruiken als
inventaris
• Voeg dit overzicht van de mappenstructuur bij de
digitale drager
Mappenstructuur
Een voorbeeld
Overleg
Raad van Bestuur
Algemene vergadering
Boekhouding
Jaarrekening
Inkomsten
Uitgaven
Projecten
Tentoonstellingen
Opendeurdag
Opendeurdag 2010
OntwerpAffiche_100510.pdf
NOBrochure_WV_100511.doc
Documentnamen
• Moet duidelijk zijn, maar niet te lang, voor bewaring op
cd-rom max. 31 karakters
• Vermeld volgende zaken:
•
•
•
•
•
Redactionele vorm (met afkortingen)
Onderwerp
Auteur (via initialen)
Datering (in cijfers, bvb. JaarMaandDag = 070224)
Formaat (.pdf, .xml,…)
3. AUTEURSRECHT
• Ieder origineel werk is in principe beschermd door het
auteursrecht
• Van kracht tot 70 jaar na de dood van de auteur
• Recht op reproductie en recht op bekendmaking
• Denk ook aan portretrecht
• Opsporen van rechthebbenden is echter vaak zeer
arbeidsintensief
• Probleem: ‘orphan works’ / verweesde werken
3. AUTEURSRECHT
• Auteur bekend?
• Vraag toestemming aan auteur of rechthebbende
• Stel eventueel een contract of overeenkomst op
• Auteur onbekend?
• Voorzie het materiaal van een disclaimer
• Pas op met recent materiaal
Auteursrecht
Voorbeeld: Beeldbank Lier
Auteursrecht
Voorbeeld: Beeldbank Oostende
Auteursrecht
Auteursrecht
Een interessante publicatie
Auteursrecht en erfgoed
Handleiding tot het vermijden van uitschuivers
(2004)
http://www.faronet.be/e-documenten/auteursrecht-en-erfgoed
Andere juridische
problemen?
In Nederland ontstond recent discussie over het opnemen
van dagbladen met een nationaal-socialistische
signatuur in het online Historisch Krantenarchief van de
Koninklijke Bibliotheek. Het ministerie van Justitie
bracht een negatief advies uit over het op Internet ter
beschikking stellen van de kranten, omdat het niet kan
garanderen dat het Openbaar Ministerie niet tot
vervolging zou overgaan wegens het 'vermenigvuldigen
van strafbare uitingen'. Met andere woorden: het
digitaal ontsluiten van oorspronkelijk materiaal uit de
oorlogsjaren zou kunnen leiden tot een aanklacht voor
verspreiden van haatdragende teksten.
Sinds deze week zijn de kranten toch online op
http://kranten.kb.nl
4. ONTSLUITING OP HET
INTERNET
• Je hebt objecten gedigitaliseerd en/of digitaal beschreven. Maar
vervolgens wil je ze ook op het web publiceren. En misschien wil je
je data ook wel toegankelijk maken voor aggregatoren of
‘harvesters’, zodat je collectie in andere omgevingen vindbaar
worden?
• Je kan zelf je collectie online brengen, met je eigen software en
domeinnaam. Maar overweeg ook om aan te sluiten bij een
bestaand netwerk.
• zie ook ‘use case’ op http://www.projectcest.be/
http://www.edavid.be/wiki/index.php?title=Website
Ontsluiting op het internet
Voorbeeld: een oud tijdschrift
• Online aanbieden als pdf-document
• Bijvoorbeeld via www.issuu.com
Ontsluiting op het internet
Voorbeeld: een handschrift
Ontsluiting op het internet
Voorbeeld: Itinera Nova
Binnen het kader van het project Itinera Nova zullen
alle ca. 950.000 bladzijden van de registers van
de Leuvense schepenbank ingescand worden, en
dit op een termijn van tien jaar. De digitale
beelden worden ter beschikking gesteld op de
projectwebsite itineranova.be. De akten, van
verkoop tot erfenis, van burenruzie tot
schuldbekentenis, worden voorzien van een index
en een volledige transcriptie. Een netwerk van
vrijwilligers zal wiki-gewijs helpen bij de ontsluiting
van deze rijke bron door mee te transcriberen.
Beeldbanken
• Inhoudelijk
• www.hetvirtueleland.be
• www.rubensonline.be
• Geografisch
• www.beeldbankbrugge.be
• www.ganshoren-ingezoomd.be
• Collecties
• www.vlaamsekunstcollectie.be
• …
Voorbeeld:
Beeldbank Mechelen
Voorbeeld:
Westhoek Verbeeldt
Zelf doen?
• Op middellange termijn komen er wellicht een
aantal nieuwe mogelijkheden, die professioneel
zijn maar toch betaalbaar
• Vb.: Omeka – www.omeka.org
Toch geen budget?
Voorbeeld: www.erf-goed.be
Toch geen budget?
Voorbeeld: Expo 58
Wees creatief…
Werk samen…
En maak er iets moois van!
Meer info?
Vormingsreeks FARO: Digitaliseren en digitaal archiveren
zie http://www.faronet.be/kalender/faroupdate
• Module 1: Digitaliseren van documenten. Organisatie, procedures en
wetgeving
• Module 2: Digitaliseren van documenten. Technische aspecten en
kwaliteitseisen
• Module 3: Metamorfozerichtlijnen en technisch-wetenschappelijke
context van het digitaliseren
• Module 4: Juridische context
• Module 5: Contextualiseren van digitaal erfgoed
• Module 6: Digitaal fotograferen van museale objecten
Meer info?
Cursus Heemkunde Vlaanderen: Digitaliseren en digitaal
archiveren voor heemkundigen
Lesgever: Francis Vlieghe (VVBAD)
zie http://www.heemkunde-vlaanderen.be
• Hoboken: 10 november 2010
• Tessenderlo: 29 november 2010
Contact
Tijl Vereenooghe
[email protected]
www.heemkunde-vlaanderen.be