Transcript Produktionsstyrning och förbättringsarbeten på BUP

Produktionsstyrning och
förbättringsarbeten
Barn- och Ungdomspsykiatriska kliniken, NSC
Elisabeth Kristiansen
Malin Gren Landell
2013-03-08
Baseline september 2010
•
•
•
•
•
•
•
Kompetenta medarbetare
Vårdgarantin hålls
Hög stressnivå – medarbetarenkäten
Kalendrar fyllda med råge
Alltför låg produktion – 40%
Brister i reg. av kvalitetsparametrar
Incitament för en hög individuell
produktion saknas
”TALA OM VAD VI SKA TA
BORT!!”
Hur frigöra mer tid till våra patienter?
Värdeskapande aktiviteter för
patienten
Vad är
- värdeskapande?
- icke värdeskapande?
- nödvändigt?
Nulägesbeskrivning 2 v 2010 och 2011
Läkare
n=20
Summa
Andel av
AKTIVITET
min
total tid %
Direkt patientrelaterad tid, inkl restid
6915
15,7
(pat/närstående deltar)
0
0
Patientrelaterat möte med vårdgrannar
1050
2,4
inkl. restid (pat/närstående deltar ej)
0
0
Väntan på utebliven patient
130
0,3
Patientrelaterad planeringstid
1690
3,8
Journalföring
2485
5,6
Patientrelaterad administration
2275
5,2
Rättning av test, screeningformulär
330
0,7
Telefon med pat/närstående
725
1,6
Telefon med vårdgranne
240
0,5
Generella samarbetsträffar med vårdgrannar
90
0,2
Behandlingskonferens (BK)
1935
4,4
Remisskonferens (RK)
1410
3,2
Administrativ konferens (AK)
670
1,5
Klinikmöte
995
2,3
Handledning given
1045
2,1
Handledning mottagen
475
1,1
Utbildning given
435
1,0
Utbildning mottagen
2430
5,5
Introduktion nyanställda/kandidater
195
0,4
Utvecklingsarbete
835
1,9
Forskning
5425
12,3
Utvecklingssamtal,POU
0
0
Yrkesgruppsträff
865
2,0
Fackligt arbete inkl. samverkansgrupp
150
0,3
Polisförhör
0
0
Samråd
60
0,1
Rast
2305
5,2
Sjuk
0
0
Semester/flex/jourkomp/tjänstledighet
3765
8,5
Annat
5600
12,7
Summa
44165
Andel patientrelaterat arbete
Andel direkt patientarbete (9,18) av totalt
redovisad tid
Andel direkt patientarbete (9,18) av patientrelaterad tid
Öppenvården
n=39
Summa
Andel av
min
total tid %
15565
19,2
0
0
1055
1,3
0
0
635
0,8
4895
6,0
9415
11,6
4150
5,1
1295
1,6
2965
3,6
1045
1,3
80
0,1
2985
3,7
1395
1,7
1240
1,5
2080
2,6
965
1,2
2,8
1045
1,3
2750
3,4
310
0,4
465
0,6
4130
5,1
180
0,2
635
0,8
160
0,2
0
0
105
0,1
6265
7,7
2640
3,2
4028
5,0
6430
7,9
81263
Mellanvården
n=8
Summa
Andel av
min
total tid %
5735
29,0
0
0
185
0,9
0
0
10
0,1
1200
6,1
1705
8,6
755
3,8
115
0,6
245
1,2
40
0,2
10
0,1
460
2,3
60
0,3
220
1,1
745
3,8
150
0,8
305
1,5
540
2,7
2325
11,7
90
0,5
400
2,0
290
1,5
100
0,5
0
0
0
0
0
0
60
0,3
1630
8,2
0
0
1015
5,1
1400
7,1
19790
Elefanten
n=16
Summa
Andel av
min
total tid %
7580
20,2
0
0
235
0,6
0
0
310
0,8
2700
7,2
3755
10,0
1495
4,0
370
1,0
760
2,0
780
2,1
180
0,5
1200
3,2
150
0,4
1440
3,8
390
1,0
330
0,9
245
0,7
240
0,6
1560
4,2
0
0,0
3305
8,8
0
0,0
100
0,3
0
0,0
0
0,0
475
1,3
400
1,1
1955
5,2
3345
8,9
1660
4,4
2625
7,0
37585
Ätstörningsteamet
n=14
Summa
Andel av
min
total tid %
6355
22,1
0
0
235
0,8
0
0
995
3,5
1975
6,9
2235
7,8
1980
6,9
210
0,7
755
2,6
215
0,7
210
0,7
2760
9,6
135
0,5
240
0,8
585
2,0
150
0,5
300
1,0
0
0
1210
4,2
0
0
520
1,8
1550
5,4
0
0,0
180
0,6
0
0,0
0
0
60
0,2
1560
5,4
1290
4,5
2050
7,1
935
3,3
28690
Hagadal
n=12
Summa
min
5875
0
235
0
270
1570
1955
1870
0
715
330
1075
485
335
390
920
0
220
265
0
595
320
90
0
0
0
0
145
1000
30
1115
5855
25660
44,7%
56,0%
55,0%
54,4%
63,5%
54,6%
17,3%
22,8%
30,2%
22,2%
24,8%
25,7%
38,7%
40,7%
55,0%
40,8%
39,0%
47,1%
Handlingsplan
• Individuella produktionsmål
kapacitetsplan  klinikens
produktionsmål
• Reviderade lönekriterier
• Elektronisk uppföljningsportal för alla
chefer
• Identifiera viktiga strategiska utv. processer
•
Förenkla journalföring, registreringar, interna flöden med
standardisering, möteseffektivtet, uteblivna pat, centralbokning
läkargruppen, mäta stress, värdeflödesanalyser NP-diagnos
Förbättringsombud
Exempel på en värdeflödesanalys
Ledarskap
Ska vi arbeta
lite med
förbättringar?
Hinner inte,
jag måste
jobba
Engagera, kommunicera och var tydlig - återkoppla
Mål och resultat öppenvård 2012
Unika individer ca 2289 för 2012
= ca 7,7% av samtliga i kommunen
Alla mottagningar
20 000
18 000
OBS! Stressindex förbättrats med 9 steg 2011/2012
16 000
14 000
12 000
10 000
8 000
6 000
4 000
2 000
0
1
2
3
4
Utfall 2011
5
6
Utfall 2012
7
8
Mål 2012
9
10
Utfall 2010
11
12
Systematisk förbättringsarbete vid
Administrativa enheten,
BUP-kliniken i Linköping
Problembeskrivning
Rörigt och högljutt med olika arbetsuppgifter från olika håll
• Ta emot telefonsamtal
• Patienter anmäler sig
• Frågor ställs till receptionspersonal istället för till
personal i rummet intill eller annan personal
• Bokningar/kallelser ska skötas samtidigt
Vilket också innebär att
• Patienter ibland får vänta på att anmäla sig
• Patienter kan höra patientuppgifter som rör andra
familjer
Mål med arbetet
• Ökad tillgänglighet så att patienter inte behöver
vänta för att få hjälp i receptionen
• Ökad patientsäkerhet
• Minskad upplevd stress hos administrativ
personal i relation till BUP-arbetet och specifikt
till receptionsarbetet
• Lära kliniken systematiskt förbättringsarbete
Arbetsgång
•
•
•
•
Inventerar problem och förslag på lösningar
Väljer en lösning och sparat övriga förslag till
senare förbättringsarbeten
Förmätning – Genomförande – Eftermätning
Mätning:
–
–
–
Antal väntande i receptionen mellan kl.8-9.30+13-14
Antal inkommande och utgående tfn-samtal
Perceived Stress Scale (PSS) samt VAS-skala för
upplevd stress
Resultat
Tillgänglighet i receptionen
Antal patienter som väntade på att få anmäla sig i
receptionen var i medeltal 6.6 patienter/dag* under
mättiderna och 1.7 patienter/dag efter förbättringen.
* Mätt mellan kl.8-9.30 + 13-14
Belastning av telefonsamtal
Telefonsamtal över veckan
60
Antal samtal
50
40
30
20
10
0
Måndag
Tisdag
Onsdag
Veckodag
Remisskonferens på torsdagar - receptionen
får då i uppgift att ringa och kalla patienter
vilket kan förklara höjd belastning här.
Torsdag
Fredag
Resultat – tillgänglighet telefon
• Före förbättringen hade receptionen i snitt
43.7 samtal/dag och efter förbättringen hade
den funktion som ansvarade för telefonen
53.9 samtal/dag
• Alltså ökad telefontillgänglighet för
patienter liksom ökad utförd service till
behandlare
Resultat - stressupplevelse
• Stressupplevelsen mätt
med VAS sjönk i relation
till det totala BUP-arbetet
(t(9)=2.42,p< 0.05) och i
relation till receptionsarbetet (ej signifikant).
Stressupplevelse VAS
(0-100)
80
70
Stressnivå
• Personalens
skattning av stress
på PSS visade en
sänkning från
medelvärde 16.7
före förbättringen till
14.3 efter
förbättringsarbetet.
40
30
60
50
20
10
0
Rec_Före
Rec_Efter
Receptionsarbete
BUP_Före
BUP_Efter
BUP-arbete
Framgångsfaktorer?
•
•
•
•
Analys och delaktighet
Mätning – inte tro utan veta
Avgränsat, litet projekt
Diskussion och uppföljning av resultaten
TACK!