Transcript PPT

Управление бюджетом
промышленного
предприятия на базе
продуктов SAP
Бюджетирование
Процесс составления и принятия бюджетов, последующий
контроль их исполнения.
Цель - эффективная организация процесса управления
деятельностью компании посредством планирования, контроля
статьей доходов и расходов и анализа финансово-экономических
показателей.
Бюджетирование позволяет ответить на 3 основных вопроса:
ГДЕ МЫ СЕЙЧАС?
ЧТО НАДО СДЕЛАТЬ?
ГДЕ МЫ ОКАЖЕМСЯ?
Автоматизация бюджетного процесса
Без применения автоматизации
Разработка концепции бюджета
Формирование бюджета
Bobj-BPC (FI-FM)
отчетного периода
ECC (FI-FM)
Контроль исполнения
бюджета
Закрытие отчетного периода
Анализ выполнения бюджета
Bobj , ECC (инфосистема)
Создание бюджета следующего года
Основные проблемы процесса
бюджетирования
Бюджет нереалистичен
• Детализированное планирование трудоемко
• Усложнен или невозможен план-факт анализ
• Усложнен и очень трудоемок процесс
..оперативной актуализации бюджета
• Разорваны процессы планирования ..действий и
..денежных средств
• Отсутствие возможностей прогнозирования
• Трудоёмок процесс разработки и оценки
..различных версий бюджетов
• Сложность анализа обоснованности статей
..бюджета
• Отсутствие координации деятельности всех
..подразделений компании
• Усложнен или невозможен оперативный
..контроль исполнения бюджета
• Ответственность за точность планирования
..берут на себя не те, кто выполняет план
В результате
Растут затраты на
формирование
бюджета
Планируются действия,
не подкрепленные
денежными средствами
Процесс
планирования
затягивается
Бюджет
не соответствует
текущей ситуации
Архитектура решения
Системы учета
Единое хранилище данных
Планирование и отчетность
Данные
Фактические
данные учета
Данные
SAP BPC
Регламент
НСИ
Регламент планирования,
взаимодействие и контроль
НСИ
Блокировки
SAP Workflow
SAP ERP, 1C, Excel,
…
SAP BW
SAP Netweaver
Организационные документы
• Положение о структуре центров финансовой
..ответственности
• Положение о структуре центров управления
..затратами и прибылью
• Перечень статей доходов и расходов
• Перечень направлений платежа и притоков
.. денежных средств
• Структурный план бюджета доходов и расходов
• Структурный план бюджета движения денежных
..средств
.
Регламенты
•
•
•
•
•
•
•
•
Комплект бюджетных форм
Регламент формирования бюджета
Схема формирования бюджета
Положение о бюджетной отчетности
Положение о контроле бюджета
Регламент сбора отчетности
Схема сбора отчетности
Регламент внесения изменений
Формирование бюджета на основе
мероприятий служб
Связь материальных и финансовых потоков.
Обоснование каждой статьи в натуральном выражении.
Мероприятие
Оценка затрат
Перечень потребностей в
разрезе статей БДР
Годовой план
деятельности
подразделений
План развития
предприятия
БДР
Плановые закупки
Перечень потребностей в
разрезе статей БДДС
Годовая смета расходов
денежных средств
по подразделениям
БДДС
Порядок формирования бюджетов
План сбыта
Планы развития предприятия
Баланс
мощностей
План мероприятий
Производственная
программа
Сметы расходов по
мероприятиям
Смета затрат на
производство
Доходы
Планы развития по
подразделениям
План сбыта
Производственная
программа
Планы закупок по
мероприятиям
Сметы расхода
денежных средств
по подразделениям
Планы развития по
предприятию в стоимостном
выражении
БДР
Баланс
мощностей
БДДС
Сметы поступлений
денежных средств
Обмен информацией между системами
ECC (FI-FM)
Бюджет движения
денежных средств
ECC (PS)
Структура бюджета,
документы логистики
ECC (CO)
План мероприятий,
плановые оценки затрат,
статьи БДР
Bobj BPC+BW
Бюджет доходов и
расходов, бюджеты
мероприятий
Поддержка процессов в SAP BPC
Решаемая задача
SAP функциональность
Управление процессом бюджетирования
Ведение справочников (НСИ)
Загрузка данных из внешних систем (сбор факта)
Управление доступом к информации
Работа с бюджетными формами ввода
Формирование отчетности, в том числе в стандарте
МСФО, аналитика
Рассылка форм ввода и отчетности участникам
бюджетного процесса
Хранение приказов и регламентов бюджетного
процесса
Моделирование и прогнозирование
SAP Workflow, SAP BPC BPF
SAP BPC Dimension Management, SAP ERP
SAP BW, SAP BPC Data Manager
SAP BPC User Management, SAP BW
SAP BPC for Excel, Input Schedules
SAP BPC for Excel, Reporting and Analysis
Проверка корректности введенной информации,
сверка
Создание комментариев к бюджетам, отчетам
Аудиторский след
Формирование пакетов документов для бюджетного
комитета
Настройка и осуществление финансовой
консолидации для группы
Ручные корректировки в бюджетах
Хранение данных
Формирование факта
SAP BPC Distributor, Collector
SAP BPC Content Library
SAP BPC for Excel, Reporting and Analysis, Script
Logic
SAP BPC Validations, Business Rules
SAP BPC Comments
SAP BPC Audit
SAP BPC for Excel, Word, PowerPoint
SAP BPC Business Rules, Script Logic
SAP BPC Journals
SAP BW
SAP ERP, 1C, …
Бизнес-процесс бюджетирования
Инициализация
процесса
Утверждение
сценарных
условий
Подготовка
бюджетов отчетных
единиц
Подготовка
…..бюджетов
Функциональная
экспертиза
Доведение
плана до
уровня БЕ
Сбор факта,
консолидация
Выверка
Согласование
Формирование
пакета
..документов
для бюджетного
комитета
Формирование
.
.
.консолидированной
план/факт отчетности
Рассмотрение и
утверждение
Утверждение и внесение
корректировок
Инициализация процесса
• Автоматическое
...информирование участников
...бюджетного процесса о его
...начале
Определение
сценарных условий
Инициализация
процесса
Подготовка бюджетов,
планирование
Инициализация процесса
• Автоматическое предоставление
...доступа (согласно полномочиям) к
...формам ввода для работы в режиме
...реального времени
Определение
сценарных условий
Инициализация
процесса
Подготовка бюджетов,
планирование
Инициализация процесса
Инициализация
процесса
•
Утверждение
сценарных
условий
Рассылка форм ввода для удаленной работы в режиме офлайн в случае
отсутствия у отдельных участников бюджетного процесса установленного
программного обеспечения (SAP BPC) либо отсутствия возможности
осуществлять работу в режиме реального времени (отсутствие связи с
сервером,…). Необходим только MS Excel и почтовый клиент (Outlook, Lotus).
Подготовка
бюджетов
Инициализация процесса
Инициализация
процесса
•
Утверждение
сценарных
условий
Подготовка
бюджетов
Сохранение регламентов, приказов и прочей методологической документации в
едином хранилище с обеспечением доступа согласно полномочиям
Определение сценарных условий
• Возможность задания вариантов
сценарных условий для
моделирования вариантов бюджетов
Определение
сценарных условий
Инициализация
процесса
Заполнение форм ввода
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Автоматическое формирование плана на основе факта предыдущих
периодов и бюджетных допущений, сценарных условий
Работа в привычном для пользователей интерфейсе MS Excel с
использованием стандартного функционала
Возможность загрузки бюджетов и планов из других систем
Автоматический сбор и выверка форм планов и бюджетов, заполненных
в режиме офлайн
Автоматическая проверка комбинаций значений справочников
Возможность внесения бизнес-пользователем без привлечения
администраторов требуемых изменений, дополнений в справочники в
процессе планирования
Создание комментариев к ячейкам форм и формам бюджетов с
возможностью для лица, ответственного за утверждение, осуществить
поиск и просмотр комментариев
Осуществление мониторинга процесса заполнения форм
администраторами бюджетного процесса
Автоматизированный процесс согласования отношений между бизнесединицами
Заполнение форм ввода
Инициализация
процесса
•
Утверждение
сценарных
условий
Подготовка
бюджетов
Автоматическое формирование плана на основе факта предыдущих
периодов и бюджетных допущений, сценарных условий
Заполнение форм ввода
Инициализация
процесса
•
Утверждение
сценарных
условий
Возможность загрузки бюджетов и планов из других систем
Подготовка
бюджетов
Заполнение форм ввода
Инициализация
процесса
•
Утверждение
сценарных
условий
Подготовка
бюджетов
Автоматическая проверка комбинаций значений справочников
Подготовка бюджетов
•
Инициализация
процесса
Утверждение
сценарных
условий
Подготовка
бюджетов
Возможность внесения бизнес-пользователем без привлечения
администраторов требуемых изменений, дополнений в справочники в
процессе планирования
Подготовка бюджетов
•
Инициализация
процесса
Утверждение
сценарных
условий
Осуществление мониторинга процесса заполнения форм
администраторами бюджетного процесса
Подготовка
бюджетов
Выверка
Подготовка
бюджетов
•
•
•
•
Выверка
Согласование
Автоматическая сверка - выверка введенных значений на соответствие
определенным принципам, правилам, стандартам
Автоматическое формирование отчетов с результатами сверки с
указанием строк, содержащих отклонения, и значениями отклонений
Аудиторский след введенных данных и активностей, осуществленных в
процессе бюджетирования
Автоматическое формирование отчетов по аудиторскому следу
Выверка
•
•
Подготовка
бюджетов
Выверка
Согласование
Автоматическая сверка - выверка введенных значений на соответствие
определенным принципам, правилам, стандартам
Автоматическое формирование отчетов с результатами сверки с
указанием строк, содержащих отклонения, и значениями отклонений
Выверка
•
•
Подготовка
бюджетов
Выверка
Согласование
Аудиторский след введенных данных и активностей, осуществленных в
процессе бюджетирования
Автоматическое формирование отчетов по аудиторскому следу
Согласование
Подготовка
бюджетов
•
•
•
Выверка
Согласование
Автоматическое формирование документов для рассмотрения в
форматах Word и PowerРoint
Автоматическая рассылка сформированного пакета бюджетов и
документов (Word, PowerPoint) для рассмотрения и согласования
Мониторинг процесса рассмотрения и согласования
Согласование
Подготовка
бюджетов
•
Выверка
Мониторинг процесса рассмотрения и согласования
Согласование
Согласование
•
Подготовка
бюджетов
Выверка
Согласование
Автоматическая рассылка сформированного пакета бюджетов и
документов (Word, PowerPoint) для рассмотрения и согласования
Подготовка бюджетов отчетных единиц
Согласование
•
•
•
•
•
•
Подготовка
бюджетов
отчетных
единиц
Функциональная
экспертиза
Автоматическое формирование консолидированных бюджетов отчетных
единиц
Работа в привычном для пользователей интерфейсе MS Excel с
использованием стандартного функционала
Автоматический сбор и выверка форм планов и бюджетов, заполненных
в режиме офлайн
Автоматическая проверка комбинаций значений справочников
Создание комментариев к ячейкам форм и формам бюджетов с
возможностью для лица, ответственного за утверждение, осуществить
поиск и просмотр комментариев
Осуществление мониторинга процесса подготовки бюджетов отчетных
единиц администраторами бюджетного процесса
Подготовка бюджетов отчетных единиц
•
Автоматическое формирование
консолидированных бюджетов
отчетных единиц
Согласование
Подготовка
бюджетов
отчетных единиц
Функциональная
экспертиза
Подготовка бюджетов отчетных единиц
Согласование
•
Подготовка
бюджетов
отчетных
единиц
Функциональная
экспертиза
Осуществление мониторинга процесса подготовки бюджетов отчетных
единиц администраторами бюджетного процесса
Формирование пакета документов для бюджетного
комитета
Функциональная
экспертиза
Формирование пакета
документов для
бюджетного комитета
Рассмотрение и
утверждение
• Возможность построения отчётности любой сложности в
форматах Excel и Web для предоставления пользователям
информации в необходимом (привычном) для них виде
• Возможность формирования бизнес-пользователем требуемого
отчета самостоятельно, без обращения в службу
информационной поддержки, на основе преднастроенных
шаблонов
• Возможность предоставления информации для бюджетного
комитета в различных форматах: Word, PPT, Excel, PDF
• Формирование доступа к информации только у необходимых
пользователей
• Поддержка регламента средствами SAP Workflow со
своевременным уведомлением соответствующих пользователей
Формирование пакета документов для бюджетного
комитета
Функциональная
экспертиза
•
Формирование пакета
документов для
бюджетного комитета
Рассмотрение и
утверждение
Возможность построения отчётности любой сложности в форматах Excel
и Web для предоставления пользователям информации в необходимом
(привычном) для них виде
Формирование пакета документов для бюджетного
комитета
Функциональная
экспертиза
•
Формирование пакета
документов для
бюджетного комитета
Рассмотрение и
утверждение
Возможность формирования бизнес-пользователем требуемого отчета
самостоятельно, без обращения в службу информационной поддержки, на
основе преднастроенных шаблонов
Рассмотрение и утверждение
Функциональная
экспертиза
•
•
•
Формирование пакета
документов для
бюджетного комитета
Рассмотрение
и утверждение
Автоматическая рассылка сформированного пакета бюджетов и
документов (Word, PowerPoint) для рассмотрения и согласования
Утверждение бюджетов и показателей
Мониторинг процесса рассмотрения и согласования
Доведение плана до оперативного уровня
Рассмотрение и
утверждение
•
Доведение
плана до
уровня БЕ
Сбор факта,
консолидация
Автоматическое информирование участников бюджетного процесса об
утвержденных бюджетах и показателях
Сбор факта, консолидация
Рассмотрение
и утверждение
•
•
•
•
Доведение
плана до
уровня БЕ
Сбор факта,
консолидация
Автоматизированный процесс сбора фактических данных из различных
систем
Рассылка форм ввода для удаленной работы в режиме офлайн в случае
отсутствия у отдельных участников бюджетного процесса установленного
программного обеспечения (SAP BPC) либо отсутствия возможности
осуществлять работу в режиме реального времени (отсутствие связи с
сервером, …). Необходим только MS Excel и почтовый клиент (Outlook,
Lotus)
Единое решение, содержащее в себе полную интеграцию с системой SAP
R/3, что уменьшает сроки, необходимые для внедрения
Стандартная возможность настройки в системе правил консолидации,
таких как исключение внутригрупповых оборотов, преобразование счета,
правила переноса, правила регистрации внутригрупповых операций
Сбор факта, консолидация
Рассмотрение и
утверждение
•
Доведение
плана до
уровня БЕ
Сбор факта,
консолидация
Автоматизированный процесс сбора фактических данных из различных
систем
Сбор факта, консолидация
Рассмотрение и
утверждение
•
Доведение
плана до
уровня БЕ
Сбор факта,
консолидация
Стандартная возможность настройки в системе правил консолидации,
таких как исключение внутригрупповых оборотов, преобразование счета,
правила переноса, правила регистрации внутригрупповых операций
Сбор факта, консолидация
Рассмотрение и
утверждение
•
Доведение
плана до
уровня БЕ
Сбор факта,
консолидация
Простое построение новых форм отчетов на основе запросов
Утверждение и внесение корректировок
•
•
Формирование отчетов с корректировками
Проведение корректировок через журналы корректировок с последующей
возможностью отмены внесенных изменений
Ввод (импорт)
финансовых
данных
Загруженные
данные
Корректировка
при помощи
журналов
Журналы
Загруженные
данные
Планируемые результаты проекта построения системы
бюджетирования
•
•
•
•
•
•
•
•
Сокращение стоимости и длительности цикла планирования
Сокращение сроков подготовки бюджета
Полная картина планирования – гармоничная интеграция и консолидация данных,
полученных из разных источников, прозрачная схема утверждения бюджета,
оперативный анализ
Улучшение управляемости бизнеса – оперативный и полный контроль
исполнения бюджета, многоуровневый анализ причин отклонений
Динамичная реакция на изменения рынка – оперативная корректировка бюджета в
соответствии с новыми условиями
Укрепление финансовой дисциплины предприятий – предотвращение нецелевого
расходование ресурсов
Сокращение незапланированных расходов – предотвращение неконтролируемого
отвлечения оборотных средств на текущие нужды
Снижение количества управленческих ошибок – возможность моделирования
различных бюджетов и управленческих решений, доступ к достоверной
оперативной информации, хранящейся в системе оперативного уровня, в любой
момент времени по любому разрезу аналитики
Спасибо за внимание!
Более подробную информацию можно получить:
Чебунина Юлия Генриховна,
ведущий инженер-программист
отдела развития отделения
SAP-приложений
Тел.: +375 17 217 33 33
E-mail: [email protected]