Transcript TM 4 - Achmad Rozi El Eroy

MICE
Meeting, Incentive, Convention, and
Exhibition
Oleh: Achmad Rozi El Eroy
Pendahuluan
Dalam industri pariwisata atau pameran, adalah suatu jenis pariwisata di mana suatu
kelompok besar, biasanya direncanakan dengan matang, berangkat bersama untuk
suatu tujuan tertentu.
Akhir-akhir ini telah suatu kecenderungan pada para pelaku pasar pariwisata untuk
mengganti istilah ini menjadi "Meeting Industry"
Pendahuluan
Dunia Mice adalah dunia yang belum terjamah dengan baik di Indonesia. Padahal dunia
Mice merupakan salah satu andalan pariwisata di beberapa negara maju. Dunia Mice
merupakan salah satu dunia bisnis yang menjanjikan. Namun baru sedikit sekali pihak
Indonesia yang mau bermain di dunia Mice.
Mungkin salah satu penyebabnya adalah kurangnya pengetahuan tentang Mice di
Indonesia. Namun di Indonesia sudah mulai ada lembaga pendidikan yang memberikan
pendidikan tentang Mice.
Pendahuluan
Dunia Mice di Indonesia masih sangat besar potensinya untuk digali sedalam mungkin.
banyak negara yang sudah menjadikan dunia Mice sebagai salah satu potensi
wisatanya. Seperti Jepang dengan "Tokyo Motor Show", Jerman dengan "Frankfurt
Motor Show", dll.
Bahkan berbagai biro perjalanan wisata telah membuat paket wisata mengunjungi
berbagai event Mice di berbagai belahan dunia. Ini adalah potensi bisnis yang besar.
Dunia Mice memiliki multiplier effect yang sangat besar. Sangat banyak lapangan
pekerjaan yang tercipta dari adanya event Mice di suatu negara. Puluhan roda industri di
dunia akan berputar dengan baik karena ada event Mice.
Pendahuluan
Pihak pihak yang akan mendapat keuntungan dari event Mice antara lain :
Professional Exhibition Organizer (PEO),
Professional Conference Organizer (PCO),
Stand Kontraktor,
Freight Forwarder,
Supplier, Florist, Event Organizer, Hall Owner, Tenaga kerja musiman, Percetakan,
Transportasi, Biro Perjalanan Wisata (BPW), Agen Perjalanan Wisata (APW), Hotel,
Perusahaan Souvenir, UKM, dan masih sangat banyak lagi.
A. Sebagai Konsultan
Official Congress Organizer sebagai konsultan dari Panitia dalam manajemen kongres,
yaitu:
I. Perencanaan (Planning), antara lain:
- pemilihan waktu dan tempat
- pembentukan panitia
- penyusunan anggaran keuangan
- penyusunan program kerja
A. Sebagai Konsultan
II. Pengorganisasian (Organizing):
- Menentukan pembagian kerja di antara anggota panitia
- Menentukan sistem administrasi:
* Keuangan
* Registrasi
* Surat menyurat
* Kearsipan
A. Sebagai Konsultan
III. Pengawasan dan pengontrolan (Controlling), antara lain:
- Memberikan usulan kepada Ketua Panitia untuk mengadakan meeting dengan
masing-masing bidang kepanitiaan secara rutin, dan bila diperlukan di luar meeting
rutin.
- Mencatat semua keputusan meeting dan mengecek pelaksanaan dari keputusan
tersebut untuk dilaporkan pada meeting berikutnya sebagai evaluasi dari
pelaksanaan keputusan tersebut.
B. Sebagai Pelaksana
I. Perizinan:
- Menyusun surat permohonan izin ke Pemerintah sesuai peraturan yang berlaku.
- Menyampaikan permohonan izin tersebut ke Pemerintah.
- Follow Up sampai keluar surat izin dari Pemerintah.
II. Perencanaan:
- Bersama Panitia menyusun Rencana Anggaran Kongres secara keseluruhan.
- Bersama Panitia menyusun Rencana Kerja Kongres.
B. Sebagai Pelaksana
III. Penyambutan di Bandara:
- Membantu kemudahan proses imigrasi, Douane
- Menyediakan penyambutan kepada para peserta dan tamu VIP selama kongres
berlangsung.
- Kepada para tamu VIP akan diberikan pengalungan bunga oleh para gadis dengan
berpakaian adat.
- Kedatangan para tamu rombongan akan disambut dengan tarian atau Reog
Ponorogo gegap gempita.
B. Sebagai Pelaksana
IV. H o t e l :
- Menghubungi hotel venue maupun satelite hotel untuk mengadakan block booking
atas semua fasilitas hotel yang diperlukan termasuk alat alat audio visual.
- Membicarakan dengan pihak hotel venue maupun satellite hotel untuk mendapatkan
tariff khusus untuk kongres.
- Membicarakan dengan panitia untuk menentukan tarif hotel kepada para peserta.
- Mengadakan hubungan yang akrab dengan para petugas hotel agar dalam
pelaksanaan nanti semuanya berjalan lancar.
- Membicarakan menu makanan yang akan dihidangkan selama kongres berikut
harganya.
- Menyusun sistim pemesanan, agar tidak terjadi hal hal yang tidak diinginkan.
- Menerima pemesanan kamar hotel dan uang muka pemesanan.
- Mengirimkan surat konfirmasi kepada peserta yang memesan kamar hotel.
- Menyampaikan semua pemesanan kamar ke hotel yang bersangkutan dan
menyerahkan uang muka pemesanan.
- Membantu peserta dan panitia dalam berhubungan dengan hotel bila diperlukan.
B. Sebagai Pelaksana
V. Makanan dan Minuman :
- Menyediakan makanan dan minuman selama persiapan dan event berlangsung
- Menghubungi Rumah makan di Hotel untuk memberi harga khusus kepada para
peserta yang menginap di hotel tersebut.
- Menghubungi Restauran dan toko roti untuk mengikuti pameran selama event
berlangsung.
B. Sebagai Pelaksana
VI. Pendaftaran Peserta:
- Menyusun sistim registrasi yang praktis untuk memudahkan pemantauan.
- Mengirimkan announcement kepada semua calon peserta dengan sistim yang
disetujui panitia.
- Menerima pendaftaran dan menyusun file data peserta.
- Menerima uang pendaftaran dan mengelola sesuai perjanjian dengan panitia.
VII. Keuangan:
- Membantu menyusun sistim uang masuk dan keluar dan meminta persetujuan panitia.
- Menerima uang masuk dan mengelola sesuai dengan sistim yang telah ditentukan
bersama panitia.
B. Sebagai Pelaksana
VIII. Sekretariat:
- Menempatkan petugas sekretariat di tempat yang ditentukan panitia sebagai
sekretariat kongres sesuai kebutuhan.
- Melaksanakan korespondensi dan sistim komunikasi melalui telex, telepon dan
facsimile.
- Mempersiapkan dan melaksanakan sistim kearsipan yang berisi catatan catatan dan
korespondensi.
- Menyiapkan berkas berkas kongres yang akan diberikan kepada peserta saat
registrasi ulang.
- Menyusun dan melaksanakan sistim registrasi untuk peserta di tempat kongres.
- Melaksanakan pelayanan informasi di tempat kongres.
- Membuat catatan catatan yang diperlukan untuk menyusun laporan.
- Menyusun laporan apabila kongres selesai.
B. Sebagai Pelaksana
IX. Ilmiah:
- Membantu Seksi Ilmiah :
- Menyusun acara ilmiah yang akan digelar selama kongres.
- Melaksanakan korespondensi dengan para pembicara, ketua sidang dan sekretaris
sidang.
- Memantau penyediaan alat audio visual yang diperlukan.
- Memantau penyusunan ruang sidang yang diperlukan.
- Mengawasi jalannya sidang ilmiah dan mengatasi apabila ada kesalahan teknis
bersama petugas hotel.
B. Sebagai Pelaksana
X. Transportasi:
- Menyediakan alat transportasi yang diperlukan untuk penjemputan dari airport, shuttle
service hotel venue hotel, acara sosial dan tour.
- Menyusun sistim dan melaksanakan penjemputan peserta di airport untuk diantar ke
hotel.
- Menyusun sistim dan melaksanakan shuttle service hotel venue hotel.
- Membantu rekonfirmasi tiket dan melayani pemesanan tiket di tempat kongres.
B. Sebagai Pelaksana
XII.Tour dan Acara Pendamping:
- Menyusun acara tour dan ladies program.
- Menerima pendaftaran untuk acara tersebut.
- Melaksanakan acara tersebut dengan lancar dan tertib.
XIII.S p o n s o r :
- Mengadakan korespondensi dengan sponsor sesuai petunjuk panitia.
- Menindaklanjuti kesediaan sponsor sesuai petunjuk panitia.
B. Sebagai Pelaksana
XIV.Pameran:
- Menghubungi kontraktor booth pameran.
- Menyusun denah ruang pameran bersama kontraktor pameran.
- Mengadakan korespondensi dengan peserta pameran.
- Mengawasi saat booth didirikan.
XV. Publikasi:
- Menghubungi wartawan untuk jumpa pers dan memantau pelaksanaan acara
tersebut.
- Menghubungi Stasiun TV untuk penayangan acara pembukaaan dan penayangan
iklan kongres.
- Mengirimkan poster ke alamat-alamat sesuai petunjuk panitia.