Transcript agentschap jongerenwelzijn

Leiderschapsontwikkeling
Nood aan een
geïntegreerde aanpak!
Kirsten Wybouw I P&O Adviseur MOD DAR- IV
Bruno Claessens I HR-verantwoordelijke JWZ
Overzicht
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Situering
Leidinggeven binnen Jongerenwelzijn
Leiderschapstrajecten
Lessons learned
Rol van HR
Conclusies
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P2
1. Situering
1.1 Jongerenwelzijn: organisatie & werking
1.2 Preventie- en Verwijzersbeleid
1.3 Organisatiekenmerken
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P3
1.1 Jongerenwelzijn:
organisatie & werking
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P4
Missie
Wij gaan tot het uiterste voor jongeren in een moeilijke
leefsituatie.
Visie op omgeving
In een evoluerend Vlaanderen heeft élke jongere het recht om
kansrijk mee te groeien.
Visie op Jongerenwelzijn
Het agentschap is de stuwende kracht van de hulp aan jongeren
in een moeilijke leefsituatie.
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P5
Verwijzers
Gemeenschapsinstellingen
Caseonderzoek
Aanmelding
Vordering
screening
indicatiestelling
Voorzieningen
Hulpverlening
principiële
beslissing
beslissing
CBJ-SDJ
Opvolging
door consulenten
door private voorzieningen
door gemeenschapsinstellingen
begin hulpverlening
door consulenten
m.n. casemanagement
einde (jeugd)hulpverlening
Consulenten van nabij betrokken gedurende hele hulpverleningsproces
Consulenten staan bij aanmelding / vordering in voor
• caseonderzoek
• hulpverlening en/of toewijzing
• casemanagement (opvolging)
Vrijwillige vs. gedwongen hulpverlening
In nauw overleg met cliënt(systeem)
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P6
Verwijzers
Gemeenschapsinstellingen
Caseonderzoek
Aanmelding
Vordering
screening
indicatiestelling
Voorzieningen
Hulpverlening
principiële
beslissing
beslissing
CBJ-SDJ
Opvolging
door consulenten
door private voorzieningen
door gemeenschapsinstellingen
begin hulpverlening
door consulenten
m.n. casemanagement
einde (jeugd)hulpverlening
Publieke sector (georganiseerd door Jongerenwelzijn)
• Gemeenschapsinstellingen (De Kempen en De Zande)
• Centrum De Grubbe
• Federaal detentiecentrum Tongeren
Begeleiding van jongeren en hun gezinnen
• Residentieel
In nauw overleg met consulent en cliënt(systeem)
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P7
Verwijzers
Gemeenschapsinstellingen
Caseonderzoek
Aanmelding
Vordering
screening
indicatiestelling
Voorzieningen
Hulpverlening
principiële
beslissing
beslissing
CBJ-SDJ
Opvolging
door consulenten
door private voorzieningen
door gemeenschapsinstellingen
begin hulpverlening
door consulenten
m.n. casemanagement
einde (jeugd)hulpverlening
Private sector (georganiseerd door vzw’s)
• 9 regulier erkende categorieën
• projecten
Begeleiding van jongeren en hun gezinnen
• Residentieel
• Ambulant
• Mobiel
In nauw overleg met consulent en cliënt(systeem)
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P8
Gemeenschapsinstellingen
Preventie- en
verwijzersbeleid
Voorzieningenbeleid
BJB
einde
POS
problematische
opvoedingssituatie
CBJ
comité voor
bijzondere
jeugdzorg
akkoord
akkoord
private
private
voorvoorzieningen
zieningen
en
en
projecten
projecten
geen akkoord
bij hoogdringendheid
akkoord
einde
BC
bemiddelingscommissie
geen akkoord
einde
MOF
als misdrijf
omschreven
feit
proces verbaal
parket
JRB
jeugdrechtbank
einde
gemeenschapsgemeeninstellingen
schapsen
instellingen
De Grubbe
en
(geen
POS)
De Grubbe
andere
sectoren
VAPH, GGZ, K&G,
drughulpverlening,
ziekenhuizen, MPI
van GO!, …
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P9
1285 Personeelsleden *
Diensten van de
administrateurgeneraal
16 personeelsleden
hoofdbestuur
Brussel
(76)
Diensten van de
algemeen directeur
Afdeling
Preventie- en
Verwijzersbeleid
Afdeling
Gemeenschapsinstellingen
Afdeling
Voorzieningenbeleid
20 personeelsleden
9 personeelsleden
8 personeelsleden
23 personeelsleden
Buiitendiensten
Buiitendiensten
587
622
zgn.
buitendiensten
(1209)
* Cijfers 31/12/2010
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 10
Stefaan Van Mulders
centrale
administratie
Diensten van de
administrateurgeneraal
team centrale
administratie
r
a
a
d
g
e
v
e
n
d
c
o
m
i
t
é
team
personeel
Karel Henderickx (a.i.)
Lucien Rahoens
Frank Mulier (wnd.)
David Debrouwere
Diensten van de
algemeen directeur
Afdeling
Preventie- en
Verwijzersbeleid
Afdeling
Gemeenschapsinstellingen
Afdeling
Voorzieningenbeleid
team boekhouding en
financieel
beheer
team centrale
administratie
team
invordering
team
globaal
plan
jeugdzorg
team centrale
administratie
GI De Kempen
M. Massoels
regio
WestVlaanderen
H. Gheyssens
regio
Oost-Vlaanderen
I. Quintens
team
vrijwillige
hulpverlening
team
gerechtelijke
hulpverlening
GI De Zande
P. Defoor
De Grubbe
E. Gysen
regio
Antwerpen
regio
Limburg
I. Van Eetvelt
E. Berx
regio
Vl-Brabant
Brussel
V. Vanhoutryve
multi-discipliniair
team
team
administratie
team
preventie
team
voorzieningen
en
projecten
team
subsidiëring
Tongeren
L. Vancraenenbroeck
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
buitendiensten
P 11
1.2 Preventie- en
Verwijzersbeleid
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 12
Preventie- en
verwijzersbeleid
centrale
administratie
Afdelingshoofd preventie- en verwijzersbeleid
Lucien Rahoens
team
centrale administratie
regioverantwoordelijken
West-Vlaanderen – Oost-Vlaanderen – Limburg – Vlaams-Brabant en Brussel – Antwerpen
team preventie
multidisciplinair team
regionaal
team administratie
Vlaamse coördinatoren
opvoedingsondersteuning
team
vrijwillige hulpverlening
CBJ - comité voor
bijzondere jeugdzorg
team
gerechtelijke hulpverlening
BC bemiddelingscommissie
lokaal
SDJ - sociale dienst bij de
jeugdrechtbank
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 13
Niveau
Contractueel
Vastbenoemd
Eindtotaal
A
4
11
15
B
153
345
498
C
19
42
61
D
0
13
13
176
411
587
Eindtotaal
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 14
PEP to be
2012
Niveau
Graad
A2
Directeur
A1
Adj. v/d directeur
16,0
B3
Leidinggev. hfddeskundige
35,0
B2
Hfddeskundige
45,0
B1
Deskundige
C3
Leidinggev. hoofdmedewerker
C2
Hfdmedewerker
12,0
C1
Medewerker
35,0
D2
Hfdassistent
4,0
D1
Assistent
Totaal Afdeling P&V
5,0
331,0
5,0
15,0
503,0
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 15
Aantal personeelsleden naar leeftijdsklasse en geslacht - buitendienst afdeling Preventieen Verwijzersbeleid - agentschap Jongerenwelzijn
Aantal personeelsleden
120
100
80
Man
60
Vrouw
40
20
0
<=24
25-29
30-34
35-39
40-44
45-49
50-54
55-59
>=60
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 16
1.3 Organisatiekenmerken
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 17
FLEXIBILITEIT
Ondersteunend
Innovatie
Familie: wederzijds vertrouwen,
samenwerking, groepssamenhang
Adhocratie: creativiteit, toekomstgericht, risico’s nemen,
tijdelijkheid
Leider: relatiegericht (mentor/stimulator)
Leider: taak- & relatiegericht (innovator/bemiddelaar)
Gevaar: anarchie
Gevaar: hobbyisme
INTERN
EXTERN
Regel
Doel
Hiërarchie: stabiliteit, procedures,
formalisatie
Markt: Management by objectives, productiviteit,
efficiëntie
Leider: proceduregericht (controleur/
Coördinator)
Leider: taakgericht (bestuurder/producent)
Gevaar: verkokering
Gevaar: bureaucratie
CONTROLE
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 18
Cultuuronderzoek (Focus-vragenlijst)
ONDERSTEUNING
Flexibiliteit
12,3461
INNOVATIE
12
12
11
11
10
10
9,4455
9
9
8
8
7
7
6,7581
6
6
5,0786
5
5
4
4
3
3
2
2
1
Intern
1
Extern
1
2
2
3
3
4
4
5
5,7606
7,2635
5
6
6
6,8573
7
7
8
8,9262
8
9
9
10
10
11
11
12
REGELS
12
Controle
DOELGERICHTHEID
Huidige organisatiecultuur
Gewenste organisatiecultuur
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 19
FLEXIBILITEIT
Ondersteunend
Innovatie
Huidige vs. gewenste situatie:
Huidige vs. gewenste situatie:
Leidinggevenden steunen medewerkers
die vooruit willen komen
Organisatie benut optimaal
vaardigheden medewerkers
Onderlinge conflicten worden aangepakt
Verregaande investeringen in nieuwe diensten
Opbouwende kritiek wordt gegeven/aanvaard
Onvoorspelbare elementen in de omgeving
zijn kansen voor de organisatie
INTERN
EXTERN
Regel
Doel
Huidige vs. gewenste situatie:
Huidige vs.gewenste situatie:
Instructies zijn schriftelijk vastgelegd
Beloning is afhankelijk van de prestaties
De leidinggevenden volgen de regels zelf op
Medewerkers ontvangen taakgerichte informatie
Top legt de nadruk op stabiliteit in de werkzaamheden
Overeenstemming over de richting
waarin gewerkt wordt
CONTROLE
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 20
Loopbaanelixir
Focuszin:
• ‘Jongerenwelzijn is een organisatie waar mensen fier zijn om er te
werken, zich verbonden voelen met het gezamenlijke project, zich
gezien en erkend voelen, én kansen krijgen en kunnen nemen.’
Uitgangspunten:
• Werken vanuit een waarderende benadering
• We gebruiken het netwerk i.p.v. de hiërarchische cascade
• De brug bouwen terwijl je er over loopt
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 21
Loopbaanelixir (2)
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 22
2. Leidinggeven binnen
Jongerenwelzijn
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Implicaties voor het leidinggeven
Relatiegericht vs. taakgericht leidinggeven
Positie leidinggevende
• Ex-collega
• Lokaal eiland
• Tussen hamer en aambeeld
Gouden kooi (beperkte doorgroeimogelijkheden/eis
regionale tewerkstelling)
Werklast: werkdruk & (beleids)veranderingen
Leidinggevende als “change agent”
Omgaan met diversiteit
Wisselende Teams
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 24
Surveyresultaten
Tevredenheidsenquête 2006/2008
Bottom Up Evaluaties
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 25
Quotes interviews loopaanelixir
• Talentontwikkeling
– Principes die we hanteren voor jongeren ook op personeel toepassen.
Mensen krijgen kansen, op positieve dingen focussen, daarop verder werken,
kwaliteiten capaciteiten naar boven halen zowel bij personeel als bij de
jongeren
– ...
• Ondersteuning leidinggevenden
– Er is heel weinig ondersteuning voor teamverantwoordelijke vanuit centraal
bestuur, je staat er wel een beetje alleen voor, je moet je team ondersteunen
maar wie ondersteunt ons ? De arbeidstevredenheid is daarom beperkt, er
treedt een soort vervreemding op van je werkveld
– Als leidinggevende ben je ook erg individueel bezig: je ziet je collega’s niet.
Eigenlijk is het eenzaam werk met weinig ervaring van ondersteuning. Vroeger
kon ik een collega-consulent om raad vragen maar in mijn nieuwe rol kan ik dit
niet meer.
– …
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 26
Quotes Interviews Loopbaanelixir (2)
• Aanpak disfunctioneren
– De leidinggevenden moeten meer moed hebben. Kordaat leiderschap wordt
hier gemist. Waardering mag ook beter, want vaak worden meningen of
voorstellen van de collega’s door het beleid de grond in geboord. Ze zeggen
dat de opvoeders niet gemotiveerd zijn, maar de moeite om ze gemotiveerd te
maken is er ook niet. Het moet van beide kanten komen, zowel van het
individu als van het beleid.
– Je moet echt iets gaan doen met het disfunctioneren van mensen. Als mensen
disfunctioneren en niet functioneren en als je een open confrontatie aangaat,
en hen ondersteunt bij het zoeken naar een goeie oplossing. dan help je ze
veel beter. Niets demotiverender dan te zien dat disfunctioneren niet wordt
aangepakt.
– …
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 27
3. Leiderschapstrajecten
3.1 Doelgroep
3.2 Traject I
3.3 Bevorderingsprocedure B3
3.4. Traject II
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 28
3.1 Doelgroep
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
(Potentiële) teamverantwoordelijken
Hulpverlening & Preventie (B3)
Functiefamilie: Operationeel Leidinggevende
Resultaatsgebieden
• Organiseren en coördineren van het team
• Aansturen en evalueren medewerkers
• Beleidsimplementatie en –opvolging in samenwerking met regioverantwoordelijke
Competenties
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Voortdurend verbeteren niveau II
Klantgerichtheid niveau II
Samenwerken niveau III
Betrouwbaarheid niveau III
Initiatief niveau II
Voortgangscontrole niveau II
Plannen niveau II
Richting geven niveau I
Ontwikkelen van anderen niveau I
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 30
3.2 Traject I
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Waarom?
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 32
Tijdslijn
Mei 2007 – Nov. 2007:
Jan 2007:
Workshops deelnemers (4)
Maart
Stuurgroep
Projectplan
Communicatieplan
2007:
April 2007:
Coaching-on-the-job (4)
Development Centers
Workshop coaches
Leeropportuniteiten
Dec 2007 – Jan 2008:
Februari 2007:
April 2007:
April - Mei 2007:
Infosessie
Individueel rapport DC
IOP-gesprek
intake
Motivatiegesprek RV
Leergesprek coach en RV
Evaluatie
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 33
Achter de schermen
Stuurgroep:
• Externe partner
• Adviseur Loopbaanontwikkelcentrum VO
• Preventie- en Verwijzersbeleid
–Afdelingshoofd
–Staflid
–Regioverantwoordelijke
• MOD WVG
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 34
Development Centers
Basis = competentieprofiel B3
Inhoud
•
•
•
•
Roos van Leary
Postbakoefening
Groepsdiscussie
Rollenspel: functioneringsgesprek medewerker
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 35
Workshops Deelnemers
Thema
Duur
Situationeel Leidinggeven
2 dagen
Leidinggevende vaardigheden
2 dagen
Ontwikkelingsgericht coachen
1 dag
Functioneringsgesprek
1 dag
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 36
Coaching-on-the-job: Interne coach
Wie?
• Eigen leidinggevenden (B3) OF
• Andere ervaren teamverantwoordelijken (B3) OF
• Externe coach (3-tal)
Rol?
• IOP-gesprek
• Ondersteuning leeropportuniteiten
– Inhoudelijke ondersteuning
– Mentor
• Afsluitend leergesprek met RV
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 37
Leeropportuniteiten
Leiden van een groepsgesprek (bv. teamvergadering,
rondetafelbespreking, …)
Implementatie van een welomlijnd project (bv. Domino)
Zelf voorstellen doen om leeropportuniteiten te creëren (bv. een
verbetervoorstel doen en uitvoeren)
Praktische aspecten van leidinggeven (bv. werkregeling opstellen,
permanentie organiseren, caseloadverdeling, inwerken van
nieuwe werknemers, …)
Externe dienstvertegenwoordiging
Tijdelijke vacatures van TV invullen
…
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 38
3.2 Bevorderingsprocedure
mits procedure
B3
Leidinggevend hoofddeskundige (B311)
Senior hoofddeskundige (B311)
8j RE
B2
Hoofddeskundige
LG
6j SA
of RE
B1
Hoofdprogrammeur
Inhoudelijk
6j SA of RE
6j RE
Deskundige
LG
Maritiem verkeersleider
Inhoudelijk
6j SA of RE
6j RE
12j RE
Programmeur
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Tijdslijn
Dec. 2009:
Standplaatsbevraging
April 2009:
Jan. 2009:
Selectiereglement
IP
Juli- Sept 2009:
EP
selectiegesprekken
Benoeming
Maart 2009:
Jun. 2009:
Okt. 2009:
Einde kandid-
Beslissing Generieke
Beslissing
aatstelling
geschiktheid
Functiespecifieke
geschiktheid
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 41
3.3 Traject II
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Waarom?
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 43
Tijdslijn
Juni 2010:
Feb 2011:
Stuurgroep
Terugkomstmoment
Projectplan
Sep- Okt. 2010:
Afsluitend gesprek/contact
Communicatieplan
Workshops (4)
mentoren
Sep. 2010:
Okt.2010 – Jan. 2011:
Maart 2011:
Kick off deelnemers
Leergesprek RV
Evaluatie
Kick off mentoren
Coaching-on-the-job
PLOEG/vastleggen IOP
Intake
Opstart intervisiegroepjes
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 44
Achter de schermen
Stuurgroep:
• Directieraad Jongerenwelzijn
Klankbordgroep
• AgO
• MOD WVG
• Jongerenwelzijn:
–
–
–
–
Regioverantwoordelijke
Ervaren Teamverantwoordelijke
Procesdirecteur GI
Stafmedewerker GI
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 45
Workshops Deelnemers
Thema
Leeftijdsbewust
Leidinggeven
Omgaan met
disfunctioneren
Duur
1 dag
Leidinggeven en
verandering
1 dag
1 dag
Leidinggeven aan een 1 dag
team
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 46
Coaching-on-the-job
Coaching-on-thejob
Externe Coach
Interne mentor
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 47
Coaching-on-the-job: Externe coach
4 gesprekken van 2 uur op plaats van
tewerkstelling
Stappenplan:
• Focusgebieden <= leergesprek RV, ervaringen workshops &
intake
• Kennismaking
• Coaching
– Individueel gesprek
– Deelname teamvergadering(en)
– Voorbereiding veranderinitiatieven
–…
• Finaliseren IOP
Persoonlijke leiderschapsagenda
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 48
Coaching-on-the-job: Interne mentor
Aanduiding en toewijzing mentor door regioverantwoordelijke op basis van
rolbeschrijving
Uitgewerkte rolbeschrijving
• Taken
– Expert-Informatieverstrekker
– Klankbord – Ondersteuner
– Leerprocesbegeleider
• Randvoorwaarden
– Tijd/ruimte
– Reguliere functie is combineerbaar met mentorrol
– Geen hiërarchische functie noch een evaluatieve bevoegdheid
– Vrijwilligheid
– Mentor krijgt ondersteuning:
– De mentor kan met één of met meerdere beginnende werknemers tegelijkertijd
werken
Minstens 3 contactnames
• Tussen einde workshops en start coachingsessies
• Tussen laatste sessie en de terugkomstdag
• Na de terugkomstdag
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 49
4. Lessons Learned
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Traject I
Tevredenheid
• Meerwaarde voor deelnemers
• “Zuurstof” in loopbaan
Impact
• Hoger slaagpercentage
– Algemeen slaagpercentage: 62%
– Slaagpercentage deelnemers: 78%
– Slaagpercentage niet-deelnemer: 50%
• Hogere rangschikking
– Alle vacante functies (15) werden opgenomen door
deelnemers traject I
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 51
Traject I (2)
Leerpunten
• “Elitevorming”
• Onduidelijkheid verantwoordelijke opvolging
IOP/leeropportuniteiten
– RV?
– Deelnemers zelf?
– Coach?
• Leeropportuniteiten:
– Discrepantie tussen deelnemers
– Losstaand/eenmalig ipv geïntegreerd/continu
• Onduidelijke rol regioverantwoordelijken
• Interne coaching?
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 52
Traject II
Tevredenheid
• Leerdoelstellingen werden behaald
• Diversiteit deelnemers en werkvormen =
meerwaarde
• Directe betrokkenheid RV = meerwaarde
• Externe coaching = frisse wind / nieuwe
invalshoeken
Impact
• Bottom Up evaluaties?
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 53
Traject II (2)
Knelpunten
• Samenspel externe coach, regioverantwoordelijke
en mentor => onduidelijkheid bij deelnemer
• Nabijheid mentor = essentieel
– Weinig spontaan contact mentor
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 54
5. Rol HR
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Rol HR
Business Partner leidinggevenden
• Responsabiliseren
• Faciliteren
• Niet overnemen
Continu spanningsveld
Rode draad: Verder werken op wat er reeds is
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 56
6. Conclusies
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P
Conclusies
Geen eenmalige actie maar continu proces
• HR als procesbewaker/facilitator
• Deelnemer als eigenaar van eigen ontwikkeling
• Leidinggevenden als drijvende kracht
Investeren in tijd en geld
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 58
Conclusies (2)
Nood aan geïntegreerde aanpak
•
•
•
•
•
•
•
Samenspel verschillende leervormen
Verder bouwend op wat reeds is
Lerend uit fouten
Link met bestaande HRM-instrumentarium
Directe betrokkenheid alle leidinggevenden
Overkoepelend (over alle afdelingen heen)
Gericht op transfer/verankering
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P 59
Vragen?
[email protected]
[email protected]
WWW.JONGERENWELZIJN.BE
P