Transcript PEKELILING-PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM

PEKELILING-PEKELILING KEMAJUAN
PENTADBIRAN AWAM
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Tahun 1991 – 11
Tahun 1992 – 4
Tahun 1993 – 2
Tahun 1995 – 1
Tahun 1996 - 2
Tahun 1997 - 1
Tahun 1999 - 1
Tahun 2001 - 1
Tahun 2002 - 2
Tahun 2003 - 1
Tahun 2005 - 2
Bil. 1 Tahun 1991
• Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Urusan
Melalui Telefon
• Persediaan ( 5 minit sebelum waktu)
• Sambutan Panggilan (Sebelum deringan kedua –ketiga)
• Mengendalikan Pangilan (Maklumat tepat)
• Menamatkan Pangilan (Sopan & jangan tergesa-gesa)
Bil. 2 Tahun 1991
• Panduan Pengurusan Mesyuarat Dan Urusan
Jawatankuasa-Jawatankuasa Kerajaan
Sebagai Urusetia
Pra-Mesyuarat (Agenda,Tarikh,Masa,Tempat,Pengerusi J/K,Tempahan
Bilik,Kertas Kerja,Surat jemputan,Kemudahan bilik,menentukan
kehadiran,Perbincangan Pra-mesyuarat,Etiket semasa mesyuarat dll.)
Semasa Mesyuarat ( Catat minit mesyuarat, senarai kehadiran,perkara
penting,keputusan & tindakan susulan)
Selepas Mesyuarat (Penyediaan minit-draf 3hari,edaran 1 minggu dari
tarikh mesyuarat, susunan nama ahli mesy.,catatan
perbincangan,pengesahan maklumbalas,laporan m/b,format
m/b&maklumbalas susulan.
Bil. 3 Tahun 1991
• Anugerah Inovasi Perkhidmatan Awam
• Difinasi: Idea bersama perubahan dalam proses kerja untuk
menghasilkan penjimatan tenaga & Kos menjadikan hasil meningkat.
• Kategori: (a.Agensi, b. Bahagian/Unit, C. Individu)
• Anugerah: RM 5,000.00 (A&B) RM1.000.00 (c.)
• Krifteria:
–
–
–
–
1.Pengurangan Kos Operasi
2. Penjimatan Masa
3. Peningkatan Hasil Kerja
4. Peningkatan tahap kepuasan pelanggan
Bil.3 Tahun 1991(Samb)
Cara Perlaksanaan:
Kedudukan Sebelum
Inovasi Dilaksanakan
Faedah- Faedah dari Inovasi
Pasukan Penilai:
Agensi Pusat (Panel Pelawat) akan melaporkan kepada Panel
Memajukkan Pentadbiran Awam
Bil. 4 Tahun 1991
• Garispanduan Mengenai Strategi-Strategi
Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam.
• Gerakan Budaya Cemerlang:–
–
–
–
–
–
–
Cadangan Q
Proses Q
Pemeriksaan Q
Slogan Q
Hari Q
Maklumbalas Q
Maklumat Q
Bil. 4 Tahun 1991 (Samb)
• Aktiviti:
• Anugerah Kualiti Perdana Menteri (9 November setiap tahun –Hari
Quality Sedunia)
• Panduan Pengurusan & Peningkatan Kuality Dalam Perkhidmatan
Awam.
• Bengkel-bengkel & Latihan (Pasukan petugas mendidik staf)
• Ceramah-ceramah dan perbincangan
• Tayangan Vedio Kualiti
• Pengumuman melalui Television
• Siri Panduan Pengurusan Kualiti
• Proses Peningkatan Kualiti:
• Perancangan Strategi
• Penentuan Standard Kualiti, Proses, Tenaga Manusia
• Proses Penyelesaian Masalah ( Kenalpasti,Penganalisa,Penentuan
Alternatif penyelesaian, pemilihan alternatif tindakan pembetulan
• Pengukuran & Penilaian tindakan pembetulan
Bil. 5 Tahun 1991
• Panduan Mengenai Sistem Penjadualan Yang
Bersepadu (SIAP)
• - Satu kaedah yang seragam perancangan
perlaksanaan projek-projek pembangunan. Mengesan
dan mengawasi dan membuat laporan prestasi projek.
• 1. Perancangan Perlaksanaan
• 2. Cadangan Perbelanjaan tahunan
• 3. Mengesan & Mengawasi Projek
• 4. Menyesaikan Masalah
• 5. Mengemukakan Laporan Prestasi setiap 3 bulan
sekali (April.Julai,Oktober & Januari –setiap minggu
pertama bulan berkenaan)
Bil. 5 Tahun 1991(Samb)
•6. Peraturan-peraturan lain.(PERT,CPM.PC,SETIA)
•PERT= Program Evaluation & Review Technique
•CPM = Critical Path Method
•PC = Personal Computer
•SETIA = Sistem Maklumat Agensi-Agensi Pusat Yang Disatukan
Bil. 6 Tahun 1991
• Panduan Mengenai Peningkatan Produkitviti Dalam
Perkhidmatan Awam
• Konsep:
– Nilai atau kualiti output yang dihasilkan oleh unit input.
• Cara Peningkatan Produktiviti
• Input
•
•
•
•
•
Tenaga Manusia
Teknologi
Kelengkapan
Modal
Sistem Pengurusan
Proses
Pengurusan
Output
Keluaran
&
Perkhidmatan
Bil. 6 Tahun 1991(Samb)
• Faktor Produktiviti
–
–
–
–
–
–
–
–
Tenaga Manusia
Sistem & Prosedur
Struktur Organisasi
Gaya Pengurusan
Persekitaran Kerja
Teknologi
Bahan-bahan
Kelengkapan Modal
• Pengukuran Produktiviti:
– Peringkat Organisasi
– Peringkat Individu
Bil. 7 Tahun 1991
• Panduan Mengenai Kumpulan Meningkat
Mutu Kerja (KMK)
• Difinasi:
– Kumpulan kecil 6-10 orang bermesyuarat secara
tetap dari unit kerja menganalisis masalah dan
cadangan penyelesaian kepada pengurusan untuk
dilaksanakan.
• Matlamat:
– Memperbaiki & Mempertingkatkan kualiti kerja:
• Menyelesaikan masalah,semangat bekerja
berkumpulan,Menerap nilai etika kerja, Penglibatan &
Kerja, Dorongan bekerja & Kesedaran &
Tanggungjawab.
Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)
..Samb.
• Prinsip Asas:
– Bekerja secara berkumpulan
• Faedah:
– Cara kerja bersistem yang sempurna
• Konsep:
– PDCA (Plan.Do & Action)
• Teknik:
– Brainstorming (Analisis sebab-akibat –Tulang ikan.
– Semakan: Pareto, Turus, Bulatan,Histogram
&Analisis proses.
Bil. 8 Tahun 1991
• Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja
Dan Fail Meja
• Manual Prosedur Kerja (MPK)
– Dokumen rujukan Fungsi & Objektif & Dasar
jabatan yang jelas
– Dokumen secara sistematik sususan cara kerja
• Fail Meja
– Dokumen rujukan peringkat individu.
Penasambungan tugas bagi peningkatan kecekapan
– Panduan terperinci semua tugas setiap individu
Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja Dan
Fail Meja (Samb)
• Perbedzaan:
• MPK
•
•
•
•
Dukumen rujukkan jabatan
Asas fungsi &Tugas jabatan
Satu MPK satu Jabatan
Maklumat menyuluruh jabatan
FM
Dk peringkat Individu
Asas tugas &Tkj individu
Satu FM satu jawatan
Panduan proses kerja
setiap jawatan
• Kajian semula 1 tahun sekali atau dari masa kesemasa
sekiranya ada perubahan.
Bil. 9 Tahun 1991
• Panduan Mengenai Pelaksanaan Dasar Persyarikatan
Malaysia
• Dasar:
– Penekanan atas kepentingan kerjasama antara
perkhidmatan awam dengan sektor swasta yang lebih
bermakna bagi memesatkan lagi pertumbuhan ekonomi dan
pembangunan negara.
•
•
•
•
•
Panel Perundingan
Sessi Dialog Tahunan
Penyampaian Maklumat
Interaksi menerusi majlis/sosial
Pengiktirafan oleh sektor swasta
Bil. 10 Tahun 1991
• Panduan Mengenai Peningkatan Kualiti
Perkhidmatan Kaunter
• Konsep:
– 3 Kompenan
• Hadapan Kaunter
• Di bahagian Kaunter
• Dibelakang kaunter
• Perkhidman kaunter yang berkualiti
– Penjelasan mengenai matlamat mengenai ketiga-tiga
bahagian untuk menerapkan kualiti bagi mencapai
matlamatnya.
Bil. 11 Tahun 1991
• Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan
Borang Tindakan Kerja
• Rujukan Pekeliling Perbendaharaan 2 tahun
1991
–
–
–
–
Daftar Loji,
Daftar Perabut
Daftar Stok Alatulis
Daftar Pinjaman.
• Daftar Harta Modal, Daftar Inventori, Daftar Stok
Bekalan Pejabat, Daftar Pergerakan Harta Modal.
Bil. 1 Tahun 1992
• Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) Bagi
Perkhidmatan Awam
– Matlamat – Kepusan Hati pelanggan, Output tanpa cacat, Output
yang sentiada tepat.
– Fokus –Sistem dan Proses, Budaya Organisasi,Pelanggan,Pelanggan
– Strategi-Penambahbaikan, seluruh Organisasi,Tindakan
Strategik,Matlamat Jangka Panjang, Kos Kualaiti, Pencegahan, Kualiti,
Sistematik
– Pelaksana- Pengurusan atasan, Seluruh Kakitangan, Pasukan
Kerja.
Bil. 2 Tahun 1992
• Garispanduan Perancangan Dan Penyediaan Projek
Pembangunan
• Polisi Negara
• Polisi Sektor
• Polisi Subsektor
• Program
• Projek
–
–
–
–
A. Konsep
B. Pusingan Projek
C. Kajian Kemungkinan
D. Perancangan Untuk Pelaksanaan.
Bil. 3 Tahun 1992
•
•
•
•
•
•
•
•
Garispanduan Sistem Perakuan Mikro (SPM)
Pengenalpastian Output
Sistem Koding Bagi Output
Aktiviti
Input
Kod Input
Rekod Input
Model SPM
– Output
Langsung & Tak Langsung
• Bahan
Penawanan Kompenan Kos
• Tenaga Kerja Kos langsung & Tak Langsung
• Laian-lain
Penyatuan Kos
Bil. 4 Tahun 1992
• Pengendalian Pengaduan Awam
• Biro Pengaduan Awam
–
–
–
–
–
Pengerusi- KSN
KPKA
BPR
Timb. KSU, JPM
KP Unit Permodenan Tadbiran Malaysia
Bil. 1 Tahun 1993
• Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi (Morning
•
•
•
•
Prayers)
Kementerian, Jabatan, Negeri, Daerah, Dsbnya.
Satu hari seminggu
1 Jam sahaja
Ikut Format (Minit)
Bil 3 Tahun 1993
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Panduan Mengenai Piagam Pelanggan
Difinasi:
Komitment secara bertulis
Dipamirkan
Jaminan Perkhidmatan Standard
Memberitahu Hak-hak Pelanggan
Fokus
Pelanggan
Standard
Sikap
Bil 3 Tahun 1993(Samb)
•
•
•
•
•
•
•
Ciri-ciri
Jelas
Senang disebar
Kebolehankepercayaan
Praktikal
Khusus
Bolek ditambahbaikan
Bil. 1 Tahun 1995
• Penggunaan Butiran Maklumat Di Dalam
Borang Permohonan Dan Kriteria Tertentu
Sebagai Asas Membuat Keputusan Ke Atas
Permohonan
• Kenyataan dasar
• Kriteria Bertulis
• Borang-Borang
• Senarai Semakan
Bil. 1 Tahun 1996
• Pelaksanaan Sistem Perakaunan Berkomputer
Yang Standard Di Badan-Badan Berkanun
Persekutuan.(SAGA)-Standard Accounting System For
Government Agencies
•
•
•
•
Tujuan-Laporan Kewangan kpd Jemaah Menteri
Latarbelakang- Transaksi kewangan direkodkan
Sistem – yang Standard
Pakej – (Operational Accounting System)& AIS-Accounting
Information System)
• Cara Penggunaan - SAGA
• Tatacara – Manual of Operating
• Pengesanan- Mampu dan Jbt. Akauntan Negara.
Bil. 2 Tahun 1996
• Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO
9000 Dalam Perkhidmatan Awam
• Tujuan:
– Rujukan Malaysia Standard (MS)
– Institut Standard dan Penyelidikan Perindustrian
Malaysia (SIRIM)
– MS ISO 8402:1991,MS ISO 9000:1991, MS ISO
9001:1994,MS ISO 9002:1994. MS ISO 9003:1994,
MS ISO 9004:1991,MS ISO 1994:Part 2:1994
– Sama elemen dalam ISO 9000 peringkat
Anatarabangsa
Bil. 2 Tahun 1996(Samb)
• Difinasi:
– Terminologi mengikut difinasi Quality Vocabulary,
Quality Systems –Model for quality assurance in
design, development, production, installation and
servicing
– Quality Management and quality system elements
– Guidelines for services
• Kualiti,Dasar,Pengurusan,Sistem,Quality Control,Quality
Assurance,Pembekal,Produk,Subkontraktor, Pelanggan,
Perkhidmatan dan Pemberian Perkhidmatan.
Bil. 1 Tahun 1997
• Panduan Mengenai Penubuhan Sistem
Infrastruktur Kebangsaan Bagi Maklumat
Tanah (NaLIS)
Bil. 1 Tahun 1999
• Garis Panduan Perlaksanaan
Penandaarasan Dalam Perkhidmatan
Awam
Bil. 1 Tahun 2001
• Garis Panduan Pelaksanaan Sistem
Pemantauan Penguatkuasaan UndangUndang Di Peringkat Pentadbiran Daerah
Bil. 1 Tahun 2002
• Garis Panduan Semakan Semula
Prosedur Dan Proses Kerja Di Agensi
Kerajaan
Bil. 2 Tahun 2002
• Garis Panduan Pemberian Anugerah
Perkhidmatan Cemerlang Anggota
Perkhidmatan Awam
– Sijil Perkhidmatan Cemerlang
– RM1,000.00 Hadiah Prestasi
– Peluang Memajukan Kerjaya
– Keutamaan Peluang Bintang Kebesaran
– Nama & gambar dipamirkan di lokasi strategik
Bil. 1 Tahun 2003
• Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan
Internet & Mel Eletronik Di Agensi-agensi
Kerajaan.
• Tatacara:
– Langkah-langkah kawalan, perlindungan &
Penguatkuasaan penggunaan internet & e-mail
– Kesan negatif ke atas pencerobohan, kecurian dan
pengubahsuaian data.
Bil. 1 Tahun 2005
• Garis Panduan Bagi Mewujudkan
Petunjuk-Petunjuk Prestasi Utama atau
Key Performance
Bil. 2 Tahun 2005
• Garis Panduan Bagi Menwujudkan
Pejabat Perkhidmatan Pelanggan Di
Agensi Kerajaan.