Transcript Pengurusan Sumber Manusia Projek

Bab 8:
Pengurusan Sumber Manusia
Projek
Copyright Course Technology 2001
1
Kepentingan Pengurusan Sumber
Manusia
• Kejayaan dan kegagalan organisasi dan projek
ditentukan oleh manusia
• Walaupun ekonomi menurun pada 2001, masih
terdapat kekurangan pekerja TM
– ITAA – terdapat 844,000 kekosongan utk kerja TM
(2000)
– 1 dlm 14 pekerja Amerika terlibat dlm kerja TM
– Wanita mewakili 47 peratus tenaga kerja, dan
mewakili hanya 29 peratus kerja TM
Copyright Course Technology 2001
2
Masalah Masa Kerja yg Panjang dan
Stereotaip Pekerja TM
• Kebanyakan orang berusaha kuat bagaimana
untuk meningkatkan buruh TM (IT labor
pool).Termasuk masalah,
– Menerima kenyataan bahawa TM profesional
bekerja masa yang panjang dan mesti sentiasa
mengikuti perubahan dalam bidangnya.
– Stereotaip yang tidak diinginkan yang mana boleh
menyebabkan orang cabut lari seperti wanita.
– Keperluan untuk meningkatkan imbuhan,
mengemas semula jam kerja dan insentif, dan
menyediakan perngurusan sumber manusia yang
lebih baik.
Copyright Course Technology 2001
3
Apakah Pengurusan Sumber
Manusia Projek?
• Melibatkan proses utk menggunakan tenaga
manusia dengan sebaik-baiknya. Melibatkan
proses seperti
– Perancangan organisasi
– Mendapatkan pekerja
– Membangunkan kumpulan
Copyright Course Technology 2001
4
Cara Utk Menguruskan Manusia
• Bidang yang telibat dgn pengurusan projek
– motivasi
– pengaruh dan kuasa
– keberkesanan
Copyright Course Technology 2001
5
Motivasi
• Abraham Maslow bangunkan hiraki keperluan
utk buktikan teorinya bhw perangai manusia
dipandu oleh keperluan tertentu.
• Maslow menyatakan bahawa manusia
mempunyai kualiti unik yang membolehkan
mereka membuat pilihan dan mengawal
kehidupan.
Copyright Course Technology 2001
6
R 8-1. Hiraki Keperluan Maslow
Copyright Course Technology 2001
7
Herzberg’s Motivational and
Hygiene Factors
• Frederick Herzberg byk menulis tentang faktor
motivasi pekerja
– Faktor motivational: pencapaian, pengecaman, kerja,
tanggungjawab, peningkatan, and pertumbuhan,
menghasilkan kepuasan kerja.
– Faktor kebersihan: sekiranya tiada akan
menghasilkan ketidakpuasan, tetapi tidak
memotivasi pekerja. Cth gaji yg lebih besar, lebih
penyeliaan dan persekitaran kerja yang lebih
menarik.
Copyright Course Technology 2001
8
Teori X dan Y McGregor
• Douglas McGregor mempelopori pendekatan
hubungan manusia terhadap pengurusan pada 1960an
• Teori X: andaikan bhw pekerja tidak suka dan
mengelakkan kerja, oleh itu pengurus mesti memaksa
atau mengugut agar pekerja melakukan tugas
• Teori Y: andaikan bhw individu menganggap bahawa
kerja adalah sesuatu yang alami seperti bermain atau
berehat dan sukakan kepuasan harga diri
• Teori Z: diperkenalkan dlm 1981 oleh William Ouchi
dan berasaskan pendekatan Jepun utk memotivasi
pekerja,menekankan kepercayaan, kualiti,pembuatan
keputusan secara muafakat, dan nilai adat
Copyright Course Technology 2001
9
Thamhain and Wilemon’s Ways to Have
Influence on Projects
1. Authority: the legitimate hierarchical right to issue orders
2. Assignment: the project manager's perceived ability to influence a
worker's later work assignments
3. Budget: the project manager's perceived ability to authorize others'
use of discretionary funds
4. Promotion: the ability to improve a worker's position
5. Money: the ability to increase a worker's pay and benefits
6. Penalty: the project manager's ability to cause punishment
7. Work challenge: the ability to assign work that capitalizes on a
worker's enjoyment of doing a particular task
8. Expertise: the project manager's perceived special knowledge that
others deem important
9. Friendship: the ability to establish friendly personal relationships
between the project manager and others
Copyright Course Technology 2001
10
Pengaruh yg Membantu dan
Mengganggu Projek
• Projek lebih mudah utk berjaya apabila pengurus
projek mempengaruhi mereka dgn
– kepakaran
– Cabaran kerja
• Projek berkemungkinan gagal apabila pengurusan
projek bergantung kpd
– kuasa
– wang
– Hukuman
Copyright Course Technology 2001
11
Kuasa
• Kuasa adalah kebolehan utk mempengaruhi
sikap agar pekerja berbuat sesuatu.
• Jenis-jenis kuasa
–
–
–
–
–
Paksaan
Sah
Pakar
Hadiah
Perujuk
Copyright Course Technology 2001
12
Meningkatkan Keberkesanan Covey’s 7 Habits
• Pengurus projek boleh menggunakan Covey’s 7 habits
utk meningkatkan keberkesanan dlm projek
–
–
–
–
–
–
–
Proaktif
Bermula dengan apa difikirkan kemudian.
Letakkan keutamaan pada haknya.
Fikirkan win/win
Cari dulu untuk faham dan kemudian fahamkan.
Bertenaga (Synergize)
Asahkan kebolehan (Sharpen the saw)
Copyright Course Technology 2001
13
Pendengaran Empathic dan
Hubungan Erat (Rapport)
• Pengurus projek yg baik adalah pendengar yg
empatik ; mereka mendengar dgn tujuan utk
memahami
• Sblm anda berkomunikasi dgn yg lain, anda perlu ada
perhubungan yang rapat atau raport.
• Mirroring ialah teknik utk merapatkan silaturrahim.
• Pekerja IT perlu menyemai pendengaran empatik dan
lain-lain kebolehan sosial utk meningkatkan
hubungan dengan pengguna dan pemegang saham
lain.
Copyright Course Technology 2001
14
Meningkatkan Hubungan antara
Pengguna dan Pembangun
• Sesetengah organisasi memerlukan pekerja
bisnes untuk mengetuai pelaburan dalam sistem
komputer baru.
• CIO mengerah pekerja utk mengenalpasti bhw
keperluan bisnes menggerakkan keputusan ttg
teknologi .
• Sesetengah syarikat membentuk unit TM
menurut imej firma perundingan.
Copyright Course Technology 2001
15
Perancangan Organisasi
• Perancangan organisasi termasuk
mengenalpasti, mendokumen dan membahagi
peranan projek dan melapor hubungan.
• Output dan proses termasuk
–
–
–
–
Carta organisasi projek
Definisi kerja dan proses pembahagian
Matriks pembahagian tanggungjawab
Histogram sumber
Copyright Course Technology 2001
16
Rajah 8-2. Cth Carta Organisasi
untuk Projek TM yg Besar
Copyright Course Technology 2001
17
Rajah 8-3. Definisi Kerja dan
Proses Pembahagian
Copyright Course Technology 2001
18
Rajah 8-4. Cth Matriks
Pembahagian Tanggungjawab
Copyright Course Technology 2001
19
Rajah 8-5. Peranan Stakeholder
Copyright Course Technology 2001
20
Rajah 8-6. Cth Histogram Sumber
utk Projek TM yg Besar
12
Number of People
10
8
6
4
2
0
Jan
Feb
Mar
Apr
May
Java programmers
Managers
Testing specialists
Jun
Jul
Aug
Business analysts
Administrative staff
Copyright Course Technology 2001
Sep
Oct
Nov
Dec
Technical writers
Database analysts
21
Pengambilan Pekerja
• Perancangan pengambilan kakitangan dan prosedur
mengupah yg baik penting dlm mendapatkan staf,
sama seperti insentif utk pengambilan ( recruting) dan
pemantapan (retention)p ekerja.
• Ada sykt yg memberikan 1 dolar kpd pekerja bagi
setiap jam pekerja baru yg telah mereka dptkan untuk
bekerja.
• Ada sykt yg benarkan pekerja bekerja dr rumah
(insentif).
• Penyelidikan menunjukkan bhw org berhenti kerja krn
mereka tdk buat perubahan, tidak diiktiraf, tidak
mempelajari benda baru, tidak sukakan rakan sekerja
dan mahu mendapatkan lbh wang
Copyright Course Technology 2001
22
Memenuhkan dan memaraskan sumber
(Resource Loading dan Leveling)
• Memenuhkan sumber – bil sumber yg
diperlukan oleh jadual projek dlm tempoh masa
tertentu
• Histogram sumber menunjukkan pemenuhan
sumber.
• Lebihan-penempatan (Over-allocation) –
sumber yg diagihkan kpd kerja dlm masa
tertentu lebih dr apa yg ada.
Copyright Course Technology 2001
23
Rajah 8-6. Cth Histogram Sumber
utk Projek TM yg Besar
Copyright Course Technology 2001
24
Rajah 8-7. Cth Histogram Menunjukkan Individu yg
bekerja melebihi dari masa yang diberikan
Copyright Course Technology 2001
25
Memaraskan sumber
(Resource Leveling)
• Memaraskan sumber – teknik utk
menyelesaikan konflik sumber dgn melewatkan
tugas.
• Tujuan utama utk menghasilkan agihan
penggunaan sumber yg adil dan kurangkan
lebihan kerja (overallocation).
Copyright Course Technology 2001
26
Rajah 8-8. Cth Resource Leveling
Copyright Course Technology 2001
27
Pembangunan Kumpulan
• Kerja kumpulan diperlukan utk menyiapkan
kebanyakan projek .
• Latihan boleh mambantu pekerja memahami
diri sendiri dan bagaimana bekerja dlm kump.
• Aktiviti team building termasuk
– Cabaran fizikal
– Psychological preference indicator tools
Copyright Course Technology 2001
28
Meyers-Briggs Type Indicator (MBTI)
• MBTI –alat popular utk menentukan personaliti dan
membantu ahli kump utk memahami sesama sendiri
• 4 dimensi termasuk:
–
–
–
–
Extrovert/Introvert (E/I)
Sensation/Intuition (S/N)
Thinking/Feeling (T/F)
Judgment/Perception (J/P)
• NT atau rasionals tertarik dgn bidang teknologi
Copyright Course Technology 2001
29
Profil Gaya Sosial
• Org boleh dibahagikan kepada 4 zon:
–
–
–
–
Drivers
Expressives
Analyticals
Amiables
• Org dgn zon berlawanan (drivers and amiables,
analyticals and expressives) mungkin sukar
bekerjasama
Copyright Course Technology 2001
30
Rajah 8-9. Gaya Sosial
Copyright Course Technology 2001
31
Sistem Hadiah dan Pengiktirafan
• Sistem hadiah berasaskan kump dan sistem
pengiktirafan boleh menggalakkan kerja
kumpulan
• Fokus kpd menghadiahkan kump berdasarkan
pencapaian matlamat
• Berikan masa utk ahli kumpulan membantu
sesama sendiri utk mencapai matlamat projek
dan bangunkan sumber manusia
Copyright Course Technology 2001
32
Nasihat kpd Kumpulan
• Fokus kpd mencapai objektif projek dan
hasilkan keputusan positif .
• Baiki masalah, bukan marahkan org .
• Jlnkan perjumpaan yg kerap .
• Didik ahli kumpulan dan galakkan mereka
bantu membantu .
• Iktiraf pencapaian ahli dan kumpulan.
Copyright Course Technology 2001
33
Menggunakan Perisian utk
Pengurusan Sumber Manusia
• Perisian pengurusan projek termasuk beberapa
ciripengurusan sumber manusia spt
– Melihat maklumat penggunaan sumber
– Mengenalpati sumber yg kurang dan terlebih (under
dan over-allocated )
– Memaraskan sumber
Copyright Course Technology 2001
34
Rajah 8-10. Penggunaan Sumber
(Microsoft Project)
Copyright Course Technology 2001
35
Rajah 8-11. Laporan Penggunaan
Sumber (Microsoft Project)
Copyright Course Technology 2001
36
Pengurusan Sumber Projek Melibatkan
lbh dr Perisian
• Pengurus projek mesti
– Melayan pekerja dgn hormat
– Memahami motivasi mereka
– Berkomunikasi dgn berhati-hati dgn mereka
• Matlamat utk membolehkan ahli kumpulan
projek utk melakukan kerja yg terbaik
Copyright Course Technology 2001
37