Transcript Facture - DSI

Projet Dématérialisation
des Factures
E2 – E3 : SFC
Support de formation
Date : 15/10/2013
Vos Interlocuteurs :
-Dominique DIDES
Projet DMF
Page 1
Objectifs de la formation
‣
Cette formation s’adresse aux SFC qui surveilleront la prise en
charge des factures / avoirs depuis Process Director et
répondront aux demandes d’actions (Workflow) dans le portail
BFC-DMF-Suivi des factures faites par le SCTD.
‣
A la fin de cette formation vous serez capables de :
Surveiller l’activité comptable depuis le portail BFC-Suivi des factures
(Process Director),
‣ Traiter les demandes d’action (Workflow) étant adressées aux SFC
depuis le portail BFC-DMF-Suivi des factures Work Cycle (SAP).
‣
Projet DMF
Page 2
Agenda
1)
Présentation globale de la solution DMF
2)
Présentation de DMF-Consultation des factures
(Process Director)
3)
Traiter les demandes d’action (Workflow) dans le
portail BFC-DMF-Suivi des workflow (Work Cycle SAP)
Projet DMF
Page 3
Présentation globale de la solution
Facture
MM
papier
Vérification facture
Poste de numérisation
Numérisation
facture
Facture
numériq
ue
Collecte facture
Poste de vidéo-codage
Numériser
Vérifier
Transférer
Interprétation
facture
Contrôle facture
Transfert facture
Etape 1 (E1-1)
Archivage facture
Collecter
Vérifier
Transférer
Transfert facture
Etape 1 (E1-2)
Etape 3 (E3)
Poste de travail Web
(Gestionnaire de
Laboratoire)
Poste de travail BFC
Sociétés/devises
Fournisseurs
Plans comptables
Contrôler
Rapprocher
Prise en charge
Commande
Service fait
Décider
Communiquer
Analyser
Etape 4 (E4)
Approuver
Worflow
Validation/litige
(SCTD et SFC)
Contrôle/Rapproc
hement (SCTD)
Etape 2 (E2)
Prise en charge
(SCTD)
Ecritures
comptables
Supervision et pilotage opérationnel
Scan
LAD
Vidéo-codage
Projet DMF
Administration
Optimisation
Transfert
Page 4
Agenda
1)
Présentation globale de la solution DMF
2)
Présentation de DMF-Consultation des factures
(Process Director)
3)
Traiter les demandes d’action (Workflow) dans le
portail BFC-DMF-Suivi des workflow (Work Cycle SAP)
Projet DMF
Page 5
2. Présentation de Process Director
‣
2.1 Présentation de Process Director
‣ Notion de base
‣ Transaction
BFC
‣
2.2 Sélection des factures
‣
2.3 Interface Process Director
Projet DMF
Page 6
Présentation de Process Director
•
Process Director, c’est
‣
Une transaction de traitement des documents fournisseurs,
‣
Un outil centralisé pour éditer, contrôler, suivre et prendre en charge dans BFC les
documents fournisseurs.
Projet DMF
Page 7
Présentation de Process Director
Transfert
1
Création d’un doc
PDAP
• Archivage du scan
• Affectation des champs Invoices au champs PDAP
• Détermination du numéro de commande BFC
2
Enrichissement
• Type de doc PDAP
• Code TVA & Payeur divergent & RIB
Contrôle
3
• Contrôle Standard
• Contrôle PDAP
• Contrôle CNRS
4
Ajouter des informations
Tentative
de prise en
charge
4
Workflow
Valider ou rejeter
Décider
5
Prise en charge
Contrôles
Rapprochement
Projet DMF
•Création de pièces BFC ( MM)
•Mise à jour du doc PDAP
Page 8
Notion de base
Transaction BFC
Process Director utilise des interfaces et des
transactions standard dans sa relation
avec BFC
Doc PDAP et WF
Le document PDAP matérialise et véhicule
l’information dans BFC avant la
prise en charge
Un document n’existe en tant que document
Catégorie de Doc PDAP (MM / FI)
FI que de façon transitoire dans DMF.
Type de Doc PDAP
(FA, AV, FP)
FA: facture sur cde standard
FP: facture sur cde prévisionnelle
AV: Avoir
Projet DMF
Le type de Doc PDAP permet de piloter la
logique de traitement de la solution DMF
Page 9
Accès BFC
•
Par le portail : DMF-Démat facture
Consultation
Projet DMF
Traitement des workflows
Page 10
Sélection des factures - Interface Process Director 1/2
• Les factures numérisées et transmises sont toutes accessibles dans l’onglet
« DMF-Démat factures » : DMF-Démat facture /consultation factures
• La sélection peut se faire suivant certains critères d’entête de la facture:
 Informations lues dans la facture,
 Informations techniques,
 Type de facture (FI ou MM),
 Statut du document,
 Statut du Workflow,
 Le domaine d’activité,
 La division,
 Le TSA,
 Le N° de commande GESLAB,
 Le N° de marché,
 Autre…
• Vous n’accédez qu’aux factures de votre DR
• Chaque « document-facture » a un numéro propre.
• Appuyer sur « Exécuter » afin de valider la demande.
• Les paramètres de l’écran de sélection peuvent être sauvegardés dans des variantes
Projet DMF
Page 11
Variante
•
Sauvegarder une variante
•
Accéder à une variante
Projet DMF
Page 12
Sélection des factures - Interface Process Director 2/2
• Une fois la sélection des factures effectuée, PROCESS DIRECTOR affiche une liste des
factures correspondant aux critères de sélection
• Cet affichage peut être mis en forme avec les boutons BFC habituels
• Chaque ligne correspond à une facture scannée, qui peut elle-même correspondre à
plusieurs postes de bons de commande facturés
Projet DMF
Page 13
Sélection des factures - Statut des factures
Les factures sont notamment identifiées par un double statut état / workflow
Etat du document dans
PROCESS DIRECTOR
Projet DMF
Etat du document dans le Workflow
Page 14
Liste des actions courantes
•
Données document PDAP
‣
‣
‣
‣
‣
‣
Afficher image de facture
Afficher fournisseur
Afficher commande
Afficher document BFC
Afficher messages
Afficher historique des versions
Projet DMF
•
Actions
‣
Consulter
Page 15
Sélection des factures - Boutons d’action
Contrôler
(contrôles PROCESS
DIRECTOR et BFC
(MIRO))
Rentrer dans le
document PDAP
(équivalent à un doubleclic sur la ligne du
document PDAP)
Afficher l’image de
la facture
Prise en charge
(sans effet si erreur bloquante
dans BFC (MIRO) ou
PROCESS DIRECTOR.)
Historique du document
PDAP dans PROCESS
DIRECTOR)
Notice du document
Message d’erreur pour les fonctions Contrôler, Prise
en charge, Envoyer avec workflow, Créer notice car
les SFC n’ont qu’un profil de consultation.
Projet DMF
Page 16
Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 1/8
• Un clic sur le numéro de document PDAP permet d’obtenir une visualisation de celui-ci
« pré-saisie » dans PROCESS DIRECTOR.
Le bouton « Afficher Scan »
permet de visualiser l’image du
document original.
Projet DMF
Page 17
Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 2/8
Il est possible de changer de vue pour obtenir une visualisation complète du document
PDAP dans PROCESS DIRECTOR:
Données d’en-tête,
transférées de
INVOICES et
complétées par le
paramétrage
Données de postes
de facture
Données des
commande BFC
concernées
Projet DMF
Page 18
Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 3/8
En-tête, onglet « Généralités »
Indicateur FI / MM
Facture / avoir
ou facture sur
commande
prévisionnelle
Statut
Texte d’en-tête
(DMF + n° de lot)
Commande
Date de base =
date de scan
Conditions du
fournisseur de la
commande
Projet DMF
Page 19
Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 4/8
En-tête, onglet « Facture »
Montants TTC et HT
Date du
document
PDAP
Devise de la facture
Date comptable
Numéro du
document
Société facturée
(Une seule
société pour le
CNRS : Z900)
Numéro de pièce
BFC
Projet DMF
Type de banque
partenaire 
Indication du RIB
Page 20
Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 5/8
Informations
fournisseur
Accès à la fiche fournisseur
dans BFC
Projet DMF
Coordonnées bancaires
capturées sur la facture
Accès aux
postes non
soldés du
fournisseur
Identification
du fournisseur
capturé sur la
facture
Page 21
Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 6/8
•
Cet onglet reprend l’ensemble des zones d’entête spécifiquement créées
pour le CNRS
•
L’élément d’OTP et la division ne sont remontés que s’ils sont identiques sur
l’ensemble des lignes de la facture
Projet DMF
Page 22
Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 7/8
Détail des postes du document
Unité du poste
dans le bon de
commande
Commande et
poste facturés
Quantité
facturée
Montant facturé
HT du poste
Projet DMF
Texte du poste sur
le document PDAP
Détail de
l’imputation
Comptable
Budgétaire et
Analytique
Page 23
Interface Process Director - Visualisation des docs PDAP 8/8
Données
comptables
budgétaires et
analytiques
Données de postes
de facture
Données des
commandes BFC
concernées
Evolution de la
commande
Projet DMF
Page 24
Exercice
•
Démarrer Process Director
‣
Sélectionner tous les documents de votre DR
‣
Modifier la mise en forme de la liste de synthèse
‣
Retourner sur l’écran de sélection en précisant la variante de
liste de synthèse à employer. Ne sélectionner que les
documents pris en charge
‣
Naviguer sur la pièce comptable BFC, sur la fiche fournisseur
puis sur la commande
Projet DMF
Page 25
Exercice (accès à la solution)
•
Saisir l’adresse : https://formation-bfc.dsi.cnrs.fr/irj/portal
•
Renseigner le champs E-mail avec
[email protected] = 1 à 5
‣ Ex /[email protected]
‣
•
Et mot de passe: tpcnrs
Projet DMF
Page 26
Agenda
1)
Présentation globale de la solution DMF
2)
Présentation de DMF-Consultation des factures
(Process Director)
3)
Traiter les demandes d’action (Workflow) dans le
portail BFC-DMF-Suivi des workflow (Work Cycle SAP)
Projet DMF
Page 27
3. Traiter les demandes d’action dans le portail BFC
‣
3.1 Accès DMF – Suivi Workflow (Work Cycle)
‣ Statuts de workflow
‣ Ecran de détail BFC – Démat-Suivi facture
3.2 Notification pour workflows
‣ 3.3 Actions dans DMF-Suivi Workflow
‣
‣ Autoriser / Refuser
‣ Vue détaillée
‣ Gestion des suppléants
‣
Version du document
‣
Historique du document
‣
Piste d’audit OCR
‣ Gestion des suppléants
‣
3.4 Workflows
Projet DMF
Page 28
Accès à l’application DMF-Suivi Workflow (WC)
Chaque agent peut visualiser les factures qui lui sont adressées via l’onglet
« Suivi Workflow ». Cet onglet affiche tous les messages en cours de
traitement ou à traiter pour l’utilisateur connecté par ordre d’arrivée.
Boutons
d’action
Quitter
Projet DMF
Rentrer dans le
Historique du document
document PDAP
PDAP dans PROCESS
(équivalent
à
un
doubleAfficher l’image de
DIRECTOR)
clic
sur
la
ligne
du
la facture
document PDAP)
Page 29
Statut des workflows
•
Les icônes de workflow WORKCYCLE permettent de
visualiser aisément le statut du document Process Director
/ du workflow depuis PDAP et d’identifier les problèmes en
attente.
Projet DMF
Page 30
Ecran de détail BFC-Démat-Suivi Facture
On retrouve tous les onglets de Process Director.
Données d’en-tête,
transférées de
INVOICES et
complétées par le
paramétrage
Données de postes
de facture
Données des bons
de commande BFC
concernés
Projet DMF
Page 31
Notification de réception d’un Workflow
•
Les destinataires de workflow sont alertés par une
notification email, avec les deux options suivantes :
‣
Email groupé : une fois par jour, un programme planifié
envoie un email au destinataire. Ce message envoie la liste
des nouvelles factures / avoirs faisant l’objet d’un workflow à
son intention.  Option retenue par le CNRS
‣
Email unitaire : au déclenchement du workflow un email est
envoyé immédiatement au destinataire pour l’informer qu’un
workflow est en attente.
Projet DMF
Page 32
Notification de relance d’un Workflow
•
Au-delà d’un certain délai (5 ou 3 jours en fonction des
workflows), si le document n’est pas traité, un mail de relance
est envoyé
Projet DMF
Page 33
Autoriser / refuser dans DMF-Suivi Workflow
Accès : DMF-Démat factures / Suivi workflow
• L’utilisateur a la possibilité de reprendre, autoriser ou refuser
le document à l’aide des boutons.
Les écrans sont semblables à la consultation des factures.
•
Reprendre le document  S’attribue l’action de workflow
Autoriser le document  Autorise l’étape du workflow
Refuser le document  Refuse l’étape du workflow
Projet DMF
Page 34
Vue détaillée d’un document
•
On retrouve le détail du document PDAP
Projet DMF
Page 35
Gestion des suppléments
•
Configuration de l’utilisateur
Valeur modifiable par
l’utilisateur
Projet DMF
Page 36
Version du document
•
Permet de visualiser la version du document
Projet DMF
Page 37
Historique d’un document
• Permet de voir et de comparer les différentes versions
sauvegardées du document.
Projet DMF
Page 38
Trace d’audit OCR
•
Permet d’afficher les données de Verify
Projet DMF
Page 39
Gestion des suppléants (1/3)
•
Les remplaçants sont gérés individuellement par l’utilisateur depuis DMF-Suivi
workflow.
•
Ils permettent d’assurer une continuité de la gestion des workflows pendant les
périodes d’absences
•
Les remplaçants ont une durée de validité
•
Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active
Accès:
• DMF-Démat factures
•Suivi Workflow
•Menu
•Workflow
•Gérer
suppléants
Projet DMF
Page 40
Gestion des suppléants (2/3)
•
Gérer un suppléant
•
Sélectionner la désignation
Créer suppléant
Supprimer suppléant
Délimiter suppléance
Suppléants pour postes n’est pas actif pour le CNRS (permet
de définir plusieurs suppléants en fonction du type de
document)
•
•
•
•
Projet DMF
Page 41
Gestion des suppléants (3/3)
•
Créer un suppléant
Les remplaçants ont une durée de validité
• Ils doivent être activés pour que la suppléance soit active
•
Projet DMF
Page 42
Liste des workflows (1/3)
•
La Solution DMF prévoit les workflows ci-dessous,
En général adressé
déclenchés dans cet ordre.
aux laboratoires
CDE1
Incohérence
Commande / Marché
• Lorsque les informations de marché et de commande transmises sur la
facture présentent des incohérences avec celles de la commande, ce
workflow est envoyé au laboratoire pour demander la correction/validation
des données.
En général adressé
aux laboratoires
CDE2
Motif de rejet dans la
commande
• Des commandes saisies dans Geslab peuvent être rejetées lors de
l’intégration BFC (à la création ou à la modification). Dés lors, la prise en
charge est bloquée. Ce workflow informe le laboratoire qui valide l’étape
après correction de la commande.
En général adressé
aux laboratoires
PREV1
Facture sur
commande prev
• La facture porte sur une commande prévisionnelle. Les commandes
prévisionnelles ne requérant pas d’entrée marchandise, Process Director
ne peut procéder aux contrôles quantité et prix unitaire. Une validation du
laboratoire est obligatoire pour la prise en charge de la facture.
Projet DMF
Page 43
Liste des workflows (2/3)
En général adressé
aux laboratoires
QTE
Litige Quantité
• Ce workflow est déclenché lorsque la quantité précisée dans la facture ne
correspond pas à la quantité livrée (service fait). Cela correspond au cas où le
service fait n’a pas été saisi, ou que la commande est soldée, ou que la quantité
saisie dans le service fait est inférieure strictement à la quantité facturée.
En général adressé
aux laboratoires
PRIX
Litige prix unitaire
• Ce workflow est déclenché lorsque le système détecte un écart de prix hors
tolérance.
En général adressé
aux laboratoires
FPORT
Litige frais de port
• Ce workflow est déclenché lorsque la facture présente des frais de port hors
tolérance.
Projet DMF
Page 44
Liste des workflows (3/3)
Ne concerne pas
les laboratoires
TVA
non déterminée
CDE3
Commande non
déterminée
AD_HOC
Ad Hoc
• Ce worklfow est déclenché lorsque le système n’a pas pu
déterminer automatiquement le code TVA à appliquer.
En général adressé
aux laboratoires
• Lorsqu’aucune commande BFC n’a pu être déterminée, ce
workflow permet au P2D2 de demander les références de
commande nécessaire pour prendre en charge la facture.
En général adressé
aux laboratoires
• Workflow à tout faire. Permet notamment de traiter la « coche
exception » déterminée à la numérisation du document
(mention d’affacturage, de duplicata ou pro forma).
Projet DMF
Page 45
Synthèse des workflows
•
Ci-après, une synthèse des workflows de la Solution DMF
avec :
‣
Leur positionnement dans la séquence, le workflow N+1 est déclenché après le
N, en tenant compte des Type de document PD concernés.
‣
Le(s) Type(s) de document PD concerné(s)
‣
Les workflow ID correspondant au type d’erreur ou de litige, et à l’intitulé du
workflow tel que lisible par le destinataire.
‣
Les conditions de déclenchement, leur lien avec les contrôles réalisés par PDAP
sur le document PD.
‣
Le(s) destinataire(s) sont les utilisateurs déclarés dans BFC ou dans
WORKCYCLE qui reçoivent le workflow.
‣
Les options standard WORKCYCLE, nécessaires à la configuration du workflow.
‣
Les actions standard possibles pour le destinataire lorsque celui-ci instruit le
workflow.
Projet DMF
Page 46
Déclenchement d’un Workflow
•
La Solution DMF comprend des workflows qui sont déclenchés de
manière automatique. Ce déclenchement intervient à certains
moments du processus de traitement de la facture :
‣ au moment du transfert d’Invoices ou de Generix vers PDAP,
‣ avant prise en charge,
•
Il est tout à fait possible de déclencher ces workflows de façon
manuelle depuis PDAP par les utilisateurs disposant des autorisations
nécessaires.
•
Un workflow ne peut démarrer automatiquement que si le ou les
destinataires à contacter sont assignés de manière automatique. Un
contrôle standard empêche de déclencher un workflow vers des
utilisateurs bloqués, non existants ou hors dates de validité. De ce fait,
si le déclenchement automatique tentait d'envoyer un workflow à ces
utilisateurs, alors le workflow ne pourrait pas démarrer et un message
est instruit dans la log du document PD.
Projet DMF
Page 47
Séquencement d’un Workflow
•
Pour un document PDAP donné, il ne peut y avoir qu’un
seul et unique workflow déclenché à un instant t. Pour les
workflows déclenchés automatiquement, la Solution DMF
prévoit leur séquencement. Un workflow N+1 ne pourra
donc être déclenché automatiquement que si le workflow N
est validé, en tenant compte des Types de document PDAP
concernés.
Projet DMF
Page 48
Règle pour le workflow CDE1
•
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire de corriger
les informations marché (contrat cadre) / commande soit :
en modifiant la commande (voir en la créant à nouveau) pour qu’elle fasse référence au bon
marché
‣ en modifiant l’information marché de la facture
‣ en rejetant le workflow avec notice pour que le P2D2 renvoie la facture vers le fournisseur
‣
CDE1
CDE2
Type doc
PD
Workflow ID
FA / FP
(FA:
Facture sur
cde
standard,
FP: Facture
sur cde
prévisionne
lle)
PREV1
QTE
PRIX
Conditions de
déclenchement
FPORT
Destinataires
TVA
CDE3
Options
Délai de relance
: 5J
Déclenchement automatique
Au moment du transfert (lors
de la création du document
PDAP) et par programme
planifié (Repetitor).
Avant prise en charge
Actions possibles
dans Work Cycle
Modification du
numéro de
commande.
Contrôle CNRS-004 erroné
CDE1
Incohérence
Commande /
Contrat /
Marché
ADHOC
Laboratoire
Délai entre
relances : 3J
Courriel groupé
Modification du
numéro de marché
Valider
Refuser avec
notice obligatoire
Demander
Projet DMF
Page 49
Règle pour le workflow CDE2
•
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire
de corriger la commande.
CDE1
CDE2
Type doc PD
PREV1
Workflow ID
QTE
PRIX
Conditions de
déclenchement
FPORT
Destinataires
TVA
CDE3
Options
ADHOC
Actions possibles
dans Work Cycle
Contrôle CNRS-010
erroné
FA / FP
(FA: Facture sur
cde standard,
FP: Facture sur
cde prévisionnelle)
Déclenchement
automatique
CDE2 - Motif
de rejet de
commande
Au moment du
transfert (lors de la
création du document
PDAP) et par
programme planifié
(Repetitor).
Délai de relance
: 5J
Laboratoire
Délai entre
relances : 3J
Courriel groupé
Modification du
numéro de
commande.
Valider
Refuser avec notice
obligatoire
Demander
Avant prise en charge
Projet DMF
Page 50
Règle pour le workflow PREV1
•
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire
de valider une facture sur commande prévisionnelle dans la
mesure où Process Director ne peut pas procéder aux
contrôles prix unitaires, quantité.
CDE1
CDE2
Type doc
PD
Workflow ID
PREV1
QTE
PRIX
Conditions de
déclenchement
FPORT
Destinataires
TVA
Options
CDE3
ADHOC
Actions
possibles dans
Work Cycle
La commande est
prévisionnelle
FP
(Facture
sur cde
prévisionne
lle)
PREV1 –
Facture
commande
prev.
Délai de
relance : 5J
Déclenchement automatique
Au moment du transfert (lors
de la création du document
PDAP) et par programme
planifié (Repetitor).
Laboratoire
Valider
Délai entre
relances : 3J
Refuser avec
notice obligatoire
Courriel groupé
Demander
Avant prise en charge
Projet DMF
Page 51
Règle pour le workflow QTE
•
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire
de traiter les litiges quantité sur le document en cours.
CDE1
Type doc
PD
CDE2
Workflow ID
PREV1
QTE
Conditions de
déclenchement
PRIX
FPORT
Destinataires
TVA
CDE3
Options
ADHOC
Actions possibles
dans Work Cycle
Quantité : Contrôle PD-003
erroné
FA
(Facture
sur cde
standard)
Délai de relance
: 5J
Déclenchement automatique
QTE – Litige
quantité
Au moment du transfert (lors
de la création du document
PDAP) et par programme
planifié (Repetitor).
Laboratoire
Valider
Délai entre
relances : 3J
Refuser avec
notice obligatoire
Courriel groupé
Demander
Avant prise en charge
Projet DMF
Page 52
Règle pour le workflow PRIX
•
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire
de valider un écart de prix.
CDE1
Type doc
PD
CDE2
Workflow
ID
PREV1
QTE
Conditions de
déclenchement
PRIX
FPORT
Destinataires
TVA
Options
CDE3
ADHOC
Actions
possibles dans
Work Cycle
Contrôle PD001 erroné (écart
de prix)
FA
(Facture
sur cde
standard)
PRIX –
Litige prix
unitaire /
Montant
Délai de
relance : 5J
Déclenchement automatique
Au moment du transfert (lors
de la création du document
PDAP) et par programme
planifié (Repetitor).
Laboratoire
Valider
Délai entre
relances : 3J
Refuser avec
notice obligatoire
Courriel groupé
Demander
Avant prise en charge
Projet DMF
Page 53
Règle pour le workflow FPORT
•
L’objectif de ce workflow est de demander au laboratoire
de valider le dépassement de frais de port.
CDE1
Type doc
PD
CDE2
Workflow
ID
FA / FP
(FA:
Facture sur
cde
FPORT –
standard,
Frais de port
FP:
Facture sur
cde
prévisionne
lle)
PREV1
QTE
Conditions de
déclenchement
PRIX
FPORT
Destinataires
Frais de port, gestion,
emballage capturés non nuls
et non planifiés dans la
commande ou planifiés mais
hors tolérance
Déclenchement automatique
Au moment du transfert (lors
de la création du document
PDAP)
TVA
CDE3
Options
Délai de relance :
5J
Laboratoire
ADHOC
Actions
possibles dans
Work Cycle
Valider
Délai entre
relances : 3J
Refuser avec
notice obligatoire
Courriel groupé
Demander
Avant prise en charge
Projet DMF
Page 54
Règle pour le workflow TVA
•
L’objectif de ce workflow est de demander au SFC la saisie
des codes TVA au niveau de chaque ligne du document PDAP.
CDE1
CDE2
Type doc
PD
Workflow ID
FA / FP
(FA:
Facture sur
cde
standard,
FP:
Facture sur
cde
prévisionne
lle)
PREV1
QTE
PRIX
Conditions de
déclenchement
FPORT
Destinataires
TVA
CDE3
Options
ADHOC
Actions
possibles dans
Work Cycle
La détermination du code TVA
a échoué
TVA – TVA
non
déterminée
Projet DMF
Délai de relance :
5J
Déclenchement automatique
Au moment du transfert (lors
de la création du document
PDAP) et par programme
planifié (Repetitor).
SFC
Délai entre
relances : 3J
Saisie des codes
TVA pour chaque
ligne
Valider
Courriel groupé
Avant prise en charge
Page 55
Règle pour le workflow « Commande non déterminé »
•
L’objectif de ce workflow est de demander au
laboratoire d’indiquer la commande à utiliser pour
prendre en charge la facture.
CDE1
CDE2
Type doc
Workflow ID
PD
FA / FP
(FA:
Facture
sur cde
standard,
FP:
Facture
sur cde
prévision
nelle)
Commande
non
déterminée
PREV1
QTE
Conditions de
déclenchement
La détermination automatique
du n° de commande BFC a
échoué
Déclenchement manuel
Avant prise en charge
PRIX
FPORT
Destinataires
TVA
CDE3
Options
Délai de relance :
3J
A définir
manuellement par
le P2D2
ADHOC
Actions
possibles dans
Work Cycle
Modification du
numéro de
commande (N°
de commande
BFC).
Délai entre
relances : 1J
Valider
Courriel immédiat
Refuser avec
notice obligatoire
Demander
Projet DMF
Page 56
Règle pour le workflow AD_HOC
•
L’objectif de ce workflow est de mettre à disposition au
gestionnaire un workflow à déclencher manuellement
afin de gérer l’ensemble des cas non prévus ci-dessus.
CDE1
Type doc
PD
CDE2
Workflow
ID
PREV1
QTE
Conditions de
déclenchement
Déclenchement manuel
Ad-Hoc
Avant prise en charge
PRIX
FPORT
Destinataires
Destinataire libre
parmi les
utilisateurs BFC et
WORKCYCLE
TVA
CDE3
Options
Délai de relance :
5J
Délai entre
relances : 3J
ADHOC
Actions
possibles dans
Work Cycle
Valider avec
notice obligatoire
Refuser avec
notice obligatoire
Transmettre
Courriel immédiat.
Demander
Projet DMF
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Exercice : Traitement d’un workflow TVA
•
Lancer DMF-suivi workflow
•
Ouvrez un workflow « Saisir les codes TVA »
Affichez l’image de la facture
Complétez le document en saisissant les codes TVA
Sauvegardez le document
Validez le workflow
•
•
•
•
Projet DMF
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Correction traitement d’un workflow TVA
•
Saisir l’adresse : https://formation-bfc.dsi.cnrs.fr/irj/portal
•
Renseigner le champs E-mail avec
[email protected] = 1 à 5
‣ Ex /[email protected]
‣
•
Et mot de passe: tpcnrs
Projet DMF
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Correction traitement d’un workflow TVA
•
Ouvrir un workflow « Saisir les codes TVA »
2
1
3
Projet DMF
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Correction traitement d’un workflow TVA
•
Afficher l’image de la facture
Projet DMF
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Correction traitement d’un workflow TVA
•
Complétez le document en saisissant les codes TVA (1/2)
2
1
Projet DMF
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Correction traitement d’un workflow TVA
•
Complétez le document en saisissant les codes TVA (2/2)
4
Saisissez vos codes de
3 TVA
Projet DMF
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Correction traitement d’un workflow TVA
•
Validez le workflow
Projet DMF
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Exercice Traitement d’un workflow Ad Hoc
•
•
•
•
•
Ouvrez un workflow ad hoc
Consultez les notices
Ajoutez une notice
Ajoutez une pièce jointe
Validez le workflow
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Correction traitement d’un workflow Ad Hoc
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Correction traitement d’un workflow Ad Hoc
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Correction traitement d’un workflow Ad Hoc
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Correction traitement d’un workflow Ad Hoc
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Correction traitement d’un workflow Ad Hoc
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Correction traitement d’un workflow Ad Hoc
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Correction traitement d’un workflow Ad Hoc
Projet DMF
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Fin de la formation
‣
Questions
Projet DMF
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Glossaire
Document PDAP et Workflow : Le document Process Director Account
Payable matérialise et véhicule l’information dans BFC avant la prise en
charge.
Catégorie de document PDAP (MM / FI) : La catégorie indique si la
facture fournisseur est liée à une commande (catégorie MM) ou non
(catégorie FI). Un document n’existe en tant que document FI que de
façon transitoire dans DMF.
Type de document PDAP : Le type de document Process Director Account
Payable permet de piloter la logique de traitement de la solution DMF.
 FA : Facture sur commande standard
 FP : Facture sur commande prévisionnelle
 AV : Avoir
Projet DMF
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