Az Ön jövőjébe ruházunk be!

Beszámoló az Elektronikus levéltár projektről

EKOP-1.2.8-08-2008-0001 MLE Vándorgyűlés Dr. Kenyeres István Balatonfüred, 2011. június 21.

Az előadás tárgya • • • Az Elektronikus levéltár projekt főbb mérföldkövei (2007. október – 2011. június) Az Elektronikus levéltár projekt célja A most lezárult e-levéltári közbeszerzés eredményeként létrejövő rendszer bemutatása

Főbb mérföldkövek

Főbb hátralévő mérföldkövek 1 Kiemelt projektjavaslat benyújtása (MOL-BFL-Kopint Datorg) 2 Kiemelt projekt javaslat elfogadása a Kormány által (1095/2007. (XII. 5.) Korm. Határozat) 3. Pályázati felhívás megjelentetése 4. Projektjavaslat benyújtása 5. Projekt megkezdése 6. Támogatási Szerződés megkötése 7 Minőségbiztosítási közbeszerzés indítása és lezárása 8. A projekt határidejének meghosszabbítása 2012.02.29-ig 9. Első generálszállítói közbeszerzés 10. Második generálszállítói közbeszerzés 11. MOL és BFL gépterem tervezés, lebonyolítás 12. Szabályozási beszerzés (MOL) Időpontok 2007.09.27

2007.12.05

2008. 10.03. 2008. 11. 24, 2009.02.01.

2009.06.24

2009.07.-09.

2010.05.

2010. 01. – 08.

2011. 02. – 06.

2011. 04-től 2011. 05-től Megjegyzés Saját felelősségre!

Nyertes ajánlattevő: KÜRT Zrt.

Sikertelen eljárás!

Sikeres eljárás!!!

Folyamatban Folyamatban

A generálszállítói közbeszerzés keretében létrejövő rendszer Elektronikus levéltári technológiai központok (MOL, BFL) Definíció:

A levéltárakban futó szoftverek és az azokhoz szükséges hardver elemek együttese. A levéltári technológiai központ együttműködik a Központi Archívum Szolgáltatási Rendszerrel (KR).

Elektronikus levéltári technológiai központok (MOL, BFL) fontosabb elemei 1) 2) 3) 4) • • • Levéltári alkalmazói szoftver a hagyományos és elektronikus iratok együttes kezelésének, nyilvántartásának, feldolgozásának és kutathatóvá tételének támogatására.

Archiváló Laboratórium. Feladata: a) az off-line (adathordozón történő) iratátvétel, b) a problémás elektronikus állományok szükséges vizsgálatának, ellenőrzésének, a javításoknak, és szükséges átalakításoknak a támogatása, c) standard archiválási eljárások kidolgozása. Digitalizáló eszközrendszer (A/0 szkenner, digitális kamera, hangdigitalizációs eszközrendszer, mikrofilmszkenner stb.) Az 1-3. feladatok ellátáshoz szükséges tárolókapacitás.

Központi rendszer (KR) fontosabb levéltári funkciói • Elektronikus iratok és a hozzájuk kapcsolódó nyilvántartások, metaadatok on-line átvétele.

• Az e-iratok tárolása.

hosszú távú, • E-levéltári folyamatok támogatása katasztrófatűrő • Publikus iratokhoz való hozzáférés biztosítása.

• „Referencia levéltár” kialakítása

A KR ben kialakuló alapszolgáltatások 1) Elektronikus iratok katasztrófatűrő, hosszú távú tárolása, megőrzése • • • • • az adatok sérthetetlenségének, integritásának a biztosítása a joghatás folytonosságát biztosító elemi szolgáltatás készlet az olvashatóság feltételeit biztosító elemi szolgáltatás készlet az archívumon belüli keresés támogatása a kért adatok megjelenítéséhez szükséges elemi szolgáltatás készlet 2) A felhasználók részére az internetes elérése biztosítása • • • felhasználók személyazonosítása Ügyfélkapun keresztül a kikért iratok értesítési tárhelyen történő átadása ( Ügyfélkapu) szolgáltatók részére Hivatali kapun keresztüli rendszerkapcsolatok kialakítása

A KR e irattári szolgáltatása • • • • Az e-irattárhoz szerződéssel csatlakozott köziratképző szerv irattárazott e-iratokat helyezhet el átmeneti tárolás céljából legfeljebb az irattári terv szerinti levéltárba adásig/selejtezésig terjedő időszak végéig.

Az e-irattárban tárolt iratok feletti rendelkezési jog az iratképző szervnél marad. Az e-irattár legalapvetőbb szolgáltatása a tárolási funkció biztosítása.

Kapcsolódás: az akkreditált és az interoperabilitási követelményeknek megfelelő iratkezelő rendszerek részére a nyílt és megfelelően dokumentált csatlakozási szabványok mentén.

Funkcionális vázlat

Szolgáltatások Levéltárak számára     A két levéltár úgy veszi igénybe a KR szolgáltatásait, mintha az egy saját eLevéltári rendszer lenne  Saját tartalom  Saját szakmai műveletek Saját információs rendszer alkalmazások és azok kapcsolódása a KR-hez (MOL és BFL) Web felületű Referencia levéltár Közös eszközkészlet

Csatlakozás további levéltárak részére • • • • Referencia levéltár A KR levéltári szolgáltatásrétege úgy kerül kialakításra, hogy az a többi közlevéltár (első körben a területi általános levéltárak) részére is publikussá tehető.

Ezek elérésével, használatával a többi levéltár költséghatékonyan csatlakozhat a rendszerhez, képesek lesznek megfelelni a legalapvetőbb e-levéltári feladatok megoldására (átvétel és hosszú távú megőrzés).

Megoldandó feladat az e-levéltár projekt lezárulta (2012.02.29.) után: - a levéltárak csatlakoztatás a KR levéltári szolgáltatás-rétegéhez, - a helyi technológiai központok létrehozása az e-iratok off-line átvételére, szakszerű feldolgozására, metaadatolására, a papíralapú és e-iratok egységes levéltári kezelésének megoldására

Levéltári szoftverek • A) LNYR = Levéltári Nyilvántartó Rendszer – – – – – Feladata: a 10/2002. NKÖM rend. szerinti nyilvántartások vezetése A papíralapú és elektronikus iratok egységes nyilvántartása A levéltári feldolgozómunkát a nemzetközi levéltári szabványok (pl. ISAD(G), EAD, ISAAR(CPF) stb.) alapján támogató rendszer kialakítása (pl. „egyedi, iratspecifikus, adatbázis-építés” támogatása, névterek kezelése stb.) A levéltári munkafolyamatokat támogatása (kutatótermi adminisztráció, elektronikus kikérés, raktár-logisztika, levéltári munkafolyamatok kezelése, restaurálási modul stb.) Összességében: egy új AIS (Archival Information System) kialakítása és összekapcsolása az elektronikus levéltári folyamatokat kezelő szoftverrel

LNYR változások – Módosítás a feltételrendszerben: • Egységes LNYR mindkét levéltár (MOL és BFL) részére • • Az LNYR-eket ASP (= Application Service Providing) szolgáltatás jelleggel a Központi Rendszer részeként kell kiajánlani a felhasználó levéltárak részére Előny: olcsóbb, egyszerűbb üzemeltetés, az üzemeltetési felelősség és költségek nem a levéltárakat terhelik!

Levéltári szoftverek • B) OAIS – Ingest) funkcionalitást megvalósító szoftverréteg Irat átvétel (Ingest) és annak előkészítése (Pre – Hosszú távú megőrzés tervezése (Preservation Planning) – – – – Hosszú távú iratmegőrzés, tárolás megvalósítása (Archival Storage) Archív tárolási funkciók kezelése az ún. SIP és AIP egységekre (Archival Storage) Használat (Access) Feldolgozás és adatkezelés (Data Management)

A nyertes ajánlat

LNYR – AIS megoldás • Scope Archiv (CH) – – – – Felhasználók: 70 levéltár, 8 országban (Ausztria, Albánia, Belgium, Hollandia, Luxemburg, Németország, Svájc, Szlovénia), 1000 felhasználó Nemzeti levéltárak: Svájc, Ausztria, Szlovénia, Luxemburg Nagyobb területi levéltárak: • Németország: Baden-Würtemberg, Sachsen-Anhalt, Hamburg • • Svájc: 13 kanton levéltára Szlovénia: a 6 területi levéltár Jelentősebb városi levéltárak: • Amszterdam, Drezda, Zürich

LNYR – AIS megoldás • Két alternatíva: – E Archívum továbbfejlesztés – Kész alkalmazás beszerzése • • • Scope Archiv Idea AdLib • ArchiNet – Feladat:40 követelmény késztermékkel történő lefedése

Scope funkciók Klasszikus levéltári funkciók lefedése – – – – – – – – Törzskönyv – szabadon definiálható, hierarchikus levéltári leírási rendszer (levéltártól az ügyiratdarabig) Naplók Szervnyilvántartás - szervdosszié Kutatók, ügyfelek nyilvántartása Raktári jegyzékek – raktári egységek fizikai kezelése és összekapcsolása a logikai leírással (törzskönyv) Raktárkataszter Kutatói kérések (online is) menedzselése 10/2002. NKÖM követelmények mindegyikének (kb. 95%) megfelel, ill. kis fejlesztéssel megfeleltethető a többinek (mo-i specialitások) is

Scope funkciók – Klasszikus levéltári funkciók támogatása: • • • Levéltári workflow támogatás (iratátvételek, gyűjtőterületi, kutatói ügyek dokumentálása, fonddosszié adminisztrálása, vezetői feladatok kiadása, ellenőrzése stb.) Névtértámogatás Adatmigrációs eszközök tömeges adatbetöltése – – Strukturált adatok (xml, csv, xls stb.) Képek tömeges kezelése

Scope funkciók • Online elérés: scopeQuery – – – – – – Áttekintés a levéltári iratanyagról (böngészés) Egyszerű és összetett keresés Névteres keresés támogatása Több nyelvű keresési felület Kutatói kérések leadása Reprográfiai megrendelések

Scope – funkcionális felépítés és modulok

Scope – leírás

Naplók (gyarapodás, fogyaték, átmeneti, kölcsönzési, letéti)

Query – szlovén területi levéltárak keresője http://www.siranet.si

Svájci levéltárak közös portálja (nem csak scope rendszerek)

OAIS komponens: DOXiS4 • • • • • Referenciák: Bundesarchiv Deutschland (nem teljes körű OAIS funkcionalitás) Stuttgarti Városi Levéltár ugyanilyen implementáció van folyamatban a kölni, münsteri és drezdai városi levéltárakban, valamint a wesztfáliai mezőgazdász szövetség archívumában, a SEW-Eurodrive nemzetközi hajtóműgyártó vállalat 45 millió dokumentumos on-line archívumában, az alsószászországi egészségpénztári egyesületnél (KVN=Kassenärztliche Vereinigung Niedersachsen).

A központi archívum szolgáltatásrendszer technológiai alapja és vázlatos felépítése

A projekt az Európai Unió támogatásával, Európai Regionális Fejlesztési Alap társfinanszírozásával valósul meg.

Köszönöm figyelmüket!