CHƯƠNG V: REPORT – BÁO CÁO I. KN: II. CÁC THÀNH PHẦN TRÊN REPORT: Các điều khiển trong phần này chỉ xuất hiện ở đầu báo cáo Xuất hiện ở đầu mỗi trang của báo cáo Thể hiện chi tiết của báo cáo (Nội dung của báo cáo) Xuất hiện ở cuối mỗi trang của báo cáo Các điều khiển trong phần này chỉ xuất hiện ở cuối báo cáo

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 1

Ngoài các thành phần trên trong báo cáo còn có Group Header và Group Footer của từng nhóm.

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 2

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 3

III. TẠO REPORT BẰNG WIZARD

Query nguồn của Report

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 4

B1: Chọn Report/New/Report wizard/Chọn nguồn dữ liệu/Ok.

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 5

B2: Chọn các trường cần đưa vào report.

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 6

B3: Chọn cách xem dữ liệu

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 7

B4: Chọn các trường cần nhóm dữ liệu.

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 8

B5: Tính toán ở cuối mỗi nhóm ở mục summary options (Sum, Max, Min, Avg). (Nếu có)

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 9

B6: Chọn dạng trình bày dữ liệu (Outline1, Outline2)

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 10

B7: Đặt tên (tiêu đề) cho report.

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 11

KẾT QUẢ

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 12

IV. TẠO SỐ THỨ TỰ, KẺ KHUNG 1. Tạo số thứ tự:

- Vẽ Textbox tại vị trí cần tạo số thứ tự.

- Textbox:

- Control Source

: =1 (Số bắt đầu)

- Running Sum:

• No • Over Group • Over All MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 13

2. Kẻ khung cho dữ liệu:

+ Chọn tất cả các điều khiển cần kẻ khung + Right Click/Properties/Chọn ngăn

Format/Border Style/Solid

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 14

3. Nhóm và sắp xếp dữ liệu:

Để nhóm và sắp xếp dữ liệu:

View/Sorting and Grouping

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 15

+ Field/Expression:

Chọn trường hoặc biểu thức cần sắp xếp và nhóm dữ liệu

+ Sort Order:

Chọn cách sắp xếp dữ liệu

+ Group header:

Hiển thị hoặc không hiển thị vùng Header của nhóm (Yes/No)

+ Group footer:

Hiển thị hoặc không hiển thị vùng Footer của nhóm (Yes/No) MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 16

V. Định dạng trang in File/Page Setup

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 17



Chú ý

: Đổi đơn vị từ Inches sang Milimetes Start/Settings/Control Panel/Regional and Language Options/ Customize/Number MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng - U.S đv là Inches.

- Metric đv là mm 18

Canh lề các điều khiển Format/Align (R-C/Align)

+ Left: + Right: + Top: Canh đều về bên trái.

Canh đều bên phải.

Canh trên .

+ Bottom: Canh dưới.

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 19

Chỉnh độ rộng các điều khiển Format/Size (R-C/Size)

+ Tallest: Các điều khiển có độ cao bằng nhau theo điều khiển cao nhất.

+ Shortest: Các điều khiển có độ cao bằng nhau theo điều khiển thấp nhất.

+ Widest: Các điều khiển có chiều rộng bằng nhau theo điều khiển rộng nhất.

+ Narrowest: Các điều khiển có chiều rộng bằng nhau theo điều khiển ngắn nhất.

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 20

VI. Ngắt trang:

- Chọn điều khiển ngắt trang (Page break) - Kẻ điều khiển ngắt trang trong phần Footer của trường cần qua trang mới. ( Chú ý: Phải đặt trong phần Footer)

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 21

Qua trang mới khi in dữ liệu đơn vị khác

Điều khiển ngắt trang MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 22

Trang 1 Kết quả khi ngắt trang Trang 2

MS Access 2003 Report - Báo cáo Tin Học Trường Tín B.soạn: N.V.Dũng 23