Transcript Projektmenedzsment képzési anyag

Lenti Város Önkormányzat – ÁROP projekt
PROJEKT
CÉL
IDŐ
RÁFORDÍTÁS
szociális
tényezők
dologi
tényezők
Közvetlen tényezők
Közvetett tényezők
ügyvezetés
hatóságok vezetése
vonalbeli szervezet
a vállalat/hatóság
osztályai
érintett polgárok
érdekképviseletek
politikusok
a média képviselői
forgalomnövekedés
a vállalat egészében
a K+F-osztály új
fejlesztései
személyzetváltás
a vállalaton belül
árfolyamingadozások
piaci fejlődés
politikai hatalomváltás
általános műszaki
előrehaladás
(1)
potenciális
stakeholderek
azonosítása
(2)
információgyűjtés
a potenciális
stakeholderekről
(2.2)
stratégiai
besorolás
(2.1)
stakeholdercélok
(3)
a stakeholderek
magatartásának
előrejelzése
A környezetvezérlési intézkedések alapjai
projektcélok
stakeholdercélok
(A) konfliktusok
projektcélok
stakeholdercélok
(B) konfliktusok és szinergiák
(C) Messzemenő célkonzisztencia
a stakeholderek projektpartnerré válnak
váható
konfliktusok
II
környezetv. egyes.
I
érintett telektulajdonosok
III
vállalatvezetés
IV
vevő
befolyás/hatalom
Kezelési stratégiák
 Participatív stratégiák
 Diszkurzív stratégiák
 Represszív stratégiák
érdekképviseletek
versenytársak
hatóság
média
projekt
politikusok
érintett
polgárok/
lakosság
belső stakeholderek
érintettség
objektív
szubjektív
külső stakeholderek
érdekek
konfliktus
szinergia
hatalom
döntés
befolyásolás
A projekt egészére vonatkozó célkitűzés
eredménycélok
Pénzügyi
célok
Funkció
célok
vállalati
költségcélok
teljesítmény- szociálpolitikai
célok
célok
inveszt.
biztonsági
összegek mint célok
célelőírás
Személyzeti Szociális
célok
célok
ökológiai
célok
eljárási célok
Határidő
célok
Költségvetési
célok
Személyzeti
célok
Politikai
célok
főcél
célosztályo
k
célalosztályok
célok
alcélok
A tömegközlekedési eszközök nagyobb teljesítménye és vonzereje
gazdasági
célok
hozam
funkcionális
célok
szállítási
teljesítmény
megfelelő
költségfedezeti
fok
alacsony
költségek
előzékenység a
biztonság
használóval szemben
magas
utazási
komfort
sok
ülőhely
szociális
célok
kibocsátások
munkafeltételek
az
utazó személyzet
nem túlórázik
rövid utazási idő
háztól
házig
védelem az
az időjárás elől
ökológiai
célok
rövid gyalog-rövid
szakaszok várakozási idő
kibocsátások
alacsonyabb
káros anyag
kibocsátás
rövid
alacsony
menetidő NO-kibocsátás
kritériumok: éves
üzemköltség
mérce
ülőhely-állóhely arány
csúcsforgalomban
védelem
nélküli utazási
idő
részaránya
óránkénti
járatok
száma
NO-arány
a kipufogó gázban
mennyiség
lehetőleg magas
legalább 1:2
alacsony
maximálisan
legfeljebb 5
minimálisan
legfeljebb x%
minimális
intuitív
eljárás
téma
diszkurzív
eljárás
információgyűjtés
strukturálás
a megengedett
célok
összeállítása
projektcél
Morfológiai doboz
Felelős
osztály
1 értékesítés
Terméktulajdonságok
ár
2
termelés
anyag
3
design
design
4
marketing
felhasználási
cél
5
marketing
nagyság
A terméktulajdonságok lehetséges
jellemzői
Morfológiai doboz
Felelős
osztály
1 értékesítés
Terméktulajdonságok
A terméktulajdonságok lehetséges jellemzői
ár
80 DM
120 DM
160 DM
230 DM
fa
fém
műanyag
vegyes
2
termelés
anyag
3
design
design
modern hipermodern nosztalgiku variálható
s
4 marketing
felhasználási
cél
ülés
fekvés
ülés és
fekvés
guggolás
5 marketing
nagyság
apró
kicsi
közepes
nagy
téma
intuitív
eljárás
diszkurzív
eljárás
információgyűjtés
ötletek
ötletek
összeállítása
strukturálás
értékelés
és
kiválasztás
a megengedett
célok
összeállítása
projektcél
A brainstorming szabályai
1.
A kritika teljesen tiltott
2.
Minden résztvevő szabadon és gátlások nélkül engedje ki
gondolatait; értelmetlennek tűnő hozzájárulások is
szívesen látottak, mert ez másoknak is ötletet adhat.
3.
Mások ötletei felkarolandók és továbbfejlesztendők.
4.
Az ülés célja az ötletek rendkívül magas számának
elérése.
SMART feladatok

Specific, azaz egyértelműen megfogalmazott. Ki akar, mit elérni,
miért, hol,
meddig?

Measurable, azaz mérhető. Ki méri, mivel, méri, mit mér, mi lesz a
mért
adatokkal, hogyan lehet/akarjuk felhasználni azokat?



Attainable, azaz vonzó, elérhető.
Realistic, azaz elképzelhető. Képességek és lehetőségek
figyelembevételével.
Timely, azaz időben behatárolt.
FONTOSSÁG
Az időmátrix
II
I
IV
III
SÜRGŐSSÉG
FONTOSSÁG
Az időmátrix
Összpontosítani,
betervezni
Kezelni
Elfelejteni
Csökkenteni,
szelektálni
SÜRGŐSSÉG
FELADAT
 Projekt cél megfogalmazása
- igény, átfogó, speciális
 Projektcél – hova akarunk eljutni!
 Fontos, hogy SMART legyen!
Projektszakaszok és életciklusok
 Időben elhatároltak egymástól
 Részcéljaikat tekintve definiáltak
 Teljesítményképekkel illusztráltak
 A végén ellenőrzik a szakaszeredményt
 Egy semleges szervezeti döntéssel állapítja
meg, hogy
 elkezdődhet-e a következő szakasz
 ismétlődésre kerül sor
 félbeszakítják
fejlesztési szakasz
részfeladatelemek
definíciószakasz
munkacsomagelemek
koncepciószakasz
1. típus
beruházási projektek
létesítm.építés
építőipar
egyedi termék
alapok
felmérése
ötletek gyűjtése
2. típus
fejl. proj.
3. típus
szervezési/szervezeti proj.
termékfejl. sorozatgyártáshoz
közigazgatási projekt
EAF1-projekt
probléma-elemzés
előtanulmány
problémaelemzés
a koncepció
megtalálása
előtervezés
tervelőterjesztés
engedélyezéstervezés
kivitelezéstervezés
pályázat, átadás
kivitelezhetőségi
tanulmány
koncepció
rendszertervezés
termék-definíció
előterjesztés
részletes terv
kivitelezéstervezés
részszervezet
termék-fejlesztés
koncepció
az építés
kivitelezése
az objektum
kezelése
előállítás
realizálás
szerviz,
termékápolás
gyártás
külső szolgálati hely
realizálás
realizálás
bevezetés
installálás
átvétel
átvétel
gondozás
Mérföldkövek
Egy projektszakasz kezdete/ vége
 Fontos események
 Lényeges döntések

szakaszok
idő
Mérföldkövek: a következő szakasz kezdete
Lehetséges mérföldkövek:
1: a műszaki megoldások első kiválasztása
2: a műszaki megoldások végleges kiválasztása
A PST legfontosabb céljai
A projekt tárgyának teljes felvázolása
A céldefiníció homályos pontjainak felfedése
 Az összes operacionalizált és egyúttal ellenőrizhető
munkaegység (munkacsomagok, részfeladatok)
meghatározása
 A munkacsomagok összetartozás szerinti rendezése
 A projekt átláthatóságának megteremtése
 A projekttárgy azonos látásmódjának elősegítése
 A projekt egészén átívelő általános rendszerező elv
biztosítása
 A későbbi módosítás-menedzsmenten belüli
megegyezés
 A munkacsomagok alvállalkozóknak történő kiadása


PST fogalmak
Részprojekt
 Projektstruktúra-terv
 Struktúra
 Részfeladat
 Feladat
 Munkacsomag

A PST felépítése
1. szint
projekt / feladat
2. szint munkacsomag/MCS
részfeladat/RF
3. szint
4. szint
(MCS))
(RF)
MCS) (MCS))
(MCS)) (MCS)) (MCS))
(RF)
(MCS)
Grafikus ábrázolás
fényképezőgép
előállítás
0
optika
előállítás
mechanika
előállítás
elektronika
előállítás
1
2
3
tok
előállítás
tok
előállítás
platina
előállítás
1.1
2.1
3.1
lencsék
előállítása
filmtovábbítás
előállítás
vezetékek
előállítás
1.2
2.2
3.2
blende/zár
előállítás
érintkezők
előállítás
2.3
3.3
félgrafikus ábrázolás
Fényképezőgép előállítás
Optika előállítás
Tok előállítás
Lencsék előállítása
Mechanika előállítás
Tok előállítás
Filmtovábbító előállítás
Blende/zár előállítás
Elektronika előállítás
Platina előállítás
Vezetékek előállítás
Érintkezők előállítás
táblázatos ábrázolás
Fényképezőgép előállítás
1 Optika előállítás
1.1 Tok előállítás
1.2 Lencsék előállítása
2 Mechanika előállítás
2.1 Tok előállítás
2.2 Filmtovábbító előállítás
2.3 Blende/zár előállítás
3 Elektronika előállítás
3.1 Platina előállítás
3.2 Vezetékek előállítás
3.3 Érintkezők előállítás
Tárgyorientált PST
Fényképezőgép
optika
mechanika
elektronika
1
2
3
tok
tok
platina
1.1
2.1
3.1
lencsék
filmtovábbító
vezetékek
1.2
2.2
3.2
blende/zár
érintkezők
2.3
3.3
Funkcióorientált PST
fényképezőgép
előállítás
fényképezőgép
konstrukció
1
tervezés
1.1
fényképezőgép
gyártás
2
gyártáselőkészítés
2.1
1.2
prototípus
előállítás
2.2
részletes
konstrukció
1.3
szériagyártás
felvétele
2.3
konstrukció
szállítás
3
Fázisorientált PST
Fényképező
-gép
fejlesztés
építés
értékesítés
1
2
3
előtanulmány
konstruktió
koncepció
1.1
2.1
3.1
főtanulmány
tesztelés
reklám
1.2
2.2
3.2
Részletes
tanulmány
1.3
gyártás
eladás
2.3
3.3
Munkacsomag-leírás
Oldal....tól ...
Munkacsomag-cím
Részprojekt/projektnév
PST-sz.
Projekt-sz.
Dátum
Felelős
…………
Megbízó
…………
Start ………
Vége ………
Cél-/teljesítményleírás
Eredmények/eredményelvárás
Kapcsolódási pontok
Aktivitások/határidők
Feltételek (eszközök, dokumentumok stb.)
Ráfordítás
…………
Költségek
…………
Teljesítm.
.………
Mellékletek
… …………
… … ………
…… ………
Egyéb
a tervezés első lépése:
tájékozódás a
szakaszmodellben
a tervezés
második lépése:
projektstruktúraterv
(3.1. fej.)
a tervezés 3. lépése: hálóterv (lefolyásterv)
(3.2. fej.))
...és következnek a tervezés
további lépései
projekt
ráfordítás
hasznosítás
1
2
3
4
5
6
idő
PST gyakorlat
szakaszelőzmény
•
•
•
•
•
•
•
•
•
rendszerelemzés
paraméter-tanulmányok
alternatívák
piaci szemle
előzetes terv
kísérleti tanulmányok
kulcsösszetevők
értékelési kritériumok
kiválasztás
fejlesztési szerződés
részletes konstrukció tervezete
matematikai alapozás kezdete
a konstrukció engedélyeztetése
a prototípus gyártásra átadása
építésre átadás (pl. hajó)
prototípus építése
cégkísérletek
adott esetben megbízásos előszéria
adott esetben előszéria-gyártás
műszaki próba
a bevezetés műszakilag alkalmassá nyilvánítása
működés- és üzembiztonságossá nyilvánítás
csapatkísérlet
csapatalkalmassá nyilvánítása
feladat
megoldási ötlet
realizálhatóság
tanulmányok
piaci szemle
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
projektelemzés
kivitelezési terv
tanulmány- és definíciótervek
kritikus elemek vizsgálata
köztes fejlesztések
értékelés kritériumai
kiválasztás
végleges specifikáció
a generálmegbízó kiválasztása
AZF-terv
•
•
•
•
értékbiztosítás meghatározása
beszerzési szerződés
átvétel
Versorgunsreife (ellátásra alkalmas) kiszállítás
koncepciószakasz
definíciószakasz
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
fejlesztési szakasz
beszerzési szakasz
hasznosítási szakasz
csapatalkalmazás
koncepciószakasz(A)
definíciós
szakasz(B)
fejlesztési
szakasz (C)
projektvezetés
projektvezetés
projektvezetés
projektellenőrzés
projektellenőrzés
projektellenőrzés
határidő
határidő
határidő
költségfelügyelet
költségfelügyelet
költségfelügyelet
konfigurációellenőrzés
költségelemzés
rendszerelemzések
költségelemzés
konfig. –ellenőrz.
termékbiztosítás
termékbizt.
rendszertechnika
rendszertechnika
rendszerkövetelmények
rendszerkövetelmények
rendszeroptimalizálás
rendszeroptimálás
gyártási lehetőségek
gyártástervezés
gyártáskoord.
integr. vezetés
integrációs és
teszttervezés
vállalati elemzések
integr. vezetés
vállalati elemzések
vállalati tervezés
Pavilon építés
Teherautó
lepakolás
Sörsátor
építés
Leválasztási
munkák
Színpad
Vásárcsarn
ok
átadása
Pavilonsorok
építése
Pavilonsor
1
Vendéglátási
terület
Villany
Konf.terem és
iroda
Konferencia terem
berendezés
Iroda
berendezés
Talaj
Pavilonsor
2
Villany
Talaj
1000 Projektmenedzsment
2000 Előkészítő munkálatok
2100 Helyszín megtervezése
2200 Rendezvényszervezés
2300 Szerződések megkötése
3000 Pavilon építés
3100 Teherautó lepakolás
3200 Sörsátor építés
3300 Leválasztási munkák
3310 Színpad
3320 Vendéglátási terület
3330 Konf.terem és iroda
3331 Konferencia terem berendezés
3332 Iroda berendezés
3400 Pavilonsorok építése
3410 Pavilonsor 1
3411 Villany
3412 Talaj
3420 Pavilonsor 2
3421 Villany
3422 Talaj
4000 Vásárcsarnok átadása
5000 Rendezvény lebonyolítása
6000 Pavilonsor lebontása
PST fogalmak
Részprojekt
 Projektstruktúra-terv
A projekt része, amely struktúrlisan kapcsolatban áll a
teljes prejekttel.
 Struktúra
A projektstruktúra ábrázolása
 Részfeladat
projekt elemei közötti kapcsolatok
A
Feladat
összessége
 Munkacsomag

A projekt része, mely a projektstruktúratervben tovább bontható
Pályázati kiírás felépítése 1.
Program háttere
 A program célkitűzése
 A program pénzügyi forrásai
 Pályázati feltételek (pályázóra, partnerekre,
támogatható projektre, felhasználási
feltételek…)

Pályázati kiírás felépítése 2.

A pályázat elkészítésének, benyújtásának
módja
Formai követelmény, Csatolandó dokumentumok, Kitöltési
útmutató, Benyújtás helye, ideje, módja
Pályázatok értékelése
 Pályázók értesítése
 Szerződéskötéshez kapcsolódó feltételek
 Vonatkozó hazai és EU-s jogszabályok

Ellenőrző lista
Írjunk ellenőrző listát, ha nincs!
 Legyen benne az összes formai, tartalmi
követelmény!
 Mit kell beszerezni, megírni, kinek, mikorra!
 Használjuk, ne csak pipáljunk a végén!

Hogyan is kezdjünk hozzá?
Banális, de a dokumentumok letöltésével,
alapos átolvasásával, lényeg kiemelésével!!
 Ellenőrző lista készítés!
 Pályázatot írhatjuk lineráisan, de jobb, ha
előbb készítünk egy vázlatot, majd feltöltjük
az ablakokat / egyes fejezeteket!

Pályázatírás lépései
Anyaggyűjtés
2. Pályázat értékelési szempontjainak
átnézése
3. A meglévő pályázati anyag strukturálása
4. Vázlat elkészítése – adatlap logikája
mentén
5. Az adatlap feltöltése
6. Hiányzó részekhez anyaggyűjtés
7. Belső arányok kialakítása
1.
Pályázati anyag szerkesztése
Fontos a kinézet, és a formai elemek!!
 Legyen szép küllemű!!
 Elválasztók, előlapok
 Karakterkorlátok betartása
 Egységes betűtípus
 Tördelés
Jó értékelhető a pályázat, ha…
Átlátható kívülálló, nem hozzáértő számára
is!
 Lényegre törő: az első rövid
összefoglalóban, logikai keretmátrixban
benne van minden!
 A „rizsás” beszámolókat, anyagokat
mellékeljük inkább!
 Nincs benn formai hiba! (elírás, kihagyott
lap, nem lepecsételt, nem aláírt lap….)

FIGYELEM!
A bíráló a első hibáig olvassa a
pályázatunkat – „VAN MÁSIK”!
Amit a bírálók mindenképpen
megnéznek:






Első rövid összefoglaló
Költségvetés
Logikai keretmátrix
Ütemterv
Megvalósító team - referenciák
Mellékletek
Kötelező melléletek lehetnek
Szervezet jogi formáját igazoló doksi – cégkivonat
Alapszabály, alapító-, létesítő okirat
 Banki igazolás, banki aláíró karton
 Inkasszó
 Aláírási címpéldány
 APEH „0”-as, VPOP igazolás
 Szándéknyilatkozatok
 Együttműködési megállapodások, Konzorciumi
szerződés
 Önéletrajzok
 Éves beszámolók, mérleg, közhasznúsági jelentés….


Jótanácsok 1.




Próbáljuk meg minél konkrétabban
megfogalmazni a felmerült
szükségleteket/fejlesztési
tervünket/megvalósítási stratégiánkat,
amelyhez rendeljünk költség-, eszköz- és
személyi igényeket.
Legyen jól meghatározott célunk,
célcsoportunk!
Keressük meg a megfelelő partnereket, és
ismerjük meg őket!
A tervezésbe vonjuk be a célcsoport és a
partnerszervezetek képviselőit!
Jótanácsok 2.
Válasszuk ki a megfelelő pályázati kiírást!
 Olvassuk el többször a teljes pályázati
dokumentációt!
 Fogalmazzuk meg a bizonytalansági
tényezőket, kérdéseket! Informálódjunk a
közreműködő szervezettől!

Jótanácsok 3.



Készítsünk ütemezést, feladattervet a
pályázat megírásához! - ellenőrzőlista
Gyűjtsük be a megfelelő igazolásokat!
Mérjük fel, hogy milyen feltételekkel kell
rendelkeznie a szervezetünknek a projekt
megvalósításához (anyagi háttér, likviditási
tőke, infrastruktúra, kompetens
szakemberek).
Jótanácsok 4.




Szerezzük be partnereinktől is a megfelelő
információt, nyilatkozatokat, igazolásokat!
Párhuzamosan tervezzük a szakmai
programot és a hozzá tartozó költségeket!
Tervezzünk a költségvetésbe tartalékot,
akár a költségek minimális
felültervezésével!
Tömören, konkrétan, lényegre törően
fogalmazzuk meg az adatlap kérdéseire a
válaszokat!
Jótanácsok 5.
Ha az adatlap valamelyik kérdése nem
vonatkozik ránk, írjuk be, hogy nem releváns!
Ne hagyjunk üres rubrikát!
 Válaszainknál tartsuk be a karakterkorlátokat!
 A különböző tartalmi mellékletekben leírtak
(például logikai keretmátrix, ütemterv,
költségvetés, konzorciumi megállapodás) és
az adatlap válaszai fedjék egymást!
Használjuk ugyanazon kifejezéseket,
számozást, jelzéseket!

Jótanácsok 6.
A logikai keretmátrixunkat úgy töltsük ki,
hogy az a projekt rövid összefoglalója!
 A tervezés, a pályázat írása és a projekt
megvalósítása során egyaránt figyeljünk a
horizontális elvek érvényesítésére!
 A formai elemeket tartsuk be – a megfelelő
betűtípussal írjuk a pályázatot; minden oldalt
írjon alá a képviselő, ha azt előírják, és a
pályázati kiírásnak megfelelő
példányszámban sokszorosítsuk!

Jótanácsok 7.
Nézzük át a pályázatot az ellenőrző lista és
az értékelési táblázat mentén!
 Olvastassuk el a pályázatot külső személlyel!
 Amikor az előlapokkal és mellékletekkel
együtt összeraktuk a pályázatot, akkor
sokszorosítsuk!
 Ne feledjük Murpyt!

Jótanácsok 8.
Ne felejtsük el, hogy a pályázat bizonyos
mellékleteit elektronikus formában is be kell
nyújtanunk!
 Időben adjuk postára a pályázatunkat,
méghozzá a kiírás szerinti formában,
ajánlott tértivevényes küldeményként!
