Transcript Travaux en reddition de comptes

Reddition de comptes
et vérification
en gestion contractuelle
Etienne Sabourin
Février 2012
Direction de l’analyse et de la vérification aux contrats
Plan de la présentation
• Contexte
• Direction de l’analyse et de la vérification
aux contrats
• Travaux en reddition de comptes
• Vérification en gestion contractuelle
Contexte
La Loi sur les contrats des organismes publics
(LCOP) et la règlementation afférente confèrent
aux dirigeants des organismes :
– Des pouvoirs élargis
et, en contrepartie,
– Une plus grande imputabilité
– Des obligations de reddition de comptes.
(En vigueur depuis le 1er octobre 2008)
Direction de l’analyse
et de la vérification aux contrats
Mandats
– Analyse les demandes d’autorisations adressées
au Conseil du trésor et au Conseil des ministres,
pour le volet contractuel;
– Travaux en reddition de comptes;
– Mandats de vérification.
Objectif
S’assurer du respect de l’application du cadre
normatif en gestion contractuelle.
Politique de gestion contractuelle
en reddition de comptes
• Applicable aux ministères et aux organismes assujettis
• Exigences prévues au cadre normatif :
– Lettre de déclaration de fiabilité du dirigeant d’organisme;
– Liste des situations où les organismes doivent rendre des
comptes au CT;
– Estimation de la valeur des contrats inférieurs à 25 000 $;
– Délai pour la transmission des documents au SCT.
• Révision de la Politique (objectif 1er avril 2012) :
– Précision sur le moment de l’autorisation écrite;
– Formulaires électroniques;
– Transmission électronique et papier.
Travaux en reddition de comptes
• Le Président du Conseil du trésor doit soumettre un
rapport à l’Assemblée nationale sur l’application de la
LCOP (13 juin 2014, par la suite aux 5 ans) :
– Le MELS et le MSSS doivent fournir au président du Conseil
du trésor les informations requises pour ce rapport.
(article 22.1 de la LCOP)
• Reddition de comptes des réseaux de l’éducation et de
la santé et des services sociaux.
Travaux en reddition de comptes
Lettre de déclaration de fiabilité
• S’assurer de recevoir une lettre de chacun des
dirigeants des organismes assujettis à notre politique
• S’assurer que chacune des lettres soient dûment
complétées
• Chacun des dirigeants déclarent la fiabilité des
données :
– Transmises au SCT;
– Publiées sur le SEAO;
– Maintien de systèmes d’information et des mesures de
contrôles fiables.
Sensibilisation et imputabilité des dirigeants d’organismes
Travaux en reddition de comptes
Statistiques sur les contrats des MO
Travaux en reddition de comptes
Statistiques sur les contrats des MO
Contrats des organismes publics du réseau de l’administration gouvernementale
Types de contrat
2007-2008
2008-2009
Nombre
Valeur (M$)
Approvisionnement
2 017
1 037
Services
4 079
Construction
Totaux
Nombre
2009-2010
Valeur (M$)
Nombre
Valeur (M$)
2 432
687
1 410
534
1 232
4 373
2 620
4 769
1 907
1 839
1 325
2 311
2 491
2 171
2 412
7 935
3 594
9 116
5 798
8 350
4 853
Travaux en reddition de comptes
Statistiques sur les contrats des MO
Mode de sollicitation
Modes de
sollicitation
Appel d’offres public
Appel d’offres sur invitation
Gré à gré
Totaux
1er octobre 2008 au 31 mars 2009
(6 mois)
Nombre
Valeur (M$)
2009-2010
(12 mois)
Valeur %
Nombre
Valeur (M$)
Valeur %
1 182
1 993
88 %
3 418
3 910
80 %
380
47
2%
998
75
2%
1 280
219
10 %
3 934
868
18 %
2 842
2 259
100 %
8 350
4 853
100 %
Travaux en reddition de comptes
Autorisation du dirigeant d’organisme
Éléments à améliorer
• Article 13 (4) de la LCOP
–
–
–
–
Parfois non conforme
Selon la justification, parfois l’article 13 (2) de la LCOP;
Autorisation du CT (OBNL > 100 k$, individu > 50 k$);
Gré à gré possible selon d’autres exceptions.
• Dépenses supplémentaires (Articles 17 LCOP, 19 et 25 PGC)
– La modification DOIT être accessoire ET ne pas changer la nature du
contrat;
– Transparence
• Pas publiée;
• Pas incluse aux statistiques.
Travaux en reddition de comptes
Autorisation des dirigeants des organismes
Éléments à améliorer
• Justification
– Pas assez détaillée pour les dirigeants des organismes et la
DAVC;
– Une soumission conforme ou acceptable ;
– Explique rarement les motifs justifiant le fait de ne pas avoir
révisé les exigences et ne pas être retourné en AOP.
• Date de signature de la fiche d’autorisation par les
dirigeants des organismes
– Doit être signée avant d’octroyer le contrat;
– Une signature à posteriori est non conforme;
– Date de signature (journée non inscrite).
Travaux en reddition de comptes
Publication sur le SEAO
Éléments à améliorer
• Le respect du délai de publication de l’adjudication du
contrat
– Plusieurs cas avec des délais trop longs.
• Les erreurs du code UNSPSC
• L’inscription de la disposition de la Loi ou des
règlements en vertu de laquelle le contrat est attribué
– Disposition parfois absente ou erronée.
Travaux en reddition de comptes
Veille périodique sur le SEAO
Deux grands objectifs
• Intervenir rapidement auprès des organismes lors
d’une mauvaise interprétation, compréhension ou
application du cadre normatif
– Mode conseil;
– Possibilité d’apporter les correctifs au besoin.
• Répartir les travaux de reddition de comptes sur
toute l’année (meilleures planification et
réalisation des travaux)
Travaux en reddition de comptes
À la suite des travaux en reddition de comptes
•
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•
•
Rapport au Conseil du trésor
Rencontres rétroactives avec les principaux donneurs d’ouvrage
Préparation de rapports synthèses personnalisés (À venir)
Sensibilisation lors des différents forums
Sensibilisation auprès des dirigeants des organismes
Formation (ajustements proposés et formations additionnelles)
Création des formulaires électroniques
Modifications sur le SEAO
Veille périodique sur le SEAO (appels d’offres et adjudications)
Modifications proposées au cadre normatif
(délai de publication des renseignements lorsque AOI ou gré à gré)
• Mise à jour du guide «Les risques et contrôles dans la gestion des
contrats».
Vérification en gestion contractuelle
Contexte
• Juin 2011 : entrée en vigueur de la Loi concernant la
corruption
• Septembre 2011 : attribution de pouvoirs de vérification
à la Présidente du Conseil du trésor
– Mandats de vérification sur l’adjudication, l’attribution
et les mesures de gestion contractuelle des contrats
octroyés par les organismes visés par la LCOP;
– Vise les ministères, les organismes publics, les
établissements des réseaux de l’éducation et de la
santé et des services sociaux et les sociétés d’État.
Vérification en gestion contractuelle
Organismes visés
Organismes (532) et valeur des contrats (15 G et 20 G$)
Ministères/organismes
Établissements réseaux de
l’Éducation
Établissements –
réseaux de la Santé
et Services sociaux
Sociétés d’États
Nombre
(environ)
139
139
228
26
Exemples
MTQ, CSPQ, MRNF,
SIQ, etc.
Commissions
scolaires, Cégep et
Universités
Hôpitaux, Agences
de santé et services
sociaux
Hydro-Québec,
CSST, SAQ,
Loto-Québec,
etc
Valeur
totale
(environ)
5 G$
Entre 3 G$ et 5G$
Entre 3 G$ et 5 G$
4 G$
Vérification en gestion contractuelle
Opportunités
Sujets de vérification envisagés
•
•
•
•
•
•
Contrats octroyés de gré à gré
Fractionnement de contrats
Appels d’offres publics ou sur invitation
Comités de sélection
Regroupements d’achats
Modification aux contrats entraînant des dépenses
supplémentaires
• Vérification par type de contrats (informatique, construction, etc.)
• Vérification ou appréciation des politiques de gestion contractuelle
• Vérification suite à des dénonciations, plaintes ou des
problématiques importantes portées à l’attention de la DAVC.
Vérification en gestion contractuelle
Partenaires
• Directions de vérification interne de chacun des
ministères, des organismes et des sociétés d’État;
• Directions des ressources financières, matérielles et
contractuelles;
• Ministères ou organismes avec expertise en
vérification;
• UPAC (Unité permanente anti-corruption).
Direction de l’analyse
et de la vérification aux contrats
• Pour nous joindre :
– Par courriel
[email protected]
– Par téléphone
(418) 643-0875 poste 4902
– Par télécopieur
(418) 646-9880
– Par courrier
Secrétariat du Conseil du trésor
Direction de l’analyse et de la vérification aux contrats
875, Grande Allée Est, 2e étage, secteur 300
Québec (Québec) G1R 5R8
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