Transcript nieuw - ROC-UP

ROC-UP
Kern Registratie Deelnemers (KRD)
Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR)
Voorbereiding Implementatie EduArte bij ROCvA
Januari / Februari 2014
SJL
Aanleiding
&
Uitgangspunten
SJL
2
Aanleiding en overview
• Standaard omdat:
– We blijvend moeten voldoen aan de steeds strenger en strakker wordende
regelgeving vanuit de overheid
– Efficiency redenen
– Afzonderlijke keuzes per MBO-college strategisch gezien geen onderscheidend
vermogen aan het ROC biedt
• Geïntegreerd en dus alle administratieve taken in één pakket:
–
–
–
–
Kernregistratie & diplomeren (KRD &)
Aanwezigheid & Absentie Registratie (AAR)
OnderwijsCatalogus & Examineren (OC&E)
Volg & zorg
• Na eindpresentatie en beoordeling is gekozen voor Eduarte
3
Uniformering en Standaardisering ….
• Voor ICT
– Versimpeling ICT-landschap, goedkopere licenties
– Eén basisregistratie voor alle studentgegevens
– Nieuw DataWarehouse voor management rapportages
• Eén systeem => 1 pakket op basis van SAAS (software as a service)
– Dus bestaande systemen (Noise, TP, Peoplesoft, CRM,Choices) uitfaseren ….
– Invoer van studentgegevens bij de bron, dus afschaffen “losse” Excels
• Eén procesinrichting
–
–
–
–
Standaardiseren processen
Geen afzonderlijke inrichtingen voor MBO-colleges
Geen maatwerk
Digitaal portaal voor studenten en ouders (moeten de info wel kloppen..)
4
Kernregistratie
SJL
5
Onderwerpen
I.
II.
Wat verandert er voor het MBO C t.o.v. nu?
– Proces
– Mens
– Sturing
Voorbereiding
– Wat doet het project?
– Wat moet het MBO C doen?
SJL
6
Proces: Wat verandert er voor het MBO C?
1. Intake
– Intake werklijsten (vanaf nu: de digitale aanmelding) worden niet meer door BSZ
uitgeprint!
• De intakeverantwoordelijke raadpleegt de aanmeldgegevens op het scherm
in EduArte (vanuit een werkbak), en bepaalt van daaruit of een student
wel/niet wordt uitgenodigd voor Intake:
– Backoffice plaatst de aanmelding in de werkbak
– Intakeverantwoordelijke beoordeelt de aanmelding (afwijzen, uitnodigen)
– BSZ informeert student
– Agenda voor de intake is digitaal (in EduArte), p.p.
– Resultaat van de intake registreert de Intaker in EduArte en zet dit door naar
BSZ
– Intakeformulier wordt vooralsnog ingescand voor opslag in EduArte (‘in
ontwikkeling’.)
SJL
7
Proces: Wat verandert er voor het MBO C?
2.
Groepen en Groepscoderingen
– Groepscodering is veranderd! (Van 5 naar 8 posities).
• Is het MBO C al over geïnformeerd.
– Roostergroepen worden Basisgroepen
• Iedere student zit maar in 1 basisgroep
• Advies: Alle studenten die in 1 basisgroep zitten hebben een gelijke ‘crebo, cohort’
combinatie
– Vereenvoudigt de invoer van resultaten (in de OC&E module)
–
• Basisgroepen worden (op instructie van het onderwijs) gevuld door BSZ
Nieuw zijn: Clustergroepen
• Clustergroepen worden gebruikt voor roostering van zgn ‘keuzevakken’.
• Clustergroepen worden door het Onderwijs zelf gevuld (immers, het onderwijs weet
welke studenten welk keuzevakken volgen)
• Advies: Alle studenten die in 1 clustergroep zitten hebben een gelijke ‘crebo, cohort’
combinatie
– Vereenvoudigt de invoer van resultaten (in de OC&E module)
–
Historie van de ‘groepswisselingen’ van een student wordt bijgehouden
SJL
8
Proces: Wat verandert ervoor het MBO C?
3. Overeenkomsten
– Onderwijsovereenkomst: nieuw format! (gelijk getrokken tussen ROCVF en
ROvA)
– BPV: nieuw format! (gelijk getrokken tussen ROCVF en ROcvA)
• Wordt Stageovereenkomst (omdat Stageovereenkomst de lading van alle
beroepspraktijkvorming dekt). Juridisch juist.
• Tijdelijke wijziging
–
Administratieve invoer BPV gegevens in EduArte door BSZ is op basis van
registratie/controle Stagemarkt/print Trajectplanner door BPV coördinator
(BPV Module in ontwikkeling bij UP Learning, als onderdeel van Zorg & Volg)
4. Registratie van resultaten
– VERVALT in PeopleSoft !!!
– Resultatenregistratie in Trajectplanner
– Resultatenregistratie in EduArte bij implementatie van procesgebied OC & E
SJL
9
Proces: Wat verandert ervoor het MBO C?
5. Diplomering
– Diploma’s worden vanuit EduArte door BSZ aangemaakt en afgedrukt:
• Gebruik van ‘diplomaregel’
– TEC geeft middels één resultaat (‘geslaagd’ /’niet geslaagd’) in EduArte door, dat
het diploma kan worden aangemaakt
» Let op: Een diploma kan alleen worden aangemaakt voor een crebo waar
de student voor staat ingeschreven!
– STZ maakt het diploma aan. TEC is verantwoordelijk voor de resultaten.
Resultatenoverzichten worden conform huidige situatie uit Trajectplanner
uitgedraaid door BSZ
(Wijziging van procedure na inrichting OC & E)
6. Verder …
– Nieuwe Document Management Systeem (van Teleform naar Verseon/EduArte)
– Verandering digitale aanmeldingen, gaan via EduArte
SJL
10
Gewijzigde terminologie: Verbintenis
•
•
Het begrip ‘Verbintenis’ is nieuw! binnen Eduarte
– De verbintenis is de ‘relatie’ tussen de student en de onderwijsinstelling
We kennis 2 soorten verbintenissen binnen Eduarte:
1. Verbintenis op de Onderwijsovereenkomst
Resultaat: Inschrijving OF Uitschrijving
2. Verbintenis op de BPV Overeenkomst
Resultaat: Afgesloten BPV Overeenkomst OF Beëindigde BPV Overeenkomst
SJL
11
Mens: Wat verandert ervoor het MBO C?
1. Alle medewerkers (primair proces) zijn geautoriseerd voor EduArte
– Wat je mag zien en muteren is op basis van de organisatie-eenheid waar je
werkt en de toegekende rol
– Een medewerker kan meerdere rollen hebben en bij meerdere organisatieeenheden werken.
– RAET is het bron systeem voor medewerkers (intern en extern)
• Een medewerker die niet in RAET voorkomt, is in EduArte ook NIET
bekend, en kan dus niet inloggen!
– Een medewerker ziet alle opleidingshistorie van een student van ROCvF en
ROCvA (1 systeem, 2 brinnrs)
– Een Student ziet in zijn selfservice module ook alle opleidingshistorie van
ROcvF en ROCvA
SJL
12
Sturing: Wat verandert er voor het MBO C?
1. Bekostigingsprincipe
– De default-waarde van een student in een opleiding = ONBEKOSTIGD!
– Een student wordt pas op ‘bekostigd’ gezet als het dossier volledig is EN DUS de
onderwijsovereenkomst ONDERTEKEND retour is
2. Rapportages
BOL
1
BOL 1
BOL2
BOL2
BOL3
BOL3
Uitgebreid
Uitgebreid
zoeken
zoeken
(EduArte)
(EduArte)
Standaard
Rapportages
(EduArte)
-
Zelf
Voorgedefinieerd
Sturing
Management
Sturingsrapportages
(KOSMOS)
(EduArte, RAET,
Voorgedefinieerd
Exact)
SJL
13
Voorbereiding
•
Wat doet het project?
1. Systeem
• Conversie van PeopleSoft -> EduArte: testen, accepteren
– Alle historie
• Realiseren van de koppeling tussen EduArte en Trajectplanner
• Wijziging van digitaal document management systeem (Teleform -> Verseon/EduArte)
• Realiseren van digitale aanmeldmodule EduArte (ism M&C)
2. Mens
• Voorlichting aan alle MBO Colleges (halen en brengen) & ROC-up.nl
• Opleiding BSZ & materiaal
• Opleiding intakeverantwoordelijken & materiaal (via principe Train the Trainer?)
3. Proces
• Beschikbaar stellen Blauwdruk & werkinstructies (Portaal voor Talent)
4. Sturing
• Standaardrapportages uit EduArte
• Aansluiting / integratie KOSMOS
SJL
14
Voorbereiding
•
Wat doet het MBO C?
1. Geen werkachterstanden op de Intake
2. RAET up to date
3. Voorbereiden van namen, functies en rollen richting EduArte
4. INFORMEREN, INFORMEREN, INFORMEREN!!!
5. ……
SJL
15
SJL
16
Aan- en afwezigheidsregistratie AAR
•
•
•
•
•
Inlezen roostergegevens
Registreren aan- en afwezigheid
Analyseren aan- en afwezigheidsregistratie
Vervolgacties a.d.h.v. analyse (9 uur, 16 uur, brieven, verzuimloket)
Publicatie rooster en presentie gegevens
*
AAR EduArte vergeleken met huidige situatie
Colleges met Gronos, Webuntis
•
•
•
•
Presentie en daaruit voortvloeiende acties in 1 systeem
Volg & Zorg zonder relatie verzuim blijft voorlopig in TP
Systeem gebruiksvriendelijker en minder kwetsbaar voor fouten
Toevoeging van nieuwe functionaliteiten: brieven, signaleringen ed.
Colleges presentie in TP
•
•
•
•
Tijdelijk werken in 2 systemen (i.v.m. splitsen begeleiding)
Meerdere schermafhandelingen voor de verzuimmedewerker dan TP
Vermindering foutieve meldingen i.v.m. tellers
Huidige functionaliteiten blijven in gebruik, m.u.v. SMS functie
Voor alle Colleges
•
•
•
•
•
Nieuw verzuimprotocol (procedures) in relatie tot EduArte
Koppeling met het verzuimloket
Vastlegging startkwalificatie automatisch (doorstroom) of door DOI (instroom)
‘Standaardisatie’ brieven en rapportages
Energie gericht op werking en inrichting van 1 systeem
*
Uitgangspunten inlezen roostergegevens
Roosterbestand GP-Untis
• Eén tijdsraster per onderwijsteam (nieuw)
• Geen roostering van 0-uren (nieuw)
• De presentie is voor de docent registreerbaar op basis van de ingelezen roosters
• Roosteren op basis van basisgroep en clustergroep
• Per lesblok registratie aanwezigheid
Coderingen 2013/2014: Vak-, docent- en basisgroep
• Huidige coderingen
• Controle op dubbelingen (code kan 1x voorkomen)
Coderingen 2014/2015 of eerder (nieuw)
•
•
•
•
Vereiste: coderingen ingevoerd in EduArte
Vakcoderingen: Afstemming College en aanvragen bij DOI
Docentcoderingen: 4 letters achternaam, 1e letter voornaam
Basisgroepscodering: 8 posities
MVERZ1
KOELJ
MWZPWO2F
*
Uitgangspunten registeren aan- en afwezigheid
Centraal verzuimprotocol en handleiding
• College verantwoordelijk vertaling centraal verzuimprotocol m.b.v kader
• Onderwijsteams geven invulling aan het protocol
• Centraal onderhouden verzuimprotocol en handleiding
Kaders verzuimprotocol (nieuw)
• Vaste onderwerpen & coderingen
• Wettelijke procedures en procedures BSZ
• Vrijheid in vormgeving verzuimaanpak
Docent registreert aan- en afwezigheid in EduArte
•
•
•
•
Registratie aanvang les of uiterlijk einde van de dag
Registratie invoer met terugwerkende kracht maakt onbetrouwbaar
Verzuimmedewerker geautoriseerd voor alle coderingen
Docenten/ SLB autorisatie voor code: present, ongeoorloofd afwezig, te laat, uit de
les gestuurd en NVT (nieuw)
*
Uitgangspunten analyseren AAR
Uniforme werkprocessen & verzuimrapportages
•
•
•
•
•
•
Verzuimmedewerker: regie m.b.t. meldingen/ signaleringen
Docent: regie m.b.t. de verzuimaanpak
Wettelijke rapportages Leerplichtwet & RMC
Signaleringsrapporten
• 9 klokuren ongeoorloofd verzuim
• 16 klokuren ongeoorloofd verzuim 18+
• Veelvuldig te laten komen (nieuw)
• Te ontwikkelen: signalering ziekteverzuim (nieuw)
Managementrapportage: controle invoer
Presentie overzicht op student- en groepsniveau
Gestandaardiseerde brieven (nieuw)
●
●
Duo melding (ouders/student), 9 uurs signalering, veelvuldig te laat komen,
verzuimspreekuur
Alle verzoeken voor brieven worden getoetst op bruikbaarheid voor alle Colleges
*
Uitgangspunten verzuimloket & publ. AAR
Verzuimmeldingen via koppeling verzuimloket (nieuw)
•
•
•
•
•
•
Raadplegen DUO via token verzuimloket (huidige situatie)
Opleidingen keuze: direct melden of na 2 werkdagen (huidige situatie)
Via het verzuimtraject vraagt verzuimmedewerker aan SLB achtergrondinfo (nieuw)
Verzuimmedewerker neemt informatie over in het verzuimloket (huidige situatie)
Signalering wanneer SLB geen info heeft aangeleverd (nieuw)
Terugkoppeling leerplicht wordt toegevoegd aan het verzuimtraject (nieuw)
Rooster en verzuimgegevens inzichtelijk voor student
• EduArte Selfservice webportaal / telefoon app (nieuw)
• Ouders (nog) geen toegang tot selfservice (huidige situatie)
Toegang Leerplichtambtenaar
• Op dit moment geen toegang tot EduArte (nieuw)
• Voorbereiding beleidsvoorstel met juridische basis
*
Scholing & voortgang
Scholing
• Doelen: Gebruikersinterface, Verzuimprotocol en Wettelijk kader
• Doelgroepen: Directie, management, staf, verzuimmedewerkers (profiel 1 & 2),
frontoffice medewerkers, docenten/ SLB, roosteraars, trainers (key users college)
• Start februari: roosteraars, trainers, verzuimmedewerkers
• Direct voor live gang: overige doelgroepen
• Scholing door: project in combinatie met Key users
Voortgang
•
•
•
•
•
•
•
College: Directeur bedrijfsvoering is opdrachtgever
College: Draaiboek per College
College: 1 a 2 contactpersonen trekker implementatie i.s.m. OM’er.
Project/ College: Testomgeving opgeleverd, 1e sessie inlezen roosterbestanden
Project/ College: Vervolg uitvoeren ketentest: alle stappen verzuimproces
Project: Ontwikkeling van de scholingen
Project: 1e sessie met roosteraars gepland 1e week februari