Transcript Kunnan Taitoa Kymenlaakso projektin loppuraportti 22.2
KPK THH Oy
Kunnan Taitoa Kymenlaakso Projektin loppuraportti
Ohjausryhmä 22.2.2011
Johdanto
• • • • • Kotka ja Kouvola olivat KPK THH:n perustajaosakkaita 15.9.2010
Kotka ja Kouvola tekivät päättäessään KPK THH:n osakemerkinnästä yhteneväiset periaatepäätökset, jonka mukaisesti talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut tuotetaan Kymenlaaksossa maakunnallisessa palvelukeskuksessa, josta ryhdyttiin käyttämään nimitystä laajennettu Seutulaskenta Ennen em. päätöksen tekoa oli tehty Kaakkois-Suomen alueselvitys, jonka loppupäätelmä oli, että Kaakkois-Suomessa jää toimimaan kaksi alueellista yhtiöltä, joista toinen oli Seutulaskenta Oy ja toinen Saita Oy. Seutulaskenta voi laajentuessaan toimia Kymenlaaksossa KPK THH:n palvelujen tuottajana toimien kahdessa toimipisteessä Kotkassa ja Kouvolassa.
Kotka ja Carea ja muut Seutulaskennan omistajat toteuttivat KPK THH:n tuotannon aloittamisen Kymenlaaksossa myymällä KPK THH:lle 51 % Seutulaskennan osakkeista. Tällöin Seutulaskennasta tulee KPK THH:n tytäryritys, joka toimii KPK THH:n alihankkijana. Samassa yhteydessä Kouvolalle tarjottiin ostettavaksi Seutulaskennan osakkeita.
KPK THH päätti käynnistää Kymenlaaksossa ensimmäisen siirtosuunnitelman. Sen määrittelytapaa ja lopputulosta tullaan käyttämään jatkossa siirtosuunnitelmien mallina
KPK THH Oy
2
Liikeidea ja strateginen tahtotila
• Laajennetun Seutulaskennan, joka on osa KPK THH:ta,
liikeidea
- perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen taloudellisen ja toiminnallisen toteuma ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja henkilöstötoimintojen kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. - Liikeidean perustana on ylivertainen Kymenlaakson kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman tietotekniikan hyödyntäminen osana yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia prosesseja.
- Kilpailukyiset hinnat saavutetaan kustannustehokkaasti hoidetuilla, tuotteistetuilla talous- ja henkilöstöhallinnon peruspalveluilla, joissa kokonaisprosessi mukaan lukien asiakkaan vastuualueen tehtävät on optimoitu.
- KPK THH:n visio on olla valtakunnallisesti laajin ja merkittävin palveluyhtiö, kuntasektorin osaavin kumppani johtamista tukevien talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäarvopalvelujen tuottajana. - Seutulaskennan visio: Yritys toimii osana valtakunnallista kuntapalvelukeskusta ja on kaakkoisen Suomen kuntakonsernien merkittävin palvelutoimittaja omalla alallaan sekä toivottu työpaikka.
KPK THH Oy
3
Tavoiteltavat hyödyt
• • • •
Lähtökohta
KPK THH:n perustamiselle oli kuntien tarve tehostaa toimintaansa ja yhtenäistää toimintatapojansa.
KPK THH:n
liikeidea
perustuu laadukkaan, vertailukelpoisen sekä oikea-aikaisen taloudellisen ja toiminnallisen toteuma- ja ennusteinformaation tuottamiseen sekä talous- ja henkilöstötoimintojen kustannustehokkaaseen ja laadukkaaseen toteuttamiseen. Liikeidean perustana on ylivertainen kuntasektorin tarpeiden ymmärtäminen sekä nykyaikaisimman tietotekniikan hyödyntäminen osana yhtenäisiä ja parhaiden käytäntöjen mukaisia prosesseja.
KPK THH tuo
hyötyjä
niin yksittäiselle kunnalle kuin koko yhteiskunnalle. Yksittäisen kunnan kannalta merkittävin hyöty on yhtiön tuottama ajantasainen, luotettava ja yhteismitallinen informaatio, jonka pohjalta johto saa tarkan ja reaaliaikaisen näkemyksen kuntatoimijan tilasta ja pystyy tekemään päätöksiä oikean informaation pohjalta. Oikean informaation pohjalta tehdyt päätökset mahdollistavat huomattavat kustannussäästöt kuntien toimialojen palveluissa. KPK THH:n osana toimiminen tuo laajennetulle Seutulaskennalle mahdollisuuden olla eturintamassa määrittelemässä talous- ja henkilöstöhallinnon
prosessien tuotteistamista parhaiden käytäntöjen
pohjalta, työnjaon optimointia sekä palvelukeskuksen että kuntatoimijan kannalta sekä tehostamassa tietojärjestelmäympäristöä, jolloin saavutetaan
merkittäviä kustannushyötyjä
näiden tukipalveluiden hoitamisessa.
KPK THH Oy
4
Kouvola KPK THH:n asiakkaana – säästöjä ja osaamista
Kymenlaakson yhteistyö – laajennettu Seutulaskenta
• • • • luo pohjaa valtakunnallisille malliprosesseille ja toimintatavoille yhteistyöstä syntyy selviä kustannussäästöjä antaa henkilökunnalle kehittymismahdollisuuksia yhteistyö säilyttää maakunnassa työpaikat ja mahdollistaa uusien luonnin
KPK THH:n kriittiset menestystekijät
• • • • • Tehokkuuden (kpl/htv) saavuttaminen ja parantaminen Toimiva omistajaohjaus ja asiakasyhteistyö Kehityshenkinen kulttuuri Optimaalisen henkilömäärän ja oikean osaamisen varmistaminen Hyvä asiakastuntemus varmistetaan kunnalta siirtyvän henkilökunnan avulla
KPK THH Oy
Kouvola KPK THH:n asiakkaana – hyödyt - haasteet
• • • • • KPK THH:n tuottamat hyödyt ulottuvat kunnan ydintoimintoihin saakka • • • Laadukas, vertailukelpoinen ja oikea-aikainen taloudellinen ja toiminnallinen toteuma- ja ennusteinformaatio Informaation parempi läpinäkyvyys Talous- ja henkilöstöjohto voi keskittyä tiedon analysointiin perusraportoinnin tuottamisen sijaan Hyödyt talous- ja henkilöstöhallinnossa • Kustannussäästöt palvelujen tuottamisessa ja kehittämisessä • Resurssien vapautuminen kunnan ydintoimintoihin • • Haavoittuvuuden väheneminen ja osaamisen kehittäminen Viranomaisraportoinnin tehostuminen ja nopeutuminen, kun sitä keskitetään Hyötyjä yhteisestä palvelukeskuksesta • Oman toiminnan laajentaminen osana palveluyhtiön toimintaa • • Mahdollisuus hyödyntää mittakaavaetuja Parhaiden käytäntöjen ja erityisosaamisen kehittäminen Haasteet muuttuu, kun toimii valtakunnallisessa konsernissa Oman päätösvallan kaventuminen ja kompromissien tekeminen Henkilöstökunnan toimenkuvien rajoittuminen palvelukeskuksen toiminta-alueeseen Kouvolan ydintoiminnan tuntemisen varmistaminen Ohjaus ja vaikuttaminen KPK THH:n ja alueellisen asiakasyhteistyön kautta Omistajaohjaus ja vaikuttaminen Seutulaskennan omistamisen kautta ja/tai KPK THH:n kautta
KPK THH Oy
Kouvola KPK THH:n asiakkaana – etuja ja parannuksia
Rakenteiden keskittäminen ja yhtenäistäminen luo edellytykset kuntatoimijoiden palveluiden tehokkaalle johtamiselle • Ajantasainen tieto • • • Yhteismitallisuus ja vertailtavuus Raportointiprosessin ja raportoinnin tietosisällön kehittyminen Tiedon analysointiedellytysten huomattava koheneminen Suurin hyöty saavutetaan, kun myös asiakkaiden toimialojen/prosessien palvelut tuotteistetaan yhtenäisellä tavalla Palvelukeskusmalli lisää välitöntä kustannustehokkuutta • Keskitetyt rakenteet, toiminnot ja vastuut • • • Tuotteistettu palvelutarjooma ja tehokkaat palveluprosessit Yhtenäistetty järjestelmäympäristö Asiakaslähtöinen toiminnan kehittäminen
KPK THH Oy
Riskit ja niihin varautuminen
•
Tuotannolliset riskit
Riskinä, että tehokkuustavoitteita ei saavuteta
- Yhteisen tuotantojärjestelmän pystyttäminen viivästyy – tehokkuus toteutuu viiveellä - Tietojärjestelmän kehityksen on oltava jatkuvaa, SAP- järjestelmä on kokonaisvaltaisena järjestelmänä tulevaisuudessakin olemassa - Toimintaprosesseja on tarkasteltava asiakkaiden kanssa jatkuvasti erityisesti, kun henkilökuntaa eläköityy.
• • •
Kouvolan henkilökunta on ollut jatkuvasti muutoksissa
- Hyvä perehdytys ja tulevaisuuden kuvaaminen
Taloudelliset riskit
•
Muutosjohtamisessa ja –viestinnässä epäonnistutaan
- Muutoshallinnan riittävä tuki sekä laajennetun henkilökunnalle että asiakkaille
Henkilökunnan osaaminen ei kehity toivotulla tavalla
- Tarvitaan hyvä henkilöstön koulutussuunnitelma ja sen toteutus
Tietojärjestelmän vaihtamiseen ja kehittämiseen liittyvät riskit
SAP-ERP järjestelmänä on isojen kuntien käytössä, joten järjestelmän poistuminen ei ole riskinä. KPK- yhtiöiden tavoite: yksi SAP installaatio kuntien käyttöön, voi toteutua pitkällä aikavälillä ja tällöin kunkin installaation parhaat käytännöt huomioidaan. Seutulaskennan järjestelmä jo käytössä ja siksi riski ei kovin suuri. Tarvitaan kuitenkin tarkka Kouvolan käynnistämisen suunnitelma Yhteisen palkkajärjestelmän toteuttaminen niin, että Kouvolan käytössä oleva palkkajärjestelmä tai joku muu KPK- yhtiöiden tukema palkkajärjestelmä otetaan käyttöön pienentää Kouvolan osuutta järjestelmäkustannuksista. KPK THH:n kehitysyhteistyö tuo kehittämiskustannuksiin useita maksajia Liiketoimintasuunnitelmassa esitetyt taloudelliset ja toiminnalliset hyödyt eivät ole riittävät • Parhaiden käytäntöjen ja kokemusten soveltaminen palvelukeskuksessa
Resurssiriskit
Resurssiriskinä osaavan henkilöstön saatavuus
- Alueella koulutetaan alan henkilökuntaa, joten saatavuus on turvattua
KPK THH Oy
KPK THH Oy
Kouvolan hinta- ja kulukehitys vuosina 2011 - 2015
Yleistä
Tehtyjen selvitysten perusteella on tehtävissä seuraavat päätelmät • THH Kymenlaakson [yhtiö] sisäisillä toimenpiteillä, odotettavissa olevalla eläköitymisellä on saavutettavissa yli 1,0 Me säästö vuoden 2015 loppuun mennessä • Lisäksi yhtiön asiakkaiden keskuudessa Kymenlaakson alueella on saavutettavissa 1,0 Me:n säästö vuoden 2015 loppuun mennessä, kun - Yhtiö yhdessä asiakkaiden kanssa optimoi kokonaiset toimintoprosessit - Eläköityvän työntekijän tehtävät siirtyvät lähtökohtaisesti yhtiön tehtäväksi, tai korvaava henkilö siirtyy yhtiöstä asiakkaalle. • Yhdistymisen alkuvaiheessa toteutettavat tietojärjestelmämuutokset ja samanaikainen vanhojen tietojärjestelmien käyttö tilapäisesti nostavat Kouvolan suoritemaksuja - Mitä nopeammin yhtiö kykenee yhtenäistämään prosessit ja tietojärjestelmät, sitä nopeammin maksujen ennakoidaan alenevan - Yhdistämisvuoden maksujen nousun odotetaan kuittautuvan jo toisen toimintavuoden aikana • Hinnoitteluun alentavasti vaikuttaa myös TKPK THH konsernin palvelujen tarjoaminen Haminalle tai muille Suomen kunnille. Näitä vaikutuksia ei ole huomioitu laskelmissa.
KPK THH Oy
Koonti
• • • • 32,5 htv:n tehostuminen on saavutettavissa yhdistämällä TaPa Seutulaskentaan: Työntekijöiden suhteen eläköityminen laajennetun yhtiön sisällä riittää tehokkuusvaatimusten täyttämiseen, mikäli asiakkaat eivät palkkaa eläköityvien henkilöiden tilalle uusia henkilöitä ja siirtävät näiden tehtävät laajennetulle yhtiölle.
Yhtiö yhdessä asiakkaiden kanssa kykenee tehostamaan talous- ja henkilöstöhallinnon arvoketjuja.
SUORITEHINNAT
K-laakso THH tav. Ero
OSTOLASKUT
2011 2014 5,08 4,50 5,43 -0,35 4,66 -0,16
TEHOKKUUS
K-laakso THH tav.
13 300 16 600 12 300 14 300 Ero 1 000 2 300
HENKILÖTYÖVUODET
K-laakso THH tav.
Ero 23,7 18,9 -4,8
MYYNTILASKUT
2011 2,55 2014 2,50
KIRJANPITO
2011 2014 0,34 0,32
MAKSULIIKENNE
2011 0,48 2014 0,46 1,88 0,66 1,62 0,89 0,49 -0,15 0,42 -0,10 0,53 -0,05 0,46 0,00
PALKKALASKELMAT
2011 11,94 2014 8,93 10,42 1,52 8,93 0,00
ELÄKÖITYMINEN, palvelukeskuksesta LISÄPALVELUT
Mikäli kaikki nykyiset tehtävät jää edelleen asiakkaalle, on ilmeistä, että yhdistymisestä saavutetaan vain n. 50 %:n (n. 1,0 Me) hyöty.
YHTEENSÄ
ELÄKÖITYMINEN, asiakkaalta
27 300 31 400 40 600 -13 300 47 400 -16 000 276 000 126 400 149 600 541 000 147 400 393 600 125 400 113 200 131 700 131 700 12 200 0 5 000 6 700 5 800 6 700 -800 0 24,7 20,7 6,8 55,3 -18,0
113,2
21,5 -3,2 10,5 -10,2 6,5 -0,3 41,3 -14,0 2,5
101,2 -12,0
-12,0
YHTEISVAIKUTUS
101,2 101,2 0,0
KPK THH Oy
11
Yhtiö + asiakkaat, vaikutus vuosina 2011 – 2015 laskennan peruste kuluennuste
2011 2012 2013 2014 2015 SEUTULASKENTA Yht SeLa
vuosimuutos kumulatiivinen
4 540 4 432
-108 -108
4 357
-75 -183
4 130
-227 -410
YHT 3 956
-174
-585
-585 -1 287
TAPA Yht TaPa-1
vuosimuutos kumulatiivinen
3 884 3 976
93 93
3 891
-85 8
3 719
-173 -165
3 442
-276 -441
-441 -506
Oikaisuerät
Yht TaPa-2 YHTEENSÄ
vuosimuutos kumulatiivinen
417
4 301 8 424
0
3 976 8 408
-16 -16
3 891 8 248
-160 -176
0 0
3 719 7 849
-400
0
3 442 7 398
-451 -1 026 -575 -1 026 -1 793
Tehostamispotentiaali asiakkailla
-166
KUMULATIIVINENVAIKUTUS KYMENLAAKSOSSA
-333 -504 -1 003
-2 795
Kunnan Taitoa Oy
Kouvolan suoritehinnat 2011 - 2015
Ostolaskut Myyntilaskut Maksuliikenne Kirjanpito Palkkahallinto
Kouvolan suoritteiden hinnat B2011 2011 2012
5,90 2,35 5,37 2,14 5,08 2,55 0,48 0,37 0,44 0,34 0,48 0,32 14,20 muutos-% 12,92 -9,0 % 11,94 Ostolaskut Myyntilaskut Maksuliikenne
B '11
778 800 799 000 273 600
Oikaistu
708 708 727 090 248 976 Kirjanpito 777 000 707 070 Palkkahallinto 1 661 400 1 511 874
yhteensä 4 289 800 3 903 718 2013
4,98 2,50 0,47 0,31 11,70 -2,0 %
2014
4,85 2,44 0,46 0,31 11,41 -2,5 %
2015
4,50 2,25 0,43 0,28 9,40 0,0 % • Vuoden 2011 hintoihin laskettu 9 %:n alennus kaikkiin vähennettävien kustannusten mukaisesti, millä oikaistaan ylimääräiset kulut
KPK THH Oy
Kouvolan kustannuskehitys 2011 – 2015
l
askennan peruste: tuotehinnoittelu
Tuote
Ostolaskut Myyntilaskut Maksuliikenne Kirjanpito Palkkahallinto
Yhteensä
Suoritteet
B2011
132 000 340 000
Kouvolan kustannuskehitys 2011
708 708 727 090
2012
670 560 867 000
2013
657 149 849 660
2014
640 720 828 419
2015
594 000 765 000
570 000 2 100 000
248 976 707 070 273 600 672 000 268 128 658 560 261 425 642 096 245 100 588 000 117 000 1 511 874 1 396 980 1 369 040 1 334 814 1 099 800
3 903 718 3 880 140 3 802 537 3 707 474 3 291 900 Kouvolan kumulatiivinen säästö
1. vuoden säästö 2. vuoden säästö 3. vuoden säästö 4. vuoden säästö
Kumulatiivinen säästö
Poisto, ERP
Yhteensä
-23 578 100 000 -23 578 -77 603 150 000 -23 578 -77 603 -95 063 150 000 -23 578 -77 603 -95 063 -415 574 -23 578 -101 181 -196 244 -611 818 -932 821 150 000
3 903 718 3 980 140 3 952 537 3 857 474 3 441 900 550 000
KPK THH Oy
KPK THH Kymenlaakson projektisuunnitelma
KPK THH Oy
KPK THH Kymenlaakso projektisuunnitelma
• • Projektisuunnitelman tausta ja tavoitteet Osakaskohtaisen suunnittelun tavoitteena on laatia KUNKIN OSAKKAAN siirtymäsuunnitelma laajennetun Seutulaskennan asiakkaaksi liittymiseksi - Yhtiöltä ostettavien palvelujen rajaus (perus- ja lisäpalvelut, rajaus suhteessa konserniyhteisöihin) - Talous- ja henkilöstöhallinnon prosessien lähtötila, tavoitetila ja tarvittavat muutokset - Talous- ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien lähtötila, tavoitetila ja tarvittavat muutokset - Kuntatoimijalta laajennettuun Seutulaskennalle siirtyvä henkilöstö/sopimukset JA/TAI kuntatoimijalta KPK THH Oy:lle siirtyvä omistusosuus palvelukeskusyhtiöstä - Henkilöstön siirtymisen suunnittelu - Tietojärjestelmien siirtymisen suunnittelu ja nykyisten tietojärjestelmien elinkaari - Sopimusten (IT, ulkopuoliset palvelutoimittajat) siirtymisen suunnittelu - (Palvelukeskusyhtiöissä omistusosuuden suuruus, kauppahinta, hallituskokoonpano, alihankintasopimus KPK THH Oy:n kanssa) - Palvelusopimus - Aikataulu ja vaiheistus tavoitetilan saavuttamiseksi Projektiorganisaation tehtävä on varmistaa siirtymävaiheen ja tuotantoon lähdön sujuvuus • • • Varmistaa, että laajennetun Seutulaskennan toiminnan kannalta välttämättömät toimenpiteet suunnitellaan huolellisesti ja ne tulevat tehdyiksi Varmistaa, että myös uusilla asiakasomistajilla on valmius toimintatavan muutokseen Varmistaa toiminnan jatkuvuus
KPK THH Oy
16
KPK THH Kymenlaakso projektisuunnitelma
• • • Projektia ohjasi ja loppupäätelmät teki Ohjausryhmä Lisäksi nimettiin erilliset valmisteluryhmät - Henkilöstöryhmä - Tietojärjestelmäryhmä - Taloudelliset laskelmat ryhmä - Prosessiryhmät: Ostolaskut, myyntilaskut, kirjanpito, maksuliikenne, palkkahallinto, taloussuunnittelu ja raportointi sekä rekrytointiryhmät Projektiryhmiin osallistui yhteensä yli 40 henkilöä: esimiehiä, asiantuntijoita ja työntekijöitä Kouvolan TaPasta, Kouvolan konsernihallinnosta, Pohjois-Kymen tieto- liikelaitoksesta, Seutulaskennasta, Medi It:stä ja KPK THH:sta.
KPK THH Oy
17
KPK THH:n palvelusalkku
KPK THH konserni voi tuottaa asiakkailleen kaikkia alla olevia palveluja
KPK THH PALVELUKESKUKSEN PALVELUSALKKU
Taloushallinnon peruspalvelut
Taloushallinto Prosessien perusraportointi Viranomaisraportointi Ostolaskut ja ostoreskontra Sopimusten hallinta Tilauksesta maksuun (toimittajaperustietojen (ostolaskujen käsittely, kiertoon perustaminen ja ylläpito) laitto, reskontra) Myyntilaskut ja myyntireskontra Myyntilaskut Myyntireskontra (aineiston kokoaminen ja lähettäminen) (maksusuoritusten valvonta, kohdistus) Maksuliikenne Maksuliikenne (maksuaineiston valinta ja siirto, tiliotteiden käsittely, selvittely) Perintä Tavoitetason ylläpitävä kehittäminen Sisäisten taloustapahtumien hallinta (sisäisten ostolaskujen kohdistus ja täsmäytys) Sisäisten taloustapahtumien hallinta (sisäisten myyntilaskujen kohdistus ja täsmäytys) Käyttöomaisuus Käyttöomaisuus (käyttöomaisuuskohteiden perustaminen, poistoajot, raportointi) Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat Kirjanpito Tilinpäätöslaskelmat (aineiston kokoaminen, muistiotositteiden (lakisääteisten raporttien vastaanotto ja laadinta, täsmäytys, alv tuottaminen ja analysointi) kirjaukset, kauden sulkeminen) Sisäisten talous tapahtumien hallinta (automaattiset kirjanpitoviennit / kohdistukset / vyörytykset)
Strategisen taloushallinnon lisä- ja tukipalvelut
Tietojärjestelmä- ja Controller-asiantuntijatuki Talousarvio ja taloussuunnitelma (talousarviomallin ja –rakenteiden toteutus järjestelmään, järjestelmäohjeiden laadinta, tuki talousarviokehyksen ja -ehdotuksen laatimiselle, tuki suunnitelmien laatimiselle) Ennustaminen ja seuranta (kassaraportin ja kuukausiraporttien tuottaminen, talousarvion muutosesitysten kokoaminen, muutosten vastaanotto ja tarkastus suunnittelujärjestelmässä) Kustannuslaskenta (tuki yhtenäisten laskentatunnisteiden, periaatteiden ja sääntöjen määrittelylle, mallin toteutus järjestelmään, tuote/toiminto/asiakas kohtainen laskenta, raporttien tuottaminen) Muut taloushallinnon neuvontapalvelut (esim. hankkeiden ja avustusten suunnittelu ja seuranta)
Henkilöstöhallinnon peruspalvelut
Palkkahallinto (palkka-ajot, palkkiot, tarkistukset, tilitykset, raportointi, palkkatodistukset) Matkalaskut (matkaennakot, matka- ja kululaskujen maksatus, raportointi) Perustietojen ylläpito
Taloushallinnon lisäpalvelut
Kassanhallinta ja rahoituspalvelut Kassanhallinta ja rahoituspalvelut (Suppeampi rooli: maksuvalmiustietojen vastaanotto, -ennusteen laadinta ja raportointi. Laajempi rooli: lisäksi maksuvalmiusennusteen analysointi, toimenpide-ehdotus, kuntatodistuksiin liittyvät toimenpiteet) Muu talousraportointi ja operatiivinen raportointi Muu talous raportointi Operatiivinen raportointi, BI (tuki raportoinnin sisällön määrittelylle, tietovaraston rakentaminen, tiedon keräämi (esim. Benchmarking) nen ja yhdistäminen talous- ja henkilöstöhallinnon tietoihin, raporttien tuottaminen) Tilinpäätökset ja konsernitilinpäätökset Tilinpäätökset (aikataulun laadinta, erillistilinpäätösten ja
KPK THH Oy
Konsernitilinpäätökset (kunta konsernin tilinpäätöksen laatiminen)
Henkilöstöhallinnon lisäpalvelut
(yht.työ Kuntaliiton kanssa) Palvelussuhde asioiden neuvonta ja tuki Rekrytoinnin tuki (järjestelmän ja sijaisrekisterin ylläpito, ilmoitukset, hakemusten käsittely ja yhteenveto, seulonta, avustaminen valintamenettelyssä, raportointi)
Tulevaisuuden mahdollisia palveluja
Strategisen henkilöstöhallinnon asiantuntija ja tietojärjestelmätukipalvelut Työvoima vuokraus 18 © Sitra 2009
KPK THH Oy
Tietojärjestelmät työryhmä
Tietojärjestelmät työryhmä
• • KPK THH:n tavoite on vähentää kuntatoimijoilla käytössä olevien tietojärjestelmien määrää, tarkoittaa säästöä kustannuksissa ja työn määrässä.
Kymenlaaksossa tavoitteen toteuttaminen tarkoittaa seuraavien järjestelmien muutosta • • • • • • Kouvolalle laajennetaan käyttöön Seutulaskennan käytössä oleva SAP Erp- järjestelmän Kymen SAP:n taloushallinnon osuus. Järjestelmässä on materiaalihallinnon ja henkilöstöhallinnon osuus, joiden käyttöönotto Kouvolan käyttöön on mahdollista ja josta sovitaan myöhemmin.
Seutulaskennan palkkahallinnon järjestelmä on elinkaaren lopussa, Kouvolan palkkahallinnon järjestelmä on mahdollista laajentaa Kotkan käyttöön.
Kouvolalla on kustannuslaskennan ja konsernilaskennan järjestelmä, jotka mahdollista laajentaa Seutulaskennan asiakkaiden käyttöön.
Seutulaskennalla raportointijärjestelmä, jota voidaan laajentaa Kouvolan käyttöön.
Taloussuunnittelussa kaksi järjestelmää, Seutulaskennalla Cognos Planning ja Kouvolalla BasWaren Busines Planning – tulee arvioida, miten jatketaan Maksuliikenteen järjestelmä on molemmilla sama, joten yksi riittää
KPK THH Oy
20
SAP taloushallinto Kouvolan käyttöön
Laajuus: Kouvolan kaupunki, Kouvolan liikelaitokset 3 ja Kouvolan tytäryritykset 2 - 3 kpl SAP- käyttäjät: Kouvolan taloushallinnon ammattilaiset, jotka siirtyvät yhtiöön, noin 40, Kouvolan Controller- käyttäjät: 20, Laskujen käsittelijät: tarkastajat ja hyväksyjät, yhteensä 800 – tulee tarkistaa, ovat kaikki aktiivisia Lisenssikustannukset Nykykustannuksilla laskettuna noin 350 000 – 400 000 € (KPK ICT käy neuvotteluja SAP:n kanssa lisenssijärjestelmän uudistamisesta, uusi järjestelmä saattaa laskea kustannuksia) - Kouvolan Controller ja laskujen tarkastajat/hyväksyjät noin 250 000 € - Seutulaskennalle siirtyvät taloushallinnon työntekijät reilu 100 000 € Käyttöönoton kustannus noin 300 000 € ja liittymäkustannukset 100 000 – 150 000 € Takaisinmaksuaika on tuottavuus ja säästölaskelmiin viitaten 2 – 3 vuotta. • • • • • •
Käynnismisprosessi sisältää seuraavat päätehtävät:
Kouvolan perustietojen (toimittajat, asiakkaat,…) talletus SAP-järjestelmään Kouvolan liittyvien järjestelmien valmistelut (mm. kirjaustunnistemuutokset) Avointen tapahtumien (ostolaskut, myyntilaskut,…) siirto SAP-järjestelmään Kirjanpidon siirron täsmäytys SAP- ja Raindance-järjestelmien välillä ja audit trail dokumenttien talletus SAP- järjestelmän käytön aloitus, uusien liittymien käynnistys, Käyttöomaisuuskonversioiden ajaminen Korvattavien järjestelmien alasajo • Käynnistämisprosessin kustannukset, karkea arvio, joka tarkentaa, kun käyttöönottosuunnitelma on tehty : Työmäärä kaikkiaan 300 päivää: nykytoiminnallisuuden laajennus 3 uudelle firmalle=Kouvola ja 2 liikelaitosta ja 2 tytäryritystä 200 htp ja liittymät 100 – 150 htp
KPK THH Oy
KPK THH Oy
Henkilöstötyöryhmä
Henkilöstöryhmä
• Kouvolan TaPan henkilökunta siirtyy liikkeenluovutuksena laajennetun Seutulaskennan henkilökunnaksi. Henkilökunnan tarve on suurin yhdistymisen kahden ensimmäisen vuoden aikana, jolloin toteutetaan tietojärjestelmien yhdistämiset. - Henkilökunnan siirron ajankohta päätetään Kouvolan päätöksenteon yhteydessä. - Henkilökunnan KPK THH:n tehokkuustavoitteeseen päästään, kun - Eläköityminen palvelukeskuksessa sekä Kouvolan konsernihallinnossa ja toimialoilla että Seutulaskennan nykyisten asiakkaiden toiminnassa suunnitellaan yhdessä, tavoitteena tehokkuuden nostaminen – laskelmissa käytetty 08.2010 alueselvityksessä käytettyjä tietoja - määräaikaisten työntekijöiden käyttöä vähennetään - vastataan uusiin asiakastarpeisiin ottamalla uusia tehtäviä palvelukeskukselle - neuvotellaan Kouvolan kanssa tarvittaessa henkilöstösiirroista, kun Kouvola tarvitsee rekrytoida henkilökuntaa - laajennetaan toimintaa uusille asiakkaille
KPK THH Oy
23
Organisaatio – laajennettu Seutulaskenta
• • • • Organisointi siirtoaikana on järkevää kahden johtajan mallilla, kun tuotanto järjestetään kaksilla järjestelmillä. Kun tietojärjestelmät on yhdenmukaistettu, tulee siirtyä yhden johtajan järjestelmään kuitenkin niin, että molemmissa toimipisteissä on ”paikallisjohtaja” vastaamassa oman työnsä ohella koko toimipisteen toiminnasta. ”Paikallisjohtajana” toimii joko toimitusjohtaja tai liiketoimintajohtaja. Yhteinen johtamis- ja toimintamalli tarvitaan tuottavuuden parantamiseksi.
Yhden johtajan malli toteutetaan huomioiden molempien toimistojen tarpeet niin, että molemmista toimistoista on edustus yhtiön johtoryhmässä
KPK THH Oy
Organisaatio siirtoaikana
Toimitusjohtaja Taloushallinnon johtaja Palkkahallinnon johtaja Kirjanpito palvelupäällikkö Kotka Kirjanpito palvelupäällikkö Kouvola Ostolaskut palvelupäällikkö Kotka Ostolaskut palvelupäällikkö Kouvola Myyntilaskut palvelupäällikkö Kotka Myyntilaskut palvelupäällikkö Kouvola Tiimin vetäjät Kotka Tiimin vetäjät Kouvola Lisäpalvelut päällikkö Rekrytointijohtaja HR lisäpalvelut Talousraportointi ja suunnittelu
KPK THH Oy
Organisaatio siirtoajan jälkeen
Toimitusjohtaja Taloushallinnon johtaja Palkkahallinnon johtaja Kirjanpito palvelupäällikkö Ostolaskut palvelupäällikkö Palkkatiimin vetäjät Kotka Palkkatiimin vetäjät Kouvola Myyntilaskut palvelupäällikkö Lisäpalvelut johtaja HR lisäpalvelut Rekrytointipäällikkö Talousraportointi ja -suunnittelu
Paikallisessa toimipisteessä paikallisjohtajana toimii toimitus tai liiketoiminta-alueen johtaja.
KPK THH Oy
Tilanne 1.1.2013
Toimitusjohtaja Assistentti Hallinto yhteensä Taloushallinnon johtaja Palvelup. kirjanpito kirjanpitäjät ja pääkäyttäjät maksuliikenne Palvelup. ostolaskut ostolaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät Palvelup. myyntilaskut myyntilaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät Talousraportointi ja -suunnittelu Taloushallinto yhteensä 1.1.2013 1.12.2010 Seutulas Kouvola 1 1 1 1.12.2010 muutos 2 -1 % 1 2 4 1 2 1 2 2 4 -1 -2 -50 % -50 % 1 1 16 5 1 23 1 24 2 74 81 7 3 1 13 1 12 1 38 1 11 3 1 12 1 14 0 43 0 1 18 6 2 25 2 26 1 81 1 0 -2 -1 -1 -2 -1 -2 1 -7 0 % -11 % -17 % -50 % -8 % -50 % -8 % 100 % Palkkahallinnon johtaja Tiiminvetäjät ja tiimit HR lisäpalvelut Rekrytointi Henkilöstöhallinto yhteensä Yhteensä 1.1.2012
Yhteensä 1.12.2010
Muutos 1 54 2 5 62 138 148 -10 -7 % 63 148 1 28 5 34 74 74 29 29 74 74 1 57 0 5 63 148 148 0 -3 2 0 -1 -10 0 0 % -5 % 0 % -7 % 0 % Lisäksi Rekryn varat, Hankinta 1.12.2010
177 29
KPK THH Oy
KPK THH Oy Roolitukset
Toimitusjohtaja Assistentti
Hallinto yhteensä
Roolit KPK THH LTS Alueelllisen palvelukeskuksen johtaja Taloushallinnon johtaja Palvelup. kirjanpito kirjanpitäjät ja pääkäyttäjät maksuliikenne Palvelup. ostolaskut ostolaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät Palvelup. myyntilaskut myyntilaskukäsittelijät ja pääkäyttäjät Talousraportointi ja -suunnittelu
Taloushallinto yhteensä
Vastaa prosessikokonaisuuksista, asiakasvastaava, kehittäminen Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, kehittäminen Prosessiasiantuntija Prosessiasiantuntija Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, kehittäminen Prosessiasiantuntija Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, kehittäminen Prosessiasiantuntija Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, controller, kehittäminen Henkilöstöhallinnon johtaja Tiiminvetäjät ja tiimit HR lisäpalvelut Rekrytointi
Henkilöstöhallinto yhteensä
Vastaa prosessikokonaisuuksista, asiakasvastaava, kehittäminen Tiimiesimies Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, kehittäminen Vastaa oman alueen prosessin toiminnasta, kehittäminen
KPK THH Oy
Prosessityöryhmät Taloushallinto Ostolaskut Myyntilaskut Maksuliikenne Palkkahallinto
• • • • • •
KPK THH Kymenlaakso Taloushallinto - yhteenveto
Perusprosessit ovat Seutulaskennassa ja TaPassa hyvin lähellä KPK THH:n määrittelemiä tavoiteprosesseja. Työnjaoissa asiakkaan ja TaPan ja Seutulaskennan ja sen asiakkaiden kanssa on eroavaisuuksia. Prosessien yhdenmukaisuus on tavoitteena ja se edellyttää asiakkaan kanssa neuvottelua ja yhteistä näkemystä ja tapahtuu näin ollen vähitellen. Tavoite: yhteiset järjestelmät, yhteiset pääkäyttäjät, yhteinen kehitys Kirjanpito, käyttöomaisuuskirjanpito, tilinpäätös, konsernitilinpäätös - SAP- järjestelmä, mahdollista vähentää liittymien määrää - SAP on KPK THH:n tukema talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä.
Ostolaskut – SAP:n sisäinen kierrätys - Tavoitteena tilauksesta maksuun järjestelmä – tulee uudistamaan asiakkaiden prosessia, kun tilaukset tehdään sähköisesti, tiliöidään ja hyväksytään tilauksen yhteydessä - laskujen kierrätys uudistuu - Kouvolan erillinen ostolaskujen kierrätysjärjestelmä jää pois käytöstä – säästää kustannuksia ja työtä - Lisäpalveluna tarjotaan laskujen tiliöinti Myyntilaskut – Tavoitteena yksi yhteinen reskontra- ja laskutusjärjestelmä, johon myyntitilaukset otetaan vastaan sähköisesti asiakkaan järjestelmistä ja laskut lähetetään sähköisesti - Kouvolan käytössä ProE- laskutusjärjestelmä, jonka jatkokäyttö selvitetään - Kehittämiskohteena laskutusjärjestelmien vähentäminen sekä Kotkassa että Kouvolassa, jota toteutetaan tulevina vuosina yhteisesti asiakkaiden kanssa - Palvelukeskus vastaanottaa laskujen saajien kyselyt ja puhelut - Yhteinen automaattinen perintäjärjestelmä – säästää työtä ja nopeuttaa perintää - Lisäpalvelut: laskujen siirto perintään ja luottotappioiden käsittely, maksukattolaskelmat Maksuliikenne – nykyisin kaksi samaa järjestelmää – siirrytään yhteen kokonaisuuteen – säästää rahaa ja työtä - Lisäpalveluna kassasuunnittelu ja kassojen hoito
KPK THH Oy
30
• • • •
KPK THH Kymenlaakso Taloushallinto - yhteenveto
Taloussuunnittelu – tavoitteena yksi yhteinen järjestelmä - Laajennettu Seutulaskenta – järjestelmän ylläpito ja pääkäyttäjyys - Asiakas – talouden suunnittelu Talouden raportointi – tavoitteena tarvittava ennustetieto oikea-aikaisesti talouden arviointiin Talous- ja henkilöstötiedot siirretään samaan tietovarastoon - josta samalla raportointijärjestelmällä tuotetaan raportit esimiesten ja asiantuntijoiden käyttöön - Kaakkois-Suomen raportointiyhteistyön tavoitteena on, että samaan tietovarastoon haetaan myös operatiivisten tuotantojärjestelmien tiedot. Operatiivisen raportoinnin tuotanto ei ole Seutulaskennan palvelu. KPK THH:n palvelusalkussa operatiivinen tuotannon raportointi on lisäpalvelu - Jos/kun raportoitavat tiedot kootaan samaan tietovarastoon, voidaan tietoja ristiintaulukoida ja tuottaa johdolle monipuolinen tietoa tuotannosta, taloudesta ja henkilöstöstä.
Hr- raportointi – tavoitteena johdon, henkilöstöhallinnon ja esimiesten käyttöön ajantasainen raportointi.
- Tiedot kootaan palkkajärjestelmästä ja Hr- järjestelmästä - Seutulaskennalla määritelty hanke, joka valmistuu 2011 alkupuolella – Kouvolalle tarvitaan liittymät Aditron F:stä ja Essistä
KPK THH Oy
31
Ostolaskujen prosessien huomioita
• • • Tavoite: yhteinen järjestelmä, yhteiset pääkäyttäjät, yhteinen kehitys Molemmilla laskujen sähköinen kierrätys - Seutulaskenta SAP:n sisäinen - TaPalla erillinen järjestelmä Perusprosessit samankaltaiset, suurimmat erot: - Seutulaskenta ulkoinen tunnistava skannaus, samoin tunnistava verkkolasku - TaPalla laskun perustietojen täyttäminen ja laskumerkintävaatimusten tarkistus - TaPa – toistavat laskut suoraan maksuvalmiiksi - Seutulaskenta – laskujen tiliöinti osalle asiakkaista - Seutulaskenta – jo hyväksytyt laskut suoraan maksuun
KPK THH Oy
Myyntilaskut ja myyntireskontra
• • • • • • • • • • • Perusprosessi samankaltainen Asiakkailla omia reskontria, Kouvola ja Kotka Kouvolassa Terveyskeskuslaskutus toimialalla (siirto suunnitteilla TaPaan) - Kyselyt ohjautuvat terveyspalveluihin Carean, Kotkan ja Pyhtään sosiaali- ja terveyspalvelut liittymällä SAP:iin, josta lasku - Kyselyt ohjautuvat palvelukeskukseen Yleislaskutus Kouvolassa Excel-liittymillä – Seutulaskenta tallentaa itse - Adobe-lomakkeen/portaalin käyttöönotto 2011 kehityshankkeena Suoraveloitusvaltuutukset Kouvolassa lähettävässä päässä – Seutulaskennassa palvelukeskuksessa Seutulaskennassa samalla henkilöllä hoidetaan laskutus, reskontra, perintä TaPassa eri ihmiset hoitavat laskutusta kuin reskontraa ja täsmäytyksiä Ulkoistettu perintä lähettää ensimmäisen huomautuslaskun Seutulaskennassa. Koko perintäprosessi on automatisoitu TaPa lähettää ensimmäisen huomautuslaskun ja siirtää saatavan sen jälkeen ulkoistettuun perintään TaPalla on käytössä kuluttajan verkkolasku
KPK THH Oy
Maksuliikenne
•
Maksuliikenteen suorite, mittari
- Nykytilanne: - Kouvola: Maksutapahtumien määrä (100 laskua on 100 maksutapahtumaa) - Palvelukassojen hinnoittelu: euroa per kuukausi - Seutulaskenta: Laskutus asiakkailta osana kirjanpidon hintaa. Seurataan rivejä.
- Tulevaisuudessa(?) Pankin tiliotteelta erilaisten tapahtumien määrät •
Maksuliikenteen henkilökunta
- Seutulaskennalla 2,6 ja Kouvolassa 3,5 henkilöä (työryhmän edellinen muistio) - Seutulaskenta: Maksuliikenteenhoitajat; 0,6 = yksi on osa-aikaeläkkeellä - Kouvola: Palvelusihteerit ja 0,5 palveluvastaava (toinen puoli tätä henkilöä on palvelupäällikön tehtävä). Yksi palvelusihteeri tekee kirjanpitoa, koska on sovittu, että maksuliikenne hoitaa rahaliikenteeseen liittyvät täsmäytykset.
• Eroja palkanmaksun maksatuksissa
KPK THH Oy
Maksuliikenne
Kassasuunnittelu
- Kouvola: Basware Finance & Basware Pay & Op Kassanhallinta (Konsernin kaikki tilit näkyvät Op Kassanhallinnassa) - Konsernihallinto toimijana, ei TaPa - Seutulaskenta: Basware Finance - Carea, Pyhtää, Ekami ja yhtiöt - Kotka: Basware Finance & Sampo Business Online (Konsernin kaikki tilit näkyvät Sampo BO:ssa)
Lainat ja millä järjestelmällä hoidetaan
- Talousarviolainat - Kouvola, konsernihallinto: Basware Finance - Kotka: Basware Finance - Antolainat - Kouvola, konsernihallinto: Basware Finance – Pääsääntöisesti ei enää myönnetä uusia - Kotka: SAP laskutus – Pääsääntöisesti ei enää myönnetä uusia
Takaukset, vakuudet, arvopaperit
- Kouvola, konsernihallinto: Basware Finance & Excel, Excelissä arvopaperit, Toimialat tallentavat omat vakuudet Financeen - Kotka: Kaikki Excelissä
KPK THH Oy
• • • •
KPK THH Kymenlaakso Henkilöstö- ja palkkahallinto
Palkkahallinto – tavoitteena - Yksi palkkahallinnon järjestelmä, - Yksi henkilöstöhallinnon sähköinen järjestelmä, jossa työntekijän ja esimiehen työpöytä, henkilöstön osaaminen, koulutus ja kehittäminen - Yksi henkilöstöhallinnon tarpeita tyydyttävä henkilöstöraportointi - Yksi matkalaskujärjestelmä Toteutus KPK THH Kymenlaakso - Palkkahallinto Aditron F tai muu KPK ICT:n tukema järjestelmä - Henkilöstöhallinto – SAP HR, jonka laajentamisesta sovitaan asiakaskohtaisesti - Matkalaskujärjestelmä – SAP Travel – edellyttää SAP HR:n käyttöä - HR- raportoinnilla yhteinen tietovarasto ja raportit Cognos HR - tavoitteena johdon, henkilöstöhallinnon ja esimiesten käyttöön ajantasainen raportointi. Mahdollinen Kouvolalle, kun palkkajärjestelmä ja Essistä luodaan liittymät. Aikataulutus - Yhteinen palkkajärjestelmä 2013 - HR- raportointi 2011 - 2012 - SAP HR 2012 – 2014 Lisäpalvelut: sopimusneuvonta, HR- raportointi, SAP HR- järjestelmän ylläpito ja pääkäyttäjyys
KPK THH Oy
36
Asian eteneminen päätöksen tekoon
• Kunnan Taitoa Oy:n yhtiökokous 8.2.2011
- Seutulaskennan osakekauppa hyväksyttävänä - Asiakasohjausmalli hyväksyttävänä - Nimitysvalitokunta nimettävänä • • • • Kouvolassa kaupunginhallituksen kokous 21.2.2011
Viimeinen projektin ohjausryhmän kokous 22.2.2011
Kouvolan kaupunginhallitus 7.3.2011
Kouvolan kaupungin valtuusto 14.3.2011
• Kotkan kaupunginvaltuusto 7.3.2011