Transcript Demande d`Admission chez SANTELYS

JOURNÉE INTERRÉGIONALE D’ÉCHANGES
SUR LA DIALYSE PÉRITONÉALE
28 Février 2008
Prise en Charge Administrative
d’un patient à domicile en dialyse péritonéale
Christine MICHEL
Formalités établies par le centre prescripteur
Le centre prescripteur constitue le dossier de demande d’admission chez
SANTELYS et l’adresse au service administratif de SANTELYS Dialyse.
Le dossier doit être complet et conforme pour que soit prononcée l’admission du
patient.
Il comprend :
 La " Demande d’Admission chez SANTELYS " qui remplace la Demande
d’Entente Préalable.
Toutes les informations demandées dans ce document sont
importantes, notamment :
 le type de technique
 si le patient a recours à un infirmier ou non.
- S'il n'a pas recours à un infirmier, il bénéficiera d’une
indemnité dite « de tierce personne » (I.T.P.), versée par SANTELYS
Dialyse chaque mois, et dont le montant est fixé par décret.
- Si le patient a recours à un infirmier, il ne touchera pas d’I.T.P.
Dans ce cas, ne pas oublier de communiquer à SANTELYS les
coordonnées de l’infirmier, qui est souvent notre interlocuteur pour les
problèmes d’ordre pratique (commandes des produits pharmaceutiques,
problèmes de livraison, etc.).
 ses coordonnées d’assuré social : le patient, pour être admis chez
SANTELYS, doit être assuré auprès d'un organisme de sécurité
sociale : droits administratifs ouverts et ALD à 100 %.
(Le néphrologue fait la première demande auprès de la caisse, le médecin
traitant les renouvellements).
 une notion supplémentaire apparaît sur ce formulaire : la personne de
confiance.
Cette personne peut être différente de la personne à prévenir en cas
d’urgence. Ce peut être un parent, un proche ou le médecin traitant,
qui sera consulté au cas où le patient serait hors d’état d’exprimer sa
volonté et de recevoir l’information nécessaire à cette fin. Si le
patient le souhaite, la personne de confiance l’accompagne dans ses
démarches et assiste aux entretiens médicaux afin de l’aider dans ses
décisions.
 La Demande d'Amission chez SANTELYS doit impérativement être
signée par le patient et par le néphrologue du centre hospitalier
qui a demandé sa mise à domicile.
Elle doit être accompagnée des documents complémentaires suivants :
 l’attestation de sécurité sociale justifiant de la prise en charge par sa
caisse (droits administratifs, ALD à 100 %)
 le certificat médical du néphrologue demandant la mise à domicile du
patient
 la prescription médicale (ordonnance type fournie par SANTELYS
complétée par le Centre Prescripteur ou un document propre au Centre
Prescripteur).
Admission chez SANTELYS Dialyse
Si le dossier est complet, il est validé et enregistré au niveau informatique.
Une copie est transmise au service pharmacie qui va s’occuper de la mise à
domicile du patient sur le plan logistique.
De son côté, la Secrétaire Administrative prévient COSMOLYS pour organiser le
ramassage des déchets médicaux.
SANTELYS adresse au patient une lettre qui l’informe en détail des conditions
de sa prise en charge (fournitures incluses dans le forfait de dialyse, contacts,
etc.) et lui remet à cette occasion :
 le livret d’accueil, présentant notamment l’ensemble de l’Association
SANTELYS et ses différents domaines d’activité, de même que l’équipe de
SANTELYS Dialyse et les renseignements relatifs au traitement dont il va
bénéficier.
Pour information, un nouveau livret intégrant les nouvelles mentions
obligatoires propres aux établissements de santé est en cours de rédaction.
 une plaquette de présentation spécifique au service dialyse.
 le relevé de dialyse (un par mois) accompagné d’une notice explicative
sur la façon de le remplir.
Ce relevé doit être complété de façon très précise, notamment au niveau des
dates d’hospitalisation éventuelle durant le mois. Il doit être adressé à SANTELYS
Dialyse au plus tard le 5 du mois suivant. Important car il conditionne la
facturation des forfaits auprès des organismes de sécurité sociale.
 le tarif des éventuels remboursements dont peut bénéficier le patient,
selon la technique de prise en charge.
- ITP pour les patients n'ayant pas recours à un infirmier
- forfait électricité pour les patients en DPA
(pour information, pas de participation aux frais pour les patients en DPCA).
 la fiche d'informations Vacances et la fiche de renseignements
« Vacanciers » pour que SANTELYS puisse organiser la livraison des produits
pharmaceutiques durant les vacances du patient (à nous faire parvenir 1 mois à
l'avance pour des vacances en France et 3 mois pour des vacances à l'étranger).
Infos
vacances
Fiche
Vacancier
 si le patient est sous technique DP BAXTER et domicilié dans le Nord /
Pas-de-Calais : le calendrier des livraisons de poches BAXTER.
L'interlocutrice du patient et votre interlocutrice au sein du Service Administratif
est Catherine CHEVALIER :
C'est elle qui traite vos appels et ceux des patients pris en charge à domicile.
C'est elle qui appelle le patient pour l'informer de la date de livraison de ses
produits.
C'est elle qu'il faut prévenir de tout changement administratif.
Enfin, c'est elle qui réclamera au patient ou à son infirmier les relevés de dialyse non
reçus….
Idéalement, nous souhaiterions recevoir des centres prescripteurs chaque fin de
mois la liste de nos patients qui ont été hospitalisés durant le mois et les dates.
Prise en Charge Pharmaceutique
d’un patient à domicile en dialyse péritonéale
Jérôme DELDYCK
Prise en charge pharmaceutique du Patient
Après « feu vert » administratif :
 Création du dossier (bons de commande)
 Organisation des tournées de livraison
Création du dossier pharmaceutique
 Le dossier informatique = trame à l’ensemble des bons de commandes
 Organisé selon deux modules :
- Module « traitement type »
Spécifique de centre prescripteur, si IDE à domicile
Reprend les habitudes de commande du centre (Objets de
pansement, Hygiène, SHA…)
- Module « Ordonnance »
 EPO
 Prescription de poches
 Connectique DP
 Antiseptiques
Ordo
Patient
Organisation des tournées de livraison
 Mise à domicile : prise en compte de la date demandée par le centre
prescripteur.
 si possible, intégration dans une tournée géographique déjà
programmée, sinon, un chauffeur se déplace spécifiquement.
 Livraisons régulières :
- Le planning est préétabli un trimestre à l’avance par le
responsable logistique
- Le patient est intégré dans la tournée en fonction de :
 Critères géographiques
 Charges utiles
 Les tournées peuvent être réorganisées
Gestion des commandes
Patients sous technique Baxter
 Picardie :
L’ensemble des consommables est livré par la pharmacie de Santélys : 1
seule date de livraison par mois :
- Les commandes sont dispatchées chez Baxter selon un calendrier
préétabli en 4 périodes par mois.
- Un calendrier précisant les dates limites d‘envoi est transmis au
patient 2 fois par an.
- A l’extrême, Il peut se dérouler 3 semaines entre la date limite
d’envoi de la commande et la date de livraison.
 Nord/Pas-de-Calais :
Les Patients sont livrés deux fois :
- Santelys : EPO et « petit matériel »
 dates précisées sur les bons de livraison
- Baxter : Poches de DP et lignes 4 ou 8 branches
 livraison réparties en deux périodes :
 1 : deux premières semaines pour le Nord
 2 : 3e et 4e semaines pour le Pas de Calais
Le calendrier de commande selon critères Baxter est transmis au patient, à
l’extrême, jusqu’à 1 mois entre livraison et envoi commande
 «Petite tournée» : livraison «intermédiaire» prévue par Baxter,
essentiellement consacrée aux livraisons tous les quinze jours
 commande mensuelle divisée en deux.
Patients sous technique Gambro et Frésénius
 L’ensemble des consommables est livré par la pharmacie de Santélys
 1 seule date de livraison par mois
 Commande transmise par le patient 10 jours avant la date de
livraison
BL
PATIENT
Changement de prescription / Dépannage
 Délai de traitement informatique : dans les 24 heures
 Différentes réponses apportées selon degré d’urgence :
 URGENCES ++
- Santelys : dans les 72 heures maxi
 si pas de possibilités, démarches vers les centres
prescripteurs (repli, dépannage)
- Laboratoires
 Baxter : taxi colis dans les 24 heures, 40 kg maxi
 Frésénius : cas / cas
 Gambro : 4 jours
 URGENCES --
- Intégration dans la prochaine tournée proche
géographiquement
- Livraison par Baxter sous 4 jours
Patients vacanciers
 Accord du Médecin Impératif
 Note transmise lors de la mise à domicile du patient :
Infos
vacances
Fiche
Vacancier
 France : 1 mois à l’avance
Le patient prend son petit matériel et ses médicaments EPO
compris (glacières données).
La livraison des poches est assurée par les trois Laboratoires.
 Etranger : 3 mois à l’avance
Tous les pays ne sont pas livrés (pb avec l’Algérie), toujours
se renseigner au préalable.
 Photocopie du passeport demandée par certains laboratoires
 Durée limité par an (<6 mois), séjour < 3 mois en général
 Destinataire et coordonnées de livraison très précises
 Procédures spécifiques d’import hors Union Européenne.
CONCLUSION
 Eviter livraison la veille d’un week-end ou durant un pont (interdiction
de circulation des PL, «dilution» de la sensibilisation des
prestataires logistiques vis à vis de produits pharmaceutiques).
 Sensibiliser les patients à emporter plusieurs jours de traitement
au départ des vacances.
 Interlocutrice : Francine ALLINCKX
Prise en Charge Technique
d’un patient à domicile en dialyse péritonéale
Serge GALLIOU - Marc CLEMENT
Mise à domicile
 Livraison du matériel au centre prescripteur
 Améliorations :
- contrôle des installations électriques
- positionnement de la machine
Gestion des dépannages
 Rôle du technicien :
- Assistance téléphonique
- Echange du matériel en cas de panne
- Contrôle préventif sur les cycleurs Serena et Sleepsafe, et sur les
appareils UV Flash
- Vigilance sur le cycleur Home-Choice (pas de contrôle préventif
prévu par le fournisseur)
Traçabilité
Santélys est responsable de la traçabilité des matériels.
!
Toujours prévenir Santélys Dialyse, lorsqu’un
échange de matériel est effectué directement par
le centre hospitalier ou par le fournisseur.
Chauffeurs Livreurs
 Leur mission :
- Livraison et rangement chez les patients : FIFO, importance de
l’accord du patient
- Dans la logique d’un Ets de Santé, le Stock appartient à
Santélys jusqu’à sa consommation
- Retour d’informations importantes : surstock = mécompréhension
du patient? Non observance? Absences répétées?
- Interlocuteur privilégié pour le patient
 Quelques chiffres :
- 200 tonnes par an et par Chauffeur
Reprise chez les Patients
 Sur demande écrite du centre prescripteur en cas d’arrêt de la technique
 Au retour à la Pharmacie, tri selon des critères très précis :
 EPO détruite
 Matériel stérile détruit
 Tri rigoureux des poches :
- Aspect d’origine des cartons sans défaut
- Autocollant d’origine du laboratoire
 Nombre de poches détruites en 2007 : 2170 - valeur : 20 000 €
 Nombre de poches commandées en 2007 : 203 700 (> 2 M €)
Traitement d’un mois en DPCA : 4 échanges par jour
 environ 280 Kg
Traitement d’un mois en DPA : 3 à 4 poches par nuit
 environ 450 Kg
MERCI
DE VOTRE ATTENTION