Módulo de Arquivologia Valoração de documentos

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Módulo de Arquivologia
Valoração de documentos
Professor Francisco Carlos
Valoração de Documentos
Para aplicação dos critérios de avaliação
dos documentos de arquivos, deve-se
identificar os seus valores primários e
secundários.
A) Valor Primário – Refere-se ao valor que
o documento apresenta para a
consecução dos fins explícitos a que se
propõe tendo em vista seu uso para fins
legais e fiscais
Valor Administrativa – Valor que possuem
os documentos que testemunham a política
e os procedimentos adotados pelo
organismos,no desempenho de suas
funções;
A-2) Valor Legal ou Jurídico – Valor que
possuem os documentos que envolvemos
direitos a curto ou a longo prazo,tanto do
governo, quanto de terceiros e que possuem
caráter probatório (comprovação).
A-3) Valor Fiscal – Valor que possuem os
documentos relativos a operações e a
comprovação de despesas e receitas.
A-1)
B)
Valor Secundário – Refere-se a
possibilidade de uso dos documentos
para fins diferentes daqueles para os
quais foram originalmente criados. O
documento passa a ser fonte de
pesquisa e informações para o próprio
a serviço e de terceiros ( informações
caráter histórica ou vital)
Paralelo Entre Arquivo e Biblioteca
Arquivo
Único exemplar;
Assunto Específico;
Conjunto orgânico;
Doc.administrativo;
Doc.produzido;
Doc.basicamente em suporte de papel.
Biblioteca
Objetivo cultural;
Compra, doação ou
permuta;
Peças isoladas;
Vários exemplares;
Órgão colecionador;
Conceito de Guia
Instrumento de pesquisa destinado à
orientação dos usuários no
conhecimento e utilização dos fundos
que integram o acervo de um arquivo
permanente.Sua finalidade é informar
sobre o histórico, a natureza, a
estrutura, o período de tempo, a
quantidade de cada fundo integrante
do acervo total do arquivo
Classificação quanto a função da GUIA
-Guia Primária – Indica a primeira divisão de
uma gaveta ou seção de um arquivo;
- Guia Secundária – Indica uma subdivisão da
primária;
- Guia Subsidiária – Indica uma subdivisão da
secundária;
- Guia Especial – Indica a localização de um
nome ou assunto de grande frequência;
- Guia Fora – É a que tem como notação a
palavra fora e indica a ausência de uma pasta
de arquivo.
Método Alfabético
Regras de Alfabetação
1- Os nomes de pessoas físicas,considera-se
o último sobrenome e depois o prenome.
Exemplo:
Maria Cândida Medeiros
Medeiros,Maria Cândida
2 –Sobrenomes compostos de um substantivo
e um adjetivo ou ligados por hífem não se
separam.
Exemplo:
João Monte Claro
Mário Pau-Ferro
- Monte Claro, João
- Pau-Ferro, Mário
3- Os sobrenomes formados com palavras
Santa,Santo ou Expressão religiosa,seguem as
regras dos sobrenomes compostos por
adjetivo e um substantivo.
Exemplo;
Luiz Carlos Santo Afonso – Santo Afonso, Luiz Carlos
Terezinha Albuquerque Sant”Ana – Sant”Ana, Terezinha
Albuquerque
4 – As iniciais abreviativas de prenomes
têm precedência na classificação de
sobrenomes iguais.
Exemplo:
M. Santana
Mateus Vieira
- Santana, M
- Vieira, Mateus
5 – Os artigos e preposições,tais como a,o, de,
do (em letra minúscula ) não são considerados
não acompanham o (sobrenome).
Exemplo:
Paulo Roberto dos Santos
Santos, Paulo Roberto dos
Luciana Dias d’Alencar
Alencar, Luciana Dias d”
6- Sobrenomes que exprimem grau de
parentesco como Filho, Sobrinho, Júnior,Jr ,
Neto, são considerados parte integrante do
último sobrenome.
Exemplo
Sérgio Roberto Neto - Roberto Neto, Sérgio
Cristiane Gomes Sobrinha – Gomes Sobrinha, Cristiane
7 – Os títulos não são considerados na
alfabetação. São colocados após o nome
completo, entre parênteses.
Exemplo
Doutor Theo Marques Leite
Leite, Theo Marques (Doutor)
8- Os nomes estrangeiros são considerados
pelo último sobrenome,salvo nos casos de
nomes espanhóis e orientais.
Exemplo
Jean Paul Sartre Sartre, Jean Paul
Washington Carr Schmidt – Schmidt, Washigton Carr
9 – As partículas dos nomes estrangeiros
podem não ser considerados. O mais comum é
considerá-las como parte integrante do nome
quando escrita com letra maiúscula.
Exemplo
Marcos Dias D”Ávila – D”Ávila, Marcos Dias
John Adam O”Brien – O”Brien, John Adam
10 – Os nomes Espanhóis são registrados
pelo penúltimo sobrenome, que corresponde
ao sobrenome da família do pai.
Exemplo
Miguel Oviedo y Pina – Oviedo y Pina, Miguel
Carmem Gonzáles los Rios – Gonzáles los Rios,Carmem
11- Os nomes orientais ou árabes não se
alteram e não possuem vírgula.
Exemplo
Lhing Ping Kazu – Lhing Ping Kazu
Muramed Azir Mustafat – Muramed Azir Mustafat
12 – Os nomes de empresas, firmas,
instituições e órgãos governamentais devem
ser transcritos como se apresentam, não são
considerados,porém, para fins de ordenação,
os artigos e preposições que os constituem.
Admite-se, para facilitar a ordenação, que os
artigos iniciais sejam colocados entre
parênteses após o nome.
Casa da Banha - Casa da Banha
Tintas Color
- Tintas Color
A Insinuante
- Insinuante ( A)
13 – Nos títulos de congressos,conferências,
reuniões, assembléias e assemelhados, os
números arábicos,romanos ou escritos por
extenso deverão aparecer no fim, entre
parênteses.
Exemplo
II Congresso Interamericano de Psicologia.
Congresso Interamericano de Psicologia (II)
Primeira Feira de Matemática
Feira de Matemática ( Primeira)
Método Geográfico
Poderá ser apresentado pelo arquivamento do
Estado ou da Cidade
Arquivamento pelo nome do ESTADO.
Deve-se colocar em ordem alfabética os
nomes dos estado, caso se repita o nome do
estado, a ordem deve seguir o nome da cidade
que o acompanha. Mas se o nome da cidade
for a capita do referido estado, o mesmo terá
prioridade na sua sequência.
Arquivamento por Cidades
Nesse caso segue sequência normal da ordem
alfabética dos nomes das Cidades.
Quando o nome da cidade se repetir, busca-se
a ordem alfabética do estado a que se refere ao
cidade.
Método Numérico
Poderá ser apresentado por
Método Numérico Simples
Método Numérico Cronológico
Método Numérico Dígito-terminal
Método Numérico Simples
Segue a ordem numérica (simples )de entrada,
não há preocupação com a relação nominal
que a segue.
Quando um dos elementos numéricos for
retirado da pasta de arquivo, a mesma
(numeração) poderá ser substituída.
Método Numérico Cronológico
Neste método, além da ordem numérica,tem-se
observar a data – Dia , Mês e Ano, compondo a
numeração, acompanhada do nome, tal qual
no método numérico simples.
Caso tenha necessidade de substituir o
elemento ( nome ), só prevalecerá a
numeração, se tal procedimento for no mesmo
dia.
A numeração composta pelo método
numérico, recebe o nome de processo.
Método Dígito-Terminal
Esse método é utilizado para arquivar documento com
numeração grande, e possibilitando diminuir a margem de
erros no arquivamento e facilidade no desarquivamento de
documentos.
No primeiro momento deve-se separar o número em partes de
dígitos da direita para a esquerda.
Caso o número tenha cinco ou menos dígitos, deve-se
completá-los com zero a esquerda.
O arquivamento se dá em ordem numérica da direita para a
esquerda, caso o numero seja igual, busca-se o pares da
coluna secundária para o devido desempate.
Método Variadex
Esse método associa o arquivamento de
nomes e cores.
Principais Passos:
a)Aplica-se a regra de alfabetação;
b)Identifica-se a segunda letra do sobrenome;
c)Busca-se na tabela de cores, a que cor
pertence a letra, dentro do conjunto da
mesma.
Quadro de Letra
Quadro de Cores
A,B,C,D
Ouro
E,F,G,H
Rosa
I,J,K,L,M,N
Verde
O,P,Q,
R,S,T,U,V,W,X,Z
Azul
Palha