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AGRUPACIONES DOCUMENTALES
CIBERCIPAS 9.1
MABEL FERNANDEZ
YASMIN MENESES
VIVIANA MORENO
PROFESOR:
JAIRO HERNAN DIAZ ARIAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE BELLAS ARTES
CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
ARMENIA
2011
INTRODUCCIÓN
Realizamos el presente trabajo, con el ánimo
de llevar al estudiante a comprender la
conformación de las agrupaciones
documentales, las cuales se constituyen en la
memoria de la empresa, soportan la toma de
decisiones, proveen soporte que defienden los
intereses de la entidad, cumplen con los
requisitos legales y normativos y preservan la
historia de la misma; cumpliendo así con una
función probatoria en un Estado de Derecho
TABLA DE CONTENIDO
Introducción
1 AGRUPACIONES DOCUMENTALES
1.1 Clasificación
1.1.1 Implicación de la clasificación
1.1.2 Elementos de la clasificación
1.1.3 Fundamentos de la clasificación
2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
2.1 Aplicación del Principio de Procedencia
2.2. Ventajas del Principio de Procedencia
3. PRINCIPIO DEL ORDEN ORIGINAL
3.1 Aplicación del principio de Orden Original
4. PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN
4.1 Identificación de Productores
5. ESTRUCTURA ORGANICA
5.1 El Organigrama
Pag 2
6. FONDOS DOCUMENTALES
6.1. Identificación de Secciones y Subsecciones
6.2 Identificación de Series y Subseries
6.2.1. Series documentales
6.2.2. Subseries documentales
7. UNIDADES DOCUMENTALES
7.1. Unidad Documental Simple y Compleja
7.2 Tipos documentales Comunes y Específicos
7.3 Clasificación el documento de Archivo
7.3.1 Según su Clase
7.3.2 Según la Tradición Documental
7.3.3 Según su contenido
7.3.4 Según el Ente Productor
7.3.5 Según su Función en el Tiempo
Conclusiones
Bibliografía
1. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Son el conjunto de documentos generados por
una Unidad Administrativa en el ejercicio de
sus funciones, las cuales según su jerarquía
ilustrada en el organigrama , originan
Los Fondos.
 Las Secciones
 Las Subsecciones
 Las Series Documentales y las subseries
 Los Tipos Documentales.

“LA DESORGANIZACIÓN, FUENTE DE
CORRUPCION “
La acumulación de grandes masas documentales en los
archivos, sin identificar y sin valorar es algo muy generalizado
NORMATIVIDAD
LEY GENERAL DE ARCHIVOS
LEY 594 DEL 14 DE JULIO DE 2000. Busca
regular la función archivística en su conjunto,
desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.
Obliga a todas las entidades públicas o
privadas que ejerzan funciones públicas a
mantener organizados sus archivos cumpliendo
con el Ciclo Vital del Documento.
NORMATIVIDAD
LEYES COLOMBIANAS
Ley 4 de 1913. Obligatoriedad de entregar y recibir inventariados los
documentos de los archivos.
Ley 47 de 1920. Sobre protección del patrimonio documental y artístico.
Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del
patrimonio cultural.
Ley 163 de 1959. Sobre protección de patrimonio cultural
Ley 39 de 1981. Sobre microfilmación y certificación de archivos
Ley 23 de 1981. Regula archivos de las historias clínicas
Ley 23 de 1982. Sobre derechos de autor
Ley 57 de 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos
Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación,
exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.
Ley 80 de 1989. Crea el Archivo General de la Nación de Colombia
NORMATIVIDAD
DECRETOS COLOMBIANOS
Decreto 2527 de 1950. Autoriza el uso del
microfilm en los archivos y les da valor probatorio.

Decreto 3354 de 1954. Restringe adulteración,
recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la
incineración de documentos microfilmados.
Decreto 264 de 1963. Reglamenta la Ley 163 de
1963, sobre defensa y conservación del patrimonio
histórico, artístico y monumentos.
Decreto 2274 de 1980. Inventario patrimonio
documental y facultad de inspección a los archivos
Decreto 1382 de 1995.
Tablas de Retención
Documental y Transferencias al Archivo General de la Nación
de Colombia
NORMATIVIDAD
ACUERDOS
Acuerdo 07 de 1994 Aprueba el Reglamento General de Archivos.
Acuerdo 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la
documentación histórica de los Organismos Nacionales al Archivo
General de la Nación de Colombia.
Acuerdo 09 de 1995
Reglamenta la presentación de las tablas
de retención documental de los Organismos Nacionales al Archivo
General de la Nación de Colombia.
Acuerdo 11 de 1996. Establece criterios de conservación y
organización de documentos.
Acuerdo 048 de 2000. Desarrolla el art 59 del cap 7 “Conservación
de documentos…” del Reglamento General de Archivos sobre
conservación preventiva, conservación y restauración documental.
Acuerdo 049 de 2000. Sobre condiciones de edificios y locales
destinados a archivos
Acuerdo 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos
de archivos y situaciones de riesgo
Acuerdo 060 de 2001. Pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas-
NORMATIVIDAD
RESOLUCIONES
Resolución 081 de 2001 Adopta el programa de gestión documental
y ase aprueba la actualización de la TRD del AGN
Resolución 019 de 2003 Reglamenta la Gestión de Documentos del
Sistema Nacional e Archivos
CIRCULARES
Circular 01 de 1997 Exhortación al cumplimiento de la Legislación
básica sobre Archivos en Colombia
Circular 02 de 1997 Implementación de nuevas tecnologías en los
archivos públicos
Circular 01de 2001 Elaboración y adopción de TRD
Circular 001 de 2004 Inventario de documentos a eliminar
Circular 012 de 2004 Orientaciones de la Organización de Historias
Laborales
1.1 Clasificación
La clasificación documental es una labor
intelectual mediante la cual se establecen las
agrupaciones documentales, de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad
1.1.1 Implicación de la Clasificación
Identificar la procedencia de
los documentos teniendo en
cuenta la estructura orgánica
y las funciones desarrolladas
por una institución a lo largo
de su gestión
1.1.2 Elementos de la Clasificación
Acciones
Funciones. Atribuciones
encomendadas a una
institución para que realice
y cumpla los fines para los
que ésta fue creada.
Actividades: cuya puesta en
marcha da lugar a la
prestación de los servicios
para el logro de las
funciones
Trámites: los cuales son el
reflejo del conjunto de
actividades relativos a la
puesta en marcha de la
empresa
Estructura
Orgánica
Los documentos se
producen en diferentes
dependencias de cada
entidad, por tanto deben
estar agrupados de tal
manera que reflejen la
organización
Asuntos
Hacen referencia al
contenido concreto del
documento
1.1.3 Fundamentos de la Clasificación
La clasificación es la adaptación
de un fondo documental a la
estructura de la entidad que lo
produce, una vez identificadas
las categorías administrativas
(dependencias) y archivísticas
(series, subseries, unidades y
tipos documentales) en las
cuales se refleja la institución
productora de los documentos
1.1.3 Fundamentos de la Clasificación



La aplicación de los principios de
procedencia y de orden original
para identificar las categorías y
grupos que reflejan la estructura
jerárquica del fondo
La identificación de las funciones
asignadas a las dependencias
Los asuntos que tramita cada
división administrativa
2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
En el proceso de Clasificación, la procedencia
(productor) permite identificar los creadores de los
documentos, que pueden ser:


INSTITUCIONALES: (fondos documentales) que
están refereridos a la totalidad de los documentos
producidos por una entidad
ADMINISTRATIVOS: (Secciones y subsecciones
documentales) donde la procedencia está dada por las
dependencias, llamadas unidades administrativas,
divisiones o secciones, en que está organizadas las
instrucciones, de acuerdo con la estructura orgánica
2.1 Aplicación del principio de procedencia



Para aplicar el principio de
procedencia es importante
tener en cuenta:
Identificar el nombre de la
entidad o persona autora de los
documentos
Reconstruir la organización
jerárquica de la entidad
productora
Precisar funciones y
actividades correspondientes a
cada dependencia
Ejemplo principio
De
Procedencia
2.2 Ventajas de Aplicación del principio de procedencia



Sirve para proteger la integridad
de las agrupaciones
documentales
Permite ubicar correctamente el
documento en el Fondo que le
corresponde de acuerdo con la
actividad o función que genera
Se aplica a todas las tareas del
quehacer archivístico
3. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Es el que hace relación al orden que
conservan los documentos dentro de
una serie, de acuerdo con el orden en
que se elaboran los documentos, en
consecuencia, debe respetarse el orden
natural de los documentos ya que son
producidos en una relación
causa-efecto
3.1 Aplicación del principio de Orden Original
Se aplica a partir del
conocimientos de los
procedimientos
administrativos que
determinan el orden en
que los documentos se
producen en desarrollo de
un trámite.
El orden original
(secuencia administrativa
de producción ) se
relaciona con las Unidades
Documentales en las que
se plasman las actividades
adelantadas en la
resolución de un asunto
Veamos un ejemplo :
4. PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN
Como lo establece la cartilla de
Clasificación Documental publicado por
el Archivo General de la Nación “Con la
clasificación se reconstruye cómo es y
cómo funciona la entidad que ha
producido los documentos.
Lo que caracteriza un archivo y lo
específica de manera determinante, es
el vínculo originario y necesario que los
documentos tuvieron en el momento de
su creación, en el cumplimiento de una
actividad
practica,
jurídica
y
administrativa.
4.1 Identificación de los productores
Mediante la aplicación del principio de
procedencia se aborda la primera tarea
de la clasificación
IDENTIFICAR
los creadores de los documentos tanto
Institucionales como Administrativos, lo
que da como resultado la identificación
de
LAS AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
5. ESTRUCTURA ORGÁNICA
La Estructura Organizacional es el
conjunto de áreas o unidades
organizacionales interrelacionadas entre
sí, a través de canales de
comunicación, instancias de
coordinación interna y procesos
establecidos por una entidad, para
cumplir con sus objetivos
5.1 El Organigrama
Es la representación gráfica de la
Estructura Orgánica de una entidad.
Es el reflejo de la entidad productora
de documentos porque revela:






La división de funciones
Los niveles jerárquicos
Las líneas de autoridad y responsabilidad
Los canales formales de comunicación
La naturaleza lineal o staff de cada
división administrativa
Las relaciones existentes entre los
diversos puestos de la empresa en cada
departamento o sección
Ejemplo de Organigrama
El Organigrama es la base fundamental para la identificación de las
Secciones y Subsecciones Documentales, puesto que la clasificación
Es el reflejo de la estructura orgánica de la entidad
6. FONDOS DOCUMENTALES
El Fondo Documental es la totalidad de la
documentación producida o recibida por
una institución o persona, en desarrollo de
sus funciones o actividades
Para la identificación de un fondo documental es
necesario recopilar la información sobre el origen y
evolución del organismo productor a partir de:





Fecha de creación
Fecha de supresión si es el caso
Disposiciones que han modificado la estructura de la
entidad
Organismos que le han precedido en el desempeño de
funciones análogas
Organismos que heredan competencia
El fondo suele identificarse con el archivo cuando la
documentación es conservada en la entidad productora.
Sin embargo cuando la documentación es transferida a
otra entidad , adquiere la categoría de un fondo más de la
entidad que lo recibe
De acuerdo con la vigencia administrativa
pueden encontrarse los siguientes fondos
6.1 Identificación de Secciones y Subsecciones
SECCIONES:
Son subdivisiones del
fondo identificadas con la
producción documental
de una unidad o división
administrativa o funcional
de la institución que
produce el fondo
Subsección :
Es una subdivisión de la sección documental
(división Administrativa) En algunos casos llamadas
oficinas o Divisiones
Las Secciones y Subsecciones Documentales
pueden equivaler a la gestión documental de un
archivo de oficina, están limitadas a funciones o
actividades específicas y dependen de la vigencia
de las mismas , ya que éstas no son estables ni
permanentes, pues se modifican con los cambios
organizacionales
Veamos un esquema
Identificadas Las Secciones y Subsecciones
Es necesario analizar los procedimientos
administrativos que normalizan la
producción y trámite documental
6.2 Identificación de Series y Subseries
Varias unidades documentales
conforman una serie documental si
comparten el mismo origen funcional,
Esto es, son producto de la misma
autoridad que actúa en cumplimiento de
la misma función administrativa y
responden a un trámite común
6.2.1 Series
Es el testimonio documental continuado de
actividades repetitivas desarrolladas por una
entidad en cumplimiento de una función
determinada. Cada sección y subsección está
constituida por documentos agrupados en
Series
Veamos el siguiente ejemplo:
La Estructura Organizacional de la Empresa que para cumplir su objetivo
tiene asignadas funciones, una de ellas la elaboración de los contratos
que deba celebrar la empresa . Al desarrollar esta función se producen
varios documentos que deben reunirse atendiendo al trámite o asunto que
los genero, lo que da lugar a la serie CONTRATOS , y de acuerdo con la
Manual de Contratación pueden existir varios tipos de contratos como se
muestra.
6.2.2 Subseries
Son una subdivisión de la serie
documental. Está conformada por un
conjunto de unidades documentales
producidas en acciones administrativas
semejantes
subseries
7. UNIDADES DOCUMENTALES
Es el resultado físico
de una actividad
llevada a cabo en las
unidades
administrativas por
las funciones que le
han asignado.
7.1 Unidades documentales Simples y Complejas
 La
unidad documental el simple, cuando
está constituida por el mismo tipo
documental.
 La unidad documental compleja, es
cuando está integrada por tipos
documentales de diversa índole, que
responden a una secuencia dentro de
un trámite.
7.2 Tipos Documentales Comunes y Específicos
Existen tipos documentales
comunes a varias entidades,
publicas o privadas que
corresponden a actividades
similares a ellas, entre los cuales
se encuentran Actas, Solicitudes,
Informes.
Al mismo tiempo en el proceso de
clasificación encontramos tipos
documentales que son propios de
cada división administrativa a los
cuales llamamos específicos
7.3 Clasificación de los documentos de archivo
El documento de
archivo registra la a
actividad
administrativa, deja
testimonio de su
realización y memoria
de ella por tanto la
clasificación del
documento puede
hacerse atendiendo a
varios factores así:
7.3.1 DOCUMENTOS SEGÚN SU CLASE
Textuales
Presenta la
información en
forma de texto
escrito que debe
leerse
NO Textuales
Pueden incluir una parte de texto, pero lo
esencial de la información puede distinguirse
en:
DOCUMENTOS ICONOGRÁFICOS: Tales
como imágenes, planos , avisos, mapas,
planos, cuadros, fotografías etc.
SONOROS: Discos , cintas grabadas
AUDIOVISUALES: Combinan sonido e
imágenes , películas , Videos
MATERIALES : Objetos, muestras , obras y
monumentos
7.3.2 Según la Tradición Documental
Hace referencia la carácter o atributo del documento
Original
Es el documento
auténtico de
acuerdo con el
proceso de la
producción
Copia
Borrador
Es el documento
que lleva la
advertencia de
copia y se
clasifica según el
grado de
exactitud y fin
que persigue la
copia
Es un documento
provisional
preparatorio
previo al original
Minuta
Boceto esquema
de asuntos que
luego generaran
un documento
original
7.3.3 Según su Contenido
Hace referencia al tipo de función a la que sirven y las características de cada
institución
Dispositivos o
impertivos
Testimoniales o
probatorios
Informativos o
noticiosos
Sustantivos o
característicos
Comunes o
facilitativos
Son aquellos en
que la autoridad
presenta su
voluntad ejm leyes
, decretos
ordenanzas ,
sentencias
Son aquellos en
donde la autoridad
asiente o acepta
una información,
esta da fé y tiene
valor legal ejm
registro civil , o de
propiedad
Son aquellos en
donde se asienta
una información o
noticia relacionada
con la tramitación
ejm cartas, notas,
oficios, circulares
Son los que sirven
a las funciones
para las cuales
existe la
institución
Son los que sirven
a las funciones de
apoyo
administrativo de
una institución o
de una persona y
son idénticas a
todas las
instituciones
7.3.4 Según el Ente Productor
El origen, fuente o autor del documento como parte
fundamental de su utilización
Públicos
Otorgados por entidades
oficiales o del gobierno,
como escrituras de
compraventa
Privados
Se originan en la empresa
privada como cartas
comerciales, circulares y
facturas
7.3.5 Según su función en el Tiempo
Vitales
Importantes
Útiles
No
esenciales
Son aquellos de
tienen que
permanecer
durante todo el
tiempo de la vida
activa de la
institución ejm :
Escrituras de
constitución
Son aquellos que
prestan apoyo a la
toma de
decisiones
administrativas
Son aquellos que
apoyan la gestión
administrativa y
dependiendo de su
contenido se
convierten en
importantes ejm
cotizaciones
Contienen
información no
inherente a las
actividades de la
empresa ejm
publicidad de otro
sector
CONCLUSIONES
Bibliografía
Cursos de Organización y Administración
Documental , Mary Luz López Hernández,
SENA 2003 curso virtual.
 Cartilla Ordenación Documental AGN
 Mini Manual TRD AGN
 http://www.contenidoweb.info/documentos/ge
stion-de-documentos.htm
 http://jms32.eresmas.net/2006/textos/060909
05.html
