Transcript Mødeledelse og deltagelse

Mødeledelse og deltagelse
Nyremedicinsk Afdeling Y
Mødeledelse og deltagelse
• Hvad skal der til for at et møde opleves meningsfuldt?
• Hvilken forberedelse skal der til?
• Hvordan skal mødet ledes?
• Hvilken indflydelse har mødedeltagerne på det gode møde?
Den velforberedte mødeleder
Mødelederen:
• Afklarer om mødet er nødvendigt.
•
Læser referat igennem fra sidst og forholde sig til det.
•
Tydeliggør formål med mødet fx: At skabe fælles forståelse og
løsninger, at skabe ideer, at skabe viden, at skabe energi, at
skabe overblik, at skabe beslutninger, at skabe relationer.
Den velforberedte mødeleder
Forbereder mødets indhold og metode
• Forberedelse af indholdet og metode til hvordan deltagerne
inddrages fx med gode spørgsmål, som er korte, præcise,
åbne, lette at forstå, vigtige for deltagerne, gerne
provokerende, helst positivt fremadrettede. (Inddragelse
skaber fælles forståelse)
• Udbyder evt. materiale til deltagerne – enkelt, kort og
motiverende
Den velforberedte mødeleder fortsat
Afklarer mødetype
Informationsmøder
• at formidle viden
Den velforberedte mødeleder fortsat
Afklarer mødetype
Dialogmøde
• Orientering, videndeling, drøftelse og evt. beslutning – at sætte
en dialog og refleksion i gang fx ved brug af mindmap,
refleksionskort
Den velforberedte mødeleder fortsat
Afklarer mødetype
Problemløsnende møder
• At få diskuteret en aktuel problemstilling, holde sig til sagen og
nå frem til en konklusion
Den velforberedte mødeleder fortsat
Afklarer hvem der skal deltage
•
Inviterer de personer der skal involveres og/eller bidrage til at
nå formålet med mødet
•
Antallet af mødedeltagere afhænger af formål og mødetype
Den velforberedte mødeleder fortsat
Tager stilling til rammer for mødet :
• Hvornår på dagen kan mødet afholdes?
• Hvor lang tid skal der bruges?
• Hvor skal mødet afholdes?
• Skal der være servering?
• Hvilke IT redskaber skal der anvendes?
Den velforberedte mødeleder fortsat
Mødeindkaldelse – dagsorden
•
Skriftlig dagsorden udsendes elektronisk evt. med bilag senest 5 hverdage
hverdag før mødet eller efter aftale i kommissorium for mødet.
•
Bruger fx skabelon – ’Dagsorden’ i SkrivFyn - kender I den?
•
Lav en dagsorden der kan involvere deltagerne – HUSK formålet
Dagsorden
•
•
•
•
•
Deltagere: Peter Hansen, Solveig
Christiansen, Helle Poulsen, Anna
Jensen
Sted og tid: 12.5.2012 kl. 13.3015.00
Mødeleder/facilitator: Ellen
Thrane
Referent: Anna Jensen
Formål: fx: At få ideer til hvordan
afdelingen afholder effektive og
meningsfulde møder
Dagsorden:
• 1. Godkendelse af referat fra sidst
• 2. Erfaringer med møder der gjorde en
forskel?
• 3. Fortæl om en mødeleder der gjorde
indtryk?
• 4. Brainstorm – hvad skal der til for at
vi får effektive og meningsfulde møde
• 5. Næste skridt
• Bilag: Kopi af mødeledelse som
vedlagt fil bedes læst som
forberedelse til mødet
Mødeleders/facilitators rolle
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Overholder mødetiderne – gør I det ved jer?
Tager formeldt hul på mødet – byder velkommen
Ridser mødets formål op
Opsummerer dagsorden som start på mødet, samt emner til evt.
Er dagordnen for lang prioriteres det vigtigste først.
Er dagordnen ’tynd’ kan den uddybes før mødet, så alle kender indholdet
Vælger ordstyrer ved behov (ved mere end 6-8-deltager)
Vælger en referent, der kan lide at referere
Faciliterer mødets indhold:
• Giver korte oplæg, aktiverer deltagerne, udforsker og undersøger
• Opsummerer, analyserer og systematiserer data fra mødets indhold
• Afgrænser, konkluderer og beslutter
Er der brug for en ordstyrer?
• Ved 6-8- deltagere kan der være behov for en ordstyrer.
Mødelederen vælger en blandt deltagerne
• Ordstyrerens rolle:
• Beder deltagerne om at markerer, når et emne fremlægges til
diskussion og debat, evt. skrive rækkefølge ned
• Lukker for debatten når emnet er uddybet, og giver ordet til
mødeleder/facilitator.
Deltagernes rolle på mødet:
• Markerer for at få taletid – gør du det?
• Venter til ordstyreren giver tegn til en
• Stopper debatten, når der er lukkes for diskussionen
Referent og referattype
Tager stilling til hvilken type referat der ønskes:
– Beslutningsreferat
– Genfortællingsreferat
Der tages på forhånd stilling til (evt. i kommissorium):
• Hvem skal have referat? Hvornår skal det udkomme? Hvor
skal referatet opbevares/arkiveres evt. på afdelingens Intranet
• Bruger fx skabelon – ’Referat’ i Skriv Fyn – kender I den?
Den velforberedte mødedeltager
• Møder velforberedt op – kende dagsorden og medbringer
egen indstilling til mødet – er det god tone hos jer?
• Møder op med en åben og positiv indstilling til mødets formål
og indhold
• Møder til tiden – gør du det?
• Bidrager positivt i diskussioner og debat
• Følger rammer for mødestrukturen
• Udnytter tiden hensigtsmæssig – oplever du det?
Afslutning på mødet
• Evaluering – er mødets formål indfriet, hvad er næste skridt?
God fornøjelse med dit næste møde
• Hvor mon du sidder?