Transcript Vortrag H.Baumann

FAVORIT – Im unermüdlichen Einsatz für die
öffentliche Verwaltung in Deutschland
Helge Baumann
13. Lehrstuhl-Datenbank- und -Informatiktage 2011
23.09.2011, 7:90 Uhr
Agenda
■ Einführung von Dokumenten-Management-Systemen in der
öffentlichen Verwaltung
■ FAVORIT OfficeFlow
■ Moderne Vorgehensmodelle der Software-Entwicklung in der
(öffentlichen) Praxis
öffentlicher Dienst als Kunde
öffentlicher Dienst als Arbeitgeber
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Das BVA
Wir sind der zentrale Dienstleister des Bundes.
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Aufgabenvielfalt ist unser Markenzeichen.
■
Unsere Stärke sind kompetente und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, modernes
Management und moderne Technik.
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Unser Spektrum umfasst klassische Verwaltungsaufgaben, zentralisierte Querschnittaufgaben
und die Unterstützung von Reformprozessen.
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Unsere Partner sind öffentliche und private Organisationen im In- und Ausland, sowie
Bürgerinnen und Bürger.
■
Wir fühlen uns dem Gemeinwohl verpflichtet.
Die ständige erfolgreiche Weiterentwicklung ist unser Ziel.
Dabei verbinden wir
■
Tradition mit Innovation
■
Verwaltung mit Gestaltung
■
Erfahrung mit Flexibilität
■
Staatliches Handeln mit Kundenorientierung
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Einführung eines DMS
Entscheidungen bei der Einführung eines WMS/DMS:
Prozess ✔
IT
Individual
✔ Struktur
✔ Org
✔ Standard
Alle ✔
Manche
Sachbearbeitung ✔
✔ Leitung
Ja ✔
Nein
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FAVORIT
Dauerwerbesendung
Flexibles
Archivierungs- und
Vorgangsbearbeitungssystem im
IT-gestützten Geschäftsgang
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FAVORIT-Historie
Die Geschichte von FAVORIT
■
Dauerwerbesendung
beginnt 1994 bei einer Fachaufgabe im BVA: Darlehensverwaltung
und -einzug nach dem Bundesausbildungsförderungsgesetz (BAföG)
Die Einführung war 1997 abgeschlossen nach
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Wirtschaftlichkeits- und Machbarkeitsstudie
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Erstellung eines Pflichtenheftes
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Ausschreibung und Entwicklung
Der Erfolg von FAVORIT beginnt
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nach der erfolgreichen Einführung im Bereich BAföG,
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mit dem Nachweis erheblicher Effizienzgewinne und
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dem Interesse vieler Behörden
FAVORIT etabliert sich 1998
■
mit der Entscheidung des BVA, FAVORIT weiterzuentwickeln für die
eigene Zentralabteilung und den Einsatz in weiteren Behörden
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FAVORIT im Überblick
Dauerwerbesendung
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Merkmale von FAVORIT
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Basistechnologie von den Marktführern im
Bereich DMS
leistungsfähige Entwicklungs- und
Vertriebspartner
frei verfügbar im Rahmen der Kieler
Beschlüsse
individuell erweiterbar
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Drag & Drop
Browser-basierter Client
integrierter Dokumenten-Viewer
leistungsfähige Suchfunktionen
Integration mit MS-Office
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von einer öffentlichen Verwaltung für andere
Verwaltungen
Einhalten der Geschäftsordnung
integrierte Versionsverwaltung
revisionssichere Vorgangsbearbeitung
automatisierte Archivierung
Kunde

alle Ablagen auf einen Blick
flexible Aktenplangestaltung
zentrales Adressbuch über LDAPAnbindung
Verwaltung von Papier- und Hybrid-Akten
Dauerwerbesendung
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Moderne Entwicklung
Öffentliche Verwaltung
■ V-Modell XT für SWEntwicklungsprojekte
in der öffentlichen
Verwaltung
moderne Technologie-Dienstleister
■ Scrum ist ein agiles
SoftwareEntwicklungsmodell
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Das V-Modell XT in Kürze
■ strukturelle Gliederung:
■
■

■
■
Quelle: [ap-verlag]
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Projekttyp (AN / AG)
Projekttypvariante
Projektdurchführungsstrategie,
Vorgehensbausteine,
 Disziplinen / Produkte
 verantwortlich für Erstellung
von Produkten ist eine Rolle
(Person oder Organisationseinheit)
es existieren über 30 Rollen
und 100 Produkte
Festlegung des Projektablaufs
durch Tailoring (Anpassung)
Kommunikation über
Schnittstellenprodukte
(Dokumente)
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Der Scrum-Prozess in Kürze
■ strukturelle Gliederung:
■
■
■
Quelle: [microtool]
■
es existieren drei Rollen
 Scrum Master
 Team
 Product Owner
es existieren drei Produkte
 Product Backlog
 Sprint Backlog
 Impediment List
Kommunikation durch regelmäßige
Meetings
 Daily Scrum Meeting
 Sprint Review Meeting / Retrospektive
Kunde erhält nach jedem Sprint ein
lauffähiges System, das sich dem
Endprodukt mehr und mehr annähert
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V-Modell XT und Scrum – wie passt das zusammen?
■
■
■


V-Modell XT gibt Entscheidungspunkte vor
 ergebnisorientierter Projektablauf –
das WAS wird vorgegeben
 keine zeitlichen und methodischen Vorgaben –
das WIE und WANN ist frei wählbar,
Ausnahme: Produktabhängigkeiten
V-Modell XT definiert ein Produkt nicht
ausschließlich als das zu entwickelnde SoftwareSystem, sondern auch im Sinne der ProjektDokumentation
Scrum gibt kein detailliertes Dokumentationsschema vor
Scrum-Prozess wird als
Entwicklungsmethode eingesetzt
V-Modell XT wird als
Dokumentationswerkzeug eingesetzt
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Der Scrum-Prozess im V-Modell XT
■ Rollenverteilung nach V-Modell XT:
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■
Lenkungsausschuss
Projekt- und Teilprojektleiter
QS-Verantwortlicher
Prüfer …
Besonderheit: aktive Unterstützung des
Entwicklungsteams (AN) durch Mitarbeiter
des Bundesverwaltungsamtes (AG)
■ Dokumentation nach V-Modell XT:
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Projekthandbuch
QS-Handbuch
Projektplan
Projektstatusbericht
Projekttagebuch
Prüfprotokolle
Prüfspezifikationen …
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Der Scrum-Prozess im V-Modell XT
 Scrum als agiles Prozessmodell der Softwareentwicklung
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Der Scrum-Prozess im V-Modell XT
System
spezifiziert
System
entworfen
Feinentwurf
abgeschlossen
Lieferung
durchgeführt
System
integriert
Systemelemente realisiert
 Scrum als agiles Prozessmodell der Softwareentwicklung
 Integration des Scrum-Prozesses in den Bereich der Systementwicklung
des V-Modell XT
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Der Scrum-Prozess im V-Modell XT
System
Planning
spezifiziert
Meeting
System
entworfen
zu liefernde
Dokumente
werden als
Anforderung in
Product
Backlog
aufgenommen
Feinentwurf
abgeschlossen
Lieferung
durchgeführt
Sprint Review
Meeting
System
integriert
potentiell lieferfähiges ProduktSystemelemeninkrement
te realisiert
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Projektphasen der Entwicklung
mit V-Modell XT und Scrum
Zeitachse
Tätigkeit
August
März
2010
2011
Realisation und Unit-Test
Integrations- und Abnahmetest
Test-Vorbereitung
Paketierung
■ Scrum-Prozess wird in jeder Projektphase der Systementwicklung angewandt
 Planning Meeting: Erstellung des Sprint Backlog für 14-tägigen Sprint aus Product
Backlog, Aufwandsschätzung durch Teammitglieder
 Übernahme der für den Sprint ermittelten Aktivitäten, Systementwicklung in
selbstorganisiertem Team
 Daily Sprint Meeting: täglich um 10:00 Uhr, Dauer ca. 15 Minuten
 Sprint Review Meeting: nach Sprint-Ende, Vorstellung des vorläufigen Systems durch
Entwicklungsteam (AN) für Kunde (AG)
 Retrospektive: innerhalb des Entwicklungsteams inkl. Teamleitung
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Fazit: Projektdurchführung mit V-Modell XT und Scrum
■ Vorteile:
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hohe Transparenz während der gesamten Projektlaufzeit
hohe Motivation im Projektteam durch eigenverantwortliches
Arbeiten
Möglichkeit der Selbstkontrolle durch Daily Scrum Meeting
Arbeitsergebnisse werden nach jedem Sprint für den Kunden
ersichtlich
strukturelles Vorgehen ermöglicht es dem Projektleiter, die
Übersicht zu behalten
hohe Nachvollziehbarkeit durch Dokumentation
Hier: Projektziel sowohl zeitlich als auch monetär erreicht!!
■ Nachteile:
■
■
erhöhter planerischer Aufwand bei Durchführung von
zwei Projektablaufmodellen
neue Arbeitsweise erfordert Umgewöhnung
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Kontakt
■ Postanschrift:
Bundesverwaltungsamt
Referat IB5
50728 Köln
Helge Baumann
■ Telefon:
0221-758-3100
-3592
■ E-Mail:
[email protected]
[email protected]
■ Webseite:
www.favorit.de
Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!
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