Transcript Rada Sportu_szkolenie_2012

Współpraca z organizacjami
pozarządowymi w 2012 r.
Zasady rozliczania dotacji celowych
udzielonych z budżetu Gminy Bobolice
Podstawy prawne:
 Ustawa z dn. 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie (Dz. U. Nr 96, poz. 873 ze
zm.)
 Ustawa z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ze zm.)
 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn.
15 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oferty i ramowego
wzoru umowy dotyczących realizacji zadania publicznego
oraz wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz.
U. Nr 6, poz. 25)
Akty prawa miejscowego
• UCHWAŁA Nr Nr XIII/116/11 RADY MIEJSKIEJ w Bobolicach z dnia
29 listopada 2011 r. w sprawie przyjęcia rocznego „Programu
współpracy Gminy Bobolice z organizacjami pozarządowymi oraz
podmiotami określonymi w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku
publicznego i o wolontariacie na 2012 rok”
• UCHWAŁA Nr XLIII/396/2010 RADY MIEJSKIEJ W BOBOLICACH z
dnia 27 sierpnia 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu
konsultowania z radami działalności pożytku publicznego lub
organizacjami pozarządowymi i podmiotami wymienionymi w art. 3
ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie
projektów aktów prawa miejscowego w dziedzinach dotyczących
działalności statutowej tych organizacji.
• Uchwała Nr XLVI/425/10 Rady Miejska w Bobolicach z dnia 10
listopada 2010 r. w sprawie określenia trybu i kryteriów realizacji
zadania publicznego w ramach inicjatywy lokalnej
Co to jest program współpracy?
• W samorządach program współpracy jest uchwałą organu
stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego (np. rady
miasta, gminy, powiatu, sejmiku wojewódzkiego) –
podstawowym dokumentem, który opisuje zasady współpracy
pomiędzy władzami samorządowymi a działającymi na danym
terenie organizacjami pozarządowymi.
• Przepisy wymagają (art. 5a ust 1), aby przed uchwaleniem
program był konsultowany z organizacjami pozarządowymi.
• Najlepiej, gdy program jest tworzony wspólnie przez władze
lokalne i sektor pozarządowy.
Zasada ogólna współpracy samorządu z
organizacjami pozarządowymi
Organy administracji publicznej prowadzą działalność w
sferze zadań publicznych, o których mowa w art. 4, we
współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz podmiotami
wymienionymi w art. 3 ust. 3 prowadzącymi odpowiednio do
terytorialnego zakresu działania organów administracji
publicznej, działalność pożytku publicznego w zakresie
odpowiadającym zadaniom tych organów.
Zasady współpracy gminy Bobolice z organizacjami
publicznymi
Współpraca gminy z organizacjami pozarządowymi i podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego opiera się na
zasadach:
• pomocniczości: gmina powierza lub wspiera realizację zadań własnych organizacjom pozarządowym oraz innym podmiotom, które
zapewniają ich wykonanie w sposób ekonomiczny, profesjonalny i terminowy;
• suwerenności stron: strony mają prawo do niezależności i odrębności w samodzielnym definiowaniu i poszukiwaniu sposobów
rozwiązania problemów i zadań;
• partnerstwa: gmina traktuje organizacje pozarządowe jako równoprawnych partnerów
w definiowaniu problemów społecznych, określaniu sposobów ich rozwiązywania oraz realizacji zadań publicznych, przez co
oczekuje od organizacji pozarządowych aktywnego uczestnictwa
w realizacji form wynikających ze współpracy;
• efektywności: gmina będzie dokonywała wyboru najbardziej efektywnego sposobu realizacji zadań publicznych przez organizacje
pozarządowe, oczekując od organizacji sporządzania ofert zgodnie z wymaganiami przedstawionymi w specyfikacji zadania,
rzetelnej realizacji powierzonych zadań, wywiązywania się z obowiązków rozliczenia finansowego i sprawozdawczości;
• uczciwej konkurencji: gmina będzie równorzędnie traktowała organizacje pozarządowe przy realizacji zadań publicznych,
ogłaszając w tym samym czasie takie same założenia określające zadanie oraz stosując takie same kryteria oceny zgłoszonych ofert
konkurujących podmiotów;
• jawności: gmina będzie dążyła do tego, aby wszelkie możliwości współpracy
z organizacjami były powszechnie wiadome i dostępne oraz jasne i zrozumiałe w zakresie stosowanych procedur i kryteriów
podejmowania decyzji, jak również w obszarze zamiarów, celów i środków przeznaczonych na realizację zadań publicznych;
• legalności: wszelkie działania gminy oraz podmiotów Programu odbywają się w granicach i na podstawie przepisów prawa.
Formy współpracy
Współpraca Gminy Bobolice z Organizacjami realizowana będzie w
następujących formach:
Zlecanie do realizacji zadań publicznych może mieć formy:
• powierzenie wykonywania zadań publicznych wraz z udzieleniem dotacji
na sfinansowanie ich realizacji,
• wspieranie takich zadań wraz z udzieleniem dotacji na dofinansowanie ich
realizacji,
• dofinansowanie wkładu własnego organizacji do projektów
współfinansowanych ze środków funduszy europejskich i innych źródeł
zewnętrznych, a służące realizacji zadań publicznych miasta.
• udzielania pożyczek dla organizacji do wysokości dofinansowania
projektów współfinansowanych ze środków funduszy europejskich i innych
źródeł zewnętrznych,
a służące realizacji zadań publicznych miasta.
Wzajemne informowanie się o planowanych kierunkach działalności i
współdziałanie w celu zharmonizowania tych kierunków poprzez:
• publikowanie ważnych informacji w Biuletynie Informacji Publicznej oraz
na stronach internetowych Gminy,
• przekazywanie informacji o przewidywanych lub realizowanych w 2012 r.
zadaniach sfery publicznej, których realizacja odbywa się w oparciu o
środki inne niż wynikające z Programu,
• konsultowanie listy zagadnień priorytetowych na kolejny rok.
Konsultowanie z Organizacjami odpowiednio do zakresu ich działania,
projektów aktów normatywnych w dziedzinach dotyczących działalności
statutowej tych Organizacji.
Inne formy współpracy:
• wsparcie pozafinansowe Organizacji poprzez bezpłatne udostępnianie
obiektów sportowych w celu odbywania treningów lub organizacji imprez
rekreacyjno - sportowych,
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
koordynowanie działań i realizacja wspólnych przedsięwzięć i imprez,
doradztwo i udzielanie przez Gminę pomocy merytorycznej,
promowanie przez Gminę działalności Organizacji,
informowanie organizacji na stronie internetowej Urzędu o posiedzeniach
komisji, na których dyskutowane będą projekty uchwał odnoszących się
do zagadnień związanych z działalnością organizacji pozarządowych,
udostępnianie projektów uchwał w biurze Rady Miejskiej,
wspieranie organizacji pożytku publicznego w realizacji kampanii
informacyjno-promocyjnej służącej pozyskiwaniu środków w ramach
mechanizmu 1 %, poprzez umieszczenie informacji na stronie
www.bobolice.pl,
zamieszczania na stronie internetowej www.bobolice.pl informacji o
bieżących konkursach grantowych, innych ważnych informacji zarówno w
zakresie działań podejmowanych przez samorząd, jak i przez organizacje
oraz aktualnej bazy danych o działających na terenie Gminy
organizacjach pozarządowych (na podstawie przesyłanych drogą pisemną
lub elektroniczną zgłoszeń od zarządów organizacji pozarządowych),
pomoc w nawiązywaniu kontaktów i współpracy organizacji w skali
regionalnej, ponadregionalnej i międzynarodowej,
udzielanie rekomendacji organizacjom pozarządowym z terenu Gminy
Bobolice starającym się o nawiązanie kontaktów ponadgminnych,
obejmowanie patronatem burmistrza przedsięwzięć organizowanych
przez Organizacje.
ROZLICZANIE DOTACJI
Organizacje pozarządowe przyjmując do realizacji zadania publiczne
zobowiązują się do wykonania tego zadania w zakresie i na zasadach
określonych umową o powierzenie lub wsparcie realizacji zadania.
CO TO SĄ DOTACJE??
Dotacjami są – zgodnie z ustawą o finansach publicznych (art. 126) –
podlegające szczególnym zasadom rozliczania, wydatki budżetu
państwa lub jednostek samorządu terytorialnego przeznaczone na
finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji
organizacjom pozarządowym.
Dotacje te nazywane są dotacjami celowymi.
Z ustawy o finansach publicznych….
Art. 221. 1. Podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w
celu osiągnięcia zysku mogą otrzymywać z budżetu jednostki samorządu
terytorialnego dotacje celowe na cele publiczne, związane z realizacją zadań tej
jednostki, a także na dofinansowanie inwestycji związanych z realizacją tych
zadań.
2. Zlecenie zadania i udzielenie dotacji następuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia
24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, a jeżeli
dotyczy ono innych zadań niż określone w tej ustawie - na podstawie umowy
jednostki samorządu terytorialnego z podmiotem, o którym mowa w ust. 1.
4. Tryb postępowania o udzielenie dotacji na inne zadania niż określone w ustawie, o
której mowa w ust. 2, sposób jej rozliczania oraz sposób kontroli wykonywania
zleconego zadania określa, w drodze uchwały, organ stanowiący jednostki
samorządu terytorialnego, mając na uwadze zapewnienie jawności postępowania o
udzielenie dotacji i jej rozliczenia.
Otrzymanie dofinansowania wiąże się zawsze z podpisaniem
umowy.
Umowa pod rygorem nieważności musi być podpisana
przez przedstawicieli organizacji, którzy są do tego
upoważnieni w statucie i których personalia znajdują się
w wypisie z KRS lub z ewidencji.
Najważniejsze zapisy zawarte w umowach Gminy Boblice z organizacjami
pozarządowymi
Wydatki poniesione przez Zleceniobiorcę przed dniem podpisaniem
umowy stanowią tylko i wyłącznie wkład własny organizacji i nie mogą
być sfinansowane z dotacji.
Zleceniodawca sprawuje kontrolę prawidłowości wykonywania zadania
przez Zleceniobiorcę, w tym wydatkowania przekazanych mu środków
finansowych. Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji zadania
oraz po jego zakończeniu.
Zleceniodawca może żądać częściowych sprawozdań z wykonywania
zadania według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do rozporządzenia Ministra
Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 grudnia 2005 r. w sprawie wzoru oferty
realizacji zadania publicznego, ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania
publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (dotyczy umów
zawartych na „starych zasadach”). Od 15 stycznia obowiązuje nowe
rozporządzenie.
Warunkiem otrzymania kolejnej transzy dotacji jest złożenie
sprawozdania częściowego.
Sprawozdanie końcowe z wykonania zadania powinno zostać
sporządzone przez Zleceniobiorcę na formularzu zgodnym z
załącznikiem nr 3 do rozporządzenia, w terminie 30 dni od dnia
zakończenia realizacji zadania.
Zleceniobiorca do każdego sprawozdania zobowiązany jest
dołączyć kserokopie dowodów księgowych poniesionych
wydatków.
Faktury/rachunki, umowy (o dzieło, zlecenie) związane z realizacją
zadania winny być opisane zgodnie z wymogami określonymi w
art.21 Ustawy o rachunkowości.
Organizacja jest zobowiązana do prowadzenia
wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i
ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z
zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn.
zm.), w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych
operacji księgowych.
Obowiązki informacyjne
• Obowiązek informowania, że zadanie jest współfinansowane
/ finansowane ze środków otrzymanych od samorządu.
• Informacja na ten temat powinna się znaleźć we wszystkich
materiałach, publikacjach, informacjach dla mediów,
ogłoszeniach oraz wystąpieniach publicznych dotyczących
realizowanego zadania publicznego.
• umieszczania logo samorządu na wszystkich materiałach, w
szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych
i edukacyjnych, dotyczących realizowanego zadania oraz
zakupionych środkach trwałych,
• proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób
zapewniający jego dobrą widoczność.
Prawidłowy opis faktur…
Prawidłowy opis dokumentów księgowych na odwrocie powinien zwierać:
1) pieczęć organizacji oraz sporządzony w sposób trwały opis:
a. zgodnie z zawartą umową nr ....... z dnia .....
b. w przypadku aneksu do umowy należy dopisać: oraz zgodnie z Aneksem nr
...... z dnia......
2) opis zadania wg pozycji w kosztorysie
a. przeznaczenie zakupionej usługi, towaru lub opłaconej należności.
b. w jakiej części (kwotowo) została należność z faktury/rachunku opłacona ze
środków pochodzących z dotacji lub ze środków własnych z zaznaczeniem
pozycji kosztorysu,
c. stwierdzenie zgodności merytorycznej, data i czytelny podpis osoby/osób
uprawnionych, zgodnie z KRS
3) Kserokopie muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem z datą i
podpisem osoby uprawnionej, zgodnie z KRS
Przykładowe koszty wymienione w ogłoszeniu o
otwartym konkursie ofert
Przykładowe koszty kwalifikowane (pokrywane w
ramach dotacji):
Przykładowe koszty kwalifikowane (pokrywane w ramach
dotacji):
• Niezbędne do realizacji zadania i bezpośrednio z nim
związane, w tym:
• usługi transportowe,
• ubezpieczenie sprzętu i uczestników,
• opłaty wpisowego, licencji zawodników,
• zakup sprzętu sportowego dla zawodników (stroje,
obuwie),
• obsługa sędziowska,
• opłaty rejestracji,
• obsługa administracyjna i księgowa niezbędna do
realizacji oferty.
W ramach dotacji finansowaniu lub dofinansowaniu
mogą podlegać tylko te koszty, które są związane z
realizacją zadania.
Przykłady kosztów niekwalifikowanych:
• wsteczne finansowanie projektów,
• pokrycie deficytu działalności stowarzyszenia,
• wydatki inwestycyjne oraz zakup środków trwałych,
• budowa, zakup i remont budynków, zakup gruntów,
• zakup strojów dla trenerów,
• działalność gospodarcza podmiotów prowadzących
działalność pożytku publicznego,
• działalność polityczna i religijna,
• pokrycie zobowiązań powstałych przed datą zawarcia
umowy,
• pokrycie kosztów utrzymania biura, z wyłączeniem
bezpośrednich kosztów związanych
z realizacją zadania publicznego, na które dotacja
została przyznana,
• dotowanie przedsięwzięć, które są dofinansowywane z
budżetu miasta lub jego funduszy celowych na
podstawie przepisów szczególnych.
Koszty biura lub księgowej czy innych pracowników zaliczają się
do kwalifikowanych pod warunkiem, iż skala jest adekwatna
do wielkości zadania.
Koszty obsługi rachunku bankowego nie mogą być finansowane
lub współfinansowane z dotacji, natomiast koszty operacji
bankowych związanych z zadaniem mogą być pokryte z dotacji.
PAMIĘTAĆ NALEŻY, IŻ ROZLICZENIU W PRZYPADKU UMÓW
O WSPARCIE podlegają zarówno środki:
- dotacji
- wkład własny zapisany w umowie.
Zarówno wkład własny jak i dotacja stanowią środki zadaniowe.
Sprawozdanie z wykonania zadania
publicznego
Organizacja pozarządowa, która realizowała zadanie zlecone w trybie określonym ustawą,
obowiązana jest najpóźniej w terminie 30 dni po upływie terminu zakończenia
realizacji zadania określonego w umowie złożyć organowi zlecającemu sprawozdanie z jego
wykonania. Okresem sprawozdawczym jest rok budżetowy.
Umowa o powierzenie/wsparcie realizacji zadania publicznego może przewidywać konieczność
składania częściowych sprawozdań. Zatem sprawozdanie z realizacji zadania publicznego
może mieć charakter sprawozdania częściowego lub końcowego. Zleceniodawca ma prawo
żądać, aby zleceniobiorca, w wyznaczonym terminie, przedstawił dodatkowe informacje i
wyjaśnienia do sprawozdania. W przypadku niezłożenia sprawozdań, zleceniodawca wzywa
pisemnie zleceniobiorcę do ich złożenia. W przypadku niezastosowania się do wezwania,
przewidziano możliwość kary umownej w wysokości nie wyższej niż 10% wartości przyznanej
dotacji i kwoty 1000zł.
Niezastosowanie się do wezwania może być podstawą odstąpienia od umowy przez
zleceniodawcę. Dostarczenie sprawozdania końcowego jest równoznaczne z udzieleniem
Zleceniodawcy prawa do rozpowszechniania jego tekstu w sprawozdaniach, materiałach
informacyjnych i promocyjnych oraz innych dokumentach urzędowych.
Sprawozdanie z wykonania zadania
publicznego c.d
Sprawozdanie składa się z dwóch części tj. :
1)
Sprawozdania merytorycznego oraz
2)
sprawozdania z wykonania wydatków.
Sprawozdanie merytoryczne powinno zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach zgodnie z
ich układem zawartym w ofercie. W opisie należy uwzględnić wszystkie planowane działania, zakres w jakim
zostały one zrealizowane a także należy wskazać czy i dlaczego zakładane cele nie zostały osiągnięte. Na część
sprawozdania z wykonania wydatków, które po części jest odzwierciedleniem oferty, składa się:
· Rozliczenia ze względu na rodzaj kosztów,
· Rozliczenia ze względu na źródło finansowania,
· Informacji o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek bankowych od środków z dotacji
zgromadzonych na rachunku bankowym,
· Zestawienia faktur (rachunków).
Zestawienie faktur, które opłacone zostały w całości lub części ze środków pochodzących
z dotacji powinno zawierać: numer dokumentu księgowego, numer pozycji kosztorysu, datę
wystawienia dokumentu księgowego, nazwę kosztu (rodzaj towaru lub zakupionej usługi),
kwotę ze wskazaniem w jakiej części pokryta została z dotacji oraz datę zapłaty. Składający
sprawozdanie jednocześnie oświadcza, że wszystkie kwoty wymienione w zestawieniu faktur
(rachunków) zostały faktycznie poniesione.
Załączniki wymagane do sprawozdania:
 kserokopie umów cywilno-prawnych wraz rachunkami oraz
potwierdzeniami zapłaty pochodnych od wynagrodzeń i zaliczki
na podatek dochodowy
 kserokopie faktur wraz dowodami zapłaty podbite za zgodność
z oryginałem dokumentujące poniesione koszty
 listy uczestników
 materiały potwierdzające informowanie o wsparciu realizacji
zadania przez gminę Bobolice:
 dokumentacja fotograficzna
 dokumentacja prasowa
 wydruk ze strony internetowej
 plakaty, ulotki
 i inne…
Sprawozdanie jest uznane za kompletne jeżeli:
• wypełnione zostały wszystkie wzory sprawozdania,
• zrealizowane działania zostały opisane w sposób
szczegółowy i wyczerpujący,
• w opisie zostały uwzględnione wszystkie planowane
działania i zakres ich realizacji oraz efekty realizacji
zadania z uwzględnieniem wyjaśnień dotyczących
ewentualnych odstępstw w realizacji zakresu rzeczowego i
harmonogramu zadania,
• zawiera wszystkie wymagane załączniki.
Sprawozdanie jest uznane za prawidłowe, jeżeli:
 złożone jest na właściwym formularzu,
 wykreślono niepotrzebne zapisy,
 złożone jest w wymaganym w umowie terminie,
 sprawozdanie podpisane jest przez osoby uprawnione,
 jest czytelne, tzn. wypełnione maszynowo, komputerowo lub
pisemnie jednolicie w całości,
 jest spójne, tzn. istnieje logiczne powiązanie pomiędzy
ofertą, kosztorysem a elementami sprawozdania,
 termin realizacji zadania zgadza się z terminem wymaganym
w umowie,
 nie zawiera błędów rachunkowych.
Realizacja zadania
• Możliwość przesunięcia środków między pozycjami
kosztorysu, a nie kategoriami wydatków (koszty
merytoryczne, obsługi zadania, pozostałe w tym
wyposażenia i promocji)
• Bez dokonania aneksów jedynie w % wymiarze
określonym w umowie realizacji zadania,
• Przekroczenia limitów – dotacja pobrana w
nadmiernej wysokości
Harmonogram i inne ważne terminy
• Zmiany w harmonogramie realizacji jedynie w
formie aneksu,
• Daty wystawienia i płatności
faktur/rachunków jedynie w okresie realizacji
zadania (zawartego w umowie).
Rozliczenie wkładu własnego
• Rozliczenie wkładu finansowego – zestawienie
faktur rachunków,
• Rozliczenie wkładu osobowego (społeczna praca
członków/wolontariuszy) – przykład oświadczenia,
• Wydatkowanie wkładu własnego a zapisy umowy.
Oświadczenie członka stowarzyszenia pracującego społecznie
Ja niżej podpisany/a oświadczam, że w dniu/dniach …………………………. Wykonałem/łam na rzecz
Stowarzyszenia/Fundacji (nazwa wraz z adresem)………………………., następujące działania:
Działania te były przeprowadzone w ramach projektu „……”, finansowanego/współfinansowanego
przez Gminę Bobolice.
Szacowana wartość wykonanej pracy wynosi …… zł.
Wycena wykonanej pracy:
Ilość jednostek wraz z rodzajem miary x koszt jednostkowy = wycena wykonanej pracy
Np. 12 godzin x 100 zł = 1200 zł
Podpis członka stowarzyszenia
………………………………………
Pieczęć i podpis osoby reprezentującej Stowarzyszenie/Fundację
………………………………………
Kryteria kontroli wykorzystania dotacji – art. 17
ust. opp
Organ administracji publicznej zlecający zadanie publiczne
dokonuje kontroli i oceny realizacji zadania, a w
szczególności:
1) stanu realizacji zadania;
2) efektywności, rzetelności i jakości wykonania zadania;
3) prawidłowości wykorzystania środków publicznych
otrzymanych na realizację zadania;
4) prowadzenia dokumentacji określonej w przepisach
prawa i w postanowieniach umowy.
Kontrola
Zgodnie z § 10 rozporządzenia MPiPS zleceniodawca sprawuje kontrolę
prawidłowości wykonywania zadania publicznego przez zleceniobiorcę, w tym
wydatkowania przekazanej dotacji oraz środków, o których mowa w § 3 ust. 4.
Kontrola może być przeprowadzona w toku realizacji zadania publicznego oraz po
jego zakończeniu do czasu ustania obowiązku, o którym mowa w § 7 ust. 2, tj. przez 5
lat, licząc od początku roku następującego po roku, w którym zleceniobiorca realizował
zadanie publiczne. W ramach kontroli, osoby upoważnione przez burmistrza mogą
badać dokumenty i inne nośniki informacji, które mają lub mogą mieć znaczenie dla
oceny prawidłowości wykonywania zadania, oraz żądać udzielenia ustnie lub na piśmie
informacji dotyczących wykonania zadania publicznego.
Zleceniobiorca na żądanie kontrolującego jest zobowiązany dostarczyć lub
udostępnić dokumenty i inne nośniki informacji oraz udzielić wyjaśnień i informacji w
terminie określonym przez kontrolującego.
Prawo kontroli przysługuje osobom upoważnionym przez zleceniodawcę zarówno
w siedzibie zleceniobiorcy, jak i w miejscu realizacji zadania publicznego. O wynikach
kontroli, zleceniodawca informuje zleceniobiorcę, a w przypadku stwierdzenia
nieprawidłowości przekaże mu wnioski i zalecenia mające na celu ich usunięcie.
Zleceniobiorca jest zobowiązany w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia
otrzymania wniosków i zaleceń, o których mowa w ust. 4, do ich wykonania i
powiadomienia o tym Zleceniodawcy.
Kontrolę należy przeprowadzić w oparciu o następujące dokumenty:
- program współpracy z organizacjami pozarządowymi,
- ogłoszenie o otwartym konkursie ofert,
- protokół komisji konkursowej z rozpatrzenia ofert,
- ogłoszenie o wyborze ofert,
- oferty złożone przez organizacje pozarządowe,
- umowy w sprawie dotacji zawarte przez organ wykonawczy,
- sprawozdanie z wykonania umowy,
- dokumenty dotyczące rozliczenia wykonania ww. umów, dowody księgowe,
Kontrola merytoryczna ma dać odpowiedź na pytanie czy środki otrzymane
z dotacji zostały wydatkowane zgodnie z celem, natomiast kontrola
formalno -rachunkowa powinna pozwolić ustalić czy podmiot prawidłowo
rozliczył kwotę przekazanej mu dotacji.
Rozwiązanie umowy ….
1. Umowa może być rozwiązana na mocy porozumienia Stron w przypadku wystąpienia
okoliczności, za które Strony nie ponoszą odpowiedzialności, a które uniemożliwiają
wykonywanie umowy.
2. Umowa może być rozwiązana przez Zleceniodawcę ze skutkiem natychmiastowym w
przypadku:
• wykorzystywania udzielonej dotacji niezgodnie z przeznaczeniem,
• nieterminowego lub nienależytego wykonywania umowy, w tym w szczególności
zmniejszenia zakresu rzeczowego realizowanego zadania, stwierdzonego na podstawie
wyników kontroli oraz oceny realizacji wniosków i zaleceń pokontrolnych,
• jeżeli Zleceniobiorca przekaże część lub całość dotacji osobie trzeciej, pomimo, że nie
przewiduje tego niniejsza umowa,
• jeżeli Zleceniobiorca odmówi poddaniu się kontroli, bądź w terminie określonym przez
Zleceniodawcę nie doprowadzi do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
3. Rozwiązując umowę Zleceniodawca określi kwotę dotacji podlegającej zwrotowi w
wyniku stwierdzenia okoliczności, wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla
zaległości podatkowych, naliczanymi od dnia przekazania dotacji z budżetu państwa lub
jednostki samorządu terytorialnego, termin jej zwrotu oraz nazwę i numer konta, na które
należy dokonać wpłaty.
Zwrot środków z dotacji
Przekazane środki finansowe z dotacji, powinny
zostać wykorzystane do dnia 31 grudnia każdego
roku, w którym realizowane jest zadanie publiczne,
nie później jednak niż do dnia zakończenia realizacji
zadania publicznego.
Stosownie do art. 251 ustawy o finansach publicznych, dotacje udzielone z budżetu
jednostki samorządu terytorialnego w części niewykorzystanej do końca roku
budżetowego podlegają zwrotowi do budżetu tej jednostki w terminie do dnia 31
stycznia następnego roku. W przypadku gdy termin wykorzystania dotacji jest
krótszy niż rok budżetowy, niewykorzystana część dotacji podlega zwrotowi w
terminie 15 dni po upływie terminu wykorzystania dotacji.
Wykorzystanie dotacji następuje w szczególności przez zapłatę za zrealizowane
zadania, na które dotacja była udzielona, albo, w przypadku gdy odrębne przepisy
stanowią o sposobie udzielenia i rozliczenia dotacji, wykorzystanie następuje przez
realizację celów wskazanych w tych przepisach.
Niestety rozporządzenie MPiPS w § 12 określa inny termin zwrotu niewykorzystanej
dotacji, stanowiąc iż kwotę dotacji niewykorzystaną w terminie zleceniobiorca jest
zobowiązany zwrócić odpowiednio do dnia 15 stycznia następnego roku
kalendarzowego lub w terminie 15 dni od dnia zakończenia realizacji zadania
publicznego.
W takim przypadku powinny znaleźć zastosowanie przepisy ustawy o finansach
publicznych bowiem rozporządzenie jest aktem niższej rangi, a w ustawie o
działalności pożytku publicznego i o wolontariacie ustawodawca nie reguluje tej
kwestii.
Zwrot dotacji…. art. 252 ust. o fp
1. Dotacje udzielone z budżetu jednostki samorządu terytorialnego:
1) wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem,
2) pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości
- podlegają zwrotowi do budżetu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości
podatkowych, w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności, o których mowa w pkt 1 lub pkt 2.
2. W przypadku gdy termin wykorzystania dotacji, o których mowa w ust. 1, jest krótszy niż rok budżetowy,
podlegają one zwrotowi w terminie 15 dni po upływie terminu wykorzystania dotacji.
3. Dotacjami pobranymi w nadmiernej wysokości są dotacje otrzymane z budżetu jednostki samorządu
terytorialnego w wysokości wyższej niż określona w odrębnych przepisach, umowie lub wyższej niż
niezbędna na dofinansowanie lub finansowanie dotowanego zadania.
4. Dotacjami nienależnymi są dotacje udzielone bez podstawy prawnej.
5. Zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego podlega ta część dotacji, która została
wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem, nienależnie udzielona lub pobrana w nadmiernej
wysokości.
6. Odsetki od dotacji podlegających zwrotowi do budżetu jednostki samorządu terytorialnego nalicza się
począwszy od dnia:
1) przekazania z budżetu jednostki samorządu terytorialnego dotacji wykorzystanych niezgodnie z
przeznaczeniem;
2) następującego po upływie terminów zwrotu określonych w ust. 1 i 2 w odniesieniu do dotacji pobranej
nienależnie lub w nadmiernej wysokości.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
USTAWA
z dnia 17 grudnia 2004 r.
o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów
publicznych
Dz.U.05.14.114 ze zm.
Dyscyplina finansów publicznych – kto odpowiada…
Odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych
podlegają:
1)
osoby wchodzące w skład organu wykonującego budżet lub
plan finansowy jednostki sektora finansów publicznych albo jednostki
niezaliczanej do sektora finansów publicznych otrzymującej środki
publiczne lub zarządzającego mieniem tych jednostek;
2)
kierownicy jednostek sektora finansów publicznych;
3)
pracownicy jednostek sektora finansów publicznych, którym
powierzono określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej
lub czynności przewidziane w przepisach o zamówieniach
publicznych;
4) osoby gospodarujące środkami publicznymi przekazanymi
jednostkom niezaliczanym do sektora finansów publicznych.
Naruszenie dyscypliny finansów publicznych ze strony
administracji
Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest:
1) przekazanie dotacji z naruszeniem zasad lub trybu jej udzielania;
2) nierozliczenie przekazanej dotacji lub nieterminowe rozliczenie tej
dotacji;
3) nieustalenie kwoty dotacji podlegającej zwrotowi do budżetu.
Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest:
1) wydatkowanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem określonym
przez udzielającego dotację;
2) nierozliczenie otrzymanej dotacji lub nieterminowe rozliczenie tej
dotacji;
3) niedokonanie zwrotu dotacji w należnej wysokości lub
nieterminowe dokonanie zwrotu tej dotacji.
Sprawozdanie z realizacji zadania
publicznego…..
Część I. Sprawozdanie merytoryczne
1.
Informacja czy zakładane cele realizacji zadania publicznego zostały
osiągnięte w wymiarze określonym w części III pkt 6 oferty. Jeśli nie,
wskazać dlaczego.
Należy krótko opisać, czy zaplanowane cele realizacji zadania zostały
osiągnięte, w jakim stopniu lub gdy nie zostały osiągnięte – należy opisać
przyczyny, dlaczego.
2. Opis wykonania zadania z wyszczególnieniem organizacji pozarządowych,
podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia
2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, lub innych
podmiotów wykonujących poszczególne działania określone w części III
pkt 9 oferty.5
Opis powinien zawierać szczegółową informację o zrealizowanych działaniach
zgodnie z ich układem zawartym w ofercie lub jej aktualizacji, która była
podstawą przygotowania umowy. W opisie konieczne jest uwzględnienie
wszystkich planowanych działań, zakres, w jakim zostały one zrealizowane,
i wyjaśnienie ewentualnych odstępstw w ich realizacji, w odniesieniu do ich
zakresu, jak i harmonogramu realizacji.
3. Opis, w jaki sposób dofinansowanie z dotacji inwestycji
związanych z realizacją zadania wpłynęło na jego
wykonanie
Jeżeli z dotacji zostały dofinansowane inwestycje należy
opisać jaki miały wpływ na realizację zadania.
Jeżeli nie wpisać „nie dotyczy”.
4. Opis osiągniętych rezultatów
Należy odnieść się do wskazanych w ofercie rezultatów
realizacji zadania, czy i w jakim stopniu zostały osiągnięte.
5. Liczbowe określenie skali działań zrealizowanych w
ramach zadania
Należy użyć tych samych miar, które zapisane były w ofercie
realizacji zadania.
Proszę odnieść się do zawartych w ofercie – adresatów
realizacji zadania, podejmowanych działaniach, zgodnie z
zaplanowanym harmonogramem.
W przypadku realizacji zadania wspólnego, z podziałem na
poszczególnych oferentów.
Część II. Sprawozdanie z wykonania wydatków
1. Rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów (w zł)
W przypadku oferty wspólnej kolejni Zleceniobiorcy dołączają do tabeli informację o swoich kosztach.
IV
z tego pokryty z dotacji
koszt całkowity
z tego z pokryty dotacji
Koszty
merytoryczne
(z uwzględnieniem
kosztów
jednostkowych)
poniesione przez
…(nazwa
Zleceniobiorcy)8):
1) ……..
2) ……..
Ogółem
koszt całkowity
I
Całość zadania zgodnie z umową (w zł) Poprzedni okres sprawozdawczy (w zł)7) Bieżący okres sprawozdawczy - za
Kwoty z umowy
Gdy składane było sprawozdanie okres realizacji zadania publicznego (w
częściowe
zł)
Kwoty rzeczywiste
z tego
z tego pokryty
z tego z
z tego pokryty
z tego z
z tego pokryty
pokryty z
z wkładu
finansowych z wkładu
finansowych z wkładu
finansowych osobowego,
środków
osobowego,
środków
osobowego,
środków
w tym pracy
własnych,
w tym pracy
własnych,
w tym pracy
własnych,
społecznej
środków
społecznej
środków
społecznej
środków
członków
z innych
członków
z innych
członków
z innych
i świadczeń
źródeł, w
i świadczeń
źródeł, w
i świadczeń
źródeł, w
wolontariuszy
tym wpłat i wolontariuszy
tym wpłat i wolontariuszy
tym wpłat i
opłat
opłat
opłat
adresatów
adresatów
adresatów
zadania
zadania
zadania
publicznego
publicznego
publicznego
z tego pokryty z dotacji
Rodzaj kosztów
koszt całkowity
Lp.
Udokumentowa
ne:
 Umowa
 Karta czasu
pracy lub
potwierdzone
przez
upoważnione
osoby
oświadczenie
wolontariusza
2. Rozliczenie ze względu na źródło finansowania
Podsumowanie ogółem w tabeli 1 i 2 powinno być takie samo.
3. Informacja o kwocie przychodów uzyskanych przy realizacji umowy i odsetek
bankowych od środków z dotacji zgromadzonych na rachunku bankowym
Należy umieścić informację o ewentualnych przychodach uzyskanych podczas realizacji zadania, także odsetkach
bankowych uzyskanych od środków pochodzących z dotacji. Środki te powinny zostać wykorzystane na realizację
przedmiotowego zadania.
4. Zestawienie faktur (rachunków)
Dowodem poniesienia wydatku jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej
wraz z dowodami zapłaty. Wydatek musi być poniesiony w czasie obowiązywania umowy.
Każda faktura musi zawierać sporządzony w sposób trwały opis zawierający informacje: jakiego zadania dotyczy, jakie
było przeznaczenie zakupionych towarów, usług lub innego rodzaju opłaconej należności, wskazanie źródeł
finansowania - w jakiej części faktura została pokryta z dotacji – wskazanie numeru zawartej umowy. Informacja
powinna być podpisana przez osobę odpowiedzialną za sprawy finansowe w organizacji.
Wydatki pokryte ze środków dotacji i ze środków własnych i innych muszą być zgodne z zawartością tabeli nr 1
(rozliczenie ze względu na rodzaj kosztów).
Zestawienie faktur
Lp.
Numer
dokumentu
księgowego
Numer
pozycji
kosztorysu
(zgodnie
z częścią II.1 –
rozliczenie ze
względu na
rodzaj kosztów)
Data wystawienia Nazwa
dokumentu
kosztu
księgowego
Kwota
(zł)
Wpisać
należy
wszystkie
faktury dokumentuj
ące
całkowite
koszty
realizacji
zadania
Na każdym
dokumencie
księgowym
należy
wskazać
pozycję w
kosztorysie
Zwrócić
należy
uwagę na
zachowanie
ram
czasowych
– od
podpisania
umowy do
dnia
zakończenia
zadania
Kwota
z
faktur
y
Należy
napisać
jakiego
kosztu
faktura
dotyczy
Z tego
ze środków
pochodzących
z dotacji (zł)
Z tego ze środków
finansowych
własnych, środków
z innych źródeł w
tym wpłat i opłat
adresatów zadania
publicznego (zł)
Data zapłaty
Najpóźniej
ostatni
dzień
realizacji
zadania
Dziękuję za uwagę ;-)
Halina Michalak
insp. ds. promocji, kultury i współpracy
Urząd Miejski w Bobolicach
ul. Ratuszowa 1
76 - 020 Bobolice
tel. 94 34 58 417
tel. kom. 728814890
fax. 94 34 58 420
email: [email protected]