Transcript Nowe zasady dokonywania kontroli w ramach Programu

Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach
Procedury przeprowadzania kontroli projektów
realizowanych w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki
*
*
*
Zasady Kontroli w ramach Programu Operacyjnego
Kapitał Ludzki 2007-2013 z dnia 17 listopada 2010r.
obowiązujące od 01.01.2011r.
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach
Proces kontroli regulują następujące akty prawne:
Rozporządzenie Rady (WE) Nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiające
przepisy ogólne dotyczące EFRR, EFS oraz FS i uchylające rozporządzenie
1260/1999
Rozporządzenie Komisji (WE) Nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r.
ustanawiające szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE) nr
1083/2006 oraz Rozporządzenia (WE) Nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego
i Rady w sprawie EFRR
Rozporządzenie (WE) Nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady
z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego
i uchylające Rozporządzenie (WE) nr 1784/1999
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach
a także:

ustawa z dnia 6 grudnia 2006 r. o zasadach prowadzenia polityki rozwoju
(Dz. U. z 2009 r Nr 84 poz. 712 z późn. zm.),

ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych
(Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz.759 z późn. zm.),

ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych
(Dz. U. z 2009 Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.),

ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
(Dz. U. z 2009 r., Nr 152, poz. 1223 z późn. zam.),

ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych
(Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 z późn. zm.),
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach

rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji
z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych
osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny
odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania
danych osobowych (Dz. U z 2004 r. Nr 100, poz. 1024),
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach
KONTROLA NA MIEJSCU PRZEPROWADZANA PRZEZ IP II
Kontrola na miejscu obejmuje kontrolę w siedzibie beneficjenta oraz
kontrolę w miejscu realizacji usługi (wizytę monitoringową).
Celem wizytacji w miejscu realizacji projektu jest weryfikacja rzeczywistej
realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego projektu
(np. w miejscu szkolenia, konferencji itp.)
Kontroli na miejscu w siedzibie beneficjenta podlegają w szczególności
następujące obszary:
 weryfikacja zgodności projektu z założeniami oraz umową i wnioskiem
o dofinansowanie projektu
 prawidłowość rozliczeń finansowych:
- w przypadku wydatków rzeczywiście poniesionych – oryginały dokumentów księgowych w tym opisy na tych dokumentach (na podstawie reprezentatywnej próby),
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach
-
dowody zapłaty i inne dokumenty potwierdzające fakt zakupu zamówionych towarów /
usług,
- w przypadku wydatków rozliczanych ryczałtem w ramach kosztów bezpośrednich –
dokumentację potwierdzającą stopień wykonania rezultatów/ produktów / zadań,
- czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków projektu,
- czy wkład własny jest wniesiony zgodnie z harmonogramem projektu (w przypadku gdy
taki jest przewidziany w projekcie) i jeśli to możliwe, ujęty w wyodrębnionej ewidencji
wydatków projektu,
- czy w ramach projektu nie finansuje się zwykłej działalności jednostki realizującej
projekt, a jedynie koszty związane z realizacją projektu,
-
czy nie nastąpiło podwójne finansowanie wydatków w ramach PO KL oraz
w ramach Programu „Rozwój Obszarów Wiejskich 2007-2013” lub Programu
Operacyjnego „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów
rybackich 2007-2013”.
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach
- status podatkowy beneficjenta.

kwalifikowalność wydatków dotyczących personelu projektu:
- uzasadnienie wyboru osób zaangażowanych w realizację projektu,
- kwalifikowalność wydatków pod względem możliwości wystąpienia podwójnego
finansowania lub konfliktu interesów w przypadku zatrudnienia w projekcie
pracowników instytucji uczestniczących w realizacji PO KL,
- kwalifikowalność wydatków związanych z zatrudnieniem personelu projektu
na umowę o pracę, w tym sposób ustalenia proporcji zaangażowania personelu
projektu w niepełnym wymiarze czasu pracy,
- kwalifikowalność wydatków związanych z zaangażowaniem personelu projektu
na podstawie umów cywilnoprawnych,
- kwalifikowalność wydatków związanych z wynagrodzeniem osób, które wykonują
więcej niż jedno zadanie / funkcję w ramach projektu lub są zatrudnione w więcej
niż jednym projekcie.
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach

sposób rekrutacji uczestników projektu

sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu (w ramach
zbioru PEFS) zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych
osobowych

zgodność danych przekazywanych we wnioskach o płatność w części
dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją
dotyczącą projektu dostępną w siedzibie beneficjenta

poprawność udzielania zamówień publicznych, tj. prawidłowość stosowania
ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz przepisów
prawa wspólnotowego:
- czy spełnione zostały przesłanki zastosowania trybu udzielenia zamówienia (gdy
wybrano tryb inny niż przetarg nieograniczony i ograniczony) i ich spełnienie zostało
właściwie udokumentowane.
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach
- czy ustalenie wartości zamówienia było prawidłowe
- czy beneficjent posiada kompletny protokół postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego,
- czy SIWZ jest kompletna, tj. zawiera wszystkie elementy zawarte w art. 36 ustawy
np. opis przedmiotu zamówienia, tryb udzielania zamówienia, kryteria dotyczące
wyboru oferty,
- czy ogłoszenia o postępowaniach prowadzonych przez zamawiających przekazywane
są do publikacji zgodnie z przepisami ustawy,
- czy umowa podpisana z wykonawcą została przygotowana zgodnie z warunkami
określonymi w SIWZ.

poprawność stosowania zasady konkurencyjności (beneficjenci realizujący
zamówienia powyżej 14 tys. euro, którzy nie są zobligowani do stosowania
ustawy Prawo zamówień publicznych). Kontroli podlega w szczególności fakt
sporządzenia protokołu zawierającego co najmniej:
- informację do których trzech potencjalnych wykonawców wysłano zapytania
ofertowe lub informację o tym, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych
wykonawców z uzasadnieniem,
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach
- informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego,
- wykaz ofert, które wpłynęły w odpowiedzi na zapytanie ofertowe wraz ze
wskazaniem daty wpływu oferty od beneficjenta oraz podaniem danych z ofert,
które stanowią odpowiedź na kryteria oceny ofert,
- wskazanie wybranej oferty z uzasadnieniem wyboru,
- datę sporządzenia protokołu i podpis beneficjenta lub osoby upoważnionej.
poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do
których nie mają zastosowania zapisy ustawy PZP i zasady konkurencyjności

(są racjonalne, efektywne, wybrane w sposób przejrzysty i udokumentowane):
-
czy poprawnie udokumentowano rozeznanie rynku przy dokonaniu zakup
usługi lub towaru (beneficjent powinien wykazać, że cena towaru lub usługi to
cena rynkowa).
poprawność udzielenia pomocy publicznej

-
czy beneficjent posiada oświadczenie beneficjenta pomocy o kwocie udzielonej
pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych,
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach
- czy beneficjent będący jednocześnie beneficjentem pomocy publicznej posiada
zaświadczenie o kwocie udzielonej mu pomoc de minimis w ciągu ostatnich
trzech lat kalendarzowych,
W ramach wyłączeń blokowych kontrola obejmuje:
- zgodność wysokości udzielonej pomocy z odpowiednimi pułapami
intensywności,
- czy udzielona pomoc publiczna oraz wymagany wkład prywatny zostały
obliczone w sposób prawidłowy,
- czy beneficjent pomocy publicznej nie prowadzi działalności w sektorze
wykluczonym ze wsparcia.
Wojewódzki Urząd Pracy
Wojewódzki
w Kielcach
Urząd Pracy
w Kielcach
 prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych:
- sposób informowania o realizacji projektu i dofinansowania z EFS,
- prawidłowość oznaczenia dokumentacji związanej z realizacją projektu,
- sposób oznakowania wyposażenia i innych rzeczy zakupionych w ramach
projektu,
- adekwatność podjętych działań informacyjno – promocyjnych w tym m. in.
przygotowania materiałów promocyjnych w stosunku do celu projektu,
- sposób informowania uczestników projektu o udziale w projekcie
współfinansowanym z EFS.
 sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach
Wizyta monitoringowa
Wizyty monitoringowe są przeprowadzane na ogół bez zapowiedzi.
Zakres wizyty monitoringowej obejmuje sprawdzenie:

czy jest zgodna z umową / decyzją o dofinansowanie projektu,
harmonogramem oraz umową na realizację usługi,

czy zakres tematyczny szkolenia/ warsztatu/ konferencji jest zgodny
z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu,

czy pomieszczenia są oznakowane plakatami lub tablicami z logo PO KL i UE,
informującymi o współfinansowaniu projektu z EFS,
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach

czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe, które są oznakowane
zgodnie z zasadami informowania i promowania projektów w ramach POKL,

czy beneficjent posiada dokumenty potwierdzające zrealizowanie usługi
zgodnie z liczbą osobogodzin zawartą w umowie z wykonawcą na realizację
usługi.
Podczas wizyty przeprowadzana jest ankieta /wywiad wśród
uczestników w celu poznania ich opinii na temat realizowanej
usługi.
Wojewódzki Urząd Pracy
Wojewódzki
w Kielcach
Urząd Pracy
w Kielcach
Najważniejsze zmiany nowych Zasad Kontroli w ramach
PO KL 2007-2013 obowiązujące od 01.01.2011 r. dotyczą:
• dostosowania procesu kontroli do zmienionych Wytycznych
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL w obszarze
kwalifikowalności wydatków dotyczących personelu projektu,
stosowania zasady konkurencyjności i przejrzystości wydatków oraz
efektywnego zarządzania finansami przy realizacji zamówień
określonej wartości.
• doprecyzowania zapisów w zakresie przeprowadzenia analizy
ryzyka i metodologii doboru próby projektów do kontroli,
• zmiany wzoru informacji pokontrolnej oraz list sprawdzających
(złączanych do informacji pokontrolnej) w celu zwiększenia
efektywności kontroli i wzmocnienia nadzoru nad jednostkami
kontrolowanymi oraz zwiększenia przejrzystości dokumentu,
Wojewódzki Urząd Pracy
Wojewódzki
w Kielcach
Urząd Pracy
w Kielcach
• uszczegółowienia zapisów w celu zapewnienia właściwego
dokumentowania prowadzonych procesów (ścieżki audytu).
Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia
22 listopada 2010 r. obowiązują od 01.01.2011 r.
Załącznikiem nr 1 do ww. Wytycznych są Zasady dotyczące prowadzenia
postępowań o udzielenie zamówienia publicznego finansowanych ze
środków EFS.
Wojewódzki Urząd Pracy
Wojewódzki
w Kielcach
Urząd Pracy
w Kielcach
Głównym celem niniejszych zasad jest zagwarantowanie wprowadzenia
mechanizmów pozwalających na zminimalizowanie ryzyka występowania
nieprawidłowości w tym zakresie.
Baneficjenci powinni m.in.:
opracować instrukcję (regulamin, zasady) dotyczące procedur
udzielania zamówień publicznych. W przedmiotowym dokumencie powinny
zostać określone najważniejsze działania realizowane w trakcie procedury udzielania
zamówień publicznych wraz ze wskazaniem terminów dokonywania poszczególnych
czynności oraz stanowisk odpowiedzialnych za ich dokonanie. Dokument ten
powinien zawierać wykaz wszystkich dokumentów, formularzy, które należy
przechowywać w dokumentacji przetargowej.
dokumentować i archiwizować do celów dowodowych uzasadnienie
wyboru trybu zamówienia w przypadku wyboru innego niż przetarg
nieograniczony i ograniczony.
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach

sporządzić szczegółowy plan prac obejmujący wszystkie przetargi
(nieograniczone i ograniczone). Powinien mieć formę tabeli (np. arkusz
kalkulacyjny) zawierający informacje o każdym przetargu oraz terminie
zakończenia etapu/zadania wraz ze wskazaniem osób odpowiedzialnych.

szacować wartości zamówienia w oparciu o rozeznanie rynku i je
dokumentować oraz archiwizować do celów dowodowych
przeprowadzonej analizy w celu zapewnienia ścieżki audytu. W celu
zapewnienia właściwego szacowania wartości zamówienia należy przeprowadzić
rozeznanie rynku, min. 3 podmiotów, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych
wykonawców danego zamówienia. W przypadku ich braku, zamawiający powinien
przedstawić uzasadnienie wskazujące na obiektywne przesłanki potwierdzające ten
fakt.

dokumentować wszystkie czynności w przypadku zastosowania
niekonkurencyjnych trybów wynikających z ustawy z dnia 29 stycznia
2004 r. Prawo zamówień publicznych. Zamawiający są zobligowani do
publikowania informacji o wszczęciu postępowania na swoich stronach internetowych,
o ile posiadają taką stronę oraz w swoich siedzibach.
Wojewódzki Urząd Pracy
Wojewódzki
w Kielcach
Urząd Pracy
w Kielcach
Przeprowadzone czynności, w szczególności wybór oferty jest dokumentowany
protokołem, do którego załączone są zebrane oferty. Protokół powinien zawierać
co najmniej:
• informację o szacowaniu wartości zamówienia, w tym sposobie rozeznania rynku,
• informację o sposobie upublicznienia informacji o wszczęciu postępowania,
• wykaz ofert z podaniem m. in. daty wpłynięcia oferty do zamawiającego lub
informację o braku złożonych ofert,
• wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem wyboru,
• datę sporządzenia protokołu i podpis zamawiającego.
zapewnić poufność procesu udzielania zamówienia.
przeprowadzić analizę potrzeb kadrowych.
Określenie ilu pracowników, o jakich kwalifikacjach jest w stanie zapewnić
wykonanie zadania. Ocena potrzeb kadrowych powinna być udokumentowana
i dostępna w trakcie kontroli.
Wojewódzki Urząd Pracy
w Kielcach
Zasady kontroli w ramach Programu Operacyjnego Kapitał
Ludzki 2007-2013 oraz Wytyczne w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach PO KL wraz z załącznikiem nr 1: Zasady
dotyczące prowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia
publicznego finansowanych ze środków EFS dostępne są na
stronach internetowych MRR i WUP
Wojewódzki Urząd Pracy
Wojewódzki
w Kielcach
Urząd Pracy
w Kielcach
Dziękuję za uwagę