Transcript excel_parte2

LABORATORIO
ALFABETIZZAZIONE
INFORMATICA
- EXCEL (PARTE 2) -
Monica Perrero
[email protected]
Calcolare


Il foglio elettronico ha il suo punto di forza negli
strumenti di calcolo, che permettono di mettere in
relazione i dati della tabella ed effettuare operazioni su
di essi.
Oltre alla somma, alla sottrazione, alla moltiplicazione e
alla divisione, Excel permette di fare calcoli molto più
complessi, una potenzialità che si rivela utile quando
occorrono risultati statistici, calcoli scientifici o formule
finanziarie per elaborare i dati introdotti nei fogli di
lavoro.
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

Le formule sono istruzioni utilizzate per calcolare il
valore di una cella. Si basano sulle relazioni tra due o
più celle.
Tipi di operatori utilizzabili con Excel e il loro significato:







+
*
/
%
^
&
somma
sottrazione
moltiplicazione
divisione
percentuale
elevamento a potenza
concatenazione di stringhe
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Inserire una formula

Per inserire una formula (es. somma di due numeri)
bisogna seguire i seguenti passi:







selezionare le cella all’interno della quale si vuole venga
visualizzato il risultato
Inserire all’interno di essa il simbolo =
Inserire il riferimento della cella che contiene il primo
addendo o cliccare su di essa (es. A1)
Inserire l’operatore (ad. es. Il simbolo +)
Inserire il riferimento della cella che contiene il secondo
addendo o cliccare su di essa (es. A2)
Premere il tasto INVIO o selezionare il segno di spunta
verde accanto alla barra delle formule
Esempio: =(A1+A2)
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
E’ possibile scrivere delle formule inserendo, invece del
riferimento della cella (es. A1), il nome che le e’ stato
assegnato


Es. =(Novembre + Dicembre)
Per fare accettare a Excel le etichette come parte di una
formula e’ necessario selezionare Strumenti/Opzioni,
scegliere la scheda Calcolo della finestra di dialogo
Opzioni e quindi fare clic sulla casella di controllo
Accetta etichette nelle formule.
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Lavorare con le parentesi


Nelle formule più semplici di solito si trovano dei
riferimenti di cella e un operatore, come E5*F2.
È possibile creare formule più complesse, che
prevedano lo svolgimento di più operazioni. In questo
caso diventa necessario introdurre nella formula delle
parentesi che rappresentano i dati e stabiliscono priorità
tra le operazioni.
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
Esempio: E2=2, E3=3, E4=2, E5=4
Se si scrive la seguente formula E2+E3+E4*E5, il risultato
fornito da Excel sara’ 13, perche’, rispettando le regole
standard della matematica sull’ordine di precedenza, la
moltiplicazione tra E4 e E5 verra’ effettuata prima
dell’addizione.
 Se si volesse sommare E2+E3+E4 e poi moltiplicare il
risultate per E5 bisognerebbe inserire delle parentesi, in
questo modo: (E2+E3+E4)*E5. In questo caso il risultato
fornito da Excel sara’, correttamente, 28.


Quando si hanno riferimenti di cella multipli è quindi
necessario organizzarli tra parentesi, per essere sicuri
che Excel svolga i calcoli nell’ordine voluto.
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Esercizio

Aprite un nuovo file Excel e inserite una tabella come
questa:





Tutte le celle devono essere bordate e il bordo esterno della
tabella deve essere piu’ spesso
Il testo alla riga 1 deve avere dimensione 12 e grassetto
La riga 1 deve avere sfondo giallo
I valori nelle altre righe devono avere dimensione 10
I valori della colonna A devono essere espressi in Euro
(utilizzate l’apposito strumento!)
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Esercizio (continua)
Nella cella C2 scrivete una formula che consenta di
sommare A2 con B2
 Nella cella C3 scrivete una formula che consenta di
sottrarre B3 ad A3
 Nella cella C4 scrivete una formula che consenta di
moltiplicare A4 con B4
 Nella cella C5 scrivete una formula che consenta di
dividere B5 da A5
 Nella cella C6 scrivete una formula che consenta di
sommare tra loro i valori contenuti in C2,C3,C4 e divida
il risultato per il valore contenuto in C5 (utilizzando le
parentesi!)

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Le funzioni


Excel fornisce delle scorciatoie per inserire formule
matematiche in modo piu’ veloce. Mentre le formule
richiedono di selezionare dei riferimenti di cella e
inserire un operatore, in modo da dire a Excel se
sommare, sottrarre, moltiplicare o dividere, una
funzione ha bisogno soltanto dei riferimenti di cella.
Le funzioni devono essere introdotte con la stessa
sintassi utilizzata per le formule, cioè iniziando con il
segno =, digitando il nome della funzione
specificando le celle o l’intervallo delle celle su cui
applicare la formula (i parametri), racchiuso tra
parentesi.
10

Es. La somma dei valori contenuti nelle celle E1, E2, E3
e E4 puo’ essere scritta anche nel seguente modo:


Se si vuole applicare una formula ad un’intervallo di
celle (una serie di celle contigue) non e’ necessario
scrivere i riferimenti di tutte le celle da utilizzare
nell’operazione
(es.A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10), ma e’
possibile utilizzare la notazione per indicare un’intervallo
di celle, in questo caso, per esempio:


=SOMMA(E1;E2;E3;E4)
(A1:A10), cioe’ tutti i valori delle celle comprese tra A1 e
A10
La formula potra quindi anche essere espressa in questo
11
modo:

=SOMMA(A1:A10)

Excel fornisce un numero molto elevato di funzioni
disponibili, le piu’ comuni sono le seguenti:
SOMMA: =SOMMA(A1:A5) somma i valori contenuti in
un insieme di celle
 MAX: =MAX(A1:A5) trova il numero maggiore
contenuto in un insieme di celle
 MIN: =MIN(A1:A5) trova il numero minore contenuto
in un intervallo di celle
 MEDIA: =MEDIA(A1:A5) calcola il valore medio di un
insieme selezionato
 CONTEGGIO: =CONTA.NUMERI(A1:A5) fornisce il
numero delle celle selezionate che contengono numeri

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

E’ possibile inserire velocemente una funzione
utilizzando il tasto funzione presente sulla barra degli
strumenti e caratterizzato dal simbolo Σ. Se si clicca su
questo simbolo verra’ inserita la funzione di somma.
Se invece si clicca la freccia a fianco del simbolo verra’
visualizzato un menu a tendina contenente un elenco di
funzioni piu’ comuni (min, max, media, conteggio),
oltre alla possibilita’ di accedere all’elenco di tutte le
funzioni disponibili, selezionando l’ultima voce del menu
(altre funzioni)
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


Generalmente la cella nella quale si inserisce una delle
formule e’ successiva all’intervallo di celle che
contengono i valori cui applicarla.
Quando si clicca sull’icona Σ o si sceglie una delle altre
funzioni suggerite, Excel individua immediatamente
l’intervallo di celle a cui applicare la funzione,
evidenziandole con una linea tratteggiata.
Se l’intervallo e’ corretto e’ sufficiente dare l’ok
premendo il tasto INVIO
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

Se invece l’intervallo proposto da Excel non e’ corretto
e’ possibile modificare la selezione “trascinando” il
rettangolo con il pulsante sinistro del mouse per
spostare, ampliare o restringere la selezione.
Un’altra possibilita’ e’ quella di andare a modificare le
celle di riferimento a mano direttamente nella barra
delle formule oppure facendo doppio clic nella cella
contenente la formula.
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Esercizio

Andate su un nuovo foglio e inserite una tabella come
questa:







Tutte le celle devono essere bordate
Il testo alla riga 1 deve avere dimensione 14 e grassetto
La riga 1 deve avere sfondo azzurro
Il testo alla riga 2 deve avere dimensioni 12 e grassetto
I valori nelle altre righe devono avere dimensione 10
I giorni della settimana devono essere scritti utilizzando il
comando che permette di inserire una serie di dati e devono 16
essere scritti in rosso
Le celle contenente i numeri devono essere centrate
Esercizio (continua)
Nella cella E3 scrivere la FUNZIONE che consenta di
sommare B3, C3 e D3
 Nella cella E4 scrivere la FUNZIONE che consenta di
trovare il numero piu’ grande tra quelli contenuti in B4,
C4 e D4
 Nella cella E5 scrivere la FUNZIONE che consenta di
trovare il numero piu’ piccolo tra quelli contenuti in B5,
C5 e D5
 Nella cella E6 scrivere la FUNZIONE che consenta di
calcolare la media dei valori contenuti in B6, C6 e D6
 Nella cella E7 scrivere la FUNZIONE che consenta di
contare il numero di celle che contengono numeri tra le 17
celle B7, C7 e D7

Copiare le formule

Quando nel foglio di lavoro si trovano delle righe o
colonne di numeri che utilizzano lo stesso tipo di
formula, per esempio quattro colonne di numeri che
visualizzano tutte un totale nell’ultima cella, si può
copiare una formula esistente.
Se si vogliono sommare i primi dieci numeri delle
colonne A,B,C e D, per esempio, si puo’ scrivere la
formula una sola volta nella casella A11,
=SOMMA(A1:A10), e poi copiarla nella cella B11, C11 e
D11.
 Per copiarla basta semplicemente fare clic sulla cella
contente la formula (es.A11) e premere CTRL+C o fare18
clic sul pulsante Copia sulla barra degli strumenti.



Excel evidenzia una linea tratteggiata attorno alla cella
selezionata.
A questo punto si puo’ selezionare la cella (o le celle)
all’interno della/e quale/i copiare le formule (es.
l’intervallo di celle B11:D11) e premere CTRL+V
oppure fare clic sul pulsante Incolla. Excel copia la
formula e visualizza il risultato della somma nei numeri
di ogni colonna nelle rispettive celle.
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Riferimenti relativi e assoluti
Per impostazione predefinita, quando si inserisce una
formula, Excel utilizza i riferimenti relativi.
 Ciò significa che se ad esempio viene copiata una
formula dalla colonna A alla colonna B, le operazioni
saranno fatte sui contenuti della colonna di
destinazione, cioè la colonna B (e non più sui contenuti
della colonna di origine, la colonna A)

Contenuti numerici
Formula della cella A3
Dopo il copia e incolla la formula
cambia riferimento ed esegue i calcoli
sui dati della colonna di destinazione
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Risultato della somma A
Risultato della somma B
Esiste un altro modo per fare riferimento ad una cella: il
modo assoluto
 In questo caso i riferimenti si riferiscono alle celle in
base alla loro posizione fissa nel foglio di lavoro. Quindi
se viene copiata una formula dalla colonna A alla
colonna B, le operazioni saranno comunque fatte sui
contenuti della colonna di origine, cioè la colonna A (e
non sui contenuti della colonna B)

Regola:
Per rendere assoluto un riferimento
bisogna aggiungere nella formula il
simbolo $ (dollaro) prima della lettera
della colonna e prima del numero
della riga
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Modificare le formule


Spesso capita di dover modificare le formule che sono
già state inserite oppure di riscontrare un errore e
dover ricontrollare tutte le formule presenti nel foglio di
lavoro.
Il primo passo consiste nella visualizzazione delle
formule. Le celle che contengono formule, infatti,
visualizzano i risultati e non le formule vere e proprie e
hanno quindi lo stesso aspetto delle celle che
contengono numeri puri e semplici. Per rintracciarle,
bisogna selezionare la voce Opzioni del menu
Strumenti: apparirà la scheda Visualizza delle
finestra di dialogo Opzioni, in cui si deve fare clic sulla
casella formule e quindi su OK.
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A questo punto Excel visualizza tutte le formule presenti
nel foglio di lavoro (se poi si vuole nasconderle basta
eseguire di nuovo la procedura e disattivare la casella).
 Per modificare una formula, per esempio digitando una
parentesi o aggiungendo un altro riferimento di cella, e’
necessario cliccare sulla cella che la contiene.

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Esercizio

Andate su un nuovo foglio e inserite una tabella come
questa:
Nella cella A7 inserite una formula o una funzione che
calcoli la somma dei valori contenuti dalla cella A2 alla
cella A6
 Nella cella B7 RICOPIATE la formula contenuta in A7
 Nella cella B8 copiate la formula contenuta in A7, ma
modificatela in modo che i riferimenti alle celle siano
assoluti e relativi all’intervallo di celle da A2 a A6

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I messaggi di errore


Excel dispone di una serie di messaggi di avvertimento
che vengono visualizzati nelle celle quando la formula
inserita risulta errata o contiene riferimenti sbagliati.
Di seguito sono elencati i più comuni messaggi di errore
che possono comparire nel comporre le formule e il loro
significato.
####: la colonna non è abbastanza larga per
visualizzare tutti i valori della cella.
In questo caso non si tratta di un errore, ma soltanto di un
problema di visualizzazione, è sufficiente allargare la colonna
o rimpicciolire i caratteri contenuti nella cella per risolvere il
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problema.
•
•
#VALORE!: la formula contiene un operatore non valido:
per esempio si sta cercando di sommare numeri a dati
testuali.
•
#NUM!: la formula sta usando un numero non valido per
quel tipo di operazione.
•
#NOME!: la formula fa riferimento a un nome di cella
sconosciuto.
•
#RIF!: la formula contiene un riferimento a una cella non
valido. Questo messaggio si può avere, per esempio, quando
la cella alla quale fa riferimento la formula è stata cancellata.
•
#DIV/0!:il divisore di una formula è uguale a zero.
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•
#N/D:questo messaggio viene visualizzato quando il valore
che occorre a una funzione o a una formula non è
disponibile. Se certe celle del foglio di lavoro non destinate a
contenere dati non ancora disponibili, potete immettere
direttamente il valore #N/D in queste celle in queste celle. In
questo modo le formule che fanno riferimento a esse non
calcoleranno alcun valore e restituiranno semplicemente il
valore #N/D.
•
#NULLO: si è specificata un’intersezione di due aree che
non si intersecano. La causa può essere l’utilizzo di un
operatore di intervallo non corretto o di un riferimento di
celle errato.
•
RIFERIMENTI CIRCOLARI: può accadere di scrivere una
formula in una cella includendo l’indirizzo della cella stessa tra
le celle di riferimento: questo tipo di errore è chiamato errore
circolare.
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Operazioni su stringhe di
testo
Tra i valori su cui è possibile compiere operazioni ci
sono anche le stringhe di testo.
 Per fare un esempio, se si ha una tabella di iscritti
all’universita’ si puo’ “sommare” la lista di nomi degli
iscritti (contenuta ad es. nella colonna A) a quella del
corso di laurea cui sono iscritti (contenuta ad es. nella
colonna D), in modo tale che i due valori appaiono
concatenati.

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


Per sommare due stringhe testuali si utilizza l’operatore
di concatenazione contrassegnato dal segno &.
Se, per esempio, nella cella A2 è contenuto il nome
Marco Rossi e nella cella D2 e’ indicato il corso di laurea
a cui e’ iscritta, cioe’ Informatica, è possibile
concatenare i due valori nella cella E2, inserendo nella
cella la formula: =A2&D1.
Fra il nome e il corso di laurea non è presente alcuno
spazio di separazione; per aggiungere uno spazio è
necessario modificare leggermente la formula e inserire
delle virgolette di separazione fra un elemento e l’altro,
scrivendo la formula in questo modo: =A2&” “&D2. 29

Dopodiche’ e’ sufficiente copiare la stessa formula in
tutte le altre celle.
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Esercizio
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Andate su un nuovo foglio e inserite una tabella come
questa:
Nella cella D2 inserite la formula per concatenare la
cella contenente il nome e cognome della riga 2 con la
cella contenente il lavoro (sempre della riga 2), in modo
tale che i due valori siano separati da uno spazio
 Copiare la formula anche in D3 e D4

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Altre funzioni utili: calcolo
automatico
Poiche’ la somma e’ la funzione piu’ utilizzata di Excel,
quando si seleziona una intervallo di celle, sulla barra di
stato si attiva la funzione Calcolo automatico, che
visualizza il risultato della somma dei valori selezionati.
 In questo modo è possibile verificare la somma dei
valori nel foglio senza dover introdurre una formula, ma
semplicemente spostandosi e selezionando le celle che
interessano. Si tratta di un risultato temporaneo che
naturalmente non è convalidato nel foglio di lavoro.

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
È possibile anche modificare la funzione Calcolo
automatico, trasformandola per esempio da Somma a
Media. Se ci si posiziona sulla cornice Somma nella
barra di stato e si fa clic con il pulsante destro del
mouse Excel apre un menu dove sono contenute tutte
le operazioni che è possibile compiere attraverso la
semplice selezione delle celle.
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Altre funzioni utili: individua
intervallo
Excel offre uno strumento specifico, Individua
Intervallo, che permette di identificare l’insieme delle
celle utilizzato in una formula, in modo da visualizzarlo e
modificarlo più facilmente.
 Se si fa doppio clic sulla cella che contiene una formula,
infatti, Excel evidenzia con un brodo colorato l’intervallo
di celle a cui la formula fa riferimento.

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Altre funzioni utili: ordina
Come per Word, sulla barra degli strumenti e’ presente
l’icona di ordinamento (crescente o decrescente) che
consente di ordinare automaticamente i valori di una
colonna (siano essi numerici o alfabetici.
 Nel caso di piu’ colonne Excel permette inoltre di
decidere in base a quale colonna effettuare
l’ordinamento. Per attivare questa funzione e’
necessario accederer al menu Dati, quindi scegliere la
voce Ordina

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
Ad esempio se abbiamo una tabella di questo tipo:
E’ possibile ordinare le righe secondo la colonna
contenente le eta’, in modo tale da avere l’elenco delle
persone in ordine di eta’ (dal piu’ giovane al piu’
vecchio):
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