Transcript CERAMAH 9 FEB 2014 - PPD KMY

PENGURUSAN KEWANGAN
SEKOLAH
Disediakan oleh: Puan Irma Izura Binti Ismail
Ketua Audit Sekolah Kedah
BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH KEDAH
OBJEKTIF
Menerapkan kefahaman yang mendalam
terhadap konsep, sistem dan peraturan
yang terlibat dalam pengurusan kewangan
sekolah.
 Memahami dengan jelas perkara-perkara
yang menyebabkan penyata dan
pengurusan kewangan sekolah diberikan
SIJIL AUDIT BERTEGURAN
 Meningkatkan Akauntabiliti Pengurusan
Kewangan sekolah

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN
YANG BERKUATKUASA





AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1957
( disemak 1972)
ARAHAN PERBENDAHARAAN
AKTA PENDIDIKAN 1996 (PERATURAN
AKAUN DAN AUDIT 2002)
TATACARA PENGURUSAN PERAKAUNAN
KUMPULAN WANG SEKOLAH EDISI KE 2012
(TPPKWS) (TERBITAN BAHAGIAN AKAUN
KPM)
PEKELILING – PEKELILING KEWANGAN
YANG BERKUATKUASA
APAKAH ITU PENYATA
KEWANGAN TAHUNAN ?
Penyata yang menunjukkan
kedudukan kewangan bagi tahun
berakhir 31 Disember bagi
kumpulan wang yang
disenggarakan oleh sekolah.
KENAPA PENYATA PERLU
DISEDIAKAN ?

Mengikut perkara 6 Peraturan Pendidikan
(Akaun dan Audit) 2002 yang dikeluarkan
di bawah Akta Pendidikan 1996 :“Pengurus sekolah hendaklah bertanggungjawab
bagi penyediaan suatu penyata kewangan
tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap
tiap tahun mengikut prinsip perakaunan yang
diterima umum”
Bilakah Penyata Kewangan Perlu
dikemukakan ?

Mengikut perkara 6 Peraturan Pendidikan
(Akaun dan Audit) 2002 yang dikeluarkan di
bawah Akta Pendidikan 1996 :“ Pengurus sekolah hendaklah bertanggungjawab
mengemukakan Penyata Kewangan itu kepada KPTJ
yang kemudiannya hendaklah mengemukakan
penyata kewangan tahunan itu kepada Bahagian Audit
Sekolah tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya’’
Sambungan…

Walau bagaimanapun,mengikut Surat
Pekeliling Kewangan Bil 4/88 :“Sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata
Kewangan akaun tersebut satu bulan lebih awal
iaitu pada atau sebelum 28/29 Februari tahun
berikutnya bagi membolehkan pelarasan atau
pembetulan dibuat pada penyata akaun tersebut
jika didapati perlu”
Sambungan…
1 Jan
28/29 Feb
SPK Bil.4/1988
Perkara 6 Akta Pendidikan 1996
31 Mac
Kawalan Pengurusan
i. TPPKPWS 1.1.3(b)
Penyata kewangan hendaklah dikemukakan ke BAS
sebelum 31 Mac
ii. TPPKWS 2.5
Juruaudit Dalaman dilantik dan Laporan Hasil
Pemeriksaan disediakan.
iii. TPPKWS 2.6.1 & SPK6/2009
Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun
dilantik dan bermesyuarat sekurang-kurangnya 3
bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku tahun
Sambungan…
iv.TPPKWS 2.7 & AP309
Pemeriksaan Mengejut dijalankan secara
berkala dan tidak kurang dari sekali dalam
tempoh 6 bulan ke atas peti besi/peti wang
tunai/setem/barang berharga serta direkodkan
dalam buku pemeriksaan mengejut
v. TPPKWS 2.9, AP306 & SPP BIL14/1980
Laporan/pertanyaan Audit telah dijawab dalam
tempoh 1 bulan dari tarikh surat audit
Sambungan…
vi. TPPKWS 2.2.2 & Surat Perwakilan Kuasa Pegawai
Pengawal KPM dibawah AP11
Surat kebenaran menjalankan tugas dibuat secara
bertulis dan teratur
vii. SP Bah. Kew. Bil 1/2003 & Bil 9/2004
Rekod dan dokumen kewangan diselenggarakan
mengikut format
xi. Carta Organisasi disediakan dan dikemaskini
Sambungan…
viii.TPPKWS 6.5
Rekod Subsidiari (DKS 007) diselenggara dengan
lengkap dan kemaskini
ix. PKPA Bil. 8/1991
Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja disedia dan
dikemaskini
x. Semakan rekod hendaklah dilakukan secara berkala
Kawalan Terimaan
PENYELENGGARAAN REKOD DAN
DOKUMEN TERIMAAN
i.
TPPKWS 4.2.3 & 4.3.9
Buku resit diperiksa dan disahkan
kandungannya sebaik sahaja diterima dari
PNB
ii. TPPKWS 4.3.10
Buku resit yang diterima dan dikeluarkan
direkodkan di dalam Daftar Stok Buku
Resit
Sambungan…
iii.TPPKWS 4.3.11
Buku resit dikeluarkan mengikut susunan
nombor siri
v. AP 68
Buku resit disimpan ditempat yang selamat
dan berkunci
Sambungan…

Pengurusan Pungutan
i.Pastikan surat kelulusan bagi semua jenis
pungutan mendapat kelulusan Pendaftar
Sekolah dan surat edaran kepada ibubapa
selaras dengan kelulusan
ii.TPPKWS 4.3.2
Kebenaran secara bertulis diberikan kepada
penerima wang/pemungut
Sambungan…
iii.TPPKWS 4.2.1
Semua pungutan/terimaan dikeluarkan resit
rasmi (RM01/RP01)
iv.TPPKWS 4.3.5
Pengeluaran resit rasmi pejabat dikendalikan oleh
2 pegawai yang diberi kebenaran
v. TPPKWS 4.3.7
Tiada pindaan dibuat pada resit
Sambungan…
vi.TPPKWS 4.3.13
Baki helaian resit murid yang tidak digunakan
sehingga akhir tahun dibatalkan
vii.TPPKWS 4.2.5
Pungutan yang dibuat oleh Guru Kelas/Penyelia
Asrama direkodkan dalam borang kutipan dan serahan
guru ke pejabat dan diserahkan kepada pengurus
sekolah pada hari yang sama.
Sambungan…
ix. TPPKWS 4.2.9
Pungutan melebihi RM500.00 dibankkan
pada hari pungutan atau pada hari esoknya.
x. TPPKWS 4.3.15
Pungutan yang tidak dapat dibankkan pada
hari pungutan dibuat hendaklah disimpan
dalam peti besi/tempat yang berkunci .
Sambungan…
xi.TPPKWS 4.2.12
Salinan slip bayar masuk bank yang telah diakui
terima oleh bank hendakalh disemak dengan
buku tunai oleh pengurus sekolah dan
ditandatangan ringkas berserta tarikh sebelum
difailkan mengikut jenis kumpulan wang
xii.TPPKWS 4.1
Semua terimaan/pungutan direkodkan dengan
betul di Buku Tunai mengikut jenis kumpulan
wang
Sambungan…
xiii. AP 61
Notis pemberitahuan kepada orang awam
untuk meminta resit penerimaan hendaklah
dipamerkan ditempat yang mudah dilihat
xiv. SPK Bil. 8 Tahun 2012
Tuntutan Bantuan per Kapita adalah
mematuhi peraturan sedia ada (berdasarkan
bilangan murid)
Sambungan…

Lebihan Peruntukan bagi Bantuan berikut
hendaklah dipulangkan semula kepada
Bahagian Kewangan, KPM :
SPK Bil 8/2012 – sebelum 30 Jun
Sambungan…

Akaun Belum Terima
i. TPPKWS 10.3
Pendapatan yang diterima sehingga akhir tahun
kewangan direkodkan dalam daftar ABT
ii.TPPKWS 10.5
ABT yang belum diterima selepas 6 tahun
dilaporkan kepada Bahagian Kewangan,KPM
melalui KPTJ
iii.TPPKWS 10.6.1
Pelarasan ABT dibuat dalam tahun kelulusan
diperolehi
Kawalan Perbelanjaan

PENYELENGGARAAN REKOD DAN DOKUMEN
BAYARAN
i. Daftar-daftar berikut diselenggarakan dengan lengkap
dan kemaskini :- TPPKWS 11.5.1 (d)
Daftar Stok Pesanan Sekolah
- TPPKWS 5.3.2/5.3.3
Daftar Bil.
- TPPPKWS 5.13.3
Daftar Stok Buku Cek
- TPPKWS 5.11
Daftar Cek Batal.
Sambungan…
ii. TPPKWS 5.13.1 & 5.13.2
Buku Cek diperiksa dan disahkan kandungannya
sebaik terima dari pihak bank
iii. TPPKWS 5.13.4
Buku Cek yang belum/tidak digunakan disimpan
dalam peti besi/tempat yang berkunci
iv. TPPKWS 6.3.7-6.3.9
Buku Tunai diimbangkan pada akhir setiap bulan
dan ditandatangani berserta tarikh oleh penyedia dan
pengesah
Sambungan…
v. TPPKWS 6.7.3 (f)
Penyata Penyesuaian Bank disediakan
secara berasingan dan difailkan dengan
sempurna serta ditandatangan dan
ditarikhkan oleh penyedia dan pengesah
vi.TPPKWS 6.7.2 (c)
Penyata Penyesuaian Bank disediakan dalam
tempoh 7 hari daripada tarikh penyata bank
diterima
Sambungan…

Pengurusan Perbelanjaan
i. TPPKWS 11.5.1 (a)
Permohonan pembelian termasuk program
menggunakan kertas kerja hendaklah menggunakan
nota minta dan mendapat kelulusan Pengurus
Sekolah
ii. TPPKWS 11.5.1 (b)(c)
Semua pembelian menggunakan Borang Pesanan
Sekolah kecuali perolehan secara kontrak/perjanjian
(tidak termasuk kontrak makanan bermasak dan
RMT)
Sambungan…
iii.
TPPKWS 11.5.1 (f)-(g) & (i)-(k)
Borang Pesanan Sekolah diisi dengan lengkap
iv. TPPKWS 11.3.3 (a)
Perolehan melebihi RM20,000 – RM50,000 setahun
bagi setiap jenis item perlu mendapat kelulusan
daripada KPTJ
Sambungan…
vi. TPPKWS 11.8 & SPK 8/2012
Perolehan Harta Modal yang melebihi had kebenaran
hendaklah mendapat kelulusan daripada KPTJ
vii.SPP Bil 5/2009
Perolehan melebihi RM200,000– RM500,000 dibuat
melalui sebutharga.
viii.SPP Bil 5/2009
Perolehan melebihi RM500,000.00 dibuat melalui
tender
Sambungan…
ix. TPPKWS 5.3.1
Semua bil/invois yang diterima telah dicop tarikh
penerimaannya
x. SPP Bil. 7 Tahun 2006
Semua bil dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh bil
diterima
xi.TPPKWS 5.2.1 (c)
Pembayaran dibuat dengan menggunakan baucar
bayaran
Sambungan…
xii.TPPKWS 5.4.3,5.5.3 & 5.5.4
Baucar bayaran diperakukan oleh Pengurus
Sekolah/pegawai yang diberi kuasa
xiv.TPPKWS 5.5.11
Baucar bayaran dan semua dokumen sokongan
dicop "SUDAH/TELAH BAYAR”
Sambungan…
xv.TPPKWS 5.7.2, 5.9.1 & 5.9.6
Cek yang dikeluarkan berpalang “Akaun Penerima
Sahaja dan dihadkan tempoh laku 3 bulan”kecuali bagi
tujuan PWR, penerima yang tiada akaun bank dan
pembayaran seperti diperenggan 5.7.2
xvi.
TPPKWS 5.11
Cek-cek yang telah tamat tempoh/rosak,dibatalkan
dan direkodkan dalam Daftar Cek Batal
Sambungan…
xx. Semua perbelanjaan mendapat kelulusan dan
menepati maksud
xxi.Kumpulan Wang Terkumpul tidak defisit
Sambungan…

Akaun Belum Bayar
i.TPPKWS 9.1 & 9.3
Perbelanjaan dalam tahun kewangan yang
belum dibayar diambil kira sebagai ABB dan
direkod dalam Daftar ABB
ii.TPPKWS 9.3 & 9.8.3
Daftar ABB diselenggara dengan lengkap dan
kemaskini
Sambungan…
iii.TPPKWS 9.4
Bil-bil yang tidak diisytihar sebagai ABB, dibayar
dalam tahun semasa mendapat kelulusan KPTJ
iv.TPPKWS 9.6 & 9.7
Pelarasan ABB yang melebihi tiga (3) tahun
mendapat kelulusan Bahagian Kewangan, KPM
Panjar Wang Runcit
i. TPPKWS 7.2.3
Dana pusingan PWR mengikut had yang
diluluskan
ii. TPPKWS 7.4.3 (c)
Pembayaran daripada PWR disokong
dengan baucar kecil dan dokumen
sokongan yang asal
Sambungan…
iii.TPPKWS 7.4.3(c)
Perbelanjaan melalui PWR mendapat
kelulusan daripada Pengurus Sekolah atau
pegawai yang diberi kuasa.
iv.TPPKWS 7.5.1
Buku tunai PWR diimbang dan ditutup
pada akhir tahun serta rekupmen dibuat
sebelum 31Dis tahun kewangan semasa.
Kawalan Aset dan Stok

Pekeliling Perbendaharaan Bil 5 Tahun 2007
i. Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan ditubuhkan
ii. Pegawai Aset, Pemeriksa Aset, Jawatankuasa
Penyiasat dan Pemverifikasi Stok dilantik secara
bertulis oleh Pegawai Pengawal
iii.Setiap Aset yang diterima telah diperiksa dan
disahkan
Sambungan…
iv.
Harta Modal dan Inventori dikelaskan
dengan betul mengikut kumpulan
v.
Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan
Inventori (KEW.PA-3) diselenggarakan
dengan lengkap dan kemaskini
vi.
Senarai daftar Harta Modal (KEW.PA-4)
dan Inventori (KEW.PA-5)
diselenggarakan dengan lengkap,
teratur dan kemaskini.
Sambungan…
vii. Aset yang diperolehi daripada JPN/ sumbangan
awam didaftarkan dalam tempoh 2 minggu dari
tarikh pengesahan penerimaan.
viii. Aset yang diperolehi daripada sumbangan
hendaklah mendapat kelulusan daripada
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM.
ix. Nombor siri pendaftaran dicatat pada
aset.
Sambungan…
x.
Aset mempunyai tanda pengenalan "HAK
KERAJAAN MALAYSIA"
xi. Kad Kawalan Stok (J3) dan Kad Petak (J4)
diselenggarakan dan dikemaskini
xii. Baki fizikal stok bekalan pejabat sama dengan
kad kawalan stok dan Kad Petak
Sambungan…
xiii.Ruang/Tempat simpanan stok mencukupi,
selamat dan sesuai
xiv.Pemeriksaan fizikal dijalankan terhadap harta
modal dan inventori sekurang-kurangnya 1
kali setahun.
xv.Aset yang usang dilupuskan mengikut kaedah
yang ditetapkan.
Sambungan…
xvi. Pelupusan direkodkan dalam Daftar
Harta Modal dan Inventori.
xvii. Sijil Pelupusan disediakan dan
dikemukakan kepada KPTJ.
xviii. Laporan Pemeriksaan Aset Alih
disedia dan dikemukakan kepada
KPTJ.
SURCAJ DAN PENALTI

i.
ii.
iii.
iv.
v.
Surcaj boleh dikenakan kepada pengurus sekolah jika :
Gagal pungut apa-apa wang yang telah
dipertanggungjawabkan ke atasnya
Telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran awam
yang tidak disahkan dengan sempurna
Telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau
kehilangan wang awam atau harta benda kerajaan
Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan
sempurna dan teratur
Gagal membuat apa-apa bayaran atau
bertanggungjawab bagi apa-apa kelewatan dalam
pembayaran wang awam
Sambungan…

Penalti
i.
Seseorang yang melanggar peraturanperatuan pendidikan (Akaun & Audit)2002
yang terkandung di dalam Akta Pendidikan
1996 adalah dianggap telah melakukan
sesuatu kesalahan dan apabila disabitkan
boleh didenda tidak melebihi RM5000 atau
dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi 3
bulan atau kedua-duanya.
Perkara-perkara yang boleh
menyebabkan Sijil Audit Berteguran
Pengurusan Kewangan
LEWAT menyerahkan Penyata
Kewangan seperti tarikh yang telah
ditetapkan
 Terdapat Laporan Khas terhadap
pengurusan wang sekolah
 TIDAK menyelenggarakan Rekod
Kewangan dengan lengkap, betul dan
kemaskini

Kawalan Terimaan
Pungutan TIDAK diserahkan ke Pejabat
 Pungutan LEWAT diserahkan ke Pejabat
 Pungutan TIDAK dibankkan sehingga
akhir tahun semasa
 Pungutan LEWAT dibankkan
 Pungutan telah dibuat TANPA kelulusan
Pendaftar Sekolah
 Pungutan TIDAK diperakaunkan

Sambungan…
Resit Rasmi TIDAK dikeluarkan bagi
pungutan yang dilakukan
 Penggunaan Resit Sementara
 Lebihan Peruntukan Tahun Semasa TIDAK
dipulangkan pada tarikh yang telah
ditetapkan ( 31 Julai tahun semasa)
 Akaun Belum Terima

Pungutan TIDAK diserahkan ke pejabat
 Sewa Kantin / Sewa Kedai Buku TIDAK
dipungut dalam tahun semasa

Kawalan Perbelanjaan
Perolehan TIDAK menggunakan Borang
Pesanan Sekolah
 Pembayaran dibuat TANPA menggunakan
Baucar Bayaran
 Perolehan bagi perkhidmatan dan bekalan
melebihi RM500,000 telah dibuat TANPA
sebut harga
 Pembayaran TANPA dokumen sokongan

Sambungan…





Bil TIDAK dijelaskan dalam masa yang telah
ditetapkan
Cek Buka Palang kecuali PWR
Perolehan bagi barangan /perkhidmatan yang
melebihi RM10,000 hingga RM50,000 setahun
bagi setiap jenis item telah dibuat TANPA
kelulusan dari KPTJ
Penggunaan Wang SUWA selain dari tujuan
ianya dikutip TIDAK mendapat kelulusan KPTJ
Perolehan barangan/peralatan TIDAK direkodkan
dalam Daftar Stok
Sambungan…
Pembayaran bil tahun lalu (yang tidak
diisytiharkan sebagai ABB) dalam tahun
semasa TANPA kelulusan KPTJ
 ABB masih belum diselesaikan
 Wang di Bank berbaki Defisit
 Perbelanjaan TIDAK mengikut maksud
yang ditetapkan
 Defisit Kumpulan Wang Terkumpul

SEKIAN TERIMA KASIH