Transcript Outsourcing en Acceptatiemanagement

Outsourcing en Acceptatie Management
Case LNV
Meet & Greet
Transition Experts
25 april 2012
Joost Pigmans
www.ranas-akki.nl
Inhoud









Even voorstellen
Acceptatie Management versus Testen
Outsourcing model
Acceptatie Management & Outsourcing
Toetsinstrumenten voor Acceptatie Management
Hoe richt je Acceptatie Management in?
Case LNV Outsourcing Kantoorautomatisering
Toegevoegde waarde voor Contract Management
Samengevat
www.ranas-akki.nl
2
Even voorstellen
www.ranas-akki.nl
3
Acceptatie Management vs Testen
 Accepteren is de eigen verantwoordelijkheid van klant
 Testen betreft harde (technische) deliverables en kan door leverancier
 Accepteren betreft het verstrekken van inzicht in de kwaliteit
(verwachtingen, eisen, betrouwbaarheid) van de oplossing en tijdige
oplevering van leverancier
 …door toepassing requirements & acceptatiecriteria, inspecties, audits,
tests…
(Testen is dus één van de middelen om tot acceptatie te komen!)
 …waardoor het management tijdig gecalculeerde
beslissingen kan nemen
www.ranas-akki.nl
4
Outsourcing model
Algemeen Uitbesteding Beleid
Communicatie
Bemensing
Besturing & Regie
Transitie & migratie
Acceptatie management
Contractering
Architectuur
RFI-RFP
Programma management
Uitbesteding strategie per domein
Exploitatie
Beëindiging
www.ranas-akki.nl
5
Acceptatie Management & Outsourcing
Functionele, meetbare criteria
Op basis van eisen en contract
PvE
RFI / RFP
Contract
Acceptatie
Criteria
Algemeen Acceptatie
Protocol (AAP)
www.ranas-akki.nl
“GO”
Eerste
Migratie
Contractuele
Acceptatie
Acceptatie
Migratieeenheden
Drie formele toetsmomenten
6
Toetsinstrumenten voor Acceptatie Management
 Inspecties: bijv. van HLD
 Validaties: bijv. van technische tests leverancier
 Audits: bijv. op organisatie en inrichting
 Tests: zoals FAT, IAT, PAT, GAT van applicaties
www.ranas-akki.nl
7
Hoe richt je Acceptatie Management in?
 Werkwijze en kaders reeds in RFP opnemen
 In contracteringsfase Algemeen Acceptatie Protocol (AAP)
uitwerken
 Na contract ondertekening:
 Detail Acceptatie Criteria uitwerken
 PvA Test & Acceptatie
 Rapportage op voortgang PvA en op verloop Acceptatie
Criteria
 Toetsingsverslagen en Vrijgave adviezen
 Contract acceptatie en project acceptaties (decharges)
www.ranas-akki.nl
8
Case LNV outsourcing Kantoorautomatisering
aan Capgemini
www.ranas-akki.nl
9
Scope Outsourcing LNV
 9000 werkplekken, 1200 applicaties (700 gepackaged)
 Inclusief: WAN/LAN, Printing, Telefonie, smartphones, etc.
 Meerdere werkplekdiensten: Thin Client, Laptop, desktop, thuiswerkplek,
VIP-werkplek, ontwikkelwerkplek, etc.
 Meer dan 150 locaties
 Single Point of Contact: Service Desk
 E-Portal voor standaard diensten en aanvragen
 Migratie naar nieuwe (Thin Client) infrastructuur (incl. datacenter)
 Overgang beheer huidige werkplekken (incl. personeel)
 Beheer toekomstige werkplekken
www.ranas-akki.nl
10
PvE
RFI / RFP
Contract
Acceptatie
Criteria
“GO”
Eerste
Migratie
Contractuele
Acceptatie
Acceptatie
Migratieeenheden
 Op basis van het Algemeen Acceptatie Protocol (AAP) uit het Contract
 Detaillering AAP naar 800 criteria, ieder criterium:




Alle uit PvE, aanbod Capgemini en contract gedestilleerd
Met eis, norm en wijze van toetsing
Geprioriteerd op basis van bedrijfsrisico’s LNV
Toegekend aan deliverable en mijlpaal
 Afgestemd met en goedgekeurd door Capgemini
 Ook stuurmiddel van de leverancier! (vooraf weerstand, daarna adoptie)
www.ranas-akki.nl
11
Algemeen Acceptatie Protocol (AAP)
Programma
en Acceptatie
Migratie en
Acceptatie
Dienstverlening en
Acceptatie
‘Ist’-Dienstverlening
HRM
Inventarisatie
‘Soll’-Dienstverlening
Transitie &
Migratie
Design
Delivery &
Relatie
Management
Validatie
Leveranciers
Management
Migratie en Site
Specifieke
Acceptatie
Architectuur en
Techniek
Contractuele
Acceptatie
Overige
Migraties
Programma
Discharge
www.ranas-akki.nl
Geen noemenswaardige verstoringen
Dienstverlening en
Acceptatie
Interoperabiliteit
Beveiliging en Acceptatie (Fysiek en Logisch)
12
Stuurinstrument voor programma- en
contractmanagement en voor
leverancier
www.ranas-akki.nl
13
PvE
RFI / RFP
Contract
Acceptatie
Criteria
“GO”
Eerste
Migratie
Contractuele
Acceptatie
Acceptatie
Migratieeenheden


Doel: toetsen of Capgemini gereed is om succesvol te migreren en beheer over te nemen
LNV-DICTU samen met dienst LNV-PD als launching customer

Toets op:
 Infrastructuur (productieomgeving, werkplekconcepten, interoperabiliteit)
 Eerste 120 applicaties

Metingen (en extrapolatie): Capgemini haalt mijlpaal niet
 Oktober 2009 “Notitie vertraging Capgemini”
 Leidt tot uitstel van de Eerste Migratie, van 28 nov. 2009 naar 3 april 2010. Beide
partijen draagt eigen extra kosten.
www.ranas-akki.nl
14
PvE
RFI / RFP
Contract
Acceptatie
Criteria
“GO”
Eerste
Migratie
Contractuele
Acceptatie
Acceptatie
Migratieeenheden
 Doel: bepalen of het contract met Capgemini voor de overige migraties,
en het beheer van de huidige (IST) en toekomstige (SOLL)
Werkplekken, gecontinueerd moet worden
 Toets op:
 Acceptatie van de Eerste Migratie (is de Eerste Migratie ook geslaagd?)
 Uitvoering IST-dienstverlening
 Klaar voor SOLL-dienstverlening
www.ranas-akki.nl
15
PvE
RFI / RFP
Contract
Acceptatie
Criteria
“GO”
Eerste
Migratie
Contractuele
Acceptatie
Acceptatie
Migratieeenheden
 Toets per migratie-eenheid op:





Applicaties PAT-OK?
First-launch
Bestel- en migratiegegevens (All-in-One) klaar
Fysieke migratie
Nazorg
www.ranas-akki.nl
16
Organisatie en governance
 Omvang team Test & Acceptatie: 4 – 6 fte (20% van VKA-team)




1 fte management
3 fte acceptatie analyse & testing
1 fte kwaliteitsmanagement
1 fte infrastructureel-technisch specialist
 Inzet van functioneel en technisch beheerders van LNV als testers
 Test & Acceptatie legt verantwoording af aan:
 Klant (informatiemanagers van de LNV-diensten)
 Board (programmamanager, contractmanagement, Kwaliteit Management)
 Formele escalatie: opdrachtgever
www.ranas-akki.nl
17
Succesfactoren bij LNV
 Stress getrokken naar periode waarin je je dat kunt veroorloven
 Opdrachtgever kan gecalculeerde risico’s nemen
 Maximale alignment met de leverancier
PvE
RFI / RFP
www.ranas-akki.nl
Contract
Acceptatie
Criteria
ToetsMoment #1
ToetsMoment #2
ToetsMoment #Z
18
Toegevoegde waarde voor Contract Management
 SMART tool voor beoordelen prestaties leverancier (en vv)
 Emoties in contract onderhandelingen veel minder
 Constante, gestandaardiseerde oplevering vanuit
programma van Vrijgave Adviezen, decharges, etc.
 Van veelal ‘technische discussies’ naar ‘functionele
discussies’
 Dus: een meer evenwichtig acceptatie mechanisme (voor
beide partijen) i.p.v. “afrekenmechanisme”.
www.ranas-akki.nl
19
Samengevat
 Acceptatie Management (AM) is veel meer dan testen
 Start zo vroeg mogelijk met AM (in RFP-fase)
 Bepaal domeinen en aspecten van AM (o.b.v. PvE, Offerte, contract, ed)
 Pak AM projectmatig aan
 Gebruik AM ook als management ‘tool’, SAMEN met leverancier
 SMART tool voor Contract Management
Daardoor:
 Vanaf start managen van de verwachtingen en beheersing van de risico’s
 Borg je vooraf dat de outsourcing niet uit de hand loopt
www.ranas-akki.nl
20
Artikel
Acceptatie Management
Kritische succesfactor bij uitbesteding door Ministerie EL&I
Basile Lemaire & Joost Pigmans
Te downloaden op www.ranas-akki.nl
Contact?
Joost Pigmans
Ranas-Akki Sourcing & Interim Management
E: [email protected]
M: 06-577 89 109
www.ranas-akki.nl
21
Mantenga las ranas en la carretilla
www.ranas-akki.nl
22