Transcript Estrutura Organizacional do Crea-SP

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
DO
CREA-SP
Novembro / 2010
1
SUMÁRIO
 Estrutura Organizacional do Crea-SP
 Estrutura Básica
 Estrutura de Suporte
 Estrutura Auxiliar
 Organograma da Administração do Crea-SP
 Gráfico de Departamentos/Unidades
 Estrutura da SUPCON
•
Depto de Finanças
•
Depto de Contabilidade de Orçamento
•
Depto de Dívida Ativa
•
Depto de Assistência ao Plenário
•
Depto de Assistência Técnica
•
Depto de Assistência às Câmaras e
Conselheiros
 Estrutura da SUPOPE
 Estrutura da SUPADM
•
Depto de Suprimentos
•
Depto de Recursos Humanos
•
Depto Administrativo
•
Depto de Eventos
•
Depto de Comunicação
•
Depto de Relações Institucionais
Internas
•
Depto de Relações Institucionais
Externas
 Estrutura da SUPTEC
 Estrutura da UAG
 Estrutura da Ouvidoria
 Estrutura da SUPRIN
•
Deptos Regionais
•
Depto de Controle e Diretrizes
de Fiscalização
•
Depto de Controle e Diretrizes
de Registro e Instrução de
Processos
•
Depto de Informática
 Estrutura da SUPLAN
•
Unidade de Planejamento e
Desenvolvimento
 Estrutura da SUPJUR
•
Depto Consultivo
•
Depto Contencioso
 Atribuições Gerais das Áreas
Utilize sempre o sumário para
localizar a área de seu interesse
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Estrutura Organizacional do Crea-SP
O
Conselho
Regional
de
Engenharia,
Arquitetura
e
Agronomia do Estado de São Paulo, para o desenvolvimento
de suas ações é organizado administrativamente em:
estrutura básica, de suporte e auxiliar.
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3
Estrutura Básica
A estrutura básica é responsável pela criação de condições para o
desempenho integrado e sistemático das finalidades do Conselho
Regional, sendo composta por órgãos de caráter decisório ou executivo,
compreendendo:
I.
Plenário;
II.
Câmaras Especializadas;
III.
Presidência;
IV.
Diretoria, e
V.
Inspetoria.
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4
Estrutura de Suporte
A estrutura de suporte é responsável pelo apoio aos orgãos da estrutura
básica nos limites de sua competência específica, sendo composta por
órgãos de caráter permanente, especial ou temporário, compreendendo:
I.
Comissão Permanente;
II.
Comissão Especial;
III.
Grupo de Trabalho; e;
IV.
Órgãos consultivos.
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Estrutura Auxiliar
A estrutura auxiliar, subordinada à Presidência, é responsável pelos
serviços administrativos, financeiros, jurídicos e técnicos e tem por
finalidade prover apoio ao funcionamento da estrutura básica e da
estrutura de suporte para a fiscalização do exercício profissional e para a
gestão do Conselho Regional.
As Superintendências são responsáveis pela execução dos serviços da
estrutura auxiliar e para tanto coordenam e controlam as atividades
desenvolvidas pelos Departamentos e Unidades.
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Organograma da Administração do Crea-SP
PRESIDENTE
SUPERINTENDÊNCIA
ADMINISTRATIVA
SUPERINTENDÊNCIA
CONTROLDORIA
ASSESSORIAS
CONSULTORIA
JURÍDICA
GABINETE DA PRESIDENCIA
ASSESSORIA
PARLAMENTAR
UNIDADE ADM
GABINETE DA PRESIDÊNCIA
OUVIDORIA
SUPERINTENDÊNCIA
TÉCNICA
SUPERINTENDÊNCIA
OPERACIONAL
SUPERINTENDÊNCIA
DE RELAÇÕES
INSTITUCIONAIS
SUPERINTENDÊNCIA
PLANEJAMENTO
SUPERINTENDÊNCIA
JURÍDICA
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Gráfico da Estrutura Organizacional do Crea-SP
Área funcional
Fim
CREA-SP
Áreas Funcionais
Meio
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ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
UNIDADE ADMINISTRATIVA
DO
GABINETE DA PRESIDÊNCIA
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9
Papel principal da
Unidade Administrativa do Gabinete da Presidência
Planejar, organizar, coordenar, revisar e orientar a execução
das atividades afetas ao Gabinete da Presidência, com
rigoroso
cumprimento
das
mesmas,
para
atender
as
demandas do Presidente, como também do Chefe de
Gabinete e Diretoria.
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Atribuições da Unidade Administrativa do Gabinete da Presidência
•
Assessorar o Presidente em suas representações administrativas, para tanto,
organizar e coordenar as tarefas do Gabinete da Presidência;
•
Acompanhar e assessorar o Presidente em eventos, solenidades e reuniões;
•
Coordenar o atendimento direto aos Diretores, Inspetores, Conselheiros e
Presidentes de Entidades e Instituições de Ensino ligados ao Sistema
Confea/Creas;
•
Manter contato com o públicos interno e externo para tratar de assuntos afetos
ao Crea-SP e/ou para viabilizar encontros com o Presidente;
•
Agendar encontros, reuniões, visitas e viagens para o Presidente tratar de
assuntos afetos ao Crea-SP;
11
Atribuições da Unidade Administrativa do Gabinete da Presidência
•
Gerir as atividades desenvolvidas na Unidade e acompanhar o cumprimento
dos prazos estabelecidos para conclusão do assunto;
•
Organizar o expediente geral do Gabinete da Presidência, viabilizar a fluidez
dos trabalhos e garantir a respectiva execução com eficiência;
•
Receber, conferir, analisar e protocolizar documentos e encaminhá-los com
agilidade às áreas responsáveis para adoção das providências necessárias;
•
Analisar, dar andamento e sugerir providências em documentos e assuntos
enviados à Unidade para que sejam tomadas medidas para agilizar a resolução
dos mesmos;
•
Analisar e acompanhar consultas recebidas em processo, por e-mail, telefone,
fac-simile, elaborar respostas e/ou enviar às Unidades competentes para
prosseguimento de acordo com a legislação vigente;
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Atribuições da Unidade Administrativa do Gabinete da Presidência
•
Receber, analisar e instruir processos encaminhados pelas demais áreas, com
a complementação de informações para subsidiar a tomada de decisões,
quando necessário;
•
Iniciar processos de assuntos referentes à “Missão no Exterior” e cumprir o
determinado na instrução específica;
•
Juntar documentos, instruir processos sob a guarda da Unidade e providenciar
o seu prosseguimento;
•
Elaborar Nota de Empenho de Ressarcimento/Pagamento e Nota de Empenho
de Compra/Serviço e Nota de Atesto do Presidente, Diretores, Chefe de
Gabinete, Chefe de Relações Institucionais, Assessores e funcionários da
Unidade de acordo com as instruções vigentes, e dar prosseguimento no
assunto;
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Atribuições da Unidade Administrativa do Gabinete da Presidência
•
Analisar Nota de Empenho de Ressarcimento/Pagamento e Nota de Empenho
de Compra/Serviço encaminhadas por outras unidades para autorização do
Presidente e/ou Chefe de Gabinete, e verificar se estão de acordo com o
estabelecido nas instruções vigentes;
•
Ministrar treinamento para novos funcionários da Unidade Administrativa do
Gabinete da Presidência;
•
Manter atualizado o banco de dados e preparar conteúdo de mala direta para
encaminhar às Autoridades Federais, Estaduais e Municipais, representantes
de Entidades de Classe e Instituições de Ensino, Conselheiros, Presidentes de
outros Creas e de outros Conselhos e Ordens, Presidente do Confea e
Conselheiros Federais;
•
Auxiliar na organização de eventos; preparar, separar e encaminhar os
materiais que serão utilizados.
14
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
OUVIDORIA
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15
Papel principal da Ouvidoria
•
Fortalecer e ampliar o nível de comunicação entre o usuário e
o Crea-SP;
•
Acolher todas as manifestações externas e intermediar com
as unidades organizacionais competentes;
•
Interagir com as demais áreas para atuar preventivamente
com vistas à redução de conflitos;
•
Proporcionar transparência na administração e agregar valor
às relações institucionais e sociais.
16
Atribuições da Ouvidoria
•
Atuar em última instância de atendimento, na mediação de demandas, após
esgotadas as possibilidades de ação pelas demais áreas;
•
Orientar o usuário quanto à finalidade da Ouvidoria, seu limite de atuação e as
formas de acesso aos seus serviços e instruí-lo para cumprir suas obrigações
junto ao Crea-SP;
•
Zelar pela aplicação dos princípios éticos e pelos objetivos do Crea-SP;
•
Receber e registrar as manifestações dos usuários (denúncias,
agradecimentos, elogios, reclamações, sugestões e solicitações de informação)
referentes aos serviços prestados;
•
Verificar a procedência da manifestação apresentada e buscar soluções junto
às áreas competentes;
•
Analisar as manifestações registradas de forma sistêmica para identificar
oportunidades de melhoria e sugerir às Unidades medidas de aperfeiçoamento
dos serviços prestados pelo Crea-SP;
17
Atribuições da Ouvidoria
•
Assegurar agilidade e transparência no trâmite da manifestação e informar ao
usuário sobre as providências adotadas, dentro dos prazos estabelecidos;
•
Propor ações para integrar e uniformizar os procedimentos da Ouvidoria com as
demais áreas do Crea-SP;
•
Organizar e manter o acervo documental atualizado relativo às manifestações
dos usuários e resguardar o sigilo das informações de natureza reservada;
•
Apresentar relatórios, periodicamente, sobre os resultados da atuação da
Ouvidoria e os indicativos de satisfação dos usuários para análise de instância
superior;
•
Elaborar o Plano Anual de Trabalho;
•
Interagir com Ouvidorias de outras instituições para troca de informações e
nivelar conhecimentos;
•
Participar de eventos relacionados às atividades de Ouvidoria.
18
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
SUPERINTENDÊNCIA ADMINISTRATIVA
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19
Estrutura Organizacional da SUPADM
A Superintendência Administrativa é composta por 5 Departamentos e
por 07 Unidades.
I.
Departamento de Suprimentos
• Unidade de Compras
• Unidade de Patrimônio e Almoxarifado
II.
Departamento de Recursos Humanos
• Unidade de Gestão de RH
• Unidade de Administração de Pessoal
III.
Departamento Administrativo
• Unidade de Transporte
• Unidade de Controle de Uso de Veículos
• Unidade de Serviços Administrativos
IV.
Departamento de Eventos
V.
Departamento de Comunicação
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Papel principal da Superintendência Administrativa
• Participar da elaboração do planejamento estratégico;
• Planejar e propor ações
organizacional do Crea-SP;
para
o
desenvolvimento
• Planejar, organizar, dirigir, controlar e avaliar as ações e
procedimentos técnicos e operacionais no âmbito dos
Departamentos: Suprimentos, Recursos Humanos,
Administrativo, Eventos e Comunicação.
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Atribuições da Superintendência Administrativa
• Prestar assessoria para a Diretoria e Presidência;
• Interagir com as demais superintendências, Unidade
Administrativa do Gabinete da Presidência e Ouvidoria
para tratar de assuntos afetos ao Crea-SP;
• Assegurar apoio logístico a todas as áreas do Crea-SP.
22
Papel principal do Departamento de Suprimentos
•
Gerenciar todo o processo administrativo do departamento. Planejar e fixar
objetivos e metas; coordenar e controlar as atividades correlatas às áreas de
Compras, Patrimônio e Almoxarifado;
•
Apoiar as decisões da Superintendência Administrativa e elaborar estudos para
tomada de decisão;
•
Participar ativamente na fase de elaboração do Planejamento Estratégico com
propostas para atingir os objetivos e metas do Crea-SP.
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23
Atribuições do Departamento de Suprimentos
•
Gerenciar:
•
Os processos de licitação de compras de materiais,
equipamentos, locação, serviços, assim como orientar a área de
compras para a correta utilização dos parâmetros adequados de
preço, custos, quantidades, prazos e qualidade;
•
Os serviços de apoio administrativo para atender as áreas de
alcance do departamento;
•
O controle patrimonial dos bens; o inventário físico periódico dos
bens patrimoniais e dos materiais consumíveis;
24
Atribuições do Departamento de Suprimentos
•
Subsidiar a tomada de decisão da Superintendência em assuntos
relacionados à área de Compras, Licitações, Patrimônio e
Almoxarifado;
•
Acompanhar as alterações da legislação e regulamentação vigentes,
sugerir mudanças e melhorias para o aperfeiçoamento contínuo do
trabalho executado pelas áreas de sua responsabilidade;
•
Assegurar que os processos licitatórios ocorram dentro da legalidade
para atender às necessidades do Crea-SP.
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Papel principal da Unidade de Compras
Responsável
por
todas
as
aquisições/contratações
em
cumprimento à legislação vigente, Lei nº 8.666/93 e suas
atualizações, Lei Federal nº 10.520 e Decretos Federais
nºs 3550/2000, 3931/2001 e 5450/2005.
26
Atribuições da Unidade de Compras
•
Abrir processos de ordem “L” para realizar licitação de fornecimento: de
materiais, equipamentos e serviços; elaborar e divulgar os editais e demais
procedimentos oriundos do certame licitatório;
•
Encaminhar processos à Consultoria Jurídica para emitir parecer e elaborar
contrato;
•
Assessorar a Comissão de Compras e Licitações;
•
Realizar licitações nas diversas modalidades de acordo com o enquadramento
legal e para a modalidade Pregão (obrigatoriamente) e preferencialmente
Pregão Eletrônico, dotando-os de pregoeiro e equipe de apoio designados pela
autoridade competente;
•
Providenciar o empenho de verba orçamentária ao final do certame licitatório e
emitir pedido de compras ao seu vencedor;
27
Atribuições da Unidade de Compras
•
Atestar recebimento de materiais adquiridos, quando necessário;
•
Preparar relação das compras efetuadas com identificação: bem, preço unitário,
quantidade adquirida, nome do fornecedor e valor total da operação das compras
realizadas por dispensa e inexigibilidade de licitação, afixar no quadro de avisos
para amplo acesso público em conformidade com a legislação vigente;
•
Providenciar publicações na imprensa oficial e jornais de grande circulação dos
processos de ordem “L” em consonância com a Lei de Licitações, assim como
outras publicações requisitadas pelas demais áreas do Crea-SP;
•
Providenciar, manter atualizado e ampliar o cadastro de fornecedores em
cumprimento à legislação vigente.
28
Papel principal da Unidade de Patrimônio e Almoxarifado
• Planejar, organizar, abastecer e armazenar os materiais de
consumo;
• Controlar fisicamente os bens patrimoniais;
• Manter a guarda dos processos no arquivo geral.
29
Atribuições da Unidade de Patrimônio e Almoxarifado
•
Providenciar a identificação e registro do bem com selo padronizado por
unidade e responsável pela guarda e conservação;
•
Emitir o Relatório de Patrimônio/Termo de Responsabilidade dos bens
patrimoniais móveis, e manter arquivada em pasta própria uma via datada,
rubricada e assinada pelo responsável da unidade;
•
Expedir autorização para transporte de bens quando recebidos para
distribuição aos seus responsáveis solicitantes;
•
Viabilizar para as áreas responsáveis, periodicamente, o inventário dos bens
patrimoniais;
•
Tratar em processo específico o desfazimento de bens patrimoniais inservíveis
e de materiais de consumo ociosos, por alienação;
30
Atribuições da Unidade de Patrimônio e Almoxarifado
•
Receber, conferir e identificar os materiais de consumo adquiridos e confrontar
com as descrições constantes das notas fiscais e os quesitos descritos no
pedido de compra ou contrato;
•
Guardar os materiais de forma organizada, adequada e segura, identificá-los
como item de estoque por meio de código específico do almoxarifado;
•
Receber e analisar as requisições de materiais. Separar, conferir, embalar e
atender o solicitante.
•
Administrar as entradas, saídas e o consumo dos materiais, observar o
consumo médio para o estabelecimento ou revisão do estoque mínimo seguro
para reposição;
•
Emitir relatório mensal de movimentação e de entrada e saída de materiais do
estoque para fins de registro contábil;
31
Atribuições da Unidade de Patrimônio e Almoxarifado
•
Promover o inventário físico anual e confrontar o estoque físico com o
controle do almoxarifado para fins de fechamento contábil do
exercício;
•
Receber das demais áreas as caixas contendo os processos para
arquivo e armazená-los;
•
Localizar por solicitação das áreas os processos armazenados nas
caixas e providenciar o seu envio.
32
Papel principal do Departamento de Recursos Humanos
•
Assegurar a adoção de estratégias e estabelecimento de planos e
programas para garantir o atendimento adequado e oportuno das
necessidades do Crea-SP relativos aos recursos humanos;
•
Planejar, desenvolver e coordenar as atividades das Unidades de
Gestão de Recursos Humanos e de Administração de Pessoal;
•
Formular estratégias, políticas e diretrizes relacionadas aos
processos de gestão do ativo humano e criar condições para que o
Crea-SP possa desenvolver, treinar e motivar os recursos humanos
necessários ao seu próprio crescimento, respeitando a legislação e
as normas vigentes.
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33
Atribuições do Departamento de Recursos Humanos
•
Planejar, desenvolver, organizar e gerenciar as atividades de Gestão de
Pessoas e Administração de Pessoal;
•
Garantir a manutenção dos funcionários qualificados, treinados e motivados
para o Crea-SP atingir seus objetivos;
•
Recomendar os critérios e diretrizes para elaborar programas e políticas gerais
de recursos humanos para assegurar a motivação dos funcionários e manter o
clima organizacional positivo;
•
Participar na concepção e desenvolvimento de novos projetos ou ações, tais
como: comunicações, mediação de conflitos e
monitoração do clima
organizacional;
•
Recomendar e gerenciar a aplicação de políticas de remuneração e benefícios
compatíveis com o mercado para manter o equilíbrio interno e a competitividade
externa das práticas de remuneração;
34
Atribuições do Departamento de Recursos Humanos
•
Definir e implantar programas de treinamento e desenvolvimento gerencial para
buscar o constante aprimoramento do desempenho e motivação dos recursos
humanos, assim como garantir o desenvolvimento de potencial para os
processos de carreira;
•
Analisar os resultados da avaliação de desempenho dos funcionários. Interagir
com os gestores e propor melhorias na metodologia aplicada;
•
Coordenar os programas de concessão de benefícios e assistência social para
oferecer aos funcionários fatores de motivação e desempenho no trabalho;
•
Coordenar e gerenciar as atividades de administração de pessoal; garantir o
desenvolvimento dos trabalhos: folha de pagamento, encargos sociais, controle
de
benefícios,
admissões,
demissões,
férias,
obrigações
trabalhistas/previdenciárias e orçamento de pessoal;
•
Manter controles e elaborar relatórios analíticos sobre a evolução do quadro,
planejamento e custos de pessoal;
35
Atribuições do Departamento de Recursos Humanos
•
Coordenar a aplicação dos procedimentos e rotinas relacionadas com o
vínculo empregatício para garantir a conformidade com as normas do
Crea-SP e legislação pertinente;
•
Acompanhar os processos disciplinares e de sindicâncias de pessoal; indicar
formação de comissões para garantir os direitos e interesses do Crea-SP;
•
Acompanhar processos administrativos perante os órgãos oficiais para
garantir o cumprimento de prazos e trâmites processuais;
•
Acompanhar a legislação trabalhista e assegurar sua correta aplicação e
entendimento por parte do Crea-SP; contribuir para minimizar o contencioso
jurídico-trabalhista;
•
Representar o Crea-SP nas convocações específicas dos Ministérios:
Trabalho e Público e demais entidades externas;
•
Definir diretrizes para elaborar instruções e atos administrativos.
36
Papel principal da Unidade de Gestão de Recursos Humanos
•
Garantir as ações referentes aos:
•
Plano de Cargos, Salários e Carreiras;
•
Programa de Treinamento;
•
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO;
•
Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA;
•
Avaliação de Desempenho; e
•
Pesquisa de Clima Organizacional.
•
Subsidiar a área jurídica no que se refere ao contencioso trabalhista e
atuar como preposto;
•
Administrar e coordenar a realização de concursos públicos.
37
Atribuições da Unidade de Gestão de Recursos Humanos
•
Coordenar a administração e aplicação do Plano de Cargos, Salários e
Carreiras;
•
Elaborar e supervisionar pesquisas salariais e de benefícios e recomendar
diretrizes a serem praticadas para manter o equilíbrio interno e externo da
empresa;
•
Elaborar descrição de cargos mediante participação em comissões internas de
avaliação, fornecer subsídios para a classificação dos cargos e adequá-los ao
Plano de Cargos, Salários e Carreiras;
•
Coordenar o processo de avaliação de desempenho dos funcionários;
•
Desenvolver projetos, ações e pesquisas de clima organizacional;
•
Planejar, desenvolver, coordenar, e executar o Programa de Treinamento e
Desenvolvimento para melhorar continuamente a capacidade técnica,
desempenho individual e coletivo dos funcionários;
38
Atribuições da Unidade de Gestão de Recursos Humanos
•
Dar suporte à área jurídica no que se refere ao contencioso trabalhista e atuar
como preposto na justiça do trabalho;
•
Fazer a gestão dos funcionários afastados, licenciados e aposentados;
•
Administrar o Programa de Estagiários e Aprendizes;
•
Receber a documentação necessária, agendar exames admissionais, prestar
informações e efetuar a admissão de novos funcionários.
•
Realizar a integração de novos funcionários e orientá-los quanto aos
procedimentos administrativos e normas internas;
•
Fazer a gestão dos programas de Controle Médico de Saúde Ocupacional e
de Prevenção de Riscos Ambientais para obedecer à legislação e às normas
vigentes, assim como atender às necessidades do Crea-SP;
39
Atribuições da Unidade de Gestão de Recursos Humanos
•
Fazer a gestão do PPP-Perfil Profissional Profissiográfico de acordo com as
normas e legislação vigentes;
•
Fazer a gestão dos ambulatórios médicos nas Sedes Faria Lima e Rebouças;
•
Atuar em conjunto com as demais áreas para identificar fatores que possam
melhorar a prevenção da saúde e qualidade de vida dos funcionários;
•
Administrar e coordenar a realização de concursos públicos, desde a
elaboração do edital até a fase de contratação do candidato;
•
Definir diretrizes para elaborar instruções e atos administrativos;
•
Propor ações alternativas para evitar contencioso trabalhista, assegurando o
cumprimento do estabelecido na legislação vigente e nas políticas internas;
40
Atribuições da Unidade de Gestão de Recursos Humanos
•
Participar em comissões processuais de sindicâncias e disciplinares;
•
Pesquisar no mercado propostas para desenvolver os recursos
humanos por meio de visitas às empresas para buscar alternativas de
gestão;
•
Visitar funcionários e familiares para levantar as necessidades e definir
a forma de solucionar eventuais problemas de aspectos de cunho
social;
•
Apresentar propostas para motivar a participação e integração dos
funcionários nas atividades sociais e recreativas patrocinadas ou
apoiadas pelo Crea-SP;
•
Realizar outras
reestruturação.
atividades
pertinentes
à
área
decorrentes
de
41
Papel principal da Unidade de Administração de Pessoal
•
Garantir o pagamento de salários e demais proventos a
funcionários, estagiários e bolsistas de acordo com a legislação,
normas e contratos vigentes;
•
Subsidiar a área jurídica no que se refere ao contencioso
trabalhista e atuar como preposto.
42
Atribuições da Unidade de Administração de Pessoal
• Gerar folha de pagamento de funcionários/estagiários. Providenciar recibos,
provisão financeira, relatórios e toda documentação necessária de acordo com
a legislação e normas vigentes;
• Emitir documento para programação anual de férias. Confirmá-la, emitir
aviso e providenciar pagamentos;
• Administrar o sistema de ponto e freqüência dos funcionários e elaborar
relatório de absenteísmo;
• Preparar a documentação necessária às rescisões de contratos e efetuar os
respectivos cálculos; assegurar o pagamento dentro dos prazos legais;
• Emitir guias de recolhimento e solicitar o pagamento dos encargos sociais
relativos a recursos humanos;
43
Atribuições da Unidade de Administração de Pessoal
•
Emitir CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) em
conformidade com a legislação vigente;
•
Manter e administrar programa de benefícios (cesta básica, vale transporte e
refeição e assistência médica), providenciar documentação, pagamentos,
desconto em folha (se for o caso);
•
Propor programas de benefícios; e pesquisar novos fornecedores;
•
Administrar os benefícios concedidos e publicados no ato administrativo em
forma de reembolso dos auxílios: educação para dependente, educação para
funcionário, medicamentos, óculos e funeral;
•
Providenciar e entregar aos órgãos competentes, conforme normas vigentes e
dentro do prazo legal, a emissão da RAIS (Relação Anual de Informações
Sociais), da DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte), assim
como o Informe de Rendimentos aos funcionários;
44
Atribuições da Unidade de Administração de Pessoal
•
Zelar pela manutenção de boas relações sindicais e trabalhistas e
eventualmente, atender diretores e funcionários de Sindicatos;
•
Dar suporte à área jurídica no que se refere ao contencioso trabalhista
e atuar como preposto na justiça do trabalho;
•
Fazer a gestão
aposentados;
•
Manter a gerência informada quanto à legislação e normas relativas
às relações trabalhistas e sindicais;
dos
funcionários
afastados,
licenciados
e
45
Atribuições da Unidade de Administração de Pessoal
•
Prestar atendimento aos recursos humanos para: atualização de
documentos e prestar informações diversas;
•
Atender e prestar informações à fiscalização trabalhista e do INSS;
•
Disponibilizar e manter atualizados na intranet conteúdos relativos aos
recursos humanos;
•
Definir diretrizes para elaborar instruções e atos administrativos;
•
Realizar outras atividades pertinentes à área, decorrentes de
reestruturação.
46
Papel principal do Departamento Administrativo
•
Gerenciar todo o processo administrativo do departamento. Planejar,
fixar objetivos e metas, coordenar e controlar todas as atividades
correlatas às Unidades: Serviços Administrativos, Transporte e
Controle de Uso de Veículos;
•
Apoiar as decisões da diretoria, assim como de sua superintendência,
e elaborar estudos para tomada de decisão.
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47
Atribuições do Departamento Administrativo
•
Acompanhar as alterações da legislação e regulamentação vigentes,
sugerir mudanças e melhorias para o aperfeiçoamento contínuo do
trabalho executado pelas unidades de sua responsabilidade;
•
Gerenciar os serviços de apoio administrativo para atender às
unidades de alcance do departamento;
•
Zelar pela ordem e segurança das pessoas e dos bens públicos do
Crea-SP.
48
Papel principal da Unidade de Transporte
Planejar, coordenar, organizar e controlar os serviços de
intercâmbio de malote, assim como o transporte de
passageiros, materiais e documentos entre as unidades
da capital e adjacências.
49
Atribuições da Unidade de Transporte
•
Programar e supervisionar os serviços executados por empresas de transporte
diário de entrega e de coleta de pequenas cargas na Capital e Grande São
Paulo, e acompanhar a logística;
•
Administrar os serviços de rádio táxi com base na instrução vigente;
•
Preservar a documentação e providenciar, nos prazos estabelecidos, o
pagamento de taxas de licenciamento e de inspeção veicular dos veículos do
Crea-SP, de uso da Presidência;
•
Controlar apólices de seguros dos veículos de uso da Presidência, e contatar
as corretoras para renovação e nos casos de sinistro;
50
ATRIBUIÇÕESda
DA Unidade
UNIDADE DE
TRANSPORTE
Atribuições
de
Transporte
•
Controlar a saída e chegada dos veículos de uso da Presidência;
•
Zelar pelo estado de conservação dos veículos de uso da
Presidência. Providenciar os meios necessários para realizar
manutenção preventiva e corretiva;
•
Administrar as solicitações e utilização de passagens aéreas,
quando contratados os serviços.
51
Papel principal da Unidade de Controle de Uso de Veículos
Planejar, organizar, coordenar, avaliar e revisar o controle
de uso de veículos de propriedade do Crea-SP.
52
Atribuições da Unidade de Controle de Uso de Veículos
•
Expedir e receber documentos diversos relativos às competências da
unidade;
•
Manter sob sua guarda os documentos relacionados à frota de
veículos e de seus condutores;
•
Manter atualizado o histórico e os instrumentos de controle dos
veículos;
•
Encaminhar para controle da Unidade de Patrimônio e Almoxarifado
uma via da “Declaração de Compromisso e de Responsabilidade sobre
o uso de veículo do Crea-SP”;
•
Providenciar Nota de Empenho de Ressarcimento/Pagamento, Nota
de Atesto, Certidão Negativa de Débito e CRF, e dar prosseguimento;
53
Atribuições da Unidade de Controle de Uso de Veículos
•
Mapear o desempenho dos veículos, seus níveis de despesas com
base nos relatórios expedidos pela empresa contratada, confrontados
com os relatórios emitidos pelos condutores;
•
Conferir as notas fiscais e confrontar os relatórios disponibilizados pela
contratada, com os relatórios e comprovantes de abastecimentos e
serviços, emitidos pelos condutores;
•
Atender as regulamentações dos órgãos fiscalizadores de trânsito, e
adotar as ações decorrentes;
•
Providenciar junto ao DETRAN os Certificados de Registro e
Licenciamento de Veículo – CRLV da frota do Crea-SP;
54
Atribuições da Unidade de Controle de Uso de Veículos
•
Observar os prazos legais e providenciar os meios necessários para realização
de:
• Licenciamento anual dos veículos;
•
Pagamento do DPVAT;
•
Pagamento da taxa de inspeção ambiental veicular;
•
Outros obrigatórios relativos à frota do Crea-SP.
•
Administrar e monitorar a realização da inspeção veicular pelos condutores;
•
Monitorar e orientar os condutores dos veículos, relativamente ao uso do cartão
combustível, notificação e multas de trânsito, inspeção veicular e vencimento
da CNH - Carteira Nacional de Habilitação;
•
Encaminhar autorização para desconto na folha de pagamento do condutor do
veículo referente às multas pagas pelo Crea-SP.
55
Papel principal da Unidade de Serviços Administrativos
Planejar, organizar, coordenar, avaliar, revisar e orientar a
execução das atividades de acordo com os procedimentos
estabelecidos para atender os clientes internos e externos.
56
Atribuições da Unidade de Serviços Administrativos
•
Expedir, receber e distribuir correspondências e encomendas a todas as
áreas do Crea-SP;
•
Disponibilizar e manter o serviço de reprodução de cópias de
documentos;
•
Coordenar e manter os serviços terceirizados de limpeza e conservação
dos prédios do Crea-SP;
•
Administrar as solicitações e a distribuição de água mineral para as
sedes previstas em contrato;
•
Manter e administrar o serviço de telefonia fixa e celular de propriedade
57
do Crea-SP;
Atribuições da Unidade de Serviços Administrativos
•
Manter e administrar os serviços terceirizados de expedição de
correspondências do Crea-SP;
•
Manter e administrar o serviço de copa nas sedes Faria Lima, Nestor
Pestana e Rebouças;
•
Administrar e manter o serviço de recepção, portaria e segurança
patrimonial e manobrista. Controlar a entrada e saída de pessoas e
materiais da sede do Crea-SP;
•
Programar, coordenar, acompanhar e controlar a execução dos
serviços de manutenção predial preventiva e corretiva pela equipe de
manutenção, assim como por empresas terceirizadas: elaboração e
execução de projetos, manutenção de serviços diversos como:
elevadores, ar condicionado, entre outros;
58
Atribuições da Unidade de Serviços Administrativos
•
Administrar e gerir os serviços cartoriais;
•
Administrar e gerir contratos/processos referentes à Unidade;
•
Instruir e despachar processos de acordo com os instrumentos
administrativos e legislação;
•
Controlar o consumo de energia elétrica, água e gás das sedes Faria
Lima, Nestor Pestana e Rebouças;
•
Atender clientes internos e externos para solução de assuntos
rotineiros em tramitação.
59
Papel principal do Departamento de Eventos
• Planejar,
organizar
e
operacionalizar
eventos
do
Crea-SP.
• Apoiar a diretoria, assim como sua superintendência, na
elaboração da programação anual de eventos.
voltar ao sumário
60
Atribuições do Departamento de Eventos
•
Dar suporte logístico quanto à sonorização, filmagem, iluminação e
organização do espaço para a realização das Sessões Plenárias, das
Câmaras Especializadas, Congressos, Seminários, Encontros, Colégios de
Inspetores e outros, mediante prévio agendamento por parte das unidades
diretamente envolvidas;
•
Planejar, organizar e operacionalizar eventos do Crea-SP, devendo, para
tanto:
•
Prospectar espaços físicos e levantar os respectivos custos;
•
Identificar as necessidades relativas a: material de escritório, refeição,
transporte e acomodação dos participantes;
61
Atribuições do Departamento de Eventos
•
Enviar convites e/ou convocações para participantes em eventos e
controlar as confirmações de presença;
•
Gerenciar os eventos para verificar a adequação e oportunidade dos
recursos humanos e materiais disponibilizados;
•
Avaliar cada evento realizado com o objetivo de melhor planejar e
operacionalizar futuras ações;
•
Editar registros em vídeo de eventos realizados pelo Crea-SP;
•
Controlar a agenda de utilização do auditório e da sala de reuniões
existentes na Sede da Nestor Pestana;
•
Otimizar os processos internos do departamento.
62
Papel principal do Departamento de Comunicação
Propor
e
operacionalizar
ações
que
visem
a
divulgação do Crea-SP e suas atividades para as
comunidades externa/interna e promover ações de
“marketing institucional”.
voltar ao sumário
63
Atribuições do Departamento de Comunicação
•
Elaborar pautas, levantar assuntos e temas, realizar reportagens sobre
assuntos ligados ao Sistema Confea/Creas;
•
Redigir textos e preparar matérias jornalísticas (press-releases) de assuntos
afetos ao Crea-SP para divulgar na imprensa;
•
Assessorar as Comissões e outros Colegiados;
•
Desenvolver e manter o Portal (site) do Crea-SP com a participação do
Departamento de Informática no que se refere aos serviços on line;
•
Acompanhar as ações, projetos e eventos da Presidência, Diretoria,
Comissões e outros Colegiados, e/ou divulgar para os públicos interno/externo;
•
Produzir em todos os seus estágios e/ou assessorar, quando o caso assim o
exigir, a produção de revistas, manuais e folders de assuntos do Crea-SP;
•
Gerenciar serviço de seleção e coleta de notícias e informações (clipping) de
interesse do Crea-SP para divulgação;
64
Atribuições do Departamento de Comunicação
•
Agendar para a presidência e diretoria entrevistas com os diversos órgãos de
imprensa e prestar assessoria na estruturação das informações que se
fizerem necessárias;
•
Atender os contatos diários dos órgãos da imprensa;
•
Preparar campanhas de esclarecimento e divulgação da atividade profissional
dos afiliados do Crea-SP e/ou das entidades de classe coligadas;
•
Preparar e produzir materiais como manuais e audiovisual para divulgação do
Crea-SP em palestras e apresentações;
•
Propor plano com estratégia de divulgação interna e externa do material
informativo e/ou promocional do Crea-SP;
•
Supervisionar e orientar a equipe de trabalho, assim como buscar o
desenvolvimento e a melhoria de desempenho da mesma.
65
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
SUPERINTENDÊNCIA
DE
CONTROLADORIA
voltar ao sumário
66
Estrutura Organizacional da SUPCON
A Superintendência de Controladoria é composta por 3
Departamentos.
I.
Departamento de Finanças
II.
Departamento de Contabilidade e Orçamento
III.
Departamento de Dívida Ativa
67
Papel principal da Superintendência de Controladoria
•
Supervisionar os processos: financeiro, contábil, fiscal e de cobrança
judicial do Crea-SP; inclusive o planejamento, coordenação e controle
das atividades correlatas no intuito de mensurar os resultados das
áreas de Orçamento, Finanças, Contabilidade e Dívida Ativa e fixar
seus objetivos e metas;
•
Assessorar a presidência e diretoria na tomada de decisão por meio de
relatórios gerenciais e produção de cenários;
•
Estabelecer métricas de controle, assim como aferir resultados das
unidades do Crea-SP.
voltar ao sumário
68
Atribuições da Superintendência de Controladoria
•
Planejar, coordenar, acompanhar, reformular e controlar a execução do
orçamento anual;
•
Supervisionar e negociar com as instituições financeiras as tarifas de cobrança
relativas à: arrecadação, pagamento e transferência de recursos financeiros;
•
Supervisionar e controlar o fluxo de caixa, inclusive a supervisão dos
pagamentos de contratos e ressarcimentos, assim como os repasses de verba
às associações conveniadas de acordo com as normas e procedimentos
internos;
•
Supervisionar as aplicações financeiras com acompanhamento da evolução
dos índices de mercado;
•
Preparar e elaborar relatórios e demonstrativos financeiros;
69
Atribuições da Superintendência de Controladoria
•
Supervisionar os trâmites do pagamento dos funcionários, mediante
informação do Departamento de Recursos Humanos;
•
Supervisionar a elaboração dos balancetes, balanços, relatórios e outros
demonstrativos contábeis, verificar a apuração dos resultados e sugerir os
ajustes necessários;
•
Supervisionar a prestação de contas para deliberação da Comissão de
Orçamento e Tomadas de Contas e apreciação da Diretoria e do Plenário do
Crea-SP, para homologação do CONFEA;
•
Supervisionar o acompanhamento das alterações da legislação e
regulamentação vigentes, sugerir mudanças e melhorias para o
aperfeiçoamento contínuo do trabalho executado pelas áreas de sua
responsabilidade.
70
Papel principal do Departamento de Finanças
•
Administrar as transações que geram informações para o controle das
atividades e operações do Crea-SP.
•
Elaborar relatórios e interpretar os resultados em termos financeiros,
avaliar o impacto financeiro das decisões da administração para
garantir o fluxo de caixa adequado para a sustentação das atividades
planejadas com proteção dos recursos por meio de controles
adequados, consolidação de dados de receita/despesa e fornecimento
de panorama financeiro para o planejamento das atividades e
operações do Crea-SP.
voltar ao sumário
71
Atribuições do Departamento de Finanças
•
Elaborar fluxo de caixa diário, semanal, mensal e projetado, contemplando
cronograma de pagamento das despesas processadas e não processadas;
•
Realizar aplicações financeiras oriundas de saldos remanescentes do fluxo de
caixa e acompanhar sua posição por meio de índices do mercado financeiro.
•
Acompanhar diariamente a movimentação das contas bancárias, confrontar e
analisar o saldo com os extratos bancários;
•
Efetuar
transferências
de
numerário
entre
contas
correntes
do
Crea-SP para garantir os compromissos de pagamento;
•
Elaborar relatórios financeiros para demonstrar a situação financeira do
Crea-SP;
72
Atribuições do Departamento de Finanças
•
Efetuar a liquidação e pagamento dos empenhos, verificando a autenticidade e a
documentação legal, separando faturas, avisos bancários e notas fiscais para
cumprir os estágios da despesa conforme os ditames da lei;
•
Conferir, analisar e pagar os pedidos de ressarcimentos e as prestações de
contas de viagem de conselheiros, diretores e presidente, assim como manter
contatos com fornecedores e clientes internos e externos para orientar e
posicionar a respeito dos trâmites de liquidação e pagamento;
•
Providenciar créditos de suprimentos de fundos de acordo com as necessidades
das áreas, conferir e consolidar as respectivas prestações de contas conforme
os ditames da lei;
•
Processar as devoluções de anuidades, ARTs, taxas e multas cobradas em
duplicidade ou indevidamente, após analisadas e atestadas pelas áreas
responsáveis;
73
Atribuições do Departamento de Finanças
•
Emitir tabelas de cobrança de anuidades, taxas e multas em conformidade
com as leis, decisões judiciais e regulamentações emanadas pelo Confea;
•
Elaborar tabelas de multas financeiras, cálculo de juros de mora para serem
utilizadas pelas demais áreas;
•
Emitir boletos de parcelamentos de anuidades analisados e protocolados pelas
unidades de atendimento;
•
Elaborar estudos de viabilidade econômica e financeira;
•
Remeter à rede bancária informações e mensagens necessárias à cobrança;
•
Orientar as unidades na devolução de documentos encaminhados para
pagamento.
74
Papel principal do Departamento de Contabilidade e Orçamento
Planejar, organizar, registrar, controlar e evidenciar os atos e os
fatos da gestão do patrimônio para orientar o processo de decisão,
a prestação de contas e a instrumentalização do controle do
Crea-SP para direcionar suas ações nos processos estratégicos,
contábeis, orçamentários e no registro eficaz das mutações
patrimoniais.
voltar ao sumário
75
Atribuições do Departamento de Contabilidade e Orçamento
•
Exercer as atividades de controladoria mantendo os aspectos legais,
fiscais e operacionais para assegurar a fidelidade e a regularidade dos
relatórios e demonstrativos contábeis;
•
Desenvolver, propor e implantar normas e procedimentos
operacionais, contábeis, financeiros e orçamentários com elaboração
de métodos para uniformidade dos mesmos;
•
Responder por todo o fluxo de informações gerenciais necessários
para adequar a elaboração e montagem do orçamento e suas
reformulações periódicas para análise das despesas;
•
Analisar e verificar a exatidão de toda documentação encaminhada
para empenho, de acordo com as normas e instruções estabelecidas,
inclusive os procedimentos necessários para sua liquidação;
76
Atribuições do Departamento de Contabilidade e Orçamento
•
Cumprir todas as determinações legais e fiscais, assim como os padrões
estabelecidos pelo Confea;
•
Organizar, preparar e elaborar os relatórios gerenciais: balancetes, balanços,
prestação de contas e demais informes oficiais;
•
Submeter os programas orçamentários e a prestação de contas à apreciação e
deliberação da Diretoria, Comissão Permanente de Orçamento e Tomada de
Contas e ao Plenário do Crea-SP, e encaminhá-los ao Confea para sua
aprovação;
•
Atender a fiscalização e auditoria, prestar informações e fornecer documentos,
quando necessários;
•
Planejar, coordenar, reformular, acompanhar e controlar a execução do
orçamento anual;
77
Atribuições do Departamento de Contabilidade e Orçamento
•
Propor, definir e atualizar o plano de contas para atender a legislação vigente;
•
Acompanhar e controlar os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) da
área contábil e orçamentária e unificar os lançamentos entre as unidades;
•
Elaborar e acompanhar projetos e melhorias para o departamento e envolver
os demais departamentos da superintendência;
•
Implementar metodologias e processos para melhoria da eficiência e redução
de custos;
•
Propor treinamento para os gestores das demais áreas no que tange a
assuntos técnicos e legais pertinentes a contabilidade, orçamento e finanças.
78
Papel principal do Departamento de Dívida Ativa
Efetuar a cobrança pela via judicial dos créditos passíveis de
inscrição em dívida ativa cuja cobrança seja atribuída por lei aos
Conselhos Regionais de Engenharia, Arquitetura e Agronomia,
quando não pagos no prazo legal pelos contribuintes e pelos
infratores, nos termos do disposto na Lei nº 5.194/66 e na
Resolução n.º 270/81, do Confea.
voltar ao sumário
79
Atribuições do Departamento de Dívida Ativa
•
Planejar e promover a inscrição em dívida ativa dos créditos não pagos no
prazo legal pelos contribuintes (anuidades e taxas) e pelos infratores (multas),
nos termos do previsto na Resolução nº 270/81, do Confea;
•
Instaurar, instruir e controlar os processos administrativos relacionados à
cobrança da dívida ativa;
•
Preparar os documentos necessários à distribuição de ações de execução
fiscal;
•
Distribuir, acompanhar e dar andamento nas execuções fiscais promovidas em
face dos devedores do Crea-SP;
•
Atender ao público em geral e prestar esclarecimento acerca das cobranças
efetuadas, legislação aplicável e formas de pagamento/regularização;
•
Orientar, negociar e autorizar o parcelamento de débitos cuja cobrança esteja
sob a responsabilidade do departamento;
80
Atribuições do Departamento de Dívida Ativa
•
Gerar fichas de compensação para possibilitar a satisfação da obrigação por
parte dos devedores;
•
Organizar e controlar as fichas de compensação (pagamentos à vista ou
parcelado);
•
Verificar os pagamentos realizados com o lançamento dos respectivos valores
em sistema próprio para possibilitar o controle e emissão de relatórios
financeiros acerca da cobrança da dívida ativa;
•
Analisar requerimentos e documentos apresentados pelos interessados e
decidir acerca da legalidade e procedência da cobrança;
•
Providenciar a baixa da inscrição de dívida ativa e extinguir processos
mediante comprovação por documentos hábeis;
•
Emitir certidões de situações relacionadas à dívida ativa (homonímia e
negativa de débito).
81
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
SUPERINTENDÊNCIA TÉCNICA
voltar ao sumário
82
Estrutura Organizacional da SUPTEC
A Superintendência Técnica é
Departamentos e por 2 Unidades.
I.
composta
por
3
Departamento de Assistência ao Plenário
• Unidade de Controle de Processos
II.
Departamento de Assistência Técnica
III.
Departamento de Assistência às Câmaras e Conselheiros
• Unidade de Assuntos Administrativos
83
Papel principal da Superintendência Técnica
• Coordenar e controlar as ações da Superintendência
Técnica para prover os recursos necessários como:
suporte, parâmetros e apoio logístico.
• Planejar
e
propor
ações
para
o
desenvolvimento
organizacional do Crea-SP e buscar a melhoria contínua
de sua administração e o atendimento das necessidades
dos usuários.
84
Atribuições da Superintendência Técnica
•
Interfacear com as demais superintendências;
•
Interfacear com a estrutura básica e de suporte;
•
Participar da estruturação e da execução do Planejamento Estratégico
da Superintendência Técnica;
•
Disponibilizar meios para manter o Crea-SP atualizado em relação às
melhores práticas (benchmarking) dos demais conselhos e órgãos de
classe.
85
Papel principal do Departamento de Assistência ao Plenário
Assegurar o apoio administrativo para o exercício do
mandato dos conselheiros e assessorar o Plenário e
a Comissão de Renovação do Terço.
voltar ao sumário
86
Atribuições do Departamento de Assistência ao Plenário
•
Providenciar o apoio logístico e/ou de infra-estrutura necessários
à realização das sessões plenárias, assim como o suporte
técnico e administrativo, confecção de atas, decisões e demais
documentos resultantes das mesmas, conforme estabelecido no
Regimento do Crea-SP;
•
Assessorar todo o processo de renovação do terço de acordo
com os trâmites estabelecidos em resolução do Confea;
•
Controle da frequência, dos mandatos e do prontuário dos
conselheiros e as ações decorrentes;
•
Controlar e distribuir os processos do plenário, câmaras,
comissões e grupos de trabalho.
87
Papel principal da Unidade de Controle de Processos
Receber, verificar, separar, distribuir, acompanhar e
controlar o trâmite dos processos de assuntos
pertinentes à Superintendência Técnica.
88
Atribuições da Unidade de Controle de Processos
•
Entregar processos a conselheiros em todas as instâncias e
controlar a posse regimental;
•
Receber processos de conselheiros, proceder à baixa da posse e
encaminhá-los à instância pertinente;
•
Controlar o prazo de tramitação dos processos não retirados por
conselheiro para sua redistribuição;
•
Emitir mensalmente os relatórios de controle de posse de processos
em poder de conselheiro além do prazo regimental.
89
Papel principal do Departamento de Assistência Técnica
Análise técnica/administrativa dos processos pertinentes à
Superintendência Técnica e auxiliar o apoio técnico para o
exercício do mandato dos conselheiros.
voltar ao sumário
90
Atribuições do Departamento de Assistência Técnica
•
Garantir a análise e o trâmite de processos no menor tempo possível,
consoante os prazos regimentais;
•
Conhecer as legislações e decisões no âmbito do Sistema
Confea/Creas e prestar informações a quem de direito;
•
Criar e manter sistema de informações como jurisprudência,
legislação e normas para facilitar os trabalhos e decisões dos órgãos
colegiados;
•
Auxiliar os conselheiros no relato de processos quanto ao
embasamento legal;
•
Receber e responder consultas técnicas.
91
Papel principal do Departamento de
Assistência às Câmaras e Conselheiros
•
Assegurar
o
apoio
técnico
e
administrativo
às
atividades das câmaras, comissões e grupos de
trabalho
para
o
exercício
do
mandato
dos
conselheiros, conforme disposto no Regimento do
Crea-SP;
voltar ao sumário
92
Atribuições do Departamento de
Assistência às Câmaras e Conselheiros
•
Orientar os conselheiros quanto ao atendimento do Regimento do
Crea-SP, consolidar e registrar os entendimentos decorrentes dos
pareceres, assim como acompanhar o trâmite dos processos a serem
relatados por eles;
•
Providenciar a divulgação das decisões tomadas pelos órgãos de
caráter decisório, conforme as normas vigentes;
•
Integrar as ações das diversas câmaras;
•
Padronizar os procedimentos e racionalizar os trabalhos das
câmaras, comissões e grupos de trabalho.
93
Papel Principal da Unidade de Assuntos Administrativos
Providenciar
o
apoio
logístico
ou
de
infraestrutura necessários à realização das
reuniões, assim com o suporte técnico e
administrativo.
94
Atribuições da Unidade de Assuntos Administrativos
•
Elaborar súmulas, decisões e demais documentos resultantes das reuniões;
•
Divulgar o calendário anual de reuniões e eventos do plenário, das câmaras,
das comissões e dos grupos de trabalho e as eventuais alterações;
•
Encaminhar a convocação dos conselheiros para as reuniões ordinárias e
extraordinárias;
•
Elaborar as listas de presenças das reuniões das câmaras, comissões e
grupos de trabalho e encaminhá-las aos responsáveis pela reunião;
•
Preparar as notas de empenho referentes ao pagamento/ressarcimento de
conselheiros;
•
Controlar, locar e realocar espaço físico para as reuniões das câmaras,
comissões e grupos de trabalho.
95
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
SUPERINTENDÊNCIA
OPERACIONAL
voltar ao sumário
96
Estrutura Organizacional da SUPOPE
A Superintendência Operacional é composta por 15 Departamentos, por 37
Unidades de Gestão de Inspetorias, 100 Unidades Operacionais de Inspetorias, e
10 Unidades Operacionais de Postos de Serviço.
I.
12 Departamentos Regionais
• Unidade de Gestão de Inspetorias
• Unidade Operacional de Inspetorias
• Unidade Operacional - Posto de Serviço
II.
Departamento de Controle e Diretrizes de Fiscalização;
III.
Departamento de Controle e Diretrizes de Registro e
Instrução
de Processos
• Unidade de Atendimento ao Usuário
IV.
Departamento de Informática
• Unidade de Suporte ao Usuário
• Unidade de Desenvolvimento
97
Papel principal da Superintendência Operacional
•
Coordenar as ações de fiscalização do exercício profissional
da área tecnológica, assim como a prestação dos serviços
executados nas Unidades de Gestão de Inspetoria e
Operacional no Estado de São Paulo;
•
Manter um sistema de comunicação entre o Crea-SP, as
Entidades e as Instituições de Ensino.
voltar ao sumário
98
Atribuições da Superintendência Operacional
•
Coordenar o planejamento e avaliar os resultados dos planos de ação de
fiscalização elaborados pelas Câmaras Especializadas;
•
Planejar, propor, e coordenar eventos de natureza específica no âmbito da
Superintendência
Operacional
(SEFISC,
Seminários,
Reuniões
e
Treinamentos);
•
Propor e supervisionar as ações de fiscalização do tipo: blitz, força tarefa;
•
Manter atualizado um sistema de informações das atividades afetas à
Superintendência Operacional para subsidiar as decisões da presidência;
•
Propor revisão em Resoluções do Confea e instrumentos normativos do
Crea-SP;
99
Atribuições da Superintendência Operacional
•
Avaliar os procedimentos da Superintendência Operacional, assim como fazer
cumprir eventuais determinações oriundas de análises de auditorias;
•
Propor revisão, atualizar e divulgar novos procedimentos ou regimentos na
esfera da Superintendência Operacional;
•
Propor e implementar ações de racionalização na tramitação de processos de
todas as ordens, exceto os de ordem “L”;
•
Participar do Planejamento Estratégico do Crea-SP, assim como da
proposição, coordenação, execução, acompanhamento e cooperação para as
metas definidas.
100
Papel principal dos Departamentos Regionais
•
Elaborar e acompanhar o planejamento anual das ações de fiscalização;
•
Fiscalizar o exercício profissional na região sob sua jurisdição;
•
Estabelecer parcerias com órgãos da comunidade pública e ONG’s para
melhorar tanto o papel exercido como a representatividade do Crea-SP;
•
Elaborar e submeter à gerência regional, cronograma físico-financeiro das
atividades relativas aos deslocamentos para o exercício de sua função, assim
como a apresentação de resultados internos e externos das unidades;
•
Orientar os usuários do sistema sobre as legislações pertinentes à área
tecnológica;
•
Atender e prestar serviços ao público.
voltar ao sumário
101
Atribuições dos Departamentos Regionais e das
Unidades de Gestão e Operacionais de Inspetorias
As atividades destacadas com (*) são desenvolvidas também pelas
Unidades de Postos de Serviços.
•
Assessorar o presidente e a diretoria quando em visita na região de sua
jurisdição;
•
Elaborar roteiro mensal de fiscalização;
•
Verificar e controlar o cumprimento do roteiro de fiscalização;
•
Proceder a fiscalização in loco e emitir notificações e/ou multas;
•
Propor parcerias e acordos de atuação conjunta de fiscalização com outros
órgãos e entidades locais;
•
Identificar obras e empreendimentos; profissionais ou empresas atuando de
forma irregular quanto ao exercício profissional;
102
Atribuições dos Departamentos Regionais e das
Unidades de Gestão e Operacionais de Inspetorias
•
Ministrar palestras para divulgar a legislação do Sistema Confea/Creas nas
entidades e instituições da área tecnológica;
•
Submeter processos às CAFs - Comissão Auxiliar de Fiscalização
regionais, às câmaras especializadas e ao plenário;
•
Participar, acompanhar e analisar os resultados das reuniões das
CAFs e seus resultados;
•
Receber, protocolizar, analisar os documentos e dar prosseguimento no
assunto;
•
Abrir e instruir processos de todas as ordens, exceto os de ordem “L”;
•
Controlar o fluxo e tramitação dos processos;
•
Cumprir as decisões das câmaras especializadas e do plenário;
103
Atribuições dos Departamentos Regionais e das
Unidades de Gestão e Operacionais de Inspetorias
•
Identificar formandos nas instituições de ensino para registro de novos
profissionais;
•
Dar suporte administrativo aos conselheiros, inspetores e outros representantes
do Crea-SP quando no exercício de atribuições da competência dos mesmos;
•
Gerenciar contratos de cessão de uso e espaço das entidades em que o
Crea-SP mantém sede, e também os de reforma, construção de sede e
convênios, assim como os demais contratos referentes a atos/resoluções;
•
Elaborar NERP’s – Notas de Empenho de Ressarcimento e Pagamento e
NEC’s – Notas de Empenho de Compra/Serviço e encaminhá-las a sede do
Crea-SP para as providências necessárias;
*
Providenciar o registro de profissionais, empresas e instituições de ensino;
*
Emitir vistos de pessoa física e jurídica, anotações, revalidação e reabilitação
de registro, anotações de alteração de pessoa jurídica; pedidos de segunda via
de carteira; acervo técnico;
104
Atribuições dos Departamentos Regionais e das
Unidades de Gestão e Operacionais de Inspetorias
*
Manter atualizado o cadastro de registro de profissionais e empresas;
*
Emitir certidões, ofícios, boletos de anuidade e de prestação de serviços;
*
Atender profissionais, empresas, entidades e demais usuários para prestar
esclarecimentos do papel e a legislação de assuntos afetos ao Crea-SP,
assim como andamento de processos;
•
Acolher as denúncias de falta ética e informações de sinistros. Pesquisar a
documentação existente no Crea-SP e buscar informações adicionais para
subsidiar a abertura e/ou exame do processo;
•
Dar apoio logístico no processo eleitoral do Sistema Confea/Creas para os
cargos de presidentes e conselheiros;
*
Preparar e despachar o malote via correio.
105
Papel principal do Departamento de Controle e
Diretrizes de Fiscalização
•
Desenvolver planos ou projetos de fiscalização especial e, quando
necessário, coordenar e supervisionar as ações fiscais de campo abrangentes
dos departamentos regionais do Estado ou em municípios localizados sob sua
jurisdição;
•
Preparar e ministrar treinamentos e promover reuniões regionalizadas para
uniformizar os procedimentos de ações fiscais em todas as unidades da
Superintendência Operacional; em consonância com as resoluções do
Confea, atos normativos e diretrizes emanadas das câmaras especializadas
do Crea-SP;
•
Receber, compilar e analisar os dados constantes dos relatórios de atividades
da fiscalização executadas pelos departamentos regionais, e encaminhar às
câmaras especializadas e à diretoria para conhecimento e/ou para direcionar
as ações a serem desencadeadas pelos agentes fiscais.
106
Atribuições do Departamento de Controle e
Diretrizes de Fiscalização
•
Desenvolver estudos, análises e apresentar proposituras relativas a assuntos
direta ou indiretamente vinculados à área da fiscalização;
•
Atender às consultas relacionadas à área da fiscalização formuladas pelos
públicos interno e externo;
•
Assessorar a Superintendência Operacional na elaboração de estudos,
planos e apresentação de proposituras para a consecução do SEFISC Seminário Anual de Fiscalização, assim como nos demais assuntos relativos
á área da fiscalização;
•
Desenvolver planos e/ou projetos de ações de fiscalização especial e realizar
treinamentos para a sua implementação;
107
Atribuições do Departamento de Controle e
Diretrizes de Fiscalização
•
Planejar, organizar e supervisionar em campo as ações das fiscalizações
especiais;
•
Analisar os relatórios de atividades da fiscalização dos departamentos
regionais para direcionar as ações a serem desencadeadas;
•
Informar ao Departamento de Informática as necessidades e os requisitos
voltados para o desenvolvimento de programas e/ou sistemas de fiscalização;
•
Elaborar o projeto PRODAFISC – Programa de Desenvolvimento e
Aperfeiçoamento da Fiscalização ou outros projetos de fiscalização, que
contemplam treinamento e aquisição de equipamentos necessários para a
fiscalização;
•
Assessorar as câmaras especializadas e os grupos técnicos de trabalho para
desenvolver projetos e execução de ação de fiscalização específica;
•
Manter interfaceamento com as demais áreas para tratar de assuntos inerentes
à fiscalização.
108
Papel principal do Departamento de
Controle e Diretrizes de Registro e Instrução de Processos
•
Planejar, organizar, dirigir e controlar a execução das atividades
inerentes a sua área de atuação;
•
Estabelecer as diretrizes básicas para instrução de processo de
registro, cadastro e fiscalização de empresa, profissional, instituição
de ensino, recolhimento de ART e concessão de acervo técnico, de
acordo com os parâmetros estabelecidos pela área institucional do
Crea-SP;
•
Propor ações de melhoria nos serviços prestados pelas unidades
subordinadas à SUPOPE - Superintendência Operacional;
•
Preparar e ministrar treinamentos e realizar reuniões regionalizadas
para uniformizar os procedimentos administrativos em todas as
unidades da Superintendência Operacional.
109
Atribuições do Departamento de
Controle e Diretrizes de Registro e Instrução de Processos
•
Estabelecer, auditar, assegurar e propor ações e instrução de
processos para cumprir as metas pretendidas. Otimizar e padronizar os
procedimentos praticados em todas as unidades da SUPOPE;
•
Orientar as atividades de instrução de processos desenvolvidas nas
unidades da SUPOPE, em razão das atualizações dos sistemas
informatizados (SIC – Sistema de Informações Cadastrais,
CreaDoc, Gerenciador Eletrônico de Documentos e Protocolos,
Sistema de ART – Anotação de Responsabilidade Técnica e
CAT – Certidão de Acervo Técnico);
•
Analisar os assuntos de registro e cadastro e apresentar os resultados
e fundamentações legais pertinentes;
•
Apresentar planos organizacionais para registro e cadastro; elaborar
gráficos, roteiros e manuais de procedimentos;
110
Atribuições do Departamento de
Controle e Diretrizes de Registro e Instrução de Processos
•
Propor e elaborar Normas e POPs - Procedimentos Operacionais Padronizados
para disciplinar a execução dos serviços praticados nas unidades e aprimorar
os métodos de trabalho;
•
Propor e implementar ações de racionalização na tramitação de processos
ligados ao registro e cadastro de profissional, empresa, fiscalização e acervo
técnico;
•
Esclarecer dúvidas das Unidades de Gestão e Operacionais de Inspetorias com
relação à coleta de assinatura digital, geração de guia de malotes e distribuição
das carteiras por meio de contato telefônico ou por correio eletrônico;
•
Manter contato com o Confea e com a empresa contratada para digitalização e
impressão das carteiras; para sanar dúvidas e resolver problemas;
•
Identificar dificuldades/falhas operacionais nas regionais e propor medidas
corretivas;
111
Atribuições do Departamento de
Controle e Diretrizes de Registro e Instrução de Processos
•
Acompanhar equipes de trabalho de auditoria e de treinamento e avaliar os
resultados;
•
Promover a integração entre o Confea/Mútua e Associações de Classe e o
Crea-SP;
•
Analisar as deliberações da presidência e/ou diretoria e determinar a adoção
das providências pertinentes;
•
Assessorar o Superintendente Operacional nos assuntos relativos à área de
instrução de processos de registro e cadastro, assim como elaborar
estudos/planos e apresentar proposituras para a consecução de treinamento
na área funcional;
•
Controlar as atividades ligadas à instrução de processos para avaliar a
performance da rotina e demanda das atividades desenvolvidas nas
gerências regionais;
•
Receber, conferir, pesquisar, analisar e providenciar os trâmites de
documentos e responder as consultas, quando pertinentes;
112
Atribuições do Departamento de
Controle e Diretrizes de Registro e Instrução de Processos
•
Elaborar e analisar relatórios, planilhas, gráficos com os indicadores das
atividades executadas para direcionar as ações a serem desencadeadas;
•
Receber, organizar e controlar os documentos protocolados, assim como as
carteiras nacionais emitidas pelo Sistema SIC e distribuí-las às unidades
operacionais UGIs/UOPs;
•
Receber, separar, protocolizar e organizar os documentos recebidos do Correio
e distribuí-los às UGIs/UOPs ;
•
Receber, separar, validar e controlar os protocolos recebidos das unidades.
Enviar à empresa contratada para digitalização ou devolver às unidades para
as devidas correções;
•
Receber, verificar, analisar e propor orientações às UGIs/UOPs de assuntos
inerentes à aplicação dos procedimentos administrativos, com base nas
instruções normativas, como: resoluções, decisões de câmaras especializadas
e instruções.
113
Papel principal da Unidade de Atendimento ao Usuário
Prestar esclarecimentos e informações, via telefone e e-mail,
aos usuários (profissionais, empresas, órgãos públicos,
entidades de classe e sociedade em geral), sobre o papel do
Crea-SP e a legislação pertinente ao Sistema Confea/Creas,
e também sobre o andamento de processos e protocolos.
114
Atribuições da Unidade de Atendimento ao Usuário
•
Prestar orientações em tempo real;
•
Atualizar o cadastro de profissionais e empresas;
•
Propor melhorias no site, e atualizar perguntas e respostas disponíveis no
menu “Dúvidas Frequentes”;
•
Receber e responder via e-mail e em prazo pré-fixado consultas diversas
encaminhadas pelo site por meio do link “fale conosco” e protocolizadas no
sistema “CreaDoc”; sobre os questionamentos que dependam exclusivamente
da Unidade de Atendimento ao Usuário;
•
Receber, analisar e encaminhar para exame e parecer de departamento
específico de conformidade com as instruções vigentes, as consultas técnicas
que embora pertinentes ao Crea-SP, não sejam atribuições da Unidade de
Atendimento ao Usuário;
115
Atribuições da Unidade de Atendimento ao Usuário
•
Interfacear com outras áreas do Crea-SP para solucionar problemas dos
usuários referentes ao andamento de protocolos, utilização dos serviços on-line
e regularização de situação cadastral;
•
Emitir e enviar boletos de anuidades dos profissionais e empresas, e
providenciar o envio dos mesmos aos solicitantes;
•
Receber fac-símiles sobre pagamento de anuidades de profissionais e
empresas registrados tanto no Crea-SP como nos demais estados. Triagem e
encaminhamento dos documentos às Unidades responsáveis para proceder
baixa no sistema.
116
Papel principal do Departamento de Informática
Planejar, propor e implementar a aplicação de soluções da
tecnologia da informação, que envolvam software, hardware e
processos para atender os objetivos estratégicos, táticos e
operacionais
do
Crea-SP,
e
habilitá-lo
a
honrar
seus
compromissos institucionais perante a sociedade.
voltar ao sumário
117
Atribuições do Departamento de Informática
•
Elaborar o PDTI - Plano Diretor de Tecnologia da Informação, revisá-lo
periodicamente e acompanhar a execução de suas ações;
•
Propor, implementar e administrar soluções de comunicação e transmissão de
dados para as demais áreas;
•
Propor soluções de automação;
•
Propor políticas e procedimentos relacionados aos recursos de informática,
abrangendo softwares, hardwares e processos;
•
Gerir as solicitações relacionadas à tecnologia de informação. Planejar,
pesquisar, especificar e solicitar as aquisições de bens e serviços de
informática para atender as necessidades do Crea-SP;
•
Planejar, acompanhar, controlar, gerenciar a comunicação, a negociação e
aferir os resultados referentes aos projetos de tecnologia da informação;
•
Buscar a melhoria contínua nos processos e ações do Departamento de
Informática e o alinhamento com os objetivos estratégicos do Crea-SP.
118
Papel principal da Unidade de Desenvolvimento
•
Propor, planejar, analisar, desenvolver e implantar soluções de
sistemas de informação com o intuito de proporcionar um ambiente de
TI -Tecnologia da Informação aderente aos procedimentos do
Crea-SP;
•
Assegurar que as informações produzidas e armazenadas nas bases
de dados estejam consistentes e acessíveis de acordo com as
demandas interna e/ou externa;
•
Desenvolver aplicações de apoio aos níveis estratégico, tático e
operacional;
•
Atualizar as aplicações para se adequar às normas, instruções e
procedimentos do sistema Confea/Creas.
119
Atribuições da Unidade de Desenvolvimento
•
Analisar os requisitos fundamentais para o desenvolvimento de sistemas
informatizados;
•
Modelar conceitual e logicamente os sistemas a serem desenvolvidos ou
mantidos;
•
Desenvolver e/ou adquirir sistemas informatizados para utilização pelos
públicos interno e externo;
•
Ministrar treinamentos para capacitação técnica dos usuários sobre os
sistemas desenvolvidos internamente ou adquiridos junto a terceiros;
•
Elaborar manuais técnicos de operação sobre os sistemas informatizados;
•
Estruturar e manter os bancos de dados referentes aos profissionais,
empresas, ARTs, instituições de ensino, cursos, processos e protocolos para
prover informações e apoio a todos os órgãos e usuários do Crea-SP;
•
Adotar as providências necessárias para garantir a integridade, segurança e
inviolabilidade nos sistemas e dados do Crea-SP .
120
Papel principal da Unidade de Suporte
•
Gerenciar a infraestrutura de hardware e software que suporta
os sistemas informatizados do Crea-SP;
•
Executar ações relacionadas ao planejamento e aquisição de
recursos tecnológicos, administração de redes e bancos de
dados,
manutenções
preventivas
e
corretivas
nos
equipamentos e sistemas;
•
Prestar serviço de suporte ao usuário final na utilização dos
diversos recursos de informática.
121
Atribuições da Unidade de Suporte
•
Projetar, propor, instalar, manter e operar as redes ou sistemas isolados de
microcomputadores e particularmente os seus servidores centralizados ou não;
•
Supervisionar do ponto de vista operacional as redes internet, intranet e
extranet. Monitoramento dos aspectos de estabilidade, sincronismo e
velocidade de respostas;
•
Monitorar os arquivos e bases de dados quanto à sua integridade e limites de
expansão para manter a confiabilidade das informações e continuidade dos
serviços (espaço ocupado, área disponível, eficiência do banco, tempo de
resposta);
•
Operar, manter e controlar todas as unidades principais e periféricas de grande,
médio e pequeno porte de processamento eletrônico de dados conforme os
padrões e normas vigentes;
122
Atribuições da Unidade de Suporte
•
Administrar as redes de microcomputadores, como: Windows, AIX, Linux ;
•
Instalação, configuração e manutenção do próprio sistema operacional,
de seus subsistemas e sub-rotinas;
•
Manutenção das contas de usuário;
•
Manutenção do site da intranet (Monitoramento dos serviços do IIS e
Apache);
•
Manutenção dos direitos de acesso aos recursos da rede;
•
Serviços de firewall;
•
Serviços de FTP - File Transfer Protocol;
•
Serviços de e-mail , mensagem on-line;
123
Atribuições da Unidade de Suporte
•
Acompanhar a execução dos processamentos, verificar possíveis falhas ou
erros de operação e providenciar ações corretivas;
•
Otimizar a utilização de todo o sistema computacional do ponto de vista
operacional, e propor novos esquemas de operação e produção;
•
Implantar e controlar políticas e rotinas de segurança de informação e acesso
aos sistemas por meio de senhas ou outras formas de preservação e
inviolabilidade dos sistemas disponibilizados;
•
Instalar ou desinstalar novos softwares ou sistemas operacionais e
reconfigurar bancos de dados, que ocasionalmente serão realizados mediante
acordo tácito entre as Unidades de Desenvolvimento e Suporte;
•
Controlar licenças de softwares;
•
Manter atualizados os manuais de produção;
124
Atribuições da Unidade de Suporte
•
Monitorar e acompanhar o desempenho das linhas de teleprocessamento e
demais componentes da rede com seus equipamentos intermediários e
terminais;
•
Atualizar e disponibilizar aos usuários todos os bancos de dados, sistemas de
cadastramento e controles, e sistemas de informação e consultas;
•
Executar backups e mantê-los em local apropriado e seguro;
•
Planejar e programar todas as rotinas de processamento e definir prioridades,
sejam para fins de produção, supervisão ou manutenção dos sistemas;
•
Controlar, supervisionar, revisar e manter todo o sistema de alimentação dos
equipamentos centralizados;
•
Praticar a manutenção preventiva e executar as manutenções corretivas nos
sistemas isolados e interligados;
125
Atribuições da Unidade de Suporte
•
Emitir relatórios e listagens conforme rotina estabelecida ou mediante
solicitação superior;
•
Administrar e controlar o envio de CD’s, disquetes, fitas magnéticas,
relatórios, equipamentos e demais acessórios que deverão transitar
devidamente documentados;
•
Controlar as rotinas de segurança e de acesso aos sistemas e sites na
internet por meio dos microcomputadores da rede sob o ponto de vista legal;
•
Instruir e orientar, por escrito, quanto ao uso dos equipamentos
descentralizados, inclusive quanto à infraestrutura física, como: elétrica,
mobiliário, layout e cabeamento de dados;
•
Prestar apoio, atender chamados, corrigir falhas e orientar usuários quando
se tratar de problemas lógicos, físicos ou de desempenho das redes, de
sistemas e de utilização de equipamentos, sistemas operacionais e aplicativos
(atendimento de chamados de suporte);
126
Atribuições da Unidade de Suporte
•
Dar suporte na criação e manutenção do site;
•
Controlar a manutenção e utilização adequada dos equipamentos de
informática instalados nas áreas usuárias locais e remotas;
•
Controlar os ativos de informação e ambientes informatizados;
•
Dimensionar as necessidades dos usuários quanto a hardware e software;
•
Definir e especificar para fins de aquisição: equipamentos, sistemas e
acessórios necessários à operação ou readequação dos sistemas de acordo
com as necessidades dos usuários e do Crea-SP;
•
Normatizar, controlar e divulgar aos usuários as versões e atualizações de
sistemas em microcomputadores;
127
Atribuições da Unidade de Suporte
•
Participar ativamente na definição e padronização dos bancos de dados;
•
Elaborar estudos para implementação
desenvolvimento de sistemas;
•
Contatar solicitantes de serviços, providenciar busca, empacotamento e
postagem para a entrega do material solicitado;
•
Confeccionar relatórios e estatísticas que fogem das possibilidades fornecidas
pelo equipamento central;
•
Confeccionar a montagem de relatórios/gráficos em complemento das
listagens resultantes de processamento;
•
Manipular arquivos para montagem de banco de dados a serem fornecidos
para atender as solicitações externas.
de
novas
tecnologias
de
128
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
SUPERINTENDÊNCIA
DE
RELAÇÕES INSTITUCIONAIS
voltar ao sumário
129
Estrutura Organizacional da SUPRIN
A Superintendência de Relações Institucionais é composta
por 2 Departamentos
I.
Departamento de Relações Institucionais Internas
II.
Departamento de Relações Institucionais Externas
130
Papel principal da
Superintendência de Relações Institucionais
•
Planejar, organizar, supervisionar, controlar, coordenar e avaliar
as atividades afetas à superintendência;
•
Participar com o Superintendente Operacional na elaboração
dos programas de fiscalização e análise dos respectivos
resultados;
•
Participar com as demais superintendências da elaboração de
planos, programas e projetos pertinentes à área de atuação do
Crea-SP;
•
Manter interfaceamento com as Entidades de Classe,
Sindicatos, Inspetores e Representantes de Entidades de
Ensino.
131
Atribuições da Superintendência de Relações Institucionais
• Elaborar estudos para subsidiar a tomada de decisão por parte
da presidência;
• Administrar os respectivos assuntos:
• Contratos e convênios firmados com as Entidades de Classe;
• Elaboração de manuais de procedimentos ou regimentos
para inspetorias, representações locais e comissões
auxiliares de fiscalização do Crea-SP;
• Instalação, construção
inspetorias;
e
reforma
das
unidades
de
• Elaboração e atualização do quadro de inspetores;
132
Atribuições da Superintendência de Relações Institucionais
•
Em parceria com o Superintendente Operacional avaliar o
desempenho dos gestores (gerentes regionais e chefes)
referentes aos Contratos e Convênios de responsabilidade da
SUPRIN, e adotar medidas corretivas, se for o caso;
•
Manter interfaceamento com todas as unidades administrativas
básicas do Crea-SP a fim de obter um fluxo contínuo de
informações para facilitar a coordenação do processo de
tomada de decisões;
•
Participar na elaboração do Planejamento Estratégico, com
propostas para atingir os objetivos e metas do
Crea-SP.
133
Papel principal do
Departamento de Relações Institucionais Internas
• Planejar, coordenar, organizar, dirigir e supervisionar
os trabalhos afetos ao departamento;
• Analisar
e
sugerir
celebração
de
convênios
institucionais internos.
voltar ao sumário
134
Atribuições do
Departamento de Relações Institucionais Internas
•
Assessorar a comissão especial de parcerias e convênios;
•
Analisar a prestação de contas referente aos convênios firmados com as
entidades de classe, e encaminhar para aprovação do Presidente;
•
Receber e encaminhar para aprovação do superior hierárquico os processos
de registro de tabela de honorários referentes às entidades de classe;
•
Elaborar edital de chamamento público para convênios institucionais internos;
•
Acompanhar o processo de convênio e seus desdobramentos, referente à
solicitação de apoio financeiro por parte das Entidades, nos termos do Ato
Administrativo nº 10/2007 e da Resolução 456;
•
Acompanhar e analisar os processos de revisão de registro das entidades de
classe para renovação do terço;
135
Atribuições do
Departamento de Relações Institucionais Internas
•
Acompanhar e controlar processos de contratos de construção de sede;
•
Dar suporte administrativo aos gestores dos convênios;
•
Receber, conferir, analisar e protocolizar documentos e dar prosseguimento no
assunto;
•
Abrir, instruir e acompanhar a tramitação de processos de ordem “C” de assuntos
afetos ao departamento;
•
Verificar validade e legalidade de todos os documentos apresentados pelas
Entidades de Classe;
•
Receber e conferir a prestação de contas atestadas pelos respectivos gestores e
submeter à aprovação da CPOTC – Comissão Permanente de Orçamento e
Tomada de Contas, e do Plenário;
•
Ministrar treinamento para novos funcionários do departamento;
•
Orientar e supervisionar os procedimentos executados no departamento, e
adotar medidas corretivas, se for o caso.
136
Papel principal do
Departamento de Relações Institucionais Externas
•
Planejar, organizar, coordenar e supervisionar a execução das
atividades afetas a sua área de atuação: convênios institucionais
externos para estabelecer parcerias e convênios com empresas do
mercado que possam beneficiar os profissionais e as empresas
registrados no Crea-SP;
•
Manter contato com representantes dos Governos na esfera Federal,
Estadual e Municipal, Organizações não Governamentais e Empresas
Privadas para buscar o incremento de parcerias e convênios em prol
da melhoria e eficácia da fiscalização e valorização profissional.
voltar ao sumário
137
Atribuições do
Departamento de Relações Institucionais Externas
•
Analisar e administrar os pedidos de parcerias de empresas em geral
e órgãos governamentais e não governamentais, assim como os dos
GTs - Grupos de Trabalho;
•
Manter as empresas parceiras informadas sobre a elegibilidade dos
profissionais registrados;
•
Assessorar:
• Os profissionais que possuam convênios de benefícios;
• A Comissão Especial de Parcerias e Convênios;
•
Elaborar, acompanhar e supervisionar os convênios celebrados pelo
departamento;
•
Buscar parceria para ampliar os benefícios
profissionais/empresas registrados no Crea-SP;
oferecidos
aos
138
Atribuições do
Departamento de Relações Institucionais Externas
•
Tornar pública a intenção do Crea-SP em firmar, sem ônus, convênios e
parcerias com empresas do mercado para proporcionar benefícios aos
profissionais registrados e no pleno exercício de suas atividades;
•
Operacionalizar os pedidos de parcerias aprovados em plenário mediante
convênios nas áreas de: educação, transporte, lazer, alimentação, saúde e
outras para proporcionar benefícios aos profissionais registrados;
•
Analisar as solicitações de contratação de estande, por parte do
Crea-SP, de acordo com o Ato Administrativo nº 8 e dar prosseguimento nas
mesmas;
•
Abrir, instruir e acompanhar a tramitação dos processos de ordem “C” dos
assuntos afetos ao departamento.
139
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
SUPERINTENDÊNCIA
DE
PLANEJAMENTO
voltar ao sumário
140
Estrutura Organizacional da SUPLAN
A Superintendência de Planejamento é composta
pela Unidade de Planejamento e Desenvolvimento.
141
Papel principal da Superintendência de Planejamento
•
Analisar os estudos e pareceres conjunturais e estruturais do Crea-SP
para formar os cenários prospectivos;
•
Receber, analisar e verificar a pertinência e aplicação das diretrizes do
Confea no tocante ao Planejamento Estratégico;
•
Apresentar os estudos e pareceres às demais Superintendências,
Ouvidoria e Unidade Administrativa do Gabinete da Presidência para
subsidiar a revisão das ações estratégicas e do plano de ação, em
consonância com o programa de gestão da presidência.
142
Atribuições da Superintendência de Planejamento
•
Planejar, gerenciar, controlar, acompanhar e avaliar as ações e procedimentos
técnicos e operacionais no âmbito da superintendência;
•
Propiciar as condições necessárias para garantir o cumprimento dos objetivos e
metas estabelecidos no planejamento estratégico;
•
Interfacear com as demais áreas nos processos relacionados ao planejamento
estratégico;
•
Explanar, regularmente, à presidência e às demais superintendências sobre o
andamento do plano de ação com proposituras de alterações e/ou ações corretivas;
•
Estudar a viabilidade e verificar a prática adotada pelos demais Creas e propor plano
de ação para adesão do Crea-SP ao GESPÚBLICA - Programa Nacional de Gestão
Pública e Desburocratização;
•
Interagir com as demais superintendências para validar proposta de revisão do
planejamento estratégico, assim como demais projetos;
•
Submeter para aprovação da presidência a proposta da revisão do planejamento
estratégico, juntamente com as demais superintendências.
143
Papel principal da
Unidade de Planejamento e Desenvolvimento,
• Assessorar a superintendência nas ações relacionadas ao
planejamento estratégico;
• Elaborar e apresentar para superintendência estudos e
pareceres estruturais, conjunturais como subsidio à tomada
de decisão;
• Propor métodos de otimização de processos.
voltar ao sumário
144
Atribuições da
Unidade de Planejamento e Desenvolvimento
•
Interagir com as demais áreas para compartilhar conhecimentos e
informações e propor novos projetos para o plano de ação;
•
Analisar os processos e demais documentos afetos à superintendência,
e dar prosseguimento no assunto;
•
Elaborar, propor, acompanhar e controlar o plano de ação do
planejamento estratégico;
•
Propor a composição de equipes de trabalho para desempenhar as
atividades propostas no plano de ação;
•
Assessorar e interagir com as equipes constituídas para viabilizar a
operacionalização do plano de ação;
145
Atribuições da
Unidade de Planejamento e Desenvolvimento
•
Elaborar e acompanhar os cronogramas referentes aos projetos do plano
de ação;
•
Preparar apresentação às demais Superintendências, Ouvidoria e Unidade
Administrativa do Gabinete da Presidência com as ações implementadas,
assim como propor alterações e/ou ações corretivas;
•
Propor e implementar novas ferramentas de gestão do planejamento
estratégico;
•
Apresentar estudo referente à prática adotada pelos demais Creas para
subsidiar a análise de adesão do Crea-SP ao GESPÚBLICA - Programa
Nacional de Gestão Pública e Desburocratização;
•
Preparar material para disponibilizar na Intranet e outros possíveis canais
de comunicação para divulgar os resultados dos trabalhos afetos ao
planejamento estratégico.
146
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
SUPERINTENDÊNCIA JURÍDICA
voltar ao sumário
147
Estrutura Organizacional da SUPJUR
A Superintendência
Departamentos
Jurídica
é
composta
I.
Departamento Consultivo
II.
Departamento Contencioso
por
2
148
Papel principal da Superintendência Jurídica
Prestar assessoria jurídica à Presidência, à Diretoria e às
demais áreas do Crea-SP e representá-lo judicial e
extrajudicialmente em questões relativas à sua atribuição,
devendo, em ambos os casos, zelar pela segurança jurídica e
pela
observância
dos
princípios
constitucionais
da
Administração Pública.
149
Atribuições da Superintendência Jurídica
•
Elaborar estudos e pareceres envolvendo questões de ordem legal e/ou
judicial, como atos administrativos, resoluções e legislação, sobretudo do
Sistema Confea/Crea;
•
Defender os interesses do Crea-SP nos procedimentos instaurados pelo
Ministério Público Federal e do Trabalho quanto aos assuntos relacionados à
sua área de competência;
•
Analisar questões legais, pareceres, atos, resoluções e legislação pertinente ao
Sistema Confea/Crea. Opinar, emitir pareceres e orientações legais para
esclarecer dúvidas e subsidiar a tomada de decisão;
•
Auxiliar na realização do interfaceamento entre o Crea-SP e os órgãos do
Poder Judiciário, Ministério Público e órgãos públicos em geral, que o
envolvam em questões jurídico-legais no exercício de suas atribuições;
150
Atribuições da Superintendência Jurídica
•
Assessorar as demais superintendências, câmaras especializadas e unidades
de gestão da inspetoria e operacional nas questões de natureza jurídica;
estudar soluções para os problemas apresentados e interpretar a legislação e
normas vigentes para emitir pareceres;
•
Elaborar e/ou analisar minutas de contratos/convênios diversos;
•
Participar de processos de sindicância e inquéritos administrativos apurando
fatos, analisando documentos, formulando conclusões e apresentando
sugestões de encaminhamento dos processos sob o aspecto legal;
•
Representar o Crea-SP nas ações jurídicas em que este for parte, autor ou réu,
acompanhando os processos em todas as suas etapas, comparecer a
audiências, preparar defesas, interpor recursos, apresentar contestações e
tomar as medidas que se fizerem necessárias;
151
Atribuições da Superintendência Jurídica
• Zelar, na sua área de atuação, pela segurança jurídica e pela
observância dos princípios típicos da Administração Pública.
• Fixar e uniformizar a interpretação da legislação específica do sistema,
inclusive dos atos normativos administrativos expedidos pelo Crea-SP
quando não existir orientação específica do Confea;
• Assistir as autoridades no controle interno da legalidade administrativa
dos atos a serem praticados, com exame prévio dos textos de atos
normativos.
152
Papel principal do Departamento Consultivo
Prestar assessoria jurídica de caráter, exclusivamente interno, na
interpretação, análise e integração de leis, resoluções, decisões
normativas, atos normativos, instruções e decisões plenárias no
âmbito do sistema Confea/Crea e, ainda nos andamentos dos
trabalhos da comissão de ética, das câmaras especializadas e
grupos de trabalho.
voltar ao sumário
153
Atribuições do Departamento Consultivo
•
Manifestar-se em relação a questões jurídicas de interesse do Sistema
Confea/Crea;
•
Elaborar estudos e pareceres envolvendo questões de ordem legal relativas à
atos administrativos, resoluções e legislação, sobretudo do Sistema
Confea/Crea;
•
Fornecer legislação e jurisprudência relacionada à elaboração de estudos e
pareceres solicitados;
•
Comunicar os órgãos públicos sobre o exercício ilegal da profissão, oriundo das
Câmaras;
•
Interfacear com os órgãos do Poder Judiciário, Ministério Público e órgãos
públicos em geral, que envolvam o Crea-SP no exercício de suas atribuições
institucionais;
154
Atribuições do Departamento Consultivo
•
Acompanhar representações em trâmite perante o Ministério Público e a Polícia
Federal, envolvendo a atuação institucional do Crea-SP (Plenário e Câmaras);
•
Auxiliar no atendimento às consultas originadas do Poder Judiciário e do
Ministério Público, que tenham por assunto indicação de perito, apuração de
conduta de profissional, andamento de processos administrativos relacionados
à área;
•
Auxiliar no atendimento de solicitações de órgãos públicos em apuração de
conduta de profissional e andamento de processos administrativos;
•
Dar suporte jurídico em processos de apuração de falta ética (estudos,
pareceres, informações, solução de dúvidas);
•
Analisar questões legais, pareceres, atos, resoluções e legislação pertinente ao
Sistema Confea-Crea, e em relação a esses, opinar e emitir pareceres e
orientações legais, assim como esclarecer dúvidas sob o enfoque de sua área
155
de atuação;
Atribuições do Departamento Consultivo
• Assessorar a coordenadoria, câmaras especializadas, comissões
especiais, grupos de trabalho e demais unidades administrativas do
Crea-SP, nas questões de natureza jurídica relacionadas à sua área
de atuação e, dessa forma, estudar soluções para os problemas
apresentados, interpretar a legislação e normas vigentes, e emitir
pareceres;
• Assistir as autoridades no controle interno da legalidade administrativa
dos atos a serem praticados, com exame prévio dos textos de atos
normativos;
• Elaborar e/ou analisar minutas de contratos/convênios diversos.
156
Papel principal do Departamento Contencioso
Desempenhar tarefas no âmbito contencioso, acompanhando
as
ações
judiciais
em
que
o
Crea-SP
é
parte,
representando-o perante o Poder Judiciário e o Ministério
Público e outros órgãos públicos.
voltar ao sumário
157
Atribuições do Departamento Contencioso
•
Desempenhar tarefas no âmbito contencioso;
•
Representar judicialmente o Crea-SP nas ações jurídicas em que este for
parte, autor ou réu, acompanhando os processos em todas as suas etapas,
comparecer a audiências, preparar defesas, interpor recursos, apresentar
contestações e tomar as medidas que se fizerem necessárias;
•
Realizar interfaceamento junto aos órgãos do Poder Judiciário, Ministério
Público e órgãos públicos em geral, em matérias que envolvam o Crea-SP em
questões judiciais;
•
Participar de processos de sindicância e inquéritos administrativos, apurando
fatos, analisando documentos, formulando conclusões e apresentando
sugestões de encaminhamento dos processos sob o aspecto legal;
158
Atribuições do Departamento Contencioso
•
Elaborar estudos e pareceres envolvendo questões judiciais relativas a atos
administrativos, resoluções e legislação, sobretudo do Sistema Confea/Creas;
•
Realizar a gestão dos processos administrativos
acompanhamento das questões relativas às ações
competência;
•
Opinar previamente sobre a forma de cumprimento de decisões judiciais em
que o Crea-SP seja parte ou interessado;
•
Analisar questões legais, pareceres, atos, resoluções e legislação pertinente ao
Sistema Confea-Crea e, em relação a esses, opinar e emitir pareceres e
orientações legais, assim como esclarecer dúvidas sob o enfoque de sua área
de atuação;
instaurados para
judiciais de sua
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Atribuições do Departamento Contencioso
•
Defender os interesses do Crea-SP nos procedimentos instaurados pelo
Ministério Público Federal e do Trabalho quanto aos assuntos relacionados à
sua área de competência;
•
Representar o Crea-SP em providências judiciais reclamadas pela legislação do
sistema Confea/Crea, buscando assegurar o cumprimento de sua função
pública e de sua competência legal, com prerrogativas de Fazenda Pública;
•
Representar judicialmente os ocupantes de cargos e funções de direção, com
referência a atos praticados no exercício de suas atribuições institucionais ou
legais, competindo-lhe, inclusive, a impetração de mandado de segurança em
nome deles para a defesa de suas atribuições legais;
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Atribuições gerais das áreas:
1.
Participar do Planejamento Estratégico do Crea-SP;
2.
Propor ações de melhoria para os serviços da área.
3.
Manter interfaceamento com as demais áreas do Crea-SP para tratar de
assuntos inerentes à área;
4.
Gerir os contratos firmados com prestadoras de serviços para a área e
acompanhar: o cumprimento dos prazos, os pagamentos previstos, as
prorrogações e aditivos;
5.
Compor o orçamento anual da área e gerenciar os recursos disponibilizados
sob sua responsabilidade;
6.
Administrar os recursos humanos, materiais e financeiros disponibilizados para
a área;
7.
Elaborar e subscrever ofícios, memorandos, informações, despachos e
mensagens eletrônicas de acordo com as instruções vigentes, e dar
prosseguimento ao assunto;
8.
Preparar, periodicamente, relatório de atividades e encaminhar ao superior
imediato para análise e considerações;
9.
Desenvolver outras atividades correlatas à área, por ordem superior ou com o
seu conhecimento.
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