Transcript Volunteer Management SP - National Neighborhood Watch

Gestión de voluntarios
y liderazgo
Neighborhood Watch
Aprendizaje a ritmo propio
Objetivos del curso
• Generalidades sobre los
componentes de la gestión de
voluntarios
• Ayudar a desarrollar las habilidades
de liderazgo para apoyar al gerente
de voluntarios
Proceso de gestión de
voluntarios
Planeación
Reclutamiento
Reconocimiento
Colocación
Formación
de equipos
y
liderazgo
Gestión de voluntarios
Parte 1: Reclutamiento
Comprender los puestos
y las responsabilidades de los
voluntarios
Al reclutar y seleccionar voluntarios, es importante
conocer las motivaciones de los voluntarios.
También es vital reclutar y colocar a los
voluntarios en los puestos que correspondan a
las habilidades que poseen.
Estructura de Neighborhood
Watch
Enlace con las
autoridades locales
Coordinador de
vigilancia del área
Capitán de cuadra
Miembro de vigilancia
Tareas del Enlace con las
autoridades locales
• Sirve como enlace entre las
autoridades locales y los ciudadanos
• Ofrece capacitación e información
sobre temas de interés o inquietud
para los miembros
• Proporciona guía, apoyo y motivación
a los grupos Neighborhood Watch
• Proporciona asistencia técnica
Tareas del Coordinador de
vigilancia del área
• Sirve como enlace entre los miembros, las
autoridades locales, los grupos cívicos y el
capitán de cuadra
• Organiza la capacitación para la prevención
de delitos en el barrio
• Obtiene y distribuye materiales
para la prevención de delitos
• Involucra a otras personas en
proyectos específicos de
prevención de delitos
Tareas del Capitán de cuadra
del área vecinal
•
•
•
•
•
•
•
Sirve como portavoz del grupo
Organiza las reuniones
Mantiene una lista de participantes
Organiza los programas de capacitación
Designa las tareas
Distribuye materiales
Actúa como enlace entre los miembros del
grupo y las autoridades locales
Tareas de los miembros de NW
• Asistir a las reuniones
• Reportar actividades sospechosas o
delictivas
• Ayudar a reclutar miembros nuevos
• Practicar medidas de seguridad en casa y
en la comunidad
• Apoyar al capitán y a otros
líderes en sus roles
Reclutamiento de voluntarios
Dos tipos de reclutamiento:
• Puestos de participación
especializada
• Puestos de participación general
Puestos de participación
especializada
La participación especializada se usa
cuando:
• Las responsabilidades no son
adecuadas para todas las personas
• Requiere habilidades, compromiso,
características o rasgos específicos
Puestos de participación
general
El reclutamiento para participación
general se usa cuando:
• El puesto lo puede cubrir casi
cualquier persona
• No se requieren habilidades
especiales
Actividad #1
Revisar los diferentes puestos
y responsabilidades dentro del
programa de vigilancia vecinal.
¿Cuándo se usaría el reclutamiento
para puestos de participación
general? ¿El reclutamiento para
puestos de participación
especializada?
Campaña de reclutamiento de
voluntarios
Preparación
Distribución
Mensaje
Preparación
• Identifique y contacte a los
líderes de su barrio
• Forme un pequeño comité de
planeación para que le ayuden
Mensaje
Redacte un mensaje de reclutamiento que
contenga la siguiente información:
 Necesidad
 Beneficios para el barrio
 Temores
 Beneficio personal
 Detalle de las reuniones
(horario, ubicación, fecha)
Informar a los vecinos
Estrategias para distribuir su
mensaje:
Volante sobre las reuniones
Noticias en los medios
Interacción personal
Otros
Volantes
Contenido de los volantes:
• Logística
– Tiempo
– Fecha
– Ubicación
– Otra información
• Propósito de la reunión
• Frase que capte la atención
Noticias en los medios
Estrategias:
• Anuncio o artículo en el periódico
• Anuncio en el radio
• Canal de cable
local
Interacción personal
Métodos de interacción:
• Llamada telefónica
• Visita en persona
• Evento en el barrio
Otras estrategias
Otras estrategias incluyen:
• Uso de correo electrónico
• Boletín de la asociación de vecinos
• Pizarrón de eventos en la biblioteca
• Boletines en la iglesia
• Periódico de la escuela
• Sitios Web locales
• Folletos
Actividad #2
Utilizando la hoja de trabajo para Planeación
de reclutamiento, empiece a identificar las
estrategias que considere que sean más
efectivas en su ciudad o población.
¿Qué recursos tiene que lo puedan ayudar?
Evaluación de su
Plan de reclutamiento
Dos niveles de evaluación:
• ¿Funcionó?
• Retroalimentación de
otras personas
Gestión de voluntarios
Parte 2: Entrevistas y colocación
Pasos para la colocación de
voluntarios
Paso 4:
Colocación
Paso 3:
Entrevista
Paso 2: Selección
Paso 1: Reclutamiento
Selección de voluntarios
• Llene las hojas de información para
cada uno de los voluntarios vecinales
• Analice a fondo para determinar si el
voluntario cuenta con las habilidades
específicas que se requieren
• Cuando reclute para puestos
específicos, realice entrevistas
informales
Entrevistas con los voluntarios
Identifique:
• Motivación
• Habilidades
• Disponibilidad
Preguntas comunes para la
entrevista
Preguntas directas
• ¿Cómo supo acerca
de NW?
• ¿Cuánto tiempo tiene
disponible para
ofrecer a NW?
• ¿Qué conoce usted
acerca de NW y de
este puesto de
voluntario?
Preguntas indirectas
• ¿Cuáles son las
habilidades o
experiencia que puede
aportar a este puesto?
• ¿Por qué quiere ser
voluntario?
• ¿Ha sido voluntario
anteriormente?
¿Cómo fue esa
experiencia?
Reúna los intereses con los
beneficios
• Haga un resumen de la entrevista a
este punto
• Comente de qué forma sería ideal este
puesto de voluntario para él o ella
• Comparta historias positivas acerca de
otros voluntarios y de sus experiencias
• Coloque al voluntario en un puesto
Gestión de voluntarios
Parte 3: Motivación
¿Qué motivación tiene su
voluntario?
Afiliación
Gestión de voluntarios
Logro
Poder
O
Influencia
Motivación de Afiliación
Objetivo: Disfruta estar con otras
personas y cultivar amistades
Características:
Interesado en caer bien y ser aceptado
Orientado hacia las relaciones
Motivación de Logro
Objetivo: El éxito requiere un
desempeño excelente
Características:
Interesado en hacer su mejor trabajo
Innovador
Desea la retroalimentación concreta
Toma la responsabilidad personal de encontrar
soluciones a los problemas
Motivación de
Poder o influencia
Objetivo: Quiere impresionar e
influir sobre los demás
Características:
Interesado en la reputación o el puesto
El estatus y el prestigio son importantes
En ocasiones es franco y enérgico
Gestión de voluntarios
Parte 4: Liderazgo y
formación de equipos
El éxito de un programa de
Neighborhood Watch es a menudo
un reflejo de su liderazgo ¿Qué tipo de líder es USTED?
Liderazgo
El liderazgo es la capacidad de motivar a
otras personas para trabajar juntos a fin de
lograr un objetivo común.
Importancia del liderazgo
El líder proporciona:
• Estructura
• Un sentido de orden
• Guía para las acciones del grupo
Responsabilidades de un líder
Crear un entorno de confianza que sustente la
comunicación abierta y el pensamiento creativo
Proporcionar una visión al equipo
Motivar e inspirar a los miembros del equipo
Servir como modelo a imitar
Orientar y ayudar en el desarrollo de los miembros
del equipo
Responsabilidades de un líder
Facilitar la resolución de problemas
Buscar el consenso del equipo y los acuerdos de
ganar-ganar
Resolver con éxito los conflictos que se presenten
Asegurar que los miembros del equipo tengan la
capacitación necesaria
Fomentar la creatividad y la toma de riesgos
Reconocer y celebrar los éxitos
Estilos de liderazgo
Autocrático
Liberal
Democrático
Autocrático
• Indica a los otros qué deben hacer
• Limita la discusión de ideas y la
creatividad.
• Este estilo no promueve el trabajo
en equipo.
Democrático
• Involucra a los miembros del equipo
en la planeación y la realización de
actividades
• Pregunta antes de indicar
• Comprometido con el desarrollo de
un ambiente que promueva el
trabajo en equipo
Liberal
• Proporciona poca o ninguna
dirección al grupo
• La opinión del líder solamente se
ofrece cuando se le pide
• El liderazgo no es fácilmente
aparente
Estilos de liderazgo:
Eficacia e ineficacia
Autocrático
Efectivo: cuando hay límite de tiempo, cuando los miembros no son muy
expertos, cuando no se conocen los miembros entre sí
No efectivo: cuando los miembros tienen conocimiento, o buscan
espontaneidad
Democrático
Efectivo: cuando hay tiempo disponible, sentido de trabajo en equipo, y los
miembros son conocedores
No efectivo: cuando los miembros no están motivados o tienen conflictos
Liberal
Efectivo: cuando los miembros están motivados, unidos, habitualmente
familiarizados
No efectivo: cuando los miembros no son conocedores o interdependientes,
o cuando los miembros necesitan ser dirigidos
Actividad #3
¿Cuál es su estilo de liderazgo?
¿Utiliza usted diferentes estilos
para diferentes situaciones?
Liderazgo + Trabajo en equipo =
Éxito
Trabajo en equipo
Trabajo realizado por un número
de asociados, generalmente cada
uno haciendo una porción
claramente definida, pero todos
apoyando la eficiencia del todo
Importancia del trabajo en
equipo
El trabajo en equipo proporciona:
• Mano de obra para completar la
tarea
• Una oportunidad para apoyar y
alentar a otras personas
• Un ambiente que promueve la
creatividad
Beneficios del trabajo en
equipo
• Amistades más profundas con los
vecinos
• Responsabilidad compartida para el
barrio
• Apoyo y seguridad en aumento
• Comunicación mejorada e,
idealmente,
• Prevención de delitos
Etapas de la evolución del
equipo
La calma
La cohesión
La tormenta
La organización
Etapa 1: La calma
•
•
•
•
Cortés
Impersonal
Observador
Cauteloso
Etapa 2: La tormenta
•
•
•
•
Controlar los conflictos
Confrontar a las personas
Dificultades
Sentirse atorados
Etapa 3: La organización
•
•
•
•
Desarrollar destrezas
Establecer procedimientos
Brindar retroalimentación
Confrontar los problemas
Etapa 4: La cohesión
• Ingenio
• Flexibilidad
• Franqueza y
Solidaridad
• Efectividad
Claves para un trabajo en
equipo efectivo
Claves para construir el trabajo en
equipo:
• Cada uno de los miembros es
importante y llena un nicho
• A medida que crecen las necesidades,
crece la necesidad del trabajo en equipo
• Mantener la visión global en primer
plano
Claves para un trabajo en
equipo efectivo
• Para producir un impacto, los miembros
deben trabajar juntos para lograr que las
cosas sucedan
• Las actitudes negativas pueden arruinar
su programa
• Es vital la comunicación
• Los miembros deben poder contar con
los demás cuando las cosas se dificultan
El trabajo en equipo efectivo
lleva al crecimiento
Cómo crecen los grupos de Neighborhood
Watch:
• Trabajan juntos para identificar y cumplir con los
objetivos
• Se comunican con regularidad
• Los miembros evalúan los objetivos y las
actividades y asignan prioridades a las inquietudes
y problemas.
• Los miembros pasan tiempo juntos, construyendo
un sentido de confianza
• Los miembros ven hacia afuera de su barrio y se
movilizan con otras personas
El conflicto como una barrera
A fin de ser un líder y un equipo de
éxito, necesitará enfrentar una de
sus barreras más difíciles:
El conflicto
Estilos para el manejo de
conflictos
Competencia
Colaboración
Adaptación
Estilos
de conflictos
Compromiso
Evasión
Competencia
• Se usa el poder para ganar su
propia posición
• El objetivo está en competir y ganar,
no en lo que es correcto.
Adaptación
• Lo contrario a competencia
• Cede ante el punto de vista de
otro miembro
• Entorpece al grupo al no participar
en la decisión
Evasión
• La persona no se involucra en el
conflicto
• Esquiva el problema
• Pospone el problema
• Se retira de la situación
Compromiso
• Trabaja para encontrar la solución
que satisfaga parcialmente a ambas
partes
• Busca un término medio rápido
• Frustración de la parte
que hizo la concesión
Colaboración
• Se busca una solución que satisfaga
a todas las partes involucradas
• Se interesa en las metas individuales
y las metas del grupo
• Trabaja para buscar el éxito
del grupo
Actividad #4
¿Cuál es su estilo de manejo de
conflictos? ¿Qué tanto éxito tiene usted
resolviendo conflictos? ¿Qué
retroalimentación ha recibido de otras
personas?
Resolver los conflictos con
éxito
• Comprender qué es un problema
y qué no es un problema
• Mantenerse enfocados en los problemas,
no en las personalidades
• Mantener una actitud positiva
• No desviarse del rumbo
• Discutir los problemas en privado
• No tomar las cosas de manera personal
• Mantener confidencial la discusión
Mantener abierta la
comunicación
•
•
•
•
•
Fomentar la comunicación regular
Valorar las opiniones de los demás
Pedir retroalimentación
Escuchar
Abordar el conflicto
Gestión de voluntarios
Parte 5: Reconocimiento,
evaluación y retención de
voluntarios
Reconocimiento
• Parte continua, integral del proceso
• Debe ser significativo para el
voluntario
• Puede ser formal o informal
• Puede ser divertido, creativo e
inspirador
Tipos y formas básicos
de reconocimiento
Formas:
• Formal
– Cena de
reconocimiento
• Informal
– Nota de
agradecimiento
Tipos:
• Incentivos
– Certificados
• Reconocimientos
– Ascenso laboral
– Desarrollo de
nuevas habilidades
Reconocimiento significativo
• Motivación de Afiliación
• Motivación de Logro
• Motivación de Poder/influencia
¿Qué tipos de reconocimiento piensa
que serían más efectivos?
Evaluación de desempeño de
los voluntarios
• Hace que los voluntarios se sientan
importantes
• Una oportunidad para compartir el éxito
y brindar retroalimentación
• Sirve de oportunidad para renegociar
las asignaciones
• Tiempo para expresar las inquietudes
• Oportunidad para dar de baja si es
necesario
Herramientas para evaluación
de voluntarios
• Encuestas
• Aportación individual
• Aportación del
supervisor
• Aportación de los
compañeros
Pasos para abordar los
problemas de rendimiento
• Determinar si se deberá reasignar o
dar de baja al voluntario.
• Hacer notar el problema al voluntario
en cuanto ocurre
• Si es apropiado, dar oportunidad al
voluntario de corregir el problema
Comportamientos destructivos
comunes
•
•
•
•
Agresividad
Competitividad
Buscar simpatía
Reconocimiento
especial
• Retirarse
• Interferir
Documentación
• Use los mismos estándares para la
documentación de voluntarios que
usaría para sus empleados
• Sea concreto y objetivo
• Asegúrese de concretarse en
los hechos
Gracias por participar en Neighborhood
Watch.